BAB II LANDASAN TEORI

(1)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Pengembangan Sistem

2.1.1 Konsep Dasar Sistem

Secara umum sistem adalah kumpulan objek atau elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan . Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.1.2 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Jogiyanto,2005).

Dalam pencapaian tujuan, sistem memiliki elemen – elemen atau bisa juga disebut juga sebagai subsistem . Subsistem ini tidak dapat berdiri sendiri. diperlukan adanya interaksi dan kerjasama antara setiap elemen- elemen atau subsistem agar tercapainya tujuan yang diinginkan.

Sistem dapat diartikan sebagai serangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. ( Bonnie Marion, 2008).

2.1.3 Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem memiliki sifat-sifat tertentu yaitu memiliki komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubungan, masukan, keluaran, pengolahan, sasaran dan tujuan. (Jogiyanto, 2005).

2.1.4 Definisi Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem informasi disebut proses pengembangan sistem (System

Development). Pengembangan sistem yaitu menyusun sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau perbaikan sistem yang telah ada dengan harapan bahwa sistem yang baru dapat mengatasi sistem yang lama. (Mcleod, 2006).Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

(2)

- Performance (kinerja), yaitu terjadi peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja)

sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.

- Throughput, yaitu jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.

- Control (Pengendalian), yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.

- Service (Pelayanan), yaitu bagaimana peningkatan terhadap pelayanan yang

diberikan oleh sistem.

2.2 Penelitian Sebelumnya

Pada penelitian sebelumnya, penulis akan membandingkan juga mengambil kesimpulan dari 4 judul skripsi yang sesuai dengan penelitian saat ini, yaitu sebagai berikut :

1. Sistem Pengelolaan Data Barang Pada Toko Obat Herbal Klinik Sehat Cabang Serpong Menggunakan PHP Dan MySQL

Bentuk Karya Ilmiah : Skripsi

Tahun : 2013

Abstrak :

Kata Kunci : Pengelolaan barang, pengembangan aplikasi, php dan mysql Perbedaan dengan Usulan Saya :

Toko Obat Herbal Klinik Sehat Cabang Serpong adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan Obat Herbal. Dengan semakin bertambahnya jumlah barang dagangan muncul permasalahan yaitu kesulitan untuk mendapatkan informasi pengelolaan barang yang cepat, tepat dan akurat. Tujuan dari perancangan aplikasi ini adalah merancang sistem dan aplikasi Database sistem pengelolaan data barang yang tepat, agar dapat mengetahui masuk dan keluarnya barang. Penulisan Skripsi ini menggunakan metode pengembangan sistem SDLC (Sistem Development Life Cycle). Analisis yang dilakukan adalah menganalisa sistem yang berjalan dengan Wawancara dan Observasi. Metode yang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan alat pemodelan berupa Flow Map ( Bagan Alir Dokumen ), DFD (Data Flow

Diagram), Kamus data (data dictionary) Sedangkan alat pengembangan aplikasi Database menggunakan MySQL dan bahasa pemograman PHP. Pengujian aplikasi dengan metode Blackbox, hasil pengujiaannya data barang, data pemasukkan barang, data pengeluaran barang dan data pemesanan barang dapat tersimpan kedalam Database dan terkoneksi dengan baik. aplikasi ini dapat mengirimkan data stok minimal dan kadaluarsa via sms. Aplikasi ini bermanfaat untuk membantu memecahkan beberapa masalah yang timbul selama menggunakan sistem manual serta menunjang kinerja toko.

(3)

2. Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Karyawan PT Adis Dimension FootWear

Tahun : 2013

Abstrak :

Kata Kunci : Sistem Informasi, Koperasi, Simpan Pinjam. Perbedaan Dengan Usulan Saya :

Perbedaannya adalah sistem yang diusulkan oleh penulis hampir sama dengan abstrak diatas namun yang membedakan hanyalah sistem pengelolaan kotak arsip saja yang beda dengan sistem pengelolaan barang obat dari took obat herbal. Dari Bahasa pemprograman nya pun sama dengan memakai PHP MySQL.

Koperasi karyawan PT. Adis Dimension Footwear adalah sebuah organisasi yang didirikan untuk membantu meningkatkan kesejahteraan anggota koperasi dan karyawan PT. Adis

Dimension Footwear. Koperasi ini melayani simpan pinjam bagi para anggotanya. Dalam hal pengelolaan, koperasi ini tidak jauh berbeda dengan usaha lainnya. Tetapi dalam koperasi ini pelayanan informasi transaksi yang sekarang berjalan masih dilakukan secara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi simpan pinjam, pembayaran angsuran, dan

pengolahan data anggota. Dimana pada proses manual tersebut sering terjadi salah pencatatan, arsip data yang sulit dicari dan lain sebagainya. Karena hal – hal tersebut maka koperasi ini dituntut untuk dikelola dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini sekaligus untuk meningkatkan kinerja koperasi khususnya pada informasi transaksi dari manual ke terkomputerisasi. Sehingga di dalam pengolahan data tidak akan ada data yang rangkap dan dapat mempermudah

penyajian data transaksi yang ada. Oleh karena itu data – data yang ada kemudian diolah menjadi sistem informasi berbasis web menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MySQL. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baru ini diharapkan dapat mengatasi kendala – kendala yang ada pada sistem yang lama. Sehingga nantinya data dapat diolah dengan lebih cepat dan mengurangi kesalahan. Dan hal ini akan semakin meningkatkan kinerja koperasi dan memajukan koperasi itu sendiri.

Pada Unit Record Management pun membutuhkan sistem yang baru khususnya

pengolahan data kotak arsip yang dapat mengatasi dan memudahkan unit record management dalam mengelola kotak arsip agar meningkatkan kinerja terutama proses peminjaman kotak arsip.

(4)

3. Sistem Pengelolaan Kinerja Sumber Daya Manusia Berbasis Web PT Indi Jaya Bentuk Karya Ilmiah : Skripsi

Tahun : 2013

Abstrak :

Kata Kunci : Pengelolaan, SDM, Penilaian Kinerja Perbedaan Dengan Usulan Saya :

4. Perancangan Sistem Pengelolaan Barang DOA (Death On Arrival) Pada Retail

Box Berbasis Web

Tahun : 2013

Abstrak :

Sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan, yang menjadi acuan dan kekuatan bagi suatu organisasi dan menjadi salah satu kunci sukses penunjang keberhasilan perusahaan. Selama ini pengelolaan kinerja SDM pada PT. Indi Jaya Motor masih bersifat manual baik dalam proses penilaian, pelatihan, maupun laporan bulanan. Dengan demikian melalui tugas akhir ini akan dibuat suatu sistem pengelolaan kinerja SDM yang mampu mengatasi hal tersebut. Pengukuran kinerja ini dapat digunakan sebagai tolak ukur kontribusi kinerja sistem sumber daya manusia pada strategi perusahaan, dan hasil pengukuran yang memudahkan pihak manajemen melakukan perencanaan, pengendalian maupun dalam membuat laporan-laporan yang dibutuhkan. Hasil penelitian yang didapat akan digunakan untuk membangun sebuah sistem pengelolaan berbasis web dengan menggunakan bahasa

pemograman PHP dan database MySQL. Hasil yang diharapkan dari sistem ini dapat membantu manager dalam menilai kinerja karyawan, serta bertujuan untuk memotivasi karyawan agar bekerja lebih baik, selain itu penilaian kinerja juga dapat dipakai sebagai acuan untuk

pengembangan karir karyawan yang tepat sehingga dapat menyeimbangkan antara kebutuhan karyawan dan kepentingan perusahaan.

Dengan Mengembangkan Sistem aplikasi yang penulis ajukan, Unit record Management dapat leluasa menggunakan sistem yang baru sehingga proses dalam mengelola kotak arsip menjadi lebih tertata rapi dan mengurangi kendala-kendala yang sebelumnya pernah terjadi.

(5)

Kata Kunci : Pengelolaan retur barang, Sistem Pengelolaan, Aplikasi Web Perbedaan Dengan Usulan Saya :

2.3 Konsep Dasar Manajemen Kearsipan

2.3.1 Pengertian Manajemen Kearsipan

Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal dengan manajemen. Bantuan data dan informasi yang benar dapat dihasilkan secara efektif dan efisien. Menurut Amsyah (2003:9) pengertian manajemen adalah para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

2.3.2 Pengertian Arsip Dan Pengelolaan Arsip

Arsip berasal dari Bahasa asing, orang yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut Bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti :



Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.



Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.



bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Perancangan sistem pengelolaan barang DOA dilakukan untuk memudahkan proses kerja di retail iBox dan memudahkan gudang dan PIC produk untuk mengetahui informasi tentang produk DOA atau produk cacat. Perancangan sistem yang dibuat berbasis web, yang meliputi proses permintaan order barang, penyerahan barang DOA, proses DOA, sampai dengan proses pembuatan laporan. Metode dalam merancang sistem pengelolaan barang DOA dengan menggunakan metode waterfall yaitu requirement definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing, dan operation and maintenance. Sedangkan dalam perancangan sistem pengelolaan ini dengan menggunakan perangkat lunak UML dan MySql. Hasil perancangan sistem pengelolaan barang DOA dapat membantu proses pengelolaan barang DOA yaitu dengan mengubah cara penukaran barang DOA yang masih dilakukan secara manual, maka sekarang dapat dilakukan secara

terkomputerisasi.

Dengan Mengembangkan Sistem diperlukan sebuah metode yaitu metode waterfall, dengan metode ini penulis dapat meneliti, menganalisa serta menguji hasil pengembangan sistem pengelolaan kotak arsip berbasis website yang dapat mengubah yang sebelumnya tidak terintegrasi dan saat ini dapat terkomputerisasi dengan baik.

(6)

Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagai istilah Bahasa Indonesia, mempunyai arti :

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat.

2. Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kwintansi dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan.

Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Pengertian arsip pada kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian seperti naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan. Dan juga kearsipan dapat dimaksudkan sebagai tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok meliputi :

a). Penyimpanan (storing) b). Penempatan (Placing)

c). Penemuan kembali ( Finding)

Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan. karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam Bahasa inggris disebut record.

Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagi kantor. Arsip statis ini dalam Bahasa inggris disebut archieve.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut :



Menyiangi Arsip

Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip seperti ; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas, plastis-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diberkaskan dengan baik.

(7)



Memilah Arsip

Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan unit kerja pencipta arsip.

 Menyatukan berkas

Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tunggal.

 Memasukkan berkas kedalam folder arsip

folder adalah map arsip yang mempunyai tab dan ditulis sebuah judul / nama berkas. folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

 Mencatat / membuat daftar arsip

berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam daftar arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa kelompok arsip. Daftar arsip aktif, daftar arsip ini aktif atau daftar arsip yang diserahkan.

 Menata Arsip pada lemari atau rak arsip

berkas-berkas yang telah menyatu disimpan dan ditata dalam lemari arsip/filing kabinet yang dapat menyimpan folder dengan posisi tergantung dalam kotak / laci arsip. Posisi folder disusun berurutan dari depan belakang dengan sesuai klasifikasi arsip. Penataan ini hanya khusus untuk arsip aktif sedangkan arsip non aktif akan ditata dengan cara berbeda di uni kearsipan (record center). Folder arsip non aktif tidak disimpan dalam map gantung dalam filing kabinet tetapi dimasukkan kedalam kotak arsip / box arsip dan diletakkan pada arak terbuka.

2.3.3 Standard Kotak Arsip

Spesifikasi : Bahan kotak arsip terbuat dari karton gelombang yaitu karton yang dibuat

dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya sesuai dengan (SNI 14-0094-1996, spesifikasi kertas medium). Keadaaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut.

Klasifikasi : berdasarkan bahan dasar nilai ketahanan tekan lingkar pada arah silang mesin

dan ketahanan tekan datar kertas medium bergelombang, kertas medium, dan berdasarkan ukuran kotak arsip dibagi menjadi 2 macam (ukuran standar dan ukuran large).

Bentuk dan Rancang Bangun Bentuk

(8)

Bentuk kotak arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak arsip, harus memiliki lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang kotak arsip. Lubang ventilasi udara untuk kotak besar berdiameter 3 cm, untuk kotak kecil berdiameter 2,5 cm.

Warna Dasar Kotak Arsip

1. Coklat, dan 2. Coklat Muda

3. Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap.

Fungsi

Fungsi Kotak arsip yaitu menyimpan arsip (didalam folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien.

Cara Penggunaan

 Kapasita Muat Kotak Arsip

Kotak Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar kotak arsip. Setiap kotak arsip kecil diisi maksimal 8 cm dan untuk kotak arsip besar diisi maksimal 18 cm.

 Arsip Ditata Secara Rapi Dalam Kotak Arsip

Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian kotak arisp, setiap kotak arsip tidak diisi terlalu penuh. Agar arsip tetap pada posisi vertical dan tidak melengkung, setiap kotak arsip tidak diisi telalu sedikit.

(9)

2.4 Metode Waterfall Dalam Pengembangan Sistem

2.4.1 Pengertian Waterfall

Waterfall atau sering juga disebut air terjun adalah sebuah metode dalam pengembangan sistem yang dilakukan untuk membuat pembaruan sistem yang berjalan. Menurut buku rosa metode pengembangan sistem merupakan proses mengembangankan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan metode – metode atau model – model yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem – sistem perangkat lunak sebelumnya dengan memiliki alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukup (Support). Dan proses nya suatu metode waterfall dapat di ilustrasikan seperti gambar di bawah ini :

Dalam pengembangan sistem seperti gambar ilustrasi diatas dapat dijabarkan

seperti berikut :

1.

Analisis

Merupakan tahap awal yang dilakukan oleh peneliti dalam mengembangkan sistem. Dalam analisis ini harus mendapatkan beberapa hal yang dianggap menunjang penelitian yang dilakukan, seperti : mencari permasalahan yang ada, mengumpulkan data (data fisik, non fisik), wawancara dan lain-lain.

2.

Desain

Yang dimaksud bukan hanya tampilan atau interface saja, tetapi yang dimaksud desain dalam metode ini adalah desain sistem yang meliputi : alur kerja sistem, cara pengorperasian sistem, hasil keluaran (Output) dengan menggunakan metode UML (Unified Modelling Language) tampilan sistem dan lain-lain yang telah disesuaikan dengan analisis kebutuhan pada tahap awal untuk menyelesaikan permasalahan

(10)

3.

Pengodean

Merupakan bagaian para programmer untuk memasukan script kode pemrograman ke dalam sebuah software programming untuk menghasilkan aplikasi yang telah di desain, software programming yang dapat digunakan harus sesuai dengan desain sistem yang dibuat, Misal : untuk ponsel, Dekstop, Website, dan lain-lain.

4.

Pengujian dan tahap pendukung (Support)

Artinya sistem yang telah dibuat dari hasil analisis masalah yang telah melalui tahap- tahap desain, pengodean, barulah masuk ke dalam pengujian sistem, sehingga akan dapat diketahui seperti apa hasil kinerja sistem yang baru ini dibandingkan dengan sistem yang lama, kemudian dapat diketahui pula apakah dalam sistem yang baru ini masih ada kelemahan yang kemudian akan dikembangkan oleh peneliti berikutnya.

2.5 PHP dan MySQL

PHP adalah Bahasa scripting yang sangat cocok untuk pengembangan website yang dinamis. PHP pada umumnya tertanam ke dalam Bahasa HTML. Sedangkan MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang berjalan sebagai server yang menyediakan akses multi-user untuk sejumlah database. MySQL merupakan salah satu database yang terpopuler untuk digunakan dalam aplikasi web dan termasuk produk yang bersifat Open Source

2.6 UML (Unified Modelling Language)

Merupakan Salah satu alat bantu yang dapat digunakan dalam Bahasa pemrograman yang berorientasi objek, saat ini UML akan mulai menjadi standar masa depan bagi industri pengembangan sistem / perangkat lunak yang berorientasi objek. Sebab pada dasarnya UML digunakan oleh banyak perusahaan raksasa seperti IBM, Microsoft dan sebagainya.

2.6.1 Definisi UML

UML adalah metode pengembangan perangkat lunak (sistem informasi) dengan menggunakan metode grafis serta merupakan Bahasa untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi serta dokumentasi. UML dapat didefinisikan sebagai sebuah Bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak.

(11)

Inilah beberapa tujuan atau fungsi penggunaan UML, yang diantaranya :

1. Dapat memberikan Bahasa pemodelan visual kepada pengguna dari berbagai macam pemrograman maupun proses rekayasa.

2. Dapat menyatukan praktek-praktek terbaik yang ada dalam pemodelan.

3. Dapat memberikan model yang siap untuk digunakan, merupakan Bahasa pemodelan visual yang ekpresif untuk mengembangkan sistem dan untuk saling menukar model secara mudah.

2.6.3 Jenis-Jenis Diagram UML & Beberapa Contoh Diagramnya

 Use Case Diagram

adalah salah satu jenis diagram pada UML yang menggambarkan interaksi antara sistem dan aktor, use case diagram juga dapat men-deskripsikan tipe interaksi antara si pemakai sistem dengan sistemnya.

Contoh Use Case Diagram  Activity Diagram

adalah salah satu jenis diagram pada UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada sistem.

(12)

Contoh Activity Diagram  Sequence Diagram

Adalah salah satu jenis diagram pada UML yang menjelaskan interaksi objek yang berdasarkan urutan waktu, sequence diagram juga dapat menggambarkan urutan atau tahapan yang harus dilakukan untuk dapat menghasilkan sesuati seperti use case diagram.

Contoh Sequence Diagram

 _{Class Diagram}

adalah salah satu jenis diagram pada UML yang digunakan untuk menampilkan kelas-kelas maupun paket-paket yang ada pada suatu sistem yang nantinya akan digunakan.

(13)

Jadi diagram ini dapat memberikan sebuah gambaran mengenai sistem maupun relasi-relasi yang terdapat pada sistem tersebut.