PENERAPAN QUALITY CONTROL CIRCLE PADA SU

(1)

*) Dosen Tetap Jurusan Administrasi Bisnis FISIP-Undana 107

PENERAPAN QUALITY CONTROL CIRCLE PADA SUB DIVISI PENJUALAN PROYEK PT. BINTANG ANUGERAH SURABAYA DALAM USAHA MENCAPAI

TARGET 100% PENJUALAN CUSTOMER VIP

Antonio Eli Lomi Nyoko*)

A b s t r a c t

Quality Control Circle (QCC) is a small group of workers who come together to discuss about controling and improving quality of product and working process using concept, tool and quality control technique. PT Bintang Anugerah Surabaya, a steel distributor company, implemented Quality Control Circle as an integral part of Total Quality Management to improve their perfomance in business competition.

The goal of this research was to investigate the implementation of Quality Control Circle in Project Sales Sub Divison PT Bintang Anugerah Surabaya in order to reach 100% VIP Customer Sales Target. After spinning PDCA circle using Eight Steps Improvement, Seven Tools and QCC technique (Brainstorming, 5Why, 5W3H), QCC team found that the root causes were lack of following up the VIP customer quotation, shortage of salesperson and lack of negotiation skills. Therefore they need to make improvement to overcome that causes. After QCC, team couldn’t achieve the average of sales target percentage by 100% (only 98%), however the average of sales revenue percentage had been increased up to 33%. Conclusion, even the target had not reached, QCC implementation in this sub divison had applied effectively. It was shown by inreasing of sales target percentage and increasing of sales revenue after the program.

Keywords : Quality Control Cirlcle, Eight Steps of Improvement, Seven Tools, Brainstorming, PDCA

Keberhasilan suatu perusahaan dalam mempertahankan keberlangsungannya dipengaruhi oleh kemampuan menjual produk atau jasa yang ditawarkan kepada konsumen. Bagian penjualan dan pemasaran (sales and marketing) merupakan ujung tombak perusahaan dalam mencapai target penjualan perusahaan. Agar dapat melakukan pelayanan yang optimal kepada konsumen, perusahaan tidak hanya terfokus pada penjualan produk kepada konsumen (external) namun perusahaan juga harus memperhatikan kualitas kinerja internal tenaga penjualan dan pemasaran. Salah satu usaha untuk meningkatkan kualitas kinerja yang memberikan dampak positif bagi perusahaan adalah penerapan Quality Control Circle (Gugus Kendali Mutu). Quality Control Circle

adalah kegiatan improvement di segala bidang yang melibatkan semua staff dan karyawan dalam melakukan kegiatan perbaikan di suatu perusahaan (Dianto, 2007).

PT.Bintang Anugerah Surabaya adalah sebuah perusahaan yang bernaung dibawah SAS Holding Company yang bergerak di bidang penjualan material baja. Divisi Penjualannya terbagi atas Sub Divisi Penjualan Dalam Kota, Sub Divisi Penjualan Luar Kota, Sub Divisi Penjualan Luar Pulau dan Sub Divisi Penjualan Proyek. Dalam melakukan pelayanan penjualan, perusahaan mengklasifikasikan pelanggan dalam beberapa segmen yaitu Customer VIP, Customer Besar, Customer Sedang dan Customer

Kecil. Klasifikasi ini dibuat berdasarkan kemampuan dan potensi pelanggan dalam melakukan transaksi.

Sub Divisi Penjualan Proyek merupakan sub divisi penjualan yang memberikan memberikan kontribusi yang sangat besar terutama pada segmen Customer VIP karena

profit margin yang lebih tinggi dibandingkan customer pada sub divisi penjualan lainnya. Oleh karena itu diperlukan suatu metode untuk mencapai target penjualan sebagai usaha meningkatkan omset global perusahaan yaitu dengan menerapkan Quality Control Circle

(2)

R., et al, 2003). Penerapan QCC diharapkan mampu membantu penyelesaian permasalahan yang dihadapi maupun peningkatan keberhasilan di Sub Divisi Penjualan Proyek.

Sub Divisi Penjualan Proyek membentuk kelompok QCC dan melakukan kegiatan pertemuan mingguan untuk memantau kemajuan QCC selama 6 bulan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja tenaga penjualan dan usaha-usaha yang dilakukan untuk mencapai target 100% penjualan Customer VIP melalui penerapan QCC serta mengecek keberhasilan penerapan QCC pada Sub Divisi Penjualan Proyek.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Quality Control Circle

Quality Control Circle (QCC) adalah kelompok kecil yang secara kontinyu melakukan pertemuan untuk melakukan pengendalian dan perbaikan kualitas produk, jasa, proses kerja, dengan menggunakan konsep, tool dan teknik pengendalian kualitas. Kelompok ini terdiri dari 3-10 anggota yang berasal dari kelompok workshop/sub divisi dan supervisor yang sama. Selama pertemuan setiap anggota memiliki kesempatan untuk memberikan ide-ide perbaikan (Fukui, R., et al, 2003). QCC melakukan perbaikan terus menerus sejak proses input hingga menghasilkan output menggunakan konsep Plan-Do-Check-Action (PDCA) atau yang dikenal dengan Siklus Deming (Chase,et al., 2001). Ketika suatu masalah terselesaikan, kelompok akan terus menyelesaikan masalah berikutnya. QCC menyelesaikan masalah dengan mengumpulkan data masalah dari satu atau beberapa aktifitas, kemudian dianalisa menggunakan tool statistik sederhana seperti diagram scatter, grafik, diagram sebab akibat, diagram Pareto dan histogram. Teknik

problem solving menggunakan Brainstorming, 5Why Approach dan diagram matriks 5W3H (What, When, Who, Where, When, Why, How, How Many, How Much).

Tujuan dari Quality Control Circle adalah :

1. Memberikan kontribusi dalam perbaikan dan pengembangan organisasi atau departemen 2. Mengatasi hambatan organisasi struktural dalam mengembangkan ide-ide perbaikan 3. Mengembangkan sikap positif dalam pelibatan pengambilan keputusan

4. Menumbuhkan respek dan sikap menyenangkan dalam bekerja 5. Memperbaiki kualitas produk dan jasa

6. Memperbaiki kompetensi yang menunjang tujuan organisasi

7. Mengurangi biaya dan usaha yang tidak efisien dalam jangka panjang

8. Meningkatkan efisiensi dan menghasilkan perbaikan sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan

9. Kepuasan pelanggan merupakan tujuan agar memiliki daya saing. (Gaikwad, et al., 2009)

Dalam menerapkan Quality Control Circle, kelompok menggunakan metode Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement), Tujuh Alat Pemecahan Masalah (Seven Tools) dan teknik problem solvingBrainstorming, 5Why Approach dan5W3H

Siklus Deming

Siklus Deming adalah model perbaikan berkesinambungan yang dikembangkan oleh Dr. Edward Deming seorang pionir TQM (Tjiptono, 2003). Siklus ini terbagi atas 4 komponen utama dan dibagi menjadi beberapa langkah yaitu :

a. Mengembangkan rencana perbaikan (Plan) b. Melaksanakan rencana yang dibuat (Do) c. Memeriksa hasil yang dicapai (Check)

(3)

Model ini dimulai dengan menentukan tujuan kemudian membuat rencana perbaikan dan selanjutnya melaksanakan apa yang telah direncanakan itu. Hasilnya dianalisa dan diketahui penyebabnya. Jika hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan maka perlu dimodifikasi dengan kembali ke langkah awal sehingga perbaikan yang diharapkan di rencana awal dapat tercapai (Knowles, 2011).

Delapan Langkah Perbaikan dan Tujuh Alat Pemecahan Masalah

Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement) adalah metode memecahkan masalah atau meningkatkan keberhasilan berdasarkan siklus Plan Do Check Action

(PDCA) yang berkesinambungan. Delapan Langkah Perbaikan tersebut adalah sbb : 1. Menetapkan persoalan / masalah / faktor keberhasilan yang harus diperbaiki /

ditingkatkan

2. Menganalisa sebab akibat 3. Mencari akar masalah 4. Merencanakan tindakan 5. Melaksanakan rencana 6. Memeriksa hasil dan dampak 7. Membuat standarisasi

8. Menyiapkan rencana berikutnya

Posisi delapan langkah perbaikan dalam siklus PDCA dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 1 Siklus Deming (PDCA)

Tujuh Alat Pemecahan Masalah adalah alat-alat (tools) yang dipakai dalam setiap tahapan perbaikan dalam mengelompokkan masalah, menampilkan data sehingga memudahkan analisis data dalam proses penyelesaian masalah dan peningkatan kinerja. Tujuh alat tersebut adalah :

1. Stratifikasi

Stratifikasi merupakan teknik mengelompokkan data ke dalam kategori tertentu, agar data dapat menggambarkan permasalahan secara jelas sehingga kesimpulan mudah diambil (Tjiptono, 2003). Contoh : setelah mengumpulkan data kecacatan pada produk percetakan, didapatkan faktor yang dapat distratifikasi dalam kategori : operator, mesin, ukuran kertas, waktu, tanggal dan metode.

Tipe kategori stratifikasi :

 Waktu : tahun, bulan, minggu, hari,dll

 Tenaga kerja : divisi, seksi, kelompok, dll

1 2

3

7

8

4

5

6

DO PLAN

(4)

 Permesinan : peralatan, model, cetakan, dll

 Metode kerja : prosedur kerja, kecepatan, petunjuk,dll

 Bahan baku : sumber bahan baku, pemasok, kuantitas, biaya,dll

 Produk : negara, unit, pabrik, penyedia jasa, dll

 Lingkungan : suhu, cuaca, kelembaban, dll (Fukui, R., et al, 2003)

2. Diagram Pareto

Diagram Pareto diciptakan oleh Alfred Pareto (1848-1923) yang melakukan studi ekstensif tentang distribusi kekayaan di Eropa. Ia menemukan bahwa hanya sedikit orang yang memiliki banyak uang dan banyak orang yang memiliki sedikit uang. Distribusi kekayaan yang tidak merata ini yang menjadi bagian integral dari teori ekonomi. Diagram ini mengklasifikasi data dengan urutan menurun dari kiri ke kanan (Besterfield, 2009).

Gambar 2

Contoh Diagram Pareto

Sumber : Brennan, 2011

Gambar diatas adalah contoh kasus jumlah keluhan yang terjadi pada toko buku. Dengan menggunakan Diagram Pareto dapat diketahui jenis komplain mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Diagram Pareto adalah grafik batang dimana item diatur dengan urutan semakin menurun sehingga dapat diidentifikasi faktor paling berkontribusi pada suatu masalah. Diagram ini adalah salah satu statistical tool yang digunakan pada QCC (Fukui, R., et al, 2003).

3. Diagram Sebab-Akibat

(5)

Gambar 3

Contoh Diagram Sebab Akibat

Sumber : Brennan, 2011

4. Histogram

Histogram adalah representasi grafis dari distribusi data. Histogram secara grafis menunjukkan kapabilitas proses (Besterfield,2009). Berikut ini adalah contoh histogram.

Gambar 4 Contoh Histogram

Sumber : Besterfield, 2009

5. Diagram Scatter

Cara termudah dalam menentukan hubungan sebab-akibat diatara dua variabel adalah dengan cara mem-plot ke dalam Diagram Scatter (Besterfield, 2009).

Ada beberapa hubungan (korelasi) antar dua varibel yaitu :

 Korelasi positif

 Korelasi negatif

(6)

Gambar 5

Contoh Diagram Scatter

Sumber : Fukui, R., et al, 2003

6. Grafik

Grafik adalah sebuah tool yang digunakan untuk menampilkan suatu data dalam bentuk visual. Ada beberapa jenis grafik dan yang paling umum adalah grafik batang (bar chart), grafik garis (line chart) dan grafik lingkaran (pie chart).

Gambar 6 Contoh Grafik

a) Grafik Batang b) Grafik Garis

c) Grafik Lingkaran

(7)

7. Check Sheet

Check Sheet adalah form yang digunakan untuk mengumpulkan data (Fukui, R., et al, 2003). Tujuan utama dari check sheet adalah untuk memastikan bahwa data dikumpulkan secara akurat oleh personel dalam melakukan process control dan

problem solving (Besterfield,2009). Berikut adalah contoh check sheet keluhan pelanggan tentang lemari pendingin.

Tabel 1

Contoh Check Sheet

Tidak semua alat pemecahan masalah dipergunakan secara bersama-sama, tapi disesuaikan dengan masalah yang dihadapi.

T e k n i k QCC

Dalam melakukan QCC, selain menggunakan 7 Alat Pemecahan Masalah diatas, untuk membangkitkan ide-ide dan melaksanakan rencana perbaikan digunakan teknik-teknik sebagai berikut :

1. Brainstorming

Brainstorming adalah metode mengumpulkan ide-ide kreatif dalam suatu kelompok secara tepat, mudah, sederhana dan bisa melibatkan banyak orang (Dianto,2007).

Brainstorming sering digunakan pada berbagai tahapan dalam QCC pada setiap aktivitas pemecahan masalah (Fukui, R., et al, 2003). Braintorming merupakan sarana yang efektif untuk mengumpulkan masukan dan umpan balik dari karyawan. Dalam melakukan brainstorming manajer bertindak sebagai katalisator/fasilitator untuk mendukung diskusi antar peserta. Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap ide yang ada dalam benaknya dan setiap ide dianggap sahih (Tjiptono, 2003).

Brainstorming dapat digunakan berkaitan dengan hal-hal berikut:

 Menentukan penyebab yang mungkin dari penurunan produktivitas perusahaan

 Memutuskan masalah produktivitas apa yang perlu diselesaikan

 Anggota tim merasa bebas berbicara dan menyumbangkan ide-ide

 Menjaring sejumlah besar persepsi alternatif

 Kreatifitas merupakan outcome yang diinginkan

 Fasilitator dapat secara efektif mengelola tim (Gaspersz, 2000)

2. 5 Why Aproach

(8)

masalah karena tanda pertama dari masalah adalah gejala (symptoms), bukan penyebab (causes). Bertanya mengapa beberapa kali mengarahkan kita pada akar masalah, sehingga ditemukan tidakan untuk menghilangkan masalah tersebut (Gasperzs, 2000). Gambar berikut menjelaskan konsep bertanya lima kali.

Gambar 7

Contoh 5Why’s Approach

3. 5W3H

5W3H merupakan diagram matriks yang akan dilakukan di langkah ke 4 (Merencanakan Tindakan) pada Delapan Langkah Perbaikan. 5W3H adalah singkatan dari What, Why, Where, When, Who, How, How Much dan How Many. Formula 5W3H untuk menjelaskan :

 What : Apa faktor penyebab yang akan diatasi / faktor pendukung yang akan ditingkatkan

 Why : Mengapa tindakan penanggulangan/peningkatan itu diperlukan

 Where : Dimana tempat kejadiannya / tempat perbaikannya

 When : Kapan dimulai dan kapan diharapkan selesai (jadwal waktu)

 Who : Bagaimana metode / cara mengerjakannya

 How Much : Berapa anggaran biaya yang diperlukan

 How Many : Berapa / macam alat yang digunakan (Dianto, 2007)

METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan pada Sub Divisi Penjualan Proyek PT. Bintang Anugerah Surabaya dimana sub divisi membentuk kelompok QCC yang terdiri dari 6 orang dan 1 orang bertindak sebagai fasilitator. QCC ini bertujuan untuk melakukan langkah-langkah perbaikan tentang kinerja sub divisi dalam mengatasi faktor yang menyebabkan kegagalan mencapai target penjualan.

Langkah-langkah perbaikan dan analisa yang dilakukan sesuai dengan siklus PDCA yaitu menggunakan 8 Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement) dan dibantu dengan 7 Alat Pemecahan Masalah (7 tools). Tidak semua tools dapat digunakan tapi disesuaikan dengan masalah yang dihadapi. Sedangkan teknik-teknik problem solving yang digunakan adalah Brain Storming, 5 Why Aproach dan Diagram Matriks 5W3H

(9)

pemecahan masalah. Data adalah informasi yang diperlukan yang dinyatakan dalam angka (numerical data) dan bukan angka (verbal data).

Sumber data yaitu data kuantitatif diperoleh dari perusahaan berupa data perbandingan target penjualan terhadap pencapaian penjualan Customer VIP Sub Divisi Penjualan Proyek dalam 6 bulan terakhir (data awal) dan data perbandingan target penjualan terhadap pencapaian penjualan selama QCC berlangsung (data akhir). Sumber data kualitatifnya adalah ide-ide yang diperoleh saat kelompok QCC melakukan Brain Storming dan 5 Why Aproach.

Penelitian dilakukan selama 6 bulan dan direview setiap minggu dalam kelompok QCC. Data penjualan Customer VIP Sub Divisi Penjualan Proyek selama periode QCC merupakan hasil yang akan di analisa pada tahapan memeriksa hasil dan dampak. Hasil ini akan menentukan berhasil atau tidaknya semua tindakan yang telah direncanakan, yaitu dengan membandingkan data sebelum dan sesudah QCC

PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN Data Sebelum QCC

Sebelum melakukan QCC diperlukan data-data penjualan Customer VIP Sub Divisi Penjualan Proyek yaitu perbandingan target penjualan dan realisasi penjualan yang dicapai pada 6 bulan sebelumnya.

Data yang diperoleh adalah sebagai berikut :

Tabel 1

JUL'07 AGUST'07 SEP'07 OKT'07 NOP'07 DES'07

TARGET 2450 2450 2525 1900 2550 2530

REALISASI 2906 1134 1271 1286 1906 2330

% 119% 46% 50% 68% 75% 92%

TARGET VS REALISASI 6 BULAN TERAKHIR (DALAM TON)

RERATA JUAL PER BULAN SEBELUM QCC TARGET

JUL AGUST SEPT OKT NOP DES

TARGET 2450 2450 2525 1900 2550 2530

REALISASI 2906 1134 1271 1286 1906 2330

PERIODE SEBELUM QCC

GRAFIK PENJUALAN 6 BULAN TERAKHIR (SEBELUM QCC)

(10)

PERIODE SEBELUM QCC TARGET

JUL - DES'07 75% 100%

PENETAPAN TARGET

0% 20% 40% 60% 80% 100%

SEBELUM QCC TARGET

75%

100%

Dari data diatas dapat dilihat hasil penjualan pada bulan Juli sampai Desember 2007 tidak mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh departemen penjualan. Oleh karena itu perlu diketahui penyebab masalah tidak tercapainya target penjualan dan usaha-usaha yang dilakukan agar dapat mencapai target penjualan.

Setelah dibentuk tim QCC pada Sub Divisi Penjualan Proyek, kemudian mulai dilakukan putaran siklus PDCA dengan menjalankan delapan langkah perbaikan sebagai berikut :

Langkah 1 : Menetapkan persoalan / masalah / faktor keberhasilan yang harus

diperbaiki / ditingkatkan

Pada langkah ini ditetapkan masalah yaitu tidak tercapainya target penjualan Customer VIP Sub Divisi Penjualan Proyek. Oleh karena itu topik/tema yang diangkat pada QCC periode ini adalah “MENCAPAI TARGET PENJUALAN CUSTOMER VIP SEBESAR 100% DI SUB DIVISI PENJUALAN PROYEK SELAMA PERIODE JANUARI – JUNI 2008”

Alasan pemilihan tema ini adalah :

