ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA
SMAN 1 SENTOLO
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Antonius Fajar Mega Saputra
10.22.1256
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2013
INFORMATION SYSTEM OF LIBRARY AT SMA N 1 SENTOLO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMAN 1 SENTOLO
Antonius Fajar Mega Saputra Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In line with the development of today's technology world each agency is required to develop a service system to support maximum performance in an institution. One is an information system, where the system has benefits to support the flow of information that the library list of books, borrowers, fines, and report generation. With reference to the author considers it important to have information services to manage the flow of library information systems at SMA N 1 Sentolo.
SMA N 1 Sentolo is a high school located in Yogyakarta and engaged in education. Conditions of use of this information using the library is still not computerized or manual recording. So often goes wrong in checking data books, borrowers, and penalties in case of delays in the return of the book.
To the authors propose the SMA N 1 Sentolo have built a library information system sooftware relevant, timely, and accurate data processing to simplify the loan book which generate information reports circulating library books at SMA N 1 Sentolo correctly and can save time and power was developed.
1. Pendahuluan
SMA Negeri 1 Sentolo merupakan lembaga pendidikan tingkat menengah yang sudah meiliki perpustakaan sendiri yang memiliki data dan informasi yang harus dikelola dengan benar. Informasi sendiri merupakan salah satu unsur pendukung kemajuan suatu unit organisasi atau instansi khususnya bagi lembaga pendidikan, dimana tujuan dari unit organisasi tersebut diharapkan akan tercapai dengan biaya yang rendah dan waktu kerja yang lebih singkat. Pencapaian tujuan unit organisasi tersebut tidak lepas dari dukungan penuh keberadaan sistem informasi. Sistem informasi yang handal sangat diperlukan untuk menghasilkan sebuah informasi berkualitas yang memenuhi kriteria seperti relevan, tepat waktu, dan akurat.
Pengolahan data perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, buku hilang, dan lain sebagainya selama ini masih dilakukan secara manual oleh pustakawan SMA Negeri 1 Sentolo. Untuk melakukan pengolahan data yang berulang-ulang dan dalam jumlah yang besar dapat menyita banyak waktu, sehingga efisiensi yang diharapkan belum dapat tercapai. Hal tersebut mendorong penulis untuk membuat suatu program yang dapat membantu pustakawan SMA Negeri 1 Sentolo mengolah berbagai data yang ada dalam waktu yang lebih singkat. Program yang disusun oleh penulis dalam tugas
akhirnya ini berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 SENTOLO”. 2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi 2.1.1. Definisi Sistem
Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.1
Sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang
saling bereaksi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai
satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
21 (Jerry Filtz Gerald, Arda F FlitzGerald, Werren D Stallinys, Jr. Fundamental Of System Analysis (edisi kedua, Newyork; Koin Willey & Sons, 1981), hal5.
2(Alfatta,Hanif. Analisis Dan Perancangan sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern/ Hanif Al fatta; Yogyakarta:ANDI 2007 halaman 3
2.1.2. Definisi Informasi
Informasi adalah suatu bentuk penyajian data yang melalui mekanisme pemrosesan, berguna bagi pihak tertentu, serta bahan bagi pengambilan keputusan
bagi pihak manajer.3
Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai:“Data yang
telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.4
Sedangkan Jogianto HM (2008:8) mendefinisikan informasi sebagai “Data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.5
2.1.3. Kualitas Informasi
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat
dominan yaitu relevansi, ketepatan waktu, dan keakurasian.6 Ketiga hal tersebut
dapat dijelaskan seperti di bawah ini: a. Relevansi
Relevansi berarti bahwa informasi harus memberikan manfaat bagi pemakai, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.
b. Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu menyatakan usia dari sebuah data yang sesuai dengan pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus tepat waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi dalam pengambilan keputusan.
c. Keakurasian
Akurasi menunjukkan derajat kebenaran dari suatu informasi dan menentukan kehandalan atau reliabilitas informasi. Informasi akurat merupakan informasi yang bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.
3Abdul Kadir,2003,Penuntun Prakti Belajar Database Menggunakan Microsoft Access,: penerbit ANDI Yogyakarta,hal 2. 4 Gordon B. Davis,1995,Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9,jakarta: PT. Gramedia,hal 28)
5(Jogianto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005, hal 8
2.2. Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang peranan yang penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir - formulir,
prosedur - prosedur dan bentuk data lainnya.7
2.3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Secara global definisi siklus hidup pengembangan sistem dapat dikatakan sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan
pengembangan sistem. Ide dari systems life cycle adalah sederhana dan masuk
akal, karena tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja, yaitu tahap perencanaan sistem, tahap analisis sistem, tahap desain
sistem, tahap penerapan sistem, serta tahap penggunaan sistem.8
2.4. Model Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Gambar 2.2 Model Air Terjun (Waterfall Model)
Model ini merupakan model satu arah yang dimulai dari tahap analisis sampai perawatan. Tahapan ini meliputi analisis, perancangan desain sistem,
implementasi, testing dan perawatan. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan
melalui beberapa tahapan, yang selanjutnya disebut dengan istilah siklus Sistem Informasi.
7Andri Kristanto,Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya,Yogyakarta,Gava Media,2003
hal 11.
8Hariningsih,Teknologi Informasi,Yogyakarta,Graha Ilmu,2005,hal 81-85
Design
Implementatio
n
Testing
Maintenan
ce
Analysis
2.5. Perangkat Lunak yang Digunakan 2.5.1. Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft
Windows secara cepat dan mudah.“Visual basic menyediakan tool untuk membuat
aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan
pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/ instansi dengan sistem yang besar” .9
Beberapa kemampuan dariVisual Basicdiantaranya :
1.Untuk membuat program aplikasi berbasiswindows.
2.Untuk membuat objek-objek pembantu program.
3.Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran
EXE yang bersifatexecutable, atau dapat langsung dijalankan.
Adapun beberapa keistimewaan utama dariVisual Basic 6.0ini adalah :
1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer,
yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++ dan visual J++.
2. Memiliki kompiler andal yang dapat menghasilkanFile Executableyang lebih
cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.
3. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah
sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan otomatisasi tugas-tugas tertentu.
4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta meningkatkan
kaidah struktur bahasaVisual Basic.
5. Kemampuan membuataktiveXdan fasilitas internet yang lebih banyak.
2.5.2. Microsoft Access
Microsoft Access adalah sistem manajemen yang canggih dan bisa digunakan secara efisien untuk menampilkan dan mengelola database. Kita dapat mengelola berbagai jenis database secara mudah dengan kapasitas penyimpanan data yang tidak besar.
3. Analisis
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan oleh sistem untuk mengembangkan aplikasi. Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada tahap pengembangan sistem. Analisis sistem bertujuan untuk mencari solusi dari masalah/ kelemahan yang terdapat di sistem lama.
9Sunyoto,Andi.2006,Pemrograman Database dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.
Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis sistem agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah Analisis
Kinerja (Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economy), Kontrol
(Control),Efisiensi(Efficiency),dan Pelayanan(Service).
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau memutuskan bahwa pengembangan sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. Komponen yang dibutuhkan dalam sistem ini, antara lain:
a. Kebutuhan Perangkat Keras(Hardware)
Spesifikasi perangkat keras dalam sistem ini meliputi Processor Intel Pentium IV ke atas atau yang sekelas, RAM minimal 1 Gb,
HDD 80 Gb, CD RW untuk back up data, Monitor, Keyboard,
Mouse.
b. Kebutuhan Perangkat Lunak(Software)
Software yang dibutuhkan adalah Microsoft Windows sebagai sistem operasi, Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrogramannya, dan Microsoft Microsoft Access 2007 sebagai perangkat lunak untuk mengolah dan mengelola database.
c. Brainware
Pelaksana personal dari aplikasi ini adalah Administrator, yaitu petugas Perpustakaan itu sendiri, dan Teknisi.
3.3. Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan sistem adalah proses mengukur besarnya investasi yang ditanamkan didalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal yang dalam keterkaitan layak atau tidak perencanaan pengembangan sistem tersebut. Adapun faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis kelayakan sistem yaitu, analaisis kelayakan teknologi, analisis kelayakan hukum, analisis kelayakan operasional, analisis kelayakan ekonomi.
3.4. Analisis Biaya dan Manfaat
Analisis biaya dan manfaat menentukan apakah aplikasi pengolahan data siswa ini layak atau tidak dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat. Biaya terdiri dari dua kategori, yaitu yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi pengolahan data perpustakaan dan biaya yang berhubungan dengan operasional
(perawatan) suatu sistem aplikasi pengolahan data perpustakaan secara terkomputerisasi.
Terdapat 3 macam metode guna melakukan analisis biaya dan manfaat dari proyek produksi aplikasi dengan menggunakan metode sebagai berikut :
Metode Periode Pengembalian (Payback Periode = PP)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran – aliran kas masuk. Metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali, dan metode ini tidak memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungannya.
Analisis Return On Investment (ROI)
Metode pengembalian investasi (Return On Investment) digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value= NPV)
Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dan uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proses atau arus dari uang. Besarnya NPV dapat dinyatakan dengan rumus sebagai berikut :
NPV = −Nilai proyek +proceed 1(1 + i) +proceed 2(1 + i) +proceed n(1 + i) …
Keterangan :
i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol (NPV > 0), berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Implementasi Sistem
Implementasi Sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan sesuatu agar siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan. Diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk penyimpanan database menggunakan Microsoft Accsess 2007.
4.2. Manual Program
1. Form Login
Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama.User yang
dengan adanya menu login, maka tingkat keamanan data dapat terjaga. Berikut tampilan form login:
Gambar 4.1 Form Login
2. Form Utama
Form menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan kode
userdanpassword dengan benar pada form login. Dan secara otomatis muncul sebuah tampilan form utama yang menyediakan menu-menu untuk digunakan sebagai pengolahan data transaksi dan pemanggilan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh instansi. Berikut adalah tampilan form menu utama pada sistem informasi perpustakaan SMA N 1 Sentolo:
Gambar 4.2 Form Utama
Pada form menu utama terdapat 8 menu yang setiap menu-menunya terdiri dari beberapa submenu yang telah aktif atau siap digunakan untuk mengolah data. Menu tersebut adalah:
1. Data, berisi menu-menu sebagai berikut:
a. Anggota, digunakan untuk mengolah data anggota. b. Buku, digunakan untuk mengolah data buku.
c. Penerbit, digunakan untuk mengolah data penerbit. d. Pengarang, digunakan untuk mengolah data pengarang. e. Jenis Buku, digunakan untuk mengolah data jenis buku. f. Admin, digunakan untuk mengolah data petugas. 2. Sirkulasi, berisi menu-menu sebagai berikut:
a. Peminjaman, digunakan untuk melakukan sirkulasi peminjaman. b. Pengembalian, digunakan untuk melakukan sirkulasi pengembalian. 3. Laporan
a. Laporan Anggota, digunakan untuk menampilkan Laporan Anggota. Berikut tampilan Laporan Anggota:
Gambar 4.3 Laporan Anggota
b. Laporan Buku, digunakan untuk menampilkan laporan buku. Tampilan Laporan buku adalah:
c. Laporan Sirkulasi, digunakan untuk menampilkan laporan sirkulasi. Berikut ini tampilan Laporan Sirkulasi:
Gambar 4.5 Laporan Sirkulasi
4. Katalog, berisi menu-menu sebagai berikut:
a. Pencarian Data Buku, digunakan untuk mencari data buku. 5. Bantuan
6. Pengaturan 7. Keluar
5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi yang telah dilakukan pada perpustakaan SMA N 1 Sentolo, maka dapat diambil kesimpulan:
1. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik daripada sistem sebelumnya, ini karena segala hal pencatatan dari anggota, buku, peminjaman dan pengembalian digantikan dengan memasukan datanya pada program aplikasi.
2. Dengan adanya program aplikasi perpustakaan ini memberikan kemudahan pengolahan da pencarian data di perpustakaan SMA Negeri 1 Sentolo
3. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain:
a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data, 10 menit lebih cepat dari sistem lama
b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, karena adanya sistem komputerisasi.
5.2. Saran
Penulis memberikan saran-saran kepada instansi, sebagai berikut:
1. Adanya sistem baru ini diharapkan pengguna memperhatikan
kekurangan dan kelemahan sistem agar segera dicari permasalahannya untuk perhatian.
2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada karyawan yang
akan langsung berhubungan dengan sistem baru.
3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi
yang digunakan oleh instansi harus selalu dianalisis apakah sistem ini masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya perkembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan. Perancangan sistem informasi perpustakaan yang diajukan pada laporan ini hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi sistem yang baru yang lebih efektif dan efisien serta mendukung informasi yang diperlukan instansi.
Daftar Pustaka
Abdul Kadir. 2003. Penuntun Prakti Belajar Database Menggunakan Microsoft Access. Yogyakarta:ANDI.
Alfatta,Hanif. 2007.Analisis Dan Perancangan sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: ANDI.
Davis, Gordon B. 1995.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia.
Hariningsih. 2005.Teknologi Informasi.Yogyakarta,Graha Ilmu.
Jogianto, HM, MBA, Akt, Ph.D. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
