1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASSET DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA
BELITUNG BERBASIS APPLICATION DESKTOP
SKRIPSI
OKTAVIA LESTARI 1022500093
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER ATMA LUHUR
PANGKALPINANG 2014
2
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASSET DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA
BELITUNG BERBASIS APPLICATION DESKTOP
SKRIPSI
Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Oleh :
OKTAVIA LESTARI 1022500093
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER ATMA LUHUR
PANGKALPINANG 2014
4
LEMBAR PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
NIM : 1022500093
Nama : OKTAVIA LESTARI
Judul Skripsi : RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASSET DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG BERBASIS APPLICATION DESKTOP
Menyatakan bahwa Laporan Skripsi saya adalah hasil karya sendiri dan bukan plagiat. Apabila ternyata ditemukan didalam laporan Skripsi saya terdapat unsur plagiat, maka saya siap untuk mendapatkan sanksi akademik yang terkait dengan hal tersebut.
Pangkalpinang, 04 Juli 2014
5 LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG
NIP : 1022500093
Nama : OKTAVIA LESTARI
Judul Skripsi : RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASSET DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG BERBASIS APPLICATION DESKTOP
SKRIPSI INI TELAH DIPERIKSA DAN DISETUJUI
PANGKALPINANG, 04 Juni 2014
Marini M,Kom Dosen Pembimbing
6
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT atas anugrah yang telah dilimpahkan serta segala rahmat karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan program studi strata satu (S1) pada Jurusan Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR
PANGKALPINANG.
Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Karena itu, kritik dan saran akan senantiasa penulis terima dengan senang hati.
Dengan segala keterbatasan, penulis menyadari pula bahwa laporan skripsi ini takkan terwujud tanpa bantuan, bimbingan, dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan kepintaran untuk menyelesaikan laporan skripsi ini.
2. Bapak Drs. Djaetun Hs yang telah mendirikan Atma Luhur. 3. Bapak Dr. Moedjiono, M.Sc, selaku Ketua STMIK Atma Luhur. 4. Ibu Yuyi Andrika, M. Kom selaku Kaprodi Sistem Informasi.
5. Ibu Marini, M.Kom selaku dosen pembimbing dalam penyusunan skripsi ini, yang telah memberikan masukan yang sangat berarti dan membimbing penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
6. Drs. H. Yulizar Adnan, M.Si selaku Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
7. Adinda Chandralela, S.Ikom, selaku Kepala Sub Bagian Kepegawaian Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
8. Para Staf Dosen dan seluruh Karyawan STMIK ATMA LUHUR.
9. Rekan-rekan sesama mahasiswa, terutama untuk mahasiswa Jurusan Sistem Informasi angkatan 2010, serta semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
7
Semoga semua jasa yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Akhirnya, penulis berharap semoga karya yang sederhana ini dapat memberikan manfaat bagi pihak lain.
Pangkalpinang, Juli 2014
8 ABSTRACT
Department of Revenue, Finance and Asset Management Regional Bangka Belitung Islands, led by agency heads under and directly responsible to the governor of Bangka Belitung. Implementing basic tasks in providing general administrative services, equipment and household, financial administration and coaching personnel to all work units within the Department of Revenue, Finance and Asset Management implemented by the Regional Secretariat headed by a secretary, who is under and responsible directly to the dinas.beralamat head in Belitung Island No. Jl. 4 Government Office Complex. Kep. Pacific Islands.
Department of Revenue, Finance and Asset Management Regional Bangka Belitung Islands have some technical areas, sub-sections, and the Technical Implementation Unit (UPTD). Here will be discussed regarding staffing systems that exist in sub-section personnel Revenue Service, Finance and Asset Management Regional Bangka Belitung Islands. The system handles personnel administration personnel consisting of employee data collection in and out through the process of moving staff, leave the process, the process of periodic salary increases, and the process of making DUK. All of the personnel at the Department of Revenue, Finance and Asset Management Regional Bangka Belitung Islands is associated with the Regional Employment Board of Bangka Belitung Islands.
9 ABSTRAKSI
Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dipimpin oleh kepala dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada gubernur Kepulauan Bangka Belitung. Pelaksana tugas pokok dalam memberikan pelayanan administrasi umum, perlengkapan dan rumah tangga, administrasi keuangan dan pembinaan kepegawaian kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah dilaksanakan oleh skretariat yang dipimpin oleh sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala dinas.beralamat di Jl Pulau Belitung No. 4 Komplek Perkantoran Pemprov. Kep. Bangka Belitung. Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mempunyai beberapa bidang teknis, sub bagian, dan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). Disini akan dibahas mengenai sistem kepegawaian yang ada pada sub bagian kepegawaian Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Sistem kepegawaian menangani administrasi kepegawaian yang terdiri dari pendataan pegawai masuk dan keluar melalui proses mutasi pegawai, proses cuti, proses kenaikan gaji berkala, dan proses pembuatan DUK. Semua proses kepegawaian pada Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung tersebut berhubungan dengan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
10 DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERNYATAAN ... i
KATA PENGANTAR ... iii
ABSTRAKSI ... iv
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Metode Penelitian ... 4 1.5 Tujuan Penelitian ... 5 1.6 Manfaat Penelitian ... 5 1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 8
2.2 Konsep Dasar Informasi ... 9
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 10
2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi objek dengan Unified Modeling Language ... 13
2.4.1 Pengertian Unified Modeling Language (UML) ... 13
2.4.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek ... 14
2.5 Perancangan Sistem Berorientasi Obyek ... 19
11
2.6.1 Pengertian Administrasi Kepegawaian ... 25
2.6.2 Sistem Administrasi Kepegawaian ... 26
2.6.3 Tujuan Sistem Infomasi Administrasi Kepegawaian ... 26
2.6.4 Manfaat Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian ... 27
2.6.5 Daur Hidup Dan Pengembangan Proyek Teknologi Informasi ... 27
2.6.6 Manajemen Proyek Ekstrem ... 28
2.6.7 The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) . 29 2.6.8 The Business Case ... 30
2.6.9 Project Selection and Approval ... 31
2.6.10 IT Governance and The Project Management Office ... 31
2.6.11 The Project Management Office (PMO) ... 32
2.6.12 The Project Charter ... 32
2.6.13 Project Management Process ... 32
2.6.14 Project Integration Management... 32
2.6.15 Project Planning Framework ... 33
2.6.16 The Kick-Off Meeting ... 33
2.6.17 The Project Time ... 33
2.6.18 Organisasi Dan Perencanaan Proyek ... 34
2.6.19 The Project Team ... 34
2.6.20 The Project Environment ... 35
2.6.21 The Scope Management Plan ... 35
2.6.22 The Work Breakdown Structure (WBS) ... 36
2.6.23 Project Estimation ... 36
2.6.24 The Project Schedule And Budget ... 36
2.6.25 Developing The Project Schedule... 37
2.6.26 Project Management Software Tools ... 37
2.6.27 Developing The Project Budget ... 38
12 BAB III PENGELOLAAN PROYEK
3.1 Project Execution Plan (PEP) ... 39
3.1.1 Rencana Proyek Tinjauan dan Asumsi Kritis ... 39
3.2.1 Identifikasi Stakeholders ... 40
3.2 Identifikasi Deliverables ... 47
3.2.1 Tangible Deliverables (aset fisik) ... 47
3.3 Penjadwalan Proyek ... 48
3.3.1 Estimasi Waktu Pelaksanaan ... 48
3.3.2 Timeline Aktifitas ... 50
3.3.2.1 Milestone ... 50
3.3.2.2 Struktur Aktifitas ... 52
3.3.2.1 Jadwal Proyek ... 53
3.3.3 Work Breakdown Structure ... 53
3.4 Rencana Anggaran Biaya (RAB) ... 54
3.5 Tabel RAM ( Responsible Assignment Matrix) ... 55
3.5.1 Skema Struktur Project ... 59
3.5.2 Analisa Resiko ... 59
3.5.3 Meeting Plan ... 61
BAB IV ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM 4.1 Tinjauan Organisasi ... 64
4.1.1 Sejarah Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan Dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung ... 64
4.1.2 Visi dan Misi ... 64
4.1.3 Tujuan dan Sasaran ... 66
4.1.4 STRUKTUR ORGANISASI DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASSET DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG ... 69
13
4.1.5 Tugas Pokok Dan Fungsi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan Dan Asset Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung
... 70
4.2 Analisa Sistem ... 76
4.2.1 Proses Bisnis ... 76
4.2.2 Activity Diagram ... 78
4.3 Analisa Dokumen Keluaran dan Masukan ... 84
4.3.1 Analisa Keluaran ... 84
4.3.2 Analisa Masukan ... 86
4.3.3 Identifikasi Kebutuhan ... 88
4.4 Package Diagram ... 93
4.5 Use Case Diagram ... 94
4.5.1 Use Case Diagram Master ... 94
4.5.2 Use Case Diagram Transaksi ... 95
4.5.3 Use Case Diagram Laporan ... 95
4.6 Deskripsi Use Case ... 96
4.7 Rancang Basis Data ... 105
4.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 105
4.7.2Transformasi Entity Relationship Diagram ke Logical Record Structure ... 106
4.7.3 Logical Record Structure (LRS) ... 107
4.7.4 Tabel ... 108
4.7.5 Spesifikasi Basis Data ... 114
4.8 Rancangan Antar Muka ... 125
4.8.1 Rancangan Keluaran ... 125
4.8.2 Rancangan Masukan ... 128
4.9 Rancangan Dialog Layar ... 131
4.9.1 Struktur Tampilan ... 131
14 4.9.3 Sequence Diagram ... 144 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 159 5.2 Saran ... 160 DAFTAR PUSTAKA ... 161
LAMPIRAN A, Keluaran Sistem Berjalan ... 162
LAMPIRAN B, Masukan Sistem Berjalan ... 168
LAMPIRAN C, Rancangan Keluaran Sistem Usulan ... 172
LAMPIRAN D, Rancangan Masukan Sistem Usulan ... 179
LAMPIRAN E, Surat Keterangan ... 188
15
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3. 1 Gantt Chart ... 51
Gambar 3. 2 Struktur Aktifita ... 52
Gambar 3. 3 Work Breakdown Structure ... 53
Gambar 3.4 Skema Struktur Project... 59
Gambar 4.1 Struktur OrganisasiAnalisa Sistem... 69
Gambar 4.2 Activity Diagram Proses Mutasi Pegawai ... 78
Gambar 4.3 Activity Diagram Proses Pendataan Keluarga Pegawai (KP4 ... 79
Gambar 4.4 Activity Diagram Proses Cuti Pegawai ... 80
Gambar 4.5 Activity Diagram Proses Daftar Penilaian Pelaksanaa Pekerjaan (DP3) Pegawai ... 81
Gambar 4.6 Activity Diagram Proses Kenaikkan Gaji Berkala ... 82
Gambar 4.7 Activity Diagram Proses Laporan Daftar Urut Kepangkatan ... 83
Gambar 4.8 Package Diagram... 93
Gambar 4.9 Use Case Diagram Master ... 94
Gambar 4.10 Use Case Diagram Transaksi ... 95
Gambar 4.11 Use Case Diagram Laporan... 95
Gambar 4.12 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 105
Gambar 4.13 Transformasi Entity Relationship Diagram ke Logical Record Structure ... 106
Gambar 4.14 Logical Record Structure ... 107
Gambar 4. 15 Struktur Tampilan ... 131
Gambar 4. 16 Rancangan Layar Menu Utama ... 132
Gambar 4. 17 Rancangan Layar Menu Master ... 133
Gambar 4. 18 Rancangan Layar entry Data Jabatan ... 134
Gambar 4. 19 Rancangan Layar Entry Data Golongan ... 134
Gambar 4. 20 Rancangan Layar Entry Data Pegawai ... 135
Gambar 4. 21 Rancangan Layar Entry Status Anak ... 136
16
Gambar 4. 23 Rancangan Layar Entry Data Kepala Dinas ... 137
Gambar 4. 24 Rancangan Layar Transaksi ... 137
Gambar 4. 25 Rancangan Layar Cetak Surat Permohonan Cuti ... 138
Gambar 4. 26 Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti ... 138
Gambar 4. 27 Rancangan Layar Cetak Kartu Cuti ... 139
Gambar 4. 28 Rancangan Layar Entry Data Gaji Berkala ... 139
Gambar 4. 29 Rancangan Layar Entry Cetak DP3 ... 140
Gambar 4. 30 Rancangan Layar Entry Data Mutasi ... 140
Gambar 4. 31 Rancangan Layar Entry Cetak KP4 ... 141
Gambar 4. 32 Rancangan Layar Menu Laporan ... 142
Gambar 4. 33 Rancangan Layar Cetak Laporan DUK ... 143
Gambar 4. 34 Rancangan Layar Cetak Laporan Mutasi ... 143
Gambar 4. 35 Sequence Diagram Entry Data Jabatan ... 144
Gambar 4. 36 Sequence Diagram Entry Data Golongan ... 145
Gambar 4. 37 Sequence Diagram Entry Data Pegawai... 146
Gambar 4. 38 Sequence Diagram Entry Data Status Anak ... 147
Gambar 4. 39 Sequence Diagram Entry Data Kepala Dinas ... 148
Gambar 4. 40 Sequence Diagram Entry Data Pendidikan ... 149
Gambar 4. 41 Sequence Diagram Cetak Permohonan Cuti ... 150
Gambar 4. 42 Sequence Diagram Entry Surat Izin Cuti ... 151
Gambar 4. 43 Sequence Diagram Cetak Kartu Cuti ... 152
Gambar 4. 44 Sequence Diagram Cetak Data Gaji Berkala ... 153
Gambar 4. 45 Sequence Diagram Cetak DP3 ... 154
Gambar 4. 46 Sequence Diagram Entry Data Mutasi ... 155
Gambar 4. 47 Sequence Diagram Cetak KP4 ... 156
Gambar 4. 48 Sequence Diagram Cetak Laporan DUK ... 157
17
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Identifikasi Stakeholder ... 40
Tabel 3.2 Peran Stakeholder 1 ... 41
Tabel 3.3 Peran Stakeholder 2 ... 42
Tabel 3.4 Identifikasi Sponsor ... 46
Tabel 3.5 Tangible Deliverables ... 47
Tabel 3.6 Estimasi Waktu ... 53
Tabel 3. 7 Jadwal Proyek ... 53
Tabel 3. 8 Rencana Anggaran Biaya ... 54
Tabel 3.9 Tabel Responsible Assignment Matrix ... 56
Tabel 3.10 Meeting Plan ... 61
Tabel 4.1 Tabel Pegawai ... 108
Tabel 4.2 Tabel Jabatan... 109
Tabel 4.3 Tabel Golongan ... 109
Tabel 4.4 Tabel Pendidikan... 109
Tabel 4.5 Tabel Kadis ... 110
Tabel 4. 6 Tabel Mutasi ... 110
Tabel 4.7 Tabel Surat_Permohonan_Cuti ... 110
Tabel 4.8 Tabel Surat_izin_Cuti ... 111
Tabel 4.9 Tabel Kartu_Cuti ... 111
Tabel 4.9 Tabel Keluarga ... 112
Tabel 4.12 Tabel punya ... 112
Tabel 4.13 Tabel Status Anak ... 113
Tabel 4.14 Tabel DP3 ... 113
Tabel 4. 15 Spesifikasi Basis Data Jabatan ... 114
Tabel 4. 16 Spesifikasi Basis Data Golongan ... 115
Tabel 4.17 Spesifikasi Basis Data Keluarga ... 115
18
Tabel 4.19 Spesifikasi Basis Status Anak ... 117
Tabel 4.20 Spesifikasi Basis Data Pegawai ... 118
Tabel 4.21 Spesifikasi Basis Data Pendidikan ... 119
Tabel 4.22 Spesifikasi Basis Data Kadis... 120
Tabel 4.23 Spesifikasi Basis Data Kenaikan Gaji Berkala ... 122
Tabel 4.24 Spesifikasi Basis Data Penilaian ... 123
Tabel 4.25 Spesifikasi Basis Data Permohonan Cuti ... 123
Tabel 4.26 Spesifikasi Basis Data Surat Cuti... 124
19
DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Activity Diagram
Start Point
Menggambarkan awal dari aktivitas.
End Point
Menggambarkan akhir dari aktivitas.
Transition
Menggambarkan aliran perpindahan kontrol antara activity.
Activity
Menggambarkan proses analisa.
Decision
Menggambarkan pilihan yang terjadi pada transisi.
20
Menggambarkan pemisahan atau pengelompokan aktivitas berdasarkan actor.
Join (Penggabungan)
Mempunyai dua atau lebih transisi masuk dan hanya satu transisi keluar.
Fork (Percabangan)
Mempunyai satu transisi masuk dan dua atau lebih transisi keluar.
Black hole activities
Ada masukan dan tidak ada keluaran, biasanya digunakan jika dikehendaki dan ada satu atau lebih transisi.
Miracle activities
Tidak ada masukan dan ada keluaran, biasanya dipakai pada waktu strat point dan dikehendaki ada satu atau lebih transisi.
2. Simbol Use Case Diagram
Actor Sebuah peran yang bisa dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem.
21
NewClass
atribut
atribut2
atribut3
Use Case Abstraksi dari interaksi antara sistem dan aktor.Asosiasi yang termasuk didalam use case antara lain :
<<include>> Yang bersifat harus dilakukan bila use case lain tersebut dilakukan.
<<extend>> Perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi dan tidak harus dilakukan.
3. Simbol Class Diagram
Class diagram menggambarkan sesuatu yang mengapsulkan informasi dan perilaku.
Class Name merupakan nama dari sebuah class.
Attribut merupakan property dari sebuah class. Melambangkan batas nilai yang mungkin ada pada objek dari class.
Method merupakan Suatu proses yang menganalisa suatu sistem atau produk.
22
Asosiasi menggambarkan hubungan yang terjadi.
0 Zero 1 One 1....* One or More 0....* Zero or More * n 4. Sequence diagram Actor Object
Menggambarkan seseorang atau sesuatu (seperti perangkat, sistem lain) yang berinteraksi dengan sistem.
Boundary
Menggambarkan interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian dari sistem yang bergantung pada pihak lain disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar.
Entity
Menggambarkan informasi yang harus disimpan oleh sistem(struktur data dari sebuah sistem).
23
Control Digunakan untuk mengontrol kelas dari form layar kelas
control, mengkoordinasikan perilaku sistem dan menggambarkan dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu kelas.
Object Message Menggambarkan pesan/hubungan antar objek, yang menunjukkan urutan kejadian yang terjadi.
Object
Menggambarkan abstraksi dari sebuah entitas nyata/tidak nyata yang informasinya harus disimpan.
Activation Menunjukkan periode selama suatu object atau actor sedang melakukan suatu tindakan.
Message Pesan yang dikirim untuk dirinya sendiri.
