ANALISA SISTEM LAPORAN PENJUALAN PADA TOKO
MUAMMAR KHADAFI COLLECTION
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah KKP Program Diploma III
Disusun Oleh:
Anis Mahmud (12145828)
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Managemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Bekasi 2016
iii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek Ini Telah Dinilai Pada Tanggal ...
PENILAI
( ... )
Saran-saran dari penilai :
... ... ... ... ... ... ... ...
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim.
Segala puji beserta syukur kami sembahkan kehadirat Allah S.W.T karena berkat rahmat dan karunia-Nya Laporan Kerja Praktek dengan judul ”Analisa Sistem Informasi Laporan Penjualan Pada Toko Muammar Khadafi Collection” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. shalawat serta salam semoga Allah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, Keluarga, sahabat, serta seluruh pengikutnya yang sama-sama dimuliakan Allah S.W.T.
Laporan Kuliah Kerja Praktik ini ditulis untuk memenuhi dan menuntaskan rangkaian SKS pada semester V di Bina Sarana Informatika program Manajemen Informatika,
Dalam proses penyusunanan tidak sedikit kesulitan yang penulis alami, namun berkat dukungan dari semua pihak, akhirnya laporan kuliah kerja praktik ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang membantu proses penulisan laporan kerja praktik ini.
Pertama, kepada Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
Kedua, kepada Bapak Andi Arfian, M.Kom, sebagai Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Praktik kelas 12.5A.38, yang telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas ini.
v
Ketiga, Bapak Muslim Purwa Wijaya Sebagai pemilik Toko Muammar Khadafi Collection
Keempat, untuk Rekan Majelis Ta’lim yang senatiasa mendoakan. dan tak lupa pula teman-teman mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2014 yang telah banyak menyediakan waktunya berdiskusi dan memberikan motivasi kepada penulis selama menyusun laporan ini.
Khususnya untuk Bapak dan Ibuku tercinta (Mispani dan Suminah), serta Seluruh anggota keluarga penulis (Sri Supartini, S.Pd, SD., Diyah Wahyuningsih, SE., Scientya Qotrunnada, Elya Zhafira Izatunnisa) yang telah memberi doa dan dukungan yang tulus selama proses pembuatan laporan ini.
Penulis berharap laporan kuliah kerja praktik ini dapat berguna bagi semua pihak, penulis menyadari masih banyaknya kesalahan dalam penyusunanan laporan ini, Atas segala bantuan dukungan dan perhatiannya penulis mengucapkan terima kasih.
Bekasi, 06 November 2016 Penulis
vi
DAFTAR ISI
Lembar Judul Laporan KKPLembar Persetujuan Laporan KKP...ii
Kata Pengantar...iii Daftar Isi...vi Daftar Simbol...viii Daftar Gambar...ix Daftar Tabel...x Daftar Lampiran...xi BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum...1
1.2. Maksud dan Tujuan...2
1.3. Metode Penelitian...2
1.4. Ruang Lingkup...3
1.5. Sistematika Penulisan...3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem...5
2.1.1 Pengertian Sistem...5
2.1.2 Karakteristik Sisitem...5
2.1.3 Klasifikasi Sistem...7
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi...8
vii
2.1.6 Sistem Informasi Manajemen...10
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ...10
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum...17
3.2. Tinjauan Perusahaan...17
3.2.1. Sejarah Perusahaan...18
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi...18
3.3. Prosedur Sistem Berjalan...20
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan...21
3.5. Kamus Data...22
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan...23
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan...23
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran...24
3.7. Permasalahan Pokok...24 3.8. Pemecahan Masalah...25 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan...26 4.2. Saran...27 DAFTAR PUSTAKA...28
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...29
SURAT KETERANGAN PKL...30
NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK...31
viii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
External Entity
Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada urusan data.
Data Flow
Digunakan untuk mengambarkan arus data.
Process
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.
Data Store
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
ix
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III.1 Struktur Organisasi ...19 2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ...21 3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Sistem Berjalan...21
x
DAFTAR TABEL
1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data...15 2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data...16
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran III.1...22 2. Lampiran III.2...23
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Perkembangan teknologi setiap hari semakin bekembang pesat, boleh dikatakan semua aktivitas kegiatan manusia sudah mengikut sertakan peranan komputer. Dalam memasuki era perdagangan bebas, setiap bidang usaha akan saling bersaing atau berkompetisi dengan ketat agar tidak tersisih dengan kompetitornya. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yng baik dan benar, dengan tenaga yang baik untuk mengoperasikan bidang tersebut.
Seperti sebuah laporan penjualan di sebuah sebuah bidang usaha dalam hal ini busana muslim, tentunya sebuah laporan haruslah secara benar dan tepat sehingga sebuah usaha mengatahui mana saja yang harus di tingkatkan dan mana saja yang harus dikurangi agar usahanya tersebut tetap seimbang dan baik, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi untuk mengatur sebuah laporan usahanya tersebut.
Adanya kemajuan ilmu dan teknologi seperti ini mendorong penulis untuk mencoba menyajikan informasi mengenai sistem informasi laporan produksi barang di Toko Muammar Khadafi Collection. Dalam riset yang di lakukan penulis, dapat diamati bagaimana proses laporan khsusnya laporan penjualan toko tersebut yang masih dilakukan dengan cara sistem manual.
2
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulis Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah :
a. Sebagai wujud nyata riset yang kami lakukan.
b. Untuk mempraktekan teori-teori yang telah kami pelajari. c. Untuk menambah wawasan dan pengalaman kerja.
d. Untuk megetahui sistem berjalan pada perusahaan yang di setujui serta belajar merancang sistem.
Sedangkan tujuan dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai syarat kelulusan pada program diploma III (D3) Jurusan Manajemen Informatika AMIK BSI.
1.3 Metode Penelitian
a. Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dan bertatap muka antara si pewanwancara dengan si penjawab/ responden, dengan menggunakan alat yang disebut interview guide (Panduan Wawancara).
b. Obsevasi adalah dengan cara pengamatan data, yang langsung mengenai perilaku dari objek dapat segera dicatat dan tidak menggantungkan data dari ingatan seseorang.
c. PKL (Praktek Kerja Lapangan), penulis mengadakan penelitian langsung pada Toko Muammar Khadafi Collection untuk mendapatkan informasi dijadikan bahan penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
3
1.4 Ruang Lingkup
Ruang pembahasan dalam KKP ini hanya dibatasi pada Sistem Informasi Laporan Penjualan Toko Muammar Khadafi Collection yang dimulai dari pencatatan penjualan barang harian di sampai pada pencatatan laporan penjualan barang bulanan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehungga dapat memberikan gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada makalah ini terdiri dari empat bab, yaitu sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulis Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang di bahas dalam bab ini.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang urian tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (tool system).
4
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, stuktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alur data (DAD) sistem berjalan, kamus data, permasalahan pokok dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah di bahas dari bab I sampai dengan bab III serta berisikan saran yang besifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.
5
BAB II
LANDASAN TERORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpuanan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Yang berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152),“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”. 2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang termasuk kedalam karakteristik sistem. Menurut Sutabri (2012:20) adalah sebagai berikut :
6
1. Komponen Sistem (Compenent)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan, komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya.
3. Lingkungan luar Sitsem (Evironment)
Lingkungan luar sistem adalah media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya, melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainya.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya untuk membentuk satu-kesatuan.
5. Masukan Sitem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, masukan dapat berupa masukan peralatan atau maintenence input dan masukan sinyal atau signal input.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran dalah hasil energi dari masukakan yang diolah dan dihasilkan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
7
7. Pengolah Sistem (Process)
Pengolahan sistem adalah suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau (goal) dan sasaran atau (objectives), jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang aka dihasilkan oleh sistem tersebut.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu
8
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka
Sitem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakn kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). Sutarman (2012:13)
2.1.5 Komponen Sistem Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:47) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan intuk mencapai sasaran.
9
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar. 2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (output block)
Merupakn informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (databese block)
Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (control block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
10
2.1.6 Sistem Informasi Manjemen
Sistem informasi manajemn (SIM) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi SIM menurut George M. Scott adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
Definisi SIM menurut Gordon B. Davis adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengembalian keputusan dari suatu organisasi.
Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah:
1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.
2. Mengasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)
Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem. Adapun Tool System yang digunakan penulis untuk merancang model sistem adalah :
A. Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD)
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbo-simbol) yang digunakan untuk
11
menggambarkan arus data dari data sistem dan untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan suatu sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan perhitungan. Simbol-simbol yang dipergunakan terdiri dari empat simbol, yaitu :
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Kesatuan Luar (Eksternal Entity) atau Batas Sistem (Boundary) merupakan Entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Proses (Proccess)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.
12
3. Arus Data (Data Flow)
Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan, laporan tercetak, tampilan layar komputer, masukan utuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang dibaca dan di rekamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, trasmisi data dari sutau komputer yang lain.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan manual dan agenda atau buku.
Beberapa langkah didalam membuat DFD dibagi menjadi tiga, yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan diproses atau untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjambarannya secara lebih terperinci.
13
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DAD / DFD adalah :
1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya secara langsung.
3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar
B. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Fungsinya untuk mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap dan untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama.
Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisa perancangan sistem digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data
14
digunakan untuk merancang input, output/laporan dan database. Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Arus data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data di dalam Data Flow Diagram (DFD).
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow Diagram (DFD), maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data.
3. Tipe Data
Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumentasi hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir. Dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan filed-filed. Bentuk data tersebut disebut tipe data. 4. Stuktur Data
Stuktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau depatemen yang satu dengan yang lainnya.
15
6. Volume
Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
7. Periode
Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan kapan output data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data.
Selaian hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari suatu data. Notasi yang digunakan antara lain :
16
NOTASI ARTI
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka Nol Ditampilkan Sebagai Spasi Kosong
. Sebagai Pemisah Ribuan
, Sebagai Pemisah Pecahan
- Sebagai Tanda Penghubung
/ Sebagai Tanda Pembagi
Tabel II.1.Notasi Tipe Data
2. Notasi Stuktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yanga umum digunakan antara lain :
NOTASI ARTI
= Terdiri Dari
+ And(dan)
() Pilihan (Boleh Ya Atau Tidak)
{} Iterasi (Pengulangan Proses)
[] Pilih Salah Satu Pilihan
I Pemisah Pilihan Didalam Tanda []
* Keterangan Atau Catatan
@ Petunjuk (key filed)
17
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan untuk membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi pemerintahan atau instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahan/usaha, informasi tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Salah satunya contoh adalah sistem informasi laporan penjualan busana muslim, karena erat kaitannya dengan perhitungan barang dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk itu perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti contohnya komputer.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan usaha ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
18
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Berawal dari banyaknya rekan yang berbisnis serupa, membuat Bapak Muslim Purwa Wijaya terketuk hatinya untuk turut terjun mengeluti usaha di bidang yang sama pada tahun 2014, bermula dari reseller sampai pada akhirnya membuka toko di rumahnya yang ia beri nama Muammar Khadafi Collection.
Pada awal karirnya pemilik hanya berusaha sendiri sampai pada akhirnya beliau memutuskan untuk mempekerjakan karyawan sebanyak dua orang, pada pertengahan tahun 2016 pemilik berhasil membuat bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan etalase tokonya, sampai pada saat ini banyak reseler yang ikut menjualkan barangnya.
3.2.2 Stuktur Organisasi dan Fungsi
Stuktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, meununjukan hiraki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelapornya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah dan hasil-hasilnya dapat terkendali.
19
Bentuk stuktur organisasi pada Toko Muammar Khadafi Collection adalah sebagai berikut :
Gambar III.1 Stuktur Organisasi Toko Muammar Khadafi Collection Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. Pemilik
a. Mengatur dan mengawasi kerja karyawan.
b. Berkoordinasi dengan Karyawan dan mencari solusi atas masalah. c. Memastikan Barang layak untuk dijual.
d. Pemimpin langsung di usaha-nya. 2. Karyawan
a. Mencatat semua transaksi yang telah di lakukan b. Mengecek persediaan barang
20
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem laporan penjualan barang pada Toko Muammar Khadafi Collection adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Penyerahan Data Laporan Harian Penjualan
Kasir menyerahkan laporan harian penjualan barang setiap hari kepada petugas.
b. Prosedur Pencatatan Laporan Produksi Barang
Proses pencatatan laporan penjualan barang dilakukan setiap hari oleh kasir, setelah itu di rekap pada akhir bulan untuk di jadikan laporan produksi penjualan bulanan oleh petugas.
c. Pengesahaan Laporan Produksi Barang
petugas merekap semua laporan penjualan harian barang dan membuat laporan penjualan barang bulanan pada akhir bulan, lalu di berikan kepada pemilik untuk di sahkan.
d. Laporan Produksi Barang
Pemilik menyimpan laporan penjualan barang yang sudah di sahkan sebagai laporan produksi barang bulanan.
21
3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang kami lakukan pada Toko Muammar Khadafi Collection, dapat diketahui bentuk sistem pembuatan laporan produksi barang yang berjalan. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram konteks di bawah ini :
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
22
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk menjalankan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan stuktur data adalah sebagai berikut :
a. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Kamus Data Catatan Laporan Penjualan Harian
Nama Arus Data : Laporan Harian Penjualan Barang Harian
Alias : Barang Terjual
Bentuk Data : Catatan Manual
Penjelasan : Untuk mengetahui data laporan penjualan barang Periode : Setiap hari
Volume : Satu lembar untuk karyawan setiap hari Stuktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama Toko + Alamat + No. Telpon + Nama Laporan Isi : Petugas+ Tanggal+No + Nama Barang + Harga Satuan
+ Jumlah Barang Dibeli + Total
Footer : Nama Pemilik
Dokumen : Lampiran III.1 b. Kamus Data Dokumen Keluaran
Kamus data Laporan Penjualan Barang Bulanan
Nama Arus Data : Laporan Penjualan Barang Bulanan Alias : Barang Terjual/Bulan
23
Penjelasan : Untuk mengetahui data laporan penjualan barang Periode : Setiap Bulan
Volume : Lebih Dari Satu Lembar Setiap Bulan Stuktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama Toko + Alamat + No. Telpon + Nama Laporan Isi : Petugas+ Tanggal + No + Nama Barang + Harga Awal
+ Harga Akhir + Jumlah Terjual+ Keuntungan + Total
Footer : Nama Pemilik
Dokumen : Lampiran III.2 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan menjelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatan datanya, dokumen-dokumen-dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Data Laporan Harian Penjualan Barang
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah penjualan barang harian Sumber : Kasir
Tujuan : Petugas Media : Kertas Jumlah : Satu Lembar Frekuensi : Setiap Hari
24
2. Rekap Laporan Penjualan Barang
Fungsi : Dijadikan Bahan Laporan Produksi Barang Bulanan Sumber : Petugas
Tujuan : Pemilik Media : Kertas
Jumlah : Empat Lembar Frekuensi : Setiap Bulan
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Laporan Penjualan Barang
Fungsi : Sebagai Rekap Laporan Penjualan Barang Sumber : Petugas
Tujuan : Pemilik Media : Kertas
Jumlah : Empat Lembar Frekuensi : Setiap Bulan
3.7 Permasalahan Pokok
Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa Toko Muammar Khadafi Collection dalam mengolah proses laporan penjualan barang mulai dari pencatan laporan penjulan oleh karyawan, lalu di serahkan setiap hari kepada pemilik untuk sebagai bahan untuk membuat laporan.
25
Dalam pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual. Bisa dibanyangkan apabila proses pembuatan laporan dilakukan secara manual akan mengakibatkan :
1. Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan. 2. Kemanan dokumen yang kurang terjamin.
3. Besar peluang untuk memanipulasi data laporan penjualan barang.
3.8 Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem laporan penjualan barang dari proses pencatatan oleh Karyawan, hingga sampai pencetakan laporan penjualan setiap bulannya dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer, yaitu :
1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada.
2. Penangan data dan penyimpanan data akan labih baik, sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.
3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.
26
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem laporan penjualan pada Toko Muammar Khadafi Collection dapat terlihat bagaimana fungsi dan peranan komputer serta sumber daya manusia yang belum digunakan secara optimal. Oleh karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem laporan penjualan busana muslim barang pada Toko Muammar Khadafi Collection adalah :
1. Bahwa dengan penggunaan sistem laporan penjualan barang secara manual banyak mengandung resiko kesalahan pencatatan data.
2. Sistem pengumpulan data yang digunakan mengandung resiko hilangnya data-data penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua bukti terkumpul.
Oleh sebab itu, dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat komputerisasi sistem pinjaman guna menunjang proses mulai dari percakapan absen sampai pembuatan laporan yang selama ini berlangsung sangatlah diperlukan.
27
4.2 Saran
Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem laporan penjualan barang:
1. Dalam menangani proses sistem laporan penjualan barang, sebaiknya menggunakan cara kerja komputer secara maksimal agar lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan mengurangi resiko kesalahan dalam pekerjaan yang tinggi.
2. Perangkat komputer baik software maupun hadware yang digunakan sebaiknya dengan kebutuhan dan kemampuan.
28
DAFTAR PUSTAKA
Moekijati. 2011. Sistem Infomasi, Prasojo
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Bumi Aksara.
29
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa:
N.I.M : 12145828
Jenis kelamin : Anis Mahmud
Tempat & tgl lahir : Jakarta, 20 Agustus 1996
Agama : Islam
Alamat Lengkap : Jl. Bawang Raya Rt. 01/09, Mustika Jaya-Bekasi 17165
Email : [email protected]
B. Riwayat Pendidikan:
1. SD Negeri Padurenan 01 : Lulus Tahun 2008 2. MTs Negeri 1 Setu : Lulus Tahun 2011 3. SMA Negeri 1 Setu : Lulus Tahun 2014 C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi
1. Bendahara I, Osis SMA Negeri 1 Setu : Masa Bakti 2012/2013 2. Wakil Formatur, Paskibra SMA Negeri 1 Setu : Masa Bakti 2012/2013 3. Pembantu Umum, Kawasan Tanpa Rokok : Tahun 2013
4. Anggota Karang Taruna Unit 09 : Tahun 2014
Bekasi, November 2016
33
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran III.1 : Laporan Penjualan Harian
34
