SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN GURU DI
SMA 2 REMBANG BERBASIS WEB
Oleh: Angga Debby Frayudha, M. Pd
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komputer pada saat sekarang ini mempunyai peranan
yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Teknologi yang berkembang
sesuai tuntutan zaman menjadi sarana yang sangat mendukung untuk menangani
berbagai permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan
permasalahan yang ada di sekolahan, instansi maupun organisasi lain.
Begitu juga dengan SMA 2 Rembang, yang sudah menggunakan komputer
untuk mengelola berbagai permasalahan kerja yang ada di lingkungan sehingga
aktivitas kerja dapat berjalan lancar dan semakin baik. SMA 2 Rembang dalam
mengolah data tentang informasi penggajian guru menggunakan komputer, namun
penggunaannya belum maksimal. Hal itu terjadi dikarenakan semakin bertambahnya
data yang diperlukan untuk dicatat sebagai dokumen. SMA 2 Rembang masih manual
dalam mengolah dan menyajikan data penggajian guru. Seiring dengan berjalannya
teknologi maka diperlukan cara yang lebih cepat, tepat, akurat dalam
menginformasikan data penggajian guru yang terkini sehingga dibutuhkan suatu
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini sebagai berikut :
1. Bagaimana mengetahui data guru pada SMA 2 Rembang menggunakan SIM
2. Bagaimana mengetahui Sistem Penggajian Guru pada SMA 2 Rembang
penggajian guru, sehingga dapat membantu laporan keuangan sekolah.
2. ANALISA DAN PERANCANGAN
2.1 Sistem manual penggajian
Saat ini SMA 2 Rembang memang masih menggunakan cara manual dalam
penggajian guru di sekolah namun dengan perkembangan teknologi saat ini yang
semakin membuat proses kerja menjadi mudah, efektif dana efisien membuat saya
tertarik untuk membuat sebuah sistem yang akan membantu guru dalam penggajian
yang saat ini masih restruktur dan urut dari persetujuan kepala sekolah yang
memerintahkan bendahara sekolah untuk membayar gaji guru yang berasal dari
negara karena sekolah ini sekolah negeri, dan tentunya gaji juga sudah terplot-plot
tergantung golongan guru asing-masing. Jika ada guru honorer maka dana yang sudah
disipkan sekolah dibayarkan kepada guru honorer tersebut. Gaji diterima para guru
2.2 Desain manual penggajian
2.3 Alasan menggunakan SIM
• Kecepatan dan kemudahan (speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi penggajian dapat dilakukan
dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan,
mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang
benar, maka penyajian informasi gaji akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
• Kebersamaan pemakai
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk
data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan
dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama.
karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap
data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data guru misalnya,
maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup
hanya disatu basis data.
• Efesiensi ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan
diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang
penyimpanan data yang dimiliki oleh sebuah organisasi sekolah. Dengan teknik
perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan
sehingga tidak semua data harus disimpan.
• Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara
data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.
• Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang
masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain.
• Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak
akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa
diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.
Kerugian Sistem Informasi:
• Menggunakan perangkat lunak yang mahal
• Membutuhkan perangkat keras dalam jumlah yang besar
2.4 Perancangan proses
Pada perancangan proses akan dibahas mengenai pembuatan diagram dari
sistem informasi penggajian guru. Diagram konteks untuk sistem informasi
penggajian guru diberikan pada gambar
Entity-entity yang termasuk dalam pembuatan diagram ini adalah sebagai berikut :
1. Guru
2. Tata Usaha
3. Bendahara
4. Kepala Sekolah
Rancangan desain antar sub sistem sistem penggajian
Program yang dirancang terdiri dari banyak form, sehingga dibutuhkan adanya
form utama yang disebut Multiple Document Interface (MDI Form). MDI form
berfungsi sebagai pintu gerbang program yang dirancang, melalui form ini bisa
Guru Tata usaha
bendahara
Kepala sekolah Sistem informasi manajemen penggajian
dipanggil semua form yang ada dan yang dipanggil akan ditampilkan didalam form
utama ini. Sehingga bisa dikatakan form ini sebagai induk dari semua form.
2.5 Bagian bagian sistem penggajian
a. Masukan (Input) Sistem
Input sistem merupakan sistem pengolahan data dan pemasukan data ke dalam
database dan program.
b. Form Data
Form input data guru berfungsi untuk melakukan penginputan data pribadi guru.
Kelebihan dari form input data guru yaitu dapat memperbaiki Input Data Guru. data
yang sudah ada didalam database tanpa harus menghapus dan membuat data baru
lagi. Kelemahan dari form input data guru yaitu apabila pengisian Nip lebih dari 12
karakter maka sistem tidak dapat menyimpan dan memberitahukan dimana letak
kesalahannya.
menghapus data. Kelemahan form input data gaji yaitu untuk menhitung total jumlah
jam pelajaran harus melihat laporan data absensi guru, apabila ada tunjangan yang
bersifat bulanan harus memilih keterangan tunjangan dengan lain-lain.
Laporan Data Guru merupakan hasil dari proses data-data yang telah dilakukan pada
form data guru. Pada laporan ini menampilkan seluruh data guru yang telah diinput
melalui form data guru. Kelebihan laporan data guru yaitu dapat melihat data semua
guru yang telah diinput dalam form data guru.
f. Laporan absensi guru
Laporan Absensi Per Guru merupakan hasil dari proses data-data yang telah
dilakukan pada form Absensi. Pada laporan ini menampilkan laporan data absensi per
guru. Kelebihan Laporan Absensi Per Guru yaitu dapat melihat data absensi per guru
dan jumlah jam pelajaran. Laporan Absensi Seluruh Guru merupakan hasil dari
proses data-data yang telah dilakukan pada form absensi. Pada Laporan ini
menampilkan seluruh data absensi guru yang telah diinput melalui form data absensi.
g. Laporan Data Gaji
Laporan Data Gaji memiliki Form Laporan Gaji yang berfungsi menampilkan 2
laporan dalam 1 form yaitu menampilkan Laporan Slip Gaji dan Laporan Gaji
Seluruh Guru. Laporan Slip Gaji merupakan hasil dari proses data-data yang telah
dilakukan pada form data gaji. Pada laporan ini menampilkan slip gaji guru yang
telah diinput melalui form data gaji. Laporan Seluruh Gaji Guru merupakan hasil dari
proses data-data yang telah dilakukan pada form data gaji. Pada laporan ini
menampilkan seluruh data gaji guru yang telah diinput melalui form data gaji.
2.7 Rancangan model menu utama
start
Menu utama
file
laporan
Data Guru
Data absenn
Data gaji
Input data oleh admin
Form input Lap.
Guru
Lap. absenn
Lap. gaji
2.9 Rancangan database
3. PEMBAHASAN
Dengan adanya perancangan sistem informasi penggajian guru yang dibuat
dengan menggunakan perangkat-perangkat lunak (software) seperti microsoft access
sebagai pembuat database, HTML/PHP sebagai pengolahan data, dan seagate crystal
report 8.5 sebagai pembuat laporan dapat mempermudah pengolahan data penggajian
guru dapat mempercepat pekerjaan. Dan dengan adanya perancangan sistem
informasi penggajian guru dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam menghitung
gaji. Dalam perancangan program “perancangan sistem informasi penggajian guru”
yang menggunakan aplikasi pemrograman html/php, database microsoft access
sebagai media penyimpanan data, dan pengolahan laporan dengan menggunakan
seagate crystal reports. Didalam menu utama terdapat 3 menu yaitu menu file, menu
laporan dan menu profile.
b. Menu File
Menu file berfungsi untuk menampilkan sub-sub menu. Di dalam menu file terdapat
submenu yaitu Data Guru, Data Pelajaran, Data Absensi dan Data Gaji.
c. data guru
data-data guru. Adapun berberapa cara kerja form Data Gaji sebagai berikut :
Tombol Tambah Data berfungsi untuk menambahkan data ke dalam database.
Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah lengkap di input.
Tombol edit berfungsi untuk memperbaiki data yang telah ada di dalam database,
apabila ingin memperbaiki data terlebih dahulu pilih salah satu data yang berada pada
data grid lalu klik tombol edit maka secara otomatis data tersebut akan tampil.
Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data yang ada di dalam database.
Tombol cancel berfungsi untuk membatalkan proses penambahan data maupun
memperbaiki data.
Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari form input data guru.
Di dalam pencarian data guru ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu
harus memilih nip atau nama di dalam combox pencarian data, selanjutnya hanya
memasukan nip atau nama sesuai dengan pilihan yang ada di dalam combox, maka
secara otomatis data grid akan menampilkan data yang dicari. Untuk mengurutkan
data hanya memilih berdasarkan nip atau nama untuk mengurutkan data. Maka data
grid akan mengurutkan data dengan sendirinya.
d. Data absensi
Data absensi berfungsi untuk menginput data-data absensi guru. Adapun
tombol tambah data berfungsi untuk menambahkan data kedalam database.
tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah lengkap di input.
Untuk menginputkan data absensi ada beberapa hal yang harus diperhatikan
yaitu di dalam kotak isian nip dan nama harus memilih nip atau nama yang sesuai
dengan yang ada di dalam data gird guru atau pun sesuai dengan form Data Guru.
Dan juga dengan kotak isian kode pelajaran dan mata pelajaran juga harus memilih
kode pelajaran dan mata pelajaran yang sesuai dengan data grid pelajaran atau dengan
form data pelajaran. Pencarian data dalam form data absensi terdapat 2 pencarian data
yaitu pencarian data guru dan pencarian data absensi, untuk mencari data hanya
memilih berdasarkan apa yang ingin dicari dan memasukan data sesuai dengan
pilihan data apa yang dicari. Begitu juga dengan mengurutkan dan hanya tinggal
memilih berdasarkan nip atau nama.
e. Laporan Data Guru
Laporan Data guru berfungsi untuk menampilkan laporan data guru. Untuk melihat
laporan data guru, hanya mengklik submenu laporan data guru maka secara otomatis
laporan data guru akan tampil.
f. Laporan Data Absensi
Laporan Data Absensi berfungsi untuk menampilkan laporan data-data absensi per
guru dan absensi seluruh guru. Pada laporan absensi mempunyai form laporan
absensi yang berfungsi untuk menampilkan 2 laporan dalam 1 form. Dan laporan
absensi per guru berkaitan dengan for data gaji untuk menginputkan total jumlah jam
pelajaran. Karena pada laporan absensi per guru total jumlah jam pelajaran secara
otomatis akan terjumlahkan
Apabila kita klik submenu laporan data gaji maka akan tampil form laporan gaji.
Yang didalam form laporan gaji mempunyai 2 fungsi yaitu untuk menampilkan
laporan slip gaji dan laporan gaji seluruh guru.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa data, maka dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Dengan menggunakan program HTML/PHP dapat diciptakan sistem informasi
yang sangat mudah untuk dipahami sebagai media informasi yang sangat efisien.
2. Program yang dirancang merupakan penjelesan dari sistem yang ada dan dapat
membantu sekolahan dalam mengatur data-data kepegawaian dan sistem
penggajiannya secara efisien dan efektif.
4. Sistem informasi dikatakan handal apabila telah bebas dari kesalahan data atau
eror.
DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI.
Jogiyanto, H.M. 2004. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman,
Sistem Informasi dan Inteligensi Buatan, Yogyakarta: ANDI.
---. 1999. Analisa dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset.
---. 2008. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan
Ladjamudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi
Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Nugroho, Eko, Dr. Ir. M.Si. 2008. Sistem Informasi Manajemen-Konsep, Aplikasi dan
Perkembangan. Yogyakarta: ANDI Offset.
Sutabri, Tata, S.Kom, MM. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI
Offset.
Wahyudi, Bambang, S.Kom.,MMSi. 2008. Konsep Sistem Informasi dari Bit Sampai
