iii
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PADA
ACADEMY OF INTERNATIONAL EDUCATION SKRIPSI PROGRAM GANDA
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Nicholas Stephanus
0700721160 ABSTRAK
Yayasan Academy of International Education bergerak di bidang pendidikan yang berfokus pada pelatihan bahasa Inggris siswa. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah adanya realisasi biaya yang melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh lemahnya pengendalian internal dalam pemberian jam mengajar, yang berpengaruh terhadap honor guru, dan pemberian tambahan materi, yang berpengaruh terhadap biaya kelas. Oleh karena itu, penulis menganalisis proses yang ada saat ini dan merancang Sistem Informasi Administrasi Pendidikan untuk mengatasi masalah yang ada.
Adapun Sistem Informasi Administrasi Pendidikan yang baru ini meliputi aktivitas akademis mulai dari penerimaan pembayaran, pembukaan kelas, pemberian tes, absensi, pemberian materi. Di sistem ini juga termasuk pembuatan laporan yang berhubungan, seperti laporan penerimaan kas, laporan jam guru, laporan pemakaian kas kecil, laporan penutupan kelas, dan jurnal penerimaan kas.
Perancangan sistem yang baru ini menekankan pada pengendalian internal dengan menggunakan otorisasi. Setiap pertemuan belajar yang akan dijalankan perlu mendapat otorisasi dari manajer dan setiap materi yang akan diberikan juga perlu mendapatkan otoriasasi. Hal ini dimaksudkan agar biaya yang keluar dapat terkendali. Selain itu, sistem yang baru ini juga berupaya meningkatkan keakuratan data yang ada dengan menggunakan otorisasi pada setiap penginputan yang dilakukan. Hal ini dilakukan supaya terjadi pengecekan untuk setiap data yang masuk. Sistem Informasi Administrasi Pendidikan ini juga membantu dari segi efisiensi karena adanya integrasi sistem sehingga mengurangi adanya redudansi kerja yang terjadi pada sistem yang manual.
Kata Kunci:
iv
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education”.
Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program studi strata-1 di Binus University. Walaupun dalam pembuatan skripsi terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materil maupun moril, yaitu :
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc., selaku Ketua Jurusan.
5. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
6. Bapak Hery Harjono Mulyo, S.Kom.,selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
7. Bapak Dewan Pelawi, S.Kom.,MM., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 8. Seluruh dosen jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara,
yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan di Universitas Bina Nusantara.
9. Ibu Laura Wibowo selaku pimpinan Yayasan Academy of International Education beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
10. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan materil dan moril yang tidak ternilai hingga skripsi ini terselesaikan.
11. Marnil, yang dengan setia menemani dan memberikan dukungan dan doa selama proses penyusunan sripsi ini.
12. Medy, Tania, dan Rudi, yang telah memberikan masukan dan dukungan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
13. Rekan-rekan sekelas, khususnya Trisna, Erik, Sarel, Yoeliati, Luciana, dan Marry, yang telah memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pembuatan skripsi ini.
14. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan bantuan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi..
v
Penulis telah berusaha melakukan yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dan dapat membuat skripsi ini menjadi lebih baik.
Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Jakarta, 30 Januari 2008 Penulis
Nicholas Stephanus 0700721160
vi DAFTAR ISI halaman Abstrak iii Prakata iv Daftar Tabel ix Daftar Gambar xi
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang Masalah 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 3
1.4 Metodologi Penelitian 3
1.4.1 Metode Analisis 3
1.4.2 Metode Perancangan 4
1.5 Sistematika Penulisan 4
BAB 2 LANDASAN TEORI 7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi 8 2.2 Sistem Informasi Administrasi Pendidikan 9
2.3 Pengendalian Internal 9
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal 9
2.3.2 Lingkungan Pengendalian 10
2.3.3 Penilaian Resiko 11
2.3.4 Kegiatan Pengendalian 12
2.3.5 Informasi dan Komunikasi 14
2.3.6 Pengawasan 14
2.4 Pengendalian Pemrosesan Transaksi 15
2.4.1 Pengendalian Umum 15
2.4.2 Pengendalian Aplikasi 16
2.5 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi 18 2.5.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Berorientasi
Objek
18
2.5.2 Rich Picture 18
2.5.3 Analisis Problem Domain 19
2.5.3.1 Classes 20
2.5.3.2 Structure 21
vii
2.5.4 Analisis Application Domain 22
2.5.4.1 Usage 22 2.5.4.2 Function 24 2.5.4.3 Interface 25 2.5.5 Component 25 2.5.6 Process Architecture 26 2.5.7 Component Design 26 2.5.7.1 Model Component 26 2.5.7.2 Function Component 27
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 29
3.1 Gambaran Umum Yayasan 29
3.1.1 Sejarah Yayasan 29
3.1.2 Struktur Organisasi 30
3.1.3 Uraian Tugas 30
3.2 Gambaran Sistem Berjalan 33
3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan 33
3.2.2 Rich Picture 37
3.3 Analisa Temuan Hasil Survei 39
3.4 Analysis Document 41 3.4.1 The Task 41 3.4.1.1 Purpose 41 3.4.1.2 System Definition 42 3.4.1.3 Context 43 3.4.2 Problem Domain 46
3.4.2.1 Classes and Behavior 46
3.4.2.2 Events 58
3.4.2.3 Class Diagram 60
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PADA YAYASAN ACADEMY OF
INTERNTIONAL EDUCATION 61 4.1 Application Domain 61 4.1.1 Usage 61 4.1.1.1 Overview 61 4.1.1.2 Actor 63
4.1.1.3 Use Case Specification 66
4.1.2 Function 80
4.1.2.1 Function List 80
4.1.3 Sequence 84
viii 4.1.5 Quality Goal 101 4.2 Technical Platform 102 4.2.1 Equipment 102 4.2.2 System Software 102 4.2.3 Design Language 103 4.3 Architecture 103 4.3.1 Component Architecture 103 4.3.2 Process Architecture 105 4.4 Standard 107 4.5 Component 108 4.5.1 Model Component 108 4.5.2 Function Component 109 4.5.3 Operation Specification 111 4.6 Recommendations 112
4.6.1 The System Usefulness 112
4.6.2 Plan for Initiating User 113
4.6.3 Implementation Plan 113
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 114
5.1 Kesimpulan 114 5.2 Saran 115 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Akademis Pada Yayasan Academy of International Education
58 Tabel 4.1 Definisi Actor System Administrator 63 Tabel 4.2 Definisi Actor Staff Keuangan 63 Tabel 4.3 Definisi Actor Manajer Keuangan 64 Tabel 4.4 Definisi Actor Staff Administrasi 64 Tabel 4.5 Definisi Actor Manajer Administrasi 64 Tabel 4.6 Definisi Actor Staff Akademis 65 Tabel 4.7 Definisi Actor Manajer Akademis 65
Tabel 4.8 Definisi Actor Guru 66
Tabel 4.9 Spesifikasi Use case Melakukan Log In 66 Tabel 4.10 Spesifikasi Use case Input Pembayaran dan Cetak Bukti
Bayar
67 Tabel 4.11 Spesifikasi Use case Membuka Kelas Baru 68 Tabel 4.12 Spesifikasi Use case Melengkapi Pembukaan Kelas 68 Tabel 4.13 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pembukaan Kelas 69 Tabel 4.14 Spesifikasi Use case Menginput Anggaran Biaya Kelas 69 Tabel 4.15 Spesifikasi Use case Menginput Hasil Tes dan Mencetak
Laporan
70 Tabel 4.16 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Nilai Tes 71 Tabel 4.17 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penerimaan Kas 71 Tabel 4.18 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penerimaan Harian 72 Tabel 4.19 Spesifikasi Use case Membuat Jurnal Penerimaan Kas 72 Tabel 4.20 Spesifikasi Use case Menginput Pemberian Buku 73 Tabel 4.21 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemberian Buku 73 Tabel 4.22 Spesifikasi Use case Menginput Fotokopi 74 Tabel 4.23 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Fotokopi 74 Tabel 4.24 Spesifikasi Use case Menginput Pemakaian Kas Kecil 75 Tabel 4.25 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemakaian Kas Kecil 75 Tabel 4.26 Spesifikasi Use case Membuat Absensi Untuk Pertemuan
Selanjutnya
76 Tabel 4.27 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Absensi untuk
Pertemuan Selanjutnya
76 Tabel 4.28 Spesifikasi Use case Menginput Absensi 77 Tabel 4.29 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Absensi 78 Tabel 4.30 Spesifikasi Use case Mencetak Laporan Jam Guru 78 Tabel 4.31 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penutupan Kelas 79 Tabel 4.32 Spesifikasi Use case Mengatur User 79 Tabel 4.33 Function List Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada
Yayasan Academy of International Education
x
Tabel 4.34 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada Yayasan Academy of International Education
101 Tabel 4.35 Spesifikasi Hardware Sistem Informasi Akuntansi Akademis
pada Yayasan Academy of International Education
102 Tabel 4.36 Spesifikasi Function Mencetak Laporan Penutupan Kelas 111 Tabel 4.37 System Usefulness dari Sistem Informasi Akuntansi
Akademis pada Yayasan Academy of International Education
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Kegiatan dalam analisis problem domain 20
Gambar 2.2 Contoh Class buku 20
Gambar 2.3 Contoh Statechart 22
Gambar 2.4 Contoh Use case Diagram 23
Gambar 2.5 Contoh Sequence Diagram 24
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Academy of International Education
30 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan 38
Gambar 3.3 Class Murid 46
Gambar 3.4 Statechart Class Murid 46
Gambar 3.5 Class Pembayaran 47
Gambar 3.6 Statechart Class Pembayaran 47
Gambar 3.7 Class Absensi 47
Gambar 3.8 Statechart Class Absensi 48
Gambar 3.9 Class Kelas 48
Gambar 3.10 Statechart Class Kelas 48
Gambar 3.11 Class Hasil Tes 49
Gambar 3.12 Statechart Class Hasil Tes 49
Gambar 3.13 Class Hasil Tes TOEFL 49
Gambar 3.14 Statechart Class Hasil Tes TOEFL 49
Gambar 3.15 Class Hasil Tes SAT 50
Gambar 3.16 Statechart Class Hasil Tes SAT 50
Gambar 3.17 Class Hasil Tes IELTS 50
Gambar 3.18 Statechart Class Hasil Tes IELTS 50
Gambar 3.19 Class Buku 50
Gambar 3.20 Statechart Class Buku 51
Gambar 3.21 Class Pemberian Buku 51
Gambar 3.22 Statechart Class Pemberian Buku 51
Gambar 3.23 Class Guru 52
Gambar 3.24 Statechart Class Guru 52
Gambar 3.25 Class Pemakaian Kas Kecil 52
Gambar 3.26 Statechart Class Pemakaian Kas Kecil 52 Gambar 3.27 Class Jurnal Penerimaan Kas 53 Gambar 3.28 Statechart Class Jurnal Penerimaan Kas 53
Gambar 3.29 Class Fotokopi 53
Gambar 3.30 Statechart Class Fotokopi 54
Gambar 3.31 Class Cadangan Anggaran Materi 54 Gambar 3.32 Statechart Class Cadangan Anggaran Materi 54
xii
Gambar 3.33 Class Daftar Harga 54
Gambar 3.34 Statechar Class Daftar Harga 55
Gambar 3.35 Class Karyawan 55
Gambar 3.36 Statechart Class Karyawan 55
Gambar 3.37 Class Akademis 56
Gambar 3.38 Statechart Class Akademis 56
Gambar 3.39 Class Keuangan 56
Gambar 3.40 Statechart Class Keuangan 56
Gambar 3.41 Class Administrasi 57
Gambar 3.42 Statechart Class Administrasi 57 Gambar 3.43 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi pada Yayasan
Academy of International Education
60 Gambar 4.1 Use case Diagram Sistem Informasi Administrasi
Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
62
Gambar 4.2 Sequence Diagram dari Use case Log In 84 Gambar 4.3 Sequence Diagram dari Use case Pengaturan User 85 Gambar 4.4 Sequence Diagram dari Use case Pembayaran 86 Gambar 4.5 Sequence Diagram dari Use case Membuka Kelas 87 Gambar 4.6 Sequence Diagram dari Use case Melengkapi Kelas 88 Gambar 4.7 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Kelas 89 Gambar 4.8 Sequence Diagram dari Use case Menganggarkan Kelas 90 Gambar 4.9 Sequence Diagram dari Use case Menginput Hasil Tes dan
Cetak Laporan
90 Gambar 4.10 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi
Penginputan Hasil Tes
91 Gambar 4.11 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan
Penerimaan Kas
91 Gambar 4.12 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi
Penerimaan Harian
92 Gambar 4.13 Sequence Diagram dari Use case Membuat Jurnal
Penerimaan Kas
92 Gambar 4.14 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemberian
Buku
93 Gambar 4.15 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemberian
Buku
93 Gambar 4.16 Sequence Diagram dari Use case Menginput Form
Fotokopi
94 Gambar 4.17 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Fotokopi 94 Gambar 4.18 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemakaian
Kas Kecil
95 Gambar 4.19 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemakaian
Kas Kecil
xiii
Gambar 4.20 Sequence Diagram dari Use case Membuat Absensi 96 Gambar 4.21 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi
Pembuatan Absensi
96 Gambar 4.22 Sequence Diagram dari Use case Menginput Absensi 97 Gambar 4.23 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi
Penginputan Absensi
98 Gambar 4.24 Sequence Diagram dari Use case Mencetak Laporan Jam
Guru
98 Gambar 4.25 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan
Penutupan Kelas
99 Gambar 4.26 Navigation Diagram Sistem Informasi Administrasi
Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
100
Gambar 4.27 Component Diagram pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
104
Gambar 4.28 Deployment Diagram pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
106
Gambar 4.29 Architecture Diagram pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
107
Gambar 4.30 Standard pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
107 Gambar 4.31 Model component pada Sistem Informasi Administrasi
Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
108
Gambar 4.32 Function Component pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
109
Gambar 4.33 User Interface Component pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Gambar L-1 Form Log In L. 1
Gambar L-2 Form Menu Utama L. 1
Gambar L-3 Form Ubah Password L. 1
Gambar L-4 Form User L. 2
Gambar L-5 Form Pembayaran L. 2
Gambar L-6 Form Daftar Nilai L. 3
Gambar L-7 Form Kelas L. 4
Gambar L-8 Form Input Nilai L. 4
Gambar L-9 Form Buka Kelas L. 5
Gambar L-10 Form Cadangan Anggaran L. 5
Gambar L-11 Form Pemberian Buku L. 6
Gambar L-12 Form Otorisasi Kelas L. 7
Gambar L-13 Form Input Pemberian Buku L. 7
Gambar L-14 Form Fotokopi L. 8
Gambar L-15 Form Input Fotokopi L. 8
Gambar L-16 Form Pemakaian Kas Kecil L. 9
Gambar L-17 Form Buat Absensi L. 10
Gambar L-18 Form Log In Absensi L. 10
Gambar L-19 Form Absensi L. 11
Gambar L-20 Form Otorisasi Pemberian Buku L. 12 Gambar L-21 Form Otorisasi Penginputan Hasil Tes L. 12 Gambar L-22 Form Otorisasi Penerimaan Harian L. 13 Gambar L-23 Form Otorisasi Penginputan Absensi L. 13 Gambar L-24 Form Otorisasi Pemakaian Kas Kecil L. 14
Gambar L-25 Form Otorisasi Absensi L. 14
Gambar L-26 Form Pembuatan Laporan L. 15
Gambar L-27 Bukti Bayar L. 16
Gambar L-28 Slip Fotokopi L. 17
Gambar L-29 Laporan Penerimaan Kas L. 18
Gambar L-30 Laporan Jam Guru L. 19
Gambar L-31 Laporan Pemakaian Kas Kecil L. 20
Gambar L-32 Laporan Penutupan Kelas L. 21
Gambar L-33 Jurnal Penerimaan Kas L. 22
Gambar L-34 Laporan Hasil Tes SAT L. 23
Gambar L-35 Laporan Hasil Tes IELTS L. 24
