19 IMPLEMENTASI MODEL PROTOTYPE DALAM RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN PROYEK (SAMAR) BERBASIS WEB BAGI PERUSAHAAN KONTRAKTOR
Wanty Eka Jayanti1), Eva Meilinda2), Kiky Fitriana3) 1,2,3Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Pontianak
Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Abdurahman Saleh No. 18A. Kota Pontianak
E-mail : wanty.wej@bsi.ac.id, eva.emd@bsi.ac.id , kikycs201588@gmail.com ABSTRACT
The project management information system is a system that functions as a company internal planning and control which includes the use of resources, technology, documents and producing information as needed. randang build system in this study implements a prototype software development model. prototype is a basic working model as software development. However, there are some things that may not be known about the prototype by the general public. Meanwhile, the data collection techniques used during this study were carried out by conducting online observations, interviews, and literature reviews. these techniques are carried out online given the pandemic conditions that are still hitting Indonesia. This system is expected to help the company to control and manage the projects that are obtained. The data that will be processed in this system design includes supplier data, financial revenue data, financial expenditure, and project tax reporting data.
Keywords: Database Design, Information Systems, Project Management.
ABSTRAK
Sistem informasi manajemen proyek adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai perencanaan dan pengendalian internal perusahaan yang meliputi penggunaan sumber daya, teknologi, dokumen, dan menghasilkan informasi sesuai kebutuhan. Sistem pembangunan randang pada penelitian ini mengimplementasikan model pengembangan perangkat lunak prototype. Prototype adalah model kerja dasar sebagai pengembangan perangkat lunak. Namun, ada beberapa hal yang mungkin belum diketahui tentang prototype oleh masyarakat umum. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan selama penelitian ini dilakukan dengan melakukan observasi online, wawancara, dan studi pustaka. teknik ini dilakukan secara online mengingat kondisi pandemi yang masih melanda Indonesia. Sistem ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengontrol dan mengelola proyek-proyek yang diperoleh. Data yang akan diolah dalam perancangan sistem ini meliputi data pemasok, data pendapatan keuangan, pengeluaran keuangan, dan data pelaporan pajak proyek.
Kata Kunci: Perancangan Basis Data, Sistem Informasi, Manajemen Proyek. 1. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Sistem informasi manajemen proyek merupakan suatu sistem yang berfungsi
sebagai perencanaan dan pengendalian internal perusahaan yang meliputi pemanfaatan sumber daya, teknologi, dokumen dan menghasilkan informasi
20 sesuai kebutuhan. Sistem informasi
manajeman proyek dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam memantau atau mengawasi seluruh pekerjaan proyek yang sedang berjalan di berbagai daerah, memberikan informasi mengenai perkembangan proyek dan menghasilkan laporan yang akurat dan tepat waktu (Triadi et al., 2017).
Umumnya, perusahaan kontraktor merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi pembangunan. Perusahaan-perusahaan ini biasanya mendapatkan tender proyek berupa proyek yang bersifat penyerahan langsung (PL) atau proyek yang bersifat lelang. Selama pengerjaan proyek, terdapat banyak transaksi, baik transaksi pembelian bahan bangunan untuk pekerjaan proyek atau transaksi pembayaran upah tenaga atau pekerja proyek. Transaksi-transaksi yang berkaitan dengan biaya proyek tersebut harus tidak boleh melebihi dari rincian anggaran biaya (RAB) yang telah disetujui oleh para stakeholder. Semua itu berfungsi untuk manajemen proyek tersebut. Selama proyek berlangsung, perusahaan akan menempatkan satu orang sebagai pelaksana proyek. Pelaksana proyek akan mengontrol dan bertanggung jawab selama proyek berjalan, lalu membuat laporan kemajuan proyek ke kantor. Pelaksana proyek akan membuat pembukuan untuk pembayaran bahan bangunan yang masuk dan upah para pekerja proyek.
Selama ini beberapa perusahaan masih menerapkan teknik konvensional, dengan kata lain teknik pendokumentasian menggunakan buku, kertas dan disalin ke Ms. Excel yang tanpa menggunakan formula khusus (hanya digunakan sebagai pendokumentasian saja), baik itu dalam proses dokumentasi lapangan (foto pengerjaan proyek) hingga melakukan pencatatan transaksi proyek. Ms. Excel juga memiliki beberapa kelemahan untuk
dijadikan sebagai alat pengolah data, seperti beresiko dalam kesalahan pengetikan dan terhapusnya data, tidak ada histori atas perubahan data yang dilakukan (data log), tidak ada notifikasi sewaktu menambah, mengubah atau menghapus data serta rekonsiliasi atau rekapitulasi membutuhkan waktu yang lama. Hal ini berdampak pada kesalahan dalam pendokumentasian transaksi pengeluaran (pembelian bahan bangunan, pembayaran upah pekerja dan biaya lain-lain) sehingga berimbas pada kualitas laporan proyek. Laporan proyek ini harus diserahkan dari pihak perusahaan kepada pihak pemberi proyek. Di dalam pendokumentasian atau pembukuan, bisa saja ada transaksi yang terlewat karena banyaknya transaksi pembelian bahan atau pembayaran upah pada proyek, sehingga sulit dalam menentukan keuntungan yang didapat dari setiap proyek. Oleh karena itu, perlu adanya sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat mengelola proyek sehingga dapat melaporkan secara detail setiap transaksi yang berkaitan dengan proyek.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka penelitian ini berfokus pada perancangan sebuah sistem informasi manajemen proyek pada perusahaan kontraktor dengan implementasi model prototype, sehingga diharapkan dapat membantu pihak perusahaan dalam mengelola data-data yang berkaitan dengan proyek dan menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta dapat dijadikan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan.
1.2.Metode Penelitian
Metode penelitian ini adalah eksperimen. Dimana akan diuji cobakan sebuah sistem informasi manajemen proyek dengan implementasi prototype dalam pengembangan perangkat lunaknya. Metode ini terbagi menjadi:
21 a. Model Prototype
Model prototype cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi beresiko tinggi terhadap membengkaknya biaya dan waktu proyek (Sukamto & Shalahuddin, 2015). Tahapan prototype yang digunakan sebagai berikut:
1) Mendengarkan kebutuhan
Menentukan fungsi sistem atau kebutuhan fungsional dan menentukan hardware dan software yang diperlukan atau kebutuhan non fungsional.
2) Membangun dan memperbaiki
mock-up
Hasil analisa dijadikan landasan untuk perancangan yang terdiri dari pemodelan sistem menggunakan UML, basis data dan tampilan antar muka.
3) Melihat dan menguji mock-up Pengujian mock-up bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kesalahan dalam perancangan sebuah sistem.
b. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data ini digunakan terdiri dari:
1) Observasi
Proses pengamatan atau observasi pada beberapa perusahaan kontraktor dilakukan untuk melihat system manajemen proyek yg diterapkan. Adapun observasi ini berlangsung secara daring yang dilakukan sejak bulan April. Observasi secara daring ini dilakukan mengingat kondisi pandemic Covid-19 yang sedang malnda Indonesia
2) Wawancara
Tahapan wawancara ini berfungsi untuk mendapatkan data-data primer dari pelaku yang ada di
objek penelitian, yakni beberapa perusahaan kontraktor di Kota Pontianak. Penulis melakukan tanya jawabmelalui media chating dan telepon untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan manajemen proyek.
3) Studi pustaka
Studi pustaka digunakan untuk mencari referensi terkait yang memiliki landasan yang kuat, bersumber dari buku, jurnal, artikel atau literatur lainnya.
1.3.Ruang Lingkup
Sistem yang dirancang menyediakan fasilitas kepada tiga (3) level pengguna, yaitu admin, pengawas dan direktur. Sistem informasi manajemen proyek ini menghasilkan output atau informasi berupa laporan laporan proyek, laporan progress proyek, laporan penerimaan, laporan pengeluaran, laporan realisasi dan laporan laba rugi proyek.
2. METODE PENELITIAN
2.1.Pengembangan Perangkat Lunak Model Prototype
Metode pengembangan perangkat lunak dikenal sebagai suatu kerangka kerja yang digunakan untuk menstrukturkan, merencanakan, dan mengendalikan proses pengembangan suatu sistem informasi. Banyak ragam kerangka kerja yang telah dikembangkan selama ini, yang masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan sendiri-sendiri (Muharto & Ambarita, 2016). Sedangkan, menurut (Sukamto & Shalahuddin, 2015) mendefinisikan bahwa “model prototipe cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi beresiko tinggi terhadap membengkaknya biaya dan waktu proyek”.
22 2.2.Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kombinasi antara software, hardware dan infrastruktur yang kuat dan didukung oleh sumber daya manusia yang ahli sebagai upaya pemanfaatan untuk menciptakan suatu sistem informasi yang berfungsi sebagai wadah untuk mengumpulkan, memasukkan, mengontrol dan memproses data yang menghasilkan informasi berupa laporan yang mendukung tujuan dari organisasi atau perusahaan (Maulana & Purwaningtias, 2016). Sedangkan, menurut (Anggraeni & Irviani, 2017:2) mengemukakan bahwa “sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”.
Berdasarkan pendapat para ahli yang telah dikemukakan di atas, dapat di simpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem gabungan dari sumber daya manusia, hardware dan
software yang dapat membuat hasil dari
sistem tersebut mendapatkan hasil yang berupa informasi yang dapat mendukung memberi informasi untuk mendukung tujuan dari pengguna.
2.3.Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan disertai pengendalian, untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek (Ruslan, 2019). Manajemen proyek merupakan teknik atau metode yang digunakan sebagai untuk merencanakan, mengelola, melaksanakan dan mengendalikan suatu proyek agar tujuan awal dari proyek tersebut dapat dilaksanakan (Sitanggang et al., 2019).
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen
proyek merupakan sebuah metode atau cara yang digunakan untuk mengelola proyek, dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan atau pengendalian suatu proyek agar sasaran atau tujuan dari proyek tersebut dapat terlaksana sesuai dengan harapan.
3. RANCANGAN SISTEM 3.1.Permasalahan Pokok
Sistem manajmeen proyek yang diterapkan di perusahaan kontraktor umunya memiliki beberapa permasalahan pokok yang dapat mengganggu kelancaran dalam penyajian laporan keuangan. Adapun masalah tersebut akan diuraikan sebagai berikut:
a. Beberapa perusahaan masih menerapkan teknik konvensional, dengan kata lain teknik pendokumentasian menggunakan buku, kertas dan disalin ke Ms. Excel yang tanpa menggunakan formula khusus (hanya digunakan sebagai pendokumentasian saja), baik itu dalam proses dokumentasi lapangan (foto pengerjaan proyek) hingga melakukan pencatatan transaksi proyek. Hal ini berdampak pada kesalahan dalam pendokumentasian transaksi pengeluaran (pembelian bahan bangunan, pembayaran upah pekerja dan biaya lain-lain) sehingga berimbas pada kualitas laporan proyek.
b. Seringnya terjadi kesalahan atau ketinggalan dalam pendokumentasian transaksi dikarenakan banyaknya jumlah transaksi, seperti transaksi pembelian bahan atau pembayaran upah pada proyek dan pembayaran termin proyek sehingga sulit dalam menentukan keuntungan yang didapat dari setiap proyek.
3.2.Pemecahan Masalah
Permasalahan yang terjadi pada perusahaan kontraktor umumnya lebih
23 fokus dan mendasar pada sistem yang
diterapkan dan sumber daya manusia, sehingga pihak perusahaan harus melakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan yang terjadi agar manajemen proyek, khususnya yang berkaitan dengan transaksi keuangan menjadi lebih baik. Adapun alternatif pemecahan masalah yang diusulkan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan untuk sistem manajemen proyek, yaitu:
a. Ms. Excel yang digunakan sebagai media pengolah data memiliki beberapa kelemahan seperti beresiko dalam kesalahan pengetikan dan terhapusnya data, tidak ada histori atas perubahan data yang dilakukan (data log), tidak ada notifikasi sewaktu menambah, mengubah atau menghapus data serta rekonsiliasi atau rekapitulasi membutuhkan waktu yang lama. Maka dari itu, perlu adanya sebuah sistem informasi yang khusus agar dapat mengelola transaksi-transaksi yang berkaitan dengan proyek sehingga dapat melaporkan secara detail setiap transaksi secara rinci.
b. Diperlukan ketelitian dan pengecekan ulang untuk setiap data, khususnya yang berkaitan dengan transaksi penerimaan (pembayaran termin) dan transaksi pengeluaran (biaya operasional, pembelian dan biaya lainnya) agar laporan keuangan dapat disusun dengan baik dan dapat menampilkan rincian biaya dan penerimaan serta laba rugi dari suatu proyek yang dikerjakan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.Pengguna Sistem
Pengguna dari rancangan sistem yang diusulkan ini terdiri dari admin, pengawas dan direktur yang ada pada perusahaan kontraktor pengguna SAMAR.
4.2.Pemodelan Sistem
UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung (Rosa & Shalahuddin, 2015).
Use case diagram merupakan diagram
untuk menggambarkan peran aktor terhadap sistem yang dirancang (Meilinda, 2016).
Gambar 6. Use Case Diagram Usulan Deskripsi use case diagram terdiri dari 3 pengguna, yaitu:
a. Admin
Admin dapat mengolah data pengguna, data supplier, data proyek, RAB proyek, transaksi penerimaan, transaksi pengeluaran, mengakses laporan proyek, laporan progress proyek, laporan penerimaan, laporan pengeluaran, laporan realisasi dan laporan laba rugi.
b. Pengawas
Pengawas dapat mengolah data progress proyek dan transaksi pengeluaran.
c. Direktur
Direktur dapat mengakses laporan proyek, laporan progress proyek, laporan penerimaan, laporan pengeluaran, laporan realisasi dan laporan laba rugi.
24 4.3.Rancangan Tampilan Antar Muka
Tampilan antar muka menjadi ini berbasis web yang dirancang agar dapat digunakan oleh pengguna apabila dikembangkan nantinya.
a. Rancangan Prototype Login
Admin harus mengisi username dan
password dengan benar pada halaman
login untuk mengakses aplikasi.
Apabila berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman dashboard
sesuai dengan level akses.
Gambar 9. Rancangan Prototype Login b. Rancangan Prototype Data Pengguna
Halaman data pengguna merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data pengguna. Menu ini menyediakan fungsi tambah, ubah hapus dan cari.
Gambar 11. Rancangan Prototype Data Pengguna
c. Rancangan Prototype Data Supplier Halaman data supplier merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data supplier. Menu ini menyediakan fungsi tambah, ubah hapus dan cari.
Gambar 13. Rancangan Prototype Data
Supplier
d. Rancangan Prototype Data Proyek Halaman data proyek merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data proyek. Menu ini menyediakan fungsi tambah, ubah hapus dan cari.
Gambar 15. Rancangan Prototype Data Proyek
e. Rancangan Prototype Data RAB Proyek
Halaman data RAB proyek merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data RAB proyek. Menu ini menyediakan fungsi tambah, ubah hapus dan cari.
Gambar 17. Rancangan Prototype Data RAB Proyek
f. Rancangan Prototype Data Penerimaan Halaman data penerimaan merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data penerimaan. Menu ini menyediakan fungsi tambah, ubah hapus dan cari.
Gambar 19. Rancangan Prototype Data Penerimaan
g. Rancangan Prototype Data Pengeluaran Halaman data pengeluaran merupakan menu yang berfungsi untuk mengelola data pengeluaran. Menu ini
25 menyediakan fungsi tambah, ubah
hapus dan cari.
Gambar IV.21. Rancangan Prototype Data Pengeluaran
h. Rancangan Prototype Laporan Proyek Halaman laporan proyek merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi dari proyek yang dikerjakan. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan rentang waktu.
Gambar 23. Rancangan Prototype Laporan Proyek
i. Rancangan Prototype Laporan Progress Proyek
Halaman laporan progress proyek merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi dari progress proyek yang dikerjakan. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan nama proyek.
Gambar 24. Rancangan Prototype Laporan Progress Proyek
j. Rancangan Prototype Laporan Penerimaan
Halaman laporan penerimaan merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi dari penerimaan. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan rentang waktu.
Gambar 25. Rancangan Prototype Laporan Penerimaan
k. Rancangan Prototype Laporan Pengeluaran
Halaman laporan pengeluaran merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi dari pengeluaran. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan rentang waktu.
Gambar 26. Rancangan Prototype Laporan Pengeluaran
l. Rancangan Prototype Laporan Realisasi
Halaman laporan realisasi merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi dari RAB berbanding dengan pengeluaran. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan rentang waktu.
Gambar 27. Rancangan Prototype Laporan Realisasi
26 m. Rancangan Prototype Laporan Laba
Rugi
Halaman laporan laba rugi merupakan menu yang berfungsi untuk mencari dan mencetak rekapitulasi hasil laba rugi perusahaan. Menu ini menyediakan fungsi pencarian berdasarkan rentang waktu.
Gambar 28. Rancangan Prototype Laporan Laba Rugi
5. KESIMPULAN
Penulisan Tugas Akhir mengenai perancangan sistem informasi manajemen (SAMAR) berbasis web sampai pada tahapan akhir. Maka dari itu, kesimpulan-kesimpulan yang dapat diutarakan, yaitu: a. Perancangan sistem informasi
manajemen (SAMAR) dapat membantu dalam proses pengolahan manajemen proyek, baik itu dalam proses pengolahan rincian anggaran biaya proyek, dokumentasi lapangan (foto pengerjaan proyek) hingga melakukan pencatatan transaksi proyek sehingga proses penyimpanan, manipulasi dan pencarian data proyek lebih cepat. b. Perancangan sistem informasi
manajemen (SAMAR) dapat memberikan fasilitas kepada admin dalam mengelola transaksi proyek (penerimaan dan pengeluaran) dan pengawas untuk melakukan pendokumentasian progress proyek dan pengeluaran (non-supplier) dari jarak jauh.
c. Perancangan sistem informasi manajemen (SAMAR) dapat membantu dalam pengelolaan data manajemen proyek dan menghasilkan laporan-laporan (laporan-laporan proyek, laporan-laporan progress proyek, laporan penerimaan, laporan pengeluaran, laporan realisasi
dan laporan laba rugi) sebagai referensi tambahan dalam pengambilan keputusan.
6. SARAN
Perancangan sistem informasi manajemen (SAMAR) berbasis web dapat dievaluasi dan dikembangkan lebih lanjut agar rancangan sistem ini menjadi lebih baik. Saran-saran yang diberikan untuk perancangan sistem informasi manajemen (SAMAR) pada berbasis web, yaitu: a. Rancangan sistem informasi
manajemen (SAMAR) berbasis web ini dapat dapat dikembangkan lebih lanjut dengan cara menambah fungsi menu yaitu penambahan data bahan baku proyek dan harga pokok produksi sebagai dasar dalam penentuan biaya proyek.
b. Rancangan sistem informasi manajemen (SAMAR) berbasis web dapat ditambah fungsi atau penambahan fitur di bagian halaman
dashboard atau home seperti shortcut
untuk mengakses data-data proyek. DAFTAR PUSTAKA
[1]. Anggraeini, E. Y., & Irviani, R. (2017).
Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: CV. Andi Offset.
[2]. Fridiyanthie, E. W., & Mahdiati, T. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Atk Berbasis Intranet (Studi Kasus: Kejaksaan Negeri Rangkasbitung). Jurnal Khatulistiwa Informatika, IV(2), 126–
138.
[3]. Lubis, A. (2016). Basis Data Dasar. Yogyakarta: Deeppublish Publisher. [4]. Maulana, M. S., & Purwaningtias, D.
(2016). Implementasi Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik
Dan Kemahasiswaan Berbasis
27
Pontianak ). 32–37.
[5]. Muharto, & Ambarita, A. (2016). Metode Penelitian Sistem Informasi: Mengatasi Kesulitan Mahasiswa dalam Menyusun Proposal Penelitian. Yogyakarta: Deeppublish Publisher. [6]. Nafiudin. (2019). Buku Ajar Mata
Kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Pasuruan: Qiara Media.
[7]. Ruslan, W. (2019). Manajamen Proyek
Jaringan. Surabaya: Universitas
Katolik Indonesia Atma Jaya.
[8]. Sitanggang, N., Simarmata, J., & A.Luthan, L. P. (2019). Pengantar
Konsep Manajemen Proyek untuk tehnik. Medan: Yayasan Kita Menulis.
[9]. Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak
Terstruktur dan Berorientasi Objek.
Bandung: Informatika.
[10]. Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2015). Kolaborasi Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
[1]. Triadi, R., Diansyah, R., & Dafid. (2017). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT.Pandan Agung Palembang. IJCCS, 1–13.
