BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Sesuai dengan metodologi dan sistematika 10 steps KM road map, dalam bab ini akan dilakukan pengolahan data beserta analisis data yang telah dikumpulkan dalam membuat rancangan mula Knowledge Management System (KMS) di SMKN 1 Kotabaru. Data seluruhnya diambil dari unsur-unsur yang terlibat dalam kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru.
4.1 Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi
Tujuan mengidentifikasi “peta infrastruktur teknologi informasi” ini adalah agar dapat memahami peran dari infrastruktur yang ada, untuk kemudian menganalisis dan memanfaatkan infrastruktur tersebut dalam pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru.
Saat ini SMKN 1 Kotabaru telah memiliki suatu Local Area Network (LAN) yang menghubungkan antar PC di Laboratorium Komputer. LAN ini telah dimanfaatkan untuk Intranet dan Internet. Skema atau struktur jaringan komputer seperti terlihat pada Gambar 3.2 menggambarkan topologi jaringan komputer atau keterhubungan antar komputer yang termasuk dalam jaringan sekolah pada kondisi saat ini. Juga dipetakan letak atau lokasi tiap komputer yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru (peta berdasarkan lokasi ini dapat dilihat di LAMPIRAN A) untuk melihat apakah komputer yang ada sudah termasuk ke dalam jaringan SMKN 1 Kotabaru atau belum. Dari kedua peta jaringan tersebut, terlihat bahwa belum semua komputer berada dalam jaringan dan bahkan tidak semua guru/instruktur mendapatkan akses komputer, terutama perpustakaan dan ruang guru, hal ini dikarenakan komputer lebih dipusatkan di ruang self access center dan laboratorium. Dengan kata lain sistem intranet SMKN 1 Kotabaru masih belum terdistribusi dan terintegrasi, sehingga ada beberapa bagian yang belum dapat mendapatkan akses data dan informasi secara mudah dan cepat. Keberadaan jaringan ini seharusnya dapat meningkatkan kenyamanan dan efisiensi dari penggunaan resource. Resource yang dimaksud disini dapat berupa hardware (CPU, printer, memory), program aplikasi (e-mail, www),
bahkan data, informasi dan knowledge, untuk itu sebaiknya semua komputer yang berada dalam jaringan sekolah (terintegrasi) dan perlu dipertimbangkan akses komputer kepada pengguna yang memang membutuhkan di dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
SMKN 1 Kotabaru telah memiliki intranet yang berbasiskan web, kemudian infrastruktur KMS yang akan dikembangkan nantinya dapat menggunakan jaringan yang sudah ada, namun fungsinya harus lebih dimanfaatkan dan ditingkatkan.
Perangkat keras yang telah digunakan oleh SMKN 1 Kotabaru telah mencukupi untuk pengembangan KMS. Demikian pula halnya dengan perangkat lunak, beberapa perangkat lunak yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru dapat menjadi komponen KMS yang akan dikembangkan, untuk itu perlu pemanfaatan secara optimal dan penambahan sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi, yaitu sebagai berikut.
• Sistem intranet yang terintegrasi dengan KMS. • Penambahan sistem untuk pengelolaan dokumen.
• Penambahan sistem untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, seperti pemberdayaan berbagai fungsi pada Microsoft Exchange/Microsoft Netmeeting.
• Pembuatan penyimpanan data, informasi dan knowledge serta dilengkapi dengan nama experts dan lokasinya bekerja pada sistem basis data.
Tabel 4.1 Infrastruktur teknologi informasi.
No Nama Infrastruktur TI Keterangan
1 Local area network 100 Mbps
2 Intranet Terbatas
3 Internet Terbatas
4 Widows XP
5 Microsoft Office XP
6 1 PC Server
7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC
8 1 Modem Robotic
9 1 Scanner Epson
10 3 Saluran Telepon
11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port
Dalam Tabel 4.1 ditunjukan perangkat keras dan lunak yang diperlukan LAN SMKN 1 Kotabaru. Saat ini di SMKN 1 Kotabaru telah dibuka satu kelas bidang keahlian Multimedia. Hal ini jelas merupakan keuntungan tersendiri untuk pengembangan KMS yang akan dibuat, karena akan tersedia calon-calon SDM di bidang teknologi informasi.
4.2 Meluruskan KM dan Strategi Bisnis
KMS yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi agar benar-benar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang diadaptasi dari model Michael Zack[11] pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Penyelarasan KMS dengan strategi organisasi.
Analisis eksternal Organisasi Peluang dan Ancaman Faktor Kunci Sukses Analisis Internal Organisasi Kekuatan dan Kelemahan Strategi Organisasi
Apa yang dapat dilakukan organisasi Apa yang harus
dilakukan organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjangan strategi
Kesenjangan knowledge
Apa yang sudah diketahui organisasi Penyusunan Strategi Organisasi Analisis Knowledge Gap
Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT (lihat Tabel 4.2) pada SMKN 1 Kotabaru dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi, sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran tersebut. Faktor kunci sukses SMKN 1 Kotabaru adalah sebagai berikut.
• Kurikulum sudah divalidasi.
• Adanya Asosiasi Profesi pada Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI) yang relevan.
• Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI/ISO dengan menggunakan TOEIC.
• Adanya motivasi dan inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian DU/DI dengan kebutuhan SMK.
• Koordinasi antar anggota SMK.
Tabel 4.2 Analisis Lingkungan Strategik.
Lingkungan Strategik Internal
No Komponen Strenght Weakness
1 KBM
• Adanya Kurikulum 2004 dan SKNI semua bidang keahlian • Adanya jadwal
pembelajaran • Internet
• Relasi dengan luar
• Belum semua guru memahami jabaran kurikulum dan SKNI • Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya
Lingkungan Strategik Eksternal
No Komponen Opportunity Threats
KBM
• Adanya Du/Di sejenis dengan program sekolah • Adanya Perguruan
Tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen • Banyak lemdiklat yang sejenis • Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
Tabel 4.3 Strategi analisis. Kom-ponen A L Internal AL Eksternal 1 2 S Adanya kurikulum 2004
dan SKNI semua bidang keahian yang sudah divalidasi Adanya jadwal pembelajaran yang fleksibel 1 2 W Belum semua guru memahami jabaran kurikulum 2004 dan SKNI Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya KBM SO WO 1. 2. 3.
Adanya Du/Di yang sejenis dengan program Sekolah Adanya perguruan tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen Internet 1 2 Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du/Di Menyusun program pembelajaran secara bersama antara SMK Du/Di dan asosiasi propesi 1 2 Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi 1. 2. Banyaknya lemdiklat yang sejenis
Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
1.
2.
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk melaksanakan kurikulum 2004 dengan SKNI
Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di 1 2. Memberikan mo-tivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan meli-batkan lemdiklat yang sejenis Memberikan mo-tivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuai Du/Di dengan kebutuhan SMK
Tabel 4.4 Faktor Penentu Keberhasilan. KOMPO-NEN STRATEGI V I S I M I S I FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN KBM SO Menjadikan lemdiklat yang dapat menghasilkan tenaga kerja tingkat menengah yang propesional mampu bersaing dipasar kerja baik Nasional maupun
Internasional.
Mengembangkan dan menerapkan sistem diklat agar tamatan menjadi tenaga kerja terampil/professional tingkat menengah 1. Kurikulum sudah divalidasi 1. 2. Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du / Di Menyusun Program pembelajaran secara bersama antara SMK, Du/Di dan asosiasi profesi
WO 2. Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI / ISO (CBT) dengan menggunakan TOEIC 1. 2. Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi
ST 3. Adanya asosiasi
profesi
dalam Du/Di yang relevan
1.
2.
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk mengadakan kurikulum 2004 dengan SKNI
Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di
WT 4. Adanya motivasi
dan inovasi meng-ajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK 1. 2. Memberikan motivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan melibatkan lemdiklat yang sejenis
Memberikan motivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK
Tabel 4.5 Tujuan, Sasaran dan Kebijakan.
TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN
KBM
Mengembangkan kegiatan belajar me-ngajar SMK menuju ke standar Nasional
¾ Kegiatan belajar mengajar menggunakan SKN / SKNI • Mewujudkan pembelajaran sesuai standar Nasional / Internasional dengan sistem CBT • Mewujudkan pembelajaran dengan
Hasil dari analisis SWOT yang telah dilakukan, maka terdapat sejumlah tantangan nyata yang harus dihadapi sekolah sebagai berikut.
¾ Banyaknya lemdiklat yang sejenis.
¾ Asosiasi profesi makin kritis terhadap SMK. ¾ Banyaknya tenaga guru yang profesional.
¾ Banyaknya prasyarat dari dunia usaha dan industri.
¾ Banyaknya SMK sejenis yang mempunyai program pengembangan profesi secara konsisten.
¾ Banyak dunia usaha dan industri yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK. ¾ Masyarakat makin kritis terhadap dunia pendidikan,
¾ Berlakunya era pasar bebas (globalisasi). ¾ Jumlah SMU lebih banyak dari SMK.
¾ Perubahan pola pikir siswa akibat reformasi/gesekan nilai. ¾ Derasnya arus informasi tentang perkembangan IPTEK. ¾ Banyaknya lemdiklat yang mempunyai fasilitas yang lengkap. ¾ Adanya peraturan dan perundang-undangan yang mengikat. ¾ Belum semua bidang keahlian punya asosiasi profesi.
¾ Banyaknya perguruan tinggi dan swasta yang sesuai dengan SMK.
Dengan mempertimbangkan hasil-hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, maka strategi SMKN 1 Kotabaru untuk mencapai sasarannya adalah sebagai berikut.
• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya dan network yang dimiliki, baik di dalam maupun di luar sekolah, nasional, dan global untuk pengembangan SDM sekolah.
• Memiliki sistem informasi strategik sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.
Strategi tersebut harus diterjemahkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh sekolah.
4.3 Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi
Untuk meningkatkan knowledge SDM yang dimiliki SMKN 1 Kotabaru, maka teknologi informasi memegang peran yang sangat strategis sebagai pendukung atau fasilitator dalam menerapkan proses KM. Perencanaan LAN yang terintegrasi dengan KMS dapat dilihat pada Gambar 4.2. Kekurangan infrastruktur harus terpenuhi agar tidak menghambat proses.
Dengan menggunakan teknologi berbasiskan web, enterprise knowledge portal merupakan suatu pendekatan baru dalam menyediakan akses ke berbagai informasi dan kemampuan untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan knowledge yang penting bagi organisasi, menjadikannya memiliki kontribusi yang sangat penting dalam mengimplementasikan strategi KM.
Beberapa keuntungan Enterprise Knowledge Portal (EKP) meliputi hal-hal berikut. • Gambaran yang konsisten mengenai organisasi.
• Kemampuan mengelola dan mencari informasi.
• Akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi.
• Hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan. • Hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang.
• Identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi.
Setelah mendapatkan kebutuhan pengguna terhadap KMS yang akan dikembangkan di SMKN 1 Kotabaru, selanjutnya ditentukan teknologi informasi apa yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna tersebut agar proses KM dapat berfungsi secara efektif. Berikut adalah kebutuhan pengguna jika KMS akan dikembangkan di SMKN 1 Kotabaru, yang dibagi menjadi enam kategori, yaitu sebagai berikut.
Server
Laboratorium Bahasa dengan 1 client Internet Router Switch 16 port Laboratorium dengan 20 client Perpustakaan dengan 3 client
Ruang Guru dan Kepsek dengan 10 client
Self Access Center dengan 3 client Switch 24 port Kantin Access Point Switch 24 port Switch 8 port Laboratorium dengan 20 client Switch 24 port Switch 24 port Laptop
Gambar 4.2 Rencana LAN yang terintegrasi dengan KMS. 1. Proses kerja yang terorganisir.
• Meningkatkan efektivitas guru.
• Mengambil keputusan yang lebih baik dengan cepat. • Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi. • Memperbaiki waktu siklus pekerjaan.
• Menerapkan aktivitas KM.
2. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi. • Meningkatkan komunikasi antara guru.
• Meningkatkan kepedulian terhadap peran dan tanggung jawab. • Meningkatkan keselarasan dengan tujuan sekolah.
• Meningkatkan keahlian guru sesuai dengan tututan keadaan.
• Meningkatkan efisiensi kerja melalui penggunaan kembali informasi. 3. Fokus ke depan.
• Meningkatkan perbaikan pada proses kerja.
• Memperbaiki proses persiapan, pelaksanaan dan analisis mengajar. • Meningkatkan strategi mengajar dan peluang pembelajaran interaktif. 4. Mendukung sasaran sekolah.
• Meningkatkan keselarasan individu dengan strategi organisasi. • Menerapkan pembelajaran.
• Menggerakkan terciptanya nilai organisasi. 5. Meningkatkan inovasi.
• Memperkaya pengalaman kerja guru melalui On Job Training di Industri. • Meningkatkan peluang pengembangan karir.
• Meningkatkan kemandirian guru.
• Meningkatkan integrasi dengan stakeholders. 6. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
• Meningkatkan strategi organisasi berbasis web.
• Meningkatkan pengelolaan data dan informasi (content management). • Meningkatkan fungsi pencarian (search) knowledge organisasi. • Meningkatkan kemudahan penggunaan knowledge.
• Meningkatkan proses kerja lintas program studi.
Dengan menggunakan konsep Enterprise Knowledge Portal, maka teknologi informasi dan fitur-fitur yang terdapat di dalamnya, yang dapat diaplikasikan di SMKN 1 Kotabaru sebagai penunjang untuk memfasilitasi kebutuhan pengguna tersebut adalah seperti Tabel 4.6 berikut.
Tabel 4.6 Fitur-fitur dalam EKP untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
No. Fungsi Knowledge Portal Fitur-Fitur
1 Enterprise Portal Presentation Knowledge Organization System Search, Plug and Play Functions, Access and Integration, Profiling and Personalization
2 Business Intelligence Decision Support Performance, Based Metrics Process Management, Balaced Scorecard, Data Mining Information Mining Information Management
3 Collaboration and Communities
Electronic Messaging Management, Discussion Groups Team-Based Collaboration, Real-Time Collaboration Communities, Information Retrieval
4 Content Management Structured Content, Unstructured Content Data Integration Services, Document Management, Web Content Management
5 Learning Electronic Performace Support System (EPSS) Learning Management Systems Interactivity
Pemetaan hubungan antara kebutuhan pengguna dengan fitur-fitur teknologi knowledge portal harus dilakukan. Semua fitur-fitur tersebut adalah kesatuan yang membentuk Enterprise Knowledge Portal dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain dalam implementasinya. Walaupun demikian, beberapa fitur lebih berperan dibandingkan fitur lain untuk memenuhi kebutuhan pengguna tertentu.
Digunakan skala Likert 1 sampai 5 untuk menyatakan seberapa penting tiap-tiap fitur knowledge portal dalam memenuhi kebutuhan pengguna, dengan penjelasan sebagai berikut[2] :
• bila pencapaian nilai skalanya berada < 3, maka fitur tersebut belum akan diprioritaskan,
• bila pencapaian nilai skala berada ≥ 3, maka fitur tersebut diprioritaskan untuk dibuat.
Dasar yang digunakan dalam memetakan kebutuhan pengguna tersebut adalah dengan mengacu pada definisi dan fungsi tiap fitur-fitur knowledge portal dan hasil diskusi dengan pengguna di dalam SMKN 1 Kotabaru, dimana sistem akan dikembangkan. Definisi dan fungsi fitur-fitur yang terdapat dalam lima fungsi utama Enterprise Knowledge Portal, yaitu sebagai berikut.
1. Enterprise portal; memiliki fitur-fitur sebagai berikut. • Presentation.
Suatu graphical user interface untuk menyampaikan, memperoleh dan membagi informasi tanpa memperhatikan aplikasi yang digunakan.
• Knowledge organization system.
Pengkategorian informasi sehingga informasi tersebut sampai ke pengguna yang membutuhkannya. Contoh aplikasi adalah Autonomy dan Sonio.
Tabel 4.7 Fungsi fitur-fitur Enterprise portal.
Enterprise Portal Fungsi
Presentation Caching, Cascading Portals, Federated Portals, Abstraction Layers.
Knowledge Organization System Term Lists, Relationship Lists, Taxonomies, Semantic Representations, Ontologies, Federated Search.
Search Federated Search
Plug and Play Functions Process and Action, Intelligent Agents, Component Libraries.
Access and Integration Multiple-Repository Support, Application Integration, Application Hosting Services, Process Integration, Web Services, Peer To Peer, Multi-Language Support. Profiling and Personalization Metadata Dictionary, Roles, Subscription, Context
Personalization.
• Search.
Memenuhi kebutuhan pengguna dengan memberikan informasi yang diinginkan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Ms SharePoint Portal Server, Autonomy, mamboCMS.
• Plug and play functions.
Sekumpulan fungsi-fungsi khusus yang dapat menyediakan layanan seperti workflow, agen intelligent, dan pemberitahuan/peringatan. Contoh aplikasi adalah sebagai berikut : Ms Office dan Ms Outlook
• Access and integration.
Suatu perencanaan, metoda dan alat bantu untuk menggabungkan dan mengkoordinasikan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Mercator Integration Broker, Groove Networks • Profiling and personalization.
Akses ke isi/subyek yang spesifik pada tanggungjawab pengguna. Contoh aplikasi sebagai berikut : BroadVision Command Center, Personify Essentials
2. Bussiness intelligence, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. • Decision support.
Aplikasi untuk menganalisis data perusahaan sehingga pengguna dapat mengambil keputusan perusahaan yang lebih baik. Contoh aplikasi: Crystal Decisions, Cognos, Business Objects
• Performance based metrics.
Sebuah teknik menganalisis untuk menerjemahkan strategi organisasi ke dalam tujuan/sasaran yang dapat diukur untuk memonitor kinerja organisasi. Contoh aplikasi adalah Cognos dan CorVu EBPM.
• Process management.
Aplikasi terstruktur yang digunakan untuk menerjemahkan sekumpulan tujuan/sasaran ke dalam visi, strategi, kegiatan/program, dan ukuran. Contoh aplikasi adalah QPR ProcessGuide.
• Balanced scorecard.
Menganalisis kinerja organisasi dari empat perspektif, keuangan, kepuasan konsumen, produksi dan inovasi, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Contoh aplikasinya adalah QPR Scorecard, CorVu Rapid Scorecard.
• Data mining.
Aplikasi yang dapat mengelompokkan data untuk mengidentifikasi pola dan membuat keterkaitan hubungan. Contoh aplikasinya adalah SAS dan Vignette.
• Information mining.
Integrasi antara informasi yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan data secara tradisional dengan informasi yang dikumpulkan melalui internet dan organisasi. Contoh aplikasi SAS dan Vignette.
Tabel 4.8 Fungsi fitur-fitur Business intelligence.
Business Intelligence Fungsi
Decision Support Executive Information System, Object-Oriented Database Management System, Relational Database Management System, Online Analytical Processing, Multi-Dimensional Analysis, Query Tools.
Performance-Based Metrics Business Model, Business Structures, Quality Control, Forecasting, Change Management, trategic Planning. Process Management Business Process Reengineering, Project
Management.
Balanced Scorecard Key Performance Indicators
Data Mining Data Collection, Profiling, Data Management, Data Pattern Discovery, Market Analysis, Direct Marketing, Data Warehouse Architecture.
Information Mining Indexing System, Full-Text Databases, Text Mining Systems.
Information Management Information Standards, Libraries and Archives.
• Information management.
Aplikasi untuk menyusun daftar dan petunjuk tempat penyimpanan data/informasi untuk mengelola dan menyampaikan isi. Contoh aplikasi: Vignette.
3. Collaboration and communities, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. • Electronic messaging management.
Penciptaan, penyimpanan, penukaran dan pengelolaan dari teks, gambar, suara, fax, e-mail, dan halaman (paging) melalui sebuah jaringan komunikasi. Contoh aplikasi adalah Ms Outlook, Ms Share dan Point Portal Server. • Discussion groups.
Sebuah forum dimana sekumpulan pengguna yang termasuk dalam suatu jaringan saling memberikan dan menunggu respon atas masalah, pertanyaan,
umpan balik, dan saran-saran. Contoh aplikasi: eRoom Digital Workplace, Lotus Quick Place.
• Team-based collaboration.
Aplikasi yang memungkinkan orang-orang bekerja bersama secara kolektif walaupun lokasi mereka berbeda satu sama lain. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place, Groove Networks .
• Real-time collaboration.
Kemampuan untuk menempatkan dan mengorganisir hubungan antara isi, orang, topik, dan proses kerja. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place, Lotus Sametime.
• Communities.
Sekumpulan orang-orang yang tergabung dalam suatu jaringan saling membagi minat dan ide melalui dokumen yang dikirim dan real-time chat. Contoh aplikasinya adalah Lotus Sametime, eRoom Digital Workplace, Ms SharePoint Portal Server.
Tabel 4.9 Fungsi fitur-fitur Collaboration and communities.
Collaboration and Communities Fungsi
Electronic Messaging Management e-Mail, Extranets, Intranets, Wireless Communication Systems.
Discussion Groups List Servers, Newsgroups
Team-Based Collaboration Process and Action, Calendering and Scheduling, Task Management.
Real-Time Collaboration Video Conferencing, Internet Chat, Insant Messaging.
Communities Virtual Communities, Business-to-Business. Information Retrieval Natural Language Processing, Push Technology,
Text Processing, WAIS.
• Information retrieval.
Sebuah direktori informasi mengenai dimana tempat untuk menemukan dan mengakses kumpulan data, file, dan lainnya; beberapa katalog berisi metadata mengenai dimana letak entity, bagaimana mengaksesnya dan rincian lainnya. Contoh aplikasinya adalah Autonomy, Semio.
4. Content management, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. • Structured content.
Sebuah kumpulan data yang telah diatur dalam kumpulan tabel-tabel dimana data dapat diakses tanpa harus mengatur ulang tabel database melalui query. Contoh aplikasi: Ms Access, My SQL, Ms analysis Server, IBM DB2, Oracle, mamboCMS .
• Unstructured content.
Kumpulan informasi dari seluruh internet dan organisasi yang tidak diatur sebagai suatu sistem database dan meliputi juga dokumen individu serta informasi yang disimpan dalam aplikasi-aplikasi. Contoh aplikasinya adalah Ms Office, Ms Outlook, Ms Sharepoint Portal Server, Ms Web Content Management, Adobe Acrobat, mamboCMS.
• Data integration services.
Aplikasi programming yang digunakan untuk memindahkan, mengisi, menyaring, memperluas, dan mentransformasikan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain. Contoh aplikasinya adalah mamboCMS dan Aura.
Tabel 4.10 Fungsi fitur-fitur Content management.
Content Management Fungsi
Structured Content Application Databases, Operational Data Store, Data Warehouses, Data Marts.
Data Integration Services Extract, Purify, Transform, Extend, Move, Load. Unstructured Content Content Management Application, Content Delivery
Application. Document Management Repositories
Web Content Management Caching, Search, Integration, Analysis, Publishing, Syndication, Transformation, Profiling and Personalization.
• Document management dan web content management.
Aplikasi yang mampu memelihara penciptaan, modifikasi, dan pemindahan informasi menggunakan penerbitan (publishing), pengelolaan format, kontrol revisi/perbaikan, petunjuk (indexing), mencari, dan mengambil
(retrieval). Contoh aplikasinya adalah Ms Web Content Management, Hummingbird Document Management, mamboCMS.
5. Learning; memiliki fitur-fitur sebagai berikut. • Electronic performance support systems.
Aplikasi yang menyediakan kemampuan untuk belajar melalui definisi menggunakan informasi petunjuk, saran para ahli, alat pengukur kinerja kegiatan, online job aids, dan aplikasi help. Contoh aplikasi WBT Systems Top Class.
• Learning management systems.
Aplikasi yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengajarkan suatu proses tertentu menggunakan teknologi untuk menyampaikan isi, memonitor partisipasi peserta, forum diskusi, dan mengakses kinerja peserta.
• Interactivity.
Teknologi yang digunakan untuk menyediakan informasi dan merespon ke pengguna saat melakukan pekerjaan; contoh seorang pengguna webblog dapat mengisi dan memesan serta meng-update berita. Contoh aplikasi Otang Wearable Computers.
Tabel 4.11 Fungsi fitur-fitur Learning.
Learning Fungsi
Electronic Performance Support Systems Reference Information, Expert Advice, Online Job Aids, Application Help, Online Analytical Processing, Integration Tracking and Reporting.
Learning Management Systems Web-Based Education Systems, Computer-Based Training.
Interactivity Wearable Computers
Hasil pemenuhan kebutuhan pengguna oleh knowledge portal dapat dilihat pada Tabel 4.12. Dari hasil pemetaan tersebut, dapat dilihat fitur mana dari sebuah EKP yang penting dikembangkan di organisasi SMKN 1 Kotabaru dalam upaya memenuhi kebutuhan pengguna, karena peran suatu fitur untuk menyelesaikan
masalah tergantung pada kebutuhan di tempat dimana sistem akan dikembangkan. Untuk lebih lengkap pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna dapat dilihat pada LAMPIRAN H.
Tabel 4.12 Pemetaan EKP.
KM objective/ user requirements Enterprise Portal Search Bussiness Intelligence Collabor
ation and
Com
m
Content Management Structured Co
ntent Unstructured Cont en t D ata I ntegration Document Manag ement Web Document M anag. L earnin g
Proses kerja yang terorganisir
Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2 Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2 Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2 Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memelihara knowledge dan memfasilitasi
komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Memelihara proses penciptaan knowledge
organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Jadi, EKP yang merupakan pengembangan dari Enterprise Information Portal, tidak hanya menyediakan akses ke informasi, tetapi juga memiliki kemampuan untuk menciptakan, memperoleh, menyimpan, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru, melalui fungsi-fungsi sebagai berikut.
1. Enterprise portal, yaitu sebagai platform yang menghubungkan informasi dan knowledge organisasi untuk guru, masyarakat dan stakeholders.
2. Business intelligence, yaitu untuk menganalisis data yang digunakan untuk mengambil keputusan yang bersifat strategik seperti penentuan indikator kinerja.
3. Collaboration and communities, yaitu untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, saling berbagi ide, knowledge dan pengalaman. Terutama jika ada kegiatan Ulangan Bersama, maka antar panitia atau Dinas Pendidikan dapat saling berkolaborasi.
4. Content management, yaitu untuk mengelola dan mempublikasikan seluruh informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, notulen, e-mail, dsb), sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan dokumen yang dibutuhkan.
5. Learning, yaitu sebagai pendukung proses belajar di SMKN 1 Kotabaru, melalui pendekatan learning by doing.
4.4 Analisis dan Audit Knowledge
Knowledge yang diperlukan pada kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris untuk bidang keahlian bisnis dan manajemen ini terdiri dari 10 buah. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada LAMPIRAN F.
4.4.1 Pengolahan Data dan Analisis K-Gap
Dilakukannya proses penilaian kesenjangan knowledge (K-Gap) di dalam suatu organisasi akan dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dan knowledge yang sekarang tersedia. Dengan mengetahui keadaan knowledge tersebut, diharapkan tidak akan ada lagi kesenjangan knowledge, karena kesenjangan knowledge yang ada menunjukkan langkah apa yang harus dilakukan organisasi untuk menghilangkan kesenjangan knowledge tersebut.
Setelah kuisioner K-Gap terkumpul, selanjutnya data diolah dengan menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata-rata-rata tingkat penguasaan terhadap knowledge yang dibutuhkan oleh guru-guru mata pelajaran bahasa Inggris. Rumus perhitungan (IV.1) nilai kepentingan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.
NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) ... ( IV.1)
R dengan :
NKi = nilai kepentingan terhadap knowledge i
K1 = jumlah responden dengan jawaban "A"
K2 = jumlah responden dengan jawaban "B"
K4 = jumlah responden dengan jawaban "D"
R = total responden
Rumus perhitungan (IV.2) nilai penguasaan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.
NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) ... (IV.2)
R dengan :
NPi = nilai penguasaan terhadap knowledge i
P1 = jumlah responden dengan jawaban "A"
P2 = jumlah responden dengan jawaban "B"
P3 = jumlah responden dengan jawaban "C"
P4 = jumlah responden dengan jawaban "D"
R = total responden
Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting knowledge yang dibutuhkan oleh guru untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Tingkat penguasaan menyatakan seberapa jauh penguasaan guru yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap knowledge yang dibutuhkan. Dengan demikian, dapat dilihat kesenjangan knowledge antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan. Kesenjangan ini akan menunjukkan arah peningkatan/pengembangan yang seharusnya dilakukan atau batas minimal peningkatan kondisi saat ini sehingga kesenjangan knowledge tidak ada lagi. Dengan meningkatnya knowledge dari guru yang dimiliki, maka diharapkan kinerjanya akan meningkat, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja sekolah. Nilai kesenjangan knowledge (knowledge gap) diperoleh dari selisih antara tingkat kepentingan dan tingkat penguasaan. Nilai positif menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih rendah dari tingkat kepentingan sedangkan nilai negatif menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih tinggi dari tingkat kepentingan.
