FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL: MP.UPA-05KODE:
JUDUL: PENCATATAN SURAT MASUK
TANGGAL DIKELUARKAN: 17 Februari 2010
AREA: BIDANG UMUM & PENGELOLAAN ASET NO. REVISI:
-MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT MASUK Tujuan Tujuan
Tujuan disusunnya prosedur ini adalah agar proses inventarisasi tata persuratan guna mendukung Tugas Pokok dan Fungsi di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro sesuai dengan prinsip-prinsip Pelayanan Prima.
Pengertian
Pencatatan Surat Masuk di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro diperlukan guna kelancaran proses administrasi perkantoran.
Prosedur
1. Surat masuk diterima bagian penerimaan surat kemudian dilakukan inventarisasi pada buku surat masuk.
2. Petugas menyerahkan surat yang telah dilampiri lembar disposisi (kosong) kepada Pimpinan terkait (alamat yang dituju).
3. Pimpinan mempelajari dan selanjutnya mendisposisi surat kepada Pembantu Dekan terkait untuk ditindaklanjuti.
4. Pembantu Dekan terkait mendisposisi surat kepada Ka. Bag. Tata Usaha (TU) untuk ditindaklanjuti.
5. Ka. Bag. TU selanjutnya mendisposisi surat kepada Ka.Sub. Bag. terkait, serta Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset guna dilakukan pengarsipan.
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT MASUK
No. Kegiatan
Pihak-Pihak yang Terlibat
Waktu Dokumen
Petugas Penerima
surat pinanPim PD KabagTU
Kasubag/ UPA
1 Surat masuk diterima bagian penerimaan surat kemudian dilakukan inventarisasi pada buku surat masuk
2 Petugas menyerahkan surat yang telah dilampiri lembar disposisi
(kosong) kepada Pimpinan terkait (alamat yang dituju) 3 Pimpinan
mempelajari dan selanjutnya mendisposisi surat kepada Pembantu Dekan terkait untuk
ditindaklanjuti 4 Pembantu
surat kepada Ka.Sub. Bag. terkait, serta Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset guna dilakukan pengarsipan
