1 PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia memiliki faktor penting dalam menjalankan
aktivitas-aktivitas perusahaan. Sumber daya manusia tersebut dapat diartikan sebagai karyawan dan tenaga kerja yang membantu tercapainya tujuan
perusahaan. Perusahaan akan memiliki kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju apabila memiliki tenaga kerja yang tepat dan berkompeten. Sebaliknya, karyawan juga membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk bekerja dan
mencari nafkah. Sehingga, karyawan berhak untuk mendapatkan gaji dan upah yang sesuai dengan kinerja mereka.
Suatu sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian. Pengendalian intern dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan
dalam pemberian gaji dan upah. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan
sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2).
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum. PT.
2
(pimpinan) dan karywan pelaksana. Karyawan staff (pimpinan) dalam pemberian gaji diberikan langsung oleh kantor pusat yang ada di Jakarta. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil hanya menangani pemberian gaji dan upah untuk karyawan
pelaksana. Karyawan pelaksana ini dibagi menjadi tiga jenis pekerja. Karyawan pelaksana yang dibagi menjadi tiga yaitu pekerja tetap, pekerja tidak tetap dan
pekerja kampanye.
Dalam pemberian gaji dan upah karyawan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah terkomputerisasi dan dilakukan oleh bagian PDE
(Pengolahan Data Elektronik), kemudian akan diberikan ke bagian penggajian untuk dihitung kembali dan dicetak, terakhir diberikan ke bagian personalia untuk
diteliti dan ditunjukkan kepada pimpinan yang nantinya akan diserahkan kepada karyawan. Namun pimpinan hanya menerima hasil akhir saja tanpa mengotoriasi kembali daftar dan jumlah gaji, sehingga dapat terjadi kecurangan. Dalam
pemberian gaji dan upah pada PT. Kebon Agung masih terdapat kendala, yaitu membedakan karyawan yang berhak untuk menerima gaji dan upah yang sesuai.
Ini mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan dan pemberian gaji karyawan. Dikarenakan sistem pembedaan karyawan yang belum dapat dikelola dengan baik, sehingga masih sulit untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang harus diterima
oleh karyawan yang bersangkutan. Diperlukan kerjasama antar karyawan agar masalah ini dapat diatasi. Pemisahan tugas yang baik di perusahaan juga akan
3
Penelitian terkait dengan pentingnya sistem pengendalian bagi sistem penggajian telah dilakukan sebelumnya, pada penelitian sebelumnya penelitian dilakukan pada perusahaan manufaktur. Beberapa diantaranya Hartono (2012)
melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian intern yang digunakan dalam proses penggajian serta siklus penggajian yang terdapat di PT. CMA Indonesia,
dari hasil penelitiannya dapat disimpulkan bahwa pada PT. CMA Indonesia pengendalian intern yang diterapkan sudah baik. Penelitian serupa juga telah dilakukan oleh Pramawanti (2003) yang dilakukan di PT. Supersonic Chemical
Industry dan disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan sudah berjalan dengan baik, meskipun
belum ada pemisahan fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan karyawan.
Atas dasar kajian penelitian yang telah dilakukan di atas, peneliti
melakukan penelitian pada obyek yang berbeda yaitu dilakukan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Dimana pada perusahaan ini memiliki karakteristik
yang berdeda dengan perusahaan pada penelitian sebelumnnya. Pada penelitian sebelumnya lebih cenderung melakukan penelitian pada perusahaan manufaktur, sedangkan PT. Kebon Agung merupakan perusahaan yang berkaitan dengan
perkebunan. Diamana dalam prose produksinya sangat bergantung pada hasil perkebunan tebu. Sehingga karyawan yang terdapat di PT. Kebon Agung berbeda
4
Menyadari pentingnya penerapan sistem pengendalian intern dalam setiap kegiatan perusahaan maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang sistem pengendalian intern dengan mengambil judul “Analisis Sistem
Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada “ PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil ”
Persoalan Penelitian
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka persoalan penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?
2. Apa kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?
Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil cabang Pati, yang meliputi pemisahan fungsi tugas, prosedur pencatatan serta praktek yang sehat.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dapat diperoleh dari penelitian ini, yaitu:
1. Memberikan masukan kepada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
5
2. Menerapkan teori dalam praktek mengenai pengaruh pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan.
TELAAH TEORITIS
Dalam suatu penelitian dibuat aspek-aspek teoritis yang digunakan untuk
melandasi masalah suatu persoalan penelitian yang telah dirumuskan. Berdasarkan masalah dan persoalan diatas maka ada dua konsep yang dipilih, yaitu sistem pengendalian intern dan sistem penggajian.
Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan seluruh
cara-cara serta alat-alat yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan menjaga dipatuhinya
manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu (Baridwan,1993:13).
Tujuan sistem pengendalian intern
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan secara efisien. Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam
pencapaian tiga golongan, yaitu tujuan keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi
(Mulyadi dan Kanaka, 1998:172).
6 a. Menjaga kekayaan perusahaan
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan:
1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan 2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada:
1. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang
7
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi: 1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi
2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya 6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Menurut Hartadi (1987:130) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian intern, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang
meliputi:
a. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan
tugas. Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan.
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
8
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkan atau dibuatnya catatan-catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi. f. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul
ada, menyelenggarakan rekening-rekening control dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran
data.
Unsur-unsur dalam pengendalian intern adalah:
Suatu Pengendalian intern yang baik perlu adanya unsur-unsur yang
berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat tercapai. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai
tujuan pengendalian intern. Menurut Mulyadi (2010:164), untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. 2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
9
Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Tidak ada sistem pengendalian intern yang baku yang dapat
dipakai oleh seluruh perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang baik dapat meminimalkan terjadinya praktek-praktek kecurangan
dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem pengendalian yang baik harus memenuhi lima komponen pengendalian intern yang saling terkait (Romney and Steinbart, 2006):
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsure
penngendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep
pengendalian secara khusus. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain integritas dan nilai-nilai etika,
komitmenm akan kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan dan praktik tentang sumber daya manusia.
2. Penilaian resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang
10
membentuk penafsiran resiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan, personel yang terlibat dalam fungsi dan berbagai lini produk.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar
bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan
penmggunaan dokumen serta catatn yang memadai, penjagaan asset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja.
4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan,
menganalisis, mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban.
5. Pegawasan
Pengawasan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai kualitas kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah
dioperasikan sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan untuk perubahan kondisi yang terjadi.
11
1. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan.
2. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi.
3. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan. 4. Meningkatkan efisiensi.
Sistem Penggajian dan Pengupahan
Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan
secara tetap perbulan (Mulyadi, 2010:373). Upah adalah pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang biasanya dibayarkan
berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan (Mulyadi, 2010:373).
Mulyadi (2010:373) menerangkan tentang sistem informasi akuntansi
penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan
penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan
yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: (Mulyadi, 2010:374) :
12 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar
Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan dibutuhkan perusahaan sebagai dasar dari peraturan-peraturan yang ditetapkan. Karena
Sistem pengendalian intern perlu dilakukan karena banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan dalam proses pemberian gaji dan upah. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Mauliza (2009) jenis-jenis
kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawan atau pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain
yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.
13
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah. Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat
diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut
Mulyadi (2010:386) adalah sebagai berikut : 1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Operasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
14
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersngkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi
oleh fungsi pencatat waktu.
15
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah.
Hasil Penelitian yang Relevan
Penelitian terdahulu yang memuat tentang analisis sistem pengendalian intern terhadap sistem penggajian antara lain dilakukan oleh Mujiatun (2000) yang menyatakan sistem penggajian pada perusahaan yang diteliti sudah dapat
dikatakan baik ditinjau dari prosedur dan pengendalian internnya meskipun masih dilakukan secara manual.
Setyadi (2005) meneliti tentang kebijakan penerapan sistem pengendalian intern dan prosedur penggajian pada PT. KAI Daop VI Yogyakarta, dari hasil penelitiannya tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian terhadap prosedur
penggajian di PT. KAI Daop VI Yogyakarta telah diterapkan dengan baik ditunjukkan penerapan praktik yang sehat di dalam melaksanakan tugas pada
setiap fungsi organisasi.
Haripratiwi (2006) juga meneliti tentang prosedur penggajian dan penerapan sistem pengendalian intern terhadap penggajian karyawan pada BMT
Al Ikhlas Yogyakarta, dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa BMT Al Ikhlas Yogyakarta telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada
masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan.
16
manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun yang lalu. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan pada perusahaan yang sudah menggunakan proses terkomputerisasi, selain itu
dalam penelitian ini lebih melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan konsep sistem
pengendalian intern yang baik. Hal ini yang menbedakan dengan penelitian terdahulu.
METODE PENELITIAN Unit analisis dan unit observasi
Dalam penelitian ini sistem pengendalian intern pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil akan menjadi unit analisis. Sedangkan yang dijadikan sebagai unit observasi yaitu, bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian
personalia pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
Jenis dan Sumber Data
Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan adalah hasil wawancara dan observasi mengenai prosedur penggajian dan sisitem pengendalian intern pada sistem
penggajian dan pengupahan pada PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini berupa formulir, bukti,
17
Gula Trangkil, struktur organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan.
Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang menyeluruh metode pengumpulan data yang akan dilakukan melalui metode :
Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini yaitu karyawan pada
bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian personalia.
Dokumentasi
Mengambil data yang diperoleh dari dokumen-dokumen di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Meliputi catatan, prosedur, dan pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan.
Teknik dan Langkah-langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
kualitatif deskriptif. Dengan menguraikan hasil penelitian yang kemudian dideskripsikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun. Hal ini digunakan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian
dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga dapat diketahui kelemahan dalam sistem pengedalian intern atas sistem penggajian dan
18
Langkah-langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Mendeskripsikan gambaran umum obyek melalui data-data yang diperoleh
dan jenis-jenis karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
2. Memahami sistem pengendalian intern pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dengan wawancara
dan observasi. Hal ini untuk memberikan pengetahuan yang memadahi mengenai kebijakan, prosedur, dan dokumen.
3. Melakukan analisis dengan membandingkan sistem pengendalian intern atas
sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang berjalan selama ini dengan unsur-unsur sistem pengendalian
yang baik menurut definisi konsep sistem pengendalian intern untuk menentukan apakah apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan penguapahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah
memadahi atau belum.
4. Mentukan kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian
dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang sudah berjalan selama ini.
5. Menarik kesimpulan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian
19 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan
Nama perusahaan yang menjadi objek Tugas Akhir penulis adalah PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang merupakan cabang dari kantor pusat PT. Kebon Agung yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati. Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak
di bidang industri gula dan perdagangan umum, yaitu:
1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam
pembangunan Nasional dengan berperan serta dalam produksi gula, memberikan pendapatan kepada Negara, dan menciptakan lapangan kerja. 2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
senantiasa berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis tebu maupun usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing
dalam era pasar bebas, dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder.
Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah
memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan
20 Struktur organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam mengatur manajemennya adalah struktur organisasi garis yang
menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi terletak pada pimpinan perusahaan, yang mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan, menentukan kebijaksanaan
perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan adanya staff yang berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan.
Setiap bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur
organisasi. Begitu juga dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang bertanggungjawab dalam proses penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi
di TUK dipimpin oleh kepala bagian TUK/manajer TUK yang membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi personalia dan umum, yang nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap kasubsi yang
ada dalam bagian TUK.
Jenis-Jenis Karyawan
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu satu periode dalam setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut DMG (Dalam Masa Giling). Di luar masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling),
hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan jumlah tenaga kerja pada masa DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang beragam,
21 1. Karyawan staff
Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan mengawasi kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian
karyawan staff dilakukan oleh direksi. 2. Karyawan pelaksana
Karyawan pelaksana dibagi atas: a. Pekerja tetap
Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan
peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa
bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat pensiun. Pekerja tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG.
b. Pekerja tidak tetap
Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan
menjadi tiga jenis pekerja, yaitu:
1. Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman)
Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan
tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang. 2. Pekerja musiman tebangan (borongan tebang)
22 3. Pekerja musiman
Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai hubungan langsung dengan penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya
meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan gilingan tebu. c. Pekerja kampanye
Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke gilingan dan mengatur gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik yang bekerja dalam proses pengolahan tebu. Para pekerja kampanye ini akan
bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.
Jam Kerja Karyawan
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu DMG dan LMG, sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam kerja dibedakan untuk karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk
karyawan tetap adalah:
1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja
2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat 3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja
Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG.
Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-masing shift adalah tujuh jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan
tidak tetap adalah:
23 3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III
Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal kerja ini karena tuntutan jenis pekerjaan yang berbeda.
Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan
Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap
aktivitas-aktivitas di perusahaan, begitu juga dengan aktivitas-aktivitas penggajian dan pengupahan. Berikut ini adalah sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil :
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi)
Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan datang hingga karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di
PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah dengan menggunakan application software fingerprint untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan
tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir ini akan menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan,
apakah gaji yang diterima utuh atau ada potongan yang disebabkan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada pelaksanaannya
24
kantor, tetapi tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol penggunaan mesin pencatatan waktu hadir tersebut.
2. Fungsi pembuatan gaji dan upah
Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi gaji pokok dan tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi
potongan gaji dan upah yang terjadi selama periode pemberian gaji dan upah. Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat keputusan perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan
masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik) kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir
akan diserahkan ke bagian personalia untuk diteliti. 3. Fungsi personalia
Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam
perusahaan, tetapi fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum gaji diberikan kepada karyawan. Bagian personalia akan menerima daftar gaji
dan upah dari bagian penggajian yang kemudian akan diteliti jumlahnya sudah sesuai.
4. Fungsi Kasir
Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah yang akan mencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah.
25
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan apllication software dan proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan
pelaksanaannya sebagai berikut:
a. Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application
software fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai kampanye presensi akan dicatat oleh bagian pengupahan.
b. Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan
yang bersangkutan.
c. Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian. 2. Prosedur penggajian dan pengupahan
Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut : a. Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan
b. Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai, jabatan, golongan dan masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan potongan.
c. Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan upah.
d. Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia 3. Prosedur administrasi personalia
26
a. Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian.
b. Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji diserahkan kepada karyawan.
c. Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian akuntansi.
4. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan aktivitasnya sebagai berikut :
a. Bagian akunting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia.
b. Mencatat biaya gaji dan upah. c. Membuat bukti kas keluar.
d. Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan.
e. Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan untuk karyawan tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara
langsung.
f. Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah ditransfer.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
27
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang berhubungan dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji, surat perubahan golongan karyawan dan surat perubahan gaji.
2. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software
pendeteksi cap jempol, untuk karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan absensi manual.
3. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur potongan yang terdiri dari pajak Pph, iuran dan pinjaman.
4. Rekap gaji dan upah
Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan. 5. Surat perintah kerja lembur
Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam lembur dan uraian pekerjaannya.
6. Surat tugas
Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang bersangkutan, nama, jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal
berangkat dan kembali serta kendaraan yang akan dipakai. 7. Sampul gaji (amplop gaji)
28
Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan diperiksa terlebih dulu sebelum kas dikeluarkan.
Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian dan Pengupahan
Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang
ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis mengenai sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Analisisnya adalah sebagai
berikut:
Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah : 1. Organisasi
Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi
yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan
mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan b. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian
29 2. Sistem Operasi
Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah: a. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan
tetap tidak memiliki surat keputusan pengangkatan karena pekerja hanya bekerja pada saat waktu tertentu.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat
karyawan akan didasarkan pada surat keputusan pimpinan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi akunting.
d. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang
bersangkutan.
e. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.
f. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian akunting.
3. Prosedur Pencatatan
Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
adalah :
30
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh bagian personalia.
4. Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :
a. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan. b. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah yang dipegang oleh manajer PDE.
Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan unsur pengendalian yang baik menurut konsep
1. Lingkungan pengendalian a. Integritas dan nilai-nilai etika
Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan peraturan bagi karyawannya.
Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh pimpinan perusahaan secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak
masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk SP (Surat Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan
31
yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang datang terlambat dan tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga peraturan-peraturan ini tidak berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.
Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos, bahkan pulang sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang
membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran. b. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan
supaya seluruh karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan karyawan yang disiplin, jujur, mampu bekerja dengan baik dan dapat
memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses penggajian dan pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya
masing-masing. Pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi
personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan kepada manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan.
c. Struktur organisasi
Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan
32
dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak memiliki job description yang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian
yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan.
d. Komite Audit
Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal
control. Audit terhadap proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh direktur utama, selain itu juga ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan dilakukan terhadap
laporan tentang penggajian dan pengupahan. e. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan
pengupahan memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini dilakukan oleh pimpinan PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian
untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.
f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
33
SDM yang berkompeten. Ada beberapa tahapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu:
1) Perekrutan karyawan
Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan akan diadakan seleksi untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut
telah berkompeten di bidangnya. Misalnya untuk bagian akunting pendidikan minimal D3.
2) Penilaian prestasi/kinerja karyawan
Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki kinerja terbaik di perusahaan.
3) Promosi jabatan
Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan prestasi yang dicapai memuaskan.
4) Rotasi
Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi
yang sama. Misalnya: dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia, kemudian pindah lagi ke bagian akunting.
2. Penilaian resiko
a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan
Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah
34
perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan bisa salah memasukkan nama pegawai dan jumlah gaji atau human error. Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang memiliki jumlah pegawai
tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi perubahan pegawai.
b. Personel
Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di
bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari lulusan akuntansi atau komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu
tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan ilmu dan pendidikan yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat karyawan melakukan kecurangan dengan memanipulasi data yang ada.
Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya
kecurangan perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala. c. Perubahan stuktur organisasi
Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Ini dilakukan agar terhindar resiko kejenuhan karyawan yang dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga dapat mengurangi
35 3. Aktivitas pengendalian
a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi
Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan.
Dalam pemberian gaji dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh bagian administrasi personalia. Namun otorisasi hanya dilakukan sebatas
meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada karyawan. Pada kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang dilakukan dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian
penggajian bisa memasukkan nama karyawan yang tidak bekerja di perusahaan.
b. Pemisahan tugas
Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang baik. Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan
tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk bagian keuangan belum dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan
penyelewengan. Ini merupakan kelemahan.
c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi
Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam
pencatatan data yang akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji dapat dilakukan secara benar. Dokumen-dokumen yang digunakan ldalam
36
keluar. Dengan adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan ini membantu dalam memberikan pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.
d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi
Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan
menyimpan data yang berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan data ini dilakukan oleh bagian PDE. Pengendalian aktiva dilakukan dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti
penngeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu. e. Pemeriksaaan independen atas kinerja
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin akan mengadakan penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang memiliki kinerja paling baik akan mendapat penghargaan dari perusahaan,
karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan serta kenaikan gaji.
4. Informasi dan komunikasi
Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, informasi dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada
di perusahaan. Dalam proses pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry data-data karyawan dari tiap manajer bagian yang akan diserahkan ke bagian
37 5. Pemantauan
Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan pengupahan masih kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan
karyawan yang sebenarnya tidak bekerja. Penyimpangan ini merugikan perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan secara
berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem pengendalian intern di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada.
Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian intern sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat
[image:37.595.101.518.188.759.2]dalam tabel berikut: Tabel 1
Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang memenuhi prinsip-prinsip dasar pengendalian intern
No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil
Keterangan
Memadai Tidak memadai
1. Pemisahan fungsi Di PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan
38
tanggungjawab antar
masing-masing fungsi. Namun, belum ada job
description tertulis bagi para karyawan.
2. Prosedur pemberian wewenang
Setiap bagian di PT.
Kebon Agung Pabrik
gula Trangkil sudah memiliki wewenangnya
masing-masing, dan wewenang ini diberikan oleh pimpinan
perusahaan, sesuai dengan bagiannya.
3. Prosedur
dokumentasi
Dokumentasi yang ada di
perusahaan sudah cukup baik, karena semua data
dan dokumen yang ada telah disimpan dengan baik dan rapi.
4. Prosedur dan catatan akuntansi
Prosedur dan catatan
39
Gula Trangkil sudah
baik, ini terlihat dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses
penggajian dan pengupahan cukup
memadai.
5. Pengawasan fisik Pengawasan fisik
dilakukan secara berkala
oleh perusahaan, dengan maksud kegiatan operasi perusahaan dapat
berjalan dengan baik.
6. Pemeriksaan intern secara bebas
PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil selalu
melakukan pemeriksaan terhadap catatan
akuntansi perusahaan dan laporan keuangan.
40
dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut konsep. Tetapi
masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih
ada dua fungsi yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada pemisahan fungsi antara akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang bisa timbul akibat dari penyalahgunaan wewenang.
Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian
yang baik tujuan yang diharapkan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat
dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi
yaitu pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat jam kerja dan pulang sebelum jam kerja habis.
Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat
41
Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya belum bisa seperti yang diharapkan.
PENUTUP Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, sudah memisahkan tugas dan tannggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan
pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep.
Meskipun dalam penerapannya belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.
Implikasi Terapan
Berdasarkan hasil penelitian intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan
untuk pebaikan perusahaan :
1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan,
42
2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian dan pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses penggajian dan pengupahan.
3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 1993, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Sapdodadi, Jakarta
Christyanto, Leo, 2011, Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Operasional Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan, Jurnal Akuntansi 06, Universitas Kristen Maranatha
Hadi, Abdul, 2007, Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, Tugas Akhir Program D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang Haripratiwi, Ika, 2006, Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian
Karyawan Pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta, Skripsi Program Studi Akuntansi Syari’ah Jurusan Ekonomi Islam Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri, Surakarta
Hartadi, Bambang, 1986, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Management dan Audit, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.
, Bambang, 1987, Auditing: Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Tahap Pendahuluan, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.
Hartono, Rudi, 2012, Analisis Pengendalian Intern Sistem Penggajian Dan Pengupahan Study Pada PT. CMA Indonesia, Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Mercu Buana, Jakarta
Mauliza, Febria, 2009, Peranan Sistem Akuntansi Dalam Mendukung Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah Pada PT. Mopoli Raya, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara, Medan
Noviana, Rina Yulia, 2009, Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Tripilar Bentomas Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan)
Mulyadi, 2002 , Pemeriksaan Akuntan, Edisi 3, BP STIE YKPN, Yogyakarta
, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
Nugroho, Setiyaji, 2007, Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat Rumah Sakit Umum Daerah Kota Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan)
Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information System, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta
