LAPORAN WORKSHOP IT MASTER PLAN DAN IT GOVERNANCE

(1)

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1

LAPORAN

WORKSHOP IT MASTER PLAN DAN IT GOVERNANCE

1. Dasar

Surat tugas nomor ST-30/II/2012

2. Peserta dari PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1. Pascalis Djoko Subroto

2. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom

3. Waktu dan Tempat

Hari : Kamis-Jumat

Tanggal : 1 – 2 Maret 2012 Waktu : 08.00 – Selesai

Tempat : Gedung Kementerian BUMN Lantai 17

Jl.Merdeka Selatan No 13 Jakarta

4. Pemberi Materi

- Wahyudi, PT. Pertamina

- Rizal Akbar, CISA, IT Strategic Planning PT. Telkom Indonesia

- Taufik S N Purba, CISA, Senior Officer Technology Planning PT. Telkom Indonesia

- Achmad Tholcah, PMO ICTMP PT. Semen Gresik

- Sa’ad Noor, Kepala Bagian SIM Divisi SISTEKFO PT Industri Telekomunikasi Indonesia (Persero)

5. Tujuan

Dengan sharing knowledge oleh pembicara, diharapkan peserta dapat: a. Memahami aspek-aspek yang harus terangkum dalam Master Plan TI. b. Memahami dan dapat menyusun Master Plan TI.

(2)

c. Memahami secara teori mengenai IT Governance

d. Dapat menerapkan IT Governance di perusahaan masing-masing.

6. Materi Seminar

a. Enterprise Architecture / ICT Master Plan Development oleh Wahyudi dari PT. Pertamina

1) Strategi pengembangan ICT harus sejalan dengan strategi pengembangan bisnis perusahaan.

2) Rencana strategi ICT dituangkan dalam ICT Master Plan dan Enterprise Architecture (EA).

3) EA merupakan panduan dalam perencanaan atau pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang terintegrasi yang mampu mendukung visi, misi, strategi, dan proses bisnis PERTAMINA secara efektif dan efisien 4) High Level IT Investment Plan digunakan untuk mengidentifikasikan

estimasi biaya Investasi TI (one-time) dan Operasional TI (on-going) dalam mengakuisisi dan menjalankan solusi terintegrasi.

5) IT Investment Plan dikembangkan dengan pendekatan top-down dan memberikan gambaran spending plan secara high-level.

6) Berawal dari rekomendasi Industry Analyst terhadap rata-rata besaran anggaran TI bagi Industri Oil & Gas (1.80%-2.72% dari revenue), kondisi realisasi di PERTAMINA saat ini masih berbeda terlalu jauh (<0.5% dari revenue). Dan untuk menghindarkan terjadinya lonjakan IT Investment (Spending), maka usulan anggaran yang diajukan pun (0.5%) adalah merupakan pendekatan kompromi terbaik antara ‘mencapai besaran seharusnya’ dengan ‘mengatur lonjakan anggaran’.

7) Data/Information Architecture bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan informasi/data yang bernilai manfaat bagi bisnis Pertamina serta mengidentifikasikan dan mendefinisikan arsitektur informasi yang dibutuhkan oleh bisnis arsitektur. Data/Information Architecture terdiri dari: a) Business Data Model, yang menggambarkan hubungan antar

fungsi-fungsi utama yang ada di Pertamina. 2. Logical Data Model, adalah:  Value Tree

(3)

8) Komponen ICT Master Plan:

Bab I. ICT Strategic Initiatives I.A. Business Context I.B. Business Architecture Bab II. ICT Architecture Charter

II.A. Information/Data Architecture

II.B. Application Architecture II.C. Technology Architecture Bab III. Shared Services Organization Charter

Bab IV. ICT Initiatives Roadmap IV.A. Transition Plan

IV.B. ICT Initiatives Roadmap & Investment Plan Bab V. Governance Model and Structure

b. Developing IT, oleh Rizal Akbar, CISA, dan Taufik S N Purba, CISA dari PT. Telkom Indonesia

(4)

2) Strategi perencanaan TI

3) Penyusunan Master Plan TI dan implementasinya membutuhkan komitmen kuat dari manajemen. Karena implementasi TI adalah tanggung jawab bersama.

4) Penganggaran pengembangan Sistem harus ada di anggaran masing-masing user. Karena hal tersebut akan menyebabkan user menjadi peduli dengan pengembangan Sistem.

c. Forum Group Discussion tentang IT Master Plan

Pada forum diskusi kelompok ini PTPN XII dijadikan sebagai studi kasus. Pada diskusi tersebut, disusun framework Master Plan TI PTPN XII sebagai berikut Bab 1 : Business Contex

1. Visi dan Misi Korporasi dan obyektif strategis Korporasi 2. Strategi dan implikasi IT

3. Isu IT dan arahannya Bab 2 : Indentifikasi Fungsi 1. Gap analysis

2. Roadmap IT

3. Strategi implementasi Bab 3 : Tata kelola IT 1. Konsep Organisasi IT 2. Proses bisnis IT

3. Pemetaan kompetensi IT Bab 4 : Spending IT

(5)

2. High level Spending

Dan diharapkan, pada akhir tahun implementasi Master Plan TI tersebut, dapat dicapai implementasi dengan arsitektur sebagai berikut:

d. Penerapan Tata Kelola ICT di Semen Gresik Group oleh Achmad Tholcah dari PT. Semen Gresik

1) Diperlukan aturan main yang konsisten dalam mengelola sumber daya - sumber daya IT agar berkontribusi secara efektif dan efisien dalam mendukung kegiatan/tujuan bisnis. Oleh karena itulah diperlukan IT Governance.

2) Implementasi tata kelola TI harus TOP-DOWN, karena sangat banyak

menyinggung kebijakan. Sehingga diperlukan adanya STEERING

COMMITTEE TI.

3) Diperlukan kesamaan pandangan, paradigma dan komitmen pihak manajemen terhadap pengembangan TI. Hal tersebut dapat dibangun dengan melakukan pertemuan untuk menyamakan komitmen.

4) Sasaran dari IT Governance adalah Pendekatan terstruktur untuk pengelolaan obyektif berikut:

a) Efisiensi

(6)

c) Keamanan

d) Menjaga kelangsungan sistem e) Mengelola kompleksitas f) Kepatuhan pada aturan

5) Pendekatan ICT Governance memastikan adanya: a) Sasaran ICT bersama

b) Adanya kendali manajemen yang baik c) Pengawasan kinerja yang efektif

d) Menghindari outcome yang tidak diharapkan

e. Implementasi IT Governance di PT Industri Telekomunikasi Indonesia (Persero) oleh Sa’ad Noor dari PT. INTI

1) Berikut peran-peran masing elemen perusahaan dalam pengembangan dan tata kelola TI:

a) Direksi Menetapkan:

 Kebijakan Strategis IT  Kebijakan Operasional IT  Master Plan IT

 Fundamental Technical Plan (FTP) IT b) IT Committee

 Menentukan prioritas program strategis yang terkait implementasi Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan;

 Menyepakati anggaran Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan c) Bidang TI

 Melaksanakan pengelolaan Sistem dan Teknologi Informasi;

 Menyusun Master Plan Sistem dan Teknologi Informasi untuk ditetapkan oleh Direksi;

 Menyusun Fundamental Technical Plan (FTP) Sistem dan Teknologi Informasi untuk ditetapkan oleh Direksi;

(7)

d) User (Bagian/Divisi)

 Turut serta dalam tim pengembangan sistem TI yang terkait dengan Bagiannya.

 Turut menerapkan TI semaksimal mungkin sesuai prosedur TI yang berlaku.

e) IT Audit (internal dan eksternal perusahaan)  Melakukan audit semua tata kelola TI.

 Melakukan audit terhadap pelaksanaan tanggung jawab setiap elemen perusahaan dalam kaitannya dengan tata kelola TI.

2) Tata kelola TI menggunakan framework ITIL

f. Forum Group Discussion tentang IT Governance

Dalam forum diskusi kelompok ini, PTPN XII dijadikan studi kasus. Dengan asumsi melakukan tata kelola TI menggunakan framework ITIL, diharapkan tercipta IT Service Portofolio seperti berikut:

(8)

7. Saran & Rencana Tindak Lanjut

Setelah mengikuti rapat koordinasi TI tersebut, dapat dirancang rencana tindak lanjut untuk perusahaan sebagai berikut:

a. Menyusun ulang Master Plan TI

Master Plan TI yang ada saat ini belum disahkan dan perlu direvisi terutama terkait dalam pendefinisian proses bisnis, bisnik konteks, kapabilitas TI dalam setiap objektif serta assessment kebutuhan yang masih kurang mendalam. Oleh karenanya, kami mengusulkan untuk dilakukan penyusunan ulang Master Plan TI dengan bekerja sama dengan konsultan yang memiliki kompetensi dan pengalaman dalam bidang penyusunan Master Plan TI. Keuntungan dengan adanya penyusunan Master Plan TI yang baik adalah:

a. Kebutuhan setiap Bagian akan kemudahan dalam operasional kerja dapat tersentuh dengan adanya Master Plan TI ini. Karena kemudahan, efisiensi dan efektivitas dapat dicapai dengan pengembangan TI.

b. Setiap Bagian merasa memiliki Sistem Informasi yang akan dikembangkan karena menyangkut dengan proses bisnisnya.

c. Perusahaan memiliki sebuah kerangka proses bisnis yang diterjemahkan dalam diagram. Sehingga untuk diterjemahkan dalam sebuah Sistem informasi akan lebih mudah.

(9)

d. Program kerja pengembangan TI dapat menyentuh semua kebutuhan yang ada di RJPP. Sehingga diharapkan semua Bagian dapat menikmati kemudahan yang ditawarkan dengan adanya implementasi TI dalam operasional kerjanya.

e. Dengan adanya roadmap yang jelas dalam pengembangan TI, perusahaan dapat menghemat biaya yang disebabkan kegagalan investasi dalam suatu proyek.

b. Melengkapi Kebijakan yang mengatur penerapan TI

Saat ini sudah terdapat beberapa kebijakan yang mengatur penerapan TI seperti: 1) SOP Penggunaan SIM Persuratan

2) SOP Penggunaan SIM Keluhan Komputer Kantor 3) SOP Pengembangan Sistem

4) Manual Penggunaan Komputer 5) Manual Penggunaan Email Resmi 6) Manual Penggunaan Anti Virus

7) Surat Edaran yang terkait penerapan TI

Kebijakan tersebut akan selalu dilengkapi dan direvisi menyesuaikan kebutuhan yang ada. Hal tersebut juga merupakan aspek penting dalam penerapan tata kelola TI. Tentunya penerapan kebijakan tersebut juga membutuhkan dukungan semua user yang ada.

c. Menyelenggarakan Coffee Morning untuk membahas kesamaan paradigma, pandangan dan komitmen dalam pengembangan TI

Pengembangan TI memerlukan pendekatan top-down karena sangat menyangkut banyak kebijakan. Disamping itu, pengembangan TI sebenarnya merupakan kebutuhan semua Bagian, tidak hanya Bidang TI. Sehingga merupakan tanggung jawab bersama untuk memajukan pengembangan TI PTPN XII. Oleh karenanya, kami berencana menyelenggaranan Coffee Morning dengan mengundang Direksi dan Kepala Bagian. Dalam acara tersebut rencananya juga akan mengundang pembicara dari pengurus Forum TI BUMN yang diketuai Bp. Imam Bustomi, dimana pengurus tersebut juga berasal dari

(10)

Kementerian BUMN dan praktisi TI di BUMN-BUMN yang sudah cukup mapan penerapan tata kelola TI-nya.

Tujuan yang diharapkan dengan adanya acara pertemuan tersebut adalah:

1) Menghasilkan kesamaan pandangan dan paradigma pengembangan TI yang merupakan tanggung jawab bersama.

2) Dengan memiliki kesamaan pandangan tentang tata cara dan garis besar pengembangan TI di perusahaan, diharapkan dapat dibentuk Streering Committee IT untuk mengakomodir kebutuhan TI setiap Bagian.

3) Dengan adanya komitmen yang semakin kuat, pengembangan TI dapat

semakin terarah. Dengan terarahnya pengembangan TI, dapat

mempermudah operasional kerja semua elemen di PTPN XII. Disamping juga dapat melakukan efisiensi.

d. Di tahun berikutnya, penganggaran pengembangan Sistem dialokasikan pada anggaran masing-masing user (Bagian)

Hingga saat ini, penganggaran setiap pengembangan Sistem dimasukkan dalam anggaran Bidang TI. Jika melihat dari sharing knowledge dari pembicara yang juga berasal dari BUMN tersebut, seharusnya penganggaran harus dimasukkan dalam anggaran user (Bagian terkait), dengan pertimbangan sebagai berikut: 1) Keberadaan sebuah Sistem sebenarnya adalah kebutuhan Bagian terkait.

Karena Sistem tersebut merupakan tools pembantu kinerja Bagian tersebut. Sehingga sudah sewajarnya Bagian tersebut memiliki rasa inisiatif untuk turut aktif dalam pengembangan sistem yang disupport oleh Bidang TI sebagai tim teknisnya. Sikap pro aktif Bagian tersebuth yang dibutuhkan dalam setiap pengembangan Sistem. Karena Bagian-lah yang memahami proses bisnis yang ada di Bagian tersebut. Sedangkan Bidang TI akan menerjemahkannya ke dalam alur proses otomasi. Oleh karenanya, jika tidak ada sikap pro aktif dari Bagian (end-user), maka dapat dipastikan pengembangan Sistem akan terhambat.

2) Pada akhirnya, Sistem yang dibangun tersebut adalah milik Bagian terkait. Sehingga dengan memasukkan anggaran ke dalam alokasi anggaran Bagian terkait, maka akan tumbuh pada Bagian tersebut rasa memiliki terhadap sistem.

(11)

Dari pertimbangan di atas, kami mengusulkan di tahun-tahun berikutnya penganggaran Sistem dialokasikan pada anggaran masing-masing Bagian.

e. Menerapkan Frame Work ITIL dalam Tata Kelola TI PTPN XII

Dalam penerapan tata kelola TI, terdapat framework-framework yang dapat mendukung hal tersebut. Baik untuk tata kelola TI maupun manajemen proyek. Seperti COBIT, ITIL, PMBOK dan lainnya. Sudah saatnya PTPN XII juga mulai menerapkan penggunaan framework tersebut. Pemilihan ITIL dikarenakan framework tersebut lebih ke arah pendekatan berbasis service/layanan. Sedangkan COBIT, pendekatan yang dilakukan lebih ke arah berbasis strategis/objektif. Sehingga dengan kondisi TI PTPN XII saat ini, lebih cocok menggunakan ITIL.

Untuk menunjang kemampuan penggunaan ITIL, diperlukan pelatihan untuk menggunakan framework tersebut secara benar. Hal tersebut untuk menghindari kesalahan dalam penggunaan framework tersebut.