 Penting : Berkaitan dengan Activity Plan perusahaan

 Segera : Customer VIP pada Sub Divisi Penjualan Proyek memberikan kontribusi besar dalam pencapaian target

Langkah 2 : Menganalisa sebab akibat

Pada langkah ini dilakukan Brainstrorming, yaitu menggali ide-ide dari anggota QCC. Pada kegiatan Brainstorming, setiap anggota memberikan ide-ide secara bergiliran dan dipimpin oleh fasilitator yaitu Supervisor Sub Divisi Penjualan Proyek. Selama proses berlangsung semua ide dicatat dan anggota tidak boleh memberi tanggapan atau mengkoreksi setiap ide yang diberikan. Ada aturan tertentu dalam memberikan ide dan tidak diperbolehkan memberi ide menjurus kepada hal yang sensitif misalnya mengkritik kebijakan besaran gaji yang diterima karyawan. Adapun hasil Brainstorming tentang penyebab tidak tercapainya target penjualan adalah sebagai berikut :

(11)

8. Sales dan marketing kurang di training

15. Tidak Follow up penawaran antara marketing dan

customer

16. Customer fanatik terhadap brand tertentu

3. Stock kosong 10.Tidak paham Puchasing hanya pada 1-2 pabrik

18. Kurangnya personel Salesman

5. Sales forecasting tidak sesuai dengan

kebutuhan pelanggan

12.Pembayaran customer lebih dari 90 hari

19. Purchasing terlalu lama mendapatkan informasi dan jawaban dari pabrik

6. Kurang menggali kebutuhan customer

13.Purchasing tidak

follow-up ke supllier

20. Customer VIP

mendapatkan fasilitas yang lebih baik dari kompetitor

7. Kurangnya frekuensi kunjungan salesmen

ke customer

14.Loss Order 21. Tidak semua stock

yang ada di butuhkan

Customer VIP

(12)

Gambar 9 Diagram Sebab Akibat

MATERIAL METODE

LINGKUNGAN EKSTERNAL MANUSIA

Langkah 3 :Mencari akar masalah

Pada langkah ke 2 ditemukan penyebab dari permasalahan penyebab tidak tercapainya target penjualan adalah dari faktor manusia (salesman dan marketing staff), masalah material, metode yang digunakan dan hubungannya dengan faktor external. Agar mengetahui penyebab yang paling signifikan maka dicari akar dari permasalahan dengan menggunakan teknik 5 Why yaitu bertanya hingga lima kali penyebab dari masalah tersebut.

Untuk menentukkan prioritas perbaikan dibuat tabel pembobotan akar masalah berdasarkan tingkat kepentingan, tingkat urgensia dan ada tidaknya data kuantitatif sebagai pembanding sebelum dilakukan QCC. Faktor yang diambil hanya akar masalahnya saja.

Pem bayaran>90hr (12)

Tidak paham karakt erist ik (10)

Tidak sem ua st ok dibut uhkan (21)

Fasilit as dari kompet it or(20)

Jaw aban lama (19)

Kurang det ail kebut uhan (17)

Cust Fanat ik (16) Ket ergant ungan (11)

Purch t idak Follow up (13)

Kurang Pelayanan(2)

Kurang komit m en(9) Kurang menggali kebut uhan (6)

Kurang Fr ek Kunjungan (7)

Kurang Training (8) Kurang mam pu negosiasi(1) Kurang Personel Salesman(18)

Tidak Follow up(15) St ock Kosong (3)

Loss Order (14)

TI DAK

TERCAPAI

TARGET

PENJUALAN St ock Kosong (3)

(13)

5 E Sales forecasting

tidak sesuai dengan

follow-up ke supllier

7 5 0 12 jawaban dari pabrik

6 8 1 15

Keterangan Bobot :

Penting : 1 - 10 berdasarkan derajat kepentingannya (semakin besar semakin penting) Segera : 1 – 10 berdasarkan harus segera diselesaikan atau bisa ditunda

(14)

Dari data diatas, nilai akhir diurutkan dari yang paling besar dan dibuat dalam Diagram Pareto. Nilai tertinggi merupakan prioritas perbaikan.

Gambar 10

Yang menjadi prioritas perbaikan : 1. Kurangnya Follow up penawaran (O) 2. Kurangnya personel Salesman (R)

3. Salesman dan Marketing kurang di Training (H)

Langkah 4 : Merencanakan tindakan

Merencakan tindakan adalah usaha yang didasarkan pada akar masalah yang ditemukan. Menggunakan matriks 5W3H merencanakan tindakan perbaikan pada ke tiga akar masalah yang ditentukan pada langkah 3.

Tabel 5

b. Follow up usulan

(15)

Langkah 5 : Melaksanakan rencana

Dari rencana tindakan yang terlah dibuat, maka tiap anggota merealisasikan pada langkah 5. Setiap anggota bertanggung jawab pada kelancaran rencana sesuai dengan tugas masing-masing. Tiap tindakan dicatat progresnya dan harus mengumpulkan bukti tertulis misalnya hasil follow up penawaran, bukti follow up usulan penambahan personel ke HRD sesuai dengan yang dijadwalkan, bukti pelaksanaan training dan absensi selama periode QCC. Setiap minggu anggota QCC melakukan pertemuan rutin untuk membahas progres dan kendala yang terjadi selama proses pelaksanaan rencana.

Langkah 6 : Memeriksa hasil dan dampak

Setelah melaksanakan tindakan sesuai dengan yang direncanakan, maka langkah selanjutnya memeriksa hasil dan dampak sesuai dengan tujuan dari QCC ini. Adapun hasil dan dampaknya sebagai berikut:

Tabel 6

JAN'08 FEB'08 M AR'08 APR'08 M EI'08 JUN'08

TARGET 2400 2400 2450 2455 2450 2600

REALISASI 2401 1856 2403 2765 2552 2434

% 100% 77% 98% 113% 104% 94%

TARGET VS REALISASI 6 BULAN PERIODE QCC (DALAM TON)

(16)

PERIODE SEBELUM QCC TARGET SESUDAH QCC

JUL - DES'07 75% 100% 98%

PERIODE SESUDAH QCC

JAN - JUN'08 98%

M EM ERIKSA HASIL

0% 25% 50% 75% 100%

SEBELUM QCC TARGET SESUDAH QCC

75%

100%

98%

Hasil sesudah QCC adalah rerata penjualan selama 6 bulan periode QCC meningkat dari 1806 mT menjadi 2402 mT. Rerata pencapaian target meningkat dari 75% menjadi 98% (naik 23%)

Dampak dari QCC jika dianalisa terhadap QCSDM adalah sebagai berikut :

 Quality : peningkatan rerata penjualan naik dari 1806 mT menjadi 2402 mT atau naik 33% dari periode sebelum QCC

 Cost : peningkatan pendapatan perusahaan sebesar Rp. 4,76M / bulan

 Safety : adanya follow up setiap penawaran mengurangi resiko loss order

 Delivery : penambahan personel mempercepat respon menjawab permintaan penawaran dan followup pengiriman juga lebih cepat

 Moral : salesman dan marketing staff lebih percaya diri karena sudah dibekali

negotiation skill. Selain itu penambahan personel lebih memudahkan dalam menangani

customer yang lebih banyak.

Langkah 7 : Membuat standarisasi

Dari langkah sebelumnya diperoleh hasil yang lebih baik dibandingkan saat sebelum melakukan QCC. Oleh karena itu dibuat standarisasi agar karyawan dalam melakukan operasi (kegiatan penjualan dan pemasaran) sesuai dengan improvement yang telah dilakukan. Untuk QCC kali ini dibuat Standard Operation Procedure (SOP) tentang follow up penawaran customer VIP. SOP ini dibuat dan ditandandatangani oleh seluruh anggota QCC sebagai bukti komitmen untuk melaksanakan SOP tersebut. Selain itu juga dibuat SOP tentang tata laksana pelatihan (training) bernegosiasi terutama untuk karyawan yang baru direkrut. Sedangkan penambahan personel hanya dilakukan sesuai dengan kebutuhan beban kerja.

