BUKU PANDUAN PERPUSTAKAAN

(1)

BUKU PANDUAN

PERPUSTAKAAN

Edisi Revisi

Universitas Kristen Duta Wacana

Yogyakarta

(2)

(3)

KATA PENGANTAR

Selamat datang di Perpustakaan UKDW!

Perpustakaan UKDW menyadari pentingnya informasi tentang seluk-beluk perpustakaan bagi seluruh pengguna perpustakaan UKDW, terutama mahasiswa, maka kami mengumpulkan informasi, tata tertib, dan prosedur tentang perpustakaan dalam buku panduan perpustakaan ini.

Perpustakaan UKDW memiliki koleksi untuk semua program fakultas dan program studi. Koleksi pustaka tersebut dapat ditelusuri melalui Online Public Access Catalog (OPAC) berbasis Web (online) sehingga memudahkan penggunanya. Moto Perpustakaan UKDW adalah “When Knowledge Meets You” yang berarti pengetahuan yang mendekati pengguna sebaik mungkin.

Perpustakaan UKDW juga mencoba beralih dari perpustakaan non digital ke arah perpustakaan digital, sehingga pada perkembangannya Perpustakaan UKDW telah menjadi perpustakaan hybrid (digital dan non digital)

Untuk penelusuran katalog online dapat dilihat di http://www.ukdw.ac.id/catalog

dan untuk penelusuran data karya ilmiah dari civitas akademika UKDW, baik S1, S2, dan S3, perpustakaan sudah memiliki Sistem Informasi Tugas Akhir (SInTA) di alamat web http://sinta.ukdw.ac.id

Kami berharap buku panduan ini dapat membekali pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan. Informasi lain juga dapat diperoleh dari website perpustakaan

http://library.ukdw.ac.id dari PC-desktop atau dari HP-mobile dengan alamat

http://library.ukdw.ac.id/m

Selamat memanfaatkan perpustakaan.

Edisi REVISI

Yogyakarta, Awal November 2013

Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs Kepala Perpustakaan UKDW

(4)

4 Panduan Perpustakaan Edisi Revisi DAFTAR ISI Kata Pengantar 2 Daftar Isi 3 Pendahuluan 5 Perpustakaan UKDW 6 I. Sejarah 6

II. Visi dan Misi 7

III. Struktur Organisasi 7

Koleksi Perpustakaan 10

I. Pengertian 10

II. Jenis 10

III. Prosedur Pengadaan 11

IV. Alur Pengadaan 11

V. Kategori Koleksi dan Penggunaannya 11

VI. Karya Ilmiah dan Penggunaannya 12

Keanggotaan 13

I. Jenis 13

II. Persyaratan 13

III. Hak dan Kewajiban 14

IV. Pemakaian Koleksi 14

Layanan Perpustakaan 16

I. Jenis Layanan 17

1. Sirkulasi 17

2. Fotokopi 17

3. Scan dan Print 18

II. Waktu Layanan 19

III. Sistem Layanan 20

Tata Tertib dan Administrasi 21

(5)

56 Panduan Perpustakaan Edisi Revisi

6. Jika pengguna memilih untuk mencari artikel saja, maka langsung saja pilih lingkup pencarian artikel dan masukkan kata kunci pencarian pada bagian bawahnya, misalnya dengan kata kunci “windows”. Setelah dicari akan muncul daftar artikel yang mengandung kata kunci yang telah dimasukkan sebagai berikut:

7. Pengguna dapat memilih salah satu artikel yang ingin dibaca dengan megklik tombol detail dan akan muncul halaman detail artikel sebagai berikut:

II. Pengesahan Bebas Pustaka 22

III. Bebas Cekal Registrasi 23

IV. Sanksi – Sanksi 23

1. Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi 23 2. Sanksi Membawa Masuk Orang Lain yang Bukan Anggota

Perpustakaan 23

3. Sanksi Menghilangkan Koleksi 23

4. Sanksi Merusak Koleksi 24

5. Sanksi Membawa Keluar Koleksi Tanpa Melalui Prosedur

Perpustakaan 24

6. Sanksi Menghilangkan Nomor Locker 25

Fasilitas Perpustakaan 25

I. Laboratorium Literasi Informasi 25

II. Hotspot/Wifi 26

III. Ruang Baca dan Ruang Diskusi 26

IV. Bilik Baca Mandiri 26

V. Ruang Audio Visual 27

VI. Loker Penitipan Barang dan Tas Perpustakaan 27

VII.Alat Penelusuran Koleksi 27

Kesempatan Kerja Mahasiswa Partime di Perpustakaan 27

I. Petugas Sirkulasi 27

II. Petugas Shelving 28

III. Petugas Pengumpulan dan Pengolahan Tugas Akhir 28

IV. Petugas Lab Literasi Informasi 29

V. Petugas Periodikal 30

Lampiran A : PENELUSURAN PUSTAKA BUKU UMUM & REFERENSI 31 Lampiran B : PROSEDUR PENELUSURAN TUGAS AKHIR 37 Lampiran C : MENCARI BUKU DI RAK 45 Lampiran D : PENELUSURAN E-JOURNAL EBSCO 46 Lampiran E : PENELUSURAN SISTEM KOLEKSI PERIODIKAL 51

(6)

PENDAHULUAN

Perpustakaan perguruan tinggi adalah bagian terpadu (integral) dari suatu lembaga perguruan tinggi induknya. Kedudukan Perpustakaan, menurut pokok-pokok organisasi perguruan tinggi, adalah sebagai sarana penunjang teknis edukatif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Dengan kata lain, Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi dan berperan mendukung dan memperkaya bagi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Karena itu, Perpustakaan adalah salah satu sarana penting sebagai sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar. Yang dimaksud informasi disini adalah dibatasi dalam pengertian informasi literature yang berupa karya cetak atau rekaman-rekaman dalam bentuk multimedia. Dalam suatu Perpustakaan, system informasi meliputi sejumlah factor yang saling kait-mengkait (interdependent). Faktor-faktor tersebut berupa, organisasi manusia, informasi, dan sarana prasarana, yang semuanya bertujuan mengkomunikasikan informasi dari sumbernya kepada pemakai jasa informasi. Proses informasi tersebut menjadi kurang lancar apabila salah satu dari factor-faktor tersebut diatas kurang memadai atau mengalami hambatan.

Perpustakaan Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sumber informasi dan sekaligus sebagai sumber pendidikan hanya jikalau para pemakai jasa informasi trampil secara mandiri dalam menemukan, mencari, menyidik (identify) informasi yang disediakan secara berdaya guna (efficient). Kompetensi atau kemampuan dalam menggunakan dan memanfaatkan jasa Perpustakaan adalah suatu kombinasi keterpaduan antara sikap, pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh pemakainya. Untuk itulah diperlukan keaktifan dan kemauan membaca atau daya kreatif dalam mendaya gunakan serta akrab dengan jasa informasi yang ada di Perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai pendukung didalam proses pengajaran bisa terlihat pada skema berikut:

5. Setelah muncul daftar artikelnya, maka dapat dipilih lagi salah satu judul artikel yang ingin dilihat pada bagian detail. Jika sudah diklik akan muncul halaman yang berisi detail artikel yang dimaksud sebagai berikut:

(7)

4. Kemudian klik lagi detaill dari masing-masing Edisi yang diinginkan untuk dilihat daftar artikelnya. Misalnya dipilih no 1, yaitu Vol 268 / Agustus 2013 yang memiliki satu ekslemplar dan 2 artikel. Setelah diklik akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 1. Dukungan Perpustakaan Perguruan Tinggi pada Sistem Pengajaran

PERPUSTAKAAN UKDW

I. SEJARAH

Perpustakaan Universitas Kriten Duta Wacana adalah suatu perpustakaan pusat dari Universitas Kristen Duta Wacana (UKDW) Yogyakarta. Embrio perpustakaan ini telah dimulai sejak dipersatukannya koleksi perpustakaan Sekolah Tinggi, yang kemudian Fakultas Teologi, dengan koleksi Fakultas-fakultas lain: Ekonomi, Teknik dan Biologi di bawah satu atap sejak bulan Juli 1993.

Perpustakaan menempati tiga lantai Gedung Biblos. Lantai pertama seluas 743 m2

untuk kegiatan administrasi dan penempatan serta layanan sirkulasi koleksi buku S1 dan umum. Lantai kedua seluas 421.75 m2 _{digunakan untuk ruang baca, ruang Lab}

Literasi Informasi, ruang koleksi periodikal, dan ruang koleksi Pasca Sarjana (S2 dan S3) Fakultas Teologi. Sedangkan ruang basement digunakan untuk ruang perkantoran, ruang kepala perpustakaan, ruang audio visual, dan pengumpulan karya ilmiah, serta ruang terakhir adalah ruang lantai tiga digunakan untuk ruang koleksi Pusat Studi Teologi Feminis Fakultas Teologi.

II.VISI dan MISI Visi.

(8)

Perpustakaan UKDW menjadi salah satu setra informasi yang handal dan sumber riset menuju ke arah perpustakaan digital berbasis teknologi informasi di dunia perguruan tinggi, komunitas gerejawi, dan masyarakat.

Misi.

1. Membangun dan menyelenggarakan pelayanan perpustakaan yang handal, relasional, dan bermoral bagi tercapainya kepuasan pemustaka dalam memanfaatkan informasi.

2. Mempersiapkan dan meningkatkan fungsi dan peran perpustakaan sebagai unit tujuan kebutuhan informasi yang secara spesifik dan inovatif ditawarkan oleh Duta Wacana.

3. Mengoptimalkan kepuasan para pemustaka akan informasi yang dibutuhkan berbasis teknologi informasi.

4. Meningkatkan kemauan dan kemampuan sumber daya manusia perpustakaan sebagai agen-agen pengelola kebutuhan informasi

5. Meningkatkan jejaring kerjasama dengan perpustakaan dan lembaga penyedia informasi.

6. Meningkatkan peran serta perpustakaan dalam pengabdian kepada masyarakat.

III. STRUKTUR ORGANISASI

Perpustakaan UKDW dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan terdiri dari beberapa divisi yang masing-masing mewakili gambaran pekerjaan yang menjadi tanggung-jawabnya. Struktur organisasi digambarkan seperti pada gambar Struktur Organisasi Perpustakaan UKDW berikut ini:

3. Setelah itu klik gambar pada bagian Detail untuk melihat detail periodikal Bahana yang sudah dicari, sehingga akan muncul detail informasi tentang periodikal tersebut.

(9)

LAMPIRAN E

PENELUSURAN SISTEM KOLEKSI PERIODIKAL

Untuk dapat menggunakan OPAC Koleksi Periodikal, maka pengguna perpustakan dapat langsung menuju pada komputer OPAC di lantai 1 ataupun lantai 2.

Langkah penggunaan penelusuran koleksi periodikal adalah: 1. Tampilan awal halaman pencarian (OPAC) Periodikal adalah:

Pada halaman ini, para pengguna dapat mencari periodikal yang ingin dibacanya dengan terlebih dahulu memilih lingkup pencarian, apakah lingkup periodikal atau artikel. Perbedaannya adalah jika lingkup periodikal maka pencarian akan dilakukan pada judul periodikalnya, misalnya judul periodikal majalah “Bahana”. Di dalam 1 periodikal terdiri dari beberapa volume / edisi, dan di tiap-tiap volume / edisi terdiri dari beberapa artikel. Sedangkan jika memilih lingkup artikel, maka pencarian akan langsung dilakukan pada artikel tertentu, terutama terhadap judul artikelnya, tanpa memperhatikan judul periodikal dan edisi / volumenya.

2. Jika dipilih lingkup pencarian Periodikal, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan kata kunci pencarian pada bagian kata kunci, misalnya dimasukkan kata kunci “Bahana”, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi Perpustakaan

PERSONAL & BIDANG KERJA

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA

Kepala Perpustakaan : Antonius Rachmat C., S.Kom, M.Cs Ad-Hoc Pengembangan Koleksi : 1. Antonius Rachmat C., S.Kom, M.Cs

2. Kurnia Agus Purnomo

Bidang Kerja Kesekretariatan, Keuangan, Portal, dan Kerumahtanggaan - Kesekretariatan & Keuangan : Nuryanto

- Portal : Agus Triyono dan Endriyanta

- Kerumahtangaan : Sartono

Bidang Kerja Teknis Pengolahan:

- Klasifier & Katalogiser : Kurnia Agus Purnomo - Inventaris & Perawatan : Sukarno Utomo - Berkala (Periodical) : Jessica Dipta, AMd. - Tugas Akhir : Maria Dhian, S.T

(10)

Bidang Kerja Teknologi Informasi : 1. Agus Sonny Haryadi, S.Kom 2. Maria Dhian Saraswati, S.T.

Bidang Kerja Pelayanan

- Sirkulasi : 1. Samuel Eryawan M 2. Yohanes Danung - Referensi : Titi Sunarni - Keanggotaan : Samuel Eryawan M

Ad-Hoc Litbang : 1. Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs, 2. Kurnia Agus Purnomo,

3. Dhian Agustin W, S.Hum

Ad-Hoc Education : 1. Titi Sunarni

2. Dhian Agustin, S.Hum 3. Maria Dhian, S.T

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

I. PENGERTIAN KOLEKSI

Koleksi perpustakaan bisa diartikan dengan khazanah (harta kekayaan) bahan pustaka yang berkembang terus, yang dimiliki oleh perpustakaan guna menunjang program proses belajar mengajar, penelitian maupun kegunaan lain yang bersifat rektreatif bagi pemakainya.

Sesuai dengan pengertia diatas, maka koleksi perpustakaan mempunyai fungsi-fungsi:

1. Fungsi pendidikan, untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran 2. Fungsi penelitian, untuk menunjang program penelitian

3. Fungsi referens, untuk membantu penelusuran informasi

4. Fungsi umum, untuk melestarikan hasil budaya, pengetahuan manusia, dan memberikan kegunaan yang rekreatif.

II. JENIS

Koleksi yang tersedia di Perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana meliputi: 1. Koleksi Buku:

10.Klik Full Text (tanda file PDF) pada bagian kiri atas artikel untuk melihat dan mendownload full text artikel secara utuh dalam format PDF.

Dengan demikian Anda dapat melakukan penelusuran artikel pada database e-journal EBSCO.

(11)

8. Untuk dapat melihat abstrak, silahkan dekatkan mouse pada gambar kaca pembesar dekat judul artikel.

9. Kemudian klik detail record pada abstrak untuk melihat semua data detail dari artikel tersebut

a. Buku teks: koleksi pustaka baku sebagai penyerta yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan.

b. Buku referens: koleksi pustaka yang dikategorikan sebagai bahan dalam pencarian informasi rujukan: ensiklopedi, kamus, buku panduan, tafsir. Konkordansi, atlas, laporan tahunan

c. Buku penerbitan lembaga pemerintah atau perguruan tinggi. 2. Koleksi Berseri/Terbitan berkala:

a. Jurnal-jurnal ilmiah yang berwujud fisik jurnal maupun e-journal b. Majalah: ilmiah, semi ilmiah, maupun yang populer

c. Tabloid 3. Koleksi karya ilmiah:

Laporan penelitian, skripsi, thesis, disertasi, yang diakses melalui program SINTA

5. Koleksi E-Journal, berupa database Ebsco, Proquest, dan Cengage yang penelusurannya dapat dilihat pada Lampiran E.

III. PROSEDUR PENGADAAN

Koleksi perpustakaan UKDW didalam pengembangan koleksinya dengan cara: 1. Pengadaan koleksi oleh masing-masing program studi yang ada di UKDW 2. Pengadaan koleksi oleh perpustakaan UKDW

3. Koleksi yang didapatkan dari hibah atau sumbangan baik dari lembaga maupun dari perorangan

(12)

Gambar 3. Alur Pengadaan Koleksi

V. KATEGORI KOLEKSI DAN PENGGUNAANNYA

a. Koleksi umum (yang bertanda U). Koleksi umum dapat dipinjam untuk dibawa pulang dengan batasan waktu dan jumlah peminjaman yang telah ditentukan.

b. Koleksi digital dalam bentuk CD. Sebagian koleksi CD yang berupa CD bawaan buku dan majalah dapat dipinjam dalam waktu pendek (selama waktu jam buka perpustakaan pada hari tersebut saja), sedangkan CD artikel e-jurnal hanya boleh diakses di perpustakaan.

c. Koleksi Referensi (yang bertanda R) dan periodikal, hanya diperkenankan untuk dibaca di. R. Baca dan di fotocopy dengan mencatatkan terlebih dahulu pada petugas referensi.

d. Karya Ilmiah (Disertasi; Thesis; Skripsi; Laporan-laporan). Koleksi ini ada yang sebagian masih fisik dan sebagian besar sudah digital. Koleksi digital ini hanya dapat diakses secara online di alamat http://sinta.ukdw.ac.id

VI. KARYA ILMIAH DAN PENGGUNAANYA

Koleksi karya ilmiah perpustakaan UKDW berisi karya-karya sebagai berikut: a. Karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi civitas akademika UKDW b. Karya ilmiah berupa hasil penelitian selain poin nomor a.

6. Kemudian akan muncul hasil pencarian.

7. Anda dapat merevisi / menambah filter hasil pencarian dengan cara memodifikasi bagian kiri dari hasil pencarian.

Misalnya dengan mencentang pilihan hanya Academic Journals saja dan yang mengandung Full Text sehingga hasil pencarian juga akan berkurang.

(13)

Pilihlah pilihan pertama EBSCOhost Research Databases -Business Source & MEDLINE with Full Text.

4. Kemudian pilih database yang dilanggan:

Lalu klik continue.

5. Kemudian masukkan kata kunci pencarian pada Advanced Search,

Atau, pilih Basic Search untuk mempermudah pencarian.

Semua hasil karya ilmiah pada poin nomor a di atas semuanya sudah berupa bentuk digital. Bentuk digital yang dimaksud adalah para pengguna tidak dapat melihat bentuk fisik tercetak di perpustakaan namun pengaksesannya dilakukan secara online berbasis web pada alamat http://sinta.ukdw.ac.id bernama SinTA UKDW (Sistem Informasi Tugas Akhir UKDW). Alamat tersebut dapat diakses dimana saja menggunakan koneksi internet.

Tata cara:

a Pengguna yang berhak mengakses adalah semua civitas akademika dan karyawan UKDW.

b Pengguna harus menggunakan username dan password untuk dapat mengakses sistem SinTA.

c Cara memperoleh username dan password adalah mengirim email ke

sinta@ukdw.ac.id dengan email berdomain ukdw.ac.id, misalnya email students dan email karyawan.

d Username dan password dapat digunakan selama 1 tahun dan dapat diperpanjang kembali dengan cara mengirimkan email kembali ke alamat pada no 3.

e Setelah mendapatkan username dan password sendiri-sendiri, maka pengguna dapat login ke dalam sistem dan mengakses semua karya ilmiah semua bab namun tetap tidak bisa didownload, hanya view (read-only) saja.

f Jika pengguna tidak mendapatkan username dan password, maka pengguna tetap dapat menggunakan sistem SinTA namun hanya dapat melihat bab 1, bab 5, dan daftar pustaka saja.

g Untuk pengguna tamu hanya dapat melihat karya ilmiah digital melalui SinTA dari komputer yang ada di perpustakaan, dengan terlebih dahulu mendaftar sebagai anggota tamu yang peraturannya dapat dilihat pada bagian masing-masing.

KEANGGOTAAN

I. JENIS

Pengguna/pemakai UPT Perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana adalah: 1. Para civitas akademika UKDW:

a. Mahasiswa UKDW

b. Dosen UKDW: dosen tetap dan dosen kontrak c. Karyawan UKDW: karyawan tetap dan kontrak

(14)

2. Para alumni UKDW yang memiliki kartu Alumni.

3. Anggota Tamu dari luar UKDW yang mendaftarkan menjadi anggota.

a. Para anggota kerjasama Jogja Library for All (JLA), yaitu kerjasama antar berbagai perpustakaan di daerah Yogyakarta.

b. Para anggota kerjasama FPPTI

c. Para anggota kerjasama Forkom Perpustakaan BPTKI

II. PERSYARATAN

Persyaratan untuk menjadi anggota/pengguna jasa perpustakaan bagi: 1. Civitas Akademika: Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan UKDW.

a. Mahasiswa: mahasiswa yang aktif / sedang menempuh studi/perkuliahan secara langsung menjadi jasa pengguna perpustakaan,

b. Dosen & Karyawan tetap yang bekerja di UKDW secara langsung menjadi pengguna jasa perpustakaan.

c. Dosen/Karyawan Kontrak atau dosen/karyawan baru dilaporkan keberadaannya oleh Program Studi yang bersangkutan untuk mendapatkan Kartu Anggota.

2. Alumni UKDW: adalah para alumnus UKDW.

Menunjukkan Kartu Tanda Alumni UKDW untuk mengakses koleksi di tempat tanpa layanan peminjaman koleksi.

3. Tamu: adalah pengguna jasa yang berasal dari luar UKDW, baik dari perguruan tinggi lembaga atau gereja yang telah memenuhi persyaratan antara lain:

a. Mengisi formulir pendaftaran Anggota Tamu b. Membayar pendaftaran sebesar:

1. Bulanan: Rp 75.000,- /bulan (akses SinTA, tidak mendapat fasilitas Wifi kampus)

2. Harian sebesar Rp. 5000,- (hanya akses Perpustakaan, tidak mendapat fasilitas Wifi kampus & tidak mendapat akses SinTA) 3. Mingguan: Rp. 30.000,- (akses Perpustakaan, SinTA)

4. Khusus Akses SinTA, harian: Rp. 10.000,- (termasuk akses Perpustakaan)

c. Rekomendasi dari lembaga asal dimana pengguna studi atau bekerja. d. Mengumpulkan pasfoto 2x3 sebanyak 2 buah untuk semua anggota

tamu.

LAMPIRAN D

PENELUSURAN E-JOURNAL EBSCO

Perpustakaan UKDW memiliki beberapa database e-journal yang dilanggan oleh DIKTI yang dapat diakses secara bebas dan full access oleh semua civitas akademika UKDW dan karyawan. Untuk memperoleh akses ke database e-journal, maka pengguna perpustakaan dipersilahkan menghubungi petugas e-journal di Perpustakaan, di lantai 2 atau ekstensi telepon 215. Sampai saat ini databse e-journal yang dilanggan oleh DIKTI adalah:

1. EBSCO - http://search.ebscohost.com/

2. Proquest - http://search.proquest.com

3. Gale - http://infotrac.galegroup.com/itweb

4. Garuda – http://garuda.dikti.go.id

Berikut adalah contoh cara penelusuran dataabase e-journal EBSCO.

1. Untuk dapat menggunakan EBSCO secara full access, maka pengguna dapat memilih 2 cara berikut:

- Mengakses EBSCO langsung dari lingkungan UKDW, baik melalui kabel maupun wireless

- Mengakses EBSCO menggunakan username dan password yang dapat diminta di petugas e-journal di Perpustakaan lantai 2 atau ekstensi telepon 214.

2. Setelah itu masuk ke halaman http://search.ebscohost.com

(15)

LAMPIRAN C

MENCARI BUKU DI RAK

PETUNJUK PENELUSURAN BUKU di RAK KOLEKSI

Setelah menelusur di komputer, catat callnumber buku, buku U atau R dari buku yang dikehendaki. Buku jenis U ada di rak buku Umum, buku jenis R ada di ruang Referensi (lihat denah). Nomor Klasifikasi adalah suatu nomor yang diberikan pada koleksi pustaka menurut golongan ilmunya, nomor-nomor ini diletakkan secara urut di rak sehingga pengguna mudah mengenalinya. Kode pengarang diurutkan di bawah urutan no klasifikasi. Berikut ini adalah contoh nomor panggil buku (Callnumber) yang diletakkan di punggung buku, yang terdiri dari Jenis buku (Umum atau Referensi; no. klasifikasi dan kode/nomor untuk pengarang/lembaga yang bertangung jawab pada isi buku tersebut.

Setelah dilakukan pencatatan callnumber seperti contoh diatas, dan hasil pengaksesan melalui computer dinyatakan buku tidak dipinjam atau masih ada koleksi yang tidak dipinjam, maka dicari tempat buku tersebut di rak buku sesuai dengan urutan buku tersebut.

PERPUSTAKAAN UKDW YK

U

005.117 Su71

Jenis Buku (Umum /

Nomor Klasifikasi

Kode Entri Utama

Anggota tamu tidak boleh meminjam buku kecuali anggota Tamu khusus dengan penanggungjawab dari unit/prodi/fakultas.

III. HAK DAN KEWAJIBAN

Anggota perpustakaan, secara otomatis mendapatkan hak dan kewajiban sebagai berikut:

Hak-hak anggota:

1. Masuk ke dalam perpustakaan sesuai waktu layanan yang telah disebutkan sebelumnya.

2. Membaca koleksi buku, jurnal, majalah, tabloid, koran, karya ilmiah, dan lain-lain sesuai dengan waktu layanan perpustakaan.

3. Memanfaatkan semua fasilitas perpustakaan seperti Wifi, loker, meja baca, ruang baca pribadi maupun bersama. (Sesuai dengan jenis anggotanya). 4. Dapat menjadi petugas partimer perpustakaan asalkan memenuhi

persyaratan yang berlaku Kewajiban anggota:

1. Membayar biaya terintegrasi karena di dalamnya terdapat biaya perpustakaan

2. Mematuhi semua aturan yang berlaku di perpustakaan seperti pada bab Tata Tertib dan Administrasi.

3. Mengembalikan buku yang dipinjam dengan benar sesuai ketentuan yang berlaku pada bagian Sirkulasi.

4. Merawat dan menjaga kebersihan buku yang dipinjamnya.

5. Meminjam buku sesuai ketentuan yang berlaku pada bagian sirkulasi.

IV. PEMAKAIAN KOLEKSI

Tabel 1. Kategori anggota dan pemakaian koleksi Koleksi Mahasiswa

S2/S1 Skripsi

Mahasiswa S1 Non Skripsi

Dosen Karyawan

Buku S2 Umum Boleh pinjam Hanya baca/

fotocopy

Boleh pinjam Hanya baca/

fotocopy Buku S2 Referensi Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ fotocopy

(16)

Buku S1 Umum Boleh pinjam Boleh pinjam Boleh pinjam Boleh pinjam

Buku S1 Referensi Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ fotocopy Hanya baca/ Fotocopy

CD Boleh pinjam Boleh pinjam Boleh Pinjam Boleh pinjam

Skripsi, tesis, disertasi

Baca online Baca online Baca online Baca online

Laporan penelitian

Baca di tempat Baca di tempat Baca di tempat Baca di tempat

Tabel 2. Kategori anggota dan peminjaman koleksi berdasarkan waktu pinjam

Pengguna/ Peminjam

Koleksi CD Koleksi Buku

Jumlah

Lama Jumlah Lama Perpanjangan

1 kali

Mahasiswa S1 Aktif 1 3 hari 5 2 minggu 2 minggu

Mahasiswa S1 Skripsi 1 3 hari 8 2 minggu 2 minggu

Asisten Dosen 1 3 hari 10 2 minggu 2 minggu

Mahasiswa S2/S3 Non Tesis

1 3 hari 8 2 minggu 2 minggu

Mahasiswa S2/S3 Tesis 1 3 hari 10 2 minggu 2 minggu

Dosen/Dosen

Kontrak/Dosen Baru (PA)

1 3 hari 10 1 bulan 1 bulan

Karyawan (PPA) 1 3 hari 3 2 minggu 2 minggu

Mahasiswa S1/S2/S3 Cuti Studi

0 0 0 0 0

Alumni UKDW 0 0 0 0 0

Tamu 0 0 0 0 0

Dari tabel di atas ada 3 tipe pengguna/peminjam yang tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan adalah :

1. Mahasiswa S1/S2/S3 Non-Aktif (Registrasi Cuti)

Gambar B-10: Tampilan bab 3 SinTA

Dengan menggunakan username dan password maka pengguna dapat mengakses semua bab pada sistem SinTA UKDW namun tetap tidak bisa didownload, hanya dapat dibaca saja.

SinTA sudah mendukung versi mobile yang dapat diakses dengan berbagai browser pada smartphone ataupun tablet. Untuk dapat mengaksesnya pembaca tetap menggunakan alamat web SinTA seperti biasa pada alamat http://sinta.ukdw.ac.id

dan sistem akan menampilkan tampilan yang berbeda seperti pada gambar Opera Brower untuk Tablet Samsung Galaxy Tab 10.1 dengan kata kunci pencarian “Implementasi DOM” berikut:

Gambar B-11: Tampilan mobile version SinTA

Jika diklik salah satu link maka akan tampil halaman sebagai berikut:

(17)

Gambar B-8: Tampilan setelah login SinTA

Tampilan full akses untuk useer yang sudah login (semua link bab muncul) adalah:

Gambar B-9: Tampilan full acess SinTA

Tampilan bab 3 untuk pengguna yang terdaftar:

Mahasiswa S1/S2/S3 yang cuti studi hanya diberi hak untuk menggunakan semua koleksi perpustakaan di perpustakaan dan tidak diperkenankan untuk meminjam bawa pulang.

2. Alumni UKDW

Alumni UKDW tidak diperkenankan meminjam pustaka untuk dibawa pulang, akan tetapi diberi kesempatan untuk membaca dan memfotocopy dan memakai fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan.

3. Anggota Tamu dari Luar UKDW (non Jaringan Perpustakaan)

Anggota Perpustakaan dari Luar UKDW tidak diperkenankan meminjam pustaka untuk dibawa pulang, akan tetapi diberi kesempatan untuk membaca dan memfotocopy dan memakai fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan.

LAYANAN PERPUSTAKAAN

Pelayanan Perpustakaan UKDW adalah tindakan yang diberikan Perpustakaan kepada para pemakai jasa Perpustakaan sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dan sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan untuk pemakai jasa Perpustakaan UKDW. Semangat atau spirit pelayanan Perpustakaan UKDW pada para pemakai adalah melakukan pelayanan dengan berorientasi pada pemakai, memberikan pelayanan secara cepat dan benar sesuai dengan kebutuhan pemakai, dilakukan dengan ramah, jujur melalui komunikasi yang baik dan sederhana sehingga mudah dipahami, dan bersedia menerima masukan dari pemakai untuk perbaikan dalam melakukan pelayanan pada pemakai. (hasil rumusan bersama para pegawai Perpustakaan UKDW).

I. JENIS LAYANAN 1. Sirkulasi

Merupakan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi Perpustakaan UKDW.

Aturan Sirkulasi:

a. Pengguna diharuskan menunjukkan Kartu Mahasiswa/Kartu Anggota/Kartu Pegawai untuk melakukan proses peminjaman.

b. Pengguna tidak diperkenankan memakai Kartu Mahasiswa/Kartu Anggota/Kartu Pegawai orang lain untuk melakukan peminjaman.

(18)

c. Pengguna tidak diperkenankan untuk meminjam 2 atau lebih koleksi dengan judul yang sama.

d. Perpanjangan peminjaman hanya diperbolehkan 1 (satu) kali untuk setiap jenis pengguna dan koleksi buku dengan barcode yang sama baru dapat dipinjam oleh pengguna yang sama setelah berada di perpustakaan selama 3 (tiga) hari.

e. Pengembalian koleksi melewati batas tanggal yang ditentukan dikenai denda sesuai dengan yang ditentukan pada bagian sanksi pelanggaran. f. Pengguna dapat menitipkan koleksi yang akan dipinjam pada bagian

sirkulasi peminjaman dengan batas waktu tertentu pada kondisi: layanan sirkulasi tutup, komputer sirkulasi dalam keadaan tidak berfungsi, atau tidak membawa kartu anggota, atau platform pinjamnya sudah penuh dan harus mengembalikan pinjaman lainnya dulu.

2. Rujukan

Pelayanan yang diberikan untuk memandu kebutuhan informasi pada para pemakai yang membutuhkan berdasarkan pada sumber-sumber informasi rujukan (referensi).

3. Fotocopy

Layanan ini merupakan layanan pendukung di dalam perpustakaan UKDW, dimana setiap anggota tamu perpustakaan dapat menggunakan layanan ini untuk keperluan memfotokopi bagian dari keseluruhan buku / jurnal yang diperlukannya. Untuk menggunakan layanan ini, maka pengguna perpustakaan harus menghubungi petugas perpustakaan bagian kesekretariatan agar diproseskan. Lama proses layanan ini tergantung dari banyaknya bagian yang difotokopi dan jam buka layanan.

Prosedur Layanan Fotokopi:

a. Pengguna menyerahkan buku atau koleksi periodikal yang hendak difotokopi kepada petugas administrasi perpustakaan

b. Petugas perpustakaan akan melakukan proses fotokopi dan setelah jadi biaya fotokopi harus dibayarkan oleh pengguna perpustakaan sesuai dengan tarif yang berlaku di perpustakaan. Tarif dapat berubah sewaktu-waktu.

Gambar B-6: Tampilan hasil filter pencaian SinTA

Untuk login ke dalam sistem SinTA, maka pembaca dapat mengklik link Masuk pada bagian atas kanan halaman utama, dan akan dibawa pada halaman berikut:

Gambar B-7: Tampilan login SinTA

Pada tampilan ini pembaca dapat memasukkan username dan password yang pembaca miliki dan kemudian masuk ke dalam sistem SinTA untuk mengakses seluruh koleksi tugas akhir UKDW secara lengkap. Fasilitas ini hanya dapat dimiliki oleh anggota terdaftar yaitu Civitas Akademika UKDW.

(19)

Gambar B-5: Tampilan Daftar Pustaka SinTA

2. Klik link Program Studi pada SinTA

Cara kedua adalah pembaca dapat mengklik salah satu link program studi yang ada pada halaman SinTA, dan kemudian sistem akan menampilkan halaman baru yang berisi daftar tugas akhir dari prodi tersebut

Pada halaman hasil pencarian pembaca juga mempersempit hasil pencarian dengan cara memfilter hasil pencarian yang sudah dilakukan dengan cara mengklik link pada bagian kiri halaman. Pada halaman tersebut bagian kiri terdapat link-link yang berisi daftar dosen-dosen pembimbing yang ada pada suatu fakultas/prodi. Jika pembaca mengklik link salah satu dosen tersebut maka tampilan akan berubah menjadi halaman pencarian dengan prodi tertetu dan dosen tertentu saja sesuai dengan dosen yang pembaca klik. Contoh berikut merupakan tampilan halaman filter pencarian, dengan prodi Teologi dan dosen bernama Paulus Sugeng Wijaya yang diklik dari bagian kiri halaman.

c. Tarif fotokopi adalah Rp. 500 per lembar (tidak untuk fotokopi 1 buku lengkap).

d. Pelayanan fotocopy lengkap 1 buku, akan dilayani dengan ketentuan sebagai berikut:

i. Hanya dipergunakan sendiri atau dipergunakan untuk penambahan koleksi perpustakan, tidak diperjual belikan. ii. Biaya fotokopi mengikuti biaya fotokopi reguler. Total biaya

dikenakan tambahan 25% dari biaya fotocopy, penambahan diperuntukan untuk biaya perawatan/kerusakan buku.

iii. Menitipkan uang muka untuk biaya fotocopy sebesar 50%.

e. Jika diperlukan pengiriman hasil fotokopi ke alamat pengguna, maka perpustakaan juga dapat menyediakan layanan pengiriman sampai tujuan dengan biaya ditanggung oleh pengguna.

4. Layanan Scan dan Print

Layanan ini merupakan layanan pendukung di dalam perpustakaan UKDW, dimana setiap pengguna perpustakaan dapat menggunakan layanan ini untuk keperluan scan (pindai) bagian dari keseluruhan buku / jurnal yang diperlukan atau print (cetak) bagian dari koleksi digital perpustakaan atau dari file pengguna. Untuk menggunakan layanan ini, maka pengguna perpustakaan harus menghubungi petugas perpustakaan bagian administrasi agar diproseskan. Lama proses layanan ini tergantung dari banyaknya bagian yang discan & print serta jam buka layanan. Prosedur Layanan Scan dan Print:

a. Pengguna menyerahkan/meminta buku atau koleksi periodikal yang hendak discan atau diprint kepada petugas administrasi Perpustakaan b. Petugas perpustakaan akan melakukan proses scan dan print. Setelah

proses selesai pengguna harus membayarkan sesuai tarif yang berlaku. Tarif dapat berubah sewaktu-waktu.

c. Tarif scan adalah Rp. 2500 per lembar dan tarif print hitam putih adalah Rp. 250 per lembar, berwarna Rp. 500 per lembar.

d. Untuk pengguna civitas akademika dan karyawan UKDW biaya yang harus dibayarkan hanya berupa biaya scan atau print saja, sedangkan pengguna umum non civitas akademika UKDW biaya yang harus dibayarkan termasuk biaya keanggotaan (baik perhari, perminggu, ataupun per bulan).

(20)

e. Jika diperlukan pengiriman hasil scan atau print ke alamat pengguna, maka perpustakaan juga dapat menyediakan layanan pengiriman sampai tujuan dengan biaya ditanggung oleh pengguna.

II.WAKTU LAYANAN

Setiap pengguna perlu untuk memperhatikan jam layanan di perpustakaan. Layanan administrasi dilayani pada jam kerja :

Hari Senin-Jumat : 08.00 - 16.50 (masa perkuliahan reguler) Hari Senin-Jumat : 08.00 – 14.50 (masa libur perkuliahan reguler) Layanan administrasi yang dimaksud adalah :

a. layanan fotocopy untuk anggota tamu, b. layanan mencetak dokumen dengan printer, c. layanan scan dokumen

d. layanan keanggotaan perpustakaan Jam layanan dapat dilihat pada Tabel 3. Jam Layanan.

Tabel 3. Jam Layanan

Masa Hari Layanan Peminjaman/ Pengembalian Ruang Baca/ Koleksi/ Referensi Layanan Rujukan/ Informasi Layanan Pengumpulan Tugas Akhir Layanan Fotokopi, Scan, Print Perkuliahan Reguler Senin– Jumat 08.00 – 16.50 08.00 – 16.50 08.00 – 16.50 10.00 – 13.00 08.00 – 14.50 Libur Perkuliahan Reguler Senin-Jumat 08.00 - 14.50 08.00 - 14.50 08.00 - 14.50 10.00 – 13.00 08.00 - 14.50

III. SISTEM LAYANAN

Pelayanan perpustakaan dengan sistem terbuka memberi pengguna keleluasaan untuk mencari, memilih dan mengambil sendiri buku yang dikehendakinya. Sistem layanan dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar B-3: Tampilan hasil pencarian SinTA

Kemudian setelah ditemukan tugas akhir yang sesuai, klik link pada abstrak bagian [selanjutnya] atau [permanent link] untuk melihat abstraknya. Pembaca juga dapat mengklik pada link [Bab 1][Bab 5][Pustaka] untuk melihat masing-masing. Jika diinginkan melihat bab lain maka harus login menggunakan menu link Masuk yang terletak pada bagian atas kanan, berdekatan dengan link Register TA.

Tampilan halaman abstrak adalah:

Gambar B-4: Tampilan abstrak SinTA

Pada tampilan di atas pengguna hanya dapat membaca bagian tersebut tanpa bisa mendownloadnya. Demikian juga dengan tampilan bagian-bagian lainnya seperti pada tampilan Pustaka berikut:

(21)

Contoh 4: "sikap konsumen" -produk

menghasilkan tugas akhir mengandung kata "sikap konsumen" tetapi tidak ada kata "produk".

d. Pemanfaatan Metadata

Pencarian dengan memanfaatkan metadata NIM, dosen1, dosen2, dan judul. Contoh 1: nim:22002327

Contoh 2: dosen1:"Marbudyo Tyas Widodo" Contoh 3: dosen2:"Parmonangan Manurung" Contoh 4: judul:"peranan televisi"

Contoh 5: thn:2010

e. Pemanfaatan Karakter Asterisk (*)

Pencarian dokumen yang mengandung kata-kata yang dimulai dengan suatu kata kunci diikuti dengan karakter khusus seperti asterisk (*) untuk mewakili sembarang karakter.

Contoh: judul:kompresi* f. Penelusuran lanjutan

Untuk menggunakan fitur ini pembaca dapat mengakses

http://sinta.ukdw.ac.id/sinta/advanced.jsp. Pada halaman tersebut pembaca dapat memasukkan kata kunci pencarian dengan lebih spesifik dan menggunakan operator logika secara visual.

Berikut adalah tampilan penelusuran lanjutan:

Gambar B-2: Tampilan advanced search SinTA

Contoh tampilan halaman hasil pencarian adalah:

Gambar 4. Alur pemakaian dan pelayanan perpustakaan: Sistem Terbuka

Tersedia beberapa unit komputer penelusuran buku (OPAC: On-line Public Access Catalog) baik untuk penelusuran koleksi pustaka umum dan referensi maupun koleksi artikel terbitan berkala dan karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi). Petunjuk pemakaian OPAC koleksi pustakaan umum dan referensi dapat di baca Lampiran A, sedangkan untuk pemakaian OPAC koleksi artikel terbitan berkala (periodikal) pada Lampiran E.

Berkaitan dengan layanan di atas maka perpustakaan UKDW menggunakan perangkat lunak Duta Vipop (dibangun oleh Puspindika) yang bersinergi dengan SLIMS (Senayan Library Management System, open source). Untuk penelusuran tugas akhir (skripsi, tesis, dan disertasi) perpustakaan UKDW juga telah mengembangkan sistem informasi bernama SinTA (Sistem Informasi Tugas Akhir) yang embrionya merupakan proyek kerja sama dengan PPTPM (Pusat Pengembangan Teknologi Pengajaran dan Multimedia) UKDW. Sistem SinTA

(22)

merupakan sistem information retrieval yang dapat diakses oleh siapapun berbasis Internet melalui alamat: http://sinta.ukdw.ac.id. Tata cara penggunaan SinTA juga ada di web tersebut dan dapat dilihat pada Lampiran B. Pengguna SinTA yang tidak memiliki account hanya dapat melihat bab 1, bab 5, abstrak, dan daftar pustaka saja secara online. Pengguna biasa dapat melakukan pencarian judul dan berbagai metadata lainnya melalui interface seperti layaknya search engine.

TATA TERTIB DAN ADMINISTRASI

I. TATA TERTIB KUNJUNGAN

Hal yang perlu dilakukan oleh pengunjung baik dari dalam maupun dari luar UKDW adalah :

1. Mencatatkan kedatangannya dengan memasukkan no anggota/NIM/NIK ke aplikasi komputer yang tersedia

2. Menitipkan semua barang bawaan termasuk jaket kepada petugas.

3. Mengunjungi perpustakaan tidak diperkenankan memakai celana pendek dan/atau memakai sandal japit.

4. Tidak diperkenankan mengambil gambar atau apapun dengan kamera tanpa seijin petugas.

5. Tidak diperkenankan untuk membawa masuk orang lain yang bukan Anggota Perpustakaan UKDW tanpa seijin dan persetujuan dari pihak perpustakaan untuk memanfaatkan dan menggunakan koleksi Perpustakaan UKDW. 6. Tidak diperbolehkan untuk makan pagi/siang/malam di ruang koleksi

maupun di ruang baca. Pengguna hanya diperbolehkan membawa minuman dalam kemasan dan makanan kering dalam kemasan di ruang baca, tetapi tidak di ruang koleksi.

7. Tidak diperbolehkan membawa gunting atau cutter.

8. Menjaga ketertiban, kesopanan, dan kenyamanan Perpustakaan.

II.PENGESAHAN BEBAS PUSTAKA

Pengesahan Bebas Pustaka merupakan syarat bagi mahasiswa UKDW yang akan mengurus Wisuda Sarjana dan Pasca Sarjana. Layanan ini dilayani oleh petugas pada jam buka perpustakaan (lihat Tabel Jam Layanan) dengan batas waktu

Pencarian dokumen Tugas Akhir dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa bentuk pernyataan. Pada intinya sistem ini memanfaatkan operator logika AND, OR, dan NOT sebagai basis operasi pencariannya dan memanfaatkan metadata dokumen. Metadata dokumen yang dapat digunakan untuk pencarian adalah : NIM, dosen1, dosen2,thn dan judul. Berikut beberapa ekspresi yang dapat digunakan dalam sistem SInTA ini :

a. Pencarian istilah/nama yang tepat sesuai

Pencarian dokumen Tugas Akhir berdasar kata kunci yang diinginkan tepat sesuai menggunakan karakter " (double quote) untuk mengapit kata kunci yang dicari.

Contoh 1: "jaringan komputer"

Menghasilkan hasil pencarian yang mengandung kata "jaringan komputer" pada judul atau abstrak.

Contoh 2: judul:"jaringan komputer"

Kombinasi dengan metadata judu menghasilkan hasil pencarian yang judulnya mengandung "jaringan komputer"

b. Pencarian Rentang waktu (tahun)

Pencarian dokumen Tugas Akhir berdasar rentang nilai yang terkait dengan metadata tertentu, seperti: thn (untuk tahun lulus mahasiswa).

Contohnya: thn:[2005 TO 2007] c. Operator Logika

Pencarian yang memanfaatkan operator logika Boolean: AND, OR, dan NOT. Di sini Anda dapat menambahkan flag + untuk menyatakan kata kunci yang harus ada pada hasil pencarian dan flag – untuk mengabaikan kata kunci yang ditetapkan.

Contoh 1: dosen1:"Djohan" AND dosen2:"Kisworo"

menghasilkan tugas akhir yang dibimbing oleh kedua dosen tersebut.

Contoh 2: "analisis kelayakan" AND Yogyakarta

menghasilkan tugas akhir yang mengandung dua kata kunci tersebut dalam judul dan/atau abstrak.

Contoh 3: dosen2:"Parmonangan Manurung" +dosen1:"Titien Saraswati"

menghasilkan tugas akhir yang pasangan dosen pembimbing kedua nama di atas dan pasangan lain yang salah satunya adalah "Titien Saraswati"

(23)

LAMPIRAN B

PROSEDUR PENELUSURAN TUGAS AKHIR

Perpustakaan UKDW telah menggunakan Sistem SinTA sebagai repository tugas akhir civitas akademika UKDW. SinTA merupakan singkatan dari Sistem Informati Tugas Akhir yang dibangun atas kerjasama Perpustakaan dan PPTM. Hingga kini SinTA dikelola oleh perpustakaan.

SInTA menerapkan profile pemakai yang berbeda-beda. Jika pembaca tidak memiliki user account sama sekali, pembaca masih tetap dapat melakukan pencarian tugas akhir UKDW, namun informasi yang diberikan hanya sebatas untuk abstraksi, bab1, bab 5 dan daftar pustaka tugas akhir. Untuk dapat melihat semua bab maka pembaca harus memiliki user account.

Cara Mendapatkan Account SinTA

Untuk mendapatkan user account, bagi Mahasiswa/Bapak/Ibu Dosen, diharuskan mengirimkan email ke sinta@ukdw.ac.id dengan menggunakan email account domain .ukdw.ac.id. User account berlaku selama suatu masa tertentu (defaultnya 1 tahun) sejak user account diberikan. Jika masa berlaku habis, silahkan mengirim email lagi ke sinta@ukdw.ac.id untuk perpanjangan masa berlaku.

Cara penelusuran data tugas akhir pada SinTA Ada beberapa cara yang dapat dilakukan:

1. Ketikkan kata kunci pencarian pada textbox halaman awal SinTA.

Kata kunci yang dicari akan muncul pada halaman baru yang akan menampilkan semua data tugas akhir yang sesuai dengan kata kunci yang dicari.

Gambar B-1: Tampilan awal SinTA

pengerjaan maksimal 1 hari kerja. Mahasiswa cukup datang ke bagian sirkulasi pengembalian atau peminjaman dengan membawa Kartu Mahasiswa dan mengisi form Pengesahan Bebas Pustaka yang sudah tersedia dari Biro 1. Perpustakaan TIDAK mengeluarkan Pengesahan Bebas Pustaka untuk keperluan pendadaran, ujian tesis/disertasi, dan yudisium.

Syarat mendapatkan Pengesahan Bebas Pustaka Perpustakaan adalah: a. Tidak mempunyai pinjaman di Perpustakaan.

b. Tidak mempunyai tanggungan administrasi di Perpustakaan. c. Telah menyerahkan softcopy baik skripsi, tesis, atau disertasinya.

Prosedur Pengurusan Bebas Pustaka

1. Mahasiswa mengambil form pendaftaran wisuda di biro 1.

2. Mahasiswa yang bersangkutan datang ke perpustakaan membawa KTM. 3. Mahasiswa menemui petugas bebas pustaka.

4. Petugas bebas pustaka akan memeriksa:

a. Pinjaman koleksi perpustakaan (buku, CD, atau jurnal dan majalah). b. Tanggungan denda di perpustakaan.

c. Penyerahan softcopy skripsi, tesis, atau disertasinya.

1. Mahasiswa membayar CDROMISASI Rp. 15.000 ke biro II (kecuali prodi TI dan SI karena sudah include dalam biaya ujian skripsi).

2. Mahasiswa meregistrasikan dan mengupload secara mandiri tugas

akhirnya di website SinTA

(http://sinta.ukdw.ac.id/sinta/regista.jsp) sesuai dengan data skripsi, tesis, atau disertasinya.

3. Petugas akan memeriksa kelengkapan data dan file tugas akhir mahasiswa. Jika data karya ilmiah sudah benar dan lengkap, maka akan divalidasi oleh petugas, dan mahasiswa akan mendapatkan pengesahan bukti penyerahan karya ilmiah.

III. BEBAS BLOKIR REGISTRASI

Setiap kali menjelang registrasi pada Semester Genap atau Semester Ganjil, perpustakaan mengumumkan mahasiswa yang belum mengembalikan koleksi perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 1(satu) bulan. Mahasiswa yang namanya tercantum dalam daftar Blokir Registrasi tidak dapat melakukan

(24)

registrasi sebelum mengembalikan koleksi perpustakaan dan menyelesaikan sanksi administrasi. Sanksi administrasi sesuai yang ditetapkan pada bagian sanksi - sanksi pelanggaran. Layanan bebas blokir registrasi dilayani pada bagian perugas bebas blokir.

IV.SANKSI - SANKSI

Sanksi diberikan dengan melihat pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan: 1. Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi

Sanksi terlambat mengembalikan koleksi yang dipinjam dari batas waktu pinjaman yang telah ditentukan adalah sebagai berikut:

a. Terlambat pengembalian koleksi Umum (U), dikenakan sanksi keterlambatan sebesar Rp 500,-/buku/hari.

b. Terlambat pengembalian koleksi Referensi (R), dikenakan sanksi keterlambatan sebesar Rp 5.000,-/buku/hari.

c. Terlambat pengembalian koleksi Majalah, Jurnal dikenakan sanksi keterlambatan sebesar Rp 5.000,-/buku/hari.

d. Terlambat mengembalikan koleksi CD, dikenali sanski keterlambatan sebesar Rp. 500,-/judul/hari

2. Sanksi membawa masuk orang lain yang bukan anggota perpustakaan

Bagi pengguna yang membawa masuk orang lain yang bukan anggota perpustakaan tanpa seijin dan persetujuan pihak perpustakaan untuk memanfaatkan fasilitas dan koleksi perpustakaan diberi sanksi: mendapatkan status Non-aktif selama 2 bulan pada semester yang sedang berjalan sehingga tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan.

3. Sanksi menghilangkan koleksi

Bagi peminjam yang menghilangkan buku yang dipinjam, diberikan sanksi sebagai berikut:

a. Mengganti koleksi sesuai dengan koleksi yang dihilangkan, lebih baik jikalau dengan edisi terbaru.

b. Jikalau buku yang dihilangkan terbitan luar negeri, maka ada 3 alternatif yang bisa dipilih untuk dilakukan:

i. Sesuai dengan sanksi no. 1 di atas. atau

ii. Mengganti dengan sejumlah uang disesuaikan dengan harga sekarang ditambah biaya pengiriman (10% dari harga buku), atau

Klik dua kali (Double Click) pada judul untuk mengetahui detailnya atau klik satu kali pada baris yang diinginkan kemudian tekan tombol Detail. Hasil ditampilkan seperti pada Gambar A-4 dan untuk mendapatkan informasi peminjaman dan sinopsis, dapat dilakukan dengan menekan Informasi<<TANGGAL>> kembali dan Sinopsis.

Untuk kembali ke tampilan awal penelusuran pilih tombol Keluar baik dari penelusuran Multiple Search maupun Quick Search.

(25)

.

Gambar A-6: Sinopsis Pustaka

PENELUSURAN DENGAN MULTIPLE SEARCH

Untuk melakukan penelusuran, pilihlah Multiple Search pada tampilan awal penelusuran seperti pada Gambar A-1. Pilihlah kriteria penelusuran dan ketikkan kata kunci seperti pada Gambar A-2.

Hasil penelusuran akan seperti Gambar A-7.

Gambar A-7: Hasil Penelusuran QUICK SEARCH

iii. Mengganti dengan 2 eksemplar fotocopy terbaik sesuai dengan koleksi yang dihilangkan, jikalau masih ada koleksi yang sama.

c. Jikalau buku yang dihilangkan terbitan dari dalam negeri, maka bisa memilih dari point 2.a. atau 2.b.

4. Sanksi merusak koleksi

Merusak koleksi perpustakaan seperti penyobekan, dll., akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

a. Bagi Pengguna dari civitas akademika UKDW

i. Merusak Koleksi Buku: sanksi yang diberikan adalah

•

Mengganti buku yang dirusak/disobek.

•

Non–aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester. b. Bagi Pemakai/Pengguna Anggota Tamu dari Luar UKDW.

i. Merusak koleksi buku, sanksi yang diberikan:

• Penggantian koleksi yang dirusak dengan buku yang sama/sejumlah uang yang ditentukan yaitu Rp. 200.000,-

Biaya di atas dapat berubah sewaktu-waktu

• Membuat Surat Pernyataan telah melakukan pengrusakan dan berjanji tidak akan melakukan lagi.

• Pemberitahuan kepada Rektor/WR I; Kepala Instansi, dll. Surat Pernyataan sebagai lampiran.

• Keanggotaannya dicabut.

5. Sanksi membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan. a. Bagi Pengguna dari civitas akademika UKDW

Membawa keluar Koleksi Buku di luar prosedur diberi sanksi berupa: i. Di Non-aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester,

sehingga tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan.

ii. Membuat Surat Pernyataan telah membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan dan berjanji tidak akan melakukan lagi.

iii. Pemberitahuan kepada Dekan/Ketua Prodi, tembusan PR. I. Surat pernyataan sebagai lampiran.

Membawa keluar Koleksi Karya Ilmiah (Laporan Kerja; Penelitian; Skripsi; Thesis; Disertasi) sanksi yang diberikan:

i. Sanksi Administrasi: di Non–aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester.

(26)

ii. Membuat Surat Pernyataan telah membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan dan berjanji tidak akan melakukan lagi.

iii. Pemberitahuan kepada Dekan/Ketua Prodi, tembusan PR. I. Surat pernyataan sebagai lampiran.

iv. Sanksi Pengajaran yang akan diusulkan Perpustakaan ke Program Studi adalah:

• Dibatalkan judul skripsi yang dibuat (jikalau menempuh skripsi)

• Penurunan nilai pada 2 mata kuliah etika (MKDU). b. Bagi Pemakai/Pengguna Anggota Tamu dari Luar UKDW.

Jikalau pengguna/pemakai dari luar UKDW melakukan tindakan Membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan, maka tindakan tersebut dinyatakan sebagai Tindakan Kriminal (dalam hal ini Pencurian) dan diproses secara hukum yang berlaku melalui pihak kepolisian terdekat.

6. Sanksi menghilangkan nomor locker

Jika terdapat pengguna perpustakaan yang menghilangkan nomor locker penitipan barang, maka akan dikenakan biaya pengganti sebesar Rp. 10.000,-, namun jika nomor locker nya diketemukan kemudian, uang tersebut akan dikembalikan lagi.

FASILITAS PERPUSTAKAAN

Fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UKDW antara lain:

I. Laboratorium Literasi Informasi

Laboratorium Literasi Informasi merupakan laboratorium komputer dengan jumlah komputer sebanyak 20 komputer yang merupakan tempat yang digunakan untuk membantu para mahasiswa pengguna perpustakaan untuk mengerjakan tugas akhir dan akses jurnal online. Selain itu laboratorium ini juga digunakan untuk pelatihan-pelatihan literasi informasi di perpustakaan secara berkala. Fasilitas yang disediakan adalah seperangkat komputer multimedia dengan fasilitas Internet cepat sehingga mempermudah pengaksesan informasi. Mahasiswa pengguna lab ini diberikan jatah waktu penggunaan per bulannya, sehingga untuk menggunakan

pada secarik kertas yang tersedia di dekat komputer untuk penelusuran. Cara pencarian pustaka di rak dapat dilihat di Lampiran C. Detail pustaka berikutnya dapat dilihat dengan tombol Lihat Berikutnya.

Pada Detail Pustaka ditunjukkan keterangan status buku sedang dipinjam atau bebas sesuai dengan jumlah eksemplar. Apabila ada buku yang sedang dipinjam dan ingin mengetahui kapan kembalinya maka tekan tombol Informasi<<TANGGAL>> kembali, sehingga muncul tampilan dan

informasi seperti Gambar A-5.

Gambar A-5 : Jadwal Kembali

Dari data di atas dapat diketahui bahwa pustaka dengan barcode 2001965 sedang dipinjam dan tanggal kembalinya adalah 14-03-2001. Tekan Keluar untuk kembali ke Detail Pustaka.

Tombol Sinopsis pada Detail Pustaka untuk menampilkan informasi tentang diskripsi dari pustaka yang ditampilkan pada Detail Pustaka. Informasi tersebut seperti pada Gambar A 6. Tekan Keluar untuk kembali ke Detail Pustaka.

(27)

a. Rak Umum S1: Koleksi berada di rak umum Perpustakaan UKDW b. Rak Referensi S1: Koleksi berada di rak referensi Perpustakaan UKDW c. Rak Umum S2 : Koleksi berada di rak umum pasca sarjana Perpustakaan

UKDW

d. Rak Referensi S2 : Koleksi berada di rak referensi pasca sarjana Perpustakaan UKDW

e. Rak PPS : Koleksi berada di Taman Bacaan PPS (Pusat Pengembangan Spiritual) di Seturan

f. Rak Arsitektur : Koleksi berada di Perpustakaan Program Studi Arsitektur g. Perbaikan : Koleksi sedang dalam perbaikan, dan tidak dapat digunakan

sementara

h. Hilang : Koleksi tidak terindikasi jelas keberadaannya

Gambar A-4 : Detail Pustaka

Jika ini adalah buku yang dimaksud, catatlah Call Number, Kode Pengarang dan Jenis Pustaka. Ketiga informasi ini merupakan informasi yang berguna untuk mencari pustaka di rak.

Berdasarkan hasil penelusuran pada Gambar A-3, catatlah informasi tersebut seperti berikut :

U 333.64

Su71

fasilitas ini pengguna harus mendaftarkan terlebih dahulu pada petugas laboratorium literasi informasi.

II. Hotspot/Wifi

Fasilitas ini diberikan secara gratis untuk semua pengguna perpustakaan terutama civitas akademika UKDW. Fasilitas ini bekerja sama dengan unit Puspindika UKDW yang merupakan unit penyedia layanan terknologi informasi kampus sehingga para pengguna di seluruh bagian ruang di perpustakaan dapat mengakses Internet tanpa kabel, langsung melalui laptop atau mobile device lainnya. Untuk menggunakan fasilitas ini pengguna civitas akademika UKDW harus mendaftar terlebih dahulu pada unit Puspindika untuk mendapatkan username dan password untuk login ke sistem Wireless Internet. Untuk pengguna non UKDW maka jika sudah menjadi anggota perpustakaan baik harian maupun bulanan juga dapat mengakses dengan terlebih dahulu mendaftarkan ke unit Puspindika.

III. Ruang Baca dan Ruang Diskusi

Ruangan-ruangan baca dan diskusi yang disediakan oleh perpustakaan tentu bertujuan agar para pengguna perpustakaan dapat membaca dan berdiskusi dengan mudah dan nyaman di lingkungan perpustakaan. Ruangan dibagi menjadi 2 bagian, dimana salah satu bagian merupakan bagian untuk ruangan baca tenang dan bagian lainnya adalah ruangan untuk diskusi namun tetap menjaga suasana tenang. Ruang baca ada yang bersifat publik bersama-sama dan ada juga yang bersifat pribadi (ruang studi Carrel). Untuk menggunakan fasilitas ini pengguna dapat langsung menggunakannya tanpa pendaftaran apapun. Melalui hibah PHP-PTS 2013 perpustakaan juga melakukan penambahan meja dan kursi baca.

IV. Bilik Baca Mandiri

Ruangan baca mandiri pada awalnya dikhususkan untuk para mahasiswa pasca sarjana Teologi, namun seiring perkembangan dan kebutuhan, maka pengguna non pasca sarjana Teologi juga dapat memanfaatkan fasilitas ini. Namun karena jumlah ruangan baca mandiri masih terbatas, maka pengguna yang dibolehkan menggunakan ruang ini adalah mahasiswa yang berstatus sedang mengerjakan skripsi/tesis/disertasi dari semua prodi dengan melakukan pendaftaran terlebih duhulu kepada petugas di lantai 2. Melalui hibah PHP-PTS 2013 ini, perpustakaan dapat melakukan penambahan ruangan bilik baca mandiri.

(28)

Ruangan audio visual merupakan ruangan baru yang terletak di lantai basement dekat dengan perkantoran dan ruang pengumpulan tugas akhir. Tujuan ruangan ini adalah digunakan untuk pengaksesan berbagai koleksi audio visual yang dimiliki oleh perpustakaan.

VI. Loker Penitipan Barang dan Tas Perpustakaan

Loker penitipan barang digunakan bagi seluruh pengujung perpustakaan, dimana para pengunjung wajib menitipkan barang bawaannya kepada petugas jaga loker untuk dimasukkan pada loker dan mendapatkan tas perpustakaan sebagai gantinya untuk membawa barang-barang pribadinya seperti laptop masuk ke perpustakaan. Tujuan menggunakan tas perpustakaan adalah meningkatkan keamanan perpustakaan sehingga meminimalkan pencurian koleksi perpustakaan.

VII. Alat Penelusuran Koleksi

Tersedia beberapa unit komputer sebagai alat penelusur informasi (OPAC) bagi para pemakai: komputer unit untuk penelusuran koleksi umum dan referensi dan komputer unit untuk koleksi karya ilmiah & indek artikel dan jurnal.

Katalog online yang dapat diakses pada http://library.ukdw.ac.id dan

http://www.ukdw.ac.id/catalog

KESEMPATAN KERJA DI PERPUSTAKAAN

I. PETUGAS SIRKULASI

Job description petugas sirkulasi

1. Melayani peminjaman dan pengembalian buku.

2. Mempertanggung jawabkan uang denda pada jadwal melayani pengembalian.

3. Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi pada pengguna.

4. Membantu proses rekoleksi buku.

5. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Sirkulasi

Tata tertib petugas sirkulasi

1. Datang selambat-lambatnya 10 menit sebelum jam pelayanan.

Pilihlah dahulu kriteria penelusuran sebelum mengetikkan kata kunci pada kotak teks disediakan seperti pada tampihan Gambar A-2, kemudian tekan ENTER.

Gambar A- 2 : Kriteria Penelusuran

PENELUSURAN DENGAN QUICK SEARCH

Ketik kata kunci berdasarkan katagori yang dipilih, kemudian tekan ENTER dan hasil penelusuran dengan Quick Search seperti pada Gambar A-3. Informasi pustaka yang disajikan adalah : Call Number, Kode Pengarang, Jumlah Eksemplar, Judul Pustaka, Sub Judul, Pengarang Utama, Pengarang lain, Penerbit.

Gambar A-3: Detail Pustaka

Untuk mengetahui apakah buku tersebut tersedia atau tidak untuk dipinjam, tekan Detail pada pojok kiri bawah. Tampilan Detail Pustaka seperti Gambar A-4. Pada form Detail Pustaka, informasi dilengkapi dengan lokasi pustaka yang ditampilkan detilnya. Lokasi pustaka menunjukkan di mana pustaka tersebut diletakkan, jumlah eksemplar, dan status peminjaman: Bebas atau Dipinjam. Informasi ini membantu pengguna untuk mendapatkan pustaka tersebut. Lokasi-lokasi yang mungkin adalah :

(29)

LAMPIRAN A

PENELUSURAN PUSTAKA BUKU UMUM & REFERENSI

JENIS PENELUSURAN PUSTAKA UMUM dan REFERENSI

Ada dua pilihan pada menu untuk penelusuran yaitu Quick Search atau Multiple Search:

1. Quick Search untuk mencari secara cepat dan menampilkan satu per satu data yang memenuhi kriteria

2. Multiple Search untuk mencari sekelompok data yang memenuhi kriteria dan menampilkannya secara bersamaan.

Pilih salah satu cara penelusuran pada layar tampilan seperti Gambar A-1.

Gambar A-1: Tampilan Awal Penelusuran

Setelah kita memilih penelusuran Quick Search atau Multiple Search akan ditampilkan kriteria penelusuran :

1. Title+Keyword : mencari berdasarkan judul atau kata kunci pada judul pustaka

2. Pengarang (Author) : mencari berdasarkan nama pengarang 3. Penerbit (Publisher) : mencari berdasarkan nama penerbit

2. Hadir sesuai jadwal yang ditetapkan.

3. Petugas pengganti harap siap bila ada permintaan penggantian. 4. Berpakaian rapi dan sopan (kemeja/ baju memakai krah) 5. Tidak boleh berbicara terlalu keras

6. Tidak makan pagi/siang di meja tugas, sebaiknya memberitahu rekan untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat.

7. Tidak menerima tamu/ berbincang di meja tugas, apabila dirasa penting sebaiknya memberitahu rekan tugas untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat.

8. Bila tidak bertugas tidak diperkenankan di area sirkulasi. 9. Tidak diperbolehkan meminjamkan komputer kepada orang lain.

II.PETUGAS SHELVING

Job description petugas shelving

1. Melayani penataan koleksi di rak yang tepat

2. Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi pada pengguna.

3. Membantu proses rekoleksi buku.

4. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Sirkulasi

Tata tertib petugas shelving

1. Datang selambat-lambatnya 10 menit sebelum jam pelayanan. 2. Hadir sesuai jadwal yang ditetapkan.

III. PETUGAS PENGUMPULAN TUGAS AKHIR Job description petugas Pengumpulan Tugas Akhir

1. Melayani proses pengumpulan tugas akhir seluruh civitas akademika UKDW

2. Melakukan proses pengolahan dan konversi ke format PDF untuk kepentingan upload ke SinTA

3. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Pengumpulan Tugas Akhir

(30)

Tata tertib petugas Pengumpulan Tugas Akhir

8. Tidak diperbolehkan meminjamkan komputer kepada orang lain.

IV.PETUGAS LAB LITERASI INFORMASI Job description petugas lab Literasi Informasi

1. Mencatat dan menjaga lab literasi informasi terhadap kegiatan pemakai lab 2. Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi

lantai 2 pada pengguna.

3. Membantu proses maintenance lab literasi informasi

4. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian TI

Tata tertib petugas lab Literasi Informasi

8. Tidak diperbolehkan meminjamkan komputer kepada orang lain.

V. PETUGAS PERIODIKAL

Job description petugas periodikal

1. Melayani peminjaman dan pengembalian periodikal.

2. Mempertanggung jawabkan uang denda pada jadwal melayani pengembalian.

3. Melayani Bebas Pustaka. 4. Melayani peminjaman referensi.

5. Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi periodikal pada pengguna.

6. Membantu proses rekoleksi periodical. 7. Membantu proses pengolahan periodical. 8. Membantu proses download periodical.