Hasil pengolahan data dan analisis kesenjangan knowledge guru mata pelajaran Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru dapat dilihat pada Tabel 4.13 (lebih lengkap pada LAMPIRAN I). Terlihat ada dua knowledge dengan K-Gap tertinggi, yaitu Oral
yaitu Time management dan English cultures. Untuk knowledge yang lain berada pada kisaran 0,25 hingga 0,5.
Tabel 4.13 Analisis Knowledge Gap.
No Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap
1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi
1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75 2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75 3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5 4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25 6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0 8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0 9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25 10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25 Keterangan:
Nki = Tingkat kepentingan knowledge i Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
Tabel 4.14 Knowledge dengan K-Gap Tertinggi.
No Knowledge Definisi
1 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
2 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
Tabel 4.15 Knowledge dengan K-Gap Nol.
No Knowledge Definisi
1 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen 2 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
4.4.2 Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Guru Bahasa Inggris
Setelah didapatkan nilai kesenjangan tiap knowledge yang dibutuhkan, kemudian dapat ditentukan mana yang termasuk knowledge wajib dan knowledge pilihan untuk tiap bidang. Knowledge wajib didefinisikan sebagai knowledge yang perlu dan harus dimiliki oleh guru untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Adapun
kriteria yang termasuk dalam knowledge wajib adalah knowledge yang memiliki nilai kepentingan antara 3 sampai 4 dan/atau memiliki nilai kesenjangan knowledge tertinggi. Knowledge pilihan didefinisikan sebagai knowledge pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas guru. Kriteria yang termasuk dalam knowledge pilihan adalah knowledge dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain knowledge dengan nilai kesenjangan tertinggi.
Dari hasil analisis didapat 9 knowledge wajib bagi guru-guru Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru. Lihat Tabel 4.16. Hal ini menandakan bahwa knowledge yang dibutuhkan berdasarkan hasil pemilihan dari expert mempunyai ketepatan hampir 100 %. Untuk pengembangan KMS ini, pengembangan kemampuan guru pada knowledge wajib ini harus segera ditingkatkan. Peningkatan dapat melalui diklat, workshop, seminar dan lainnya.
Tabel 4.16 Knowledge Wajib bagi guru Bahasa Inggris.
No Knowledge Definisi
1 Teaching & Learning Methods
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
2 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen
3 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
4 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
5 Reading Kemampuan untuk membaca dan
mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris
6 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris
7 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris
8 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
9 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris
Tabel 4.17 Knowledge Pilihan bagi Guru Bahasa Inggris.
4.4.3 Analisis Data dan Knowledge yang Dimiliki Melalui CV
Hasil kesenjangan knowledge yang diperoleh dari kuisioner K-Gap berupa data kuantitatif. Untuk melengkapi hasil penilaian kesenjangan knowledge dari kuisioner K-Gap, juga dianalisis knowledge yang sekarang dimiliki oleh Guru-guru Bahasa Inggris melalui data dari CV saat ini, dengan alasan data yang terdapat di dalam CV merupakan aktivitas-aktivitas yang menunjukan knowledge seseorang (knowledge generating activities), seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan, seminar/lokakarya yang pernah diikuti.
Dari data CV yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru saat ini dan seminar/lokakarya yang diperoleh dari CV, dapat diturunkan knowledge yang dimiliki oleh masing-masing guru, yang selanjutnya disebut sebagai knowledge yang sekarang dimiliki tiap guru.
Sebagai perbandingan antara hasil perhitungan kesenjangan knowledge dari kuisioner K-Gap dan dari CV, dilakukan perbandingan knowledge yang sekarang dimiliki dengan knowledge wajib tiap bidang, dengan cara menghitung prosentase knowledge yang sudah memenuhi knowledge wajib di bidangnya. Kemudian juga dihitung prosentase hasil dari CV yang tidak mendukung hasil dari Kuisioner K-Gap, untuk menunjukkan apakah CV cukup dapat dipercaya (reliable) dalam menunjukkan knowledge yang dimiliki seseorang.
Hasilnya adalah sangat sedikit sekali data dan informasi yang didapat dari CV para guru. Umumnya hal ini disebabkan CV tidak diperbaharui secara berkala sehingga kurang memberikan informasi yang diinginkan. CV hanya berisi data-data awal sebagai calon pegawai dan SK kenaikan pangkat serta kenaikan gaji. Sementara data-data pelatihan, seminar, program up-grading yang telah diikuti tidak tercantumkan, oleh karena itu data-data pelatihan didapat melalui wawancara. Untuk jelasnya dapat dilihat pada LAMPIRAN D.
4.4.4 Analisis Aset Data, Informasi dan Knowledge
Berdasarkan kebutuhan knowledge yang telah didapat dari kuisioner K-Need, kemudian dilakukan analisis aset data, informasi dan knowledge yang sudah dimiliki
dan belum dimiliki oleh guru-guru bahasa Inggris. Selain itu juga dianalisa status dari aset tersebut, apakah sudah terdokumentasi secara elektronik maupun non elektronik (hard copy) ataupun belum terdokumentasi (tacit knowledge) dan lokasi yang menunjukkan letak data, informasi dan knowledge tersebut. Hasil pengumpulan datanya dapat dilihat pada LAMPIRAN B dan LAMPIRAN C.
Analisis ini digunakan untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan terhadap sumber data, informasi dan knowledge yang mengacu pada knowledge yang dibutuhkan oleh guru-guru bahasa Inggris. Dari data yang telah terkumpul, terlihat bahwa sekitar 52,25 % aset tersimpan dalam bentuk hard copy (dari jumlah tersebut yang sudah tersimpan dalam bentuk soft copy baru 32,25 %) dan 47,75 % masih dalam bentuk tacit di kepala guru, experts, dan widyaiswara PPPGK. Lihat Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Keadaan aset knowledge yang ada.
Hal ini berarti SMKN 1 Kotabaru masih mengandalkan sumber data, informasi dan knowledgenya dalam bentuk hard copy. Bentuk hard copy ini sulit untuk dicari dan disimpan karena akan berupa tumpukan yang tidak tertata rapi, dan tiap pengguna tidak dapat langsung menggunakannya (kesulitan mengakses), sehingga akan menjadi tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.
tacit, 47.25 explicit
Apabila aset masih belum terdokumentasi, maka aset tersebut dapat dibagi melalui diskusi atau pertemuan dan apabila memungkinkan langsung didokumentasikan. Apabila berlokasi di luar sekolah, maka harus diupayakan untuk memasukkannya ke dalam sistem di sekolah.
Dengan demikian, KMS yang akan dikembangkan harus dapat mengakomodasi kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Yang ideal adalah apabila aset tersebut telah terdokumentasi secara elektronik dan terintegrasi sehingga akan memudahkan penggunaan. Karena sekitar 52,25 % aset atau referensi knowledge tersebut terdapat di Self Access Center, maka dengan mengoptimalkan fungsi perpustakaan, seperti dengan dibuatnya perpustakaan digital yang terintegrasi sistem intranet sekolah, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan menggunakan informasi dan knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Perpustakaan digital ini mengelola indeks buku, publikasi, hasil penelitian, manual, informasi dan dokumen-dokumen lainnya sebagai sumber referensi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi guru bahasa Inggris.
4.4.5 Analisis Strategi KM
Strategi KM yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi SMKN 1 Kotabaru dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi, agar sistem benar-benar sesuai dengan kemampuan inti organisasi dan apa yang diperlukan oleh organisasi, untuk itu analisis strategi KM yang sesuai untuk diterapkan di SMKN 1 Kotabaru, dimulai dengan hasil pembobotan kedua strategi KM yaitu Kodifikasi dan Personalisasi, yang diperoleh dari kuisioner KM Strategy.
