BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

(1)

60

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Organisasi

Direktorat Jenderal Perhubungan Darat berdiri pada tahun 1945 dimana pada waktu itu namanya adalah Kementrian Pekerjaan Umum dan Tenaga Kerja Djawatan Angkutan Darat Bermotor (DADB). Nama tersebut bertahan sampai pada tahun 1949. Kemudian pada tahun tersebut berubah lagi namanya menjadi Kementrian Perhubungan Darat Djawatan Angkutan Darat dan Sungai (DADS). Pada tahun 1953 terjadi perubahan yaitu Angkutan Sungai diserahkan kepada Djawatan Pelayaran.

Pada tahun 1958 menurut ketetapan PP.No.16 terjadi lagi perubahan menjadi Djawatan Lalu Lintas Jalan (DLLD) yang sebagian urusan pemerintah dibidang lalu lintas dan angkutan jalan raya diserahkan kepada daerah TK I. Kemudian pada tahun 1964 berubah menjadi Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Djalan Raya (Dit. LLADR) dan dibentuk Dinas Lalu Lintas Jalan di 10 propinsi di Indonesia.

Tahun 1968 ketetapan No.7/U/Kep./66, Kabinet Ampera namanya menjadi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dengan didalamnya terdapat Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktorat DLLADR, Direktorat Perawatan dan Pemeliharaan Kendaraan Bermotor. Pada tahun ini juga terjadi penambahan Direktorat yaitu

(2)

Lembaga Pendidikan Perhubungan Darat. Kemudian tahun 1970 – 1980 terjadi beberapa penambahan yaitu, penambahan Direktorat Pelayanan Sungai, Danau, dan Ferry, penambahan Lembaga Penelitian dan Pengembangan Sarana Perhubungan Darat, Direktorat DLLADR berubah menjadi DLLAJR, penambahan Direktorat LLASDF, Direktorat Perkeretaapian, instansi vertical yaitu kantor wilayah Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dan penambahan Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kota (Dit. LLAK).

Pada tahun 1988 menurut ketetapan KM.64, Kanwil Direktorat Jenderal Perhubungan Darat dilebur menjadi satu dalam Kantor Wilayah Departemen Perhubungan. Dari tahun 1989 – 2005 terjadi beberapa penambahan juga dalam Direktorat Perhubungan Darat seperti, Direktorat Bina Sistem dan Prasarana, Direktorat Keselamatan dan Teknis Sarana, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Jalan, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Sungai Danau dan Penyeberangan, Direktorat Perkeretaapian, Direktorat Bina Sistem Transportasi Perkotaan, serta Direktorat Keselamatan Transportasi Darat.

3.2 Visi dan Misi Kementrian Perhubungan Ditjen Perhubungan Darat

Visi Ditjen Perhubungan Darat :

Menjadi organisasi pemerintah yang professional, yang dapat memfasilitasi dan mendukung mobilitas masyarakat, melalui suatu layanan transportasi darat yang menjunjung tinggi nilai kemanusiaan dan berkeadilan, yang aman, selamat, mudah dijangkau, berkualitas, berdaya-saing tinggi, dan terintegrasi dengan moda transportasi lainnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

(3)

Misi Ditjen Perhubungan Darat :

1. Menciptakan sistem pelayanan transportasi darat yang aman, selamat, dan mampu menjangkau masyarakat dan wilayah Indonesia;

2. Menciptakan dan mengorganisasi transportasi jalan, sungai, danau, dan

penyeberangan serta perkotaan yang berkualitas, berdaya saing dan berkelanjutan;

3. Mendorong berkembangnya industri transportasi darat yang transparan dan akuntabel;

(4)

3.3 Struktur Organisasi Kementrian Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat

3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

• Direktorat Jenderal Perhubungan Darat :

1. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di

(5)

2. Menyiapkan perumusan kebijakan Departemen Perhubungan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat;

3. Melaksanakan kebijakan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat;

4. Menyusun standar, norma, pedoman, criteria dan prosedur di bidang

transportasi jalan, transportasi sungai, dan dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat;

5. Memberikan bimbingan teknis dan evaluasi;

6. Melaksanakan administrasi di lingkungan Direktorat Jenderal

Perhubungan Darat.

o Sekretariat Direktorat Jenderal Perhubungan Darat :

1. Memfasilitasi dan memberikan pelayanan teknis dan

administrator kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

2. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program,

pemanduan jaringan transportasi darat, penyusunan laporan dan evaluasi serta sistem informasi di bidang transportasi jalan,

(6)

transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan dan keselamatan transportasi darat;

3. Mengelola urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata

laksana, tata usaha dan rumah tangga di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

4. Mengelola urusan keuangan dan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

5. Menyusun rancangan perundang – undangan di bidang

keselamatan dan transportasi darat, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum serta penyiapan pelaksanaan hubungan masyarakat dan antar lembaga serta kerja sama luar negeri;

6. Menelaah, mengevaluasi dan mengkoordinasikan terhadap

pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan fungsional dan laporan masyarakat.

♦ Bagian Perencanaan :

Melaksanakan penyiapan, penelaahan dan penyiapan koordinasi penyusunan rencana dan program evaluasi pelaksanaan rencana dan program kerja, penyusunan sistem informasi serta perpaduan sistem transportasi darat serta penyusunan anggaran dan laporan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat.

(7)

♦ Bagian Keuangan :

Melaksanakan pengelolaan keuangan dan barang milik/kekayaan negara (BKMN) di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat.

♦ Bagian Hukum :

Melaksanakan penyusunan rancangan peraturan perundang – undangan, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum, pelaksanaan jaringan dan dokumentasi hukum serta urusan hubungan masyarakat dan antar lembaga serta kerjasama luar negeri di bidang transportasi darat.

♦ Bagian Kepegawaian dan Umum :

Melaksanakan urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata laksana serta tata usaha dan rumah tangga Direktorat Jenderal Perhubungan Darat.

- Direktorat Jenderal LLAJ :

1. Melaksanakan penyiapan perumusan

kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi

(8)

dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan;

2. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang

jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan;

3. Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan;

4. Menyiapkan perumusan dan pemberian

bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 5. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang

lalu lintas dan angkutan jalan yang menjadi lingkup wewenang Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

(9)

6. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan jalan serta penyusunan dan pemberian kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang lalu lintas dan angkutan jalan;

7. Menyiapkan pelaksanaan harmonisasi dan

standarisasi nasional, regional, dan internasional di bidang lalu lintas dan angkutan jalan;

8. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di

bidang lalu lintas dan angkutan jalan;

9. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.

- Direktorat Jenderal LLASDP :

kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan;

(10)

lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan;

bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 4. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang

jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan yang menjadi lingkup kewenangan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

5. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri

Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan sungai, danau, dan penyeberangan serta penyusunan dan pemberian kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas, dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan.

(11)

pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan;

7. Melaksanakan urusan tata usaha,

kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.

- Direktorat Jenderal Bina Sistem Transportasi

Perkotaan :

jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan;

2. Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan;

bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda

(12)

transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan;

4. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang transportasi perkotaan yang menjadi lingkup kewenangan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;

bidang sistem transportasi perkotaan;

6. Melaksanakan urusan tata usaha,

kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.

- Direktorat Jenderal Keselamatan Transportasi

Darat :

kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur, serta bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan di bidang keselamatan transportasi darat;

2. Menyiapkan perumusan kebijakan standar,

norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang manajemen keselamatan, promosi dan

(13)

kemitraan, akreditasi dan sertifikasi, audit keselamatan transportasi darat;

3. Memberikan bimbingan teknis di bidang

manajemen keselamatan, promosi dan kemitraan, akreditasi dan sertifikasi serta audit keselamatan transportasi darat;

4. Menyusun kualifikasi dan pembinaan teknis sumber daya manusia di bidang keselamatan transportasi darat;

bidang keselamatan transportasi darat;

6. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.

