PENGEMBANGAN APLIKASI
PENGUKURAN KINERJA KARYAWAN
DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK
LARAVEL
Felix Hendrian, Metta Devi, Aditya Kurniawan
Universitas Bina Nusantara
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta 11480, Indonesia. Telp. (021)-5345830 / Fax. (021)-5300244
felix.fxh@gmail.com, metta.dprasetyo@gmail.com
ABSTRAK
Tujuan penelitian ialah menghasilkan sebuah aplikasi pengukuran kinerja karyawan yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan merancang aplikasi yang bersifat user-friendly dengan menggunakan framework Laravel. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis menggunakan fact-finding, yaitu wawancara dengan human resource development and general affairs manager, observasi sistem yang sedang berjalan, dan studi pustaka dari beberapa referensi buku, jurnal, dan media elektronik dan metode perancangan menggunakan metode scrum. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah terbentuknya sebuah aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengukur kinerja karyawan serta memberikan sebuah hasil pengukuran yang membantu pengambilan keputusan. Simpulan dari penelitian ini adalah kemampuan aplikasi yang telah memenuhi kebutuhan perusahaan dalam proses pengukuran kinerja karyawan dan kemudahan yang didapat dari framework Laravel dalam proses pembuatan aplikasi ini.
Kata Kunci : Aplikasi, Pengukuran kinerja karyawan, Laravel
ABSTRACT
The goal of this research is to generate an employee performance measurement applications that meet the needs of the company and designing applications that are user-friendly by using Laravel framework. The method we used is a method of analysis using fact-finding. That is interviews with human resource development and general affairs manager, observe existing system, and literature of several reference books, journals, and electronic media and using the Scrum method for design method. The result of this research is the application that can meet the needs of companies in measuring the performance of employees and provide a measurement result which help decision-making. Conclusions from this research is the ability of an application that has met the needs of companies in the process of measuring employee performance and convenience gained from Laravel framework in the process of making this application.
PENDAHULUAN
Sebuah organisasi sangat bergantung pada kinerja karyawannya. Untuk meningkatkan kinerja organisasi, dilakukan penilaian terhadap karyawan untuk mengukur kemampuan dan kinerja setiap individu karyawan. Indikator penilaian seperti ini disebut sebagai Key Performance Indicators (KPI). KPI merupakan seperangkat ukuran yang fokus terhadap aspek kinerja organisasi yang paling kritis bagi kesuksesan organisasi saat ini maupun di masa mendatang (Parmenter, 2010). Banyak organisasi yang selama ini merasa telah memiliki ukuran yang disebut sebagai KPI, namun ukuran tersebut tidak memiliki fokus, kemampuan adaptasi, inovasi, dan kemampuan menghasilkan laba. Hal seperti ini tidak dapat dikategorikan sebagai KPI yang benar. KPI menjadi kebutuhan organisasi masa kini, seperti yang diungkapkan oleh Hackett & Sovenkova (2011) bahwa, “KPI adalah alat manajemen abad ke-21 yang ada di mana-mana untuk mengukur bermacam-macam tipe performa organisasi di dalam perusahaan dan posisi pasar perusahaan tersebut.”. KPI dapat mengukur kesuksesan suatu organisasi dalam mencapai tujuan jangka panjang, baik secara finansial maupun non-finansial. Oleh karena itu, penstandaran seluruh proses dalam organisasi sangat penting agar dapat mengangkat keefektifan sistem pengukuran performa. KPI bersifat statis dan stabil yang membawa arti lebih dalam membandingkan informasi. Hal ini dapat membantu menghilangkan emosi dari objek bisnis dan berfokus pada pekerjaan yang sebenarnya serta membuat keuntungan. (Velimirović, Velimirović & Stanković, 2011). PT. Sejahtera Motor Gemilang adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang otomotif dan memiliki beberapa cabang di DKI Jakarta. Perusahaan ini bergerak pada bidang penjualan kendaraan sepeda motor, spare part sepeda motor, dan perbaikan sepeda motor. Setiap karyawan di PT. Sejahtera Motor Gemilang akan dinilai kinerja dan kemampuannya, akan tetapi penilaian di dalam perusahaan ini belum menggunakan sebuah KPI yang efektif untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. Pengisian penilaian karyawan pada perusahaan ini hanya mengandalkan beberapa indikator sederhana yang diisi di sebuah formulir dan hanya diisi oleh beberapa orang di top-level management yang tidak dapat dilihat oleh karyawan di luar beberapa orang ini. Hal ini dapat menyebabkan kelalaian dalam pengisian data, antara lain kesalahan dalam memasukkan data, data tidak valid, bahkan sampai terjadi favoritisme pada beberapa karyawan yang membuat hasil penilaian menjadi tidak objektif. Proses ini memakan waktu yang cukup lama dan juga dapat menghambat proses perhitungan hasil performa. Berdasarkan kondisi tersebut, penulis merancang sebuah aplikasi perhitungan KPI berbasis web yang diharapkan dapat memudahkan pengguna dalam menghitung KPI.
Rumusan masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan di PT. Sejahtera Motor Gemilang adalah:
a. Pengukuran kinerja yang masih menggunakan sistem manual dalam pelaksanaanya, yaitu melalui pembagian kertas lembar pengisian kepada karyawan yang memiliki wewenang. b. Belum memiliki sistem pengukuran kinerja dan indikator keberhasilan (key performance
indicator) yang bersifat kritis dan dapat dipertanggungjawabkan dan sistem penilaian yang berjalan tidak memfasilitasi komunikasi kepada karyawan tentang kinerja perusahaan. c. Pengambil keputusan sulit mengakses laporan hasil pengukuran kinerja karyawan sehingga
pengambilan keputusan seperti perubahan strategi bisnis menjadi terhambat. Tujuan dari perancangan aplikasi ini adalah:
1. Merancang sebuah sistem key performance indicator sebagai pengukuran kinerja yang efektif dan efisien pada PT. Sejahtera Motor Gemilang.
2. Menampilkan informasi kinerja karyawan dalam bentuk tabel yang berisikan indicator yang telah diisi dan nilainya.
3. Memudahkan pengambil keputusan untuk melihat laporan hasil pengukuran yang telah dilakukan.
Manfaat yang diperoleh dari perancangan aplikasi ini adalah:
1. Memberikan laporan yang dapat membantu mengambil keputusan seperti strategi bisnis untuk menghadapi masalah yang ada.
2. Memberikan gambaran yang jelas bagi karyawan mengenai kompetensinya dan juga perannya di dalam sebuah perusahaan.
3. Bagi penulis, manfaat yang diperoleh adalah dapat menyelesaikan skripsi sebagai mata kuliah wajib, menambah pengetahuan dan pengalaman baik dari sisi akademis maupun non-akademis.
METODE PENELITIAN
Metode analisis yang digunakan adalah metode fact finding sebagai berikut: a. Wawancara
Penulis melakukan wawancara dengan human resource development and general affairs manager tentang sistem yang sedang berjalan dan HRD tentang indikator penilaian karyawan. b. Observasi
Penulis melihat proses penilaian mulai dari penginputan data sampai pengambilan keputusan yang dilakukan oleh karyawan.
c. Studi Pustaka
Penulis mencari referensi melalui jurnal elektronik, buku dan internet sebagai sumber informasi.
Dalam penelitian ini, metode perancangan aplikasi yang digunakan oleh penulis adalah metode
Object-oriented Programming (OOP) dengan pendekatan model scrum dan Unified Modeling
Language (UML).
Aplikasi ini dirancang menggunakan salah satu metodologi agile yaitu metode scrum. Metode
scrum adalah sebuah metode yang sering melakukan perubahan, dan berada pada lingkungan yang dinamis karena user kemungkinan tidak tahu apa yang dibutuhkan dan juga akan sering merubah prioritasnya (Satzinger et al., 2012). Mekanisme kontrol dasar dari proyek scrum adalah daftar semua keperluan yang harus tercantum dan dikerjakan oleh sistem. Daftar ini disebut dengan product backlog, mencakupi fungsi user (use case diagram, dll..), fitur-fitur (keamanan), dan teknologi (platform).Daftar product backlog secara terus-menerus dijadikan prioritas, dan hanya beberapa dengan prioritas tinggi yang dapat dikerjakan dalam satu waktu, berdasarkan kebutuhan proyek.
Pada metode scrum terdapat tiga macam peran, yaitu product owner, scrummaster, dan scrum team. Product owner adalah klien yang bertanggung jawab untuk mengatur daftar product backlog. Setiap fungsi yang ingin dicantumkan ke dalam sistem harus ditaruh pertama di daftar product backlog. Pada pengembangan aplikasi ini, PT. Sejahtera Motor Gemilang adalah product owner yang mengatur product backlog sebagai berikut:
1. High-priority
a. Admin (back-end), terdiri dari: - Pengaturan divisi - Pengaturan posisi/jabatan - Pengaturan karyawan - Pengaturan perspektif - Pengaturan goal - Pengaturan indikator
- Pengaturan countdown deadline
b. Manajer (front-end), terdiri dari: - Pemilihan indikator - Pengisian range KPI - Pemilihan pengisi KPI - Profil user
- Pengubahan password
2. Medium-priority
a. Karyawan(front-end), terdiri dari: - Pengisian KPI
- Profil user
- Pengubahan password
3. Low-priority
a. Direksi (front-end), terdiri dari: - Laporan KPI
- Profil user
- Pengubahan password
HASIL DAN BAHASAN
A. Prosedur Penggunaan Aplikasi
1. Login
Sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna baik admin maupun bukan admin diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu. Aplikasi hanya dapat digunakan jika pengguna telah memiliki akun yang didaftarkan oleh admin. Pengguna diharuskan memasukkan user id dan password lalu menekan tombol login.
Gambar 1 Tampilan Halaman Login
2.Home
Setelah melakukan login, setiap user akan masuk ke halaman home.
Gambar 2 Tampilan Halaman Home Admin, Manager, Staff dan Direksi
3.Division Management
Admin dapat mengatur divisi perusahaan , seperti menambah divisi, mengubah nama divisi, maupun menghapus divisi yang telah dibuat. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuDivision.
4.Position Management
Admin dapat mengatur jabatan dalam perusahaan, seperti menambah jabatan, mengubah nama dan posisi jabatan dalam suatu divisi, maupun menghapus jabatan yang telah dibuat. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuPosition.
Gambar 4 Tampilan Halaman Position Management
5.Employee Management
Admin dapat mengatur karyawan dalam perusahaan , seperti menambah karyawan, mengubah nama dan jabatan karyawan dalam suatu divisi, maupun menghapus karyawan yang telah dibuat. Di dalam fitur ini juga Admin dapat menambah user untuk aplikasi ini. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuEmployee.
Gambar 5 Tampilan Halaman Employee Management
6.Perspective Management
Admin dapat mengatur perspektif KPI dalam period tertentu, seperti menambah perspektif, mengubah nama perspektif, maupun menghapus perspektif yang telah dibuat. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuPerspective.
Gambar 6 Tampilan Halaman Perspective Management
7.Goal Management
Admin dapat mengatur tujuan KPI dalam suatu perspektif, seperti menambah tujuan dalam suatu perspektif, mengubah nama tujuan yang telah ada, maupun menghapus tujuan yang telah dibuat. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuGoal.
Gambar 7 Tampilan Halaman Goal Management
8.Indicator Management
Admin dapat mengatur indikator KPI dalam suatu perspektif, seperti menambah indikator, mengubah nama indikator yang telah ada, maupun menghapus indikator yang telah dibuat. Semua fitur ini dapat diakses dengan memilih menuIndicator.
Gambar 8 Tampilan Halaman Indicator Management
9.Take Indicator
Pada halaman ini, seorang manager dapat mengambil indicator yang telah dibuat oleh
admin. Indicator ini berfungsi untuk menjadi acuan dari penilaian yang akan diukur. Setelah seorang manager mengambil sebuah indicator, indicator tersebut akan hilang dari daftar dan tidak dapat diambil oleh manager lainnya.
Gambar 9 Tampilan Halaman Take Indicator
10. Set Indicator
Setelah manager mengambil indicator, sekarang manager menentukan standar nilai yang akan diubah menjadi nilai KPI yang nantinya menjadi standar penilaian sebuah
indicator dan juga target penilaian yang harus dicapai oleh sebuah indicator. Pada halaman ini, manager hanya dapat mengatur indicator yang telah diambil olehnya.
Gambar 10 Tampilan Halaman Set Indicator
11. Assign Indicator
Setelah manager mengatur standar nilai dan juga target dari penilaian, selanjutnya
diambil dan ditentukan oleh dirinya. Pada halaman ini manager hanya dapat memberikan indicator pada bawahannya saja.
Gambar 11 Tampilan Halaman Assign Indicator
12. View
Pada halaman ini, manager dapat melihat indicator yang telah diisi oleh bawahannya beserta dengan keterangan indicator tersebut.
Gambar 12 Tampilan Halaman View
13. Input KPI
Staff dapat melihat daftar indicator yang telah diberikan oleh atasannya yang nantinya harus diisi oleh staff tersebut. Penilaian yang diberikan disertakan dengan evidence atau bukti penilaian yang menguatkan penilai yang diberikan.
Gambar 13 Tampilan Halaman Input KPI
14. View Report
Pada halaman ini, direksi dapat melihat nilai KPI dari indicator yang telah diisi dan detail pengisian dari setiap perspective.
Gambar 14 Tampilan Halaman View Report
15. Profile dan Change Password
Pada halaman ini terdapat informasi tentang user tersebut, mulai dari informasi tentang posisinya di dalam perusahaan sampai dengan informasi pribadi tentang user. Di halaman ini, user dapat mengganti password nya dengan password yang baru. Tampilan
profile ini berlaku pada jabatan staff, manager dan direksi.
Gambar 15 Tampilan Halaman Profile dan Change Password
16. Error Message
Dalam memenuhi salah satu kriteria delapan aturan emas (Shneiderman & Plaisant, 2010), yaitu Mengizinkan pengembalian tindakan yang mudah, maka dibuat error message disetiap halaman yang melakukan proses pengisian data.
Gambar 16 Tampilan Error Message di Beberapa Halaman
SIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan pertama yaitu aplikasi yang dihasilkan dapat memberikan kemudahan dalam proses pengukuran kinerja karyawan yang selama ini masih menggunakan sistem secara manual. Hal ini membantu perusahaan dalam mengolah penilaian karena membutuhkan waktu yang lebih cepat
dalam pengumpulan dan penghitungan indikator serta penghematan biaya yang disebabkan oleh penggunaan kertas pada sistem manual. Kesimpulan kedua yang didapat adalah penggunaan metode
balanced scorecard untuk menggantikan sistem penilaian yang sudah ada pada perusahaan tepat, dikarenakan metode balanced scorecard menghasilkan pengukuran penilaian kegiatan perusahaan yang bersifat kritis dan memfasilitasi komunikasi kepada semua stakeholder khususnya kepada para karyawan. Kesimpulan ketiga yaitu pengambil keputusan (CEO, CFO, CMO, dan CHRD) dapat melihat laporan hasil pengukuran kinerja karyawan di dalam aplikasi yang terdapat pada halaman
home akun mereka sehingga pengambilan keputusan seperti perubahan strategi bisnis menjadi mudah dilakukan.
Dari hasil proses pembuatan aplikasi dan penulisan skripsi ini, ada beberapa saran yang diharapkan dapat membantu untuk meningkatkan kapabilitas aplikasi ini di masa yang akan datang, yaitu sebagai berikut:
1. Aplikasi hanya memberikan pesan alert ketika karyawan belum mengisi indikator yang ditujukan padanya jika sudah melewati tanggal jatuh tempo (deadline) pengisian. Diharapkan
alert tersebut juga dikirim melalui email kepada karyawan yang bersangkutan.
2. Aplikasi diharapkan dapat memberikan hasil laporan yang lebih spesifik terbagi berdasarkan divisi, sehingga tujuan dari skripsi ini yaitu memberikan laporan kepada perusahaan yang nantinya dapat dijadikan acuan pengambilan keputusan menjadi tercapai.
3. Apilkasi belum dapat melakukan export/import ke dalam excel sehingga diharapkan ke depannya aplikasi yang dibuat dapat memberikan fitur tersebut.
REFERENSI
Hackett, P. M. W., & Sovenkova, Y. S. (2011). Not all KPIs are equal. Managing with Key Performance Indicators, 13, 16-17. Retrieved from http://www.silviahodges.com/wp-content/uploads/2010/07/2011-Strategies-September-issue.pdf
Parmenter, D. (2010). Mengembangkan, Mengimplementasikan dan Menggunakan Key Performance Indicators (Hauriyah, Trans.). Jakarta: Penerbit PPM.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Introduction to Systems Analysis and Design : An Agile, Iterative Approach. Course Technology.
Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies dor Effective Human-Computer Interaction (5th ed.). Addison-Wesley.
Velimirović, D., Velimirović, M., & Stanković, R. (2011). Role and importance of key performance indicators measurement. Serbian Journal of Management, 6(1), 63-72. Retrieved from http://www.sjm06.com/6_1_2011.html
RIWAYAT PENULIS
Felix Hendrian lahir di kota Bekasi pada 29 Juni 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2015.
Metta Devi lahir di kota Jakarta pada 15 September 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2015.
