BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini merupakan kebutuhan setiap instansi yang ingin terus berkembang untuk kemajuan masing-masing. Hal yang cukup penting dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada setiap karyawan. Sistem penggajian yang baik dapat membantu pengguna dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses penggajian tersebut.
Untuk mendukung proses penggajian agar terhindar dari kecurangan atau penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian. Namun, dengan seiringnya perjalanan waktu, semakin maju teknologi yang digunakan, semakin pentingnya suatu software yang dapat mempermudah dalam operasional perusahaan. Sehingga, perusahaan dapat menentukan besar gaji karyawan yang di terima pada akhir bulan.
Perusahaan harus memiliki pandangan tentang arah dan tujuan perkembangan teknologi saat ini, mengimplementasikan serta dapat memahami dan membuat solusi untuk permasalahan yang terjadi. Dipilihnya lingkungan PT.ASKES(Persero) Cabang
Ende karena merupakan salah satu perusahaan yang dapat dilakukan penelitian. PT. ASKES yang saat ini dijadikan sebuah penelitian dengan maksud untuk mendapatkan masalah, menganalisa masalah serta merancang sebuah sistem absensi dan penggajian karyawan yang baik pada perusahaan.
Pada saat melakukan wawancara, PT.ASKES(Persero) Cabang Ende menginginkan suatu sistem absensi dan penggajian yang dapat mengurangi keterlambatan karyawan dan juga dapat melakukan perhitungan gaji karyawan tiap bulan berdasarkan absensi harian. Absensi dan penggajian sendiri merupakan pendorong untuk sebuah perusahaan, apabila perusahaan tersebut menginginkan sebuah harmonisasi antara pekerja perusahaan. Karena tanpa adanya suatu sistem absensi dan penggajian yang baik maka harmonisasi tidak akan tercipta dengan baik.
Sistem absensi pada PT. ASKES (Persero) Cabang Ende saat ini masih menggunakan kertas absensi yaitu setiap karyawan yang akan melakukan absensi harus menandatangani kertas absensi setiap jam masuk dan pulang kerja dan perhitungan pembayaran gaji dilakukan dengan menggunakan microsoft excel. Sehingga, dibutuhkan suatu sistem baru yang dapat memperbaiki sistem yang dipakai saat ini. PT ASKES (Persero) Cabang Ende merencanakan untuk membangun suatu sistem informasi yang nantinya proses yang saat ini masih menggunakan sistem yang lama dapat di perbaharui, juga data-data dan informasi yang diperlukan dapat disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan laporan atau rekapitulasi. Pembuatan program sistem absensi dan
penggajian karyawan pada PT.ASKES (Persero) cabang Ende ini diharapkan akan dapat mendukung kinerja perusahaan secara menyeluruh.
1.2Ruang Lingkup
Mengingat luasnya cakupan ruang lingkup yang akan di bahas, maka akan dibatasi hanya pada absensi karyawan (harian, bulanan, laporan absensi), pengumuman, perhitungan gaji bulanan, cetak slip gaji, login admin personalia dan keuangan, data karyawan, pembuatan surat (peringatan, PHK, perintah kerja lembur) yang nanti nya akan berpengaruh pada gaji karyawan yang bersangkutan.
1.3Tujuan dan Manfaat • Tujuan
Merancang dan membuat suatu sistem absensi dan penggajian karyawan untuk diterapkan pada PT.ASKES(Persero) cabang Ende sehingga proses absensi dan penggajian karyawan tidak perlu menggunakan kertas dan dapat mengurangi kesalahan dalam perhitungan gaji.
• Manfaat
1) Dapat melakukan rekapitulasi jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dengan mudah.
2) Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal dalam proses penggajian yang dapat membantu meminimalisir kesalahan ataupun kecurangan yang mungkin terjadi dalam proses tersebut.
3) Perusahaan dapat melihat rincian gaji secara detail, dan bisa langsung memperoleh laporan penggajian karyawan.
4) Dengan berkurangnya tingkat kesalahan dalam perhitungan gaji, maka sistem absensi dan perhitungan penggajian karyawan dapat dilakukan dengan lebih detail.
1.4Metodologi
Untuk melakukan analisis dan perancangan aplikasi pada PT.ASKES (Persero) metodologi yang digunakan dalam skripsi ini adalah :
1.4.1 Studi Literatur
Mempelajari teori-teori yang ada pada buku pustaka sebagai pedoman untuk proses analisis dan pembuatan program.
1.4.2 Studi Lapangan
Melakukan pengamatan dan mempelajari proses yang ada pada perusahaan serta mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis masalah dengan cara wawancara dengan karyawan perusahaan, dipilihnya metode wawancara karena karyawan yang ada pada perusahaan yang akan menggunakan aplikasi hanya sedikit oleh karena itu wawancara dilakukan untuk menemukan masalah yang dihadapi menganalisa dan membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta merancang database dan sistem aplikasi web yang akan dibuat.
1.4.3 Desain Sistem
Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah : 1) Mempelajari sistem yang sedang berjalan / dipakai
2) Membuat desain sistem yang mencakup biodata, absensi dan penggajian karyawan
3) Membuat rancangan input / masukan sistem 4) Membuat rancangan output / keluaran sistem 5) Pengujian sistem
6) Implementasi / penerapan sistem
1.4.4 Pengujian dan Evaluasi
Pengujian dan evaluasi akan dilakukan pada fase akhir pembangunan, aplikasi. Diharapkan dengan melakukan pengujian kekurangan dari aplikasi akan diketahui.
1.5State of the art
Tujuan State of the Art adalah untuk menganalisa beberapa jurnal aplikasi sejenis untuk mengetahui batasan masalah pada sistem absensi dan penggajian dan mengetahui perbedaan dan persamaan dengan asplikasi sistem yang akan dibangun.
Tabel 1.1 Jurnal Indonesia
Nama Jurnal : " Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa "
Nama penulis, tahun dan Judul
jurnal
Tujuan Artikel Jurnal
Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau
perbedaan dengan skripsi
Nevertety F Papilaya (2010),
Judul
Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa 1.Membuat sebuah alat bantu yang dapat menyelesaikan masalah dalam pengisian absensi karyawan. 2.Menggunakan alat bantu ini diharapkan dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap
3.Membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi karyawn. 1. Menganalisa kebutuhan user. 2. Membuat perancangan sistem, seperti membuat data flow diagram, user interface serta memperkirakan spesifikasi komputer yang akan digunakan 3. melakukan pengcodingan aplikasi 4. melakukan pengujian aplikasi 5. melakukan implementasi dan penginstalan pada perusahaan •Aplikasi absensi dan penggajian karyawan ini dapat membantu karyawan BPMPD dalam mencatat presensi karyawan secara tepat waktu. •Aplikasi absensi dan penggajian karyawandapat membantu membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi karyawan setiap bulannya.
Pada jurnal ini terdapat batasan masalah pada sistem perhitungan penggajian, dimana tidak terdapat perhitungan gaji/ upang lembur karyawan, sedangkan pada skripsi terdapat hitung lembur.
Nevertety F Papilaya (2010) dalam artikelnya yang berjudul Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa, menjelaskan tentang bagaimana menganalisa kebutuhan user dalam mengatasi masalah yang dihadapi, dalam hal ini masalah yang dihadapi perusahaan yaitu mengenai keterlambatan karyawan (absensi) dan masalah human error dalam perhitungan gaji karyawannya. Tujuan dari penelitian mereka adalah untuk mengurangi masalah tersebut, dengan membuat aplikasi sistem absensi dan penggajian karyawan berbasis WEB pada kantor BPMD. Perusahaan harus mempermudah dan mempercepat pekerjaan khususnya proses absensi karyawan dan perhitungan gaji karyawan. Maka diusulkan dibangun aplikasi absensi dan penggajian karyawan berbasis web untuk memudahkan dari pihak karyawan dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para karyawan.
Tabel 1.2 Jurnal Indonesia
Nama Jurnal : " SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN"
Nama penulis, tahun dan Judul jurnal
Tujuan Artikel Jurnal
Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau
perbedaan dengan skripsi SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN Dengan mengembangkan sistem absensi berbasis form, maka dapat Mempelajari perhitungan penggajian agar dapat menghitung total Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem ini masalah Persamaan jurnal ini dengan Skripsi adalah mempelajari bagaimana
(STUDI KASUS : PT.Kimia Farma) oleh Kartika Elisabeth, Eka Widhi Yunarso, S.T., M.MT., Budi Laksono Putro, S.Si., M.T. (2011) membuat proses absensi kehadiran menjadi lebih akurat kalkulasi setiap karyawan, semua perhitungan dapat langsung dikalkulasi dengan menghitung total jumlah kehadiran pada sistem absensi. pelaporan gaji masing-masing karyawan dapat di cetak semaksimal dan sesuai dengan apa yang ada pada sistem perhitungan penggajian karyawan, dan perhitungan penggajian karyawan berdasarkan gaji pokok, tunjangan-tunjangan, dan absensi kehadiran karyawan.
Kartika Elisabeth, Eka Widhi Yunarso, S.T., M.MT., Budi Laksono Putro, S.Si., M.T. (2011) dalam artikelnya yang berjudul SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN (STUDI KASUS : PT.Kimia Farma), menjelaskan tentang Mempelajari perhitungan penggajian agar dapat menghitung total kalkulasi setiap karyawan, semua perhitungan dapat langsung dikalkulasi dengan menghitung total jumlah kehadiran pada sistem absensi. Tujuan dari penelitian mereka adalah Dengan mengembangkan sistem absensi berbasis form, maka dapat membuat proses absensi kehadiran tidak memakan waktu yang lama dan akurat.
Tabel 1.3 Jurnal Internasional
Nama Jurnal : "Analysis of Requirement Engineering Processes, Tools/Techniques and Methodologies "
Nama Penulis, Tahun dan Judul
Jurnal
Tujuan Artikel Jurnal
Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau
perbedaan dengan skripsi Shaheed Zulfikar Ali Bhutto(2013) Judul Analysis of Requirement Engineering Processes, Tools/Techniques and Methodologies Menjelaskan tentang bagaimana cara mengumpulkan informasi-informasi yang di butuhkan untuk dapat mendefenisikan kebutuhan user dan melakukan proses perancangan suatu software. Mempelajari tentang Requirements Engineering Tools and Techniques, pemilihan teknik yang sesuai dengan jenis dan
kompleksitas proyek. Teknik-teknik ini pada umumnya diklasifikasikan ke dalam empat kategori utama yaitu, klasik / tradisional teknik, teknik kognitif, Berdasarkan faktor-faktor ya ditemukan dalam penelitian, dapat disimpulkan bahwa perlu menciptakan teknik yang baru dengan persyaratan harus memiliki key features menggunakan teknik yang berbeda, sehingga mampu untuk membantu membangun alat yang terintegrasi untuk capturing, Di dalam skripsi masih bisa menggunakan teknik analysis RE yang standard untuk pengumpulan data yang diperlukan dalam perancangan software sehingga belum membutuhkan teknik dan metodologi yang
teknik elisitasi modern dan kelompok dan teknik kontekstual. modeling dan alyzing security requirements melalui prosedur standar. baru untuk masalah yang lebih kompleks.
Shaheed Zulfikar Ali Bhutto (2013) dalam artikelnya yang berjudul analysis of Requirement Engineering Processes, Tools/Techniques and Methodologies, Menjelaskan tentang bagaimana cara mengumpulkan informasi-informasi yang di butuhkan untuk dapat mendefenisikan kebutuhan user dan melakukan proses perancangan suatu software. Tujuan dari penelitian mereka adalah untuk Mempelajari tentang Requirements Engineering Tools and Techniques, pemilihan teknik yang sesuai dengan jenis dan kompleksitas proyek. Teknik-teknik ini pada umumnya diklasifikasikan ke dalam empat kategori utama yaitu, klasik / tradisional teknik, teknik kognitif, teknik elisitasi modern dan kelompok dan teknik kontekstual. Hasil penelitian mereka mengindikasikan bahwa Berdasarkan faktor-faktor ya ditemukan dalam penelitian, dapat disimpulkan bahwa perlu menciptakan teknik yang baru dengan persyaratan harus memiliki key features menggunakan teknik yang berbeda, sehingga mampu untuk membantu membangun alat yang terintegrasi untuk
capturing, modeling dan alyzing security requirements. Penelitian Shaheed Zulfikar Ali Bhutto tersebut memiliki hubungan dengan penelitian karena membahas mengenai analysis serta teknik dan metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data- data perancangan sistem yang akan dibuat.
Tabel 1.4 Jurnal Internasional
Nama jurnal : “Research in Management & Technology Working Process of payroll
in SAP HR Module”. Nama penulis,
tahun dan judul jurnal
Tujuan artikel jurnal
Inti dari Jurnal
Hasil Studi Persamaan
atau perbedaan dengan skripsi Dheeraj Singh, Research scholar, Mewar University Chhitorgarh Rajasthan. Dr S.C Jain, Krishna Institute of Management & Technology Bijnor. (2013) Judul : International Memelihara data karyawan, Input/ouput update data, proses penggajian karyawan, statutory payment seperti PF, ESI, pemotongan TDS dan pembayaran. singkat kata memelihara/menjaga data karyawan SAP payroll memelihara database yang akurat dan konsisten, yang menghasilkan kinerja dan akurasi system penggajian karyawan. SAP payroll juga menawarkan solusi yang efisien dari 1.Perbandingan antara penggajian manual dan penggajian yang terkomputerisasi 2. Manfaat rasional dari sistem yang telah terkomputerisasi 3. Manfaat bagi pembaca untuk memahami
Jurnal ini berisi tentang bagaimana memanage penggajian karyawan baik yang tetap maupun tidak menggunakan SAP module, dimana penggajian tersebut telah terkomputerisasi
Dheeraj Singh, Research scholar (2013) dalam artikelnya yang berjudul International Journal of Emerging Research in Management &Technology . Working process of Payroll in SAP HR
Module, Tools/Techniques and Methodologies, Menjelaskan tentang bagaimana memelihara database yang akurat dan konsisten, yang menghasilkan kinerja dan akurasi system penggajian karyawan. SAP payroll juga menawarkan solusi yang efisien dari system penggajian karyawan, serta di tunjang dengan design yang inovatif juga “high performance” yang dapat meminimalkan waktu. Sehingga dapat di gunakan untuk penggajian rutin karyawan. Tujuan dari penelitian Journal of Emerging Research in Management &Technology. Working process of Payroll in SAP HR Module system penggajian karyawan, serta di tunjang dengan design yang inovatif juga “high performance” yang dapat meminimalkan waktu. Sehingga dapat di gunakan untuk penggajian rutin karyawan. aspek-aspek umum dari gaji pada SAP HR Modul oleh SAP payroll modul. Sedangkan, pada skripsi selain terdapat system penggajian karyawan juga terdapat system absensi karyawan, dimana dari absensi tersebut nantinya dapat mengetahui berapa upah atau gaji yang harus di bayarkan kepada karyawan
mereka adalah untuk Memelihara data karyawan, Input/ouput update data, proses penggajian karyawan, statutory payment seperti PF, ESI, pemotongan TDS dan pembayaran. singkat kata memelihara/menjaga data karyawan. Hasil penelitian mereka mengindikasikan bahwa Perbandingan antara penggajian manual dan penggajian yang terkomputerisasi dapat diketahui, Memperoleh manfaat rasional dari sistem yang telah terkomputerisasi, Manfaat bagi pembaca untuk memahami aspek-aspek umum dari gaji pada SAP HR Modul.
1.6Sitematika Penulisan
Sistematika yang digunakan pada skripsi ini terdiri dari lima bab untuk mempermudah pemahaman. Isi pembahasan dari masing-masing bab diuraikan sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan latar belakang masalah, permasalahan, ruang lingkup, maksud dan tujuan, serta sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian yang berhubungan dengan sistem informasi, komputer, web dan pengertian yang berhubungan dengan sebuah situs serta aplikasi database dan server, PHP
dan MySQL.
Pada bab ini menjelaskan sekilas tentang PT.ASKES (Persero), struktur organisasi, sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang muncul pada sistem yang sedang berjalan serta usulan mengenai pemecahan masalah dan perancangan database dari sistem yang dirancang.
BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Dalam bab ini disajikan tentang pengertian dan tujuan implementasi sistem dan hal-hal yang berkaitan seperti kebutuhan sistem, screenshoot aplikasi terutama aspek-aspek yang menjawab permasalahan, beserta evaluasinya.
BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini membahas simpulan dan saran yang diberikan setelah penyelesaian aplikasi hingga evaluasi.
