The Effect of Making Standard Operating Procedure on Employee’s Performance
Pengaruh Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) terhadap Kinerja Karyawan
Hasna Husnia Muttaqien 165254009
Program Studi D4 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
In doing his work, employees need guidance to make their work more focused and not much error. Guidelines commonly used in office work are called SOP or standard operating procedures. SOP is a guideline for employees to know their responsibilities, what they have to do and how to do it, what materials are needed in doing their job and the time and place of the work. Jobs that need to be made SOP is a routine job done by employees. In addition, the work performed is a work that affects the productivity of the company. Not all things are regulated in the company's SOP. SOPs are made by taking into account the many things that is who will use them, what jobs are set in the SOPs created, when the work should be done, when the work is done, how long the work is done and why the work should be done. After determining that, determine the form of SOP you want to create. SOP has 3 forms: descriptive or narrative, hierarchy or tables and graphs. Descriptive is to explain the steps to use the phrases are clearly arranged into paragraphs. While the hierarchy, the steps in the SOP are stratified or arranged in the table. And SOP graph is created using Data Flow Diagram which contains the flowchart. The determination of SOP form to be made is determined by which will be understood by the employee. Because if the SOP is not able to be understood by the employee then the employee's performance is bad and company productivity will be affected as well. In the SOP must be included when the SOP date is made so that if the SOP is updated in the future the old SOP can be used as a benchmark and subsequently used as the company archive. In determining the SOP should not set the standard that is too high or too low. If the standards are too high that makes employees getting hard time in doing the work so that the work piles up and causes the productivity of the company is reduced. Conversely, if the standard set is too low then in completing the work employees will relax and use their working time to do other things that are not related to work.
Keyword: standard,operating,procedures,employee
Abstrak
mengetahui tanggung jawabnya, apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya, bahan apa saja yang dibutuhkan dalam mengerjakan serta waktu dan tempat pengerjaan pekerjaan tersebut. Pekerjaan yang butuh dibuatkan SOP merupakan pekerjaan yang rutin dilakukan oleh karyawan. Selain itu pekerjaan yang dilakukan merupakan pekerjaan yang berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Tidak semua hal diatur dalam SOP perusahaan. SOP dibuat dengan memperhatikan banyak hal yaitu siapa yang akan menggunakannya, apa pekerjaan yang diatur dalam SOP yang dibuat, kapan pekerjaan itu harus dilakukan, kapan pekerjaan itu selesai dilakukan, berapa lama pekerjaan itu dilakukan dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Setelah menentukan itu, tentukanlah bentuk SOP yang ingin dibuat. SOP memiliki 3 bentuk yaitu deskriptif atau narasi, hirarki atau tabel dan grafik. Deskriptif yaitu menjelaskan langkah – langkah menggunakan kalimat yang disusun secara jelas menjadi paragraf. Sementar hirarki, langkah – langkah dalam SOP dibuat bertingkat atau disusun didalam tabel. Dan SOP grafik dibuat menggunakan Data Flow Diagram yang didalamnya berisikan flowchart. Penentuan bentuk SOP yang akan dibuat ditentukan oleh yang mana yang akan dipahami oleh pegawai. Karena jika SOP tidak mampu dipahami oleh pegawai maka kinerja pegawai tetap terkendali dan produktivitas karyawan akan terpengaruhi pula. Di dalam SOP harus dicantumkan tanggal SOP dibuat agar jika SOP diperbaharui dikemudian hari SOP yang lama dapat dijadikan patokan dan setelahnya dijadikan arsip perusahaan. Dalam menentukan SOP sebaiknya tidak menentukan standar yang terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang terlalu tinggi menyebabkan karyawan kesuliltan dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga pekerjaannya menumpuk dan menyebabkan produktivitas perusahaan berkurang. Sebaliknya jika standar yang ditetapkan terlalu rendah maka dalam menyelesaikan pekerjaannya pegawai akan santai dan menggunakan waktu bekerja mereka untuk mengerjakan hal lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
a. Latar Belakang/Pendahuluan
Dalam bekerja dikantor tiap pegawai membutuhkan standar yang ditetapkan dalam mengerjakan sesuatu. Tidak semua hal harus diberi standar namun hal – hal rutin yang dilakukan dan menjadi penunjang kemajuan dan produktivitas perusahaan perlu dibuatkan dan ditetapkan standar pengerjaannya. Standar yang dipakai dalam mengerjakan suatu kegiatan kantor disebut juga
Standard Operating System atau SOP. SOP dalam tiap perusahaan pasti berbeda – beda. SOP pekerjaan yang satu dan yang lain dalam satu kantor juga berbeda. SOP tidak dibuat begitu saja. Banyak hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP untuk kegiatan – kegiatan di kantor. SOP yang dibuat harus memiliki standar yang mampu diikuti oleh semua pegawai yang melakukan pekerjaan yang bersangkutan. Jika standar yang dibuat didalam SOP terlalu tinggi maka pegawai yang baru atau yang tidak terbiasa melakukannya akan merasa kesulitan dalam menjalani pekerjaannya. Sebaliknya jika standar yang dibuat terlalu rendah maka pegawai akan menyelesaikan pekerjaannya secara mudah dan waktu bekerja yang mereka gunakan terbuang sia – sia. Dalam menetapkan standar paling tidak terdapat karyawan yang diuji sebelum SOP tersebut disetujui agar standar tidak terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan dalam SOP dapat berupa waktu,jumlah, atau yang lainnya. Dalam membuat SOP minimal terdapat 4 hal yang harus diperhatikan. Pertama, siapa yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut, kedua, kegiatan apa yang dilakukan, ketiga, berapa lama pekerjaan itu harus diselesaikan, kapan waktu pengerjaannya,kapan pekerjaan itu harus selesai, dan terakhir alasan mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hal – hal tersebut antara lain yang harus diperhatikan apabila suatu perusahaan ingin membuat SOP. Selain keempat hal tersebut perusahaan juga harus menentukan bentuk SOP seperti apa yang akan dibuat. Menentukan bentuk SOP yang akan dibuat juga berpengaruh terhadap kelangsungan produktivitas perusahaan. Jika SOP yang dibuat tidak dipahami oleh pegawai maka pegawai tidak akan mengikuti standar yang sudah dibuat yang akan berpengaruh kepada produktivitas dan kemajuan perusahaan. Bentuk SOP ada 3 jenis yaitu deskriptif/ narasi, tabel/ hirarki dan grafik. SOP berbentuk narasi yaitu SOP yang langkah – langkah nya dituliskan dalam berbentuk paragraf dengan menggunakan kalimat – kalimat yang jelas. Sementara SOP berbentuk tabel atau hirarki dibuat dengan menampilkan proses penyelesaian dalam bentuk hirarki yang bertingkat atau dibuat didalam tabel. Bentuk SOP yang terakhir yaitu grafik, bentuk ini merupakan bentuk yang paling rumit karena didalamnya proses ditampilkan menggunakan gambar atau grafik dengan lambang, gambar nya dapat berupa DFD (Data Flow Diagram). Setelah memperhatikan
who,what,when dan why dalam pembuatan SOP,serta telah memutuskan jenis bentuk SOP yang akan dibuat maka hal terakhir yang harus diperiksa kembali dan harus dipastikan bahwa hal – hal berikut ini ada didalam SOP yang dibuat yaitu antara lain: nama kegiatan yang bersangkutan, gambaran umum pengerjaannya, tujuan pekerjaan itu dilakukan, bahan atau barang yang dibutuhkan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut, lamanya pengerjaan, standar yang sudah ditetapkan diawal, tanggal pembuatan SOP agar SOP dapat diperbaharui disesuaikan dengan perkembangan zaman dan juga dengan aspek lain.
b. Tinjauan Teoritis
b.1 Pengertian dan Manfaat dari Standard Operating Procedure(SOP)
Menurut pendapat Tambunan (2013) pengertian dari SOP adalah sejumlah prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam kantor untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai berjalan secara efisien dan konsisten serta memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pendapat lain mengatakan bahwa SOP adalah standar yang dijadikan patokan dalam melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan pelayanan. Karena dengan mengikuti yang sudah ditetapkan dalam SOP kemungkinan besar pelanggan akan lebih puas dengan kinerja yang dilakukan. Selain itu pengertian SOP disampaikan oleh Istyadi Insani pada bukunya yang juga berjudul Standar Operasional Prosedur yang mengartikan SOP sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran dan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan juga meningkatkan kinerja dari pegawai dalam suatu organisasi atau perusahaan. SOP menurut Hadiwiyono dan Panjaitan (2015) memiliki manfaat sebagai referensi tentang cara menyelesaikan berbagai macam masalah dalam suatu pekerjaan. Manfaat yang dikemukakan oleh Hadiwiyono dibuktikan oleh penelitian Mustikawati dan Maipan (2012) serta Prasanna (2013) yang hasilnya menunjukan bahwa terdapat banyak perubahan yang baik pada kegiatan dalam suatu organisasi yang telah menerapkan sistem SOP. Sumber lain mengatakan bahwa Standar operasional prosedur dibuat sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan standar yang sudah ditetapkan oleh suatu organisasi. Hadiwiyono dan Panjaitan juga menyampaikan pendapatnya mengenai pengertian dari SOP yaitu pedoman yang dilakukan untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan atau keputusan yang diambil oleh perusahaan merupakan keputusan yang baik,efektif dan efisien dan berdampak positif bagi kemajuan perusahaan. Dalam pembuatannya SOP harus dibuat secara komprehensif agar mempermudah dalam mencari bukti dan untuk mempermudah dalam membantu memecahkan suatu masalah dalam suatu organisasi.
Pendapat lain mengenai SOP yaitu dari Sailendra (2015) yang menyampaikan bahwa SOP adalah panduan yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa kegiatan kantor berjalan sesuai dengan rencana. Tjipto Atmoko (2011) juga menyampaikan pendapatnya mengenai SOP yang tidak berbeda jauh dari pendapat sebelumnya yakni SOP merupakan pedoan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi yang sudah ditetapkan oleh prosedur kerja pada sistem kerja di unit kerja masing – masing. SOP adalah langkah – langkah yang berurutan yang berisikan informasi tentang dimana,bagaimana,mengapa,siapa yang berhubungan dengan pengerjaan suatu pekerjaan kantor merupakan pengertian standar operasional prosedur yang disampaikan oleh Moekijat pada tahun 2008.
Setelah mengetahui pengertian daripada SOP selanjutnya akan dibahas manfaat yang akan dirasakan oleh organisasi apabila menganut sistem SOP. Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara pada Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 manfaat pembuatan standar operasional prosedur bagi suatu organisasi adalah:
Pegawai mampu menyelesaikan pekerjaanya sesuai dengan standar yang sudah ditentukan sehingga mampu meminimalisir adanya kesalahan dan kelalaian dari pegawai.
Membuat pegawai lebih mandiri dan tidak tergantung pada manajemen sehingga peran pimpinan dalam hal ini tidak terlalu banyak.
Memberikan pegawai cara – cara yang jelas untuk membantunya dalam menghadapi masalah yang dihadapi dalam mengerjakan pekerjaannya.
Membantu pegawai – pegawai baru dalam mengerjakan tugasnya secara cepat.
Menunjukkan kepada masyarakat bahwa organisasi memiliki sistem yang terkelola dengan baik.
Menghindari pemberian tugas yang bertumpuk kepada pegawai perusahaan.
Selain menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Indah Puji pada tahun 2014 juga mengemukakan pendapatnya mengenai manfaat pembuatan SOP antara lain:
1. Menjaga konsistensi kinerja dari pegawai suatu perusahaan.
2. Acuan dalam mengerjakan suatu pekerjaan baik bagi pegawai,supervisor maupun manajer dari suatu perusahaan.
3. Menghindari kesalahan yang terjadi dan pemborosan dalam penggunaan sumber daya perusahaan.
4. Memperjelas alur pekerjaan,tugas dan wewenang serta tanggung jawan dari pekerjaan yang bersangkutan.
5. Dokumen yang digunakan dalam pelatihan.
6. Sebagai arsip dan dapat dijadikan patokan dalam membuat SOP baru atau memperbaharui SOP.
7. Dokumen yang akan menjelaskan jika terdapat suatu masalah dalam proses pelaksanaan pekerjaan.
b.2 Pengertian Kinerja Karyawan
Kinerja merupakan suatu hasil dari pekerjaan yang dihasilkan oleh seorang pegawai yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Anwar Prabu Mangkunegara pada tahun 2009, kinerja adalah hasil dari pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai sebagai tanggung jawabnya pada perusahaan baik secara kuantitas atau pun kualitas. Selain itu Sedarmayanti (2011) mengemukakan bahwa kinerja merupakan hasil kerja dari seorang pegawai yang dapat buktinya dan secara konkrit bukti tersebut dapat diukur atau dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Hampir semua pendapat mengenai kinerja memiliki makna yang sama begitu pula pengertian dari Wibowo (2010) yaitu kinerja adalah hasil pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja. Gilbert (1977) yang dikutip oleh Soekidjo Notoatmodjo pada tahun 2009 mengemukakan pendapatnya bahwa kinerja adalah hasil yang dikerjakan seseorang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Selain memahami pengertian dari kinerja dalam jurnal ini akan dibahas pula pengertian dari karyawan karena karyawan merupakan objek dari pembahasan. Menurut Hasibuan dalam Manulang (2002) karyawan merupakan orang yang memberikan pikiran,tenaga yang dibalas dengan jumlah yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dalam Manulang (2002) Subri juga mengemukakan pendapatnya yaitu karyawan merupakan penduduk dalam usia bekerja yang mau berpartisipasi dalam memproduksi barang dan jasa jika terdapat permintaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia karyawan merupakan seseorang yang bekerja pada suatu tempat dengan mendapatkan balasan berupa gaji atau upah.
b.3 Langkah – langkah Pembuatan SOP
Sebelum beranjak ke langkah dalam membuat SOP bagi perusahaan, akan dibahas terlebih dahulu enam alasan pentingnya membuat SOP dalam perusahaan yaitu:
Untuk mengetahui peran dan posisi masing – masing pekerja dari suatu perusahaan.
Mengetahui peran dan tanggung jawab serta proses kerja yang akan dilalui oleh seorang pekerja dalam suatu perusahaan.
Memberikan kejelasan hubungan antara proses kerja yang satu dengan proses yang selanjutnya.
Menjaga konsistensi dari proses kerja dalam suatu perusahaan.
Mengurangi terjadinya kesalahan dan kelalaian dalam melakukan pekerjaan.
Mempermudah evaluasi pekerjaan.
1. Membentuk tim yang terdiri dari tiap bagian atau divisi dalam suatu perusahaan yang bertugas untuk membuat standar operasional prosedur. Pastikan tiap SDM memiliki pekerjaan dan tanggung jawab yang jelas agar tiap anggota tim berkontribusi bagi pembuatan SOP tersebut.
2. Pelajari dan pahami dengan baik tiap proses yang terjadi diperusahaan. SOP dibuat untuk memastikan bahwa semua pekerjaan berjalan sesuai tujuan perusahaan, oleh karena itu tim pembuat SOP harus memahami setiap proses yang terjadi diperusahaan.
3. Menggambarkan proses yang terjadi diperusahaan dalam bentuk flowchart agar alur kerja mudah dipahami dan mudah diteliti.
4. Setelah pembuatan flowchart selesai,masing – masing orang yang terlibat dalam suatu proses memeriksa kembali flowchart yang sudah dibuat,apakah sudah ideal, pastikan tidak ada satu proses pun yang terlewat.
5. Uji SOP yang sudah dibuat. Simulasikan SOP secara nyata, jika terdapat kekurangan dalam SOP yang sudah dibuat segera lakukan evaluasi dan pengubahan agar SOP menjadi lebih baik.
6. Jika dalam pencobaan selanjutnya masih terdapat kesalahan,tim harus melakukan evaluasi kembali dan perbaiki SOP.
7. Jika sekiranya SOP sudah dianggap baik dan tidak terdapat kesalahann didalamnya, serta standar yang ditetapkan dapat dicapai oleh semua pekerja maka mintala persetujuan dari pimpinan agar SOP dapat segera digunakan dalam perusahaan.
8. Apabila SOP sudah mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan segeralah lakukan sosialisasi ke setiap divisi dari perusahaan dan jika diperlukan ada kan rapat. Mintalah setiap pekerja untuk mematuhi SOP yang berlaku.
c. Diskusi
Pada bagian ini akan dibahas hubungan atau pengaruh dari pembuatan standar operasional prosedur pada perusahaan terhadap kinerja dari karyawan. Dapat dijelaskan bahwa SOP adalah pedoman dalam melakukan pekerjaan untuk meminimalisir kesalahan dan pedoman alur kerja perusahaan yang menjelaskan tanggung jawab dari setiap pekerja di perusahaan. Sementara kinerja adalah hasil dari tenaga,pikiran dan waktu yang sudah dikeluarkan oleh pekerja yang hasil nya akan diberi balasan yang sebelumnya sudah ditetapkan jumlahnya berupa gaji atau upah. Selain itu karyawan yaitu seseorang yang berada dalam usia kerja yang berpartisipasi dalam pembuatan barang atau jasa jika terdapat permintaan. Dari pengertian – pengertian diatas dapat dibahas bahwa karyawan akan melakukan pekerjaannya dengan baik jika terdapat standar atau acuan yang berisikan langkah dalam melakukan pekerjaannya. Perusahaan yang baik harus menentukan standar yang baik dan membuat SOP secara jelas dan lengkap sehingga pegawai merasa memahami dan mematuhi SOP yang dibuat dengan baik. Jika SOP yang dibuat memiliki standar yang tinggi maka pegawai akan merasa kesulitan mengerjakan tugasnya yang dapat berakibat buruk bagi kinerja karyawan tersebut. Namun jika standar yang ditetapkan terlalu rendah, karyawan akan mengerjakan pekerjaannya dengan santai dan membuang – buang waktu kerja dengan mengerjakan hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
ketidak adilan yang terjadi. Untuk itu aturan pegawai agar mematuhi SOP harus lebih ditegaskan agar semua pekerjaan berjalan dengan lancar, kesalahan dan kelalaian dapat dikurangi dan pelanggan atau masyarakat lebih puas dengan apa yang dikerjakan oleh para pekerja dari perusahaan manapun.
Pembuatan SOP sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Jika SOP yang dibuat kurang baik dan tidak mudah dipahami, selain itu standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menyebabkan kinerja karyawan berkurang karena mereka sulit memahami isi dari SOP dan mereka kesulitan mengerjar standar yang terdapat didalamnya. Namun sebaliknya jika SOP yang dibuat jelas dan memiliki standar yang sudah diuji sebelumnya, maka pekerjaan pegawai akan lebih baik dan kinerja karyawan akan meningkat yang akhirnya akan membantu meningkatkan produktivitas perusahaan.
d. Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa pengertian dari SOP adalah pedoman yang dibutuhkan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaannya,mengetahui tanggung jawabnya dan mampu meminimalisir
kesalahan dalam pengerjaanya. Kinerja karyawan adalah hasil yang dihasilkan oleh seseorang yang berada dalam usia bekerja yang akan diberi balasan berupa gaji dengan jumlah yang sudah ditentukan sebelumnya. SOP yang baik akan mempengaruhi kinerja karyawan menjadi lebih baik dan sebaliknya SOP yang tidak baik akan mempengaruhi kinerja karyawan menjadi lebih buruk dan mempengaruhi produktivitas perusahaan.
e. Daftar Pustaka
Amirudin. Kadafi,Muhammad. (2017). Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Program Studi di Politeknik Negeri Samarinda Yang Mengacu pada Penilaian Standar Akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) Menggunakan Program Mind Manager dan Microsoft Visio . Samarinda, Kalimantan Timur : Politeknik Negeri Samarinda.
Gabriele. (2018). Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Departemen Marketing dan HRD PT Cahaya Indo Persada. Jurnal Agora vol.6 no. 1.
Natasia, Nazvia. Loekqijana, Ahas. Dan Kurniawati, Janik (2014). Faktor yang Mempengaruhi Kepatuhan Pelaksanaan SOP Asuhan Keperawatan di ICU-ICCU RSUD Gambiran Kota Kediri. Jurnal Kedokteran Brawijaya, vol.28.
Prasetya, Penji. Rochim, Adian Fatchur. Dan Windasari, Ike Pertiwi. (2015). Desain dan Implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Keamanan Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Menggunakan Standar ISO 27001. Jurnal Teknologi dan Sistem Komputer, vol.3 no.3.
