1. Pendahuluan
Perubahan yang pesat saat ini, membuat sebagian besar masyarakat semakin merasakan bahwa informasi merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting. Demikian halnya pada suatu organisasi atau perusahaan, sistem informasi diperlukan untuk mencapai tujuan dan mempertahankan keberadaan perusahaan di dalam masyarakat. Supaya hal tersebut dapat tercapai maka setiap organisasi memerlukan sistem informasi yang baik. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat disediakan pada waktunya, bermanfaat, dan dapat diandalkan. Salah satu sistem informasi yang penting dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah sistem informasi keuangan.
Sistem informasi keuangan merupakan sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, mengubah data tersebut menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dan membuat perencanaan serta menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi akuntansi yang mengawasi aktivitas-aktivitas yang berlangsung, perusahaan atau organisasi akan mengalami kesulitan untuk menentukan seberapa baik kinerjanya dan juga akan mengalami kesulitan dalam menelusuri bagaimana pengaruh -pengaruh dari berbagai aktivitas atas sumberdaya-sumberdaya yang ada dibawah
pengawasannya. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang efektif sangatlah penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi.
Melihat begitu banyak peranan dan manfaat informasi akuntansi dalam menciptakan arus informasi keuangan guna menunjang kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi, maka melalui penelitian ini ingin merancang sistem informasi keuangan terhadap penggunaan informasi akuntansi.
Pengolahan data pada STMIK Provisi Semarang saat ini masih dilakukan secara manual. Data-data yang ada disimpan dalam bentuk arsip, serta file microsoft office dengan cara ini kurang efektif dan efisien karena mempunyai keterbatasan yaitu lambat dalam proses pencarian data.selain itu laporan akuntansi yang berupa laporan keuangan yang masih dikerjakan secara manual membuat laporan yang dihasilkan tidak akurat, sehingga pimpinan sulit mengetahui keuangan perusahaan. Karena alasan itulah,penulis mengadakan penelitian untuk merancang dan membangun sistem informasi sehingga bisa menghasilkan informasi akuntansi keuangan pada STMIK Provisi Semarang serta berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sitem yang ada menjadi lebih baik dan lebih efektif.
2. Tinjauan Pustaka
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BAU STMIK PROVISI
Henry Anggoro Djohan1, Agus Santoso2 1
Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang 2
Program Studi Teknik Informatika STMIK ProVisi Semarang 1
henrydjohan@gmail.com, 2codesolutioncomputindo@gmail.com
Abstract
This research aims to design Finance information system for BAU cashier. This Finance Information System very helpful BAU cashier for making reports of financial revenues. The Finance information system has many features, including student payment, financial revenues, and deposit of BAU cashier. The difficulty on making finance reports can be resolved correctly, start with entry data of financial revenues until making financial report and then the finance reports can give information about financial revenues on a period.
2.1. Sistem dan informasi
Definisi sistem menurut Mulyadi (2001: 2) adalah sebagai berikut: “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Widjajanto (2001: 2) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagianbagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu: input, proses dan output”. Menurut James A. Hall (2001: 5) “Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).”
Menurut Churchman (2011) Elemen sistem terdiri dari tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. sumber dari informasi adalah data sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian. Kejadian merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu. Dengan adanya sistem yang baik diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi yang baik. Informasi yang baik tersebut mempunyai kriteria relevan, akurat, tepat waktu, ringkas, jelas, konsisten. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem Akuntansi Warren, Reeve, dan Fess (2005: 226) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.”Menurut Mulyadi (2001: 3) “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan pelaporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan data perusahaan”.
2.2. Pengertian Akuntansi
Akuntansi pada hakikatnya merupakan suatu proses yang dapat menghasilkan informasi yang
digunakan oleh manajer untuk menjalankan operasi perusahaan.melalui akuntansi itu informasi perusahaan dapat dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Proses akuntansi dimaksudkan untuk menghasilkan informai bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Perusahaan harus mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan, kemudian perusahaan juga harus mengetahui kebutuhan informasi mereka dan rancangan sistem akuntansinya guna pemenuhan kebutuhan informasi tersebut.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan memproses transaksi -transaksi data dan menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak tertentu (Weygandt at al. 2007:395). Sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mentraformasi data akuntansi menjadi informasi (Boodnar dan Hopwood, 2006:8).
2.4. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien didasarkan pada beberapa prinsip dasar. Prinsip -prinsip dasar tersebut yaitu sebagai berikut : a. Keseimbangan biaya dengan manfaat
Keseimbangan antara biaya dan manfaat memiliki maksud bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus disusun sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya semurah-murahnya. Maksudnya adalah sistem akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan tetapi juga harus dengan pertimbangan manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari biayanya.
b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan. Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan. setiap perubahan harus terus menerus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakan, perubahan peraturan dan perkembangan teknologi. Sistem akuntansi harus luwes dalam menghadapi tuntutan perubahan tersebut.
c. Pengendalian internal yang memadai.
Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertanggungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak -pihak yang berkepentingan lainnya. informasi yang disajikan
! harus bebas bias, eror, dan hal lain yang dapat
menyesatkan. selain dari itu sistem akuntansi juga harus dapat menjadi alat menajemen untuk menjalankan atau mengendalikan operasi perusahaan, termasuk pengamanan aset atau harta perusahaan.
d. Sistem pelaporan yang efektif
Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan baik mengenai kebutuhan saat ini dan yang akan datang dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.
2.5. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Bangunan Sistem informasi terdiri 6 blok yang disebut Information system building block
didalamnya adalah (Rohiyat kosasih, 1983): 1. Blok masukan (Input Block)
Input merupakan data yang dimasukkan kedalam sistem informasi. Masalah input mencakup metode-metode dan media (umumnya dokumen sumber) untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke sistem.
2. Blok model proses (Process Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data. Data tersebut disimpan dibank data dengan cara tertentu untuk menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (Output Block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran atau output yang merupakan informasi yang berkualitas atau laporan-laporan yang berguna untuk tingkat manajemen dan semua pemakai informasi.
4. Blok teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool-box didalam Sistem Informasi. Teknologi berguna untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran (output) dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data (Database Block)
Kumpulan dari data yang terkait atau berhubungan secara terpadu satu sama lain, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya merupakan definisi basis data. Data yang ada dalam
basis data perlu disimpan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan, supaya menghasilkan informasi yang berkualitas. Organisasi basis data yang juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi atau diolah dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management Systems).
6. Blok kendali (Control Block)
Pengendalian-pengendalian perlu diterapkan didalam sistem supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang seharusnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya terjadi salah proses, salah formula, data input yang dimasukkan salah atau disalahgunakan, sistem yang belum teruji sudah dijalankan, sistem tidak sesuai kebutuhan, terjadinya kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase, bencana alam, kebakaran dan sebagainya. agar resiko yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi dapat segera diatasi, perlu dirancang dan diterapkan beberapa pengendalian intern untuk meyakinkan bahwa segala sesuatunya sudah berjalan seperti yang seharusnya.
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Chusing (2007) adalah sebagai berikut:
1. Sumber Daya manusia : Sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai alat, data, bahan pendukung, sumber daya manusia dan dana. 2. Peralatan : Peralatan merupakan unsur sistem
informasi akuntansi yang berperan dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian kalkulasi atau perhitungan dan kerapihan bentuk informasi.
3. Formulir : Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua trasnsaksi yang tejadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen.
4. Catatan : Catatan terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Jurnal : Merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data yang lainnya.
"
b. Buku besar : Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya kedalam jurnal.
5. Prosedur : Prosedur merupakan urutan atau langkah-langkah untuk menjalankan suatu pekerjaan, tugas atau kegiatan. 6. Laporan Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan dan laporan manajemen.
3. Metode Penelitian 3.1. Obyek Penelitian
Objek penelitian ini adalah kasir Biro Administrasi Umum (BAU) STMIK Provisi Semarang.
3.2. Data Penelitian
Data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya yaitu dokumen-dokumen transaksi keuangan. Untuk data sekunder diperoleh dari studi literasi melalui buku-buku, jurnal, buku ajar yang berkaitan dengan merancang sebuah Sistem Informasi Keuangan.
3.3. Teknik Pengumpulan data
Pengumpulan data yang dimaksudkan untuk memperoleh bahan-bahan yang relevan, akurat dan reliabel, adapun teknik Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Observasi
Dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis pada objek yang diteliti untuk memperoleh gambaran mengenai objek yang diteliti. Observasi diperlukan memperoleh data atau kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk pembuatan sistem informasi keuangan.
2. Studi pustaka
Dengan membaca buku –buku literatur yang terkait dengan masalah dalam penelitian. Diperlukan kebutuhan teoritis mengenai sistem informasi, sistem informasi keuangan dan keuangan.
3.4. Metode Pengembangan Perangkat
Lunak
Metode dalam penelitian ini akan menggunakan pendekatan prototyping dengan tahapan – tahapan sebagai berikut :
1. Pengumpulan kebutuhan perangkat lunak.
Pengembang perangkat lunak dan pengguna mendefinisikan secara objektif dari perangkat lunak, mendefinisikan segala kebutuhan yang diketahui dan area garis besar yang kemudian pendefinisian lebih jauh mengenai perangkat lunak. Beberapa kebutuhan perangkat lunak diantaranya konteks diagram dan relasi antar tabel database.
2. Perancangan Prototipe.
Perancangan perangkat lunak secara cepat fokus pada penyajian aspek-aspek perangkat lunak yang nampak bagi pengguna seperti perancangan input dan output dari sistem informasi keuangan. Membuat user interface untuk pengguna dengan menggunakan visual basic 6.
3. Evaluasi Prototipe.
Prototipe dievaluasi oleh pengguna dan digunakan untuk menyaring kebutuhan terhadap pengembangan perangkat lunak lebih lanjut, pada tahap ini akan muncul umpan balik dari pengguna mengenai kebutuhan pengembangan terhadap prototipe. Pada evaluasi prototipe ini akan menggunakan versi 1.0 yang diuji langsung oleh pengguna. Selanjutnya akan dapat disimpulkan apakah sistem tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum.
4. Iterasi .
Selanjutnya adalah proses iterasi terhadap prototipe untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan pada saat yang sama memungkinkan pengembang untuk secara lebih baik memahami apa yang harus dilakukan selanjutnya agar perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan. Proses iterasi dilakukan untuk pengembangan sistem informasi keuangan lebih lanjut berdasarkan hasil yang diperoleh saat evaluasi prototipe.
5. Pemeliharaan.
Setelah perangkat lunak selesai dengan beberapa tahap – tahap iterasi maka perangkat lunak perlu dipelihara agar tetap dapat berjalan dengan baik. Tahapan pemeliharaan dilakukan dengan melakukan
back-up data untuk sistem informasi keuangan.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1. Pengumpulan kebutuhan perangkat lunak
# b. Entity Relationship Diagram
4.2. Desain Sistem
Pada desain sistem pengguna akan dihadapkan terlebih dahulu pada form login sebelum dapat menggunakan sistem. Pada saat form login muncul maka akan diminta untuk memasukkan username dan password.
Gambar 3. Form Login
Setelah melakukan login maka akan muncul form menu. Form menu tersebut berisi tiga buah pilihan yaitu file, master dan keuangan. Form menu File didalamnya terdapat dua sub menu yaitu setting dan security. Dalam sub menu setting berisi sistem dan jenis penerimaan keuangan.
Gambar 4. Form menu file
Pada form menu master didalamnya terdapat dua sub menu yaitu karyawan dan mahasiswa. Pada sub menu karyawan digunakan untuk input data karyawan. Sub menu mahasiswa digunakan untuk input data mahasiswa. Data mahasiswa dan data karyawan tersebut selanjutnya akan digunakan didalam form menu keuangan.
$
Gambar 6. Form sub menu karyawan
Gambar 7. Form sub menu mahasiswa
Pada form menu keuangan didalamnya terdapat tiga buah sub menu yaitu pembayaran mahasiswa, penerimaan keuangan, dan setoran. Sub menu pembayaran mahasiswa digunakan untuk input pembayaran spp, dana pembangunan dan pembayaran lainnya dari mahasiswa.
Gambar 8. Form sub menu pembayaran mahasiswa
Sub menu penerimaan keuangan berfungsi untuk memasukkan semua penerimaan uang yang diterima
oleh kasir BAU. salah satu diantaranya adalah pengembalian pinjaman uang dari karyawan kepada STMIK ProVisi.
Gambar 9. Form Sub menu penerimaan keuangan
Gambar 10. Form sub menu setoran
Form laporan berfungsi untuk menampilkan semua data penerimaan uang yang sudah masuk ke sistem informasi keuangan. Dalam form laporan ini terdiri atas setiap data baik pembayaran mahasiswa, penerimaan uang maupun setoran.
Gambar 11. Form Laporan
5.Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
% Penggunaan sistem informasi ini, dapat
membantu kasir BAU bekerja lebih cepat, mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan serta membuat proses pencarian data lebih mudah. Sistem informasi keuangan ini berfungsi dalam laporan penerimaan keuangan oleh kasir BAU, pembayaran mahasiswa, pencatatan setoran kasir BAU dan pencatatan penerimaan keuangan lainnya.
5.2. Saran
Sistem informasi keuangan ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menambah beberapa fungsi. Fungsi tambahan tersebut akan membuat sistem informasi keuangan menjadi lebih lengkap sesuai dengan kebutuhan divisi lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Andi, Yogyakarta.
Chusing, Barry E, Buku diterjemahkan oleh Kosasih. 2007. Artikel Unsur-unsur Sistem
Informasi Akuntansi.dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/207
86/4/Chapter%20II.pdf
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Pertama, Terjemahan : Amir Abadi Jusuf, Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta. HM. Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Jakovic & Spremic, 2012. The Impact Of The Accounting Iformation System Usage On Companys' E-Business Efficiency. Annals of DAAAM for 2012 & Proceedings of the 23rd International DAAAM Symposium, Volume 23, No.1.
Kabuhung, Merystika, 2013. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Untuk Perencanaan Dan Pengendalian Keuangan Pada Organisasi Nirlaba Keagamaan. Jurnal EMBA 339. Vol.1 No.3 Juni 2013, Hal. 339-348.
Muhamad, Zulkarnaen, 2009. Accounting Information Systems (AIS) and Knowledge Management: A Case Study. American Journal of Scientific Research. ISSN 1450-223X Issue 4 (2009), pp36-44.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat,Jakarta.
Romney, Marshall B, Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta
Soudani , Siamak Nejadhosseini, 2012. The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance. International Journal of Economics and Finance. Vol. 4, No. 5; May 2012.
Vasarhelyi & Michael, 2008. The now economy and the traditional accounting reporting model : Opportunities and challenges for AIS research. International Journal of Acounting Information System 9 (2008) 227 -239.
Warren, Carl S., James M. Reeve, Phillip E. Fess, 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi 21, Terjemahan Aria Farahmita, SE. Ak,; Amanugrahani, SE. Ak,; Taufik Hendrawan, SE. Ak.Salemba Empat, Jakarta. Weygandt, Jerry J, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel. 2007. Accounting Principles, Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi
