Manajemen Dokumen
Elektronik
Oleh:
Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak
Digitally signed by: Yanuar DN: CN = Yanuar C = ID O = Unsoed OU = LPSE
Dasar Hukum
•
UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik
•
Kepmenkominfo No.
Pengantar
• Kelemahan Dokumen Kertas:
– kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen
– pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa diarsipkan sebelumya
– dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol versi dan perkembangannya secara efektif
– tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara) secara terintegrasi
• Manfaat Dokumen Elektronik:
– pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali
– memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah
– memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur
– memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat
– meningkatkan kualitas layanan publik
– mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang
Keunggulan Dokumen Elektronik
• Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas
• Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi
(information sharing) yang efektif
Dokumen Elektronik
• Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem
Manajemen Dokumen Elektronik
• Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (E-Record Management/ ERM) yang baik membutuhkan:
– pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya
– prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi
– prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen
– prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancaran akses semua dokumen selama diperlukan
– prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku
– budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi
Spesifikasi Pemindaian
• Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi antara 200 - 400 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format
tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll)
• Resolusi pemindaian (scanning resolution) yang digunakan
harus mempertimbangkan faktor kebutuhan penyimpanan data
(data storage requirement) dan tingkat akurasi hasil pencitraan dokumen elektronik
• Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless
• Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang
memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk
Spesifikasi Pemindaian
• Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi antara 200 - 400 dpi (dot per inch)
dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (PDF, TIFF, GIF, JPEG, dll)
• Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus
menggunakan kompresi yang bersifat lossless
• Dokumen hasil pemindaian harus memuat metadata yang memadai. Metadata adalah informasi berupa atribut
mengenai format dan struktur data yang telah
Keaslian Dokumen Elektronik
Informasi mengenai keaslian sebuah dokumen elektronik dapat dilekatkan sebagai metadata pada dokumen terkait, yang menjelaskan:
• Bukti bahwa sebuah dokumen telah sukses terotentikasi
• Informasi dari sebuah otentikasi, dapat berisi tanggal dan waktu otentikasi oleh Ceiicaion of Authoriy
Tanda Tangan Digital/Elektronik
• Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi
elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (UU ITE Psl 1 ayat 12)
• Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah jika:
– data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada
penandatangan
– data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses
penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penandatangan
– segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik dan Informasi
Elektronik yang terkait yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui
– terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa
penandatangannya
– terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah
