EVALUASI PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN ALAT KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh:
RIGEL DANARDONO NIM F3313088
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKRTA
ii ABSTRACT
EVALUATION PROCEDURES STORAGE AND DISTRIBUTION DISPOSABLE MEDICAL EQUIPMENT/MATERIAL AT PHARMACY WAREHOUSE ORTHOPEDIC HOSPITAL PROF. DR. R. SOEHARSO
SURAKARTA RIGEL DANARDONO
F3313088
This research aimed to determine the procedure of storage and distribution disposable equipment/material at Orthopaedic Hospital Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. The method used was interview, observation and Standard Operating Procedures at Orthopaedic Hospital Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta and the reality on The fields.
Referred to their storage procedures, existence of manual recording with Ledger Inventory which functions to register the disposable medical equipment/ material stored in the Pharmacy Warehouse, and preparing Card Stock (Stock) on each item there. Based on distribution procedures, officers from Pharmacy Warehouse required to be more careful and disciplined in order to get good distribution.
iii ABSTRAK
EVALUASI PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN ALAT KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO
SURAKARTA
RIGEL DANARDONO F3313088
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Alat/Bahan Pakai Habis Medis pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Metode yang digunakan ialah wawancara, observasi langsung serta membandingkan antara Standar Prosedur Operasional Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan.
Ditinjau dari prosedur Penyimpanan adanya pencatatan manual dengan Buku Besar Persediaan yang fungsinya mendaftar alat/bahan pakai habis medis yang disimpan di Gudang Farmasi, serta membuatkan Kartu Persediaan (Stock) pada tiap-tiap barang yang ada di sana. Dari prosedur Pendistribusian, Petugas Gudang Farmasi dituntut untuk lebih teliti dan disiplin agar pendistribusian barang tidak salah.
vii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan
(Q.S Al-Insyrah: 6)
Jangan hanya menjadi sebuah lilin
Karena yang dia lakukan hanya untuk orang lain.
Namun jadilah sebuah lebah yang bermanfaat bagi bunga, manusia dan ratunya
(Penulis)
Sesuatu akan menjadi kebanggaan, Jika sesuatu itu dikerjakan Dan bukan hanya dipikirkan.
Sebuah cita-cita akan menjadi kesuksesan, Jika kita awali dengan bekerja untuk mencapainya.
Bukan hanya menjadi impian saja.
Penulis persembahkan kepada:
Allah SWT dan Nabi Muhammad SAW
Ibu, Bapak dan Ketiga Kakak ku tercinta
Almamater Universitas Sebelas Maret Teman-teman kelas Diploma 3 AKC
2013
viii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah banyak
melimpahkan hidayah, rahmat, dan nikmat-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir dengan judul “Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan
Pendistribusian Alat Kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Ortopedi. Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta”.
Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan untuk dapat
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Keberhasilan penyusunan tugas akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan
dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati
penulis menyampaikan ungkapan terima kasih yang tulus kepada :
1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sebelas Maret.
2. Dr. Djuminah, M.Si., Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.
3. Christiyaningsih Budiwati, SE, M.Si., Ak. Selaku Pembimbing Tugas Akhir
yang senantiasa memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingannya
dalam penyusunan tugas akhir.
4. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu teori dan praktek selama
masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas
ix
5. Seluruh staf dan karyawan yang telah melayani dan mengatur kegiatan
perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.
6. Bapak dan Ibu selaku orang tua beserta kakak-kakak ku Mbak Lia, Mas
Bintang dan Mbak Rini yang selama ini telah sangat berjasa dalam
memberikan doa dan dorongan semangat yang tulus kepada penulis,
sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teman-teman Kos Techno House Bangkit, Yoga, Agung Sus, Agung DM,
Tio, Arifin yang menemani dalam pengerjaan Tugas Akhir ini, serta Dhema dan Asih yang memberikan motivasi dan inspirasi kepada penulis.
8. Teman-teman D3 Akuntansi kelas C dan seangkatan 2013 yang selama ini
sangat banyak memberikan kenangan yang tak terlupakan baik canda, tawa dalam suka maupun duka.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun untuk perbaikan di kemudian hari. Akhir kata semoga
penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Surakarta, Juli 2016
Penulis
x DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ... i
ABSTRACT ... ii
ABSTRAK ... iii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS ... iv
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... v
HALAMAN PENGESAHAN ... vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit ... 5
1. Definisi Rumah Sakit ... 5
2. Tujuan Rumah Sakit ... 8
3. Klasifikasi Rumah Sakit ... 8
B. Pengertian Persediaan ... 9
xi
2. Tipe-tipe Persediaan di Rumah Sakit ... 10
C. Pengertian Prosedur ... 10
D. Penyimpanan Barang ... 11
E. Pendistribusian Barang... 12
F. Prosedur menurut SPO (Standar Prosedur Operasional) ... 13
1. Prosedur Penyimpanan ... 13
2. Dokumen yang terkait dalam Prosedur Penyimpanan ... 14
3. Prosedur Pendistribusian ... 16
4. Dokumen yang terkait dalam Prosedur Pendistribusian ... 17
BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 19
1. Sejarah Rumah Sakit ... 19
2. Visi dan Misi ... 22
3. Struktur Organisasi Rumah Sakit ... 23
4. Deskripsi Jabatan ... 24
5. Pelayanan dan Fasilitas... 30
B. Analisis dan Pembahasan ... 32
1. Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian ... 32
2. Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian ... 37
3. Kelebihan dan Kekurangan ... 43
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.2.1 Flow Chart Penyimpanan Menurut SPO (Standar
Prosedur Operasional) ... 15
Gambar 3.2.2 Flow Chart Pendistribusian Menurut SPO (Standar Prosedur Operasional) ... 18
Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi ... 23
Gambar 3.2.3 Flow Chart Penyimpanan Menurut Prosedur ... 34
xiii TABEL
Tabel 3.1.1 Perbandingan Prosedur Penerimaan ... 37
Tabel 3.2.1 Tabel Evaluasi Kartu Persediaan (stock) ... 40
Tabel 3.1.2 Perbandingan Prosedur ... 41
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era mobilitas seperti saat ini kesehatan menjadi kebutuhan yang
utama. Oleh karena itu, usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan di rumah
sakit semakin membaik di setiap tahunnya. Berkembangnya pelayanan di
rumah sakit juga didukung dengan sarana dan prasarana yang baik sehingga
pelayanan kepada pasien dapat dirasakan secara maksimal dan dapat
memudahkan semua pihak yang terkait di rumah sakit.
Menurut Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
menyatakan bahwa Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan lokasi,
bangunan, prasarana, sumber daya manusia, kefarmasian dan peralatan.
Persyaratan kefarmasian harus menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan/Bahan Medis Pakai Habis yang bermutu, bermanfaat, aman dan
terjangkau. Mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, “Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.”
Dalam menjalankan kegiatannya, sebuah rumah sakit tak lepas dengan
persediaan alat/bahan pakai habis, khususnya alat/bahan pakai habis medis.
