PERKEMBANGAN DAN PERAN PERPUSTAKAAN KHUSUS
BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA
SEBAGAI PENDUKUNG PENELITIAN ARKEOLOGI
Bayu Indra Saputro(Balai Arkeologi Yogyakarta)
Abstract
Library in the sense of the future is an organization run by some of the professional librarians who are experts in their fi elds. Libraries in the institutions of Yogyakarta Archaeological Center is a specialized library in charge of a store and display the information stored in it to users, particularly researchers in the work environment. Library also provides references to research literature users outside agencies, especially students majoring in Archeology, Antroplogi Science, History and all disciplines relating to research and development history and culture in Indonesia.
Key words: information, libraries, documentation
Pendahuluan
Pengertian perpustakaan secara konvensional adalah kumpulan buku atau bangunan fi sik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai (Syihabuddin, 2007 : 4). Berkembangnya paradigma baru tentang perpustakaan dewasa ini bukanlah hanya sebagai bangunan fi sik yang menyimpan buku yang dijajar secara teratur, tetapi perpustakaan lebih berperan sebagai sumber daya informasi
(Information Resource Center) bagi pemustaka yang ingin menelusur informasi di dalam perpustakan tersebut (Supriyanto, 2002 : 12).
Dahulu perpustakaan hanya dipandang sebagai tempat penyimpanan koleksi bahan pustaka saja. Sehingga perpustakaan lebih terkesan dengan gudang buku di kalangan masyarakat pada umumnya. Sejalan dengan itu berbagai jenis perpustakaan muncul
di Indonesia seiring dengan perkembangan media informasi yang masuk di Indonesia. Perpustakaan pun dibagi menjadi berbagai jenis, yaitu; perpustakaan nasional, sekolah, perguruan tinggi, khusus, dan umum.
Keberadaan perpustakaan muncul dikarenakan kebutuhan para pemustaka yang menginginkan adanya sebuah bank data yang berperan sebagai penyimpan dan juga dapat ditelusur kembali informasi yang dibutuhkan bagi penelitian. Dengan adanya tuntutan semacam itu, maka masing-masing Balai Arkeologi yang ada di Pusat Arkeologi Nasional berinisiatif untuk menciptakan perpustakaan guna menyimpan, mengolah dan menyusun informasi hasil penelitian dan bahan pustaka referensi agar dapat dengan mudah ditelusur kembali oleh pustakawan dan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka.
Perpustakaan Balai Arkeologi itu sendiri termasuk ke dalam jenis perpustakaan khusus dengan sistem layanan tertutup. Yaitu perpustakaan yang memiliki koleksi dengan subjek-subjek khusus. Dalam hal ini koleksi yang ada
berupa laporan penelitian arkeologi dan sejarah budaya, bahan pustaka referensi arkeologi, serta majalah dan jurnal yang berkaitan dengan penelitian arkeologi dan sejarah. Keadaan inilah yang menyebabkan perpustakaan tidak dikenal terlalu luas oleh pemustaka di luar instansi Balai Arkeologi. Padahal koleksi yang ada di dalam perpustakaan tersebut memuat data-data penelitian arkeologi yang mungkin sangat dibutuhkan bagi penelitian oleh akademisi maupun lembaga pemerintah dan non pemerintah. Keadaan semacam inilah yang menyebabkan hasil-hasil penelitian arkeologi tidak banyak diketahui oleh masyarakat luas. Hal ini disebabkan hasil penelitian arkeologi tersebut hanya tersimpan dalam lembaran laporan saja dan tidak dimanfaatkan oleh pemustaka secara luas sebagai kajian tulisan pada masyarakat populer.
Gambaran keadaan di atas, sama dengan kondisi yang dialami oleh perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta. Walaupun dalam perpustakaan sudah mengalami perkembangan yang signifi kan dan menerapkan layanan terbuka bagi pemustaka, tetapi hal ini dirasa kurang begitu mengenalkan perpustakaan kepada masyarakat umum, yang kemungkinan besar menjadi pemustaka potensial bagi perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta.
Setelah adanya fenomena tersebut, maka penulis mencoba memaparkan sejauh mana perkembangan dan peran perpustakaan khusus Balai Arkeologi Yogyakarta bagi dunia penelitian arkeologi, serta permasalahan yang dihadapi di perpustakaan tersebut.
Perkembangan Perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta
Pada perkembangan perpustakaan yang semakin maju di era teknologi informasi, maka perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi juga ikut mengalami perubahan yang sangat drastis. Perubahan akan sebuah teknologi informasi juga menuntut suatu perpustakaan ikut berubah dalam hal metode akuisisi, penyimpanan data, pengiriman dan prosedur penelusuran pada bank data di perpustakaan.
Pada abad ke-19, perpustakaan mengalami perubahan dari perpustakaan kuno menjadi perpustakaan modern. Adapun ciri perpustakaan modern adalah sebagai berikut. a. Ide pembinaan koleksi adalah untuk dilayankan.
b. Gagasan semantik, yaitu seleksi buku dengan tujuan tertentu.
c. Adanya perubahan dalam hal pengolahan bahan pustaka dan penempatan (shelving)
koleksi.
d. Mengarah pada layanan swalayan (self-service) dengan layanan terbuka (open stack)
dan katalog publik (public catalog), (Syihabuddin, 2007 : 18).
Perkembangan perpustakaan dalam memanfaatkan teknologi informasi membuat perpustakaan terbagi dalam beberapa tipe, yaitu
a. Perpustakaan Kertas (Paper Library)
Dalam perpustakaan kertas atau konvensional, maka pengolahan, pengkatalogan dan sirkulasi masih menggunakan cara manual. Bahan pustaka yang tersimpan masih dalam bentuk cetak.
b. Perpustakaan Terotomasi (Automated Library)
Perpustakaan terotomasi sebagian kecil telah menggunakan sarana teknologi dalam hal pengadaan, inventarisasi dan penyiangan koleksi, pengolahan (entri data koleksi), pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), manajemen keanggotaan, pemesanan koleksi yang sedang dipinjam, serta akses katalog secara online. Tetapi dalam perpustakaan ini masih mengandalkan bahan pustaka tercetak sebagai bahan koleksinya (Andrian, 2009).
c. Perpustakaan Digital (Digital Library)
Dalam hal ini perpustakaan sudah memanfaatkan teknologi informasi secara penuh. Implimentasi yang diterapkan pada perpustakaan berupa pengumpulan dokumen digital (pdf), diklasifi kasikan, dan bisa diakses secara elektronik. Dalam hal ini koleksi
yang ada berupa e-book dan e-journal (Sadjad, 2005). d. Perpustakaan Hibrida (Hybrid Library)
Istilah perpustakaan hibrida dipopulerkan oleh UK Electronic Libraries Programme (el.Lib). Dalam perpustakaan ini operasional perpustakaan sudah ditunjang oleh komputer sebagai server induk perpustakaan, tetapi koleksi bahan pustaka yang ada masih mempertahankan koleksi tercetak dan juga mengembangkan koleksi digital.
Menurut Meiling Simanjuntak (1996), perpustakaan hibrida sama dengan perpustakaan alternatif, yaitu lebih mengedepankan peran pustakawan sebagai mediator antara sumber informasi dengan pemustaka. Informasi baik dari bahan tercetak maupun dari media lain (elektronik) yang dapat dimanfaatkan secara efi sien dan efektif oleh pemustaka. Tabel berikut akan memperjelas keempat tipe tersebut.
Tabel 1: Tipe Perpustakaan
Tipe Teknik Operasional Bahan Pustaka Perpustakaan Kertas Kertas Kertas
Perpustakaan Terotomasi Komputer Kertas
Perpustakaan Digital Komputer Media Elektronik
Perpustakaan Hibrida Komputer Kertas dan Media Elektronik
Bagaimanakah perkembangan dan peran perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta hingga tahun ini. Adapun perkembangan perpustakaan dapat dibagi menjadi beberapa tahap.
2.1. Era tahun 1980 – 1983
Pada waktu pertama kali Balai Arkeologi Yogyakarta berdiri pada tahun 1980 melalui Dana Proyek Pembangunan Tahun Anggaran 1975 – 1976, perpustakaan belumlah sebuah ruangan yang dapat melayankan koleksi bahan pustaka yang dimilikinya. Koleksi yang ada hanyalah bersifat laporan penelitian yang dilaksanakan oleh peneliti Balai Arkeologi Yogyakarta. Perpustakaan yang ada hanya berfungsi sebagai penyimpan laporan penelitian yang diterbitkan oleh Balai Arkeologi Yogyakarta saja. Koleksi yang ada hanya disimpan dan tidak ada layanan sirkulasi di perpustakaan. Hal ini juga disebabkan gedung yang ditempati Balai Arkeologi Yogyakarta pada waktu itu hanya bersifat gedung sewa yang beralamat di Jalan Kenari No.11 Yogyakarta.
2.2. Era Tahun 1983 - 2007
Pada tahun 1980, kantor Balai Arkeologi Yogyakarta mulai menempati kantor baru yang beralamat di Jalan Gedongkuning No.174 Yogyakarta. Dan pada tahun 1983, gedung baru diresmikan penggunaannya oleh Prof. Dr. Haryati Soebadio selaku Ditjenbud pada tanggal 10 September 1985. Kemudian perpustakaan mulai mendapatkan ruangan baru di lantai dua pada gedung baru tersebut.
Setelah dirasa memiliki ruangan penyimpanan koleksi yang cukup memadai maka perpustakaan mulai melaksanakan pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka tersebut mulai dari inventarisasi koleksi, pengklasifi kasian koleksi, pemberian cap, pembuatan label buku, kartu pinjam dan kartu katalog (katalog pengarang dan judul). Koleksi yang ada pun bertambah seiring dengan mulai berjalannya organisasi perpustakaan. Adapun koleksi yang ada di perpustakaan sebagai berikut.
a. Laporan penelitian arkeologi. b. Skripsi, thesis dan disertasi.
c. Terbitan Berkala berupa Jurnal dan Bulletin.
d. Proceding, Evaluasi Hasil Penelitian Arkeologi, Pertemuan Ilmiah Arkeologi dsb. e. Kamus dan Ensiklopedi
f. Buku
g. Majalah dan Surat Kabar
Dengan adanya koleksi bahan pustaka yang lengkap, perpustakaan perlahan-lahan mulai dikenal dikalangan peneliti arkeologi serta mahasiswa. Tidak hanya peneliti intern instansi saja, tetapi juga merambah mulai dari dosen dan peneliti sejarah dari Kementerian Agama, LIPI dan sebagainya. Koleksi yang ada mulai digunakan sebagai bahan referensi dalam penelitian arkeologi dan sejarah, maupun dalam penyusunan tugas akhir mahasiswa disamping tidak melupakan tugasnya sebagai penyedia informasi referensi penelitian bagi peneliti instansi. Tetapi dalam pelayanan sirkulasi belumlah optimal. Hal ini dikarenakan dalam pelayanan sirkulasi yang ada masih mengandalkan kartu pinjam. Ketika koleksi sedang dipinjam, maka pustakawan harus mencari satu persatu pada kartu pinjam untuk mendapatkan data peminjam yang meminjam koleksi tersebut. Hal ini tentu memakan waktu yang sangat lama. Disamping itu pemustaka masih mengandalkan kartu katalog manual yang dipajang di rak katalog.
2.3. Era Tahun 2007- 2011
Pada awal bulan Juni 2007 perpustakaan mulai menggunakan software IBRA Versi_03 yang dikeluarkan oleh Teratama Technology System sebagai program otomasi perpustakaan. Dalam penggunannya software tersebut masih terbatas hanya pada entri data koleksi dan layanan OPAC secara terbatas. Hal ini dikarenakan software yang ada hanyalah software untuk pengenalan atau prototipe pada Seminar dan Pelatihan IBRA Versi_03 di Perpustakaan Pusat UNY tahun 2007.
Balai Arkeologi Yogyakarta pernah berencana menggunakan jasa software
tersebut. Tetapi niat ini dibatalkan karena terkendala oleh harga software yang terlalu mahal dan di luar jangkauan anggaran Balai Arkeologi.
Baru setelah pada awal bulan Agustus 2011, sistem otomasi dari IBRA Vos_03 diganti dengan sistem otomasi Senayan Library Management System dengan versi Senayan3-Stable14 melalui migrasi data oleh pustakawan Balai Arkeologi Yogyakarta dibantu oleh pustakawan Fakultas Geografi UGM. Pertimbangan penggunaan software
Senayan, yaitu:
a. Software otomasi Senayan Library Management System diperoleh secara gratis dengan mendownload pada website Kemendiknas sebagai provider program tersebut. b. Pada program tersebut aplikasi dirasa sudah sangat lengkap, mencakup manajemen
pengolahan bahan pustaka, entri data koleksi, manajemen anggota, layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), dan katalog online.
Sistem barcode koleksi yang ada dinilai sangat membantu dalam hal pelayanan sirkulasi yang ada. Status koleksi yang ada di perpustakaan apakah sedang dipinjam atau tidak dapat terlihat secara langsung melalui OPAC pada komputer. Penelusuran koleksi bahan pustaka yang sedang dipinjam dapat diketahui secara langsung melalui sejarah peminjaman yang ada pada aplikasi otomasi Senayan.
Koleksi bahan pustaka di perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta dapat diakses secara online oleh pemustaka melalui alamat http://jogjalib.net/balar dan tergabung dalam katalog bersama secara luas melalui alamat http://ucs.jogjalib.net/.
Pada entri data koleksi pada sistem otomasi Senayan juga dapat melayankan koleksi digital dengan format pdf. Sehingga artikel lepas dan kliping dapat dilayankan kepada pemustaka dimana dan kapan saja berada.
Permasalahan dan Solusinya
Dalam penggunaan otomasi perpustakaan di Balai Arkeologi Yogyakarta juga terdapat beberapa kendala, yaitu.
a. Pengembangan SDM
Pengembangan SDM perpustakaan menjadi kendala tersendiri di Balai Arkeologi Yogyakarta. Hal ini dikarenakan anggaran yang ada sangat minim untuk melaksanakan program pelatihan otomasi perpustakaan dan pengembangan profesi pustakawan, baik yang diselenggarakan oleh instasi kementerian, Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah, maupun instansi pengembang sistem otomasi perpustakaan yang ada. Padahal pelatihan otomasi ini haruslah diselenggarakan secara berkala dan kontinyu agar pustakawan dapat berkembang mengikuti perkembangan teknologi otomasi perpustakaan yang ada.
Disamping itu belum adanya aturan dari kementerian tentang pengembangan jabatan fungsional pustakawan menjadikan kinerja pustakawan menjadi kurang profesional. Hal ini tidak sejalan dengan pengembangan profesi pustakawan secara profesional yang tertuang melalui UU No.43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.132/KEP/M.PAN.12/2002 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.
Oleh karena itu perlu adanya penambahan anggaran dalam hal pelatihan bagi pustakawan dan juga adanya pengajuan jabatan fungsional pustakawan bagi pustakawan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini agar pustakawan dapat mengembangkan profesinya secara profesional dalam bidang ilmu perpustakaan.
b. Perangkat Keras
Dalam hal ini pengadaan perangkat komputer, scanner, dan barcode reader
menjadi terkendala sendiri bagi perpustakaan. Saat ini perpustakaan sudah memiliki 2 buah komputer dan satu mesin scanner. Tapi hal ini dirasa masih kurang bagi perpustakaan yang mengembangkan sistem otomasi perpustakaan. Oleh karena itu perlu adanya pemenuhan kebutuhan akan perangkat keras dalam menunjang sistem otomasi perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta. Adapun kebutuhan perangkat keras di perpustakaan adalah sebagai berikut.
Tabel 2: Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras Jumlah Komputer Server 1 buah
Komputer Kerja 1 buah
Komputer Anjungan/ OPAC 1 buah
Barcode Reader 2 buah
AC (pendingin server) 1 buah
c. Perangkat Lunak dan Sistem Jaringan Otomasi
Software Otomasi Senayan Library Manajement System (Senayan3-Stable14) dirasa sudah cukup untuk menjalankan sistem otomasi perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta. Sistem otomasi Senayan ini dalam perkembangannya juga perlu di
upgrade atau ditingkatkan ke sistem aplikasi yang lebih canggih. Oleh karena itu dukungan anggaran sangat diperlukan oleh perpustakaan dalam pengembangan sistem otomasi ke depannya.
Sistem jaringan komputer sudah menjadi jantung otomasi perpustakaan yang telah dikembangakan di perpustakaan. Hal ini dikarenakan jaringan komputer menghubungkan berbagai pihak dan mengatur lalu lintas informasi yang ada (berbasis web). Pada perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta, katalog perpustakaan sudah dilayankan pada alamat web, http://jogjalib.net/balar. Tetapi jaringan katalog online
ini belum terhubung oleh server perpustakaan secara berkala.
Jadi, bila ada perubahan status koleksi (dipinjam atau dikembalikan), maka pustakawan harus mengupdate data secara manual pada alamat portal di atas. Hal ini tidak sejalan dengan wacana otomasi perpustakaan yang selalu update pada kondisi koleksi yang ada. Maka ke depannya diharapkan adanya anggaran untuk dapat menjalankan katalog perpustakaan Balai Arkeologi Yogyakarta secara online dengan berbasis web.
Penutup
Perubahan paradigma perpustakaan sebagai penyedia sumberdaya informasi yang secara terus menerus berkembang di kalangan masyarakat informasi menyebabkan penyimpanan dan penyebaran informasi arkeologi berkembang mengikuti kemajuan teknologi informasi yang ada. Sistem otomasi perpustakaan berbasis web bisa mempermudah penelusuran informasi koleksi yang ada secara cepat dan tepat bagi pemustaka.
Disamping itu perkembangan perpustakaan digital sudah mulai merambah ke berbagai produk karya ilmiah yang disimpan di berbagai perpustakaan di Indonesia. Hal ini memungkinkan adanya perubahan jenis koleksi dari tercetak menjadi koleksi digital dalam format pdf. Dengan begitu berbagai bentuk informasi mulai dari koleksi buku, jurnal, artikel lepas, dan kliping tentang penelitian arkeologi dapat diunduh secara gratis oleh pemustaka tanpa batas tempat dan waktu. Sehingga perpustakaan Balai Arkeologi bukan hanya sebagai bank data penelitian arkeologi saja, tetapi dapat difungsikan sebagai media penyebar informasi pengetahuan dan penelitian arkeologi.
DAFTAR PUSTAKA
Liem, Andrian. 2009. ”Aplikasi Teknologi Informasi Dalam Otomasi Perpustakaan di Perguruan Tinggi”. Info Persada Vol.7 No. 2 Agustus 2009. Yogyakarta: Perpustakaan Universitas Sanata Dharma.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.
Sadjad, Rhiza S. 2005. Perpustakaan Digital di Era Informasi Global. http://www.unhas. ac.id/~rhiza/arsip/researchstuffs/makalah/perpus2005.doc Diakses pada tanggal 3 Januari 2012, Jam 13.05 WIB.
Simanjuntak, Meiling. 1996. ”Kepustakawanan Alternatif”. Proseding Kongres VII IPI dan Seminar Ilmiah Nasional. Jakarta, 20-23 November 1995. Jakarta: PB-IPI, 1996.
Sofwanuddin, Wawan. 2001. “Pemanfaatan Media Komunikasi Tradisonal Sebagai Media Informasi Sumber Daya Arkeologi di Sumatera Selatan”. Evaluasi Hasil Penelitia Arkeologi (EHPA) Bedugul 14-17 Juli 2001. Jakarta: Puslit Arkenas. Supriyanto, Yp. 2002. “Perilaku Pemakai Perpustakaan” dalam Info Persadha, Vol.1/
