BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

(1)

45

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Megah Jaya Pratama didirikan pertama kali pada bulan Juli 2003, yang mengambil lokasi di Pergudangan Bandara Benda Permai Blok E6. PT Megah Jaya Pratama mengambil konsep 2 in 1, yaitu kantor dan gudangnya menempati satu gedung yang sama. Pada tahun pertama, PT Megah Jaya Pratama merupakan distributor partner dari Splash Indonesia, yang memproduksi Extraderm, Skin White, dan lain-lain. PT Megah Jaya Pratama merupakan distributor terbesar di wilayah Indonesia bagian barat yang mendistribusikan barang - barangnya ke distributor lain di masing – masing daerah. Sejak awal didirikan sampai sekarang, PT Megah Jaya Pratama merupakan perusahaan distributor barang-barang kosmetik ( Consumer Good dan Non-Consumer Good ). Consumer Good adalah barang – barang yang sudah jadi, misalnya snack dan kosmetik. Sedangkan yang dimaksud dengan Non-Consumer Good adalah barang yang harus diproses terlebih dahulu, misalnya botol kosong yang diisi dengan minuman.

Pada bulan September 2004, PT Megah Jaya Pratama menempati kantor barunya yaitu di blok F7 di lokasi yang sama. Seiring berjalannya waktu, pada tahun 2005, PT Megah Jaya Pratama mulai memperluas jaringan customernya. Pendistribusian tidak lagi hanya di ke distributor –

(2)

distributor yang jumlahnya terbatas tapi langsung ke toko – toko yang ada. PT Megah Jaya Pratama tidak hanya memperluas jaringan customernya tapi juga menggandeng partner baru yang memproduksi barang - barang yang inovatif. Pada tahun 2005, PT Megah Jaya Pratama sudah tidak menjadi distributor partner dari Splash Indonesia.

Pada tahun itu juga, PT Megah Jaya Pratama bekerja sama dengan produk keluaran“Barbie” yang skalanya sudah internasional dan banyak dikenal oleh masyarakat luas. Perusahaan ini tidak lagi hanya memfokuskan pendistribusian barangnya di Indonesia bagian barat tapi mulai menjangkau wilayah Indonesia secara keseluruhan. Jadi, bisa dikatakan sekarang PT Megah Jaya Pratama telah berskala nasional.

PT Megah Jaya Pratama memutuskan untuk menjalin kerja sama dengan barang ini karena menganggap barang – barang keluaran “Barbie” sangatlah inovatif. Sebagai contoh lipbalm yang warnanya dapat disesuaikan dengan emosi orang yang memakainya tanpa harus menggantinya atau lotion yang bergliter sehingga dapat digunakan langsung ke pesta, dan lain-lain.

Barang ini sekarang telah mulai dikenal oleh masyarakat luas. Penempatannya juga sangat mudah dijangkau, misalnya di mall, sehingga dapat didapatkan dengan mudah oleh siapa saja.

(3)

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

PT Megah Jaya Pratama mempunyai visi dan misi “ Innovative Trading And Distribution Company ” yang mempunyai arti menjadi perusahaan distributor barang – barang yang inovatif.

3.1.3 Strategi Perusahaan

PT Megah Jaya Pratama mempunyai strategi agar dapat tetap bertahan dalam persaingan di dunia bisnis kosmetik. Salah satu strategi yang digunakan yaitu bekerja sama dengan perusahaan – perusahaan yang memproduksi barang – barang yang inovatif. PT Megah Jaya Pratama juga selalu berusaha untuk menjadi perusahaan distributor kosmetik yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaannya sendiri maupun bagi customernya. Karena itu, PT Megah Jaya Pratama selalu memacu kinerja karyawan agar dapat bekerja dengan efisien dan dilakukan demi kepuasan bersama.

Dalam hal pemesanan, PT Megah Jaya Pratama menerapkan strategi yang menguntungkan customer yaitu customer dapat memesan barang secara langsung melalui telepon atau melalui sales – sales yang datang. Barang yang dipesan akan dikirim tepat waktu baik secara langsung ataupun melalui paket. Tujuannya tak hanya untuk membantu customer yang berada dilokasi penjualan, tapi juga memastikan agar customernya mendapatkan barang tepat waktu dan puas dengannya.

Pengalaman 10 tahun di dunia kosmetik menjadi salah satu keuntungan yang dipunyai sehingga dapat menguasai pasar dengan baik.

(4)

Untuk menjamin tersedianya barang dipasar, dibina kelangsungan jaringan distribusi secara nasional. Untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda, diterapkan dua sistem distribusi yaitu Consumer Good dan Non Consumer Good. 3.1.4 Struktur Organisasi Direktur Administration Staff Warehouse and Logistic Manager Finance Manager Operational Manager Consultan Warehouse and Logistic Staff Warehouse Operator Driver

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Megah Jaya Pratama

3.1.5 Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing staf pada PT Megah Jaya Pratama :

1. Direktur

(5)

b. Bertanggung jawab atas sasaran yang ditetapkan di setiap divisi

c. Melakukan survey terhadap divisi yang ada dan memberi penilaian.

d. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengkoordinasi ulang.

e. Menetapkan standar minimum harga untuk barang yg dipesan customer

f. Melakukan perundingan ulang dengan customer untuk menandatangani kontrak pesanan

g. Memantau jalan dan berkembangnya perusahaan. 2. Operational Manager

a. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan dalam mencapai sasaran perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional dan perkembangan perusahaan.

c. Memonitor kegiatan dan hasil kerja setiap divisi.

d. Menjamin kegiatan operasional dan memastikannya berjalan sesuai jadwal.

e. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan operasional yang ada.

f. Menyusun rencana operasional secara keseluruhan serta mengevaluasi pelaksanaannya agar sesuai dengan yang direncanakan.

(6)

3. Consultant

a. Membantu direktur dalam memberikan solusi untuk memutuskan suatu kebijakan.

b. Memberikan saran dalam hal hukum bagi kepentingan perusahaan.

4. Finance Manager

a. Memantau jalannya kegiatan administasi perusahaan. b. Menyusun kebijakan yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan.

c. Melakukan kontrol terhadap penerimaan dan pengeluaran kas.

d. Menganalisa laporan keuangan dan laba rugi perusahaan. e. Melakukan pembukuan terhadap transaksi yang terjadi di

perusahaan.

f. Membuat dan menyiapkan laporan keuangan secara berkala untuk diserahkan ke direktur

g. Memeriksa jumlah piutang dan utang serta menyiapkannya jika sudah jatuh tempo.

h. Melakukan pembayaran ke supplier dan menerima pembayaran dari customer.

i. Mengawasi dan bertanggung jawab atas kegiatan penagihan, penerimaan dan pengeluaran uang.

(7)

5. Warehouse and Logistic Manager

a. Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pengeluaran barang.

b. Mengkoordinasi penyimpanan dan pengamanan barang. c. Memonitor persediaan barang.

d. Mengkoordinasi pengiriman barang. e. Memantau jalan keluar masuknya barang. 6. Administration Staff

a. Mengontrol administrasi penjualan b. Mengontrol stok barang

c. Membuat laporan penjualan d. Membuat surat jalan

e. Membuat faktur 7. Warehouse and Logistic Staff

a. Mengontrol persediaan barang

b. Mengurus klaim ekspedisi atas barang yang rusak

c. Mengatur pengiriman barang ke customer dan pengembalian dari customer

d. Memastikan pengiriman barang tepat waktu dan tempat 8. Warehouse Operator and Driver

a. Menghubungkan kegiatan di gudang dan di kantor. b. Mengirimkan barang kepada customer.

(8)

3.2 Analisis Critical Success Factor (CSF)

Critical Success Factor (CSF) adalah faktor-faktor yang mempengaruhi perkembangan perusahaan. Pada PT Megah Jaya Pratama, faktor-faktor tersebut adalah:

• Peningkatan volume penjualan atas barang-barang yang dimiliki perusahaan sebesar 42%

• Peningkatan jumlah modal sebesar 25%.

• Peningkatan posisi antara pesaing-pesaing yang sejenis untuk mencapai market leader sebesar 30%

• Peningkatan kualitas karyawan sebesar 50%.

3.3 Subjek Data dan Fungsi Bisnis 3.3.1 Subjek Data

Subjek data adalah sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu.

Subjek data yang terdapat pada PT Megah Jaya Pratama bisa dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 3.1 Subjek Data

Subjek Data Keterangan

Customer Pembeli barang yang dihasilkan perusahaan

Supplier Penyedia bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan

(9)

Barang Jadi Barang yang dibeli dari partner dan diteruskan ke customer.

Pembelian Membeli barang jadi dari partner Penjualan Menjual barang kepada customer

Surat Jalan Form berisi barang yang akan dikirimkan ke customer

Karyawan Orang yang bekerja di perusahaan

3.3.2 Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis merupakan sekelompok aktivitas yang bersama-sama mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan dan adakalanya dikelompokkan ke dalam area fungsi serta dilakukan terus menerus secara berkesinambungan.

Fungsi bisnis yang didapatkan pada PT Megah Jaya Pratama dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis

Fungsi Bisnis Keterangan Penjualan

• Buat Sales Order

Proses pembuatan form yang berisi barang yang dibeli customer

• Buat Delivery Order

Proses pembuatan form berisi daftar barang yang akan dikirimkan ke customer

(10)

• Buat Invoice Proses pembuatan form berisi daftar tagihan barang.

Pembelian • Buat Purchase

Order

Proses pembuatan form berisi daftar pesanan barang ke supplier

• Buat TPB Proses pembuatan form berisi penerimaan barang dari supplier

• Buat

Pembayaran

Proses pembuatan form yang berisi pembayaran atas pembelian barang

3.4 Analisis Matriks

3.4.1 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi Tabel 3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi

Organisasi

Fungsi Bisnis _{Operational Manager} _{Finance Manager} _{Warehouse and} _{Logistic Manager} _{Administration Staff} _{Warehouse and} _{Logistic Staff} _{Warehouse Operator} _{and Driver}

Penjualan

• Buat Sales Order

RAIE RAIE RAIE

• Buat Delivery Order

(11)

Pembelian • Buat Purchase Order RAI • Buat TPB RAIE • Buat Pembayar an RAIE

Keterangan matrik fungsi bisnis vs organisasi:

• Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan organisasi

• R : Direct Management Responsibility, menunjukkan eksekutif yang bertanggung jawab langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis

• A : Executive or Policy Making Authority, menunjukkan kewenangan eksekutif dalam membuat keputusan serta kebijakan perusahaan yang terkait dengan fungsi bisnis • I : Involve in the Function, menunjukkan keterlibatan

eksekutif dengan fungsi bisnis

• E : Technical Expertise, menunjukkan keahlian dalam bidang teknis yang dimiliki eksekutif dalam pelaksanaan fungsi bisnis.

(12)

• W : Actual Execution of the work, menunjukkan kegiatan pekerjaan yang dilakukan langsung oleh eksekutif pada fungsi bisnis

3.4.2 Matriks Organisasi vs Subjek Data Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data

Subjek Data

Organisasi

Customer Supplier Barang Jadi Pembelian Penjualan Surat Ja

lan Karyawan Operational Manager X X X Finance Manager X X X X X X Warehouse and Logistic Manager X X X Administration Staff X X X Warehouse and Logistic Staff X X X Warehouse Operator and X X X

(13)

Driver

Keterangan matriks organisasi vs subjek data:

• Baris menunjukkan organisasi dan kolom menunjukkan subjek data

• Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom

3.4.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Subjek Data

Fungsi Bisnis

Customer Supplier Barang Jadi Pembelian Penjualan Surat Ja

lan

Karyawan

Penjualan

• Buat Sales Order CR UD CR UD • Buat Delivery Order CR UD CR U R Pembelian • Buat Purchase Order CR UD CR • Buat TPB CR CR

(14)

UD • Buat Pembayaran CR

UD

CR U

Keterangan matriks fungsi bisnis vs subjek data:

• Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan subjek data

• C : Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis

• R : Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis

• U : Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis

• D : Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis

3.4.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Aplikasi

Fungsi Bisnis

General Ledger Account Receivable Account Payable Inventor

y

(15)

Penjualan • Buat Sales Order X X X • Buat Delivery Order X X X Pembelian • Buat Purchase Order X X X • Buat TPB X X X • Buat Pembayar an X X X

3.4.5 Matriks Subjek Data vs Aplikasi Tabel 3.7 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

Aplikasi

Subjek Data

General Ledger Account Receivable Account Payable Inventor

(16)

Customer X Supplier X Barang Jadi X Pembelian X X X Penjualan X X X Surat Jalan X Karyawan X

3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yaitu :

• Jumlah penjualan berdasarkan area per periode waktu • Jumlah penjualan berdasarkan sales per periode waktu • Jumlah penjualan berdasarkan customer per periode waktu • Nilai penjualan berdasarkan customer

• Nilai penjualan berdasarkan area • Nilai penjualan berdasarkan sales • Nilai diskon berdasar item

• Jumlah pembelian per periode waktu • Nilai pembelian

(17)

3.6 Analisis Basis Data

Dalam perancangan Data Warehouse bagi PT Megah Jaya Pratama maka sangat diperlukan adanya suatu basis data yang mendukung perancangan Data Warehouse tersebut. Berikut ini merupakan basis data yang digunakan oleh PT Megah Jaya Pratama :

Tabel 3.8 Tabel CUSTOMER

Nama Field Tipe Data Panjang data Keterangan KdCustomer Varchar 8 Kode Customer NmCustomer Varchar 30 Nama Customer AlamatCustomer Varchar 30 Alamat Customer KdArea Varchar 8 Kode area Customer KdposCustomer Char 5 Kode pos Customer TelpCustomer Varchar 13 No telepon Customer

Tabel 3.9 Tabel SUPPLIER

Nama Field Tipe Data Panjang data Keterangan KdSupplier Varchar 8 Kode Supplier NmSupplier Varchar 30 Nama Supplier AlamatSupplier Varchar 30 Alamat Supplier KdposSupplier Char 5 Kode pos Supplier TelpSupplier Varchar 13 No telepon Supplier

(18)

Tabel 3.10 Tabel SALES

Nama Field Tipe Data Panjang data Keterangan

KdSales Varchar 8 Kode sales

NmSales Varchar 30 Nama sales

AlamatSales Varchar 30 Alamat sales KdposSales Char 5 Kode pos sales TelpSales Varchar 13 No telepon sales

Tabel 3.11 Tabel AREA

Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

KdArea Varchar 8 Kode area Customer NmArea Varchar 30 Lokasi Customer

KdposArea Varchar 5 Kode pos lokasi tempat barang diantar

Tabel 3.12 Tabel BARANG

Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan KdBarang Varchar 8 Kode barang

NmBarang Varchar 30 Nama barang

(19)

Tabel 3.13 Tabel FAKTUR_PEMBELIAN

Nama Field Tipe Data Panjang data Keterangan

KdPembelian Varchar 8 Kode transaksi

pembelian KdSupplier Varchar 8 Kode supplier

TipeTrans Varchar 50 Tipe transaksi (debet/ kredit)

TglFaktur smalldatetime 4 Tanggal faktur TglJthTempo smalldatetime 4 Tanggal jatuh tempo

pembayaran

StatusFaktur Varchar 50 Status dari transaksi (Active/inactive)

Discount Float 8 Besar diskon

NilaiDiscount Money 8 Nilai diskon

Pajak Money 8 Besar pajak

NilaiFaktur Money 8 Nilai bersih faktur NilaiUtang Money 8 Nilai pembayaran utang

Tabel 3.14 Tabel FAKTUR_PEMBELIAN_DETAIL

KdPembelian Varchar 8 Kode transaksi

pembelian KdBarang Varchar 8 Kode barang

(20)

Qty Float 8 Jumlah barang

Harga Money 8 Harga barang

Total Money 8 Total pembelian

Tabel 3.15 Tabel FAKTUR_PENJUALAN

KdPenjualan Varchar 8 Kode transaksi penjualan

KdSales Varchar 8 Kode sales

KdCustomer Varchar 8 Kode customer yang melakukan transaksi

KdArea Varchar 8 Kode area customer

TipeTrans Varchar 50 Tipe transaksi (debet / kredit)

TglFaktur smalldatetime 4 Tanggal faktur TglJthTempo smalldatetime 4 Tanggal jatuh tempo

pembayaran

StatusFaktur Varchar 50 Status dari transaksi (active/inactive)

Discount Float 8 Besar diskon

NilaiDiscount Money 8 Nilai diskon

Pajak Money 8 Besar pajak

NilaiFaktur Money 8 Nilai bersih faktur

(21)

piutang

Tabel 3.16 Tabel FAKTUR_PENJUALAN_DETAIL

Nama Field Tipe Data Panjang data Keterangan

KdPenjualan Varchar 8 Kode transaksi penjualan KdBarang Varchar 8 Kode barang

Qty Float 8 Jumlah barang

Harga Money 8 Harga barang

Total Money 8 Total penjualan

3.7 Teknologi Informasi

Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT Megah Jaya Pratama telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang digunakan tersebut antara lain :

3.7.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut :

1. Satu PC (Personal Computer) dengan Intel Pentium IV 2,4 GHz, Memory 256 Mb, berfungsi sebagai Server.

2. Delapan PC (Personal Computer) dengan Intel Pentium IV 1,4 GHz, Memory 256Mb, berfungsi sebagai workstation.

3. Router, Switch, Modem 4. Printer, Scanner, Fax Machine

(22)

5. LAN

3.7.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan pada PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut :

1. Thread Manager digunakan sebagai database operasionalnya. 2. Microsoft Window XP untuk sistem operasi do workstation 3. Microsoft Window Server 2000 untuk sistem operasi di server

3.8 Permasalahan Dan Pemecahan Masalah 3.8.1 Permasalahan

Masalah yang ada pada PT. Megah Jaya Pratama, yaitu :

1. Waktu pencarian terhadap data mengenai informasi yang diinginkan tidak dapat berlangsung dengan cepat dikarenakan data berada di dalam database yang berbeda - beda.

2. Informasi mengenai data dalam jumlah besar tidak dapat diakses secara terstruktur sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam memahami informasi tersebut.

3. Informasi mengenai data yang disajikan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen masih bersifat manual. Untuk menyediakannya dibutuhkan waktu selama 3 sampai 4 hari.

(23)

3.8.2 Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang ada dalam perusahaan maka solusi masalah yang dianjurkan untuk mengurangi dampak permasalahan yang ditimbulkan, yaitu dengan pembuatan suatu rancangan Data Warehouse yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi yang terintegrasi secara keseluruhan dari bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.

Dengan penggunaan Data Warehouse maka informasi dalam jumlah besar dapat diatur secara terstruktur, pengurutan transaksi yang ada berdasarkan waktu dapat menjadi keuntungan tersendiri bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kerja karyawannya karena pencarian data dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, penggunaan Data Warehouse dapat menunjang sistem berbasiskan DSS ( Decision Support System ) dan EIS ( Eksekutif Information System ) yang mana mendukung pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif perusahaan.

Dengan adanya aplikasi berbasiskan Data Warehouse, dapat menunjang atau mencakup seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan sehingga memudahkan pimpinan perusahaan menganalisis suatu keadaan perusahaannya Selain itu aplikasi berbasiskan Data Warehouse menampilkan ketersediaan grafik siap pakai yang mana didapatkan dari sumber data yang ada membantu proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan mudah.

(24)

Data Warehouse diperlukan dalam pembuatan laporan dengan pertimbangan :

• Informasi yang ditampung bersifat strategis sehingga mudah digunakan untuk kegiatan analisis sehingga menghasilkan informasi yang strategis yang digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

• Informasi yang ada haruslah mudah ketika diakses pada saat pencarian sebagai sumber dari pembuatan informasi yang dibutuhkan

• Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan sebaiknya berupa informasi yang relevan. Data Warehouse berisi informasi data yang relevan karena meliputi semua bagian yang ada sehingga siap dan dapat diolah sebagai database untuk aplikasi pengambilan keputusan maupun aplikasi pelaporan.

3.9 Perancangan Data Warehouse

Perancangan Data Warehouse pada PT Megah Jaya Pratama dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:

• Mempelajari latar belakang dan tujuan perusahaan

Hal pertama yang dilakukan adalah mencari faktor-faktor yang menghambat tujuan perusahaan dan apa yang diharapkan oleh pihak eksekutif dengan adanya Data Warehouse.

(25)

• Mengumpulkan dan menganalisa informasi

Pada tahap kedua adalah mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan diantaranya adalah data apa yang diperlukan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Dalam proses tersebut dilakukan wawancara dengan orang-orang yang berkepentingan untuk pembuatan Data Warehouse. Disamping itu, juga dilakukan analisa terhadap masalah yang dihadapi oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan.

• Menentukan kebutuhan data dan informasi

Setelah diketahui apa saja yang diinginkan oleh pihak eksekutif maka dikumpulkanlah data-data yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan ke dalam Data Warehouse.

• Merancang skema bintang

Setelah mengetahui data-data apa saja yang akan dimasukkan maka dengan bantuan skema bintang, dirancang tabel fakta dan tabel dimensi.

• Menentukan kebutuhan sistem

Dalam tahap ini, dibutuhkan perangkat keras dan piranti lunak yang akan digunakan untuk mendukung Data Warehouse yang akan dirancang.

• Transformasi data operasional ke dalam Data Warehouse

Dalam tahap ini, data operasional dari berbagai sumber divalidasi dan selanjutnya ditransformasi ke dalam Data Warehouse.

(26)

• Membuat prototipe aplikasi

Untuk mengakses data dalam Data Warehouse maka dibuatlah prototipe aplikasi untuk memudahkan pihak eksekutif menggunakan data untuk proses pengambilan keputusan.

Transformasi Data

Dalam perancangan Data Warehouse perlu dilakukan proses transformasi data. Proses transformasi data merupakan suatu proses pemindahan data operasional ke dalam suatu media pusat pengumpulan data yang kemudian digunakan sebagai sumber data dalam Data Warehouse yang dibangun.

Adapun tahapan proses dalam melakukan transformasi data di PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pemindahan data dari sumber datanya ke tempat penampungan sementara.

2. Melakukan penyeragaman data dan jika diperlukan dapat mengubah data di tempat penampungan sementara sebelum data dimasukkan ke dalam Data Warehouse.

3. Tahap terakhir, data yang ada di tempat penampungan sementara yang sudah di transformasi, dimasukkan ke dalam Data Warehouse.

Database yang digunakan adalah Thread Manager, sedangkan proses pentransformasian data dilakukan dengan menggunakan fasilitas Data Transformation Services (DTS) yang terdapat pada aplikasi data warehouse tersebut.

(27)

Penggunaan fasilitas DTS menyediakan keunggulan-keunggulan, seperti menyediakan import dan export data dari berbagai sumber untuk membentuk Data Warehouse dengan cara mudah yakni dengan penggunaan wizard. Kita juga dapat menggunakan perintah sendiri (DTS Designer) dalam tampilan grafik yang juga memudahkan pemahaman user dalam melakukan pentransformasian data.

3.10 Arsitektur Data Warehouse

Pelaksanaan rancangan Data Warehouse dimulai dengan menjalankan pencarian data yang berhubungan dengan pembuatan laporan bagi pimpinan perusahaan, kemudian data-data tersebut disaring dan hasilnya dimasukan ke suatu tempat media penyimpanan yang memiliki daya tampung besar. Namun sebelum data dikumpulkan pada tempat itu data terlebih dahulu di transformasikan sehingga menjadi bentuk yang konsisten dan terintegrasi.

Pengumpulan data-data tersebut menjadi terpusat pada suatu tempat, dan pada tempat ini pula tersedia cadangan data yang dapat kita gunakan dalam pemakaian Data Warehouse untuk mengakses data yang berhubungan dengan pembuatan laporan yang akan dianalisis oleh pimpinan perusahaan.

Arsitektur Data Warehouse yang diusulkan untuk dipakai di PT Megah Jaya Pratama adalah bentuk Data Warehouse terpusat (centralized Data Warehouse). Alasan–alasan untuk mempergunakan bentuk arsitektur ini adalah sebagai berikut :

• Arsitektur ini merupakan bentuk yang umumnya digunakan oleh perusahaan–perusahaan medium yang sedang berkembang, dimana database berfokus pada tempat yang terpusat.

(28)

• Mempermudah dalam melakukan pengawasan dan pemeliharaan data yang dipergunakan untuk aplikasi Data Warehouse.

• Pengembangan rancangan yang relatif mudah dan murah dibandingkan dengan bentuk arsitektur Data Warehouse terdistribusi

Karena perhitungan–perhitungan tersebut, maka perusahaan memutuskan untuk mempergunakan bentuk Data Warehouse terpusat. Gambaran arsitektur Data Warehouse yang diusulkan pada PT Megah Jaya Pratama dapat dilihat pada gambar berikut

(29)

Keterangan tentang komponen-komponen yang dibutuhkan dalam arsitektur diatas :

• Sumber Data

Data-data yang ada berasal dari data operasional yang telah dimiliki oleh PT Megah Jaya Pratama. Data operasional tersebut diambil berdasarkan tabel-tabel transakasi serta tabel-tabel master yang ada. • Transformasi Data

Sumber data yang berasal dari data operasional tersebut diekstrak dan ditransformasikan. Ekstrak dimaksudkan untuk menyaring atau memilih data-data apa saja yang perlu disimpan pada Data Warehouse. Sedangkan transformasi data dimaksudkan untuk mengubah data agar bentuknya menjadi terintegrasi sehingga data-data yang dihasilkan akurat dan tepat.

• Data Warehouse

Data Warehouse ini digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data-data yang telah tersaring dan dapat digunakan untuk membantu para manajer dalam melihat dan menganalisis semua data beserta transaksi-transaksi yang telah terjadi dengan mudah sehingga para manajer dapat membuat keputusan dengan cepat.

• Aplikasi

Aplikasi ini digunakan sebagai komponen antar muka dengan pengguna, dimana dapat digunakan untuk mempermudah pengaksesan

(30)

data dalam Data Warehouse. Disamping itu dapat juga digunakan untuk mengelola pembuatan laporan yang dibutuhkan.

3.11 Perancangan Star Schema

Dalam perancangan star schema digunakan model simple star schema, dimana pada setiap star schema hanya terdapat satu tabel fakta yang merupakan hasil rangkuman sebagai input dari Data Warehouse yang dirancang.

Tabel 3.17 Tabel Perancangan Star Schema

Star schema Kebutuhan informasi Isi Penjualan • Jumlah penjualan

berdasarkan area per periode waktu • Jumlah penjualan berdasarkan customer per periode waktu • Jumlah penjualan berdasarkan sales per periode waktu • Nilai penjualan berdasarkan customer • Nilai penjualan Fakta_Penjualan, Dim_Area, Dim_Waktu, Dim_Sales, Dim_Customer, Dim_Barang

(31)

berdasarkan area • Nilai penjualan berdasarkan sales • Nilai diskon berdasarkan barang

Pembelian • Jumlah pembelian per periode waktu • Nilai pembelian

Fakta_Pembelian,

Dim_Waktu, Dim_Barang, Dim_Supplier

Star Schema Penjualan

(32)

Star Schema Pembelian

Gambar 3.4 Star Schema Pembelian

3.12 Meta data

• Data Warehouse Penjualan o Fakta_Penjualan Tabel 3.18 Tabel Fakta_Penjualan

Nama field Tipe data Panjang data Keterangan data

WaktuId Date 4 WaktuId

AreaId Int 4 AreaId

CustomerId Int 4 CustomerId

SalesId Int 4 SalesId

(33)

Qty Float 8 Jumlah penjualan

Harga Money 8 Harga jual satuan

barang

Discount Float 8 Besar discount

Total Money 8 Nilai penjualan

o Dim_Area Tabel 3.19 Tabel Dim_Area

Nama field Tipe data Panjang data Keterangan

AreaId Int 4 AreaId

KdArea Varchar 50 Kode area

Customer

NmArea Varchar 30 Lokasi Customer

o Dim_Waktu Tabel 3.20 Tabel Dim_Waktu

WaktuId Int 4 WaktuId

Tahun Int 4 Tahun

Kuarter Int 4 Kuarter

Bulan Int 4 Bulan

(34)

o Dim_Sales Tabel 3.21 Tabel Dim_Sales

Nama field Tipe data Panjang data Keterangan

SalesId Int 4 SalesId

KdSales Varchar 8 Kode sales NmSales Varchar 30 Nama sales

o Dim_Customer Tabel 3.22 Tabel Dim_Customer

CustomerId Int 4 CustomerId

KdCustomer Varchar 8 Kode customer NmCustomer Varchar 30 Nama customers

o Dim_Barang

Tabel 3.23 Tabel Dim_Barang

BarangId Int 4 BarangId

KdBarang Varchar 8 Kode barang

(35)

• Data Warehouse Pembelian o Fakta_Pembelian Tabel 3.24 Tabel Fakta_Pembelian

WaktuId Int 4 Waktu Id

SupplierId Int 4 SupplierId

Qty Float 8 Jumlah pembelian

Harga Money 8 Harga beli satuan

barang

Discount Float 8 Besar discount

Total Money 8 Nilai pembelian

o Dim_Waktu Tabel 3.25 Tabel Dim_Waktu

WaktuId Int 4 WaktuId

Tahun Int 4 Tahun

Kuartal Int 4 Kuartal

Bulan Int 4 Bulan

(36)

o Dim_Barang Tabel 3.26 Tabel Dim_Barang

KdBarang Varchar 8 Kode barang

NmBarang Varchar 30 Nama barang

o Dim_Supplier Tabel 3.27 Tabel Dim_Supplier

SupplierId Int 4 SupplierId

KdSupplier Varchar 8 Kode supplier NmSupplier Varchar 30 Nama supplier

• Measure

o Penjualan

Tabel 3.28 Tabel Measure Penjualan

Nama field Tipe data Panjang data Keterangan data Total Money 8 (Qty*harga)-discount

(37)

o Pembelian

Tabel 3.29 Tabel Measure Pembelian

Total Money 8 (Qty*harga)-discount

3.13 Meta data Transformasi Data

Berikut ini adalah metadata untuk semua tabel yang ada pada Data Warehouse yang menerangkan proses transformasi data dari tabel sumber basis data ke Data Warehouse.

3.13.1 Pseudocode untuk Tabel Fakta_Penjualan

Buka file faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail Buka file fakta penjualan

Terima parameter tanggal

Lakukan selama tidak EOF (faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail) dan memenuhi parameter tanggal

Kelompokan record-record berdasarkan key pada file fakta penjualan

Lakukan operasi yang diperlukan pada record-record pada file faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail yang telah dikelompokan tersebut

Setelah terdapat kelompok-kelompok yang telah disummarize pindahkan record-record tersebut ke record fakta penjualan Tulis record fakta penjualan ke file fakta penjualan

(38)

Akhir program

Tutup file faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail Tutup file fakta penjualan

3.13.2 Pseudocode untuk Tabel Fakta_Pembelian

Buka file faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail Buka file fakta pembelian

Terima parameter tanggal

Lakukan selama tidak EOF (faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail) dan memenuhi parameter tanggal

Kelompokan record-record berdasarkan key pada file fakta pembelian

Lakukan operasi yang diperlukan pada record-record pada file faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail yang telah dikelompokan tersebut

Setelah terdapat kelompok-kelompok yang telah disummarize pindahkan record-record tersebut ke record fakta pembelian Tulis record fakta penjualan ke file fakta pembelian

Akhir program

Tutup file faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail Tutup file fakta pembelian

(39)

3.13.3 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Area Buka file area

Buka file dim_ area

Lakukan selama tidak EOF(area)

Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record sales ke record dim_ area

Tulis record dim_ sales ke file dim_ area Akhir program

Tutup file area Tutup file dim_ area

3.13.4 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Sales Buka file sales

Buka file dim_ sales

Lakukan selama tidak EOF(sales)