(14)

3.5 Diagram Alir Data (Flowchart)

Pegawai Bagian Kepegawaian Atasan

Mulai Isi form absensi Absensi pegawai Absensi pegawai Proses rekap absensi Hasil rekap absensi Hasil rekap absensi Proses konfirm absensi Hasil konfirm absensi Hasil konfirm absensi Hasil konfirm absensi approval N Tidak Ubah

(15)

Pegawai Bagian Kepegawaian Atasan

Gambar 3.4 DAD Absensi Dokumen absensi Ya Dokumen absensi Input absensi Selesai

(16)

Pegawai Atasan1 Atasan2 Bagian

Kepegawaian

Gambar 3.5 DAD Demosi Mulai Isi Permohonan demosi Form demosi Form demosi approval N Tidak approval Ubah N Laporan demosi Laporan demosi Cek jabatan pegawai Selesai Tidak

(17)

Pegawai Atasan1 Atasan2 Bagian

Kepegawaian

Gambar 3.6 DAD Mutasi Mulai Isi Permohonan mutasi Form mutasi Form mutasi approval N Tidak approval Ubah N Laporan mutasi Laporan mutasi Cek jabatan pegawai Selesai Tidak

(18)

Atasan Bagian TU Bagian Keuangan Pegawai

Gambar 3.7 DAD SPT (Surat Perintah Tugas) Mulai Disposisi Penunjukan tugas SPT dibuat SPT dibuat Tembusan keuangan SPT Proses Bukti‐ bukti pembayaran Selesai

(19)

75

78

Gambar 3.8 DAD Cuti

Pegawai Atasan1 Atasan2 Atasan3 Bagian TU Bagian

Kepegawaian Mulai Isi Permohonan cuti Form cuti Form cuti approval N approval Ya Ubah N Ya N approval Laporan cuti Ya Laporan cuti Input cuti pegawai Selesai Tidak Tidak Tidak

(20)

Atasan Bagian TU Bagian Keuangan Pegawai Gambar 3.9 DAD SPPD Mulai Disposisi Penunjukan tugas SPPD dibuat SPPD dibuat Tembusan keuangan SPPD Proses Bukti‐ bukti pembayaran Selesai

(21)

3.6 Analisis Permasalahan

Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan, permasalahan yang dihadapi antara lain :

1. Belum terintegrasinya sistem yang sedang berjalan secara

komputerisasi dan belum adanya database yang menangani atau menyimpan data – data kepegawaian dalam hal absensi, cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi.

2. Kegiatan – kegiatan operasional kepegawaian seperti pengajuan cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan masih sering terjadi kesalahan.

3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang disimpan masih berupa data fisik (dokumen).

3.7 Analisis Solusi Sistem

Untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh bagian kepegawaian, maka akan diberikan solusi untuk pemecahan masalah dengan beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu :

(22)

1. Membangun Database Management System (DBMS) untuk membantu bagian

kepegawaian dalam mengelola dan memelihara sistem basis data yang telah dibuat.

2. Mengurangi pekerjaan mencatat secara manual yang biasanya dilakukan oleh beberapa bagian seperti, bagian absensi, bagian permintaan cuti, bagian demosi dan mutasi dan bagian perjalanan dinas.

3. Penulis tidak mengembangkan sistem yang sudah ada karena sistem yang lama berbasis windows (visual basic & foxpro) merupakan sistem milik Departemen

Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dimana sistem tersebut tidak open source, dan sudah tidak dapat dikembangkan lagi.

Sistem web ini dibuat untuk sistemasi prosedur – prosedur yang memang dikelola oleh IT, bekerja sama dengan tim dari bagian kepegawaian itu sendiri.

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi

Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi

Proses Kebutuhan Informasi

Permintaan Mutasi Tenaga Kerja (PMTK) - Daftar nama pegawai dan unit

kerjanya

(23)

pernah maupun belum pernah dimutasi

Permintaan Demosi Tenaga Kerja (PDTK) - Daftar nama pegawai dan unit

kerjanya

- Daftar posisi kosong

Absensi - Daftar nama pegawai yang sedang

mengambil cuti

Permintaan Cuti - Daftar nama pegawai yang

melakukan permintaan cuti - Daftar jenis cuti pegawai

- Daftar nama pegawai yang belum

pernah melakukan permintaan cuti

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) - Daftar nama pegawai yang akan

melakukan perjalanan dinas

- Daftar tugas pegawai selama

perjalanan dinas

- Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan pegawai dalam perjalanan dinas

(24)

Surat Perintah Tugas - Daftar nama pegawai yang diperintahkan untuk mengemban suatu tugas

- Daftar tugas pegawai selama

perintah tugas

- Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan pegawai dalam perintah tugas

Pegawai - Pendidikan pegawai

- Kursus pegawai

- Keluarga pegawai - Hierarki Pegawai

History - History cuti

- History golongan - History pekerjaan

User - Module – module yang bisa diakses

oleh user - Role user

(25)

Approval - Daftar atasan yang berhak melakukan approval suatu pengajuan cuti atau permohonan SPPD, SPT, Demosi, dan Mutasi

3.9 Transaction Requirement

3.9.1 Data requirement

o Informasi yang di input

1. Pegawai

Informasi yang berisi data – data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

2. SPT

Informasi yang berisi tentang surat perintah tugas yang ada pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat.

3. SPPD

Informasi yang berisi tentang surat perintah perjalanan dinas pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat.

4. Absensi

Informasi yang berisi tentang absensi setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

5. Cuti Pegawai

Informasi yang berisi tentang cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

(26)

6. Approval

Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

7. History

Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan.

8. Demosi

Informasi yang berisi tentang pegawai yang di demosikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

9. Mutasi

Informasi yang berisi tentang pegawai yang di mutasikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

10.User

Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem.

o Informasi yang dihasilkan

1. Laporan Pegawai

Informasi yang berisi data – data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

2. Laporan SPT

Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah tugas yang telah di proses.

3. Laporan SPPD

Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah perjalanan dinas yang telah diproses.

4. Laporan Absensi

Informasi yang berisi tentang ringkasan absensi atau kehadiran setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

(27)

5. Laporan Cuti Pegawai

Informasi yang berisi tentang ringkasan cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

6. Laporan Approval

Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.

7. Laporan History

Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan.

8. Laporan Demosi

Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di demosikan.

9. Laporan Mutasi

Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di mutasikan.

10.User

Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem.

3.9.2 Transaction data requirement

1. Data Entry

- Memasukkan detail data Pegawai

- Memasukkan detail data SPT (Surat Perintah Tugas)

- Memasukkan detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan

Dinas)

- Memasukkan detail data Absensi

- Memasukkan detail data Cuti Pegawai

- Memasukkan detail data Approval

(28)

- Memasukkan detail data History Cuti

- Memasukkan detail data History Golongan

- Memasukkan detail data Demosi

- Memasukkan detail data Mutasi

- Memasukkan detail data User

2. Data update/ delete

- update/ delete detail data Pegawai

- update/ delete detail data SPT (Surat Perintah Tugas) - update/ delete detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan

Dinas)

- update/ delete detail data Absensi - update/ delete detail data Cuti Pegawai - update/ delete detail data Approval

- update/ delete detail data History Pekerjaan - update/ delete detail data History Cuti - update/ delete detail data History Golongan - update/ delete detail data Demosi

- update/ delete detail data Mutasi - update/ delete detail data User

3. Data queries

- Memasukkan data Pegawai

- Memasukkan data SPT (Surat Perintah Tugas)

- Memasukkan data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)

- Memasukkan data Absensi

- Memasukkan data Cuti Pegawai

- Memasukkan data History Pekerjaan

(29)

- Memasukkan data History Golongan

- Memasukkan data Demosi

- Memasukkan data Mutasi