KS142301 - MANAJEMEN PROYEK DAN PERUBAHAN
ANALISIS MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI (STUDI KASUS:
PROYEK E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH KOTA
KEDIRI)
AHMAD SYAFIQ
5115201009
YUSRIDA MUFLIHAH
5215201205
HAWWIN MARDHIANA 5215201206
AYF DANAR YUDHISTIRA
5215201207
ANGGI YHURINDA
5216201012
PROGRAM MAGISTER
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI... 2
DAFTAR GAMBAR... 4
DAFTAR TABEL... 4
BAB 1 PENDAHULUAN...5
1.1 LATAR BELAKANG...5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA...7
2.1 Definisi Proyek... 7
2.2 Perubahan... 7
2.2.1 Konsep Perubahan...7
2.2.2 Jenis Perubahan...8
2.2.3 Tujuan Perubahan...9
2.3 Manajemen Perubahan...10
2.3.1 Konsep Manajemen Perubahan...10
2.3.2 Pendekatan Manajemen Perubahan...11
2.3.3 Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Perubahan...11
2.4 E-Surat (E-Mas)...11
2.5 Alur Proses Persuratan Pemerintah Kota Kediri...12
2.5.1 Surat Masuk...12
2.5.2 Surat Keluar...12
BAB 3 PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI...14
3.1 RINGKASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI...14
3.2 GAMBARAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI...14
3.1.1 PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)...14
3.1.2 PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)...16
3.3 KEBERHASILAN PROYEK...19
3.4 LUARAN PROYEK...23
3.4.1 LUARAN PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)...23
3.4.2 LUARAN PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)...24
BAB 4 MANAJEMEN PERUBAHAN...25
4.1 MANAJEMEN PERUBAHAN...25
4.1.1 Identifikasi Perubahan...25
DAFTAR GA
Gambar 2. 1 Alur surat masuk dalam sekretariat...12
Gambar 2. 2 Alur surat masuk dalam SKPD...12
Gambar 2. 3 Alur surat keluar dalam sekretariat...13
Gambar 2. 4 Alur surat keluar dalam SKPD...13
YGambar 3. 1 Menu pengelolaan akun pengguna………..15
Gambar 3. 2 Menu surat masuk-surat keluar...15
Gambar 3. 3 Menu entri surat masuk...15
Gambar 3. 4 Menu entri surat keluar...16
Gambar 3. 5Menu disposisi surat...16
Gambar 3. 6 Stakeholder pengembang E-Surat...18
YGambar 4. 1Force Field Analysis………..25
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Ringkasan proyek teknologi informasi...14BAB 1
PENDAHULUAN
1.1LATAR BELAKANG
Manajemen perubahan merupakan suatu langkah dalam mengelola perubahan untuk mengantisipasi resiko-resiko yang muncul maupun menerapkan strategi baru dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada untuk memenangkan kompetisi. Di era informasi seperti sekarang ini dibutuhkan organisasi yang fleksibel, adaptif, dan dapat meraih peluang dengan cepat dan tepat serta responsif terhadap perubahan yang terjadi.
M.Levinson menyimpulkan bahwa salah satu penyebab utama kegagalan dari sebuah proyek adalah kurangnya implementasi dari proses manajemen perubahan, tidak hanya pada bagain TI tetapi dalam organisasi secara keseluruhan. Beberapa contoh kasus dari proyek yang gagal karena kurangnya manajemen perubahan antara lain: (1) sistem yang layak secara teknis dan ekonomis tetapi sekedar didiamkan dan tidak digunakan, (2) sebuah sistem yang dikembangkan oleh tim internal organisasi yang juga layak secara teknis dan ekonomis namun menjadi perdebatan dalam penerapannya [4]. Manajemen perubahan adalah aplikasi pengetahuan, kemampuan, alat, teknik untuk menggabungkan perubahan menjadi sebuah proyek dan atau menjadi sebuah strategi [5]. Banyak masalah yang dapat timbul saat perubahan dilakukan, dimana yang paling sering muncul adalah penolakan atas perubahan itu sendiri karena merupakan hal yang sulit untuk dapat meninggalkan kebiasaan lama yang melekat [6]. Agar manajemen perubahan berjalan sesuaidengan tujuan maka dibutuhkan strategi untuk mencapainya.
Dalam rangka membangun pola kerja yang efektif dan efisien Pemerintah Kota Kediri terus berupaya membuat sebuah inovasi dan terobosan dalam berbagai bidang. Salah satu bidang yang menjadi fokus utama adalah bidang teknologi dan informasi. Teknologi informasi merupakan kunci utama yang berfungsi sebagai tools handal di era digital ini untuk dapat membantu meningkatkan keefektifan kinerja sebuah lembaga. Perubahan seolah menjadi suatu keharusan bagi Pemerintah Kota Kediri dalam menyesuaikan diri dengan perkembangan yang semakin ketat. Perubahan sebagai suatu langkah strategis untuk dapat beradaptasi di era digitalisasi saat ini.
E-mas mulai diterapkan untuk mendukung proses surat menyurat pada tahun 2015 untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi oleh Pemerintah Kota Kediri. Selama penggunaannya, ditemukan beberapa kendala dan kekurangan pada beberapa bagian. Fitur yang belum sesuai di lapangan dan belum mampu mengakomodasi kebutuhan yang dibutuhkan oleh SKPD Pemerintah Kota Kediri. Beberapa kendala yang sering dijumpai diantaranya seperti fitur captcha yang sering error pada saat proses pengajuan disposisi, mengajukan surat masuk, menaikkan surat keluar dan proses lain yang membutuhkan proses validasi captcha. Selain itu proses ketika upload file juga masih seringkali terjadi error. Dalam hal surat menyurat, kebutuhan akan jadwal agenda tentunya akan sangat dibutuhkan. Karena agenda tersebut yang akan menjadi acuan dasar dalam membuat sebuah surat. Dalam hal surat menyurat, availibilitas ruangan menjadi faktor yang penting untuk menjadi perhatian. Oleh karena itu perlu adanya sebuah media yang mampu memperlihatkan status ketersediaannya. Dengan adanya kalender agenda, maka ketersediaan ruangan akan lebih mudah dipantau oleh banyak pihak. Tidak hanya itu, kalender juga akan memudahkan dalam memantau jadwal satker lain dan juga pejabat yang terlibat dalam suatau agenda. Jika jadwal agenda dan kegiatan surat menyurat dapat tersinkron menjadi satu kesatuan maka hal ini akan sangat membantu dan memudahkan bagi para stakeholder yang terlibat dalam menjalankan aktivitasnya. Dengan adanya kebutuhan tersebut maka Pemerintah Kota Kediri memutuskan untuk mengadakan proyek pengembangan E-Mas untuk meningkatkan kemampuan dari e-Mas tersebut sehingga e-mas akan semakin efektif dan efisien
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Definisi Proyek
Terdapat berbagai pemikiran atau teori yang menjelaskan tentang definisi proyek. Gittinger (1972) menjelaskan bahwa proyek adalah suatu kegiatan investasi sebagai bagian dari program yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang atau jasa yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu. Menurut definisi tersebut proyek memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Proyek memiliki tujuan yaitu menghasilkan barang dan jasa;
2. Proyek membutuhkan masukan atau input berupa sumber-sumber yang langka seperti modal, tenaga buruh, tanah, dan kepemimpinan;
3. Proyek memiliki titik awal dan titik akhir;
4. Dalam waktu setelah proyek selesai, mulai dapat menghasilkan manfaat. Kunarjo (1992) mendefinisikan bahwa proyek adalah suatu kegiatan investasi yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu.
Sementara Kadariah, dkk (1978) menyatakan bahwa proyek adalah suatu keseluruhan aktivitas menggunakan sumber-sumber untuk mendapatkan benefit yang dapat direncanakan, dibiayai, dan dilaksanakan sebagai satu unit. Aktivitas suatu proyek selalu ditujukan untuk mencapai suatu tujuan dan mempunyai satu starting point dan ending point. Baik biaya-biayanya maupun hasilnya yang pokok dapat diukur. Maksud dari analisis proyek ialah untuk memperbaiki pemilihan investasi. Karena sumber-sumber yang tersedia bagi pembangunan adalah terbatas, maka perlu diadakan pemilihan antara berbagai macam proyek. Kesalahan dalam memilih proyek dapat mengakibatkan pengorbanan pada sumber-sumber yang tersedia.
Proyek menurut Bucks (1968): Rangkaian kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan, dalam suatu kurun waktu tertentu dengan menggunakan sejumlah biaya, tenaga dan bahan.
Jadi kesimpulan dari definisi Proyek adalah sekumpulan aktifitas yang mempunyai titik awal dan akhir dilaksanakan secara bertahap dengan memperhatikan aspek ruang lingkup, biaya, waktu dan kualitas untuk mencapai tujuan yang unik. Projek mempunyai siklus hidup, yaitu fase inisialisasi, eksekusi, kontrol dan closing. Sasaran proyek tidak lepas dari batasan ruang lingkup, biaya dan waktu. Aspek keseimbangan antara ketiga batasan tersebut sangat berpengaruh pada kualitas proyek.
2.2 Perubahan
2.2.1
Konsep Perubahandipertahankan dan dipelihara. Bahkan tidak sedikit manajemen berpandangan bahwa perubahan tidak diperlukan karena dengan sistem yang berlaku, organisasi meraih keberhasilan di masa lalu hingga sekarang. Di lain pihak, mempertahankan status quo menjadi penghambat bagi perubahan. Tentunya, tanpa kemauan dan kemampuan berubah, organisasi akan mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan lingkungan. Perubahan dalam organisasi belum menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga perlu diupayakan agar bila dimungkinkan perubahan diarahkan ke arah hal yang lebih baik dibandingkan kondisi sebelumnya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perubahan senantiasa mengandung makna, beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). Transisi dari kondisi awal hingga kondisi setelah perubahan memerlukan suatu proses transformasi yang tidak selalu berlangsung dengan lancarnya, mengingat bahwa perubahan-perubahan sering kali disertai aneka macam konflik yang muncul.
Pakar perilaku di dalam perusahan, Robert Kreitner dan Angelo Kinicki menyatakan bahwa terdapat dua kekuatan pendorong munculnya kebutuhan melakukan perubahan:
kekuatan eksternal, yaitu kekuatan yang muncul dari luar perusahaan, seperti karakteristik demografis (usia, pendidikan, jenis kelamin), perkembangan teknologi, perubahan pasar, dan tekanan sosial politik
kekuatan internal, yaitu kekuatan yang muncul dari dalam peusahaan, seperti masalah Sumber Daya Manusia (tidak terpenuhinya kebutuhan, kepuasan kerja, produktifitas, dan motivasi kerja), perilaku, dan keputusan manajemen. Jika ada faktor pendorong, maka juga terdapat faktor penghambat perubahan atau yang sering dikenal dengan resistensi perubahan. Menurut Kotter [34] salah satu penyebab kegagalan dalam melakukan perubahan pada perusahaan adalah tidak terbentuknya koalisi yang cukup kuat di antara orang-orang yang mempunyai wewenang dan kemampuan untuk mendorong perubahan. Oleh karena itu, perubahan bukan hanya tentang satu atau dua orang yang berubah melainkan harus mencakup semua elemen yang terkait.
2.2.2
Jenis PerubahanPerubahan dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis sesuai dengan adanya perencanaan diawal dan sifat dari perubahan. Berikut ini jenis dari perubahan.
1. Perubahan menurut Perencanaan
Perubahan terencana (
planned change
)
Perubahan terencana adalah aktivitas yang dimaksudkan dan diarahkan dalam sifat dan desainnya untuk memenuhi tujuan organisasi.
Perubahan tidak terencana
Perubahan incremental
Perubahan yang secara kontinyu dilakukan suatu organisasi untuk memelihara keseimbangan umum organisasi. Biasanya perubahan seperti ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian organisasidan dampaknya relatif hanya di rasakan oleh bagian itu sendiri.
Perubahan fundamental
Perubahan yang stratejik, visioner, dan transformasional. Peruabhan fundamental memberikan dampak yang patut diperhatikan pada organisasi atau bagian organisasi yang sedang menjalankan perubahan. Jika berhasil, perbedaannya dapat diperhatikan di dalam dan di luar organisasi. Perubahan semacam ini biasanya besar, dan secara dramatis mempengaruhi operasi masa depan organisasi dan seringkali menyangkut pergolakan penting.
3. Perubahan Menurut Struktural
Structural Change
Dalam perubahan struktural terjadi kenaikan atau penurunan kuantitatif yang berarti menghasilkan perubahan kualitas sehingga memerlukan penyesuaian sacara tetap. Apabila tidak merespons perubahan akan salah melangkah dan timbul kecurigaan. Sebagai Contoh, teknologi komunikasi semakin maju dan berkembang sehingga tidak mungkin mundur lagi. Akan tetapi, perubahan dapat pula terjadi dari suatu kondisi tertentu atau dari suatu tingkatan tertentu setelah melalui periode waktu tertentu, kembali lagi pada tingkat semula. Perubahan siklikal mengikuti pola dalam frekuensinya, kembali secara regular pada tahap sebelumnya.
Cyclical Change
Cyclical change hanya memerlukan penyesuaian sementara. Sebagai contoh adalah pada perubahan mode, sifatnya sementara, dan suatu saat akan kembali pada desain lama. Meskipun dengan terminologi yang berbeda-beda, pada dasarnya perubahan disatu sisi dapat dilakukan secara rutin, terencana dan inkremental sehingga tidak menimbulkan gejolak dan orang tidak menyadari bahwa sebenarnya telah terjadi perubahan. Namun, proses demikian akan memerlukan waktu lebih lama. Disisi lain, perubahan dapat dilakukan secara tidak terencana karena harus segera merespons suatu situasi yang tidak dapat dielakkan. Perubahan dapat pula bersifat fundamental sehingga memerlukan perubahan secara total, dan tidak dapat dilakukan secara bertahap.
4. Tempered Radical Change
disruptive self-expression, verbal jujitsu, variable-term opportunism, dan strategic alliance building.
Disruptive self-expression merupakan ekspresi diri yang ditunjukkan secara pelan-pelan, namun dapat mempengaruhi orang lain. Kadang-kadang dilakukan secara sederhana, namun secara perlahan mengubah iklim kerja.
Verbal jujitsu merupakan upaya pembelaan diri secara lisan untuk mengarahkan perubahan situasi. Orang dapat bereaksi atas pernyataan yang tidak diinginkan dan mengalihkan menjadi peluang untuk perubahan yang diharapkan akan diperhatikan orang lain.
Variable-term opportunism merupakan upaya untuk mengubah sesuatu yang sudah menjadi kebiasaan sejak lama dan secara kreatif membuka peluang baru. Bila diberikan kesempatan kepada bawahan menyampaikan presentas dihadapan pimpinan, yang biasanya selalu harus dilakukan sendiri yang merupakan penyimpangan dari kebiasaan.
Strategic alliance building merupakan perubahan yang dilakukan dengan membangun kerja sama dengan orang lain, untuk mendapatkan legitimasi, akses sumber daya dan kontrak, bantuan teknis, serta dukungan emosional.
2.2.3
Tujuan PerubahanTujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung. Tujuan suatu perubahan pada umumnya masih bersifat makro dengan jangka waktu relative panjang. Untuk itu, tujuan dijabarkan dalam jangka waktu lebih pendek dengan ukuranyang lebih spesifik, dan konkret dengan menetapkan
Manajemen perubahan adalah proses terus-menerus memperbaharui organisasi berkenaan dengan arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Kegiatan manajemen perubahan harus berlangsung pada tingkat tinggi mengingat laju perubahan yang dihadapi akan lebih besar dari masa sebelumnya. terjadi perubahan yang signifikan dan dapat diimplementasikan dengan baik kedalam suatu organisasi, maka hal berikut ini harus segera terjadi, yakni: Orang harus memahami dengan jelas tentang apa yang dimaksud dengan organisasi bisnis dan pelanggan. Dengan demikian, definisi yang jelas tentang tujuan bersama diperlukan; dan
sebagai sebuah mainstream, maka dengan sendirinya perlu dibarengi oleh perubahan infrastruktur pembinaan yang sudah ada, yang dapat mengatasi segala bentuk resistensi, sehingga mereka terdorong untuk mencoba dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang telah direncanakan.
Kemampuan organisasi untuk bertahan hidup (survive) sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk berubah, menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang dihadapi atau menyesuaikan diri dengan perubahan potensial yang akan terjadi di masa mendatang. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Tanpa adanya perubahan, maka dapat dipastikan usia organisasi tersebut tidak akan bertahan lama. Setiap organisasi yang mengabaikan konsep perubahan akan mengalami dampak negatif yang timbul oleh karenanya. Organisasi modern dewasa ini harus menghadapi dan menyelesaikan sejumlah persoalan yang menyebabkan terciptanya kebutuhan akan perubahan internal organisasi.
Menurut McCalman perubahan suatu organisasi memerlukan apa yang beroperasi pada tingkatan yang berbeda dan mencakup berbagai factor yang berbeda pula dalam hirarkhi keorganisasian. Adapun keempat macam lapisan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Lapisan pemicu (the trigger layer), yang berhubungan dengan identifikasi kebutuhan dan peluang-peluang untuk perubahan penting, yang dirumuskan secara sadar dalam wujud peluang-peluang dan bukan dalam bentuk ancaman-ancaman atau krisis-krisis.
2. Lapisan visi (the vision layer), yang menetapkan perkembangan masa yang akan datang organisasi yang bersangkutan, dengan jalan menekankan suatu visi dan mengkomunikasikannya secara efektif, sehubungan dengan arah kemana organisasi tersebut sedang melaju.
3. Lapisan konversi (the conversion layer) yang dibentuk guna memobilisasi dukungan di dalam organisasi yang bersangkutan, bagi visi baru tersebut sebagai metode yang paling tepat dalam hal menangani pemicu-pemicu perubahan tersebut.
4. Lapisan pemeliharaan dan pembaruan, yang mengidentifikasi cara-cara dengan apa perubahan dipertahankan, serta dikembangkan melalui perubahan-perubahan dalam sikap dan prilaku, dan dipastikan tidak akan kembalinya organisasi tersebut ke tradisi-tradisi yang berlaku sebelumnya.
2.3.2
Pendekatan Manajemen PerubahanDalam melakukan manajemen perubahan diperlukan beberapa pendekatan. Pendekatan tersebut dapat dilakukan dengan:
1. Mengidentifikasikan objek yang terkena dampak perubahan yang mungkin menolak perubahan.
3. Mendesain strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi tersebut.
Dalam pengimplementasian perubahan, keberhasilan dari perubahan dipengaruhi oleh setiap orang yang terlibat didalamnya. Apabila setiap orang didalamnya memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang akan terjadi, dan mengapa hal tersebut akan terjadi maka keberhasilan terhadap perubahan dapat meningkat. Sebagai sebuah proses, perubahan tidak selamanya berjalan
sesuai dengan yang diharapkan. Menurut M. Nur Nasution (2010),
perubahan pada sebuah organisasi dapat memicu timbulnya penolakan
baik dari individu maupun dari organisasi itu sendiri.
2.3.3
Prinsip-prinsip Dasar Manajemen PerubahanTerdapat lima prinsip yang mendasari manajemen perubahan. Setiap prinsip dibangun atas dasar yang lainnya dan secara bersama-sama sebagai bentuk dasar apa dan mengapa manajemen perubahan dibutuhkan. Prinsip yang mendasari adanya kebutuhan terhadap manajemen perubahan adalah sebagai berikut:
berubah untuk sebuah alasan
perubahan pada organisasi membutuhkan perubahan pada individu
luaran organisasi merupakan hasil kolektif dari perubahan individu
manajemen perubahan merupakan kerangka kerja yang memungkinkan untuk mengelola perubahan dari sisi orang
kita menerapkan manajemen perubahan untuk merealisasikan manfaat dan luaran yang diinginkan dari perubahan
Alasan utama adanya manajemen perubahan adalah untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan dari perubahan tercapai. Guna memimpin perubahan pada level sebuah organisasi, seorang pemimpin harus mampu memimpin perubahan pada level individu. Manajemen perubahan akan efektif ketika proses dan tools untuk manajemen perubahan organisasi dikombinasikan dengan proses dan tools untuk manajemen perubahan individu. Kesuksesan dari manajemen perubahan diukur dari derajat ketercapaian tujuan perubahan.
2.4
E-Surat (E-Mas)
E-Surat milik pemerintah Kota Kediri dinamai E-mas, E-Mas dibuat dengan maksud untuk mempermudah proses surat menyurat antar SKPD, komunikasi antara walikota dan semua level aparatur sipil negara di bawah Pemerintah Kota Kediri, memangkas proses birokrasi sehingga pelaksanaannya menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan adanya e-Mas tentunya akan dapat menghemat biaya kertas, waktu dan tenaga yang digunakan untuk proses pengiriman surat. Arsip dokumen juga tersimpan secara digital sehingga bisa menghemat ruang secara fisik dan memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian surat secara cepat.
SMS untuk notifikasi pemberitahuan surat yang berguna untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju.
2.5
Alur Proses Persuratan Pemerintah Kota Kediri.
Dalam persuratan, terdapat dua istilah yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
2.5.1
Surat MasukBerikut ini alur surat masuk dalam sekretariat dan SKPD di Pemerintah Kota Kediri.
Alur dalam Sekretariat
Gambar 2. 1 Alur surat masuk dalam sekretariat
Keterangan: Diagram alur dalam Sekretariat menunjukkan bagaimana proses surat turun dari pimpinan kepada instansi terkait.
Alur dalam SKPD
Gambar 2. 2 Alur surat masuk dalam SKPD
Keterangan: Diagram alur dalam SKPD diatas menunjukkan proses surat masuk yang kemudian dientri oleh staf dan diteruskan kepada user 1 untuk dilakukan disposisi. Pada proses surat masuk ini user 1 adalah pimpinan atau user yang mempunyai jabatan tertinggi di instansi tersebut. Kemudian akan diturunkan pada user dengan struktur jabatan di bawah user 1 dan seterusnya hingga selesai. Setelah proses selesai maka staf akan mengkonfirmasi selesainya proses disposisi pada surat masuk tersebut.
2.5.2
Surat KeluarBerikut ini alur surat keluar dalam sekretariat dan SKPD di Pemerintah Kota Kediri.
Gambar 2. 3 Alur surat keluar dalam sekretariat
Keterangan: Diagram alur dalam Sekretariat menunjukkan bagaimana proses surat naik dari suatu instansi kepada pimpinan.
Alur dalam SKPD
Gambar 2. 4 Alur surat keluar dalam SKPD
BAB 3
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
3.1RINGKASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Proyek E-Surat yang dibahas melingkupi 2 proyek yaitu (1) proyek awal atau inisiasi diadakannya E-Surat di tahun 2014 kemudian diterapkan untuk pertama kali di tahun 2015 dan (2) proyek pengembangan dari E-Surat ditahun 2016, berikut ini akan ditampilkan ringkasan berupa tabel untuk memudahkan dalam memahami proyek.
Tabel 3. 1 Ringkasan proyek teknologi informasi
NAMA PROYEK PROYEKMASA STAKEHOLDER HASIL PROYEK
Proyek:
Fitur validasi waktu agenda
3.2GAMBARAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
3.1.1 PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)
Proyek pembangunan aplikasi E-Surat atau E-Mas dilatarbelakangi adanya keinginan dari Pemerintah Kota Kediri untuk mengefisiensikan proses surat menyurat di lingkungan pemerintahan, pengarsipan digital, disposisi melalui aplikasi serta mengurangi penggunaan kertas. Kendala yang dihadapi dari proses surat menyurat yang masih manual atau tidak dengan bantuan sistem adalah pengiriman surat menjadi kurang efektif, memerlukan banyak kertas, serta proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang.
3.1.1.1 Tujuan Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Tujuan dari proyek pembangunan E-Surat adalah menghasilkan sistem yang mampu membantu proses surat menyurat di Pemerintah Kota Kediri, sehingga pelaksanaannya lebih efektif dan efisien serta mempermudah proses pengarsipan secara digital.
3.1.1.2 Ruang Lingkup Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas) Ruang lingkup dari proyek pembangunan E-Surat (E-Mas): 1. Adanya fitur pembuatan akun pengelola E-Surat
Pengguna dapat melihat profil dan melakukan penggantian password untuk login.
Gambar 3. 1 Menu pengelolaan akun pengguna
2. Adanya fitur surat kelur dan surat masuk
Pengguna dapat menuliskan surat baru baik surat masuk maupun surat keluar dari aplikasi.
Gambar 3. 3 Menu entri surat masuk
Gambar 3. 4 Menu entri surat keluar
3. Adanya fitur disposisi surat
Pengguna dapat melakukan disposisi kepada user yang dituju melalui aplikasi.
Gambar 3. 5Menu disposisi surat
3.1.1.3 Stakeholder Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
E-Ketua Pelaksana Lapangan : Khayat Subkhan Koordinator Tim TI PDE : Herwin
Programmer : Noris Ibrahim
3.1.1.4 Waktu Pelaksanaan Proyek Pembangunan E-Surat (E-Mas)
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, interviewee (Noris Ibrahim) sebagai programmer dari E-Surat diketahui bahwa proyek pembangunan ini berlangsung akhir tahun 2014 dan mulai diimplementasikan pada tahun 2015. Namun, interviewee lupa mengenai waktu pasti dari pelaksanaan proyek. Hal ini dikarenakan, interviewee sebagai programmer hanya melaksanakan tugas yang diperintahkan.
3.1.2 PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)
Proyek ini merupakan pengembangan dari aplikasi E-Mas yang sudah berjalan kurang lebih satu tahun. Adanya proyek pengembangan aplikasi E-Mas dilatarbelakangi adanya beberapa kendala dan kekurangan di beberapa bagian serta fitur yang ada di E-Mas dirasa belum memenuhi kebutuhan di lapangan. Beberapa kendala yang sering dijumpai diantaranya:
1. fitur captcha yang sering error pada saat proses pengajuan disposisi, mengajukan surat masuk, menaikkan surat keluar dan proses lain yang membutuhkan proses validasi captcha.
2. seringkali terjadi eror saat proses upload file.
Selain adanya kekurangan dari aplikasi E-Mas, terdapat kebutuhan lain yang diharapkan dapat tercakup dalam aplikasi E-Mas. Kebutuhan tersebut terkait dengan jadwal agenda dan status ketersediaan ruangan, hal ini dikarenakan agenda dan ruangan digunakan sebagai acuan dasar dalam membuat sebuah surat. Oleh karena itu, proyek pengembangan E-Mas ini diadakan agar mampu menangani kendala dari aplikasi E-Mas sebelumnya serta menambahkan fitur yang dibutuhkan di lapangan.
3.1.2.1 Tujuan Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Tujuan dari proyek pengembangan ini adalah melakukan upgrade dan pengembangan aplikasi E-Mas yang berbasis website sehingga semakin nyaman, mudah dan mampu menjawab kebutuhan stakeholder yang terlibat.
3.1.2.2 Ruang Lingkup Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Pengembangan aplikasi E-Mas pada tahap ini mencakup penambahan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Melakukan upgrade sistem e-Mas
Versi CodeIgniter yang digunakan oleh aplikasi e-Mas V.01 adalah 2.1.3 agar sistem menjadi lebih stabil, maka dilakukan upgrade ke versi terbaru yaitu CodeIgniter 2.2.6.
2. Melakukan perbaikan error pada fitur captcha dan fitur upload file
mengganggu kelancaran proses pengiriman ataupun penerimaan surat yang berjalan.
3. Melakukan penambahan fitur agenda
Fitur agenda merupakan fitur yang belum ada pada E-Mas versi sebelumnya. Fitur agenda merupakan fitur yang terkait dengan pengelolaan agenda, diantaranya mencakup penambahan/pembuatan agenda baru, pengubahan agenda dan penghapusan agenda serta dapat merubah status agenda (private atau public)
4. Melakukan penambahan fitur kalender agenda untuk user umum
Fitur kalender agenda untuk user umum mirip dengan kalender agenda pada user SKPD. Hanya saja untuk agenda yang bersifat private, detil informasinya bersifat rahasia (tidak untuk konsumsi publik) hanya bisa dilihat oleh SKPD yang bersangkutan. Kalender agenda tidak penting bagi SKPD namun juga penting untuk di-publish kepada masyarakat umum sebagai salah satu bentuk transparansi dan upaya melibatkan masyarakat dalam melakukan pemantauan dan juga update agenda dari Pemerintah Kota.
5. Melakukan penambahan fitur servise JSON list agenda
Service JSON list agenda adalah fitur yang menyediakan informasi agenda yang bersifat public yang dikemas dalam format JSON. Fitur ini dibuat dengan tujuan agar informasi tentang agenda yang telah dibuat bisa di-share ke dalam portal lain semisal website kedirikota.go.id sehingga lebih praktis.
6. Melakukan penambahan fitur peta agenda untuk user umum
Fitur peta agenda untuk user umum mirip dengan peta agenda pada user SKPD. Hanya saja untuk agenda yang bersifat private, detil informasinya bersifat rahasia (tidak untuk konsumsi publik) hanya bisa dilihat oleh SKPD yang bersangkutan. Peta agenda tidak hanya penting bagi SKPD namun peta agenda juga penting untuk di-publish kepada masyarakat umum sebagai salah satu bentuk transparansi dan upaya melibatkan masyarakat dalam melakukan pemantauan dan juga update agenda dari Pemerintah Kota Kediri terutama agenda yang melibatkan mereka di dalamnya.
7. Melakukan penambahan fitur sinkronisasi antara tipe jenis surat keluar kategori undangan dengan list agenda
8. Melakukan penambahan fitur pengecekan ketersediaan ruangan
9. Melakukan penambahan fitur validasi waktu agenda
10. Melakukan penambahan fitur pengiriman jenis surat keluar akan menjadi surat masuk pada SKPD yang dituju.
petugas entri surat pada SKPD yang dituju. Operator entri surat pada SKPD tujuan akan menerima surat yang telah di-posting oleh SKPD asal dan tinggal meng-edit lalu melengkapi dengan nomor agenda dan lain-lain untuk kemudian melakukan disposisi surat masuk dan seterusnya sesuai prosedur normal.
3.1.2.3 Stakeholder Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Stakeholder dari proyek pengembangan E-Surat (E-Mas) dapat digambarkan melalui gambar berikut.
Gambar 3. 6 Stakeholder pengembang E-Surat
Apabila didetilkan, stakeholder yang terlibat dari proyek pengembangan E-Surat (E-Mas) adalah:
Owner
Pengelola Data Elektronik (PDE) Pemerintah Kota Kediri
Ketua Pelaksana Lapangan : Khayat Subkhan
Koordinator Tim TI PDE : Herwin
Programmer : Noris Ibrahim
Developer
Tim LBE ITS Surabaya
Ketua Tim LBE ITS : Tony Dwi Susanto
Analyst dan Dokumenter : Rimby
Kamesworo
Programmer : Hatma
Suryotrisongko
3.1.2.4 Waktu Pelaksanaan Proyek Pengembangan E-Surat (E-Mas)
Pelaksanaan proyek ini dilakukan dalam kurun waktu 2 bulan yaitu mulai bulan Mei-Juni 2016, dengan rincian kegiatan sebagai berikut:
Tabel 3. 2 Waktu pengerjaan proyek pengembangan E-Surat
Minggu ke- Kegiatan Luaran
1 Inisiasi proyek Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan komitmen pihak terkait
dan eksisting sistem 3 Perancangan Aplikasi Dokumen perancangan
4
5 Pembangunan dan Pengujian Aplikasi Aplikasi telah diuji
6 dan 7
8 Serah terima sistem dan penutupan proyek Dokumen akhir produk
3.3KEBERHASILAN PROYEK
Keberhasilan dari sebuah proyek dapat dilihat dari beberapa kriteria. Pada proyek E-Surat keberhasilan proyek dilihat dari kecukupan alokasi dana, ketepatan waktu pengerjaan proyek, kejelasan ruang lingkup proyek, kualitas sistem yang dihasilkan, kualitas SDM proyek dan pengguna, risiko yang ditimbulkan proyek, komunikasi antar tim proyek, serta ketercapaian tujuan organisasi. Berikut ini gambaran keberhasilan proyek pembangunan E-Surat (E-Mas) Pemerintah Kota Kediri.
PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH karena dia mengerjakan sesuai perintah atasan
PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH hasilnya sempurna. Dari awal inisiasi proyek terdapat kriteria kriteria yang harus masuk
berhasil apabila, risiko yang ditimbulkan dari adanya proyek kecil.
Pada proyek
PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH hasil dari proyek ini akan mengubah proses diharapkan karena pada saat pilot proyek hanya
Berikut ini gambaran keberhasilan proyek pengembangan E-Surat (E-Mas) Pemerintah Kota Kediri.
Alokasi dana Sukses Alokasi dana yang
PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
keuntungan dari alokasi dana yang dianggarkan. disepakati antara owner dan developer adalah 2
PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH aplikasi sebelum proyek dinyatakan selesai. Dari hasil pengujian, sistem berjalan sesuai dengan bisnis proses persuratan.
Kualitas SDM Sukses Kualitas SDM Proyek
Dari segi kualitas SDM proyek memiliki kualitas yang baik, karena dalam proyek ini sudah ditentukan kriteria dari pihak-pihak yang dapat masuk ke dalam proyek. Untuk posisi manajer proyek diharuskan
PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT (E-MAS) PEMERINTAH
3.4.1 LUARAN PROYEK PEMBANGUNAN E-SURAT (E-MAS)
Luaran atau outcome dari proyek pembangunan E-Surat (E-Mas) sudah dapat dilihat dan dirasakan oleh pemerintah Kota Kediri. Luaran yang sudah dapat dirasakan hasilnya sekarang diantaranya:
1. Proses disposisi dapat dilakukan langsung melalui aplikasi E-Surat.
2. Proses penyampaian informasi surat masuk/surat keluar menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan cara tradisional.
3. Data surat terarsip secara digital. 4. Pengurangan penggunaan kertas.
5. Proses pencarian surat cepat dan akurat karna terarsip secara digital. Dari luaran yang dirasakan oleh Pemerintah Kota Kediri, menunjukkan bahwa proyek pembangunan aplikasi E-Surat (E-Mas) memberikan kontribusi kepada pemerintah Kota Kediri dalam hal proses persuratan di pemerintahan, karena mampu mengefisiensikan waktu penyebaran surat ke SKPD. Meskipun proyek pembangunan E-Surat mampu memberikan luaran yang dirasakan oleh pemerintah Kota Kediri, pengguna dari E-Surat hanya 7 dari 42 SKPD yaitu: (1) Bagian Pengelolaan Data Elektronik, (2) Bagian Umum, (3) Bagian Hubungan Masyarakat, (4) Badan Penanaman Modal Daerah, (5) Badan Kepegawaian Daerah, (6) Sekretaris Daerah dan (7) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. Masih sedikitnya jumlah SKPD yang menggunakan aplikasi E-Surat (E-Mas) dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya:
1. Kualitas SDM yang tidak merata di seluruh SKPD
2. Komitmen walikota yang kurang sehingga beberapa SKPD merasa tidak wajib menggunakan aplikasi E-mas.
3. Beberapa SKPD menganggap belum adanya jaminan atas keamanan data dari aplikasi E-Surat.
4. Ketika ada surat dengan perlakuan khusus, misal perintah walikota atau membijaki suatu masalah. (Perlakuan khusus itu jika tdk ada surat masuk atau keluar lalu disuruh membuat surat keputusan dengan nomor dan tanggal yang di antidatir atau diundur.
Meskipun aplikasi E-Surat belum digunakan oleh seluruh SKPD, namun PDE sebagai penanggungjawab dari aplikasi ini terus berusaha untuk memperbaiki performa dari aplikasi Surat serta adanya permintaan dari SKPD pemakai E-Surat untuk memperbaiki bagian yang eror dan menambah fitur agenda. Hal tersebut yang melatarbelakangi adanya proyek pengembangan E-Surat.
3.4.2 LUARAN PROYEK PENGEMBANGAN E-SURAT (E-MAS)
BAB 4
MANAJEMEN PERUBAHAN
4.1MANAJEMEN PERUBAHAN
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perubahan yang terjadi dari proyek TI yang dilakukan, dalam hal ini adalah proyek E-Surat (E-Mas) Pemerintah Kota Kediri. Manajemen perubahan yang dijabarkan dalam bab ini hanya terfokus pada Proyek Pembangunan Aplikasi E-Surat (E-Mas) karena aplikasi ini sudah diterapkan di Pemerintah Kota Kediri, sedangkan untuk manajemen dari Proyek Pengembangan Aplikasi E-Surat (E-Mas) belum dapat dijabarkan secara mendetail karena di Pemerintah Kota Kediri masih dalam tahap transisi/migrasi. Namun, disini diasumsikan bahwa manajemen perubahan dari aplikasi E-Surat kurang lebih sama, karena perubahan yang terjadi dari aplikasi E-Surat hanya dengan adanya penambahan beberapa fitur.
4.1.1 Identifikasi Perubahan
Proyek E-Mas yang dilaksanakan di pemerintah Kabupaten Kota Kediri berdasarkan teori reaction to change dari turner (2008), proses perubahan yang terjadi dengan adanya e-mas ini tergolong dalam normal change. Karena sistem E-Mas ini hanya menambah performa suatu organisasi, dan mempercepat waktu penyelesaian tugasnya saja. Sesuai dengan namanya E-Surat atau E-Mas berfokus kepada perubahan alur pengiriman surat mulai dari surat dari walikota hingga SKPD yang berada di bawah pemerintah Kota Kediri. Berikut adalah beberapa perubahan yang terjadi di lingkungan pemerintah kota Kediri dengan adanya e-mas:
Surat keputusan walikota, surat edaran, undangan rapat dan kebijakan walikota yang terkait dengan SKPD terkait dan dituangkan melalui surat keputusan bisa langsung diterbitkan pada hari yang sama dapat dikirimkan dan dibaca pada hari yang sama.
Pengarsipan surat dilakukan dalam satu wadah yang sama, sebelumnya antara sekretariat daerah, SKPD yang terkait masing masing harus mengarsipkan dan memiliki kode surat sendiri – sendiri
Surat hanya diterbitkan sekali saja.
4.1.2 Resistensi terhadap Perubahan/Proyek Aspek Manajemen Perubahan dalam Pelaksanaan Proyek
Dalam studi kasus ini, resistensi terhadap proyek dibagi menjadi 3 hal yaitu Tantangan Manajemen, Tantangan SDM, dan Tantangan Infrastruktur.
Tantangan Manajemen dalam proyek ini adalah terkait kebijakan, awal mula rencana ini ditentang oleh beberapa Kepala Dinas dan pegawai lainnya karena dianggap tidak sesuai dengan kebijakan yang sudah dibuat.
Tantangan SDM dalam proyek ini adalah perlu adanya pihak ketiga dalam mengimplemetasikan e-MAS dan alokasi pegawai yang dapat mengoperasikan aplikasi e-MAS.
Berdasarkan hasil wawancara dengan instruktur bimtek bagian Pengolahan Data elektronik (PDE) Pemerintah Kota Kediri dapat disimpulkan mengenai resistensi, bahwa:
Resistensi Pasif
Adanya resistensi pasif yang timbul dari dorongan pimpinan, namun di pihak lain staff berpedoman bahwa cara tradisional lebih ringkas dan cepat.
Adanya resistensi aktif yang timbul karena faktor usia. Pengguna yang memiliki usia lanjut sulit melakukan adaptasi dengan sistem, hal ini terjadi pada pengguna yang jarang berinteraksi dengan komputer dan hal-hal lain yang berhubungan dengan teknologi.
Adanya pegawai yang merasa tidak bisa menggunakan aplikasi, sehingga rasa tanggung jawab menjadi berkurang
Resistensi Aktif Tidak Ada
Adapun penyebab resistensi terhadap penerapan e-MAS adalah sebagai berikut:
a. Kebiasaan pegawai melakukan pemrosesan surat keluar, surat masuk dan disposisi secara manual
b. Pegawai enggan meninggalkan kenyamanan pada saat masih menggunakan manual menuju aplikasi eMas
c. Rasa takut menggunakan aplikasi yang baru karena factor usia, sehingga harus ada pendamping dalam menggunakan aplikasi yang baru.
d. Merasa tidak dapat menggunakan aplikasi, sehingga pegawai merasa kurang bertanggung jawab terhadap tugasnya.
e. Ada beberapa pegawai yang belajar dengan sungguh sungguh mengenai aplikasi, karena pegawai tersebut yakin bahwa aplikasi yang digunakan dapat meringankan tugasnya dan lebih efektif
f. Ada pegawai yang senang karena adanya aplikasi e Surat ini dapat mempercepat proses surat menyurat pada SKPD tersebut
g.
Penolakan terhadap beberapa Kepala Dinas dan pegawai terkait penggunaan aplikasi e-MAS karena faktor keamanan data dan banyak pegawai yang masih belum menguasai teknologi.4.1.3 Aspek-aspek Manajemen Perubahan dalam Proyek
4.1.3.1 Change Manager
Secara khusus proyek e-mas ini tidak memiliki change manager yang sudah ditentukan sejak awal proyek ini berjalan akan tetapi ada beberapa stakeholder yang peran nya menyerupai seorang change manager. Selama ini proses sosialisasi dan pendampingan secara berkala hanya dilakukan oleh bagian PDE (pengolahan Data Elektronik) Pemerintah Kota Kediri. Dari sini dapat disimpulkan jika kepala bagian PDE merupakan ujung tombak (change manager) proyek e-mas. Selain itu untuk SKPD yang ada diserahkan kepada kepala SKPD masing-masing. Jika komitmen kepala SKPD kuat maka program e-surat akan jalan dengan sendirinya. Dan untuk SKPD yang memiliki tim IT tersendiri kepala SKPD terkait akan menyerahkan penggunaan e-surat kepada tim IT yang ada. Dari sini dapat disimpulkan ada beberapa kepala SKPD yang bertindak sebagai change manager akan tetapi jika di sebagian SKPD memiliki tim IT, tim IT inilah yang menjadi change manager pada SKPD tersebut. Dan change manager yang tertinggi ialah walikota Kediri. Komitmen dari walikota terhadap e-surat sangat penting untuk jalannya aplikasi e-mas.
4.1.3.2 Identifikasi Stakeholder Stakeholder yang terlibat:
a. Bagian Sekretariat Pemerintah Kota Kediri b. Bagian Pengolahan Data Elektronik
c. Pejabat Setingkat Kabag (atau setingkat diatasnya) dalam struktur organisasi SKPD di bawah Pemerintah Kota Kediri
d. Staff tertentu yang telah diberi kewenangan oleh pejabat struktural di atasnya.
e. Developer.
4.1.3.3 Winner from The Change
Winner from the change adalah orang yang terus mengamati jalannya aplikasi e-mas dan bertindak sebagai orang yang paling berperan dan paling memiliki komitmen dalam sosialisasi dan jalannya perubahan menggunakan aplikasi e-mas. Stakeholder yang paling sesuai dengan definisi tersebut adalah Kepala Bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik) Pemerintah Kota Kediri
4.1.3.4 Loser from The Change
Loser from the project adalah orang yang paling tidak memiliki komitmen dalam jalannya aplikasi e-mas. User ini adalah orang yang paling sering mengganggu jalannya penggunaan aplikasi e-mas. Stakeholder atau user yang paling sesuai dengan deskripsi tersebut adalah Kepala SKPD yang sudah tua, karena tidak mau memakai dengan alasan kebiasaan lama (dengan cara mendorong dan menghambat dari suatu penerapan.
Force field analysis dari proyek pembangunan aplikasi e-MAS dapat digambarkan dengan diagram berikut:
Gambar 4. 1Force Field Analysis Proyek Pembangunan E-Surat
Force field analysis dari proyek pengembangan aplikasi e-MAS dapat digambarkan dengan diagram berikut ini:
4.1.3.6 Mekanisme Komunikasi
Untuk proses pendampingan dan sosialisasi E-Surat (E-Mas), komunikasi yang dipakai, dan dipilih adalah bimbingan teknis (bimtek). Bimbingan teknis termasuk ke dalam cara komunikasi face to face atau hot vehicles type, karena dianggap paling efektif untuk menerapkan perubahan. Mekanisme dari bimtek yaitu staff atau kepala SKPD diundang ke dalam suatu workshop atau bimbingan teknis, undangan ini dipergunakan untuk memperkenalkan secara langsung aplikasi E-Surat serta mengajarkan penggunaan dari aplikasi E-Surat.
4.1.3.7 Training
Pada setiap fase implementasi dari aplikasi E-Surat (E-Mas) dilakukan training untuk mengenalkan aplikasi kepada pengguna.
pekerjaan yang mereka lakukan sehari – hari serta melakukan penilaian dari ketepatan proses yang ditanyakan oleh instruktur.
Pada proyek pengembangan E-Mas, training didukung juga oleh Developer. Ttraining dari developer dilakukan dengan mengundang perwakilan dari tiap SKPD kemudian mengenalkan dan mensosialisasikan cara penggunaan aplikasi E-Mas v.02.
Dalam mengenalkan e-mas ini kepada beberapa SKPD, langkah yang dipakai adalah:
Melihat track record SKPD yang memakai e-surat, jika record penggunaan terhadap SKPD dirasa kurang maka PDE akan langsung mengirim surat sosialisasi kepada SKPD tersebut.
Diserahkan kepada kepala SKPD masing – masing jika kepala SKPD yang bersangkutan aware terhadap e-surat, maka untuk push adopsi e-surat dibantu dengan tim TI masing – masing SKPD.
BAB 5
KESIMPULAN
Berdasarkan analisis manajemen perubahan yang telah dilakukan pada proyek E-MAS, didapatkan beberapa kesimpulan dan hal yang menarik untuk menjadi pembahasan lebih lanjut, diantaranya:
1. E-Surat (E-Mas) merupakan aplikasi yang dibangun dengan tujuan menggantikan proses pengelolaan surat secara manual dengan proses pengelolaan secara digital. Proyek E-Surat (E-Mas) dilakukan dua kali yaitu (1) proyek awal atau inisiasi diadakannya E-Surat di tahun 2014 kemudian diterapkan untuk pertama kali di tahun 2015 dan (2) proyek pengembangan dari E-Surat ditahun 2016, saat ini sedang dalam tahap migrasidari sistem lama ke sistem baru.
2. Aplikasi E-Surat (E-Mas) hanya digunakan di 7 SKPD dari 42 SKPD yang ada di Pemerintah Kota Kediri, SKPD tersebut adalah (1) Bagian Pengelolaan Data Elektronik, (2) Bagian Umum, (3) Bagian Hubungan Masyarakat, (4) Badan Penanaman Modal Daerah, (5) Badan Kepegawaian Daerah, (6) Sekretaris Daerah dan (7) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, dengan alasan ketujuh SKPD tersebut memiliki SDM yang berkompeten di bidang TI serta memiliki tim TI sendiri yang mampu untuk mendorong pemakaian E-Surat (E-Mas).
3. Berdasarkan analisis perubahan, proses perubahan yang terjadi dengan adanya e-mas ini tergolong dalam normal change, dikarenakan sistem E-Mas ini hanya menambah performa suatu organisasi, dan mempercepat waktu penyelesaian tugasnya saja. Sesuai dengan namanya E-Surat atau E-Mas berfokus kepada perubahan alur pengiriman surat mulai dari surat dari walikota hingga SKPD yang berada di bawah pemerintah Kota Kediri.
4. Dari hasil analisis force field diketahui bahwa:
a. Faktor pendorong dari proyek pembangunan aplikasi E-Surat adalah komitmen dari Pengelolaan Data Elektronik (PDE), adanya ekspektasi bahwa dengan aplikasi E-Surat maka proses persuratan akan jauh lebih cepat dan dokumen terarsip secara digital, sedangkan faktor penghambat dari proyek pembangunan aplikasi E-Surat adalah tidak adanya surat keputusan dari walikota yang mendukung penggunaan E-Surat dan SDM yang jumlahnya terbatas serta kurang pengetahuan mengenai teknologi. b. Faktor pendorong dari proyek pengembangan aplikasi E-Surat adalah
DAFTAR PUSTAKA
[1]P. M. I. (PMI), A Guide to the Project Management Body of Knowledge fourth edition. USA: Project Management Institute, Inc., 2008.
[2]Prosci, Best Practices in Change Management. Loveland, Corolado: Prosci Learning Center Publications, 2012.
[3]J. P. Kotter, Leading Change. Havard Business School Press, 1996.
[4]Kediri, Pemerintah, Kerangka Acuan Kerja Pengembangan Aplikasi e-surat (e-Mas). Kediri, 2016
[5]Siagian, Sondang. P, 2002, Teori Pengembangan Organisasi, Cet. 4, Jakarta: Bumi Aksara.
[6]Meyerson, Debra E, Tempered Radicals: How Everyday Leaders Inspire Change at Work 1st , Harvard Business School Press; 1 edition,2003
LAMPIRAN A – INTERVIEW PROTOCOL
Tujuan Interview
: Untuk mengetahui kondisi kekinian penggunaan E-mas pasca pembangunan dan pengembangan sistem E-Surat (E-mas)
Tanggal :
-waktu : -
Lokasi :
-Narasumber :
-jabatan :
-Tujuan : Tujuan Proyek E-Surat (E-mas) Hambatan Proyek E-Surat (E-mas) Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas)
Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas)
Tujuan Proyek
1. Apa Tujuan Proyek E-Surat ini? Hambatan Proyek
1. Apa hambatan terbesar dari proyek e-surat ini? Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas)
1. Bagaimana tolak ukur keberhasilan e-surat ini? Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) 1. Berapa jumlah pemakai sistem?
2. Siapa saja pemakai sistem?
3. Apakah ada resistensi? Bagaimana penangannya? 4. Tipe Sosialisasi yang dijalankan?
Tujuan
Interview : Untuk mengetahui kondisi kekinian penggunaan E-mas pasca pembangunan dan pengembangan sistem E-Surat (E-mas) pada SKPD yang dijadikan pilot project
Tanggal :
-waktu : -
Lokasi :
-Narasumber :
-jabatan :
Tujuan Proyek
1. Apa Tujuan Proyek E-Surat ini? Hambatan Proyek
1. Apa hambatan terbesar dari proyek e-surat ini? Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas)
1. Bagaimana tolak ukur keberhasilan e-surat ini? Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) 1. Berapa jumlah pemakai sistem?
2. Siapa saja pemakai sistem?
3. Apakah ada resistensi? Bagaimana penangannya? 4. Tipe Sosialisasi yang dijalankan?
[29/9 17.03] arnoldusdanar: Slamat sore mas, saya danar teman nya rimbi [29/9 17.03] arnoldusdanar: Mau tanya tntang aplikasi e-surat yg mas buat bisa nggak mas?
[29/9 17.04] Mas Noris PDE: iya, seputar apa tanya nya [29/9 17.05] arnoldusdanar: Seputar implementasinya mas [29/9 17.19] Mas Noris PDE: pertanyaan yg lbh spesifik nya? [29/9 17.21] arnoldusdanar: E-surat ini tujuan nya apa mas?
[29/9 17.27] Mas Noris PDE: 1. jka aplikasi esurat sudah benar" brjalan akn mngurangi pnggunaan kertas. jdi untuk disposisi bsa langsung dari aplikasi 2. mempercepat penyampaian informasi surat masuk/keluar
3. pengarsipan digital
kurang lebih itu mas tujuannya
[29/9 17.28] arnoldusdanar: Sekarang udah brjalan belom mas?
[29/9 17.29] Mas Noris PDE: skrg sudah jalan, tp msih bbrapa skpd yg pakai. [29/9 17.31] arnoldusdanar: Kendala nya d mna mas?
[29/9 17.32] Mas Noris PDE: mungkin kalo kendala yg paling besar sosialisasi aplikasinya mas
[29/9 17.32] Mas Noris PDE: esurat bisa jalan bila dari atasan semua support penuh
[29/9 17.35] Mas Noris PDE: kalo yg d sby itu gagasannya lngsung dri walikotanya, jd ada edaran dr walikotanya nya jga klo gk salah
[29/9 17.37] Mas Noris PDE: kalo di kediri baru mulai mrintis untuk esuratnya, jd msih tahap pngembangn
[29/9 17.39] arnoldusdanar: Trus ntar ukuran kberhasilan nya itu apa mas? [29/9 17.40] arnoldusdanar: Total skpd brapa mas ntar target nya?
[29/9 17.40] Mas Noris PDE: untuk capaiannya mungkin bisa dilihat dari frekwensi penggunaannya
[29/9 17.40] arnoldusdanar: Skrang brapa mas?
[29/9 17.41] Mas Noris PDE: kalo banyak yg pakai dan para pejabatnya jga pakai bisa dibilang jalan
[29/9 17.42] Mas Noris PDE: skrg masih 6/7 skpd dan termasuk sekpri asisten jga sdah pakai
[29/9 17.43] arnoldusdanar: Kalo frekuensi pnggunaan, itu kn dri segi developer software ya mas
[29/9 17.43] arnoldusdanar: Kalau dri segi pemerintah target nya apa ya mas? [29/9 17.44] arnoldusdanar: Ukuran mksud sya
[29/9 17.44] arnoldusdanar: Misal ni mas kn tadi tujuan nya mmpercepat disposisi kan...
[29/9 17.45] arnoldusdanar: Itu ntar ukuran kecepatan hari yang dpakai [29/9 17.45] arnoldusdanar: Ada nggak mas slain itu?
[29/9 17.45] arnoldusdanar: Dari segi pmerintah nya [29/9 17.46] Mas Noris PDE: itu ada fitur sms nya jga ms
[29/9 17.46] Mas Noris PDE: jd kalau misal yg brsangkutan tdak ditempat [29/9 17.46] Mas Noris PDE: bisa buka aplikasinya trus dispo di situ [29/9 17.47] Mas Noris PDE: misal yg gmna mas
[29/9 17.50] arnoldusdanar: Berarti sms itu bisa langsung d dispo kn ya mas... [29/9 17.51] arnoldusdanar: Efek nya kalau disposisi ini cepat apa ya mas? [29/9 18.00] Mas Noris PDE: sms hnya sbagai notifikasi ms
[29/9 18.01] Mas Noris PDE: cepatnya mungkin lbih kpda pngambilan kputusan [29/9 18.02] Mas Noris PDE: misal ada surat masuk dri suatu instansi/lembaga dri pimpinan nanti memerintahkan atau beliau sendri yg langsung mninfak lanjuti surat tsb
[2/10 17.49] arnoldusdanar: Sore mas... Mau tnya lgi ni mas
[2/10 17.49] arnoldusdanar: SKPD nya kmaren apa aja mas? Yg sudah nerapin aplikasi ini.
[2/10 18.19] Mas Noris PDE: pde,humas,bag umum,bpm,bappeda,bkd,sekpri asisten
ini buat data ap ya mas
[2/10 18.20] arnoldusdanar: Ini ada tugas mata kuliah manajemen proyek dan perubahan mas
[2/10 18.21] arnoldusdanar: Tujuan nya nti buat identifikasi perubahan trhadap sbuah sistem
[2/10 18.21] arnoldusdanar: Apa sebuah proyek IT brhasil atau nggak [2/10 18.22] arnoldusdanar: Atau user nya yg ga mau berubah lbih baik [2/10 18.22] arnoldusdanar: Gtu mas kira2...
[2/10 18.49] Mas Noris PDE: oh bgitu, ok ms. smoga infonya bsa mmbantu [2/10 18.51] arnoldusdanar: Sya yg trimakasih bnyak mas
[2/10 18.52] arnoldusdanar: Nanti kalau ada lgi sya ngrepoti lgi gpp y mas... [2/10 18.57] Mas Noris PDE: inshaallah
[7/10 20.21] arnoldusdanar: Malam mas, mau tnya lgi
[7/10 20.22] arnoldusdanar: Mas, selama ini ada sosialisasi pnggunaan e surat ato nggak mas?
[7/10 20.38] Mas Noris PDE: model sosialisasinya biasanya langsung ngundang skpd trkait
[7/10 20.58] arnoldusdanar: Biasa nya ada yg nolak atau anti teknologi gtu ga mas?
[7/10 20.59] arnoldusdanar: Jaminan mreka nti nya mmkai itu ada ga ya mas? [7/10 21.01] Mas Noris PDE: bukan anti tknologi, mngkin lbih tpat e emang gk mau pake. trutama pjabat yg udah tua" gitu
[7/10 21.01] Mas Noris PDE: kalo prkmbangannya sy kurang bgitu ngikuti. tp yg untuk skpd yg udah di bimtek. sampai skrg pakai itu
[7/10 21.04] arnoldusdanar: Trus kalau ada yg ga mau pke gtu gmna mas?
[7/10 21.06] arnoldusdanar: Klau dkungan walikota atau pimpinan skpd gtu kalau ada kabag atau staff nya yg ga mau pke gmna mas??
[7/10 21.10] Mas Noris PDE: kbtulan skpd trkait yg sdah dibimtek itu ada anggota tim TI kdr
[7/10 21.10] Mas Noris PDE: jd mrka yg push, ngarahin supaya bisa jalan [7/10 21.10] Mas Noris PDE: kalau untuk skpd yg lain, nanti gk tau modelnya gmana. tp kalau dri petinggi skpd tsb responnya bagus mngkin mreka dg sendirinya jlan
[7/10 21.13] Mas Noris PDE: sy sndiri jg hanya develop, untuk urusan yg spt itu mungkin yg punya gagasan buat aplikasi yg bsa jwb
[7/10 21.13] Mas Noris PDE: kalo dri sya pribadi, hrus ada komitmen dr pejabat tinggi
[7/10 21.14] Mas Noris PDE: jd kalo yg atas udah nyuruh pakai, otomatis yg bawah juga akan usahakan sndiri
[8/10 10.58] arnoldusdanar: Mau tnya lgi mas, bimtek ini lembaga trsendiri atau gmana ya mas?
[8/10 14.15] Mas Noris PDE: kbtln dari bagian/skpd saya mas yg manage. jd dri kami langsung yg bimtek
[8/10 14.16] arnoldusdanar: Kalau ada yg tua2 gtu atau ga mau pake biasa nya gmna mas
[8/10 14.16] arnoldusdanar: D gnti staff lain atau gmn mas??
[8/10 14.17] Mas Noris PDE: iya, staf lain yg pakai akunya, tp untuk isi dispo/konfirmasi surat ttep dr yg brsangkutan
[8/10 14.18] Mas Noris PDE: singkatnya sblum ngirim dispo pakai akunnya pjbt tsb, si staf nunggu surat fisiknya didispo sama pjbt tsb
[8/10 14.19] arnoldusdanar: Tpi ada ga mas yg smp d pndah atau d geser gtu gara2 ga mau pake e-surat mas?
[8/10 14.19] Mas Noris PDE: blom sampai kyk gitu
[8/10 14.21] Mas Noris PDE: esurat di sini masih merintis, jd belum semua yg pakai
[13/10 10.34] arnoldusdanar: Mas, itu kmaren kok baru 7 skpd itu kenapa ya mas?
[13/10 10.35] arnoldusdanar: Kok yang lain nggak
[13/10 10.35] arnoldusdanar: Trus kok yg 7 itu bisa pake ya mas yang lain nya belom?
[13/10 10.37] Mas Noris PDE: misal kalau sampean buat aplikasi, trus sampean publish apa semua langsung pake itu?
[13/10 10.37] Mas Noris PDE: jdi intinya sosialisasi nya memang gk langsung semua yg di undang
[13/10 10.38] arnoldusdanar: Nggak mas. Jdi itu pilot project nya gtu ya mas? [13/10 10.38] Mas Noris PDE: ngundangnya itu sama bimbingan teknis, jd biar lbih enak buat ngajarinnya
[13/10 10.38] Mas Noris PDE: iya,
[13/10 10.39] Mas Noris PDE: tp sbnr e jga bisa langsung semua
[13/10 10.39] Mas Noris PDE: tp itu jga trgantung kputissn pimpinannya [13/10 10.40] Mas Noris PDE: memang birokrasinya mas yg susah kalo di pemerintahan
[13/10 10.41] arnoldusdanar: Okeee mas... [13/10 10.41] Mas Noris PDE: �
[30/9 07.14] arnoldusdanar: Kira-kira pak paring, di BKD kota blitar ada gak aplikasi, sistem IT yang dikembangkan d internal BKD kota blitar saja? [30/9 07.14] Pak Paring: Siap mas
[30/9 07.15] Pak Paring: Mungkin ada yang bisa dibantu... [30/9 07.15] Pak Paring: Ada mas....
[30/9 07.18] Pak Paring: Jadi gini ada aplikasi pengelolaan surat keluar masuk, sistem informasi administrasi pegawai yang akan dikembagkan menjadi aplikasi sdm kota blitar dan ada aplikasi tunjangan perbaikan penghasilan yang akan dikembangkan menjadi aplikasi tambahan penghasilan berbasiskan kinerja [30/9 07.18] Pak Paring: Nah yang kira2 sy bantu apa mas danar
[30/9 07.18] arnoldusdanar: Itu semua developer nya BKD pak paring? [30/9 07.19] arnoldusdanar: Jadi programmer nya dari staff BKD kota blitar? [30/9 07.19] arnoldusdanar: Atau dari pusat?
[30/9 07.20] Pak Paring: Semua dari staf bkd mas kecuali yang aplikasi
administrasi pegawai semula programernya pihak ketiga cuma setelah kontrak selesai maka dikembangkan oleh temen2 sendiri...
[30/9 07.21] Pak Paring: Kebetulan di bkd kami ada 2 orang tim it yang mampu ngembangkan aplikasi sesuai kebutuhan yang terus berkembang
[30/9 07.24] arnoldusdanar: Oke pak paring... Saya studi literatur nya dulu plus saya konsul kan sma dosen saya pak. Nanti kalau sudah siap mau ngerepoti pak paring lagi... Ngapunten lo pak paring...
[30/9 07.27] arnoldusdanar: Dari ketiga itu yg sudah jalan mna y pak paring? [30/9 07.28] Pak Paring: Ketiganya sdh jalan semua mas...
[30/9 07.29] Pak Paring: Tahun depan (2017) kami agendakan untum melakukan pengembangan dua aplikasi terakhir..
[30/9 07.29] Pak Paring: Ok ndak popo tenang aja mas danar...
[30/9 07.29] arnoldusdanar: Kalau administrasi pegawai ini buat apa pak paring? [30/9 07.32] Pak Paring: Aplikasi ini untuk mendukung proses layanan
kepegawaian di kota blitar yang berbasiskan it....dg aplikasi ini maka
mempermudah,mempercepat dan tepat sasaran proses layanan kepegawaian seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, perencanaa pegawai, pensiun pegawai
[2/10 16.43] arnoldusdanar: Slmat sore p.paring, mau tnya untuk aplikasi e-surat itu manfaat,tujuan nya apa p.paring?
[2/10 17.31] Pak Paring: Kalo yg itu memudahkan penomoran surat keluar, pe omoran surat kwputusan dan mengagendakan surat masuk sampai dengan diteruskan kemana surat masuk tersebut sehingha akan kethuan surat masuk itu ditindaklanjuti oleh sub bidang mana...
[2/10 17.34] arnoldusdanar: Kalau ada surat yg belom d tndak lnjut i gmna pak paring?
[2/10 17.34] arnoldusdanar: Ada notifikasi atau nggak p.paring?
[2/10 17.34] Pak Paring: Akan ketahuan dalam aplikasi tsb...nach itu yg belum ada mas...
[2/10 17.37] arnoldusdanar: Ooooo... Tpi selama ini jalan apa nggak p.paring? [2/10 17.37] arnoldusdanar: Mksud sya sluruh kasubbag selalu pakai y p.paring? [2/10 17.44] Pak Paring: Jalan mas....semua pakai ini mas krn dlm aplikasi ini tersentral atau dioperatori oleh temen2 di sekretariat artinya saat surat masuk maka dicatat dlm aplikasi ini dan diteruskan k subid aoa sesuai disposisi
nomor oleh temen2 disekretariat melalui aplikasi ini...
[2/10 17.59] arnoldusdanar: Kalau d BKD brarti nggak ada ksulitan p.paring implementasi e-surat nya ya p.paring?
[2/10 18.00] arnoldusdanar: Btuh brapa bulan smp aplikasi bnar2 jalan p.paring [2/10 18.00] arnoldusdanar: Mksud sya pas sosialisasi nya
[2/10 18.01] arnoldusdanar: Jadi dri saat sosialisasi smp semua subid pakai ini brapa hari ya p.paring?
[2/10 18.32] Pak Paring: Waduch kalo itu sy lupa mas
[2/10 18.33] Pak Paring: Krn aplikasi ini sdh lama sejak 2007 [2/10 18.33] arnoldusdanar: Tpi ga ada kndala p.paring?
[2/10 18.34] arnoldusdanar: Misal yg pakai itu merasa trlalu lama [2/10 18.34] arnoldusdanar: Pkiran nya cara lama itu lbih cpat [2/10 18.34] arnoldusdanar: Cara tradisional mksud nya
[2/10 18.45] Pak Paring: Kendalanya jika ada sesuatu yg kelupaan kita tdk bisa nyelipkan nomer surat keluar atau nomor sk mas...
[2/10 18.47] Pak Paring: Artinya semua surat keluar masuk dan surat keputusa harus tepat sesuai jadwalnya...padahal terkadang ada sesuatu yg ada perlakuan khusu misal perintah walikota atau membijaki siatu masalah
[2/10 18.49] arnoldusdanar: Kalau ada sperti itu pnangan nya secara aplikasi gmna p.paring?
[2/10 18.49] arnoldusdanar: Kalau dri kndala user nggak ada ya p.paring? [2/10 18.49] arnoldusdanar: Smua staff ga ada yg anti teknologi y p.paring? [2/10 19.05] Pak Paring: Paling kita manual mas dan tdk tercatat di aplikask atau kita nomori dg penambahan huruf pd nomor yg dikehendaki
[2/10 19.06] Pak Paring: Kalo staf seluruhnya melek IT mas
[2/10 19.11] arnoldusdanar: Maaf p.paring perlakuan khusus ini mksud nya gmna?
[2/10 19.14] arnoldusdanar: Kalau e-surat ni brarti progres aplikasinya ke siapa ya p.paring
[2/10 19.16] arnoldusdanar: Kalau misal ada penanganan operasi manual kya gtu ga ada pncatatan progres atau usulan pengembangan aplikasi p.paring?
LAMPIRAN B – HASIL WAWANCARA
TujuanInterview : Untuk mengetahui kondisi kekinian penggunaan E-mas pasca pembangunan sistem E-Surat (E-mas) Tanggal : 29 September 2016
waktu : -
Lokasi : Pengelolaan Data Elektronik (PDE) Pemerintah Kota Kediri
Narasumber : Norris
jabatan : Programmer
Tujuan : Tujuan Proyek E-Surat (E-mas) Kendala Proyek E-Surat (E-mas)
Mengetahui cakupan proyek E-Surat (E-mas) Kriteria Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas) Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) Tujuan Proyek
1. Apa Tujuan Proyek E-Surat ini?
1. jka aplikasi esurat sudah benar" brjalan akn mngurangi pnggunaan kertas. jdi untuk disposisi bsa langsung dari aplikasi
2. mempercepat penyampaian informasi surat masuk/keluar 3. pengarsipan digital
Hambatan Proyek
1. Apa hambatan terbesar dari proyek e-surat ini?
kendala yg paling besar sosialisasi aplikasi, esurat bisa jalan bila dari atasan semua support penuh, kalo yg d sby itu gagasannya lngsung dri walikotanya, jd ada edaran dr walikotanya nya jga, di Kediri tidak ada Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas)
1. Bagaimana tolak ukur keberhasilan e-surat ini?
untuk capaiannya mungkin bisa dilihat dari frekwensi penggunaannya kalau banyak yg pakai dan para pejabatnya jga pakai bisa dibilang jalan efeknya mungkin lbih kpda pngambilan kputusan misal ada surat masuk dri suatu instansi/lembaga dri pimpinan nanti memerintahkan atau beliau sendri yg langsung mninfak lanjuti surat tsb
Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) 1. Berapa jumlah pemakai sistem?
6/7 skpd termasuk sekpri asisten jga sdah pakai 2. Siapa saja pemakai sistem?
pde,humas,bag umum,bpm,bappeda,bkd,sekpri asisten 3. Apakah ada resistensi? Bagaimana penangannya?
- Bukan anti teknologi, mungkin lebih tepat nya memang tidak mau memakai. terutama pejabat yang sudah tua-tua gitu. kalau
perkembangannya saya kurang begitu mengikuti. tapi yang untuk skpd yang sudah di bimtek. sampai sekarang memakai itu.
- Bimtek ini kebetulan dari bagian/skpd saya mas yg manage. jadi dari kami langsung yg bimtek
akunnya pejabat tersebut, staf akan menunggu surat fisiknya didisposisi oleh pejabat tersebut
- Belum sampai di pndah atau di geser gitu gara-gara ga mau pake e-surat, esurat di sini masih merintis, jd belum semua yg pakai
4. Tipe Sosialisasi yang dijalankan?
- Bisa dihitung dari jumlah record/data di database nya,
- Model sosialisasinya biasanya langsung ngundang skpd trkait,
- Intinya sosialisasi nya memang gk langsung semua yg di undang, hanya 7 skpd yang diundang sebagai pilot project dan mengundang langsung sebagai bimtek(bimbingan teknis) tapi bisa langsung semuanya hanya saja tergantung pimpinan masing – masing SKPD. Intinya birokrasi nya yang susah.
- kalo mnrt sya sndiri, untuk proses sosialisasi n pndampingan aplikasi tsb memang kurang optimal kbtulan skpd trkait yg sdah dibimtek itu ada anggota tim TI jadi mrka yg push, ngarahin supaya bisa jalan,
- kalau untuk skpd yg lain, nanti gk tau modelnya gmana. tp kalau dri petinggi skpd tsb responnya bagus mngkin mreka dg sendirinya jlan. sy sndiri jg hanya develop, untuk urusan yg spt itu mungkin yg punya gagasan buat aplikasi yg bsa jawab
Tujuan
Interview : Untuk mengetahui kondisi kekinian penggunaan E-mas pasca pembangunan sistem E-Surat (E-mas) Tanggal : 29 September 2016
waktu : -
Lokasi : Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Kediri
Narasumber : Paring
jabatan : Kepala bagian sarana dan prasarana sub bidang teknologi informasi
Tujuan : Tujuan Proyek E-Surat (E-mas) Kendala Proyek E-Surat (E-mas)
Mengetahui cakupan proyek E-Surat (E-mas) Kriteria Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas) Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) Tujuan Proyek
1. Apa Tujuan Proyek E-Surat ini?
Kalo yg itu memudahkan penomoran surat keluar, pe omoran surat kwputusan dan mengagendakan surat masuk sampai dengan diteruskan kemana surat masuk tersebut sehingha akan kethuan surat masuk itu ditindaklanjuti oleh sub bidang mana...
Kalau ada surat yg belom d tndak lnjut i akan ketahuan dalam aplikasi tsb Hambatan Proyek
1. Apa hambatan terbesar dari proyek e-surat ini?
Perlakuan khusus itu jika tdk ada surat masuk atau keluar tiba2 kita disuruh bikin sk dengan nomor dan tanggal yh di antidatir atau diundur Kalau ada sperti itu pnangan nya paling kita manual mas dan tdk tercatat di aplikasi atau kita nomori dengan penambahan huruf pd nomor yg dikehendaki
Keberhasilan proyek E-Surat (E-mas)
1. Bagaimana tolak ukur keberhasilan e-surat ini?
Jalan mas....semua pakai ini mas krn dlm aplikasi ini tersentral atau dioperatori oleh temen2 di sekretariat artinya saat surat masuk maka dicatat dlm aplikasi ini dan diteruskan ke subid apa sesuai disposisi pimpinan
Trus sama subid ditindaklanjuti jika berupa surat keluar maka dicatat dan diberi nomor oleh temen2 disekretariat melalui aplikasi ini...
Kondisi terkini pemakaian proyek E-Surat (E-mas) 1. Apakah ada resistensi? Bagaimana penangannya?
