Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015 B
PENERAPAN DOKUMEN ELEKTRONIK
Disusun Oleh
Afifiya 15080314004 Rahmat Hidayat 15080314022
Arum Ningtyas Luxfiati 15080314038 Ajeng Zaskia 15080314052
Pengertian Dokumen Secara Umum
Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang
memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang
mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, di sediakan atau untuk disebarkan.
Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau
tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun
keterangan.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut Louis Gottschalk “1986:38”
1. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai ke balikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
2. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut G.J Renier “University Collage London 1997:104”
1. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan.
2. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. 3. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan s
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Elektronik
DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
Tempat Penyimpanan Dokumen Elektronik
Menurut Quible, ada tiga system penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan keadaan organisasi, yaitu
1. penyimpanan terpusat (sentralisasi), 2. penyimpanan desentralisasi, dan
3. kombinasi kedua sistem (Sukoco, 2007:96).
Dengan merujuk kajian teori tentang sistem penyimpanan yang telah dijabarkan, maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan system penyimpanan dokumen sangat bergantung pada kebutuhan,
Perangkat, Peralatan dan Perlengkapan
Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu 1. hardware (perangkat keras) dan
2. software (perangkat lunak)
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
pengamanan informasi dalam dokumen elektronik adalah sebagai berikut:
• Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin kea-manan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
• Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan melakukan p-e nyesuaian teknologi secara berkala.
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik
Berikut cara pemeliharaan fisik dokumen elektronik tersebut:
• Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), d engan baik sesuai prosedur.
• Menggunakan software asli (bukan bajakan). • MemBack up data secara berkala.
• Menyimpan dokumen elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Keuntungan Dokumen Elektronik
• Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat
• Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat;
• Layanan dokumen yg lebih baik
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas dokumen dalam mencari informasi;
• Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi dokumen;
• Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara akurat, cepat, dan transparan;
• Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkat-kan keberlangsungan bisnis;
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Kelemahan Dokumen Elektronik
• Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara; • Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun
ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
Penerapan Metode Dokumen (arsip) Elektronik
Dalam Suatu Badan/Perusahaan
Prosedur pengelolaan arsip statis dalam media elektronik yg diterapkan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis dibagi menjadi tiga tahapan.
1. Proses yang pertama adalah mengakuisisi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang ada di Provinsi Jawa Timur, serta dari Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, perorangan, maupun instansi lain yang arsipnya memiliki nilai informasi penting yang harus diselamatkan dan dilestarikan.
2. proses kedua adalah pendeskripsian umum untuk mengetahui isi dan materi yan g terkandung dalam arsip, dengan mencatat dan memberi keterangan setiap arsi p.
