BAB VI PERANCANGAN SISTEM TERINCI (OUTPUT dan INPUT) - 6 Bab VI Perancangan Sistem Terinci

BAB VI

PERANCANGAN SISTEM TERINCI

(OUTPUT

dan

INPUT)

6.1 Perancangan

Output

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output- output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Rancangan sistem terinci dimulai dari output (keluaran), karena output merupakan komponen pengendalian rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan output yang berguna.

Output adalah komponen yang paling dapat dilihat dari sistem informasi yang

bekerja/berfungsi. Oleh karena itu, output sering menjadi basis penilaian akhir manajemen terhadap kesuksesan sebuah sistem.

Tujuan dari rancangan output untuk mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.

6.1.1 Macam-macam Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

Laporan Berbentuk Tabel

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :

NOTICE REPORT

Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini

Gambar 6.1 Contoh Notice Report.

EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. Contoh dari laporan ini adalah :

LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989

JELEK BAIK

Penjualan Rp 1.000.000 1.750.000

Harga Pokok Penjualan 600.000 1.050.000

Laba Kotor Rp 400.000 700.000

Biaya Penjualan Rp . 300.000 350.000

Biaya Administrasi 125:000 150.000

Laba (Rugi) (Rp 25.000) 200.000

Gambar 6.2 Contoh Equipoised Report.

VARIANCE REPORT

Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :

PT. XXX

LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN MARET 2011

Barang Unit Harga Harga Selisih Total Dibeli Dibeli Sesungguhnya Standar Harga Selisih

IBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R

Monitor Color 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R

Hard Disk 120 GB 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L

T O T A L 230.000 2.050.000 R

COMPARATIVE REPORT

Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut:

Aktiva Lancar Rp. 45.000 75.000 30.000 66.67 %

Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45.16 %

+ + +

Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50.00 % PASIVA

Hutang Lancar Rp. 10.000 15.000 5.000 50.00 % Hutang Jangka Panjang 37.500 30.000 (7.500) (20.00 %)

Modal Saham 130.000 200.000 70.000 53.85 %

Laba Ditahan 22.500 55.000 32.500 144.44 %

+ + +

Total Pasiva 200.000 300.000 100.000 50.00 %

Gambar 6.4 Contoh Variance Report.

Laporan Berbentuk Grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).

a

b

c Gambar 6.5 Bagan batang (a), bagan garis (b) dan bagan pastel (c).

BAGAN GARIS

1.

_{Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau}

4. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. 5. Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.

2. Hanya terbatas pada 2 dimensi. 3. Spasi dapat menyesatkan.

BAGAN BATANG

Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:

1. Baik untuk perbandingan.

2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat. 3. Mudah dimengerti.

Kelemahannya:

1. Terbatas hanya pada satu titik saja. 2. Spasi dapat menyesatkan.

BAGAN PASTEL

Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya. 2. Mudah dimengerti.

Kelemahannya :

1. Penggunaannya terbatas 2. Ketepatannya kurang

6.1.2 Pedoman Perancangan Laporan

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : 2. • Judul laporan.

3. • Tubuh laporan.

4. • Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grand total.

5. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

6. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

7. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

8. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris-bawahi.

9. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.

10. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "- ". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.

11. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut.

12. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.

13. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

14. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya. 15. Laporan harus sederhana tetapi jelas.

16. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.

17. Isi laporan harus akurat.

18. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya. 19. Laporan harus berguna

Alat-alat Desain Output Terinci

Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut ini.

1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus

data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan.

6.1.3 Pengaturan Tata Letak Isi

Output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.

Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk input.

6.2 Perancangan

Input

Input mengawali dimulainya proses informasi. Input perlu direncanakan untuk

mengkonversikan data mentah ke dalam informasi yang berguna (input-output). Beberapa kegiatan untuk mengubah data input :

 Insert into, delete from, update the database.

 Menggabungkan dengan data lain dari database untuk menghasilkan output.

lain.

 Inisialisasi aksi atau melaksanakan suatu tugas.  Mengadakan dialog dengan sistem.

Beberapa media dan metode untuk mendapatkan data dan input data :  Paper form yang digabungkan dengan layar data-entry.

 Elevtronic form.

Paper form merupakan pembawa data fisik. Kejadian berlangsung, transaksi terjadi dan

aksi diambil. Aktivitas ini menggenerate data yang dapat diambil dan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Dapat dilakukan dengan keying atau scanning. Pada beberapa perusahaan, form ini menjadi suatu bisnis, seperti asuransi, saham, kredit dll.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam merancang paper form : 1. Memilih Kertas :

 Lama formulir akan disimpan.  Penampilan dari form.

 Banyak from dapat ditangani.

 Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat-lipat, dibawa-bawa).  Kemudahan untuk digunakan.

 Tahan lamanya untuk pengisian yang lama.  Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin dll).  Metode untuk pengisian (tulis tangan atau mesin).  Keamanan terhadap pudarnya data.

Semakain lama form akan disimpan, form tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.

2. Ukuran kertas

3. Warna

Penggunanan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat form yang dipergunakan. Warna-warna yang baik adalah warna-warna yang cerah.

4. Judul fromulir

Formulir harus diberi judul untuk menunjukkan jenis dan kegunannya. Dibuat sesingkat mungkin dan jelas. Nama perusahaan juga perlu dicantumkan.

5. Nomor formulir

Nomor digunakan untuk keunikan. Dapat diletakkan dipojok kiri bawah atau dipojok kanan bawah. Juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya.

6. Nomor urut formulir

Nomor urut masing-masing biasanya dicantumkan dipojok kanan atas. Perlu untuk pengendalian, pelacakkan, pemeriksaan dan pengarsipan.

7. Nomor dan jumlah halaman

Jika lebih dari sehalaman, nomor dan jumlah halaman perlu agar jika ada yang hilang dapat diketahui.

8. Spasi

Harus diperhatikan bila form akan diisi dengan data yang dicetakdengan mesin. 9. Pembagian area

Form harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pencarian data. Meliputi area judul, halaman, kontrol, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi, julmah dan nomor.

10. Caption (Pelabelan)

Merupakan kata-kata yang dicetak diformulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengsi data dan apa yang harus diisikan. Macam-macamnya : box caption, yes/no check of caption, horizontal check of caption, checklist caption, blocked spaces

caption dan scannable form caption.

11. Instruksi dalam form

Form yang baik adalah harus bersifat self-instruction. 12. Jendela di amplop

Jika form harus dikirimkan, dipergunakan amplop yang berjendela supaya mengurangi penulisan nama dan alamat yang dikirim pada amplop.

13. Jumlah tembusan

6.2.2 Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik

Merupakan layar entry data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Dirancang pada sebuah digitizer atau layar VDT sistem CASE, menggunakan beberapa komponen seperti pada formulir, yaitu :

 Pembagian area.  Instruksi.

 Line, box dan caption.  Indikator field data.

 Urutan guidline perancangan.

Smart Electronic Form :

 Guide user.

 Perform calculations.  Check limits.

 Coordinate processing tasks.

Perbandingan Biaya Formulir Kertas & Elektronik  Cost of running out.

 Cost of form obsolescence.  Cost of inefficient forms.  Cost of using the wrong form.

 Cost of forms management and enforcement.  Cost caused by speed limit of paper.

 Cost associated with handling data twice.  Cost caused by data float.

6.2.3 Pengkodean

Input

Beberapa guideline dalam membuat kode : karakter dari item yang akan diwakili oleh kode ini.

Misal : P = Pria dan W = Wanita. Kode Urut.

Disebut juga kode seri. Merupakan kode yang nilainya terurut. Misal : 001 Kas diketahui, cocok untuk rekaman di file (no record relatif) dan baik untuk pengendalian.

Penambahan hanya pada akhir urutan,

Misal : Blok Kelompok Aktiva Lancar

1000 – 1999 Aktiva Lancar 1000 Kas

1000 – 2000 Aktiva Tetap 1100 Piutang Dagang

➢ Kode Grup.

Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Misal : ISBN, NPM.

Kebaikan Kelemahan

Nilainya berarti, mudah diperluas, dapat ditambah atau dibuang sebagian, menunjukkan jenjang data.

Dapat menjadi panjang.

➢ Kode Desimal (Decimal Code).

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan agka 9 atau dari 00 sampai dengan 99, tergantung dari banyaknya kelompok. Misal : 00 Aktiva Lancar

00100 Kas

00200 Piutang Dagang

00300 Persediaan Produk Selesai 00 Aktiva Tetap

01100 Tanah

01200 Bangunan Kantor

6.2.4 Validasi Input

Validasi atau kontrol input data dilaksanakan untuk meyakinkan :

 Memastikan semua field terisi sesuai dengan tipe data yang telah ditentukan.  Memastikan semua filed yang tidak boleh kosong terisi data yang diinginkan.  Semua data dientry ke sistem.

Referensi :

1. Jogiyanto. HM. 1995. Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

2. widhiyanta.files.wordpress.com/.../makalah-perancangan-output-sistem.pdf. 3. www.unhas.ac.id/.../Microsoft_Word_-_Modul_7_APSI_-_Desain_Sistem_Terinci

SOAL LATIHAN