(17)

Langkah 8 : Menyiapkan rencana berikutnya

Setelah selesai putaran siklus PDCA, kelompok terus melakukan perbaikan-perbaikan lainnya atau yang disebut perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement). Pada langkah ke 8 dilakukan persiapan untuk langkah 1 siklus berikutnya. Adapun alternatif tema yang dipilih adalah tema yang sama (jika perbaikan yang dilakukan belum mencapai tujuan sehingga perlu dilakukan modifikasi) atau mengambil dari akar masalah pada langkah ke 3 diatas yang belum dilaksanakan, atau jika semua akar masalah diatas sudah diperbaiki maka kelompok mencari masalah-masalah baru lainnya dengan melakukan brainstorming. Hal ini terus dilakukan hingga mendapatkan perubahan-perubahan signifikan pada kinerja karyawan.

K E S I M P U L A N

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pada penelitian ini ditemukan akar masalah tidak tercapainya target penjualan disebabkan oleh kurang optimalnya follow up penawaran customerVIP, kurangnya personel salesman dan kurangnya kemampuan negosiasi salesman dan marketing staff sehingga perlu di training.

2. Langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur follow up penawaran customer VIP, mengusulkan penambahan personel salesman ke HRD dan memberikan negosiation skill training pada salesman dan marketing staff.

3. Setelah dilakukan siklus PDCA dengan menjalankan delapan langkah perbaikan dan bantuan tujuh alat pemecahan masalah, maka hasil yang diperoleh adalah tim QCC Sub Divisi Penjualan Proyek mampu mencapai peningkatan rerata penjualan per bulan. Hasil dari perbaikan ini dibuat standarisasi, agar dalam melakukan kegiatan penjualan para personel pemasaran dan penjualan di sub divisi ini harus menjalankan prosedur standar tersebut. Pada kegiatan ini dibuat Standard Operating Prosedur tentang follow up penawaran dan negotiation skill training.

4. Walaupun belum mampu mencapai rerata pencapaian target 100% namun terjadi peningkatan rerata penjualan per bulan. Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan-perbaikan akar masalah lainnya agar dapat mencapai rerata target penjualan 100%. 5. Dari hasil penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa Sub Divisi Penjualan Proyek

(18)

D A F T A R R U J U K A N

Achyari, A., 2013, Manajemen Operasi, Penerbit Universitas Terbuka, p 5.36-5.45

Besterfield, D.H., 2009, Quality Control – Fifth Edition, , Prentice Hall International, p 15-42

Brennan, Linda L., 2011, Operations Management, McGraw Hill, p 70-75

Chase,R., Aquilano,N., Jacobs, R., Operations Management for Competitive Advantage

9th Edition, 2001, McGraw Hill Irwin, p271

Dianto, D., 2007, Handbook of SQC, Quality Management of Sutindo Group

Fukui, R., et al, 2003, Handbook for TQM and QCC Volume II - How to Start QCC, A Guide for Facilitators and Circle Leaders, Inter-American Development Bank (IDB).

Gaikwad, Vishal V. & Gaikwad Anita V., 2009, Quality Circle as an Effective Management Tool :A Case Study of Indira College of Engineering and Management Library, Indira College of Engineering and Management, ICAL – POSTER PAPERS

Gaspersz, V., 2000, Manajemen Produktivitas Total – Strategi Peningkatan Produktivitas Bisnis Global, Penerbit Gramedia, p 71-92

Knowles, G.,2011, Quality Management, E-books in Bookboon.com, p150

Nyoko, A., Pandie, F., Wahayu,T., Kurnia, M., Prabandhani, E., dan Widayati., H., 2008,

Laporan Presentasi SQC: Meningkatkan Omzet Penjualan Customer VIP dalam rangka Mencapai Target Penjualan Sub Divisi Proyek sebesar 100% selama periode Januari-Juni 2008, SQC #1, SAS