Persediaan ini dibutuhkan di berbagai ruang seperti Depo Rawat Jalan,
Laboratorium, Radiologi dan Gigi dll. Dalam kegiatan penyimpanannya harus
dijaga dengan benar dan di bedakan penanganannya dari tiap-tiap persediaan
alat kesehatan/bahan pakai habis. Dalam segi pendistribusiannya juga harus
melalui tahapan-tahapan yang sistematis dan mengikuti prosedur yang ada.
Penyimpanan barang bertujuan untuk menjaga kondisi barang secara utuh dan
dijaga menurut standar stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,
ventilasi serta penggolongan jenis Sediaan Farmasi Alat Kesehatan/Bahan
Pakai Habis. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menghindari kerusakan barang
pada saat digunakan.
Pengendalian intern meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). Dalam penerapan
prosedur yang harus diperhatikan ialah penerimaan dan pengeluaran kas,
karena karakternya yang mudah untuk disalahgunakan. Hal ini harus diperketat
untuk mengurangi risiko kecurangan yang dilakukan karyawan. Selain
penerimaan dan pengeluaran kas, penerimaan dan pengeluaran barang
persediaan juga sama pentingnya demi terciptanya keamanan barang yang
3
Dengan pengalokasian kas yang baik dapat mencegah terjadinya
penyelewengan. Adanya pengendalian intern yang baik dengan didukung
perangkat yang canggih, tidak menutup kemungkinan terjadi kerja sama dari
para karyawan untuk melakukan kecurangan yang dapat menyebabkan suatu
pengendalian mudah untuk diselewengkan atau disalahgunakan (Mulyadi,
2001: 170). Sebanding dengan pengalokasian persediaan yang baik, dapat
mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta melakukan 4
jenis pembelian persediaan yakni pembelian bahan medis, bahan non medis,
peralatan medis dan pembelian bahan makan (gizi). Bahan medis antara lain:
obat-obatan, bahan baku, alat kesehatan habis pakai, alat kesehatan semi
inventaris, atau alat kesehatan inventaris. Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit, “kegiatan pengelolaan bahan medis
pakai habis meliputi pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan bahan medis habis pakai, pengendalian dan terakhir administrasi.”
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan di atas, maka dalam
penulisan Tugas akhir ini penulis memilih judul “EVALUASI PROSEDUR
PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN ALAT
KESEHATAN/BAHAN PAKAI HABIS MEDIS DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT ORTOPEDI. PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA”.
B. Rumusan Masalah
Berdasar pada latar belakang di atas penulis merumuskan masalah sebagai
berikut.
Apakah penerapan prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian di
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sudah sesuai dengan
SPO (Standar Prosedur Operasional)?
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui kesesuaian antara Standar Prosedur Operasional
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan
Pelaksanaan.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit
Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang telah diterapkan pada rumah
sakit tersebut, serta menjadi gambaran dan evaluasi agar lebih baik di masa
yang akan datang.
2. Bagi Peneliti
Penelitian bertujuan untuk menambah pengetahuan pada prosedur
penyimpanan dan pendistribusian serta menambah wawasan akan
penerapan ilmu yang telah didapat di Diploma Tiga Akuntansi Universitas
Sebelas Maret.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini dapat digunakan untuk menambah wawasan pembaca
5 BAB II
TINJUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
1. Definisi Rumah Sakit
Undang-undang Republik Indonesia No.44 tahun 2009, tentang
Rumah Sakit mendefinisikan rumah sakit sebagai institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat
darurat.
Berdasarkan fungsinya rumah sakit memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat sehingga sebagian besar dikelompokkan
dalam organisasi sektor publik yang tidak berorientasi mencari keuntungan,
kecuali beberapa rumah sakit yang didirikan oleh Perseroan Terbatas (PT)
yang memang bertujuan menambah pendapatan. (Nordiawan & Hertianti,
2010: 59).
Indonesia memiliki beberapa jenis rumah sakit, antara lain
a. Rumah Sakit Umum
b. Rumah Sakit Terspesialisasi
c. Rumah Sakit Penelitian/Pendidikan
d. Rumah Sakit Lembaga/Perusahaan dan
Berdasarkan kepemilikannya rumah sakit terbagi atas:
1) Rumah Sakit Milik Pemerintah
Adalah rumah sakit umum yang dimiliki dan dikelola oleh
pemerintah. Contohnya RSUP dan RSUD.
Perbedaannya RSUP merupakan milik pemerintah pusat yang
mengacu pada Departemen Kesehatan, sedangkan RSUD
merupakan milik pemerintah provinsi dan kabupaten atau kota, di
bawah pembinaan urusan kerumahtanggan dari Departemen Dalam
Negeri dan RSUD tetap berada di bawah koordinasi Departemen
Kesehatan.
Jenis rumah sakit milik pemerintah ada dua:
a) Rumah Sakit Pemerintah yang tidak bisa dipisahkan, yaitu
rumah sakit yang dimiliki oleh kekayaan pemerintah.
Contohnya, RSUD KARANGANYAR dan RSUD KLATEN
b) Rumah Sakit Milik Pemerintah yang dipisahkan, yaitu rumah
sakit yang dimiliki oleh kekayaan pemerintah yang dipisahkan.
Misalnya Rumah Sakit BUMN. BUMN yang memiliki rumah
sakit antara lain Pertamina, PT. Aneka Tambang, PT. Pelni dan
7
2) Rumah Sakit Berbentuk Badan Layanan Umum (BLU)
Adalah instansi di lingkungan pemerintah yang dibentuk
memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan
barang/jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan
dan dalam kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan
produktivitas.
Jenis Rumah Sakit yang berbentuk BLU antara lain Rumah Sakit
Cipto Mangunkusumo (RSCM), Rumah Sakit Jantung Harapan
Kita, Rumah Sakit Hasan Sadikin Bandung, Rumah Sakit Makassar,
Rumah Sakit Karyadi Semarang, Rumah Sakit Sanglah Denpasar,
Rumah Sakit Padang, Rumah Sakit Palembang dan Rumah Sakit Dr.
Sarjito Yogyakarta.
Selain rumah sakit tersebut ada banyak RSUD yang dialihkan
menjadi BLUD, seperti RSUD Budi Asih, RSUD Tarakan, RSUD
Koja, RSUD Duren Sawit, RSUD Haji dan RSUD Pasar Rebo.
3) Rumah Sakit Milik Swasta
Adalah rumah sakit yang dimiliki oleh perorangan atau badan
2. Tujuan Rumah Sakit
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit, Penyelenggaraan Rumah Sakit bertujuan:
a. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan
b. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien,
masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di
rumah sakit
c. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah
sakit, serta
d. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber
daya manusia rumah sakit dan Rumah sakit.
3. Klasifikasi Rumah Sakit
Klasifikasi rumah sakit umum sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
terdiri dari:
a. Rumah Sakit Umum Kelas A
b. Rumah Sakit Umum Kelas B
c. Rumah Sakit Umum Kelas C
d. Rumah Sakit Umum Kelas D
Klasifikasi Rumah Sakit khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
terdiri dari:
9
b. Rumah Sakit Khusus kelas B
c. Rumah Sakit Khusus kelas C
B. Persediaan
1. Deskripsi Persediaan
Persediaan ialah asset lancar yang berbentuk barang atau
perlengkapan yang diperoleh, disimpan dan didistribusikan untuk
mendukung kegiatan operasional. Barang-barang tersebut dimaksudkan
untuk dijual dan/atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada
masyarakat. (Peraturan Menteri Keuangan tentang Pedoman
Penatausahaan Persediaan)
Persediaan Rumah Sakit masuk pada jenis perusahaan jasa, yang
memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien secara paripurna. Di
rumah sakit memiliki karakteristik yang sama dengan perusahaan
dagang, yakni hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang
dagang, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual
kembali. Bedanya di perusahaan jasa seperti rumah sakit harga
persediaannya dipatok berdasarkan jenisnya contohnya, Obat dan
Alat/bahan Pakai Habis. Persediaan alat/bahan pakai habis difungsikan
untuk keperluan perawatan pasien dan harga barang tersebut tidak
diambil keuntungannya, melainkan mengikuti patokan harga beli barang
itu sendiri, kecuali obat. Obat menggunakan patokan harga sebesar 20%
2. Tipe-tipe Persediaan di Rumah Sakit:
a. Persediaan Bahan Pakai Habis Medis
b. Persediaan Barang Pakai Habis Non-medis
c. Persediaan Alat Kesehatan Pakai Habis
Dari beberapa persediaan di atas saya akan mendeskripsikan Persediaan
Barang Habis Pakai Medis, yang melalui beberapa transaksi menurut
(Mulyadi, 2001: 555) di antaranya:
1) Pembelian
Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Prosedur pencatatan
harga pokok persediaan yang dibeli.
2) Retur pembelian
Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah prosedur pencatatan
harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
3) Pemakaian barang gudang
Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Prosedur permintaan
dan pengeluaran barang gudang.
4) Penghitungan fisik persediaan
Sistem dan Prosedur yang bersangkutan ialah Sistem penghitungan
fisik persediaan.
C. Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 5) “Prosedur adalah satuan urutan kegiatan
11
departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Di dalam suatu
sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur di mana prosedur-prosedur
itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya apabila terjadi
perubahan salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain.”
Dapat disimpulkan bahwa Prosedur adalah kegiatan pencatatan yang
dilakukan oleh beberapa orang dalam suatu departemen untuk
menyeragamkan pekerjaannya dengan tujuan agar kegiatan operasionalnya
dapat berjalan secara teratur.
D. Penyimpanan Barang
Penyimpanan adalah tahapan penting dari Sistem Pengelolaan,
karena pada tahap ini suatu Instansi harus dapat menjaga Barang Persediaan
agar tetap terjaga mutu dan isi dari barang tersebut. Sedangkan menurut
Subagya (1998: 68) Penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan, pencatatan
dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014
setelah barang masuk di bagian Instalasi Farmasi perlu dilakukan
penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan ini
bertujuan untuk menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat
kesehatan dan Bahan Medis Pakai Habis sesuai dengan persyaratan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Pakai Habis. Bertujuan agar
barang yang keluar tidak mengalami cacat atau rusak. Dari definisi di atas
dapat simpulkan bahwa Penyimpanan Barang Medis ialah kegiatan
pengurusan dan pencatatan demi menjamin kualitas dan keamanan Sediaan
Farmasi, Alat kesehatan/Bahan Medis Pakai Habis sesuai standar
kefarmasian
E. Pendistribusian Barang
Pendistribusian adalah perpindahan Barang Persediaan dari gudang
ke Sub-gudang atau ke tempat lain, menurut dokumen yang mengatur
tentang perpindahan barang tersebut. Dalam kegiatan pendistribusian perlu
adanya dokumen-dokumen yang mengatur tentang kegiatan ini, karena
dalam kegiatan Pendistribusian harus tercatat berapa banyak barang yang
keluar dan berapa banyak banyak barang yang masih di simpan di Gudang.
Mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014,
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Unit
Pelayanan kepada pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah dan ketetapan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem
distribusi untuk menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Pakai Habis di unit
13
Tujuan dari kegiatan distribusi ini agar memudahkan pasien, dengan
mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada serta
metode sentralisasi dan desentralisasi
F. Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Menurut Standar Prosedur Operasional (SPO)
1. Prosedur Penyimpanan a. Panitia Penerima
Panitia Penerima menerima barang beserta Faktur pembelian untuk
Bagian Gudang Farmasi, Bagian Akuntansi dan arsip Panitia
Penerima. Panitia penerima mengecek faktur pembelian jika barang
tidak sesuai maka Panitia Penerima mengirimkan faktur pembelian
ke supplier. Apabila sudah dicek dan sesuai, Panitia Penerima
membuat Berita Acara Serah Terima Barang dan melampirkan
faktur beserta barang ke Bagian Gudang Farmasi.
b. Bagian Gudang Farmasi
Petugas Gudang Farmasi menerima berita serah terima barang,
faktur pembelian dari supplier dan barang yang sudah dicek oleh
Panitia Penerima. Serta mengarsipkan faktur untuk bagian
akuntansi. Petugas gudang farmasi menerima barang dan dipisahkan
menurut jenisnya. Petugas gudang melakukan input barang sebagai
buku persediaan barang medis dan membuatkan kartu persediaan
(stock) pada persediaan yang belum terdaftar.
2. Dokumen-dokumen yang terkait dalam Kegiatan Penyimpanan Penyimpanan Barang.
Dalam kegiatan penyimpanan barang Petugas gudang farmasi
menerima dan mengisi dokumen antara lain:
a) Faktur Pembelian
Adalah dokumen yang berisi jumlah barang, spesifikasi dan nama
barang yang dibeli dari suatu distributor.
b) Berita Acara Serah Terima Barang
Adalah dokumen yang berisi pernyataan serah terima barang
antara pihak yang menyerahkan dengan Panitia Penerima barang.
Setelah barang tersebut diperiksa oleh pejabat pengadaan atau
panitia pemeriksa barang.
c) Buku Persediaan Barang
Buku dalam bentuk lembaran untuk mencatat/membukukan
persediaan yang masuk dan keluar dari gudang farmasi di bawah
pengurusan dan tanggung jawab pejabat pengurus persediaan
medis. Berfungsi sebagai pencatat daftar nama barang yang
15
d) Kartu Persediaan (stock)
Kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan berdasarkan
jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, stok awal, jumlah barang
masuk dan keluar serta jumlah barang yang tersisa.
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.1 yang menggambarkan alur kegiatan
prosedur penyimpanan barang di Gudang Farmasi.
3. Prosedur Pendistribusian a. Satker/sub-gudang
Satker/sub-gudang membuat daftar permintaan barang rangkap 3
(tiga) yang ditujukan untuk Bagian Penunjang Pelayanan, Bagian
Gudang Farmasi dan untuk arsip Satket itu sendiri. Dokumen yang
di gunakan yaitu Bukti Barang Keluar (BBK)
b. Bagian Penunjang Pelayanan
Bagaian Penunjang Pelayanan memverifikasi dokumen Bukti
Barang Keluar (BBK) rangkap dua lalu mengarsipkan dokumen.
Setelah mendapat verifikasi dari bagian penunjang pelayanan
dokumen barang keluar tersebut di masukkan ke gudang farmasi.
c. Gudang Farmasi
Gudang Farmasi menerima dokumen bukti barang keluar (BBK) dari
satker/sub-gudang yang sudah di bubuhi tanda tangan oleh Bagian
Penunjang Pelayanan. Petugas gudang farmasi mengeluarkan
persediaan sesuai permintaan satker/sub-gudang, apabila barang
tidak tersedia petugas farmasi memberi keterangan dengan mencoret
nama barang dari dokumen bukti barang keluar. Petugas gudang
farmasi mencatat pengeluaran pada kartu persediaan (stock) serta
memasukkan (entry) pada Sistem Informasi Manajemen Rumah
17
4. Dokumen-dokumen yang terkait dalam Kegiatan Pendistribusian Alat/Bahan Pakai Habis Medis pada Gudang Farmasi
Dalam kegiatan pendistribusian barang Petugas gudang farmasi
menerima dokumen antara lain:
a) Bukti Barang Keluar (BBK)
Dokumen ini digunakan sebagai syarat perpindahan barang dari
gudang farmasi ke satker-satker/sub-gudang yang sebelumnya
sudah di verifikasi oleh Bagian Penunjang Pelayanan dengan
rincian: No, Nama Barang, Banyaknya, Satuan, Keterangan.
b) Kartu Persediaan (stock)
Kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan berdasarkan
jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, stok awal, jumlah barang masuk
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.2 yang menggambarkan alur kegiatan
pendistribusian barang di Gudang Farmasi
Gambar 3.2.2 Flow Chart Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis
19
19 BAB III
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah rumah
sakit yang khusus menangani permasalahan ortopedi yang beralamat di Jln.
Jendral A. Yani, Pabelan Surakarta
1. Sejarah Rumah Sakit
Prof. Dr. R. Soeharso ialah pendiri sekaligus menjadi Direktur
Pertama pada tahun 1941 – 1971. Beliau merintis dari tahun 1946 – 1971.
Sejarah berdirinya LOP tidak lepas dari sejarah perjalanan Rehabilitasi
Centrum (RC) karena merupakan bagian dari pelayanan RC yang dimotori
oleh Prof. Dr. R Soeharso. Perkembangan berikutnya LOP berubah nama
menjadi RS Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
Rehabilitasi Centrum (RC) rintisan Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
pada waktu itu mendunia dan terkenal hingga Asia Tenggara dan mendapat
perhatian dalam dan luar negeri karena berhasil melaksanakan konsep
pelayanan Rehabilitasi Terpadu di bawah satu atap atas pemikiran yang
mendalam pada waktu itu. Pemikiran ini didapat saat menangani penderita
cacat tubuh akibat perang yang pada kenyataannya mengalami
penderita cacat yang tadinya, merasa tidak memiliki harapan menjadi
memiliki semangat baru.
RC saat itu hanya Lembaga Pusat Rehabilitasi Penderita cacat tubuh
(LPRRCT) kemudian baru dibuka Lembaga Ortopedi dan Prothese (LOP)
dan berikutnya diikuti dengan Akademi Maupun lembaga/yayasan di bawah
naungan nama Prof. Dr. R. Soeharso yang akhirnya tergabung dalam “Paguyuban lembaga Rehabilitasi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” yang
berjumlah 10, antara lain:
a. BBRSBD
b. RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
c. YPAC
d. Yayasan Sheltered Workshop Solo
e. Pusrehabcat (Dorehabcat)
f. Sekolah Perawat Fisioterapi
g. Yayasan Paraplegia
h. Yayasan Koperasi Penderita cacat “Harapan” untuk paguyuban dan
usaha
i. Yayasan Pembinaan Olah Raga Penderita Cacat
j. Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Masyarakat (PRSBM)
Pada tahun 1946 bersama dengan Suroto Reksporanoto menciptakan
21
Protese Indonesia yang kemudian berkembang menjadi training center
(terdapat di BBRSBD waktu itu LPRPCT berubah menjadi PRPCT)
Berkembang secara pesat setelah mendapat bantuan dari Kolonel
Gatot Soebroto yang saat itu menjabat sebagai Gubernur Militer untuk
Surakarta, Pati dan Madiun. Mencetak beberapa dokter spesialis Bedah
Ortopedi. Satu-satunya Dokter juga seniman yang ikut melestarikan Budaya
Kraton Surakarta.
Setelah meninggal tahun 1971 di usia 59 tahun kemudian beliau
dinobatkan sebagai Pahlawan Nasional di Bidang Ortopedi, dengan
penghargaan Bintang Maha Putra.
Dalam perkembangannya lembaga dengan nama Prof. Dr. R.
Soeharso ini berkembang secara dinamis terutama dalam hal ini RS.
Ortopedi mengalami perkembangan yang cukup berarti setara dengan
perkembangan ilmu kedokteran, terutama menyangkut dalam pelayanan
ortopedi dan Rehabilitasi Medik Paripurna.
Prof. Dr. R. Soeharso mengembangkan dan mempelopori proses
pelayanan Ortopedi & Rehabilitasi Medik secara Paripurna sesuai dengan
perkembangan kedokteran waktu itu & konsep WHO. Saat itu didukung
berbagai peralatan Ortopedi dan Rehabilitasi Medik dan dipenuhi semangat
pengorbanan yang tinggi maka dipersiapkan lahan yang luas di Pabelan
yang akhirnya menjadi RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso sejak tahun
2. VISI DAN MISI a. Visi
Visi Kementerian Kesehatan tahun 2019 adalah “Masyarakat
Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan. Visi Direktoral Jenderal Upaya
kesehatan tahun 2019 adalah Meningkatkan Akses Pelayanan Kesehatan
yang terjangkau dan berkualitas bagi Masyarakat. Visi RSO Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta tahun 2015-2019 yang hendak dicapai dalam kurun
waktu 5 tahun adalah “Menjadi Rumah Sakit Ortopedi Unggulan
Dengan Pelayanan Prima di ASEAN.”
b. Misi
Dalam mewujudkan Visi RSO Prof. Dr. R Soeharso Surakarta
diperlukan kerja sama dan tekad yang baik agar permasalahan yang
dihadapi akan mudah diselaraskan, sehingga misi rumah sakit
dirumuskan sebagai berikut:
1) Mewujudkan pelayanan sup spesialistik ortopedi traumatologi
terintegrasi pendidikan dan penelitian secara paripurna.
2) Mewujudkan manajemen rumah sakit dengan kaidah bisnis yang
sehat, efektif, efisiensi dan dapat dipercaya (akuntabel)
3) Mewujudkan SDM yang profesional, inovatif dan kreatif
23
3.
Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Sumber: Bagian. Akuntansi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta
4. Deskripsi Jabatan a. Direktur Utama
Bertugas untuk melaksanakan pengelolaan perusahaan,
bertujuan untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit.
b. Direktorat Medik dan Keperawatan
Bertugas melaksanakan pengelolaan pelayanan medis dan
pelayanan keperawatan. Direktorat Medik dan Keperawatan
menyelenggarakan fungsi:
1) Menyusun rencana pelaksanaan pelayanan medis, penunjang medis,
pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan keperawatan.
2) Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan medis, penunjang
medis, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan
keperawatan.
3) Pengendalian, pengawasan, dan evaluasi pelayanan medis,
penunjang medis, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan
keperawatan.
4) Perencanaan, koordinasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan
instalasi-instalasi di bawah Direktorat Medik dan Keperawatan.
Direktorat Medik dan Keperawatan, terdiri dari:
1) Bidang Pelayanan Medik
Bertugas melaksanakan perencanaan, pengembangan, monitoring
dan evaluasi di bidang medik. Bidang pelayanan medik
25
pengembangan program pelayanan medik, monitoring dan evaluasi
pelaksanaan pelayanan medik.
Bidang pelayanan medik, terdiri dari:
a) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan
Bertugas melakukan penyimpanan bahan penyusunan rencana
kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi
pelayanan keperawatan rawat jalan.
b) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap
Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusun rencana
kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi
pelayanan medis dan penunjang medis rawat inap.
2) Bidang Pelayanan Keperawatan
Bertugas melaksanakan perencanaan pengembangan, monitoring
dan evaluasi di bidang pelayanan keperawatan. Bidang ini
menyelenggarakan dua fungsi, yaitu penyusunan rencana dan
pengembangan program pelayanan keperawatan, monitoring dan
evaluasi pelaksanaan pelayanan keperawatan.
Bidang pelayanan keperawatan terdiri dari:
a) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan
Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana
kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi
b) Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap
Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana
kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi
pelayanan keperawatan di rawat inap.
c. Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan
Bertugas melakukan pengelolaan administrasi umum,
pendidikan dan penelitian serta sumber daya manusia. Direktorat
Jenderal Umum, SDM dan Pendidikan menyelenggarakan beberapa
fungsi antara lain:
1) Penyusunan rencana kebutuhan dan penyelenggaraan tenaga
kesehatan serta tenaga non kesehatan.
2) Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah
tangga serta pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit.
3) Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan perencanaan, evaluasi dan
laporan rumah sakit.
4) Koordinasi rencana dengan pengembangan sumbar daya manusia,
pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan
pengembangan rumah sakit.
5) Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan
rumah tangga pengelolaan sumber daya manusia, perencanaan
program pelayanan pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan
27
Direktorat Umum, SDM, dan Pendidikan terdiri dari a) Bagian Umum
Bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan urusan
ketatausahaan dan kerumahtanggaan serta perencanaan dan
evaluasi. Bagian umum menyelenggarakan dua fungsi, yaitu
pelaksanaan kegiatan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan,
pelaksanaan kegiatan perencanaan dan evaluasi.
Bagian Umum dibagi dalam:
(1) Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
Bertugas melakukan urusan ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
(2) Subbagian Perencanaan dan Evaluasi
Bertugas melakukan penyusunan program dan evaluasi.
b) Bagian SDM
Bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan kepegawaian,
hukum, organisasi dan pemasaran. Bagian ini menyelenggarakan
tiga fungsi, yakni perencanaan, administrasi dan pengembangan
sumber daya manusia, pelaksanaan analisis jabatan, organisasi dan
kepegawaian, pelaksanaan pemasaran pelayanan rumah sakit.
(1) Subbagian Kepegawaian
Bertugas melaksanakan penyusunan rencana administrasi, dan
pengembangan sumber daya.
(2) Subbagian Hukum, Organisasi dan Pemasaran
Bertugas melakukan penyimpanan bahan analisis jabatan,
organisasi dan pelaksanaan serta pemasaran pelayanan rumah
sakit.
c) Bagian Pendidikan dan Penelitian
Bertugas melakukan pengelolaan kegiatan pendidikan dan
penelitian kesehatan maupun penelitian non kesehatan. Bagian
pendidikan dan penelitian menyelenggarakan dua fungsi yaitu
perencanaan, pengembangan, monitoring dan evaluasi kegiatan
pendidikan dan penelitian non kesehatan.
Bagian Pendidikan dan Penelitian terdiri dari:
(1) Subbagian Pendidikan dan Penelitian Kesehatan
Bertugas melakukan penyusunan rencana, pengembangan,
monitoring dan evaluasi kegiatan pendidikan dan penelitian
kesehatan.
(2) Subbagian Pendidikan dan Penelitian Non Kesehatan
Bertugas melakukan penyusunan rencana, pengembangan,
monitoring dan evaluasi kegiatan pendidikan dan penelitian
29
d. Direktorat Keuangan
Bertugas melaksanakan pengelolaan keuangan rumah sakit.
Direktorat Keuangan menyelenggarakan empat fungsi, antara lain:
1) Pelaksanaan penyusunan rencana dan anggaran
2) Pelaksanaan perbendaharaan dan mobilitas dana
3) Pelaksanaan akuntansi dan verifikasi serta pembukuan
4) Perencanaan, koordinasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan
keuangan
Direktorat Keuangan terdiri dari:
a) Bagian Perbendaharaan dan Mobilitas Dana
Bertugas melakukan penyusunan anggaran, perbendaharaan
dan mobilitas dana. Bagian perbendaharaan dan mobilitas dana
menyelenggarakan empat fungsi, antara lain: pelaksanaan
kegiatan penyusunan anggaran, pelaksanaan kegiatan
perbendaharaan, pelaksanaan kegiatan mobilitas dana, evaluasi
penyusunan laporan. Bagian perbendaharaan dan mobilitas
dana terdiri dari:
(1) Subbagian Penyusunan Anggaran
Bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan
anggaran.
(2) Subbagian Perbendaharaan
(3) Subbagian Mobilitas Dana
Bertugas melakukan penyiapan bahan mobilitas.
b) Bagian Akuntansi
Bertugas melakukan di bagian akuntansi keuangan serta
akuntansi manajemen dan verifikasi. Bagian akuntansi
menyelenggarakan dua fungsi, antara lain:
(1) Subbagian Akuntansi Keuangan
Bertugas melakukan akuntansi keuangan.
(2) Subbagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi
Bertugas melakukan akuntansi manajemen dan verifikasi.
e. Satuan Pengawas Intern
Bertugas melakukan pengawasan intern rumah sakit.
5. Pelayanan dan Fasilitas
Pelayanan dan Fasilitas yang disediakan oleh Rumah Sakit Ortopedi
Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta antara lain:
a. Layanan Reguler
1) Rawat Jalan
Instalasi Rawat Jalan di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta terdiri dari klinik ortopedi, klinik rehabilitasi,
klinik neurologi, klinik tulang belakang, klinik CTEV ( Ortopedi
31
klinik akupuntur, klinik bedah umum, klinik gigi dan mulut dan
klinik permasalahan perkembangan anak.
2) Rawat Inap
Instalasi Rawat Inap di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta memiliki kapasitas 127 tempat tidur yang
terdiri dari kelas VIP, I, II, III dan didukung oleh dokter spesialis
yang handal dan ahli di bidangnya serta petugas lain yang
berkompeten dan siap memberikan pelayanan terbaik untuk pasien.
3) Rehabilitasi Medik
Instalasi Rehabilitasi medik di Rumah Sakit Ortopedi Prof.
Dr. R. Soeharso Surakarta terdiri dari fisioterapi, okupasi terapi,
ortotik prostetik, psikologi, terapi wicara dan pekerja sosial medis.
4) Instalasi Penunjang
Instalasi Penunjang di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta terdiri dari instalasi radiologi, instalasi
laboratorium, instalasi rawat intensif (ICU), instalasi gizi dan
instalasi farmasi.
b. Layanan Unggulan
Pelayanan unggulan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta antara lain:
1) Rekonstruksi Sendi, Panggul, Lutut dan Pemanjangan Tulang
2) Pengembangan Pelayanan Ortopedi, Traumatologi dan Rehabilitasi
Medik pada Anak (rekonstruksi kelainan kongenitnal dan
pencegahan kecacatan).
3) Bedah Tulang Replantasi Anggota Gerak (jari tangan dan
rekonstruksi kecacatan tulang pada tangan).
4) Pusat Pelayanan Tulang Belakang
Operasi Unggulan yang sudah di kembangkan di Rumah Sakit Ortopedi
Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut:
1) Adult Reconstrucsion and Total Joint Repalcement
a) Total Hip Replacement
b) Total Knee Replacement
c) Tottal Ellbow Repalcement
d) Total Shoulder Replacement
2) Arthroscopic Surgery
3) Pediatric Surgery
4) Limb Lengthening Procedure Ilizarif
5) Scoliosis Surgery
B. Analisis dan Pembahasan
1. Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis di Gudang Farmasi
5. Prosedur penerimaan dan penyimpanan alat/bahan pakai habis medis
33
1) Panitia Penerima
Panitia Penerima menerima Faktur pembelian rangkap 3
(tiga) untuk panitia penerima, petugas gudang dan bagian
akuntansi. Selanjutnya mengecek faktur pembelian jika barang
tidak sesuai maka panitia penerima mengirimkan faktur pembelian
ke supplier. Apabila sudah dicek dan sesuai, barulah panitia
penerima membuat berita acara serah terima barang dan
melampirkan faktur beserta barang ke bagian gudang farmasi.
2) Gudang Farmasi
Petugas gudang farmasi menerima berita serah terima
barang, faktur pembelian dari supplier dan barang yang sudah
dicek oleh panitia penerima, serta mengarsipkan faktur untuk
bagian akuntansi. Langkah selanjutnya Petugas Gudang Farmasi
menerima barang untuk kemudian dipisahkan menurut jenisnya.
Setelah pemilahan barang Petugas Gudang melakukan input
barang sebagai persediaan secara komputerisasi dengan sistem
informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) dan mencatat secara
manual pada buku persediaan barang medis dan membuatkan kartu
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.3 yang menggambarkan alur
kegiatan penyimpanan barang di Gudang Farmasi
Gambar 3.2.3 Flow Chart Penyimpanan Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis menurut Prosedur Rumah Sakit
(Sumber: Gambar ini dibuat menurut hasil wawancara dengan petugas gudang farmasi) 6. Prosedur pendistribusian alat kesehatan/bahan pakai habis medis pada
35
d. Satker/sub-gudang
Tahap awal kegiatan permintaan barang ialah bagian
satkr/sub-gudang membuat daftar permintaan barang menggunakan
dokumen bukti barang keluar (BBK) rangkap 3 (tiga), untuk
sartker, bagian penunjang pelayanan dan gudang farmasi.
e. Bagian Penunjang Pelayanan
Dokumen bukti barang keluar (BBK) dimasukkan ke bagian
penunjang pelayanan untuk diverifikasi, sebagai syarat pengajuan
persediaan ke gudang farmasi. Setelah mendapat verifikasi dari
bagian penunjang pelayanan, dokumen bukti barang keluar (BBK)
tersebut di masukkan ke gudang farmasi.
f. Bagian Gudang Farmasi
Gudang farmasi menerima dokumen bukti barang keluar (BBK)
dari satker/sub-gudang yang sudah di bubuhi tanda tangan oleh
bagian penunjang pelayanan. Petugas gudang farmasi
mengeluarkan persediaan sesuai permintaan satker/sub-gudang,
apabila barang tidak tersedia petugas farmasi memberi keterangan
dengan mencoret nama barang dari dokumen bukti barang keluar.
Petugas gudang farmasi mencatat pengeluaran pada kartu
persediaan (stock) serta memasukkan (entry) pada sistem informasi
manajemen (SIMRS).
Dibawah ini adalah Gambar 3.2.3 yang menggambarkan alur
Gambar 3.2.4 Flow Chart Pendistribusian Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis Medis menurut Prosedur Rumah Sakit
37
2. Evaluasi Prosedur Penyimpanan dan Pendistribusian Persediaan Alat/Bahan Pakai Habis pada Rumah Sakit Ortopedi Dr. R Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di Rumah Sakit
a. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan yang baik yaitu mengacu pada peraturan
rumah sakit/SPO (Standar Prosedur Operasional) dan dibandingkan
dengan kegiatan dilapangan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat
berjalan dengan baik, sistematis, tertata dan dapat dipantau dari segi
kualitas dan kuantitas barang tersebut.
Dalam Prosedur penyimpanan Petugas Gudang Farmasi
melakukan kegiatan Pencatatan dokumen yang terkait dalam prosedur
Penyimpanan. Di bawah ini adalah tabel 3.1.1 yang memaparkan
perbandingan kesesuaian antara SPO (Standar Prosedur Operasional)
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso dan kegiatan yang
dilaksanakan di Rumah Sakit.
Tabel 3.1.1
Tabel Evaluasi Prosedur Penyimpanan antara Peraturan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di Rumah
Sakit
Peraturan Rumah Sakit Pelaksanaan di Rumah Sakit
HASIL
Panitia penerima barang dan petugas Gudang Farmasi meneliti barang kemudian memindahkan ke Gudang Farmasi
Panitia Penerima Barang dan petugas Gudang Farmasi meneliti barang dari segi kualitas dan kuantitas barang sesuai
barang dimasukkan ke Gudang Farmasi di bawah Instalasi Farmasi.
Petugas Gudang Farmasi menerima perbekalan dari Pokja penerima barang obat dan alat kesehatan
Petugas Gudang Farmasi menerima perbekalan yang meliputi obat, bahan obat, gas medis, alat kesehatan pakai habis, serta alat dan bahan radiologi
Sesuai
Petugas Gudang Farmasi menyimpan persediaan secara alfabetis dan sesuai bentuk sediaannya, pengeluarannya dengan metode FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)
Petugas Gudang Farmasi menyimpan secara urut menurut abjad dari nama persediaan obat maupun alat/bahan pakai habis, dibedakan menurut jenis dan ukurannya. Pada saat barang dikeluarkan menerapkan metode FIFO dan FEFO atau mana yang lebih dulu.
Sesuai
Memisah Alat
kesehatan/bahan pakai habis secara terpisah apabila memiliki risiko terbakar
Memisah alkohol dan persediaan lain yang mudah terbakar dan diberi tanda khusus bahan berbahaya
Sesuai
Perbekalan farmasi dicatat oleh petugas Gudang Farmasi dalam kartu persediaan (stock) dengan kolom nama, tanggal pertama kemasan
Persediaan di gudang farmasi dicatat oleh Petugas Gudang Farmasi dengan tiga metode yakni mencatat di buku persediaan, membuat
Tidak Sesuai, karena dalam kartu (stock) yang
39
dibuka, tanggal
kadaluarsa dan
perinngatan khusus. Serta mencatat (entry) data pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
kartu persediaan (stock) pada tiap-tiap barang dan mencatat menggunakan Aplikasi SIMRS digunakan tidak ada tanggal pertama kemasan dibuka dan peringatan khusus
Secara rutin petugas
Gudang Farmasi
memantau kondisi fisik- sediaan agar mutunya terjamin
Petugas Gudang Farmasi mengecek kondisi fisik-barang secara rutin
seminggu sekali Sesuai
Di bawah ini adalah sampel dokumen yang terkait pada prosedur
penyimpanan. Tentang pencatatan dokumen yang dilakukan oleh Petugas
Gudang Farmasi pada Kartu Persediaan (Stock) apakah sudah melaksanakan
prosedur dengan baik yang bertujuan, agar setiap barang memiliki
Tabel 3.2.1
Tabel evaluasi kartu persediaan (stock) barang pada Gudang Farmasi
(Sumber : Tabel ini di ikhtisar dari sampel kartu persediaan (stock) barang)
b. Prosedur Pendistribusian
Prosedur pendistribusian adalah aspek penting karena pada saat
ini perpindahan suatu barang dari gudang farmasi ke setker-satker yang
ada di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso yang antara lain
satker/Sub-gudang Rawat Jalan Reguler, Rawat Jalan Eksekutif,
Rawat Inap, Gigi, Laboratorium dan Radiologi. Tujuan dari SPO ini
ialah sebagai acuan penerapan langkah-langkah kebijakan untuk
mengatur dan menertibkan pengeluaran perbekalan farmasi dari No
Sampel
Kode Sampel
Kriteria Evaluasi Prosedur Kode
Barang
Nama
Barang Satuan Tanggal
ED
(expired) Masuk Keluar Sisa
1 KS.01 2 KS.02 3 KS.03 4 KS.04 5 KS.05 6 KS.06 7 KS.07 8 KS.08 9 KS.09 10 KS.10 Total 10 0 10 8 10 5 8 10 10 Persentase 0% 100% 80% 100% 50% 80% 100% 100%
41
gudang farmasi. Di bawah ini adalah tabel 3.1.2 yang memaparkan
perbandingan antara Peraturan rumah sakit/SPO milik Rumah Sakit
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dan yang terjadi di lapangan.
Selain membuat tabel perbandingan kesesuaian penulis juga
menggunakan metode pengambilan sampel dokumen yang terkait pada
prosedur pendistribusian untuk mengetahui keteraturan pencatatan,
yang tertera pada tabel 3.2.2
Tabel 3.1.2
Tabel Evaluasi Prosedur Pendistribusian antara Peraturan Rumah Sakit. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dengan Pelaksanaan di
Rumah Sakit
Peraturan Rumah Sakit Pelaksanaan di Rumah Sakit
HASIL
Sub-gudang/satker mengisi Bukti Barang Keluar untuk diberikan ke Bagian Gudang Farmasi dengan persetujuan Bidang Penunjang Pelayanan
Petugas Bagian Gudang menerima Bukti Barang Keluar dari Sub-gudang yang telah disetujui oleh Bidang Penunjang
Pelayanan Sesuai
Gudang Farmasi
mengeluarkan barang yang- tertera pada Bukti Barang Keluar
Gudang Farmasi
mengeluarkan barang yang tertera pada Bukti-
Barang Keluar,
tergantung ketersediaan barang yang ada
Sesuai
Petugas Bagian Gudang Farmasi mencatat kartu
Setelah barang keluar atau didistribusikan
persediaan (stock) serta melakukan pencatatan di
Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) secara berkala
Petugas Bagian Gudang Farmasi mencatat barang yang keluar tersebut pada kartu persediaan (stock) dan mencatat secara komputerisasi dengan Aplikasi milik rumah sakit yang bernama Sistem Informasi Rumah Sakit atau sering disebut SIMRS
Sesuai
Petugas Bagian Gudang Farmasi membuat Laporan Rekapitulasi Mutasi Persediaan Barang/Obat pada akhir bulan, serta melakukan stock opname pada akhir bulan
Setiap akhir bualan Petugas Gudang Farmasi membuat Laporan Rekapitulasi Persediaan Barang/Obat dan melakukan Stock Opname untuk mencocokkan laporan dengan persediaan yang ada.
Sesuai
Di bawah ini adalah sampel dokumen yang terkait pada prosedur
pendistribusian. Apakah kolom Bukti Barang Keluar (BBK) sudah ditulis
dengan jelas yang nantinya menjadi pembanding dengan pencatatan barang
keluar pada kartu persediaan (stock) yang tujuannya, setiap barang memiliki
43
Table 3.2.2
Tabel evaluasi Bukti Barang Keluar (BBK) pada Gudang Farmasi
No
Sampel
Kode
Sampel
Kriteria Evaluasi Prosedur
Teruntuk Macam
Kebutuhan Tanggal
Nama
Barang Banyaknya Satuan Keterangan
1 BBK.01 2 BBK.02 3 BBK.03 4 BBK.04 5 BBK.05 6 BBK.06 7 BBK.07 8 BBK.08 9 BBK.09 10 BBK.10 Total 10 10 7 10 10 10 10 10 Persentase 100% 70% 100% 100% 100% 100% 100%
(Sumber : Tabel ini di ikhtisar dari bukti barang keluar (BBK) sub-gudang) 3. Kelebihan dan Kelemahan
Berdasarkan pada hasil pengamatan dan perbandingan antara
Peraturan Pemerintah SPO Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta dan hasil wawancara di lapangan penulis menemukan beberapa
temuan sebagai berikut:
a. Kelebihan
1) Bagian Gudang membuat tiga pencatatan baik manual maupun
dengan aplikasi komputer, secara manual Petugas Gudang Farmasi
mencatat di kartu persediaan (stock) dan mencatat di buku besar
(stock) baru. Secara aplikasi Petugas Gudang Farmasi mencatatnya
dengan SIMRS.
2) Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) petugas gudang farmasi dapat mencatat dengan mudah
dan hasilnya dapat dilihat langsung oleh bagian akuntansi, instalasi
farmasi dan pihak-pihak yang membutuhkan hasil sediaan yang ada
di gudang farmasi, sehingga hal ini menjadi alat kontrol manajemen
yang baik yang dimiliki Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta.
3) Di dalam Kartu persediaan (stock) petugas memberi tanda warna
Biru dan Hitam dalam segi pencatatannya yakni Biru menunjukkan
adanya pemasukan dan Hitam menunjukkan adanya pengeluaran.
Hal ini bertujuan untuk memudahkan petugas pada saat pencatatan
dengan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
4) Setiap akhir bulan Petugas Gudang Farmasi membuat Laporan
Rekapitulasi Mutasi Persediaan Barang/Obat serta melakukan
Stock Opname secara bersamaan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan yang akan di laporkan ke Bagian Akuntansi, Bagian
Instalasi Farmasi dan digunakan untuk arsip Gudang Farmasi
sendiri.
b. Kekurangan
1) Karena letak barang yang dipisah-pisah menurut jenisnya, serta
45
dapat disiplin dalam menerapkan sistem FIFO (First In First Out)
dan FEFO (First Expired First Out). Tujuannya ialah agar petugas
tidak salah mengeluarkan barang yang baru datang dari supplier.
2) Dalam tabel perbandingan ditemukan ada poin yang tidak sesuai
dengan Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 58 tahun
2014, yakni dalam kolom kartu persediaan (stock) milik rumah
sakit tidak ada kolom tanggal pertama kemasan dibuka dan
peringatan khusus terkait persediaan pakai habis medis.
3) Ditinjau dari hasil samppling dokumen pada kegiatan
penyimpanan, petugas gudang farmasi tidak mengisi pada kolom
bagian kode barang, satuan, tanggal masuk dan tanggal
kadaluwarsa (ED) hal ini cukup rawan karena dalam tujuan
pembuatan kartu persediaan (stock) menjadi percuma karena
kurangnya kedisiplinan dalam penulisan pada kolom-kolom
tersebut. Contohnya pada kolom (ED) expired pada setiap
persediaan Alat kesehatan/Bahan Pakai Habis memiliki tanggal
kadaluwarsa, namun tidak ditulisnya keterangan pada kolom
tersebut cukup berbahaya dikarenakan ini adalah persediaan barang
pakai habis medis yang dalam pendistribusiannya harus terhindar
dari pendistribusian barang yang kadaluwarsa agar tidak terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan. Dari sampling dokumen bukti barang
keluar masih ada beberapa bukti barang keluar yang belum komplit
walaupun barang yang di tulis sudah jelas hendaknya pada kolom
tersebut tidak boleh kosong.
4) Banyak kotak wadah yang hampir mirip bentuk dan warnanya serta
setiap merek dengan komposisi yang sama namun terdapat jumlah
yang berbeda pada setiap kotaknya, oleh karena itu Petugas Gudang
46 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Mengacu pada pembahasan rumusan masalah di bab 3, hasil
kesimpulannya ialah: Secara keseluruhan kegiatan penyimpanan dan
pendistribusian sudah sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
58 tahun 2014 dan SPO Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta. Kegiatan yang dilakukan cenderung sama sehingga Petugas
Gudang Farmasi sudah hafal langkah-langkah yang harus diterapkan.
Namun yang perlu diperhatikan ialah jangan sampai ada rasa menyepelekan
karena kegiatan ini adalah alur yang penting demi memenuhi kebutuhan
Rumah Sakit dan kebutuhan Pasien. Kelebihan lain Petugas Gudang
Farmasi membuat pencatatan manual dengan Buku Besar Persediaan yang
fungsinya mendaftar alat kesehatan/bahan pakai habis dan obat yang
disimpan di Gudang Farmasi, serta membuatkan Kartu Persediaan (Stock)
pada tiap-tiap barang yang ada di sana. Untuk itu kedisiplinan, ketelitian
dan integritas petugas gudang menjadi poin penting dalam kegiatan
penyimpanan ini.
Dalam Prosedur Pendistribusian kegiatan yang dilakukan secara
keseluruhan sudah mengikuti SPO yang diterapkan pada Rumah Sakit
diperhatikan dalam hal pendistribusian, yaitu Petugas Gudang Farmasi di
tuntut harus mengerti barang apa yang diminta oleh satker-satker atau
Sub-gudang karena dikhawatirkan akan tertukar atau tidak sesuai dengan
permintaan Sub-gudang, oleh karena itu pendidikan serta pengetahuan yang
luas diperlukan dalam kegiatan pendistribusian ini.
Dalam kegiatan penyimpanan dan pendistribusian barang petugas
gudang farmasi harus disiplin mengisi kartu (stock) karena setiap barang
yang masuk atau keluar harus dicatat di kartu (stock) persediaan, tidak
hanya itu petugas harus mencatat dengan menggunakan Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit yang terintegrasi ke seluruh bagian, sehingga
jumlah barang dapat diketahui oleh pihak-pihak yang membutuhkan
informasi ini.
B. Saran
1. Perlu dibuatkan Sekat antara Alat kesehatan dan Bahan Pakai Habis agar
dalam kegiatan pendistribusian Petugas Gudang dapat memilah barang
secara leluasa.
2. Dalam Kartu Persediaan (Stock) hendaknya perlu ditambah kolom
tanggal pertama kemasan dibuka dan peringatan khusus terkait
persediaan pakai habis yang cukup berbahaya, contohnya Alkohol yang
mudah terbakar.
3. Masih ditemukan beberapa kolom kadaluwarsa/ED (expired) pada kartu
48
tidak boleh kosong, karena kolom ini akan menjadi perhatian penting
pada saat melakukan Stok Opname. Kedisiplinan dalam pencatatan
harus di tingkatkan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Hendaknya dalam Penyimpanan Alat Kesehatan/Bahan Pakai Habis
yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound
Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan persediaan.
DAFTAR PUSTAKA
Halim, Abdul. 2008. ”Akuntansi Sektor Publik”. Jakarta. Salemba Empat
Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Edisi Ketiga. Jakarta. Salemba Empat
Nordiawan dan Hertianti. 2010. “Akuntansi Seketor Publik”. Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat
Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta//www.rso.go.id (diakses pada tanggal 20 April 2016)
Republik Indonesia. 2012. Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Republik Indonesia. 2007. Peraturan Meteri Kesehatan No. 839/Menkes/Per/VII/2007 Tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
Republik Indonesia. 2014. Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit
Republik Indonesia. 2006. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK01/2006 Tentang Pedoman Penatausahaan Persediaan
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Repubilik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit