GAMBARAN UMUM JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
PT.ARCS house adalah perusahaan yang bergerak di bidang hospitality. Perusahaan ini bertekad untuk menjadi sukses dalam mengembangkan setiap asset yang di miliki dan menjadi leader dalam management pengelola setiap hotel dan resort. Awal manajemen hotel di mulai pada tahun 2004, ketika tim ARCS membuka ARCS guest house Riau, Menteng.
Pertengahan tahun 2005 tim ARCS mulai mengembangkan dan membangun konsep baru resorts kecil yang terletak di Tapos Ciawi, Jawa Barat setahun kemudian pada musim panas 2006 “Rumah Jambuluwuk megubah nama menjadi “Jambuluwuk hotel and Resort “ yang di bangun di atas lahan seluas 8000 m2
Pada tahun 2009 PT.ARCS memiliki lahan 6 hektar di Batu Malang, Jawa Timur untuk pengembangan Jambuluwuk Batu Resort untuk memulai membangun pada
yang terdiri dari 7 villa, 1 ruang rapat dan kolam renang yang sudah beroperasi. Selama pembukaan resort Jambuluwuk Ciawi, tim ARCS menerima tanggapan positif dari pelanggan dan melihat masa depan yang cerah di resort .
Pertengahan tahun 2008 dan Jambuluwuk Ciawi Resort mengalami perkembangan yang pesat terdiri dari 20 villa, 3 kolam renang, 11 ruang rapat dan fasilitas outbound.
2010. PT.ARCS juga mengalami pengembangan pertama membangun Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel Yogyakarta yang di rencanakan mulai dibangun pada tahun 2010 di jalan Gajah Mada, daerah istemewa Yogyakarta Pada tahun 2010 pembukaan resorts of Jambuluwuk Batu. Pada Desember 2011 Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mengadakan pembukaan setelah 5 bulan keterlambatan proyek. Saat ini Jambuluwuk hotel and Resorts telah berdiri di beberapa kota lain antara lain :
a. Jambuluwuk Ciawi Resorts, Bogor
b. Jambuluwuk Batu Village Resorts and Convention Hall - Jawa Timur c. Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel- Yogyakarta
d. Jambuluwuk Oceano Resort Gili Trawangan – Lombok Dan akan segera di buka juga untuk di beberapa kota diantaranya . a. Jambuluwuk Hotel Seminyak-Bali
b. Jambuluwuk Dago – Bandung c. Jambuluwuk Cipanas – Garut
3.2 Klasifikasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Pengklasifikasian sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan kriteria yaitu berdasarkan keputusan Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi No.KM/PW.304/MPPI-86 tentang penggolongan hotel, maka Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta dapat di golongkan sebagai berikut :
3.2.1 Berdasarkan Plan ( Per encanaan Penjualan Kamar ) Pembagian berdasarkan plan adalah:
a. Continental Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi. b. Full American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi,
makan siang dan makan malam. Plan ini disebut juga full board, karena harga sewa kamar sudah termasuk 3 kali makan.
c. Modified American Plan : yaitu harga sewa kamar sudah termasuk 2 kali makan. Sarapan pagi dan 1 kali makan siang atau makan malam.
d. European Plan : yaitu harga sewa kamar tidak termasuk sarapan pagi (room only).
Ditinjau dari komponen harga kamar, Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta merupakan hotel yang menggunakan continental plan dimana hotel tersebut menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi.
3.2.2 Berdasarkan Number of Room (Jumlah Kamar ) Ada beberapa kategori jumlah kamar hotel yaitu :
a. Small Hotel : 25 kamar
b. Average Hotel : 26 – 100 kamar c. Above Average Hotel : 101 – 299 kamar
Berdasarkan jumlah kamar yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel Yogyakarta sebanyak 144 kamar, maka hotel ini dapat digolongkan kedalam above average hotel. Kamar-kamar tersebut dibagi-bagi sesuai dengan tipe kamarnya, yaitu:
1. Superior Room
Deluxe room memiliki luas 180 m2
2. Deluxe Room
ukuran tempat tidur queen size sudah tersedia standing shower, meja dan kursi, hairdyer kamar superior deluxe room dan superior twin, memiliki conecting rooms Sebanyak 34 kamar.
Adalah jenis kamar yang memiliki luas 33 m2
3. Deluxe premiere
dengan ukuran tempat tidur king size 200 cm dan kamar mandi sudah menggunakan bathtube fasilitas -fasilitas lainnya seperti TV, meja dan kursi serta sofa untuk menonton TV. kamar ini memiliki 94 kamar.
Adalah jenis kamar yang memiliki luas kamar 42m2
4. Handicap atau Disable Room
dengan menggunakan tempat tidur ukuran queen size dan sudah menggunakan bathtube dan bisa di tambah dengan ekstra bed, tersedia sofa untuk menonton TV. Dan memiliki jumlah sebanyak 8 kamar
Handicap atau Disable room memiliki luas 45 m2
5. Junior Suite Room
dengan ukuran tempat tidur king size dan tidak bisa di tambahkan dengan ektra bed sudah tersedia sofa untuk menonton TV tidak tersedia bathup dan posisi lemari tepat di samping tempat tidur. Jenis kamar ini dibagi lagi menjadi executive deluxe accessible room. Yakni jenis kamar yang diperuntukkan pada tamu berkebutuhan khusus (cacat). Sehingga kamar ini didesain dengan lantai yang sama rata dengan perlengkapan kamar yang lebih pendek sebanyak 1 kamar.
Junior suite room memiliki luas kamar 90m2
6. Gajah Mada Suite Room
. Dilengkapi dengan fasilitas ruang tidur, ruang televisi, ruang kerja, kamar mandi, wash basin, dinning kitchen dan meja rias serta fasilitas lainnya. Sebanyak 5 kamar.
Gajah Mada suite room memiliki luas kamar 125 m2
7. Jambuluwuk Suite Room
. Memiliki fasilitasnya yang sangat lengkap mulai dari ruang tidur, 2 meja kerja, ruang televisi, 2 kamar mandi, dinning kitchen dan meja rias serta fasilitas mewah lainnya dan memiliki view yang langsung bisa melihat ke Malioboro dan hanya 1 kamar.
Jambuluwuk suite room adalah jenis kamar termahal dan termewah menurut kelas dan harganya serta dengan fasilitas terlengkap dan termewah dan memiliki dining rooms, kitchen set. Memiliki luas 200 m2 dan terletak di lantai 3 dan hanya 1 kamar.
3.2.3 Room Rate/Mostly Weekday Jambuluwuk Malioboro Boutique
Hotel Yogyakarta
a. Deluxe Room : Rp 3.500.000,-/nett
b. Superior Room : Rp 3.000.000,-/nett
c. Deluxe Premier : Rp 4.250.000,-/nett
d. Junior Suite : Rp 5.000.000,-/nett e. Gajah Mada Suite : Rp 6.750.000,-/nett f. Jambuluwuk suite : Rp 8.750.000,-/nett
3.2.4 Publish Rate Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta.
a. Deluxe Room : Rp 1.400.000,-/nett
b. Superior Room : Rp 1.200.000,-/nett
c. Deluxe Premier : Rp 1.700.000,-/nett d. Executive Deluxe Room : Rp 3.400.000,-/nett e. Junior Suite Room : Rp2.000.000,-/nett f. Gajah Mada Suite Room : Rp 2.700.000,-/nett g. Jambuluwuk Suite Room : Rp 3.500.000,-/nett. 3.2 5 Berdasarkan Lokasi
Apabila dilihat dari lokasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta didirikan maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai city hotel, sebab hotel tersebut terletak di jantung kota atau di tengah kota.
3.2.6 Berdasarkan Lamanya Buka
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mulai beroperasi sejak tahun 2011.
3.2.7 Berdasarkan Fasilitas dan Tingkat Pelayanan
Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, Jambuluwuk Malioboro Boutique Yogyakarta termasuk kedalam Hotel ekonomis berbintang 4 economy class hotel unlimited service hotel karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar bisnis. Selain akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran umum, fasilitas pertemuan, televisi, valet dan laundry, transportasi ke bandara.
3.3 Fasilitas Yang Dimiliki Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta merupakan salah satu asset kepariwisataan di Yogyakarta yang berpredikat hotel berbintang 4 (empat ) yang memiliki fasilitas yang lengkap. Tata letak yang stategis di pusat kota Yogyakarta sangat menguntungkan dalam kegiatan operasionalnya. Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta adalah sebagai berikut:
3.3.1 Room
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memiliki 144 kamar, dimana kamar-kamar tersebut memiliki tipe yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu:
AC, bathroom, telephone dengan shower dan bath up, lantai kamar yang dilapisi karpet, LCD TV, cable TV, minibar, Telephone, map, safety box, hairdyer dan wifi conection. Adapun tipe kamar tersebut dapat dilihat pada klasifikasi hotel menurut ukuran kamar (size). Ke semua harga kamar tersebut belum termasuk 11% service (pelayanan) dan 10% Government Tax ( Pajak pemerintah ).
3.3.2 Coffe Shop
Menyajikan makanan Indonesia, Eropa, oriental, dan seluruh makanan penjuru dunia untuk breakfast, lunch dan dinner. Buka dari pukul 06.00- 23.55 WIB dengan sistem penyajian dilaksanakan secara prasmanan, yaitu tersedianya beberapa jenis makanan yang dapat dipilih oleh tamu sesuai dengan seleranya. Tersedia juga penyediaan makanan secara ala carte menu dan set up untuk tamu group atau berdasarkan reservasi.
3.3.3 Room Service
Room Service berusaha untuk melayani pemesanan makanan dan minuman kekamar-kamar tamu dan operasional selama 24 jam. Dalam setiap kekamar-kamar tersedia room service menu, sehingga tamu dapat memilih makanan sesuai dengan seleranya. 3.3.4 Xixi House
Restoran ini menyediakan berbagai jenis makanan western seperti roast chiken mushroom and beef zurich, nachos, bufallo wings, carabbean smoked salmon, meat ball tangi sauce dan menu favorit lainnya seperti asian food, Indonesian corner, restaurant ini sendiri biasanya di gunakan untuk barbeque dan acara malam tahun
baru. Tamu-tamu dilayani dengan baik oleh waiter dan waitres restoran ini di buka dari pukul 10.00-14.30 WIB untuk lunch, sedangkan untuk dinner buka pukul 18.00 - 22.00 WIB. Dengan kapasitas 188 kursi dan memiliki 5 ruangan privasi, membuat restoran ini banyak di minati oleh keluarga ataupun rekan bisnis untuk menghabiskan siang atau malam hari.
3.3.5 Batik Lounge Bar
Batik Lounge Bar adalah salah satu bagian penting dalam membentuk pengalaman dan kepuasan tamu. Beroperasi dari pukul 06.00 - 00.00 WIB. Tempat ini menyediakan breakfast, afternoon tea, evening cocktail dan night meals. Beberapa fasilitas diperuntukkan tamu secara free seperti meeting room (max. kapasitas 80 orang ).
3.3.6 Lobby Lounge
Lobby lounge ini menyajikan berbagai minuman alkohol dan non alkohol serta aneka cemilan ringan untuk mendukung penampilannya. Tempat ini menyediakan area khusus smooking room. Terdapat 45 kursi dan tamu dapat memesan makanan dan minumannya sambil menonton televisi dan mendengar secara langsung alunan musik gamelan .
3.3.7 Swimming Pool
Kolam renang luar ruangan yakni dilantai 1 dasar menjadikan suasana renang yang menyenangkan. Karena terletak di ruangan terbuka, maka para tamu dapat berenang
dan merokok di area ini. Terdapat 2 ukuran kolam renang, untuk orang dewasa dan anak-anak .
3.3.8 Quan Spa
Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta juga memiliki Spa dengan layanan lengkap. Quan Spa sangat diminati oleh para tamu yang datang. Pelayan spa yang berpengalaman dan ramah menjadi kenangan tersendiri untuk tamu. Rempah-rempah asli Indonesia yang digunakan membuat rasa khas lokal yang mendalam. Tidak hanya disediakan untuk tamu hotel sendiri, tapi Quan spa juga membuka layanan untuk tamu luar hotel.
3.3.9 Gym dan Fitness Centre
Gym dan fitness center adalah tempat olahraga sebagai fasilitas yang disediakan dengan alat-alat olahraga yang modern dan instruktur ramah yang selalu siap sedia membantu dan mengajarkan penggunaan alat-alat.
3.3.10 Meeting Rooms
Jambuluwuk Malioboro boutique Hotel Yogyakarta memliki 11 meeting rooms yang terletak di lantai II adapun diantaranya ialah :
a. Java room berjumlah 4 b. Sumatra room berjumlah 2 c. Sulawesi room berjumlah 2 d. Papua room berjumlah1 e. Kalimantan room berjumlah 2
3.3.11 Other Facilities
Adapun fasilitas lain yang di sediakan oleh Jambuluwuk Malioboro Botique Hotel Yogyakarta adalah bussiness center, library, children the club house, free wifi, spa, parkir area dan laundry.
3.4 Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukkan bagian-bagian yang ada di dalam organisasi dan susunan orang-orang dan jabatannya masing-masing dalam setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal (dalam organisasi formal) untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dimana orang-orang tersebut berada. Adapun organisasi itu sendiri memiliki pengertian sebagai suatu wadah orang-orang yang terdiri dari atasan dan bawahan untuk saling bekerja sama dengan menggunakan prinsip-prinsip organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut James A. Bardi (2003 : 34) : “The Organization Charts-schematic drawings that list management positions in a organization. The goals of organization must be paramount in the decision-making process. However, there must be flexibility to make the plan work. This section points out the major organizational features of a lodging property and typical managerial duties of the people within the organization. Flexibility is essential in providing service to the guest and leadership to the staff”.
Skema struktur organisasi menggambarkan posisi daftar manajemen dalam sebuah organisasi. Sasaran organisasi harus tertinggi dalam proses pembuatan keputusan. Bagaimana pun, harus ada fleksibilitas dalam membuat rencana pekerjaan. Bagian ini merupakan keistimewaan utama organisasi dari suatu penginapan dan tugas manajerial menyangkut orang-orang di dalam organisasi. Fleksibilitas sangat penting dalam layanan jasa kepada tamu dan kepemimpinan.
Struktur organisasi pada suatu hotel sangat penting keberadaannya, karena dengan adanya struktur organisasi ini karyawan dan atasan dapat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya serta dapat mengetahui pimpinannya, rekan seprofesi dan bawahannya. Adapun prinsip-prinsip organisasi adalah:
1. Prinsip kesatuan komando
2. Prinsip pembagian divisi kerja yang jelas 3. Prinsip rentang kendali
4. Prinsip pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Dengan berpedoman kepada keputusan Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi KM 94/HK 103/87 yang berisikan tentang pengelolaan hotel yang profesional dan komersil adalah adanya wadah pengelolaan organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta.
Tabel 3.4 : Struktur Organisasi Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta Sumber : Human Resources Department Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta
PERAN INCOME AUDIT SECTION PADA FINANCE & ACCOUNT DI JAMBULUWUK MALIOBORO BOUTIQUE HOTEL YOGYAKARTA
4.1 Peran & Prosedur Kerja Bagian Income Audit
Bagian income audit berperan penting dalam pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai dengan ketentuan, mengonfirmasi semua pembayaran untuk komisi maupun insentif yang akan dibayar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh assistant accounting & office manager.
Pemeriksaan pendapatan dilakukan setiap hari dengan bahan bukti atau faktur penjualan dari masing- masing kasir misalnya bagian restaurant. Kemudian faktur penjualan tersebut diserahkan ke bagian front office untuk memeriksa kebenarannya. Laporan yang yang di buat oleh front office diserahkan ke bagian income audit beserta faktur penjualan. Bagian income audit akan memeriksa kembali kebenaran pencatatan antara faktur atau bukti penjualan dengan laporan harian yang di buat oleh front office, apabila pencatatannya tidak benar maka bagian income audit berhak untuk menegur bagian front office. Bagian income audit juga berkewajiban mengontrol penerimaan uang tunai yang terjadi selama satu hari, kemudian bagian income audit juga harus membuat laporan income audit setiap harinya berdasarkan laporan yang dibuat oleh front office.
Merekapitulasi hasil penjualan kamar dalam satu hari, merekapitulasi hasil penjualan makanan dan minuman dari restaurant dan bar berserta hasil penjualan produk lainnya secara harian.
4.2 Bagian yang Terlibat pada Prosedur penjualan.
Bagian-bagian yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan kamar
a. Bagian Reservation, bertugas menerima reservasi tamu dan memberikan informasi kepada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit
b. Bagian front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill. c. Bagian bellboy , bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Bagian roomboy, bertugas membersihkan kamar dan menyiapkan kamar. e. Bagian house keeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Bagian night audit, bertugas untuk membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
g. Bagian income auditor, bertugas untuk melakukan pemeriksaan ulang dan pencatatan atas penjualan yang terjadi dalam satu hari.
h. Bagian kredit bertugas memberikan penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.
i. Bagian account receivable bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.
2. Bagian Penjualan Makanan dan Minuman
a. Bagian Waiters / waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu dan menerima order, meneruskan order kedapur dan menyajikan order serta memberikan informasi kepasa kasir.
b. Bagian kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Bagian kitchen, bertugas untuk menyiapkan orderan .
d. Bagian income auditor bertugas memeriksa dan mencatat penjualan. e. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit .
f. Bagian account receivable, bertugas untuk mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan .
Setiap transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti (audit trail ) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Dokumen Penjualan kamar
a. Bill, digunakan untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari : 1. Master Bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
2. Extra Bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan ekstra bed dan lain- lain.
b. Form A, di gunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya digunakan sebagai registration form.
c. Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.
d. Room Count Sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
e. Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
f. Remittance Of Fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada hari itu
2. Dokumen Penjualan Makanan dan Minuman
a. Penjualan Restaurant and bar order, yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
b. Restaurant and bar check/ bill, digunakan sebagai faktur penjualan..
c. Restaurant and bar summay of sales, digunakan untuk mencatat penjualaan baik tunai maupun kredit.
d. Remittance Of Fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetor hasil penjualan pada masing-masing.
4.3 Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Income Audit.
Bagian income audit bertanggung jawab dalam mencatat data penerimaan uang tunai dari hasil operasional agar dapat di kontrol jumlah uang tunai yang di terima baik mata uang rupiah maupun mata uang asing. Penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan selama 4 bulan terhitung mulai tanggal 2 Februari 2016 sampai dengan 2 Juni 2016 di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta untuk jadwal atau shift kerja seorang trainee dibagian finance & accounting department hanya morning shift, terhitung mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB setiap hari senin sampai dengan hari minggu. Seorang trainee di bagian finance & accounting department Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta mendapat off 1 hari, jika sudah masuk selama 6 hari kerja jadi hari untuk libur atau off tidak menentu. Setiap penerimaan uang tunai harus dikontrol oleh bagian income audit setiap hari dan uang yang diterima apabila tidak akan langsung di gunakan harus disimpan di bank. Mencatat setiap penerimaan uang tunai dari berbagai tempat penjualan hotel, menjumlahkan semua pendapatan tunai tersebut menurut kelompok masing- masing, melaksanakan posting dalam jurnal untuk setiap jenis pemasukan tunai, mencatat dan memperinci pendapatan tunai tersebut sesuai dengan jenis mata uang yang diterima, meneliti jumlah akhir dan harus sesuai
dengan jumlah uang tunai yang diterima dan menutup jurnal tersebut setiap akhir bulan, Pimpinan keuangan harus selalu memeriksa jumlah uang tunai yang disimpan di bank agar dapat selalu dimonitor persediannya.
4.2.1 Prosedur Pemeriksaan Bill Outlet
1. Setiap harinya karyawan income audit serah terima laporan revenue (pendapatan) selama 1 hari beserta kelengkapannya dari bagian night audit. 2. Kelengkapan yang harus diterima oleh income audit.
a. Room Count Sheet Report ( jumlah kamar yang terisi ).
b. Pre Posting Report ( laporan guest name tamu permintaan kamar ) c. Expected Arrival List (daftar kedatangan tamu)
d. Expected Departure List (daftar tamu check out )
e. Guest In House List. ( nama tamu yang sudah menginap di hotel ) f. Room Status Report ( pemeriksaan status kamar )
g. City Ledger Trans port report ( tagihan yang dikreditkan karena mempunyai credit facilty atas perjanjian dengan marketing ).
h. Cashier Closing Report. ( laporan penutupan dari cashier ) i. Revenue Report yang telah disisipkan :
1. Bill Control Report ( laporan tagihan )
2. Close Meal report ( laporan penutupan makanan ) 3. Bill Fisik.
4. Memeriksa bill dan captain order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu semua transaksi harus sama dengan bukti fisik yang diinfut oleh kasir di sistem maupu n yang ada di captain order.
5. Sesuaikan tanggal bill dengan sistem apakah sudah berjalan dengan benar. 6. Yang perlu diperhatikan dalam adalah jumlah barang/ menu yang di pesan . 7. Pembayaran ( cash / credit )
8. Total dari semua transaksi yang di sistem harus sama dengan bill outlet.
9. Memeriksa bill control report untuk mengetahui atau memastikan postingan transaksi dari bill. bila mana ada kesalahan maka Night audit akan segera mengoreksi.
4.3.2 Pemeriksaan Preposting Report.
a. Memeriksa guest name dan pesanan kamar disistem .
b. Menelusuri transaksi tamu apakah include breakfast atau tidak.
c. Menelusuri permintaan tamu apakah membutuhkan ektra bed atau tidak. d. Menulusuri metode pembayaran tamu (category transaction ).
4.3.3 Pemeriksaan Daily Revenue Report.
Daily revenue report ialah hasil pendapatan yang diterima oleh perusahaan dalam satu hari.
a. Memeriksa bukt i fisik dari semua outlet yang diberikan oleh night audit kedalam sistem apakah bukti fisik sama dengan sistem .
b. Memeriksa metode pembayaran tamu apakah sistem pembayarannya cash / credit.
c. Memeriksa semua total revenue dari semua outlet apakah sudah berjalan dengan benar.
d. Mencatat semua hasil penjualan kamar dalam satu hari. 4.3.4 Pemeriksaan Room Count Sheet Report.
a. Memeriksa di sistem daftar nama-nama tamu yang menginap di hotel .
b. Memeriks rate disistem apakah sama dengan bukti fisik yang diberikan oleh night audit.
c. Memeriksa dan mencatat jumlah kamar yang terisi dalam satu hari. 4.3 Masalah-Masalah yang Dihadapi Bagian Income Audit
Permasalahan yang penulis hadapi selama melakukan praktek kerja lapangan adalah permasalahan sebagai berikut :
1. Masalah ketidaksesuain antara bill dengan captain order. 2. Masalah pemostingan kartu kredit.
3. Masalah sistem error sering kali terjadi.
4. Bagian night audit kurang teliti dalam menelusuri transaksi tamu apakah pemesanan kamar include dengan breakfast atau tidak
5. Kurang teliti dalam memeriksa metode pembayaran tamu .
6. Kurangnya komunikasi yang baik dari pihak reservasi yang tidak remaks rate dengan benar.
4.4 Upaya Pemecahan Masalah
1. Pemeriksaan ketidaksesuain antara bill dengan capten order harus Berkoordinasi dengan masing masing cashier untuk diperiksa kebenaranya . 2. Untuk pemostingan kartu credit agar lebih teliti dan perlu diperiksa kembali
sehingga tidak adanya kesalahan .
3. Melaporkan ke pihak IT untuk segera diperbaiki sistem yang rusak maupun error.
4. Melengkapi semua posting masuk, memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan Melakukan balancing ( membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit ) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu serta melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar.
5. Bagian audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan. Bagian night audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.
6. Karyawan merupakan tulang punggung perusahaan yang akan melakukan berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan diperlukan kerja sama untuk
yang diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan.
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta memerlukan bagian income audit untuk melakukan pengawasan yang lebih baik terhadap transaksi perusahaan terutama dari segi mengevaluasi kembali revenue report baik tunai maupun kredit dari transaksi yang terjadi setiap harinya dan telah direkap sebelumnya oleh bagian night audit sehingga tujuan perusahaan meningkatkan revenue yang sesuai dengan target yang di tetapkan.
Sistem kerja bagian income audit di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta telah berjalan cukup baik dan sesuai dengan prosedur yang telah ada. Kelancaran kerja bagian income audit juga dibantu oleh salah satu program yaitu sistem power pro yang membantu dalam mengevaluasi revenue report melalui sistem. Peran atau operasional prosedur bagian income audit di Jambuluwuk Malioboro Boutique Hotel Yogyakarta secara garis besar hampir sama dengan teori-teori yang telah ada sebelumnya, dan operasional prosedur dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Bagian yang terlibat dalam sistem kerja bagian income audit ini telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab nya masing-masing dengan baik, walaupun dalam proses pelaksanaanya menemui beberapa masalah dikarenakan adanya sikap kurang teliti dari pihak-pihak yang terkait. Namun dari
beberapa masalah yang timbul dapat diselesaikan dan dipecahkan dengan solusi yang membangun agar tujuan dari bagian income audit lebih maksimal dalam memastikan revenue yang diperoleh sudah balance atau belum agar hotel tidak mengalami kerugian.
5.2 Saran
Adapun dari hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut:
1. Perlunya adanya penegasan dari tiap-tiap bagi karyawan untuk kinerja yang efektif.
2. Agar income audit lebih meningkatkan lagi kualitas kerja serta lebih teliti dalam pemeriksaan revenue setiap harinya .
3. Bagian night audit harus lebih teliti dalam menelusuri setiap transaksi dengan sistem yang berlaku di kantor depan.
4. Bagian night audit diharapkan lebih teliti dalam menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata-rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistic.
5. Diharapkan untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya Pentingnya menjalin kerjasama dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan
komunikasi yang baik Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan.
