Pengorganisasian Rekam Medis

(1)

BAB I BAB I

PENDAHULUAN PENDAHULUAN

Rumah Sakit harus menyelenggarakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang Rumah Sakit harus menyelenggarakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang bersumber pada rekam medis yang handal dan profesional.

bersumber pada rekam medis yang handal dan profesional.

Unit kerja rekam medis dipimpin oleh seorang kepala dengan latar belakang pendidikan Unit kerja rekam medis dipimpin oleh seorang kepala dengan latar belakang pendidikan minimal D3 rekam medis dan pengalaman yang sesuai, serta kualifikasi staf harus diupayakan minimal D3 rekam medis dan pengalaman yang sesuai, serta kualifikasi staf harus diupayakan sesuai dengan tugas yang dilaksanakan.

sesuai dengan tugas yang dilaksanakan.

Fasilitas dan peralatan yang cukup harus disediakan untuk menunjang pelayanan yang Fasilitas dan peralatan yang cukup harus disediakan untuk menunjang pelayanan yang efi

efisiesien. n. UniUnit t kerkerja ja rekrekam am medmedis is harharus us memmempunypunyai ai loklokasi asi yayang ng sedsedemiemikiakian n ruprupa a sehsehinginggaga pengambilan

pengambilan dan dan distribusi distribusi rekam rekam medis medis lancar. lancar. Ruang Ruang kerja kerja harus harus memadai memadai bagi bagi kepentingankepentingan staf, penyim

staf, penyimpanan rekam medis, panan rekam medis, serta serta penempatan peralatan.penempatan peralatan.

Ruang yang ada harus cukup menjamin bahwa rekam medis aktif dan non aktif tidak Ruang yang ada harus cukup menjamin bahwa rekam medis aktif dan non aktif tidak hilang, rusak atau diambil oleh yang tidak berhak. Ruang penyimpanan harus cukup untuk rekam hilang, rusak atau diambil oleh yang tidak berhak. Ruang penyimpanan harus cukup untuk rekam medis aktif yang masih digunakan, dan ruang terpisah untuk menyimpan rekam medis non aktif medis aktif yang masih digunakan, dan ruang terpisah untuk menyimpan rekam medis non aktif yang tidak digunakan lagi sesuai dengan peraturan yang ada.

yang tidak digunakan lagi sesuai dengan peraturan yang ada. e

ebibijajakakan n dadan n prprososededur ur pepenynyelelenenggaggararaan an rerekam kam memedidis s harharus us seselalalu lu memengngikikututii perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir.

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir.

!enyelenggaraan rekam medis merupakan bagian dari program pengendalian mutu rumah !enyelenggaraan rekam medis merupakan bagian dari program pengendalian mutu rumah sakit, untuk itu harus ada prosedur baku dan pedoman untuk menilai kualitas pelayanan dan sakit, untuk itu harus ada prosedur baku dan pedoman untuk menilai kualitas pelayanan dan menanggulangi masalah yang timbul.

(2)

(3)

BAB II BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo merupakan rumah sakit milik !emerintah Daerah RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo merupakan rumah sakit milik !emerintah Daerah abupaten Situbondo yang secara resmi menjadi rumah sakit #ype $ berdasarkan perda %omor abupaten Situbondo yang secara resmi menjadi rumah sakit #ype $ berdasarkan perda %omor & tahun '()& tanggal *3 !ebruari '()& dan S +enkes R %omor 3-3+enkesS/'()0 & tahun '()& tanggal *3 !ebruari '()& dan S +enkes R %omor 3-3+enkesS/'()0 tanggal 3- "pril '()0. "dapun dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berpedoman pada tanggal 3- "pril '()0. "dapun dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berpedoman pada !erat

!eraturan Daerah abupaten Situbondo %omor -) uran Daerah abupaten Situbondo %omor -) tahun *--) tentang tahun *--) tentang SusunSusunan an 1rga1rganisasnisasi dani dan #a

#ata erja Rumah sakit umum daerah abuta erja Rumah sakit umum daerah abupaten Situbondo.paten Situbondo. Dalam

Dalam perjalanannya, perjalanannya, RSUD RSUD dr. dr. "bdoer "bdoer Rahem Rahem Situbondo Situbondo saat saat ini ini telah telah berstatus berstatus 2UD2UD penuh sesuai dengan

penuh sesuai dengan amanat UU %o. 44 amanat UU %o. 44 tahun *--( pasal *- tahun *--( pasal *- tentang Rumah sakit dan !tentang Rumah sakit dan !! nomor ! nomor *3 tahun *--& tentang !engelolaan euangan 2adan layanan Umum 5 !! 6 2U 7, yang *3 tahun *--& tentang !engelolaan euangan 2adan layanan Umum 5 !! 6 2U 7, yang dit

ditindindak ak lanlanjutjuti i dendengan gan S S 2upa2upati ti SitSituboubondo ndo %om%omor or '))'))8*8*3!3!----4.*4.**-*--( -( tertertantanggal ggal *3*3 Des

Desemember ber *--(*--(. . !ene!eneraprapan an !!6!!62U2UD D dihdiharaarapkapkan n bisbisa a memmemberberikaikan n pelpelayaayanan nan keskesehaehatantan perorangan

perorangan secara secara paripurna. paripurna. Status Status 2UD 2UD dapat dapat diraih, diraih, karena karena atas atas komitmennya komitmennya dalamdalam menja

menjalankan amanah lankan amanah tersetersebut but dapat berberfundapat berberfungsi sebagai gsi sebagai pusat pelayanan kesehatan rujukan pusat pelayanan kesehatan rujukan didi abupaten Situbondo yang paripurna dan bermutu yang menekankan pada pelayanan yang cepat, abupaten Situbondo yang paripurna dan bermutu yang menekankan pada pelayanan yang cepat, tepat dan profesional dengan harga yang terjangkau serta menekankan pada kepuasan pelanggan. tepat dan profesional dengan harga yang terjangkau serta menekankan pada kepuasan pelanggan.

Jenis Pelayanan

Jenis Pelayanan di RSUD dr. Adi RSUD dr. Abdoer Rahebdoer Rahe a. !elayanan nstalasi 9awat Darurat

a. !elayanan nstalasi 9awat Darurat b. !elayanan Rawat :alan.

b. !elayanan Rawat :alan. '7

'7 !oliklinik !oliklinik "nak "nak *7

*7 !oliklinik !oliklinik !enyakit !enyakit DalamDalam 37

37 !oliklinik !oliklinik 2edah2edah 47

47 !oliklinik !oliklinik !egawaiUmum!egawaiUmum &7

&7 !oliklinik !oliklinik 1rthopedi1rthopedi 87

87 !oliklinik !oliklinik #;##;# 07

(4)

)7

)7 !oliklinik !oliklinik +ata+ata (7

(7 !oliklinik !oliklinik 9igi9igi

c.

c. !elay!elayanan Rawat naanan Rawat nap 5disebp 5disebutkan baik berutkan baik berdasardasarkan kelas rukan kelas ruang maupunang maupun pengelompokan

pengelompokan penyakit7penyakit7 '7

'7 RawRawat nat nap "ap "nggrnggrek 5/ek 5//! /! < /< /!7!7 *7

*7 RawRawat at nanap Fp Flamlamboyboyan an 5e5elas las UtaUtama7ma7 37

37 RawRawat at nanap p +el+elati ati 5e5elas las 77 4

477 $$UU &

&77 $$$$UU 87

87 RawRawat at nap Dnap Dahlahlia5ia5U!F SU!F Syayarafraf77 07

07 RawRawat nat nap #ap #ererataatai 5U!i 5U!F "F "nak7nak7 )7

)7 Rawat Rawat nap nap 2ougen=2ougen=ille ille 5U!F 5U!F !enyak!enyakit Dit Dalam7alam7 (7

(7 RawRawat at nap %nap %usa usa ndandah 5eh 5elas las 77 '-7

'-7 Rawat nap Rawat nap Seroja 5!eriSeroja 5!erinatologi7natologi7 ''7

''7 Rawat nap Rawat nap Seruni 5U!F Seruni 5U!F 1bgyn71bgyn7 '*7

'*7 Rawat naRawat nap +awar 5U!F 2edahp +awar 5U!F 2edah77 '37

'37 Rawat nap Rawat nap >ijay>ijaya usumaa usuma '47

'47 Rawat nRawat nap :antunap :antungg d. nstalsi 2edah Sentral d. nstalsi 2edah Sentral

ee.. nnssttaallaassii99aawwaatt DDaarruurraatt ?? f.

f. !elayanan !elayanan !enunjang!enunjang '7 nstalasi Radiologi '7 nstalasi Radiologi *7

*7 nstalsi nstalsi 9i@i9i@i 37

37 nstalasi nstalasi aboratoriumaboratorium 47

47 nstalasi nstalasi FarmasiFarmasi &7

&7 nstalasi nstalasi !emeliharaan !emeliharaan Sarana Sarana dan dan !rasarana!rasarana 87

(5)

07 $SSD

:umlah tenaga +edis

N! JENIS TENAGA PNS N!N

PNS J"lah

S#andar RS #y$e % A Pelayanan Medis S$esialis dasar

' Dokter Spesialis andungan ' ' & &

* Dokter Spesialis 2edah * 6 & &

3 Dokter Spesialis "nak * ' ' &

4 Dokter Spesialis !enyakit Dalam * 6 & &

:umlah ? ( )

B Pelayanan edis s$esialis $en"n*an+

' Dokter Spesialis Radiologi ' 6 , ,

* Dokter Spesialis "nestesi 6 ' , ,

3 Dokter Spesialis !atologi linik 6 ' , ,

4 Dokter Spesialis !atologi "natomi 6 ' , ,

:umlah ? -

-% Pelayanan edis s$esialis +i+i

' Dokter 9igi Spesialis !enyakit +ulut ' 6 , , * Dokter 9igi Spesialis onser=asi 9igi ' 6 , , :umlah ? & &

D Pelayanan edi s$esialis Lain 

' Dokter Spesialis Syaraf ' 6 , 

* Dokter Spesialis +ata ' 6 , 

3 Dokter Spesialis 1rtopedi ' 6 , 

4 Dokter Spesialis ulit dan elamin ' 6 , 

& Dokter Spesialis #;# ' 6 , 

8

Dokter Spesialis :antung dan !embuluh

Darah ' 6

,



J"lah / 0 

E S#a1 Medis U"

' Dokter 9igi & * 2 _&

* Dokter Umum ( 3 ,& (

J"lah '( '' 3 3arasi PNS N!N PNS J"lah S#andar RS #y$e % ' "poteker * 3 & ) *

#enaga teknis kefarmasian  a. D3 Farmasi b. S+F & * 4 0 ') ')

(6)

BAB III

KLASI3IKASI4 M!T!4 5ISI DAN MISI RUMAH SAKIT A. KLASI3IKASI RUMAH SAKIT

RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo merupakan rumah sakit milik !emerintah Daerah abupaten Situbondo yang secara resmi menjadi rumah sakit #ype $ berdasarkan perda %omor & tahun '()& tanggal *3 !ebruari '()& dan S +enkes R %omor

3-3+enkesS/'()0 tanggal 3- "pril '()0.

B. 5ISI RUMAH SAKIT

A#erwujudnya RSUD dr. "bdoer Rahem Bang bermutu dan menjadi kebanggaan masyarakat SitubondoA

%. MISI RUMAH SAKIT

a7 +eningkatkan pelayanan medik dan keperawatan kepada pasien sesuai standar pelayanan rumah sakit

b7 +eningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan kesehatan yang o ptimal c7 +eningkatkan pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel

d7 +eningkatkan kualitas dan kuantitas SD+ rumah sakit

e7 +eningkatkan pelayanan administrasi yang tepat, cepat dan informatif kepada masyarakat

D. K!MITMEN RUMAH SAKIT

'. +emberikan pelayanan secara ikhlas dan sepenuh hati

*. +enjaga kedisiplinan dan tanggung jawab terhadap pekerjaan yang di amanahkan 3. +enjaga kerjasama dengan seluruh bagian di rumah sakit

(7)

BAB I5

STRUKTUR !RGANISASI RUMAH SAKIT

Struktur 1rganisasi Rumah Sakit Umum Daerah dr. "bdoer Rahem Situbondo adalah sebagai berikut ?

2erdasarkan S Diruktur

DRC#UR

RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo

dr. T!N6 7AH6UDI4 M.Kes %ip. '(83-*'- '((-'' ' --'

(8)

BAB 5

STRUKTUR !RGANISASI UNIT REKAM MEDIS

A. 5ISI UNIT REKAM MEDIS

#ertib Rekam medis demi terselenggaranya pelayanan Rumah Sakit yang bermutu

B. MISI UNIT REKAM MEDIS

'. +enyelenggarakan administrasi rekam medis Rawat :alan, Unit 9awat Darurat dan Rawat nap yang efektif dan efisien.

*. +engembangkan sistem administrasi rekam medis untuk mendukung pelayanan rumah sakit yang bermutu.

%. M!TT! UNIT REKAM MEDIS

$C"#"% 5$epat, "kurat, "man, %yaman7

D. TUGAS UNIT REKAM MEDIS

Unit Rekam +edis mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pelayanan yang meliputi? pendaftaran, pencatatan, pengkodean, pengolahan data dan penyimpanan berkas rekam medis dalam rangka menunjang tertib administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit dr. "bdoer Rahem Situbondo.

E. TANGGUNG JA7AB UNIT REKAM MEDIS

Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab menyelenggarakan kegiatan pelayanan dalam rangka menunjang tertib administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit.

3. SUSUNAN !RGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Susunan 1rganisasi Unit Rekam +edis RSUD dr. "bdoer Rahem terdiri dari? 1. epala 2idang !enunjang

(9)

2. epala Seksi !enunjang %on +edis 3. epala Unit Rekam +edis

4. Staf !endaftaran !asien 5. Staf Assembling 6. Staf oding 7. Staf "nalising 8. Staf Distribusi 9. Staf ogistik 10. Staf Filing

G. BAGAN SUSUNAN !RGANISASI UNIT REKAM MEDIS

SUSUAN !RGANISASI UNIT REKAM MEDIS RSUD dr. ABD!ER RAHEM

Kepala Bidang Penunjang

Ka. Unit Rekam Medis Kepala Seksi Penunjang Non Medis

Staf

Pendaftaran Pasien

Staf Assembling

Staf Koding Staf "nalising

Staf Distribusi Staf Logistik

(10)

+engacu pada Struktur 1rganisasi Rumah Sakit, Unit Rekam +edis berada di bawah bagian epala 2agian !enunjang bersama dengan epala Seksi !enunjang %on

+edis.

epala Seksi Rekam +edis dibantu oleh tenaga  tenaga teknis yang terbagi menjadi?

1. Staf !endaftaran !asien Rawat :alan 2. Staf Assembling 3. Staf oding 4. Staf "nalising 5. Staf ogistik 6. Staf Filing 7. Staf Distribusi 8. Staf !elaporan

+asing  masing urusan bertanggung jawab langsung kepada epala Unit Rekam +edis.

epala Seksi Rekam +edis wajib membina, mengkoordinir, memantau dan mengawasi staf dilingkungannya.Dalam rangka melaksanakan tugas  tugasnya wajib membuat laporan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dan mengajukan rencana ke Direktur RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo.

(11)

H. PENG!RGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

PENG!RGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS TPP Assembling Koding Analising Distriusi Logistik Filling Pelaporan

(12)

'. Dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit, terdapat kegiatan  kegiatan sebagai berikut ? a. !enerimaan !asien b. Assembling c. oding d. "nalising e. ogistik f. Filing g. Distribusi h. !elaporan

*. !embinaan dan !engawasan

a. Direktur RSUD dr. "bdoer Rahem wajib melakukan pembinaan terhadap petugas yang berkaitan dengan rekam medis serta pengetahuan dan keterampilan mereka. b. Direktur RSUD dr. "bdoer Rahem wajib menetapkan prosedur kerja

penyelenggaraan rekam medis di RSUD dr. "bdoer Rahem.

c. Dalam melakukan pembinaan dan pengawasan, Direktur RSUD dr. "bdoer Rahem dapat membentuk dan atau dibantu !anitia Rekam +edis.

I. 7AKTU PELA6ANAN REKAM MEDIS

>aktu pelayanan rekam medis adalam penerimaan pasien selama *4 jam per hari dan 0 hari seminggu dan pengelolaan rekam medis dengan pembagian shift sebagai berikut?

%o >aktu !elayanan Senin 6 amis :umEat Sabtu

' Shift !agi -0.--  '4.-- -0.--  ''.-- -0.--  '*.3-* Shift Siang '-.--  '0.-- '-.--  '0.-- '-.--  '0.--3 Shift Sore '4.--  *'.-- '4.--  *'.-- '4.--  *'.--4 Shift +alam *'.--  -0.-- *'.--  -0.-- *'.-- 

(13)

-0.--BAB 5I

URAIAN TUGAS UNIT REKAM MEDIS

A. URAIAN TUGAS

+engacu pada tugas dan tanggung jawab unit rekam medis maka ditetapkan uraian tugas dari Unit Rekam +edis sebagai berikut?

'. +engawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di Unit Rekam +edis agar dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku meliputi ?

a. !enyelenggaraan penerimaan pasien di #empat !enerimaan !asien

b. +enyediakan dokumen rekam medis bagi setiap pasien, yang berkunjung ke rumah sakit

c. +enyimpan dokumen rekam medis,menjamin keamanan dan kerahasiaannya

d. +erekapitulasi data pelayanan medis yang terekam dalam dokumen rekam medis, kemudian dianalisis untuk bahan laporan tentang pelayanan medis di rumah sakit *. +enyusun progam kerja Unit Rekam +edis dalam rangka menyusun progam kerja

Rumah Sakit

3. +engajukan kebutuhan tenaga, peralatan, dan anggaran biaya untuk menunjang kegiatan dan pelaksanaan tugas serta pangembangan Unit Rekam +edis

4. +engawasi dan bertanggungjawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan dan keamanan dan kelancaran tugas di lingkungan Unit Rekam +edis

&. +elaksanakan pembinaan petugas di lingkungan Unit Rekam +edis sehingga terdapat semangat kerja dan keterampilan yang memadai

8. +elaksanakan pendidikan dan latihan kepada pegawai di lingkungan Unit Rekam +edis, sehingga lebih menguasai keterampilan dan pengetahuan di bidang tugasnya 0. +engatur dan mengawasi serta tanggungjawab terhadap semua sarana dan peralatan

yang berada di Unit Rekam +edis agar selalu dalam keadaan baik, lengkap dan selalu siap pakai

(14)

(. +engadakan koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait dengan Unit Rekam +edis untuk menyusun laporan kegiatan palayanan kesehatan medis dan penyelenggaraan pelayanan rekam medis

'-. +enetapkan uraian tugas bagi staf yang berada dibawah Unit Rekam +edis

''. +elakukan e=aluasi terhadap semua kegiatan di lingkungan Unit Rekam +edis dan bila mana perlu memberikan saran6saran perbaikan sesuai kebutuhan dan kemampuan

B. URAIAN TUGAS STA3 UNIT REKAM MEDIS

Uraian tugas di Unit Rekam +edis ditetapkan sebagai berikut? '. epala Unit Rekam +edis

#ugas !okok?

a. +erencanakan kegiatan baik pelayanan maupun non pelayanan di Unit Rekam +edik b. +engkoordinir pelaksanaan kegiatan pegawai di Unit Rekam +edik sesuai dengan

uraian tugas dan jadwal kerja serta beban tugas tambahan yang diberikan

c. +engadakan koordinasi kerja secara =ertical dan hori@ontal dalam lingkungan kedinasan.

d. +emberikan pembinaan dan penilaian pelaksanaan pekerjaan terhadap bawahannya sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh atasan

e. +emberikan pertanggung jawaban dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan yang meliputi ? pendaftaran, pencatatan, pengkodean dan penyimpanan berkas rekam medis, pengumpulan, penyusunan dan analisa data pasien rawat jalan dan rawat inap serta pelaporan

#ugas ntegrasi?

a. +embantu melaksanakan kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding, indeing, filing dan pelaporan

b. +elaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan

*. !etugas !endaftaran !asien #ugas !okok?

(15)

b. +em=erifikasi syarat6syarat pasien :%. c. +embuatkan SC!

d. +enyiapkan berkas rekam medis pasien baru.

e. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan di #!! R:. f. +enjaga kebersihan dan kerapian counter #!! R:.

#ugas ntegrasi?

3. !etugas "ssembling #ugas !okok?

a. +enerima pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari ruangan kemudian mencatat di buku pengembalian berkas rekam medis

b. +engassembling berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan dari ruangan c. +eminta kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap kepada semua

pemberi layanan kesehatan

d. +ensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit terakhir

e. +enganalisis kuantitatif terkait kelengkapan pengisian berkas rekam medis

f. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk assembling g. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk

assembling

#ugas ntegrasi?

4. !etugas $oding #ugas !okok?

(16)

a. +enetapkan kode diagnosa pada berdasarkan

$D6'- b. +eminta kelengkapan pengisian diagnosa pada dokter apabila diagnosa belum ada c. +eminta penjelasan diagnosa pada dokter apabila diagnosa tidak terbaca

d. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk coding

e. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk coding

#ugas ntegrasi?

&. !etugas Filing #ugas !okok?

a. +enerima permintaan berkas rekam medis pada tracer

b. +engambil berkas rekam medis sesuai tracer di Roll 1 !ack

c. +ensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit terakhir

d. +enyimpan berkas rekam medis di Roll 1 !ack dengan sistem #erminal Digit Filing e. +enyusutkan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir periksa

f. +engentri berkas rekam medis yang akan keluar atau masuk pada Sistem nformasi +najemen Rumah Sakit 5S+RS7

g. +enyimpan berkas rekam medis yang telah disusutkan di ruang rekam medis inaktif dengan sistem #erminal Digit Filing

h. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

i. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

#ugas ntegrasi?

(17)

8. !etugas Distribusi #ugas !okok?

a. +endistribusikan berkas pasien baru dan lama ke klinik tujuan

b. +ensortir berkas rekam medis yang telah di assembling ke rak sortir sesuai digit terakhir

c. +enyusutkan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir periksa

d. +engentri berkas rekam medis yang akan keluar atau masuk pada Sistem nformasi +najemen Rumah Sakit 5S+RS7

e. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

f. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk filing

#ugas ntegrasi?

0. !etugas !elaporan #ugas !okok?

a. +engentry sensus harian rawat inap secara komputerisasi

b. +embuat 21R, 1S, #1, 2#1, laporan ke Dinas esehatan "ngkatan Udara dan grafik 2arber :ohnson

c. +enyiapkan laporan internal, laporan eksternal dan laporan insidentil

d. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk pelaporan e. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk

pelaporan

(18)

). !etugas "nalising #ugas !okok?

a. +elaksanakan "nalisa ulitatif dan uantitatif pada berkas rekam medis. b. +erekapitulasi hasil analisa setiap akhir bulan

c. +elaporkan hasil rekapitulasi kepada asi Rekam +edis

d. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising e. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk

analising #ugas ntegrasi?

(. !etugas !embuat Surat eterangan +edis #ugas !okok?

a. +enerima permintaan Surat eterangan +edis 5S+7 seperti /isum Ct Repertum, :asa Raharja, "suransi, dll

b. +enyerahkan formulir beserta berkas rekam medis kepada dokter yang menangani pasien.

c. +enghubungi pasien apabila Surat eterangan +edis 5S+7 yang dibutuhkan telah selesai dibuat.

d. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising e. +enjaga kebersihan, kerapian pada sarana dan prasarana yang digunakan untuk Surat

eterangan +edis

(19)

'-. !etugas ogistik #ugas !okok?

a. +engajukan permohonan amprahan setiap bulannya.

b. +emantau ketersediaan barang6barang yang dibutuhkan di Unit Rekam +edis. c. +enge=aluasi ketersediaan barang di Unit Rekam +edis.

d. +elaporkan apabila ada peralatan di Unit Rekam +edis yang mengalamikerusakan. e. +enjaga ketersediaan "#, sarana dan prasarana yang digunakan untuk analising

#ugas ntegrasi?

(20)

BAB 5II

TATA HUBUNGAN KERJA

'. Unit rekam medis, Unit keperawatan umum, Unit 9awat Darurat dan unit  unit lain yang terkait, bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam medis sesuai batas wewenang dan tanggung jawabnya.

*. Dalam melaksanakan tugasnya, epala Unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi, integrasi dan sinkronasi baik dalam lingkungan intern Unit, dengan unit  unit lain yang terkait, sesuai dengan tugasnya masing  masing.

3. epala unit rekam medis dan unit yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis bertnggung jawab dan mengkoordinasikan bawahannya masing  masing serta memberikan petunjuk pelaksanaan bagi petugas bawahannya.

4. epala unit rekam medis dan unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis wajib mengikuti dan memenuhi petunjuk dan tanggung jawab kepada atasan masing  masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

&. Dalam melaksanakan tugasnya epala Unit Rekam +edis dan unit lain yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan rekam medis dalam rangka pembinaan dan pemberian bimbingan wajib mengadakan rapat berkala baik anatara petugas rekam medis maupun antara pimpinan unit rekam medis dengan unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit

8. Unit rekam medis mempunyai hubungan koordinatif dengan unit lain pada bagian sekertariat, intalasi keperawatan umum, Unit gawat darurat, Unit penunjang dan Unit yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit.

(21)

(22)

BAB 5III

P!LA KETENAGAAN DAN KUALI3IKASI PERS!NIL

'. :abatan epala Unit Rekam +edis

epala Unit Rekam +edis dalam pengelolaan rumah sakit khususnya dalam aspek penyelenggaraan pelayanan rekam medis dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis.

1leh sebab itu dalam penempatan diupayakan dapat memenuhi persyaratan. !ersyaratan :abatan ?

a. +emahami manajemen pada umumnya serta memahami peraturan yang berlaku pada bidang tugasnya.

b. +empunyai kemampuan dalam menganalisa dan penyusunan program c. +emahami masalah Rekam +edis

riteria :abatan ?

a. :abatan ? epala Unit Rekam +edik b. !endidikan formal ? Diploma  5D7

c. !endidikan penjenjangan ? !erekam +edis d. epangkatan minimal ? !%S 9ol  *. Staf !endaftaran !asien

!endaftaran pasien adalah penanggung jawab dalam penerimaan pasien. 1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.

!ersyaratan :abatan ?

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang !elayanan !rima

b. +empunyai kemampuan dalam bidang !enerimaan !asien , pencatatan, pedistribusian dan penyimpanan Rekam +edis Rawat jalan.

c. +emahami masalah manajemen rekam medis d. Rajin dan teliti

e. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi

(23)

Staf "ssembling merupakan penanggung jawab pelaksana pelayanan assembling, yaitu merakitmenata ulang sususan lembaran rekam medis sesuai tata urutan yang ditetapkan. #ugas ntegrasi?

b. +elaksanakan tugas beban tambahan yang diberikan dari atasan !ersyaratan :abatan ?

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis b. +emahami ketentuan pengisian rekam medis

c. Rajin dan teliti

d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi. 4. Staf $oding

oordinator pengkodean 5coding7 merupakan penanggung jawab pelaksanan penetapan kode diagnose. 1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis dan pengkodean 5coding7

b. +ahir dan menguasai tata cara pengkodean berdasarkan $D '- dan $D6(6$+ c. Rajin dan teliti

d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang tidak meragukan dan tidak tercela

riteria :abatan?

a. :abatan ? Staf Urusan $oding b. !endidikan formal ? Diploma  5D7

c. !endidikan penjenjangan ? !erekam +edis &. Staf Filing

Staff filing merupakan penanggung jawab pelaksana pelayanan penyimpanan dan pengampilan kembali berkas rekam medis.1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang

ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan !ersyaratan :abatan ?

(24)

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentangpenggelolaaan dokumen rekam medis b. +emahami ketentuan pengisian rekam medis

c. Rajin dan teliti

d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi. 8. Staf Distribusi

Staf distribusi merupakan pelaksana pelayanan yang bertugas mendistribusikan berkas rekam medis dari rekam medis ke poliklinik. 1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan!ersyaratan :abatan ?

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang penggelolaaan dokumen rekam medis b. +emahami ketentuan pengisian rekam medis

c. Rajin dan teliti

d. Disamping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi. 0. Staf !elaporan

Staf pelaporan dan pengolahan merupakan penanggung jawab pelaksana pengolahan dan pelaporan data rekam medis.1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk

diupayakan dapat memenuhi persyaratan. !ersyaratan :abatan ?

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang, !engolahan dan !elaporan Rekam +edis

b. +emahami masalah pengumpulan data dokumen rekam medis c. 2ekerja secara rajin, teliti dan cekatan

d. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang tidak meragukan dan tidak tercela

riteria :abatan ?

a. :abatan ? Staf Urusan !elaporan b. !endidikan formal ? Diploma  5D7

c. !endidikan penjenjangan ? !erekam +edis ). Staf analising

Staf analising merupakan penanggung jawab pelaksana analisis kelengkapan berkas rekam medis rawat inap yang kembali ke unit rekam medis. 1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.

(25)

a. +emahami dan mempunyai kemampuan tentang analisa rekam medis b. 2ekerja secara rajin, teliti dan cekatan

c. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang tidak meragukan dan tidak tercela

(. Staf ogistik

Staf ogistik bertugas dalam pelayanan penyediaan kebutuhan logistik yang dibutuhkan oleh petugas dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam rekam medis.1leh sebab itu dalam penempatan petugas yang ditunjuk diupayakan dapat memenuhi persyaratan.

a. +emahami dan mempunyai kemampuan untuk menganalisa kebutuhan di unit rekam medis

b. 2ekerja secara rajin, teliti dan cekatan

c. Di samping itu dituntut suatu prestasi yang baik, dedikasi yang tinggi, loyalitas yang tidak meragukan dan tidak tercela.

!ola etenagaan

No Jenis SDM S#andar# ABK Kondisi Saa# Ini Keb"#"han

' epala Unit Rekam +edis ' '

-* !etugas Rekam+edis & 3 *

3 !etugas"rsip 4 4

(26)

BAB I8

KEGIATAN !RIENTASI

1rientasi khusus di unit rekam medis adalah waktu yang harus dijalani seorang karyawan baru untuk pengenalan sampai pemahaman sistem menejemen dan prosedur kerja di unit rekam medis. Dengan program orientasi ini akan membantu karyawan baru untuk memahami secara lebih dalam akan pekerjaannya selaras dengan struktur organisasi dan sistem manajemen yang ada di dalamnya.

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan semakin banyaknya tuntutan dari customer maka dibutuhkan SD+ yang berkualitas dalam pekerjaan dan sikap. 1leh karena itu dalam hal pelayanan di Unit Rekam +edis dibutuhkan SD+ yang berkualitas, untuk itu perlu dibuat program orientasi bagi karyawan baru di Unit Rekam +edis agar dapat mengenal dan memahami sistem organisasi, uraian tugas dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis. Dengan orientasi diharapkan karyawan baru dapat dengan mudah beradaptasi dilingkungannya yang baru dan hal itu akan mempengaruhi kinerja karyawan baru menjadi lebih baik.

A. T"*"an

'. #ujuan Umum

aryawan memahami dengan baik tentang sistem organisasi di Unit Rekam +edis, mengetahui dan mampu melaksanakan proses kerja yang ada dan mampu beradaptasi dengan lingkungan dan rekan kerja dengan baik.

*. #ujuan husus

a7 aryawan mengetahui =isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis b7 aryawan mengetahui struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis

c7 aryawan memahami kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis d7 aryawan mampu melakukan kegiatan penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan

dan rawat inap

e7 aryawan mampu melakukan kegiatan penerbitan SC!

f7 aryawan mampu melakukan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi g7 aryawan mampu melakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif h7 aryawan mampu melakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif

(27)

i7 aryawan mampu melakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat inap

j7 aryawan mampu melakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap k7 aryawan mampu melakukan kegiatan indeksing

l7 aryawan mampu melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit m7aryawan mampu melakukan kegiatan analisa kuantitatif

B. Ke+ia#an

'. +enyiapkan materi yang akan digunakan untuk orientasi *. +enyusun jadwal orientasi

3. +elaksanakan kegiatan orientasi 4. +elakukan e=aluasi orientasi &. +enyusun laporan orientasi

%. Rin9ian Ke+ia#an

egiatan orientasi yang dilakukan meliputi pengenalan, pemahaman dan praktek. '. +enyiapkan materi yang akan digunakan untuk orientasi

a7 /isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis

b7 Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis c7 ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis d7 Formulir rekam medis

*. +enjelaskan materi orientasi secara teori kepada karyawan baru tentang ? a7 /isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis

b7 Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis c7 ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis d7 Formulir rekam medis

3. +elaksanakan kegiatan di tempat penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap 4. +elaksanakan kegiatan penerbitan SC!

&. +elaksanakan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi 8. +elakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif 0. +elakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif

(28)

). +elakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat inap (. +elakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap

'-. +elakukan kegiatan indeksing

''. +elakukan kegiatan pelaporan rumah sakit '*. +elakukan kegiatan analisa kuantitatif '3. +elakukan e=aluasi orientasi

'4. +enyusun laporan orientasi

D. Sasaran !rien#asi

'. aryawan memahami dengan baik tentang sistem organisasi di Unit Rekam +edis, mengetahui dan mampu melaksanakan proses kerja yang ada dan mampu beradaptasi dengan lingkungan dan rekan kerja dengan baik.

*. aryawan mengetahui =isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis

3. aryawan mengetahui struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis 4. aryawan memahami kebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis &. aryawan mampu melakukan kegiatan penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan dan

rawat inap

8. aryawan mampu melakukan kegiatan penerbitan SC!

0. aryawan mampu melakukan kegiatan pengambilan rekam medis dan distribusi ). aryawan mampu melakukan kegiatan penyimpanan rekam medis aktif dan in aktif (. aryawan mampu melakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif

'-. aryawan mampu melakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat inap

''. aryawan mampu melakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap '*. aryawan mampu melakukan kegiatan indeksing

'3. aryawan mampu melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit '4. aryawan mampu melakukan kegiatan analisa kuantitatif

(29)

E. Jad:al Ke+ia#an !rien#asi

JAD7AL KEGIATAN !RIENTASI

N! KEGIATAN PELAKSANAAN 7AKTU PI% SASARAN

'. '. +enyiapkan

materi yang akan digunakan untuk orientasi

a7 /isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit

Rekam +edis b7 Struktur

organisasi dan uraian tugas staf di UnitRekam +edis c7 ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis d7 Formulir rekam medis +enyiapkan buku pedoman pengorganisasian R+ 3 hari sebelum orientasi a.Unit R+ 2uku !edoman !engorganisasian R+ tersedia * !elaksanaan 1rientasi '. +enjelaskan materi orientasi secara teori kepada karyawan baru tentang ?

Diskusi * hari a.Unit R+

aryawan baru memahami materi

(30)

a7 /isi, misi, tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis b7 Struktur organisasi dan uraian tugas staf di UnitRekam +edis c7 ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di UnitRekam +edis d7 Formulir rekam medis *. +elaksanakan kegiatan di tempat penerimaan pasien rawat jalan dan rawat

inap 3. +elaksanakan kegiatan penerbitan SC! 4. +elaksanakan kegiatan pengambilan rekam medis

#eori dan praktek

'* hari 8 hari 8 hari a.Unit R+ a.Unit R+ a.Unit R+ aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan

(31)

dan distribusi &. +elakukan

kegiatan penyimpanan

rekam medis aktif dan in aktif 8. +elakukan kegiatan penyusutan rekam medis in aktif 0. +elakukan kegiatan assembling rekam medis rawat jalan dan rawat inap

). +elakukan kegiatan coding rawat jalan dan rawat inap (. +elakukan kegiatan indeksing '-. +elakukan kegiatan pelaporan rumah sakit ''. +elakukan kegiatan analisa

#eori dan praktek

8 hari 8 hari 8 hari 8 hari 8 hari 8 hari a.Unit R+ a.Unit R+ a.Unit R+ asi R+ asi R+ asi R+ materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan

(32)

kuantitatif '*. +elakukan e=aluasi orientasi '3. +enyusun laporan orientasi

#eori dan praktek

!resentasi Diskusi +embuat aporan 8 hari 3 hari 8 hari a.Unit R+ a.Unit R+ a.Unit R+ materi orientasi aryawan baru dapat mengaplikasikan materi orientasi aryawan baru menyampaikan presentasi laporan kegiatan orientasi R+ aporan orientasi tersedia 3. E;al"asi

No E;al"asi Me#ode Bahan PI%

' +ateri tentang ?

a7 +otto, /isi dan misi RSUD dr. "bdoer Rahem Situbondo

b7 /isi dan +isi serta tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis

c7 Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis

d7 ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis

e7 Formulir rekam medis

Diskusi Form egiatan 1rientasi

a.Unit R+

* egiatan Sistem !engorganisasian Rekam +edis Diskusi Form egiatan 1rientasi

a.Unit R+

(33)

G. B"<#i Ke+ia#an

'. Form egiatan 1rientasi

%o ;ari#anggal egiatan !araf Staf 2aru !araf !$

*. Form !enilaian egiatan 1rientasi

%o egiatan %ilai !araf !$

'. +ateri tentang ?

a! +otto, /isi dan misi RSUD dr. "bdoer Rahem

! /isi dan +isi serta tugas dan tanggung jawab Unit Rekam +edis

"! Struktur organisasi dan uraian tugas staf di Unit Rekam +edis

d! ebijakan, alur kerja dan prosedur kerja di Unit Rekam +edis

e! Formulir rekam medis

!aham #idak

*. egiatan Sistem !engorganisasian Rekam +edis 2aik$ukup urang 2aik #idak 2aik BAB 8 PERTEMUAN=RAPAT

!ertemuan  rapat di unit rekam medis merupakan kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi,

(34)

perencanaan, penetapan, kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian moti=asi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama6sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.

A. T"*"an Ra$a#

'. 2erkomunikasi dalam perencanaan kebutuhan dan program Unit Rekam +edis *. 2erkomunikasi dalam penetapan kebijakan dan prosedur di Unit Rekam +edis 3. 2erkomunikasi dalam pengambilan keputusan di Unit Rekam +edis

4. 2erkomunikasi dalam pemberian moti=asi di Unit Rekam +edis

&. 2erkomunikasi dalam penyampaian masalah secara langsung di Unit Rekam +edis

B. Jad:al Ra$a#