TUGAS INDIVIDU 1
1. Menjelaskan pentingnya Manager dalam mengelola Teknologi Informasi dalam suatu perusahaan.
Dalam suatu perusahaan seorang manajer harus bisa terampil dalam bidangnya dengan terampil, manajer dapat mengatur ataupun mengelola apa saja yang sedang dibutuhkan dalam perusahaan, dan bagaimana untuk mengedepankan perusahaan yang dipimpin. Maka dari itu tidak mudah untuk seorang manajer dalam memimpin suatu perusahaan. Dibutuhkan ketekunan, keterampilan , dan masih banyak juga faktor lainnya. Manajer juga harus tau situasi di dalam sistem perusahaan, apakah ada masalah, baik besar maupun kecil, yang bertujuan untuk mengetahui perkembangan perusahaan. Seorang Manajer yang berhasil dalam perusahaannya harus dapat memiliki keahlian. Keahlian yang terutama adalah di bidang komunikasi (communication skill), manajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, dan orang-orang lain baik di dalam maupun di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis ataupun lisan, tetapi setiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya. Selain itu manajer juga harus bisa mempunyai keahlian pemecahan masalah (problem solving), selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan.
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
a. Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
b. Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e-mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telepon, voice mail, meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
c. Keahlian Pemecahan Masalah
solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan. Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan, atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
d. Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Peranan manager dalam pengelolaan manajemen informasi dalam perusahaan adalah untuk mencari solusi yang tepat atau mengambil keputusan dalam setiap masalah yang yang terjadi di lingkungan perusahaan. Untuk itu peranan manager sangatlah penting dan berkaitan dengan manajemen informasi di perusahaan.
2. Menjelaskan peranan teknologi informasi, terutama untuk memenangkan persaingan dan mengembangkan perusahaan.
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan.Dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
a. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
c. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
d. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
e. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
3. Menjelaskan aplikasi riil penerapan teknologi informasi pada beberapa perusahaan global.
Beberapa perusahaan di Indonesia yang telah mentransformasi organisasi sistem informasi dan teknologi (SI/TI) dan menerapkan kebijakan bahwa CIO (Chief Information Officer) memegang peran penting di perusahaan tersebut diantaranya adalah : a. Bank Mandiri
Investasi Bank Mandiri di bidang Teknologi Informasi merupakan yang terbesar terbesar dibanding bank-bank lainnya. Mereka mengucurkan lebih dari US$200 juta untuk merombak core banking system (eMAS Program) dan membenahi sejumlah aplikasi layanan. Pada intinya, Bank Mandiri telah mengarahkan investasi TI sebagai strategi penunjang untuk menjadi regional champion bank.Bank Mandiri juga mengembangkan Domestic and International Payment System (DIPS). Sistem ini digunakan untuk mendukung proses transaksi domestik dan pembayaran internasional Bank Mandiri dapat dikelola secara terpusat, baik itu transaksi outgoing maupun incoming dengan menggunakan konsep Straight Through Processing (STP) dan sameday service. Dengan begitu diharapkan terjadi proses bisnis yang ringkas, seketika dan online serta sesuai dengan standar pembayaran internasional. Tujuan dan target dari implementasi sistem ini adalah untuk memberikan tingkat pelayanan yang sama untuk semua produk dari seluruh channel guna memenuhi kepuasan nasabah. Dengan konsep STP, maka semua transaksi, baik untuk wilayah domestik maupun internasional, bisa diselesaikan cukup di front office saja. Dengan begitu, tidak ada lagi pemrosesan di back office atau processing centre lainnya. Untuk transaksi outgoing, ketika keputusan untuk transaksi diterima, maka seluruh perintah pendebitan ataupun pengkreditan, termasuk transmisi data atau perintah kepada bank di dalam dan luar negeri sudah dapat dilakukan secara otomatis, begitu pula dengan sistem akunting dan sistem pelaporan lainnya sudah termasuk dalam pemrosesan. Hal seperti itu pun terjadi pada transaksi incoming, ketika menerima kiriman uang melalui aplikasi SWIFT ataupun Real Time Gross Settlement (RTGS), secara otomatis sistem akan langsung mengkredit ke rekening nasabah. Hal ini dapat mengurangi biaya penggunaan sember daya manusia, dimana semua mekanisme dijalankan by system. Jadi, pada saat transaksi dieksekusi di setiap terminal, pada saat itu pula seluruh transaksi diselesaikan oleh sistem secara otomatis ke tempat tujuan.
Keberhasilan Bank Mandiri dalam menerapkan kebijakan teknologi dan sistem informasi telah dibuktikan dengan diraihnya "MIS Asia Innovations Award 2004". Penghargaan ini membuktikan bahwa strategi penerapan teknologi dan sistem informasi di Bank Mandiri telah selaras dengan strategi bisnisnya. Hal ini dalam jangka panjang akan memberikan nilai tambah dan kinerja yang terukur serta resiko yang terkelola.
funding mix melalui penurunan jumlah dana simpanan berbiaya tinggi (deposito berjangka) ke dana simpanan berbiaya rendah (tabungan dan giro). Rasio dana simpanan berbiaya rendah saat ini mencapai 54,2% dari total jumlah dana pihak ketiga. Selain itu, Bank Mandiri mampu mengurangi servicing cost dengan membangkitkan minat bertransaksi nasabah melalui penggunaan kanal berbiaya rendah seperti ATM, phone banking dan Internet banking. Peningkatan jumlah transaksi di cabang dan electronic delivery channel juga terus meningkat hingga mencapai 72% dari seluruh jumlah transaksi. Saat ini volume transaksi yang dilaksanakan pada electronic channel mencapai dua kali lebih banyak dari transaksi konvensional di cabang.
Bank Mandiri berhasil mengurangi komposisi pinjaman pada segmen korporat ke segmen individual, komersial, serta usaha mikro dan kecil. Ini seiring meningkatnya jumlah total pinjaman yang disalurkan, dengan LDR 57,6%.Hingga Desember 2006, total transaksi keuangan yang diproses sistem mencapai 43 juta transaksi, atau meningkat 34% dari 32 juta transaksi dibanding periode yang sama tahun sebelumnya. Sementara itu, per Agustus 2006, biaya setiap transaksi remittance adalah Rp 1.741,21. Aspek lainnya, sistem ketersediaan teknologi informasi Bank Mandiri mencapai rata-rata di atas 99%. Artinya, nasabah dapat melakukan transaksi hampir setiap saat tanpa merasakan gangguan.
b. Blue Bird Indonesia
Blue Bird Group merupakan salah satu perusahaan jasa transportasi berkualitas di Indonesia khusunya di Jakarta, didirikan pada tahun 1972 berawal hanya dengan 25 taksi dan hingga kini telah mencapai sekitar 17.000 armada. Blue Bird melayani lebih dari tiga juta penumpang per bulan di seluruh negeri, Blue Bird Group baris jasa meliputi berbagai spektrum, dari taksi khusus yang ditargetkan pada pasar yang lebih tinggi (Silver Bird), mobil sewa (Golden Bird), charter bus (Big Bird) dan kontainer truk (Iron Bird).
Blue Bird telah memiliki susunan organisasi yang menyertakan CIO sebagai salah satu pemegang kebijakan atrategis di perusahaan. Divisi Teknologi Informasi berada langsung dibawah Vice President Business Development, bersama dengan Divisi Corporate Image, Total Manajemen Quality, dan Public Relation. Dalam hal ini Blue Bird telah sadar bahwa penggunaan sistem dan teknologi informasi merupakan faktor penting dalam pengembangan bisnis perusahaan.
Dibawah ini merupakan beberapa teknologi yang telah dimanfaatkan oleh Blue Bird Group dalam meningkatkan kualitas dan pelayanannya terhadap pelanggan:
1) Sistem Komunikasi Radio
Dalam hal teknologi, Blue Bird Group termasuk perusahaan yang tanggapakan teknologi. Pada awal berdirinya Blue Bird yang pertama mengimplementasikan sistem komunikasi radio disetiap taksinya.
2) Sistem Database Pelanggan
Selain itu Blue Bird juga memiliki sistem informasi manajemen yang baik dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, ini dibuktikan dengan sistem pemesanan taksi Blue Bird via telepon. Pada saat customer melakukan pemesanan taksi untuk pertama kalinya, operator blue bird akan langsung memasukkan data-data customer tersebut, mulai dari nama, nomor telepon, dan alamat si customer.
Kemudian saat customer tersebut melakukan pemesanan untuk kedua kalinya, operator Blue Bird akan langsung mengkonfirmasi bahwa customer yang menelepon pada saat itu bernama A, Beralamat X, dan memiliki nomor telepon Z, sehingga customer tersebut tidak perlu melakukan hal yang sama dengan menyebutkan data diri pada setiap pemesanan taksi. Ini membuktikan bahwa Blue Bird memiliki sistem penggunaan database yang baik, hal ini membuat customer semakin memiliki penilaian yang baik terhadap kualitas Blue Bird.
c. GPS
melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sebagai sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.
Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi customer dan armada mana yang bisa menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean order.Keunggulan lainnya, customer tidak perlu mendengarkan suara berisik dari radio komunikasi ketika ada lelang order yang masuk. Sebelum penerapan GPS, response time Blue Bird Group berkisar antara 20-30 menit. Kini, response time berkisar antara 10-15 menit.
Hal ini tentu akan meningkatkan produktivitas per unit taksi Blue Bird Group yang kini berjumlah lebih dari 15.000 unit. Data lainnya, tujuh bulan sejak penerapan GPS pada ratusan unit taksi Silver Bird di tahun 2001, jumlah pesanan per hari meningkat dari 1.000 menjadi 2.000, atau naik 100%. Melihat hasilnya yang positif, Blue Bird Group pun kemudian memasang peralatan GPS yang senilai US$800 pada setiap unit taksinya. Harga tersebut belum termasuk perangkat lunak, perangkat keras, dan peralatan pemantau di kantor.
Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Blue Bird Group pun melakukan pembenahan ke dalam dengan menerapkan sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Penerapan ini bertujuan meningkatkan efisiensi, produktivitas, yang pada gilirannya berujung pada peningkatan profit. Kedepan, Blue Bird Group berencana menerapkan sistem Customer Relationship Management (CRM). Sebab, mereka telah memiliki data yang cukup mengenai para pelanggan setianya.
d. SMS TAKSI;
Baru-baru ini, Blue Bird meluncurkan lagi salah satu layanan pelanggannya. Blue Bird berusaha mengikuti teknologi yang sedang trend saat ini. Layanan baru tersebut adalah SMS Taxi: Order Taksi via SMS. Dengan layanan ini, pelanggan cukup mengirimkan SMS ke nomor 1234 untuk melakukan order taksi.Pelayanan ini merupakan sebuah langkah strategis yang diambil oleh Blue Bird untuk menjaring pelanggannya.
selular dengan menggunakan operator Indosat saja (seperti Matrix, IM3, dan Mentari) yang bisa memanfaatkan pelayanan ini.
e. TAKSI VOUCHER
Selain meluncurkan fasilitas yang memudahkan pelanggannya dalam melakukan order melalui sms, Blue Bird juga memberikan fasilitas yang memudahkan para pelanggannya dalam hal pembayaran. Kini para pelanggan Blue Bird tidak lagi diharuskan membayar jasa taksi Blue Bird dengan uang tunai, karena saat ini terdapat fasilitas taksi voucher yang dapat digunakan untuk membayar jasa taksi Blue Bird sebagai pengganti uang tunai.
Untuk dapat menggunakan fasilitas ini, pelanggan terlebih dahulu harus mengisi formulir taksi voucher melalui website Blue Bird Group. Dalam formulir tersebut para pelanggan juga harus mendaftarkan kartu kredit apa yang akan digunakan untuk pembayaran jasa taksi, karena dalam penggunaan fasilitas taksi voucher ini pembayaran akan secara otomatis dipotong dari rekening kartu kredit yang didaftarkan. Voucher yang diterima oleh Blue Bird Group juga bertindak sebagai tanda terima dan akan dikembalikan kepada para pelanggan pada setiap akhir bulan. Keuntungan yang dapat dirasakan oleh pelanggan dalam menggunakan taksi voucher ini adalah keefektifan dalam penggunaan uang tunai dan juga untuk menghemat waktu yang berharga pada saat masuk dan keluar kendaraan.
4. Memahami penerapan teknologi yang berbasis pada measurement, experimentation, sharing, dan replication.
a. Pengukuran (measurement)
Metode ini menyatakan bahwa perusahaan dapat mengukur aktivitas pelanggannya menggunakan teknologi informasi, sehingga dengan mudah perusahaan dapat menentukan strategi bisnis yang akan dipakai.
b. Eksperimen (experimentation)
Perusahaan terkadang membutuhkan percobaan langsung ke pelanggan terkait dengan fitur-fitur produk atau jasa yang akan diluncurkan. Teknologi informasi memberikan kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa dikatakan tahapan ini merupakan langkah berikutnya setelah dilakukan pengukuran.
Terkadang hanya inovasi-inovasi besar yang diumumkan di muka publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup. Teknologi informasi membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang paling sederhana sampai inovasi yang memiliki nilai komersil tinggi. Inovasi sederhana belum tentu akan memberikan dampak sederhana juga untuk kelangsungan perusahaan, terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan benefit tinggi. d. Replikasi (replication)
Teknologi informasi akan tinggi nilai gunanya jika sesuai dengan alur sistem perusahaan. Perusahaan yang mampu menerapkan teknologi informasi yang sesuai, tentu saja dapat meningkatkan kinerja mereka. Tidak semua lini bisnis perusahaan berbeda nyata, sehingga dimungkinkan terjadi sharing informasi antar perusahaan. Dua perusahaan yang karakteristiknya mirip dapat saling meniru teknologi informasi.
5. Menjelaskan peran Sistem Teknologi Informasi dalam mengembangkan manajemen Strategik.
Sistem informasi dalam mendukung operasi bisnis dapat ditemukan dalam kegiatan harian yang berjalan dalam suatu organisasi/perusahaan. Perusahaan dengan tingkat kegiatan harian yang tinggi, seperti perusahaan retail, sangat terbantu dengan peran sistem informasi dalam perusahaannya dalam mengolah data yang bersifat transaksi harian. Sedangkan dalam mendukung pengambilan keputusan manajerial dan keunggulan strategis, sistem informasi membantu menyajikan data yang ada dalam perusahaan secara akurat dan presisi untuk top level management dalam mengambil keputusan. Sebagai contoh, keberhasilan Tokopedia.com dalam lima tahun terakhir mengatur lebih dari 24 juta transaksi dengan rata-rata tingkat kunjungan situs sebanyak 10 juta pengguna internet setiap bulan. Tanpa adanya sistem informasi yang diimplementasi dengan baik, raksasa mall online seperti Tokopedia tidak dapat melayani penggunanya dengan baik selama lebih dari 5 tahun.
6. Mempelajari pentingnya divisi Teknologi Informasi dalam menjalankan proses bisnis di beberapa perusahaan dan aplikasinya.
Divisi IT dianggap mampu untuk melakukan pembangunan Sistem secara mandiri, baik Aplikasi maupun Jaringan. Untuk peran ini, divisi IT memerlukan personil dalam jumlah yang cukup banyak, mengingat untuk menyelesaikan pembangunan (development Sistem) sangat membutuhkan sumber daya yang terampil dalam jumlah banyak.
b. Sebagai Pengawas dan Perencana
Divisi IT tidak mendevelop sistem, mereka hanya melakukan perencanaan pembangunan Sistem berdasarkan kebutuhan perusahaan. Pekerjaan pembangunan Sistem diserahkan kepada Pihak Ketiga. Saat pihak Ketiga mulai melaksanakan pekerjaan, maka Divisi IT bertugas sebagai pengawas yang menjembatani antara pihak Ketiga dengan user di perusahaan tersebut. Perusahaan memerlukan dana yang cukup besar untuk menyerahkan pekerjaan ke Pihak Ketiga, tapi kebutuhan personil pada Divisi IT menjadi sedikit.
c. Sebagai Support
