1
PEMBUATAN BLUEPRINT TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENGINTEGRASIKAN SISTEM INFORMASI DI PERGURUAN TINGGI
(Studi Kasus : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya) Andi Rosandi (097006259)(1) , Aradea(2), Husni Mubarok(3)
Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya
Email : (1)andi.rosandi@student.unsil.ac.id, (2)naradipa@yahoo.com, (3)unie2k@gmail.com
ABSTRAK
Blueprint IT merupakan sebuah perencanaan arsitektur enterprise untuk menerapkan teknologi
informasi ke dalam sebuah enterprise secara tepat dan efisien. Salah satu tujuan dari penerapan arsitektur
enterprise adalah menciptakan keselarasan antara fungsi bisnis dan teknologi informasi bagi kebutuhan enterprise. Namun dalam penerapannya terkadang kurang memiliki koordinasi yang jelas antar bisnis unit
serta antar fungsi-fungsinya karena berbagai macam kepentingan,sehingga mengakibatkan integritas data yang tidak maksimal dan sistem informasi yang dikembangkan tidak maksimal. Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah arsitektur enterprise untuk STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya, yang berupa blueprint IT yang nantinya bisa dijadikan oleh enterprise untuk mencapai visi dan misinya.Perencanaan tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi EAP (Enterprise Architecture Planning). Cara yang digunakan adalah melalui proses pendefinisian arsitektur enterprise yang berupa arsitektur data, arsitektur aplikasi , arsitektur teknologi, arsitektur bisnis, serta arsitektur integrasi. Setelah seluruh arsitektur enterprise tersebut didefinisikan, dalam makalah ini juga dibuat rencana implementasi yang merupakan rencana penerapan arsitektur enterprise dimasa yang akan datang.
Kata kunci : Blueprint IT, Arsitektur enterprise, STIKes Muhammadiyah, EAP.
ABSTRACT
Blueprint IT is an enterprise architecture planning to implement the information technology accurately and efficiently into an enterprise. One of the purposes of the application of enterprise architecture is to create alignment between business functions and information technology for enterprise needs. But in practice sometimes less of coordination correctly between business units and among of all functions because its have any variety of interests, so it resulting in a less data integrity and informations system developed was not optimal. This research aims to create an enterprise architecture for STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya, in the form of blueprint IT that will be used by the enterprise to achieve its vision and mission. The planning is done by utilizing the EAP (Enterprise Architecture Planning) methodology. This method used is through the process of defining an enterprise architecture includes of data architecture, application architecture, technology architecture, business architecture, and integration architecture.After all the part of enterprise architecture is defined, in this paper also made roadmap for implementation plan which is a plan for the implementation of enterprise architecture in the future
Keywords : Blueprint IT, architecture enterprise, EAP, roadmap, information system
I. Pendahuluan
Teknologi Informasi (TI) telah menjadi
komponen penting di dalam enterprise untuk membantu pelaksanaan proses bisnis. Tetapi, keberadaan TI sendiri akan menimbulkan masalah baru jika pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras/lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman demikian hanya akan menciptakan permasalahan-permasalahan berupa redundansi data, aplikasi, infrastruktur dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan perkembangan teknologi. STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya membutuhkan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung fungsi bisnis dan strategi bisnis.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dilakukan penelitian dengan pembahasan pembuatan
blueprint teknologi informasi untuk mengintegrasikan sistem informasi di perguruan tinggi (studi kasus : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya).
Adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah:
1. Domain penelitian yang dijadikan pembahasan kasus adalah Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya.
2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Enterprise Architecture Planning(EAP) yang berdasarkan pada Zachman Framework. 3. Penelitian Enterprise Architecture Planning
berupa konsep pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi serta arsitektur integrasi.
2
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian
yang dilakukan adalah merancang enterprise
architecture planning sebagai cetak biru untuk data,
aplikasi dan teknologi serta arsitektur integrasi. Cetak biru tersebut dapat digunakan sebagai landasan pengembangan sistem informasi yang lebih baik dalam mendukung business process perguruan tinggi. II. Landasan Teori
A. Enterprise Architecture Planning (EAP) Menurut Surendro (2009) EAP membangun dua lapisan teratas dari Zachman Framework, yaitu perspektif perencana dan perspektif pemilik. Sedangkan aspek yang dibahasnya hanya meliputi data, fungsi, dan jaringan dari arsitektur sistem informasi. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP (Surendro, 2009) 1. Inisiasi Perencanaan
Tahap ini bertujuan untuk membuat suatu kerangka pengerjaan EAP yang mencakup waktu, pendefinsian visi dan misi, komitmen, tim perencana dan sumber daya yang efektif dan efisien.
2. Pemodelan Bisnis
Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis, tujuannya untuk memberikan kerangka bagi identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis. Pemodelan dilakukan dengan menggunakan
Value Chain atau Analisis Rantai Nilai. Untuk
melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya yang digunakan dalam Business System Planning seperti pada gambar berikut:
Gambar 2. Model Siklus Hidup Sumber Daya: Aktivitas dan Jenis Data (Surendro, 2009)
Analisis rantai nilai dideskripsikan dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 3. Model Rantai Nilai Porter’s 3. Sistem dan Teknologi Saat Ini
Sistem dan teknologi saat ini mendefinisikan sistem aplikasi dan platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini.
4. Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, dan Arsitektur Teknologi.
a. Arsitektur Data mendefinisikan jenis-jenis data utama yang diperlukan untuk mendukung kelangsungan bisnis.
b. Arsitektur Aplikasi mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
c. Arsitektur Teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan
suatu lingkungan teknologi agar aplikasi
pengelola data dan pendukung fungsi bisnis dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
5. Rencana Implementasi/Migrasi.
Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya/manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward sebagai berikut: Aplikasi yang kritikal untuk keberlanjutan strategi bisnis di masa depan Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai kesuksesan di masa depan
Aplikasi yang pada saat ini digunakan enterprise untuk
kesuksesan
Aplikasi yang berharga tapi tidak
kritikal untuk kesuksesan STRATEGIS BERPOTENSI TINGGI
OPERASIONAL
KUNCI PENDUKUNG
Gambar 4. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi III. Metodologi
A. Inisiasi Perencanaan 1. Ruang Lingkup
3
STIKes Muhammadiyah membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi yang dapat menunjang berbagai fungsi bisnisnya. Selain menentukan ruang lingkup, dalam tahap ini juga didefinisikan visi, misi dan tujuan dari STIKes Muhammadiyah, komitmen dari pihak STIKes Mutas, pembuatan rencana kerja, serta persiapan sumber daya.
B. Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Fungsi Bisnis a. Analisis Rantai Nilai
Analisis ini memberikan kerangka untuk identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 5. Analisis Rantai Nilai
Dari hasil analisis dengan Value Chain dapat diidentifikasi proses-proses bisnis yang berjalan di
STIKes Muhammadiyah yaitu Penerimaan
mahasiswa baru, proses akademik, Pengelolaan wisuda, Pengelolaan bursa Kerja tenaga kesehatan, Pelacakan alumni, Pendataan peserta kegiatan AIK, Kegiatan AIK, Realisasi kegiatan AIK, Monitoring Kegiatan AIK, Pengelolaan keuangan, Pengelolaan kepegawaian dan Perlengkapan dan umum.
b. Siklus hidup sumber daya dan produk
Analisis siklus hidup sumber daya dan produk digunakan untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi yang terjadi dari kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan disposisi.
C. Sistem dan Teknologi Saat Ini
Berdasarkan hasil pemetaaan silang fungsi bisnis dengan organisasi, hasil observasi enterprise dan
hasil wawancara dengan staf laboratorium,
didapatkan kesimpulan bahwa di STIKes
Muhammadiyah tidak terdapat aplikasi bisnis yang dapat menunjang kegiatan bisnis yang berjalan. Semua aktivitas 100 % masih menggunakan cara manual atau belum memnggunakan aplikasi yang spesifik. Pengolahan data hanya menggunakan Microsoft Office 2007.
D. Arsitektur Data
Entitas data didefinisikan berdasarkan entitas bisnis pada analisis rantai nilai. Diperoleh 56 kandidat entitas data yang terdiri dari 52 entitas berasal dari entitas bisnis yang berjalan dan 4 entitas
data berasal dari fungsi bisnis yang
direkomendasikan.
Tabel 1. Daftar Kandidat Data
Penerimaan Mahasiswa Baru Proses Akademik
o Entitas Panitia SIPENSIMARU o Entitas jadwal SIPENSIMARU o Entitas Jenis_bayar
o Entitas Calon Mahasiswa Baru o Entitas Ujian
o Entitas Mahasiswa o Entitas Hasil o Entitas Pembayaran
o Entitas kurikulum o Entitas kalender Akademik o Entitas Registrasi o Entitas Dosen o Entitas Prodi
o Entitas Mata Kuliah o Entitas Jadwal Kuliah o Entitas Absensi Mahasiswa
Pelepasan Mahasiswa Pengelolaan Kepegawaian
o Entitas Panitia Wisuda o Entitas Jadwal Wisuda o Entitas Peserta Wisuda o Entitas Pembayaran Wisuda o Entitas Transkip Nilai o Entitas ijazah
o Entitas Calon Pegawai o Entitas Pegawai o Entitas Unit Kerja o Entitas Jabatan Struktural o Entitas Sertifikasi Dosen o Entitas Absensi Pegawai
Sarana Prasarana dan Umum Pengelolaan Keuangan
o Entitas Barang o Entitas Kategori Barang o Entitas Gedung o Entitas Ruangan o Entitas fasilitas kampus o Entitas Asrama o Entitas Penghuni Asrama o Entitas Labkom
o Entitas Anggaran o Entitas Pengajuan Anggaran o Entitas Pengesahan o Entitas Pendapatan o Entitas Dana Transitoris o Entitas Gaji dan Honor o Entitas Biaya Pendidikan o Entitas Monitoring
Unit IT
Kegiatan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan
o Entitas Riset o Entitas instruktur o Entitas Praktikum
o Entitas Jadwal Praktikum
o Entitas Pembimbing o Entitas Jadwal Kegiatan AIK o EntitasAbsensi Kegiatan o EntitasKegiatan AIK
Publikasi Hasil Kegiatan AIK Bursa Kerja
o Entitas Sertifikat o Entitas Pendaftar Bursa Kerja o Entitas Instansi
Pelacakan Alumni
o Entitas Alumni
Setelah entitas data dan proses bisnis terdefinisi, suatu matriks dapat digunakan untuk melihat hubungan antara data dan proses tersebut. Hal ini dilakukan untuk menetapkan proses mana yang membuat data, yang berhak mengubahnya, atau yang hanya bisa menggunakannya saja. Matriks tersebut bisa dilihat pada gambar 7 dan gambar 8.
E. Arsitektur Aplikasi
Berdasarkan hasil identifikasi dari proses bisnis yang berlangsung di STIKes Muhammadiyah, maka dihasilkan 55 kandidat aplikasi yang dapat dijadikan acuan untuk dibangun untuk menunjang sistem informasi yang akan dibangun. Aplikasi-aplikasi tersebut dapat dilihat pada analisis portofolio pada
4
bagian aplikasi yang termasuk kategori strategis dan operasional kunci.
IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis GAP Data
Berdasarkan analisis gap data untuk fungsi bisnis pada enterprise STIKes Muhammadiyah, dapat teridentifikasi dari analisis value chain diperoleh 56 entitas data. Dari 56 entitas data tersebut 100% entitas dilakukan pengembangan baru. Kemudian setelah dilakukan pemodelan dengan ERD, dari jumlah 56 entitas data yang terdefinisi
sebelumnya, apabila diimplementasikan untuk
kebutuhan pembangunan basis data, maka selain 56 entitas yang menjadi tabel, terdapat beberapa tambahan tabel hasil dari pemetaan kardinalitas. Sehingga total tabel yang terbentuk menjadi 60 tabel. B. Analisis GAP Aplikasi
Dari hasil analisis Gap aplikasi di STIKes Muhammadiyah didapat 55 kandidat aplikasi yang perlu untuk n dibangun, dan dari 55 kandidat aplikasi tersebut 100% aplikasi termasuk dalam kategori pengembangan baru.
C. Arsitektur Teknologi
1. Konseptual Jaringan Enterprise
Gambar 6. Konseptual Jaringan enterprise VLAN merupakan suatu model jaringan yang tidak terbatas pada lokasi fisik seperti LAN , hal ini mengakibatkan suatu network dapat dikonfigurasi secara virtual tanpa harus menuruti lokasi fisik peralatan. Pada bagian server diusulkan untuk
menggunakan mekanisme Demilitarized Zone
(DMZ) server.
Backbone kampus yang diusulkan dalam
penelitian ini yaitu menggunakan jaringan Fiber
Optic (FO) atau menggunakan jaringan kabel
(wired).
2. Arsitektur Integrasi Layanan
Konsep arsitektur yang diusulkan yaitu konsep
yang berbasis layanan (service-oriented
architecture/SOA), yaitu pendekatan untuk memenuhi kebutuhan perubahan bisnis, mengubah semua aspek fisik, aset aplikasi bisnis kedalam tampilan format standar, logis dan disajikan secara holistic dan konseptual dengan cara yang dapat
dimengerti pengguna. SOA menghubungkan
resources sesuai dengan permintaan, membangun
suatu aplikasi komposit yang menggabungkan layanan otonom dengan interface standar, sehingga aplikasi ini dapat merepresentasikan proses bisnis. Lihat gambar 9.
D. Rencana Implementasi 1. Analisis Portofolio
Tabel 3. Analisis Portofolio Aplikasi
Strategis Berpotensi Tinggi
1. Aplikasi Panitia SIPENSIMARU 2. Aplikasi Promosi SIPENSIMARU 3. Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru 4. Aplikasi Pencetakan Kartu Ujian 5. Aplikasi Pembayaran Mahasiswa Baru 6. Aplikasi Pengelolaan SIPENSIMARU 7. Aplikasi Daftar Ulang Mahasiswa Baru 8. Aplikasi Pencetakan KTM 9. Aplikasi Pelaporan SIPENSIMARU 10. Aplikasi Manajemen Kurikulum 11. Aplikasi Kalender Akademik 12. Aplikasi Perwalian
13. Aplikasi Perubahan Rencana Studi 14. Aplikasi Pengelolaan Kuliah 15. Aplikasi Pengelolaan Absensi 16. Aplikasi Pengelolaan Ujian 17. Aplikasi Pembuat Kartu Ujian 18. Aplikasi Pengelola Nilai 19. Aplikasi Pelaporan Akademik 20. Aplikasi Pendaftaran Wisuda 21. Aplikasi Penjadwalan Wisuda 22. Aplikasi Pencetak Transkip Nilai 23. Aplikasi Pembuat Ijazah 24. Aplikasi Pengelola Data Wisuda 25. Aplikasi Pelaporan Wisuda 26. Aplikasi Pendaftaran Kegiatan AIK 27. Aplikasi Pengelola AIK 28. Aplikasi Penjadwalan Kegiatan AIK 29. Aplikasi Absensi AIK
30. Aplikasi Pencetakan Sertifikat AIK
1. Aplikasi SIPENSIMARU Berbasis Mobile
2. Aplikasi Perwalian Berbasis Mobile 3. Aplikasi Pembayaran dengan SMS
Banking
Operational Kunci Pendukung
1. Aplikasi Penyusunan Anggaran 2. Aplikasi Pengajuan Anggaran 3. Aplikasi Pengelolaan Anggaran 4. Aplikasi Pelaporan Anggaran 5. Aplikasi Pengeluaran Keuangan 6. Aplikasi Pembayaran Gaji dan Honor 7. Aplikasi pengelolaan Dana Transitorist 8. Aplikasi Pembayaran SPP Mahasiswa 9. Aplikasi Pembayaran Pendaftaran
SIPENSIMARU 10. Aplikasi Pembayaran Wisuda 11. Aplikasi Pelaporan Keuangan
Mahasiswa
12. Aplikasi Promosi Pegawai 13. Aplikasi Pengelolaan Kelengkapan
Pegawai
14. Aplikasi Absensi Pegawai 15. Aplikasi Pengelola Data Pegawai 16. Aplikasi Pelaporan Kepegawaian 17. Aplikasi Pengajuan ATK / barang 18. Aplikasi Pengelolaan Inventarisasi 19. Aplikasi Pelaporan Sarana dan
Prasarana
20. Aplikasi Pendistribusian Ruangan 21. Aplikasi Absensi Penghuni Asrama 22. Aplikasi Pengelolaan Jadwal
Penggunaan Lab
23. Aplikasi Pengelolaan Aset Sistem Informasi
24. Pelaporan Pengelolaan Aktivitas Lab 25. Aplikasi Pengelolaan Riset
1. Aplikasi e-learning 2. Aplikasi e-library
3. Aplikasi Absensi Sidik Jari (Finger Print)
4. Aplikasi Simulasi Penanganan Kesehatan
5
Gambar 7. Matriks Proses Vs Data (Pengelompokan kelas data)
Gambar 8. Matriks Proses Bisnis Beserta Aliran Data
6
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan
Kesimpulan yang diperoleh dari keseluruhan pembahasan adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap keadaan sistem dan teknologi saat ini di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Tasikmalaya,
didapat kesimpulan bahwa di STIKes
Muhammadiyah Tasikmalaya belum terdapat sistem dan teknologi yang digunakan dalam menunjang berbagai proses bisnis yang berjalan di
enterprise.
2. Sesuai dengan analisis rantai nilai (Value Chain), diperoleh tiga belas (13) fungsi bisnis yang terdapat di STIKes Muhammadiyah Tasikmalaya. Fungsi – fungsi bisnis tersebut yaitu : Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik, Pengelolaan Wisuda, Pengelolaan Bursa Kerja Kesehatan,
Tracer Study, Pendataan Peserta kegiatan Al-Islam
dan Kemuhammadiyahan, Kegiatan AIK,
Pengelolaan Publikasi Hasil Kegiatan AIK, Realisasi AIK, Monitoring Kegiatan, Pengelolaan
Keuangan, Pengelolaan Kepegawaian,
Perlengkapan dan Umum.
3. Pada pendefinisian Arsitektur data yang diperoleh hasil berupa 56 kandidat entitas data yang terdefinisi. Dari 56 entitas data tersebut, 100% dilakukan pengembangan baru.
4. Pada pendefinisian arsitektur aplikasi di STIKes Muhammadiyah, diperoleh hasil yaitu 55 kandidat aplikasi yang perlu dibangun untuk menunjang proses-prose bisnis pada enterprise. Dari 55 aplikasi tersebut, 100% dilakukan pengembangan baru.
5. Pembangunan arsitektur teknologi yang diusulkan untuk STIKes Muhammadiyah yaitu menggunakan konsep VLAN, dengan menggunakan 5 buah
server dengan konsep Demiliterized Zone Server,
dan mengusulkan untuk menggunakan media transmisi berupa fiber optic. Hal ini diusulkan karena sangat cocok dengan kondisi geografis dan luas STIKes.
B. Saran
Beberapa saran yang bisa disampaikan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Hasil penelitian ini yang merupakan rancangan konseptual berupa pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, arsitektur integrasi dan rencana
implementasi ini, dapat digunakan untuk
perencanaan sistem lebih lanjut dengan
menurunkan semua desain konseptual yang dihasilkan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan baik.
2. Implementasi Perencanaan Arsitektur Enterprise tidak akan berhasil jika faktor sukses penerapan tidak dipertimbangkan, dalam hal ini semua unsur yang terlibat dalam perencanaan dan implementasi, terutama pada level manajemen harus peduli dan menyadari pentingnya sebuah
alur dalam implementasi sistem informasi
enterprise.
VI. Daftar Pustaka
Aradea, 2007. Diktat Kuliah Konsep dan
Perancangan Basis Data. Tasikmalaya : Fakultas
Teknik Universitas Siliwangi
Hadianto, H.R. 2012. Pemodelan Architecture
Enterprise Untuk Integrasi Fungsi Akademik dan
Keuangan Menggunakan Enterprise Architecture
Planning (Studi Kasus : Universitas Siliwangi
Tasikmalaya). Skripsi, Tidak di terbitkan.
Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya.
Jurusan Teknik Informatika. 2013. Panduan Kerja
Praktek dan Tugas Akhir v3. Tasikmalaya : Fakultas
Teknik Universitas Siliwangi.
Khairina, D.M. 2012. Enterprise Architecture
Planning Untuk Pengembangan Sistem Informasi
Perguruan Tinggi. Tesis, Tidak diterbitkan. Semarang Spewak, Steven H. 1992. Enterprise Architecture
Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology. John Wiley & Sons,
Inc. New York.
Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana
Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika.
Surendro, Kridanto. 2009. Pemanfaatan Enterprise
Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis
