Dasar M icrosoft Access 2007
1. M embuka Aplikasi
Tekan St art > Programs > M icrosoft Office > M icrosoft Office Access 2007
2. M embuat Dat abase Baru [ File .mdb ]
a. Tekan Short cut New Blank Dat abase
c. Akan muncul w indow baru ( File New Dat abase )
- Lakukan pembuat an folder baru kemudian beri nama “ Lat ihan CIA”
- Tent ukan jenis file unt uk M icrosoft Access 2003 at au M icrosoft Access 2000.
- Beri nama file “ dbLatihan.mdb”
- Kemudian t ekan OK
d. Akan menut up w indow File New Dat abase dan kembali ke w indow New Blank Dat abase.
Tampilan aw al set elah berhasil mencipt akan File Database:
3. M embuat / mencipt akan t abel M ast er
Tabel M ast er merupakan t abel yang perubahannya jarang dilakukan, dengan kat a lain proses
input , ubah dan hapus dat a jarang terjadi pada t abel mast er.
Dalam t abel mast er t erdapat Primary Key ( Primary Key digunakan sebagai kunci yang digunakan
unt uk berelasi dengan t abel lain ( tabel Transaksi ).
Yang perlu diingat adalah nama t abel dan nama field t idak boleh mengandung spasi.
Cont oh t abel mast er : Biodata Sisw a, Dat a Karyaw an dan Dat a Guru.
a. Pada posisi new t able ( w indow pert ama set elah pembuat an file .mdb ), t ekan Short cut
b. Akan muncul w indow Save As ( komput er memint a memasukan nama t abel yang akan
dibuat )
- M asukan nama t abel “ t bSisw a” , kemudian t ekan OK
c. Secara ot omatis set iap kali pembuat an t abel menggunakan M icrosoft Access 2007 akan
muncul field dengan nama “ ID” dan t ype dat anya “ Aut oNumber” dan st at usnya sebagai
“ Primary Key” ( dit andai dengan kunci berw arna kuning di sebelah kiri nama field ).
- Hapus field t ersebut dan masukan field dan t ype dat anya sepert i gambar berikut :
d. Kemudian t ekan t ombol Table View unt uk keluar dari menu Design View , jika ada konfirmasi
unt uk menyim pan data, t ekan YES.
4. M embuat / mencipt akan t abel Transaksi
Tabel Transaksimerupakan t abel yang sering dipakai ( ada proses input , ubah dan hapus dat a )
secara rut in.
Cont oh Tabel Transaksi adalah Data Nilai, Dat a SPP dan Dat a Absensi
b. Akan masuk ke tahap “ 3.a”
c. Lakukan langkah sepert i pada langkah “ 3” , t et api karena ini pembuat an t abel t ransaksi,
maka t idak ada Primary Key. Kemudian simpan dengan nama “ t bNilai” .
d. M asukan field sepert i gambar dibaw ah ini :
5. Pembuat an Relat ionShips
Relat ionship merupakan hubungan ant ara t abel yang sat u dengan t abel lainnya, dalam hal ini
t abel mast er dengan t abel t ransaksi. Kegunaan dari relasi ini dalah jika t erjadi perubahan di
t abel mast er maka hasil perubahan t ersebut akan mempengarui t abel yang berelasi ( t abel
t ransaksi ), misalnya jika suat u nis pada t abel mast er di hapus, maka semua dat a pada t abel
t ransaksi akan ikut t erhapus.
b. M asukan/ t ambahkan semua t abel ketika muncul w indow Show Table, kemudian t ekan
close.
c. Kemudian hubungkan field dengan st at us primary key pada t abel mast er ke field yang
bersesuaian pada t abel t ransaksi [ nim -> nim ]. Pada opt ion relasi pilih semua check yang
menunjukan perubahan pada t abel mast er akan berpengaruh t erhadap t abel t ransaksi (
6. Pengisian Dat a
Unt uk membuka tabel cukup dengan cara double click at au click kanan open pada nama t abel.
a. Dat a t abel M aster
b. Dat a t abel Transaksi
Perlu diperhat ikan bahw a, dat a NIS pada t bNilai harus ada di t bSisw a, jika dat a yang
dimasukan belum ada di tbSisw a, maka input data akan dit olak. Hal ini t erjadi karena adanya
fungsi int egrit as dat a dari relat ionship.
7. M embuat Query
Query dapat menampilkan dat a dari sat u t abel maupun gabungan dari beberapa t abel.
Penampilan dat a juga dapat diat ur dengan krit eria / filt er t ert entu, misalnya menampilkan dat a
nilai dengan range t ertent u.
a. Query Data Nilai Sisw a, yang mencakup biodata sisw a dan nilai sisw a
- M asukan field yang ada pada kot ak t abel ke t empat yang sudah disediakan ( bagian
baw ah )
- Unt uk mem asukan field bisa dengan cara doubel click pada nama field at au dengan click
dan drag dari kot ak t abel ke kotak yang sudah disediakan
Ket erangan :
Field : berisi nama field / kolom
Table : berisi nama t abel / query
Sort : mengat ur jenis pengurut an dat a pada field yang bersangkut an, secara desc at au asc
Show : mengat ur field t ersebut dit ampilkan atau tidakb. Query Data Nilai yang dilengkapi dengan Jumlah dan Rat a-rata Nilai
Tahap ini merupakan contoh query yang dilengkap dengan field yang dicipt akan dengan
rumus
- Ulangi cara “ 7.a” , simpan query dengan nama “ qRataNilai”
- M asuk ke Design View , dengan cara click kanan pada “ qRat aNilai” , kemudian pilih
Design View .
- Hilangkan bagian Alamat , Gender, Tempat dan Tanggal Lahir ( blok ke 4 field t ersebut ,
t ekan keyboard delet e ), sehingga menjadi seperti gambar dibaw ah ini :
- Isikan rumus => “ Jml_Nilai:IPS+M TK” , t ekan OK, beri t anda show , kemudian t ekan
short cut RUN.
8. SQL (Struct ured Query Language)
Pada M icrosoft Access juga kit a dapat melakukan DM L ( Dat a M anipulat ion Language, t ampil –
t ambah - ubah – hapus dat a ) dengan menggunakan script.
Sebagai contoh, pert ama kali kit a menampilkan dat a menggunakan query secara inst ant , kit a
dapat melihat perint ah SQLnya dengan cara :
- Click kanan pada Query ( misal qNilaiSisw a ), pilih Design View .
- Tekan tanda segit iga pada Short cut Table View , kemudian pilih SQL
- Akan muncul script seperti gambar dibaw ah ini :
- Jika t anpa menggunakan nama field( set elah nama_t abel langsung value ), maka
jumlah value yang dimasukan harus sama dengan jumlah field pada t abel yang
bersangkut an.
Format : DELETE FROM [nama_t abel] WHERE [kondisi];
Cont oh :
DELETE FROM t bsisw a WHERE NIM =’02’;
Art inya menghapus data sisw a yang mempunyai NIM =02. Jika akan menghapus semua
dat a, dengan menghilangkan WHERE [kondisi];
c. Perint ah Ubah Dat a/ Update
Format : UPDATE [nama] SET [field1]=[value1],[field2]=[value2] WHERE [kondisi]
Cont oh :
UPDATE t bsisw a set Alamat =’Peundeuy RT05/ 09’,Tempat _Lahir=’CLP’ WHERE NIM =’03’;
Art inya akan mengubah dat a dengan NIM =03, dan perubahan dilakukan pada field
alamat dan t empat lahir. Jika akan mengubah semua dat a dengan dat a yang sama,