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
Dengan hasil ini, maka strategi yang menjadi fokus pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru adalah kodifikasi, artinya guru lebih mengandalkan explicit knowledge (dokumen, manual, laporan, SAP, dsb) daripada tacit knowledge dalam
melaksanakan tugasnya. Selain itu, strategi ini sesuai untuk organisasi yang memberikan pelayanan berupa solusi generik kepada kelompok pelanggan tertentu karena menangani permasalahan dan keputusan yang berulang-ulang. Dengan demikian, teknologi informasi digunakan untuk pengelolaan dokumen dalam mendukung aktivitas SMKN 1 Kotabaru. Dengan memfokuskan pada pengelolaan dokumen, berarti KMS harus memiliki kriteria sebagai berikut.
• Basis data yang lengkap.
• Mudah digunakan untuk pencarian dan penggunaan dokumen. • Terintegrasi sistem intranet sekolah.
Walaupun demikian, proses personalisasi yang meliputi berbagi tacit knowledge juga penting, karena pada beberapa kasus juga memerlukan pendapat, pikiran, dan knowledge dari orang-orang yang ahli dalam bidang tertentu.
4.5 Membentuk Tim KM
Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini. Sementara para guru yang lain diberi penekanan untuk mendukung dan memberikan knowledge (sharing) kepada tim ini. Disamping tim tersebut, juga diperlukan konsultan, dalam hal ini expert dalam bidang Bahasa Inggris dan Teknologi Informasi, untuk itu perlu ditentukan konsultan tersebut. Dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan serta diskusi yang dilakukan dengan pihak sekolah, maka sesuai dengan uraian keterangan pada Tabel 4.18, dapat ditentukan ketua tim KM adalah Muhammad Ramlie. Sementara dua anggota yang bertugas mengumpulkan knowledge dan memasukan knowledge ke dalam sistem adalah Drs. Bahrudin dan Raswan (administrator). Untuk konsultan, sesuai dengan status sekolah yang merupakan English Testing Center (sesuai SK dari Direktur Dikmenjur), maka konsultannya adalah widyaiswara Departemen Bahasa pada PPPGK Sawangan.
Tabel 4.18 Manajer Pengetahuan (Chief Knowledge Officer).
Apa yang dikerjakan
manajer pengetahuan? • Belum ada spesifikasi pekerjaan yang baku • Menerjemahkan visi pimpinan
• Menciptakan dan berinovasi sendiri tentang program-program manajemen pengetahuan
• Mengkoordinasi pihak-pihak yang dianggap memerlukan pengetahuan dalam pekerjaan mereka
Adakah model
manajer pengetahuan? • Mereka adalah teknolog sekaligus pengamat lingkungan yang baik • Mereka berciri pemimpin sekaligus ahli strategi
• Mereka juga konsultan untuk organisasinya sendiri Apakah ada profil khas
seorang manajer pengetahuan?
• Memiliki pandangan yang luas
• Punya reputasi dan kredibilitas di dalam organisasinya • Penuh entusiasme dan percaya diri
4.6 Perancangan Cetak Biru KMS
Perancangan cetak biru KMS di SMKN 1 Kotabaru ini meliputi sumber daya manusia, dalam hal ini para guru, dan teknologi informasi dalam hal penciptaan knowledge dan tujuannya untuk mencapai suatu kegiatan belajar mengajar yang terstandar untuk meningkatkan kinerja sekolah dalam mencapai sekolah standar nasional.
Dari hasil pengolahan data dan analisa yang telah dilakukan, maka rancangan pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna adalah seperti terurai berikut.
4.6.1 Pengembangan Sumber Daya Manusia (Guru)
Guru adalah sumber daya manusia yang sangat memegang peranan penting di sekolah. Dengan jam wajib mengajar di kelas sebanyak 24 jam per minggunya, sudah cukup membuat kerepotan dalam membagi waktunya. Disamping itu, dalam kehidupan sosialnyapun guru sebagai aset masyarakat dituntut untuk dapat memperbaharui ilmunya. Untuk meningkatkan kinerjanya, maka perlu direncanakan pelatihan, diklat, seminar dan kegiatan up grading bagi guru. Sesuai dengan hasil analisa K-Gap dan CV yang ada, maka perlu dilakukan pelatihan bagi guru-guru
yang masih mempunyai tingkat penguasaan yang belum cukup pada setiap knowledge. Pada Tabel 4.19 dapat dilihat rencana pelatihan bagi guru.
Tabel 4.19 Rencana Pelatihan/Workshop bagi Guru Bahasa Inggris.
No Knowledge Guru Pelatihan/workshop
1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal
1 oral v v v v English First (EF)
2 listening v v v v English First (EF)
3 reading v v English First (EF)
4 structure v v English First (EF)
5 written v v v v English First (EF)
6 TL methods v v metoda mengajar LIA
7 time management v English First (EF)
8 debate v debate yang benar
9 mastery topics v v v LIA
10 english culture v v British Council, EF
Keterangan: 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani
Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui kerja sama dengan PPPGK selaku lembaga penanggung jawab peningkatan guru kejuruan juga dapat menjalin kerja sama dengan pihak luar, seperti Lembaga Indonesia Amerika (LIA), British Council, English First (EF), dan lainnya. Materi yang diberikan harus berkaitan dengan bidang Bisnis dan Manajemen.
Khusus untuk kegiatan dengan British Council, sekolah dapat mengikuti program Montage yaitu program sejenis dengan Sister School. Program ini awalnya adalah pertukaran pelajar kedua negara, tetapi dengan berkembangnya waktu, bagi guru-guru yang berprestasi dan berhasil melewati tes yang dilakukan oleh pihak kedutaan, maka yang bersangkutan berhak mendapatkan bea siswa untuk melanjutkan pendidikannya di Inggris.
Untuk program dengan Lembaga Indonesia Amerika (LIA) dan EF, umumnya pelatihan bersifat khusus. Guru yang ditunjuk diwajibkan untuk mampu merekam seluruh elemen pelatihan dan mengaplikasikannya di sekolah.
4.6.2 Struktur Database
Sesuai dengan Tabel 4.12, fitur yang diutamakan adalah Content Management, maka diambil freeware mamboCMS. Database pada mamboCMS yang akan digunakan dalam perancangan ini, terdiri dari beberapa tabel dan ditambah dengan 4 tabel yang disesuaikan dengan sistem. Masing-masing tabel menyimpan data yang telah dikelompokkan sedemikian rupa, sehingga dapat diakses dengan cepat. Struktur keempat tabel database KMS di SMKN 1 Kotabaru digambarkan sebagai berikut.
4.6.2.1 Tabel User
Tabel ini berisi record IDUser, Nama, Password dan Tingkat/Level User. IDUser berisi tentang ID setiap User, Nama berisi tentang Nama User, Tingkat menyatakan tingkatan hak akses dari setiap User.
Tabel 4.20 User.
No Nama Type Null
1 IDUser (pk) Varchar(10) No
2 NAMA Varchar(50) No
3 PASSWORD Varchar(32) Yes
4 TINGKAT Varchar(10) Yes
5 TELPON Varchar(18) Yes
4.6.2.2 Tabel Knowledge
Tabel 4.21 Knowledge.
No Nama Type Null
1 IDKnowledge (pk) Varchar(4) No
2 Nama Varchar(50) Yes
Tabel ini berisi record IDKnowledge dan Nama. ID berisi tentang ID setiap knowledge, Nama berisi tentang Nama Knowledge.
4.6.2.3 Tabel Dokumen
Tabel ini berisi record ID, Judul, Abstrak, IDKnowledge, Tanggal, File, IDExperts, dan IDUser. ID berisi tentang ID setiap dokumen, Judul merupakan judul modul/dokumen, Abstrak berisi uraian singkat dokumen, IDKnowledge berisi ID knowledge, Tanggal berisi tanggal di up load, File berisi tentang file yang akan disertakan, IDExperts berisi tentang ID experts yang sesuai dengan knowledge, dan IDUser berisi ID user yang melakukan login.
Tabel 4.22 Dokumen.
No Nama Type Null
1 ID Int(10) unsigned No
2 JUDUL Varchar(50) Yes
3 ABSTRAK Mediumtext Yes
4 IDKnowledge Varchar(4) Yes
5 TANGGAL Date Yes
6 FILE Tinitext Yes
7 IDExperts Varchar(10) Yes
8 IDUser Varchar(10) No
4.6.2.4 Tabel Experts
Tabel 4.23 Experts.
No Nama Type Null
1 IDExperts (pk) Varchar(10) No
2 NAMA Varchar(50) Yes
3 TELPON Varchar(18) Yes
4 INSTANSI Varchar(50) Yes
Tabel ini berisi record IDExperts, NAMA, TELPON, dan INSTANSI. IDExperts berisi tentang ID experts suatu knowledge, NAMA merupakan nama experts, TELPON berisi nomor telepon experts, INSTANSI berisi kantor/tempat experts bekerja.
4.6.2.5 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.4 Relasi antar tabel.
4.6.3 Konfigurasi Sistem
Untuk dapat berjalannya sistem yang di deploy dibutuhkan konfigurasi sistem yang meliputi spesifikasi teknis hardware komputer dan kelengkapannya.
Spesifikasi teknis hardware Server (minimal) sebagai berikut. • Komputer dengan Processor Pentium IV/2 GHz.
• RAM 512 MB. • Harddisk 80 GB.
• Network Interface Card. • Sistem Operasi Server. • Web Server.
• DBMS.
• Browser Tools.
Spesifikasi teknis hardware Client (minimal) sebagai berikut.
• Komputer dengan Processor penthium II/400 MHz atau AMD Duron /500 MHz. • RAM 32 MB.
• Harddisk 5 GB. • Ethernet Card. • Sistem Operasi. • Browser tools.
4.6.4 Proses Penciptaan Knowledge
Profesor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
Saat ini, SMKN 1 Kotabaru menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana komunikasi antar sumber daya manusia yang ada di sekolah dan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu sebagai berikut.
1. Rapat secara berkala. 2. Apel secara berkala.
3. Pertemuan Bulanan Keluarga. 4. Intranet.
5. Surat Edaran/Surat Keputusan. 6. Papan Pengumuman.
7. Internet/media massa.
Untuk mendukung proses aktifitas dan pengembangan sumber daya manusia SMKN 1 Kotabaru yang merupakan perwujudan dari model SECI Nonaka, digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di SMKN 1 Kotabaru.
• Sosialisasi.
Proses sosialisasi antar SDM di SMKN 1 Kotabaru salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, apel, dan pertemuan keluarga). Melalui pertemuan tatap muka ini, SDM SMKN 1 Kotabaru dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya, sehingga tercipta knowledge baru bagi mereka. Rapat dan apel yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian yang menjadi bentuk eksplisit (dokumentasi) dari knowledge.
Di dalam KMS yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration seperti e-mail, diskusi elektronik, komunitas praktis (communities of practice) memungkinkan pertukaran tacit knowledge (informasi, pengalaman, dan keahlian) yang dimiliki seseorang, sehingga organisasi semakin mampu
Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan menumbuhkan budaya belajar. Proses sosialisasi juga dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan (training) dengan mengubah tacit knowledge para trainer menjadi tacit knowledge para pegawai.
• Eksternalisasi.
KMS akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Untuk mendukung proses eksternalisasi ini, dapat dilakukan dengan mendokumentasikan notulen rapat yang merupakan bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan.
SMKN 1 Kotabaru telah mendatangkan beberapa expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru. Dengan menyewa expert, maka akan terdapat knowledge baru di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru yang dapat dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan know-ledge/kompetensi sumber daya manusia sekolah, untuk itu semua tacit knowledge yang diperoleh dari expert dan hasil pekerjaan expert yang antara lain berwujud konsep-konsep, sistem dan prosedur, manual, laporan pelaksanaan uraian pekerjaan, dan sebagainya harus didokumentasikan untuk kemudian dimanfaatkan oleh SDM SMKN 1 Kotabaru dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Diskusi secara elektronik juga dapat mendukung proses ini. Melakukan diskusi secara elektronik mengenai topik tertentu untuk kemudian didokumentasikan hasil diskusinya, disimpan dalam suatu repository dan dapat dipublikasikan melalui sistem.
• Kombinasi.
Proses konversi knowledge melalui kombinasi yaitu mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam KMS. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur Enterprise portal seperti knowledge organization system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), fungsi pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Business intelligence sebagai fungsi penganalisa data secara matematis yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Dimana data yang telah tersimpan dalam sistem (data warehouse), dianalisa terutama untuk analisa data kondisi daerah, keuangan, operasional, serta yang bersifat strategik, seperti pembuatan indikator-indikator kinerja. Demikian pula, Content management yang memiliki fungsi untuk mengelola informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi ini.
Tacit → Tacit Tacit
→ Exp licit Exp licit → Ta cit Exp licit → Explicit Socialization Externalization Internalization Combination S I E C • Face to face communications
• Collaboration features • Training/diklat • Telepon • Portal • Intranet • Internet/media masa • Content management • Learning feature • Surat edaran/SK • Papan pengumuman • Pelatihan • Portal • Dokumen pertemuan • Dokumen experts • Reflective peer to peer
network • Intranet
• Discussion Platforms • MS Office
• Scanner • File video & audio • Portal
• Intranet (forum diskusi) • Aplikasi database • Internet
• Enterprise portal feature • Business intelligent feature • Content management feature • MS Office
• Internalisasi.
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database organisasi), Surat Edaran/Surat Keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses intemalisasi. Pemicu untuk proses ini adalah dengan menerapkan "learning by doing". Fitur-fitur yang terdapat pada fungsi Learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu, melalui pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge para pegawai.
Untuk dapat menerapkan KM ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas (memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan) dan teknologi informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya dalam berbagi knowledge.
4.6.5 Knowledge Management System
Untuk merancang KMS yang dapat membantu sekolah untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu sebagai berikut.
1. Manusia, sekolah telah menunjuk/memperkerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola KMS dengan cara mendorong para guru untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.
3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya KMS yang efektif.
4. Content (isi), telah dirancang content dari KMS yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan guru untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya melalui Enterprise Knowledge Portal.
Pada Gambar 4.6 dapat dilihat elemen KMS.
Gambar 4.6 Elemen KMS.
Admin/Manajer Mengelola data dan
memelihara data Mengelola user Backup data dan
restore data.
Siswa
Melihat data/bahan belajar Mencetak data tersebut. Server/Client DBMS Manusia KM System Content Teknologi Proses 1. Knowledge Manager/ Document Control 2. Guru. 1. Knowledge Gap 2. Database 1. Aturan Penunjang
KMS 1. Infrastuktur yang diperlukan 2. Prioritas Kebutuhan User
pada Fitur-fitur KM Guru Melihat knowledge Memasukkan knowledge Mencetak knowledge Mengubah knowledge
Untuk diagram blok sistem yang dibangun dapat dilihat pada Gambar 4.7. Jelas tergambar keberadaan dan tugas dari masing-masing elemen sistem serta peran siswa yang hanya dapat membaca dan mencetak bahan pelajaran.
4.7 Mengembangkan KMS
Sesuai dengan hasil pada pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna, maka yang dikembangkan pertama kali adalah Content management dengan keempat fiturnya serta Enterprise portal dengan fitur search (lihat Tabel 4.12 dan LAMPIRAN H). Juga diputuskan untuk menggunakan software yang bersifat freeware yang memenuhi persyaratan dimaksud, untuk itu berdasarkan software untuk Content management yang bersifat freware dan tersedia, maka digunakan mamboCMS. MamboCMS adalah sebuah Content Management System (CMS). CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan kemampuan nonteknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola dan mem-publish sejumlah isi website, seperti teks, gambar, animasi, suara dan lain-lain dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat terlihat sesuai keinginan. MamboCMS mampu menyederhanakan pembuatan isi dan tampilan website. MamboCMS juga dapat diubah atau ditambah sesuai keinginan tapi bukan itu tujuannya melainkan untuk membuat situs yang tampak lebih profesional, dapat digunakan mulai dari situs pribadi, organisasi nirlaba sampai perusahaan besar.
Menu utama yang terdapat pada mamboCMS adalah sebagai berikut. • Home.
Adalah tampilan awal dari mamboCMS sebagai tempat menunjukan fasiltas apa yang terdapat pada web.
• News.
Berisi informasi terkini. Juga dapat digunakan untuk menampilkan ide-ide baru.
• Blog.
• Links.
Sambungan langsung ke alamat experts. • Contact Us.
Untuk melakukan hubungan dengan administrator. • Search
Fasilitas untuk melakukan pencarian. • FAQ’s
Berisi pertanyaan dan jawaban yang umumnya muncul di antara anggota.
Gambar 4.8 Tampilan website KM.
Pada Gambar 4.8 dapat dilihat tampilan awal website KM SMKN 1 Kotabaru, yang dibangun dengan menggunakan mamboCMS. Sesuai dengan sifatnya yang freeware dan open source, maka dapat dilakukan penambahan dan penyempurnaan menu ataupun tampilannya sesuai dengan yang diharapkan.
4.8 Menyebarkan KMS
Sesuai dengan rencana pengembangan yang telah dilakukan, maka penyebaran sistem ini dilakukan melalui intranet dan langkah-langkah yang merupakan proses
Berdasarkan hasil analisa dengan mempertimbangkan model SECI dapat disusun sebuah proses general untuk menjalankan KMS yang baik adalah sebagai berikut.
• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu knowledge yang akan diajarkannya dengan cara mencari knowledge tersebut pada database.
• Apabila knowledge tersebut tidak terdapat pada database, maka guru tersebut harus menghubungi experts, untuk kemudian berdiskusi.
• Hasil dari diskusi tersebut kemudian didokumentasikan untuk kemudian dipublikasikan di database KM.
• Pada saat pelaksanaan kegiatan belajar mengajar, guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan yang terjadi dan solusi dari permasalahan tersebut.
• Pada saat kegiatan belajar mengajar telah selesai, maka guru tersebut wajib membuat lesson learned. Kemudian dipresentasikan dihadapan rekan-rekannya dan diserahkan ke document control untuk dipublikasikan di database KM agar dapat menjadi referensi kegiatan belajar mengajar selanjutnya.
Produktifitas guru meningkat, dengan adanya langkah-langkah knowledge sharing tersebut diatas.
4.9 Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward
Faktor budaya memegang peran yang sangat penting di dalam mendukung proses penciptaan knowledge organisasi dan keberhasilan KM di SMKN 1 Kotabaru. Berbagi knowledge berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya knowledge bagi organisasi, bersama-sama ingin membangun knowledge organisasi, serta rela membagi ilmunya dengan anggota lain, oleh karena itu untuk membangun budaya knowledge sharing di dalam diri SDM SMKN 1 Kotabaru, maka strategi yang dapat ditempuh yaitu sebagai berikut.
• Merumuskan budaya knowledge sharing SMKN 1 Kotabaru, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge kepada semua pegawai.
• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1 Kotabaru, terlepas dari kedudukan, kecerdasan, dan kinerjanya.
• Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktivitas berbagi dan memanfaatkan knowledge. Pegawai yang banyak melakukan aktivitas berbagi knowledge melalui kegiatan yang ada di sekolah (aktif dalam membentuk kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan sekolah, menjadi pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi guru dalam berbagi knowledge.
• Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran tingkatan kelas mengajar, dilakukan secara teratur sesuai dengan perencanaan karir guru tersebut, yang memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge.
• Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagi knowledge. SMKN 1 Kotabaru dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi knowledge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas Collaboration, Content management, Learning maka guru akan lebih mudah mengakses informasi dan knowledge, bertukar informasi dan knowledge melalui diskusi suatu topik secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowledge akan tumbuh dengan sendirinya di SMKN 1 Kotabaru.
• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.
4.10 Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran
Dalam melakukan evaluasi dan pengukuran KMS dapat menggunakan berbagai cara, diantaranya dengan menggunakan Balance Score Card (BSC) yang dikembangkan oleh Steven Kaplan. Ini dapat dilakukan jika sistem telah dijalankan selama periode tertentu.
4.10.1 Pengujian Software mamboCMS
Untuk memperoleh kevalidan dari software yang telah dipilih, maka perlu diadakan pengujian. Pengujian merupakan tahapan penting yang dapat mewujudkan dalam
Secara umum pengujian software dapat dilakukan secara bertahap, yaitu sejak programer merancang software sampai selesai program tersebut dibuat, dan kemudian mengimplementasikan di dalam sistem.
4.10.1.1 Konfigurasi Perlengkapan untuk Pengujian
Komputer yang digunakan untuk pengujian software menggunakan Laptop Benq dengan spesifikasi Processor Intel Centrino 1,5 MHz, Memori DDRAM 512 MB. Harddisk 30GB HDD 720 rpm, Operating System Microsoft Windows Xp profesional, PHP Triad 2.1.1.
Pengujian dilakukan pada tingkat aplikasi client individual dengan cara yang tak terhubung, yaitu tidak memperhatikan pengoperasian server.
4.10.1.2 Strategi Pengujian
Strategi pengujian software adalah langkah-langkah apa saja yang harus dipenuhi dalam rangka melakukan pengujian software. Untuk mengawali strategi pengujian software, dapat dilaksanakan dengan pembuatan tabel-tabel pengujian yang berisi beberapa komponen sebagai aspek yang akan diuji. Realisasi tabel ini memuat tentang cara pengujian, kriteria yang diharapkan, hasil uji dan keterangan, sedangkan pengujian software yang baik adalah yang dapat mencari kesalahan yang ada dalam software tersebut.
Secara garis besarnya, strategi pengujian software dapat dilaksanakan sebagai berikut.
a. Membuka layar sistem.
b. Memasukkan data ke dalam sistem. c. Memberikan perintah pada sistem.
d. Melihat keluaran yang dapat diberikan oleh sistem.
Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk menguji apakah software yang dimaksud dapat mengolah data dan memberikan keluaran yang diinginkan.
