• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN. 1.1 Gambaran Umum Hotel 88 Jember Sejarah Singkat Hotel 88 Jember

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan "BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN. 1.1 Gambaran Umum Hotel 88 Jember Sejarah Singkat Hotel 88 Jember"

Copied!
28
0
0

Teks penuh

(1)

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

1.1 Gambaran Umum Hotel 88 Jember 1.1.1 Sejarah Singkat Hotel 88 Jember

Sebagai penemu dan pemilik dari Hotel 88, Perusahaan Waringin Hospitality (WH) berinisiasi untuk mendirikan sebuah Hotel Bisnis dengan konsep minimalis selama berkembangnya sektor pariwisata di Indonesia khususnya industry perhotelan pada tahun 2010. Hotel 88 pertama kali dibangun di Jl. Raya Mangga Besar No.120 di Pusat kota ibu Jakarta yang dimulai operasikan pada tanggal 19 July 2010. Telah memiliki 12 property di Indonesia yang telah dibangun di Jakarta, Bandung dan Surabaya yang memberikan kemudahan bagi para wisatawan dengan pilihan akomodasi terbaik dan harga yang cukup terjangkau.

Hotel 88 Jember terletak di pusat kota Jember. Hotel 88 Jember diresmikan oleh Wakil Bupati Jember A Muqit Arief pada 24 Juli 2017, Hotel 88 beralamat di Jl. Diponegoro 43, Jember dan dikelola oleh Waringin Hospitality.

Dalam Opening Ceremony Hotel 88 Jember, hadir pula COO dari Waringin Hospitality FX Tommy Setiawan dan Business Development Director Waringin Hospitality Herry Suwandi.

Hotel 88 Jember lokasinya cukup strategis karena dekat pusat perbelanjaan dan tidak jauh untuk menonton JFC (Jember Fashion Carnaval) yang akan diselenggarakan pada bulan Agustus setiap tahunnya.

(2)

Terdapat 36 kamar Deluxe, 4 kamar Junior Suite dan 2 Kamar Suite yang telah dilengkapi dengan Free Internet Access, AC, LCD TV pada setiap kamar.

Untuk akomodasi kebutuhan bisnis Hotel 88 Jember juga menyediakan ruang meeting dan telah dilengkapi dengan fasilitas LCD projector, Flip Chart dan Standard Sound System. (www. hotel88.co.id Diakses pada tanggal 08 Juli 2021).

1.1.2 Fasilitas – Fasilitas Hotel 88 Jember

Hotel 88 Jember memiliki berbagai Fasilitas, diantaranya adalah:

1. Room

Hotel 88 Jember memiliki 42 kamar. Terdiri dari tipe kamar Deluxe, Junior Suite, dan Suite, yang masing masing kamar tersedia LCD TV 3 inc dengan saluran internasional, bath room dan amenities, wifi, coffee maker, IDD phone.

Table 3.1.2.1 Tipe dan harga kamar Hotel 88 Jember

No Tipe Kamar Harga Kamar

1. Deluxe Rp. 280.000

2. Junior Suite Rp. 350.000

3. Suite Rp. 450.000

Sumber: Brosur Hotel 88 Jember 2. Restaurant

Hotel 88 Jember memiliki restaurant dengan nama Double 8 Restaurant.

Dalam sekali waktu dapat menampung sekitar 50 orang.

3. Meeting Room

Selain Room dan Restaurant Hotel 88 Jember juga memiliki Meeting

(3)

Room dengan berbagai package,seperti:

a. COFFEE BREAK Rp 100.000,- / pax (min. 30 pax, 1 x coffee break, durasi 4 jam, & standard meeting equipment)

b. LUNCH OR DINNER Rp 150.000,- / pax (min. 30 pax, 1 x makan siang/makan malam, durasi 4 jam, & standard meeting equipment) c. HALFDAY Rp 200.000,- / pax (min. 30 pax, 1 x coffee break, 1

x makan siang/makan malam, durasi 6 jam, & standard meeting equipment)

d. FULLDAY Rp 275.000,- / pax (min. 30 pax, 2 x coffee break, 1 x makan siang/makan malam , durasi 10 jam, & standard meeting equipment)

e. RESIDENTIAL - HALFBOARD Twin Share Rp 430.000,- / pax (min 30 pax, Kamar Superior, 2 x coffee break 1 x makan

siang/makan malam, & standard meeting equipment).

f. RESIDENTIAL - HALFBOARD Superior Rp 510.000,- / pax (min 30 pax, Kamar Superior, 2 x coffee break 1 x makan siang/makan malam,

& standard meeting equipment)

g. RESIDENTAL - FULLBOARD Twin Share Rp 640.000,- / pax (min 30 pax, Kamar Superior, breakfast, 2 x coffee break, 1 x makan siang/makan malam, & standard meeting equipment)

h. RESIDENTAL - FULLBOARD Single Rp 820.000,- / pax (min 30 pax, Kamar Superior, breakfast, 2 x coffee break, 1 x makan siang/makan malam, & standard meeting equipment

(4)

Selain Room, Restarant, dan Meeting Room, fasilitas-fasilitas penunjang umum dan service lainnya seperti: Luggage storage, Air conditioner, Television, Mini Bar, Safety Deposit Box, 24 Hours Front Desk, Terrace, Elevator, Private parking, Room Karaoke, wifi, Concierge, Paid shuttle service, Paid airport shuttle, Room service,

1.1.3 Struktur Organisasi Hotel 88 Jember

Adapun struktur organisasi yang ada di Hotel 88 Jember adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi Hotel Hotel 88 Jember Sumber: GM Hotel 88 Jember

1.1.4 Departemen Hotel 88 Jember

Departemen-Departemen yang ada di Hotel 88 Jember adalah sebagai berikut:

1. Accounting Department.

Accounting department adalah department yang bertanggung jawab atas penghitungan segala beban biaya dan pemasukan dalam hotel.

Account payable (AP)

Account payable adalah transaksi – transaksi yang menjadi dasar

GENER A L

CA, GC,

SALE

S OL

,

HK ME CHE

F DE

C AP, IT,

DRIVER

FO SE

C

HK ATT M E

FB CO

O

FDA F DA

ME CO

SEC GUARD SEC O GU

COO K

(5)

perusahaan dalam mengeluarkan uang. Biasanya, akun ini berisikan akun yang merupakan hasil pembelian.

Account Receivable (AR)

Account Receivable merupakan kebalikan dari account payable.

Dengan kata lain, AR adalah catatan transaksi yang menjadi dasar kita menerima uang.

2. Marketing Department.

Marketing department adalah bagian yang bertugas memasarkan hotel kepada masyarakat maupun pelanggan agar setiap tahunnya mengalami peningkatan atas tamu-tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas hotel.

3. Housekeeping Department.

Housekeeping Department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta membersihkan berbagai fasilitas hotel.

4. Front Office Department.

Front Office Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubungan langsung dengan tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima pendaftaran tamu.

5. Engineering Department.

Engineering Department adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab untuk menangani perawatan maupun perbaikan atas semua alat-alat serta mesin yang ada di hotel apabila mengalami kerusakan.

6. Laundry Departement.

(6)

Laundry Departement adalah suatu bagian yang bertanggung jawab melaksanakan pencucian ( Laundry Dry Cleaning ataupun Pressing ) atas semua bahan atau pakaian.

7. Food & Baverage product

Food and Beverage Product merupakan salah satu bagian di hotel yang menangani pengolahan makanan dan minuman dari bahan mentah menjadi produk siap saji mulai dari appetizer, soup, main course dan dessert bagi para tamu hotel.

Perlu adanya pengetahuan dan keahlian yang kompeten sesuai dengan standar dalam mengolah produk makan dan minum, agar tamu merasa puas mencicipi produk yang ditawarkan.

8. Food & Baverage Service

Food and Baverage Service merupakan pembelian makanan(purchasing) untuk layanan kepada pelanggan) terutama berkaitan dengan pengiriman dan penyajian makanan untuk pelanggan, setelah selesainya produksi pangan.

1.2 Gambaran Khusus Accounting and purchasing Departement Hotel 88 Jember

Accounting and Purchasing Departement adalah salah satu bagian yang mempunyai peranan penting di Hotel 88 Jember yang berada dalam satu departemen dengan Accounting Departement. Dimana Purchasing memiliki fungsi yaitu suatu bagian yang berperan dalam memenuhi segala kebutuhan hotel.

Atau bisa juga disebut dengan bagian yang menangani atau melakukan pembelian atau Procurement Departement (Bagian Pengadaan)

(7)

1.2.1 Peran Purchasing Department dalam Pengadaan Barang di Hotel Secara Umum

1. Membantu pengadaan barang yang di perlukan oleh hotel, karena untuk memperlancar operasional hotel atau departemen yang membutuhkan barang untuk diolah, menjadi sebuah produk yang berkualitas dan pelayanan yang prima.

2. Mengontrol masuknya barang, bertujuan untuk mengkordinasi apa saja barang yang masuk, sehingga barang yang masuk juga harus sesuai dengan Purchase Order atau Market List, agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan, dan bagian Purchasing juga harus berkoordinasi dengan bagian Receiving, apakah dalam pengiriman barang dari supplier tepat waktu, dan apakah barangnya berkualitas baik atau tidak.

3. Mengontrol waktu datangnya barang, dan memeriksa barang yang kualitasnya masih baik ataupun tidak, tujuannya untuk tidak menghambat operasional, apabila kedatangan barang terlambat, maka operasional hotel akan berantakan, dan jika tidak memeriksa barang dari segi kualitas, maka tamu akan complain, dan itu akan menjadi dampak yang kurang baik untuk hotel kedepannya.

(8)

AP, IT, CC CA,GC,AR

CA,IA

1.2.2 Struktur Organisasi Accounting and purchasing Departement di Hotel 88 Jember

Setiap Departemen di Hotel pastinya memiliki struktur organisasi agar seluruh kegiatan dapan berajalan dengan baik. Berikut adalah struktur organisasi yang berada di Accounting Department:

Sumber: GM Hotel 88 Jember

CA : Chief Accounting : Adalah pimpinan atau kepala untuk divisi akuntansi yang mengatur serta mengontrol atas departemen departemen yang ada di dalamnya.

GC : General Cashier : Yang bertugas untuk mengelola kas kecil dan kas brankas pada hotel.

AR : Account Receiveble ; Yang melakukan proses serta pencatatan seluruh informasi tentang piutang hotel, melakukan pembuatan Invoice serta mengirim Invoice tersebut.

CA : Control Accounting : Yang mengatur dan melaksanan proses Inventory setiap bulan

IA : Income Audit : Bertugas mengevaluasi dan mencocokkan revenue hotel dengan bukti bukti yang mendukung.

AP : Account Payyabel : Yang melakukan proses pencatatan seluruh

(9)

informasi tentang piutang dagang. Dan membuat summary bulanan pembelian.

IT : Information Technology :Yang membantu jika ada kendala pada system.

CC : Cost Controller : Mengerjakan pekerjaan akuntansi yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi, dan mengecheck dan memeriksa purchase request dari setiap departemen.

1.2.3 Seksi – Seksi Yang Ada di Accounting and purchasing Department Di Hotel 88 Jember

Finance Manager

1. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

2. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang

3. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request ) 4. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi 5. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

Accounting Supervisor

1. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager

2. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya 3. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

Night Audit

(10)

1. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari 2. Membuat summary revenue pada malam hari

3. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier

4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. ManagerInternal Auditor

5. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

6. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan

7. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager

8. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

Cost Controller

1. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

2. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

3. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

4. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin.

(11)

Manager.

5. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

6. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Purchasing Supervisor

1. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier

2. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order

3. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin.

Manager

4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Store Room Supervisor

1. Menjaga semua barang yang ada di gudang 2. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang

3. Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager

4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Chief Cashier

1. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

2. Bekerja sama dengan Night Audit

3. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

(12)

4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Accountant

1. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor 2. Memimpin pekerjaan bawahan :

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

1. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor 2. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

City Ledger

1. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

2. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

3. Membuat daftar piutang untuk Accountant 4. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Account Receivable

1. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

2. Membuat Summery Revenue

3. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie

(13)

4. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih 5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

General Cashier

1. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

2. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

3. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper

4. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan 5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Account Payable

1. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

2. Membuat summary bulanan pembelian 3. Memproses uang pengeluaran Hotel

4. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Book Keeper

1. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

2. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

(14)

Kesimpulan dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

1. Night Audit 2. Internal Auditor 3. Account Receivable 4. Chief Cashier 5. General Cashier

2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

1. Cost Controller

2. Purchasing Supervisor 3. Store Room Supervisor 4. Account Payable 5. General Cashier

1.3 Peralatan dan perlengkapan pada Department Acconting and Purchasing di Hotel 88 Jember

Berikut peralatan dan perlengkapan yang ada di back office (Accounting office) yaitu:

No Nama Alat Fungsi

1. Komputer Computer sendiri di gunakan sebagai alat bantu dalam pembuatan Purchase Request (PR) , Purchase Order (PO) , Store Request (SR) dll 2. Map supplier Map supplier digunakan sebagai tempat

dokumen PR,PO,nota dan Reciving yang sudah

(15)

di check oleh cost control dan sudah di tanda tangani lengkap oleh department head, cost control,chief accounting dan general manager 3. Nota Digunakan sebagai penulisan kembali nota dari

laundry

4. Kwitansi Kwitansi digunakan sebagai penulisan invoice saat tukar faktur

5. Form setoran cash daily

Di gunakan sebagai menulis pendapatan front office setiap harinya

6. Form daily market list Digunakan sebagai permintaan barang belanjaan oleh department khususnya f&b departement 7. Form tukar faktur Hanya di gunakan pada saat akan tukar faktur 8. Form store request Digunakan sebagai form book permintaan barang

dari setiap department

9. Bindex Di gunakan sebagai penyimpanan slip setoran bank

10. Printer Di gunakan sebagai alat print , untuk mengeprint setiap keperluan di back office

1.4 Prosedur Umum Pengadaan (Purchasing) di Hotel 88 Jember Prosedur pengadaan dan kelengkapan dokumen, digunakan untuk dua tujuan dalam perusahaan, yaitu :

a) Memberikan kerangka kerja dan arah penyediaan pasokan dan kegiatan manajemen material secara efektif dan efisien.

b) Memberikan arti pada proses masukan informasi dari dluar untuk menghasilkan keluaran komunikasi yang dibutuhkan oleh individu dalam departemen lain untuk mengajarkan pekerjaan mereka dalam suatu kegiatan koordinasi dan waktu tertentu.

Bagian purchasing membeli banyak macam serta jenis material dan jasa, dan prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya bervariasi antara setiap jenis pembelian. Bagaimanapun juga, daur umum kegiatan purchasing yang paling baik dalam operasi material dan pasokan adalah

(16)

distandardisasi secara benar.

Langkah-langkah di bawah ini merupakan daur purchasing yang setiap hari dilakukan, seperti :

1. Mengenali, mengidentifikasikan dan menguraikan kebutuhan 2. Mencerminkan kebutuhan - Menyelidiki dan memilih pemasok 3. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order) 4. Menindaklanjuti pemesanan (termasuk mempercepat dan menunda

pengiriman)

5. Penerimaan dan pemeriksaan material 6. Audit dokumen tagihan (invoice) 7. Menutup pesanan

1.5 Proses Pengadaan Barang di Hotel 88Jember

1. Purchase Request , permintaan barang yang dibutuhkan oleh outlet atau departemen masing-masing untuk melakukan pembelian dilakukan melalui Purchase Request. PR tersebut merupakan barang-barang seperti, makanan dan minuman serta barang-barang general seperti kertas, alat tulis dan perlengkapan untuk kamar tamu.

2. Barang-barang tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu:

a) Barang Market List : Merupakan barang-barang yang di pesan melalui supplier biasanya adalah bahan-bahan makanan seperti sayur, buah, dan ikan.

b) Barang Store Item : Merupakan barang-barang yang dibutuhkan oleh outlet yang tersedia pada bagian store atau penyimpanan seperti bahan makanan

(17)

yang sudah berbentuk kaleng atau box, bahan makanan yang harus dibekukan, serta alat tulis kebutuhan kantor.

3. Released By Autorised, barang di klasifikasikan ke dalam dua kelompok Market List dan Store Item, dalam proses tersebut membutuhkan persetujuan atau konfirmasi dari Dept. Head yang bersangkutan, seperti : Manager Departemen, Supervisor Departemen dan General Manager.

4. Pemesanan (order), pemesanan barang berdasarkan persetujuan yang telah dilakukan biasanya dilakukan oleh bagian purchasing melalui telephone.

Pemesanan barang dilakukan berdasarkan pemilihan supplier menurut harga dan kualitas supplier.

5. Penerimaan (Receiving), proses ini adalah proses penerimaan barang datang yang telah di pesan oleh bagian purchasing. Penerimaan barang dilakukan berdasarkan jumlah barang, kualitas barang, waktu penyimpanan barang, serta harga barang yang mungkin akan naik atau turun dalam jangka waktu tertentu, penerimaan nota dan konfirmasi pengiriman.

6. Distribute to Outlet, barang-barang yang sudah datang pada hari itu juga di distribusikan sesuai dengan Market List atau Store Item.

1.6 Proses Administrasi Pengarsipan Berkas-Berkas di Hotel oleh bagian Purchasing di Hotel 88 Jember

Pada Hotel 88 Jember, Accounting Departement khususnya Purchasing

(18)

menggunakan beberapa sistem yang dinilai sangat efisien dalam pengarsipan berkas-berkas, khususnya berkas untuk supplier hotel, yaitu sistem abjad dan sistem tanggal. Pengarsipan yang dilakukan untuk semua Nota, Tanda Terima, Store Requestion, Purchase Request, Purchase Order, Daily Market List, Receiving Record, Daily Receiving Record, dan dokumen lain yang terkait.

a. Pengarsipan nota

Pengarsipan untuk Nota Cash dilakukan dengan menuliskan seluruh transaksi dan bukti secara tertulis di sebuah buku yang diberi nama Expedition Book for Cash. Di dalam buku tersebut dicantumkan tanggal menerima nota, nama barang yang dibeli, total harga, dan sign untuk Receiving. Pertama-tama nota diterima dari Purchasing Manager, diberikan kepada Admin Purchasing, yang selanjutnya ditulis di Expedition Book for Cash, kemudian dikopi 1x dan di jadikan satu dengan yang asli, selanjutnya diberikan ke Receiving, dengan membawa buku ekspedisi untuk di tandatangani karena sudah menerima.

b. Pengarsipan Tanda Terima

Pengarsipan Tanda Terima dari Accounting Hotel 88 Jember kepada supplier, dilakukan kurang lebih 1 bulan dari penyetoran barang ke hotel, sesuai kesepakatan awal dulu. Accounting Payable adalah section yang melayani penukaran Tanda Terima tersebut, dengan supplier menyerahkan kwitansi untuk pembayaran selanjutnya. Tanda Terima dan kwitansi yang dimaksud kemudian disimpan (filling) dengan sistem pengurutan sesuai tanggal, yaitu tanggal dengan sistem pengurutan sesuai tanggal, yaitu tanggal dengan angka kecil di tempatkan di paling baeah, angka lebih besar/tanggal selanjutnya di tempatkan di atasnya,

(19)

begitu seterusnya, untuk memudahkan pencarian pada saat dibutuhkan. Tanda Terima disimpan di sebuah tempat penyimpanan berkas kantor (odneer).

c. Pengarsipan Store Request

Pengarsipan Store Requestion dilakukan oleh departemen yang melakukan Store Requestion, dalam hal ini contohnya Accounting Departemen, khususnya Purchasing. Formulir Store Requestion memiliki 2 ply lembar, yang pertama atau asli berwarna putih, diarsip oleh Cost Control atau kepala gudang, dan yang kopi ke-2 diarsip oleh Admin Purchasing, atau departemen yang meminta, pengarsipan dilakukan menurut sistem tanggal dan ditempatkan disebuah filling document folder (odneer). Store Requestion bisa juga dilakukan dari departemen lain.

d. Pengarsipan Purchase Request

Pengarsipan dokumen atau formulir Purchase Request, dilakukan oleh Admin Purchasing. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah darimana Purchase Request itu datang, untuk kapan, urgent atau tidak, barang yang diminta kira-kira mudah ditemukan atau tidak. Khusus untuk Purchase Request yang belum ditindak lanjuti, pengarsipan dilakukan dengan 2 cara, yakni penulisan kembali Purchase Request pada buku Purchase Request Book, dan penyimpanan pada map khusus, untuk Purchase Request yang belum ditindak lanjuti, menurut tanggal permintaan maupun nama departemen. Untuk Purchase Request yang sudah clear, maka pengarsipan dilakukan disusun menurut sistem tanggal.

e. Pengarsipan Purchase Order

Pengarsipan Purchase Order untuk Purchasing, dilakukan menurut sistem tanggal, yaitu mengurutkan formulir atau dokumen, mulai dari yang terkecil

(20)

berada di bawah, dan tanggal selanjutnya ditempatkan di atasnya. Sedangkan menurut Account Payable, pengarsipan dilakukan menurut sistem tanggal dan nama supplier, untuk memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Purchase Order memiliki 3 ply lembar. Lembar asli/pertama untuk supplier, lembar ke-2 berwarna kuning untuk Purchasing, dan lembar ke-3 berwarna pink untuk Account Payable.

f. Pengarsipan Daiy Market List

Pengarsipan Daily Market List yang baru saja diorder dan belum clear pembayarannya, dilakukan dengan filling dokumen pada odneer besar yang disediadakan, menurut sistem tanggal. Sedangkan yang sudah clear pembayarannya, maka pengarsipan Daily Market List dilakukan bersamaan dengan Receiving Record, nota supplier, dan dokumen penunjang lain, pada 1 bendel yang diberi nama Payment Voucher, yang ditempatkan di rak khusus yang disediakan.

g. Pengarsipan Receiving Record

Receiving Record diarsip sesuai nama supplier, pada sebuah map dan ditempatkan di rak khusus, bersama dengan nama supplier-supplier lain, yang berarti supplier-supplier tersebut belum selesai dalam pelunasan pembayaran oleh hotel, dan lebih memudahkan Account Payable untuk membedakan supplier dan bulan apa yang sudah dibayarkan dan belum dibayarkan

h. Pengarsipan Daily Receiving Record

Berbeda dengan formulir/dokumen lain, pengarsipan Daily Receiving Record dilakukan sangatlah simple. Pengarsipan dilakukan oleh Admin

(21)

Purchasing, yang menangani semua pengarsipan, baik Account Payable maupun Purchasing. Pengarsipan ini dilakukan dengan sistem urut tanggal, ini adalah laporan yang setiap hari harus diproses oleh Receiving dan diberikan kepada Account Payable setiap hari pula

1.7 Analisis peran Purchasing Department dalam pengadaan barang melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember

Proses pengadaan dan penanganan barang di bagian Purchasing Hotel 88 Jember memiliki alur yang telah di tetapkan dan menjadi proses yang harus dilaksanakan oleh setiap personel di dalamnya. Proses ini yang nantinya akan berpengaruh terhadap operasional hotel terutama bagian departemen kitchen, karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk di produksi di Restauran dan Banquet apabila ada event.

Kitchen merupakan bagian di food department di hotel 88 Jember yang perputaran pengadaan barang sangat tinggin. Hal ini di karenakan operasional bagian kitchen di Hotel 88 Jember yang cukup tinggi menyupplai operasioal restoran dan banquet di Hotel. Oleh karena itu Purchasing Department berperan dalam memperlancar operasional Kitchen melalui metode Daily Market List.

Daily Market List adalah formulir yang di gunakan untuk permintaan pengadaan barang. Khusus untuk Food and Baverage Department baik food product (Kitchen) maupun service ( Restaurant dan Banquet ). Berikut adalah peran Purchasing dalam melancarkan operasional Kitchen melalui Daily Market

(22)

22 List di Hotel 88 Jember yang meliputi :

a) Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan barang, khususnya barang perishable dengan menggunakanDaily MarketList, seperti permintaan bahan oleh bagian kitchenmenulis di form tersebut dengan quantity yang sesuai dengan kebutuhan.

b) Purchasing sebagai bagian yang berhak memesankan barang permintaan kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis dan sesuai dengan Daily Marke tList. Yang dimana bertanggung jawab untuk memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas yang bagus.

c) Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk kecocokan barangpermintaan. Hal ini dapat menjadi point penting, karena jika memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas yang bagus, maka imbas kepada hotel juga bagus.

d) Purchasing bertanggung jawab dan memastikan barang pesanan datangtepat waktu sesuaidenganDailyMarketList, karena memiliki komunikasi yang baik dengan supplier yang mempermudah untuk meminta barang pesanan datang tepat waktu.

Berdasarkan peran purchasing department dalam pengadaan barang melalui Daily MarketList di hotel 88 Jember diatas menunjukkan bahwa peran tersebut sangat vital dan penting dalam memperlancar kegiatan operasional bagian Kitchen, sehingga kinerja bagian yang terkait dengan kitchen seperti restoran dan banquet menjadi optimal.

Proses pengadaan dan penanganan barang di kitchen melalui Daily

(23)

MarketList di hotel 88 Jember diatas memerlukan dukungan keteraturan dalam proses pengadaan barang yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a) Dalam permintaan barang oleh setiap departemen, dapat di periksa oleh Chief Accounting setelah di setujui langkah selanjutnya yaitu membuat PR (purchace request) memasukkan item dan quantity sesuai permintaan yang tertera pda form Daily Market List.

b) Setelah semua item barang telah di input selanjutnya print PR (Purchase Request) untuk di scan dan dikirim pada supplier. Setelahbarang permintaan datang, selanjutnya mengecheck sesuai dengan PR (Purchase Request) yang telah di buat sebelumnya.

c) Setelah itu menandatanganinota sebagai bukti bahwa telah menerima barang dengan quantity yang sesuai dan benar. Langkah selanjutnya adalah tarik PO (Purchase Order) proses ini berlaku untuk mengecheck quantity dan harga yang ada pada nota dan system sudah sesuai atau tidak.

d) Setelah di check lalu memasukkan harga sesuai dengan nota, dan memastikan jumlah pada nota dan pada PO di system itu sama.

e) Setelah sinkron/sama baru melakukan prin PO, dokumen PR, PO dan Nota di jadikan satu untuk dokumen dan mengerjakan Reciving.

f) Setelah semua selesai langkah berikutnya yaitu, melengkapi tanda tangan yang di sahkan oleh Head Departemen, Cost Control, Chief Accounting, General Manager. Hal itu memudahkan saat akan melakukan Invoice atau

(24)

pembayaran kepada supplier.

1.8 Kendala dan solusi yang di temui dalam proses pengadaan barang di Hotel 88 Jember

Di dalam proses Pengadaan barang di bagian Purchasing hotel 88 Jember terdapat suatu alur yang dapat membuat kegiatan tersebut menjadi efisien dan saling bekerjasama dalam tugas dan tanggung jawabnya. Proses ini yang nantinya akan berpengaruh terhadap operasional hotel terutama untuk bagian/departemen Kitchen, karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk diproduksi di Restaurant.

Kendala peran purchasing dalam pengadaan barang adalah permintaan barang terhadap supplier untuk kebutuhan restoran tidak sesuai dengan daya beli pengunjung, sehingga tidak dapat menutupi cost penjualan. Hal ini yang menyebabkan omset menurun, di karenakan adanya pembatasan pengunjung selama pandemic terjadi.

Solusinya untuk mengatasi kendala diatas adalah pada departemen Kitchen di harapkan untuk tidak meminta barang yang quantitynya melebihi dari kebutuhan, jika masih tetap solusi terbaiknya yaitu membuat satu menu terbaru dan mempromosikannya agar dapat menarik konsumen dan mendapatkan keuntungan timbal balik kepada hotel dan bisa menutupi cost yang telah menurun.

1.9 Analisis SWOT

(25)

untuk mengetahui empat sisi dari keberadaan Hotel 88 Jember, yaitu mengenai kekuatannya, kelemahannya, peluangnya, dan ancamannya. Kekuatan dan kelemahan berasal dari faktor internal, yaitu faktor yang dimiliki oleh pihak hotel.

Sedangkan peluang dan ancaman berasal dari faktor eksternal yang berdampak kepada keberadaan Hotel 88 Jember. Secara khusus, analisis SWOT ini digunakan untuk mengetahui tentang keberadaan Accounting and purchasing department dalam “Peran Purchasing Departemen dalam pengadaan barang melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember ”

Adapun analisis SWOT ini disajikan secara deskriptif sebagai alat untuk mengetahui, baik secara umum maupun khusus, tentang keberadaan Hotel 88 Jember

(26)

Tabel 3.10.1 Tabel Analisis SWOT Variabel Strengths

(Kekuatan)

Weaknesses (Kelemahan)

Opportunities (Peluang)

Thearts (Ancaman) Sumber

Daya Manusia

Pegawai accounting and purchasing rata rata sudah berpengalama n pada hotel mempunyai nama dan mempunyai management yang bagus

Minimnya jumlah karyawan

Rekruritmen kontrak kerja lebih di utamakan untuk ekstrainee yang pernah training di hotel.

Dikhawatirka n apabila tidak adanya

penambahan karyawan akan

mengakibatka n kelambatan dalam

oprasional.

Peralatan Peralatan dan perlengkapan yang dimiliki berkualita bagus, sehingga melancarkan proses kerja di accounting and

purchasing

Peralatan yang rusak tidak segera diperbaiki atau diganti sehingga menghambat operasional yang sedang berlangsung

Peralatan yang memadai akan membuat pekerja mampu bekerja dengan baik dan sesuai dengan standar pada hotel 88 jember

Peralatan yang digunakan sebagian sudah kurang layak seperti rusak dan

sebagainya, sehingga menghamba suatu pekerjaan

(27)

Daily Market List

Adanya pelatihan karyawan setiap bulan dapat

meningkatkan kualitas pelayanan

Sering kali Terjadi kendala Jaringan dari pusat VHP sehinga tidak mampu memaksimal kan

efektifitas pekerjaan

Memperbaik i system jaringan yang ada dari pusat hingga ke semua cabang unit sehingga mampu Menekan tingkat keterlambata

n pekerjaan akibat jaringan Frekuensi kerusakan jaringan yang sering akan menghambat pekerjaan sehingga efisiensi dan efektifitas gagal di capai

1.10 Kegiatan selama OJT

Selama On The Job Training di bagian Accounting and purchasing kegiatan yang dilakukan adalah sesuai dengan schedule. hal yang sama dilakukan oleh masing-masing shift adalah:

1. Datang 15 menit sebelum jam masuk 2. Menuju ke back office

3. Membersihkan meja kerja 4. Mengerjakan Purchase Request 5. Mengerjakan Purchase Order 6. Reciving

(28)

7. Mengerjakan Store Request

8. Mengerjakan buku setoran cash daily 9. Mengerjakan berkas Income Audit 10. Menghitung Reveneu turnover room 11. Check store room

12. Check tanda tangan pada map supplier 13. Mengerjakan inventory

14. Mengerjakan stok onhand 15. Input budget

Referensi

Dokumen terkait

Pembentukan/penganyaman jadi karya seni (Tas, hiasan dinding, dompet, kursi dll). Tahap-tahap proses pemilihan bahan baku PT. Dalam melakukan ekspor rotan PT. Tunas Jaya

1) Melayani nasabah memberikan informasi produk dan layanan serta melaksanakan transaksi operasional sesuai dengan kewenanangannya, berdasarkan instruksi nasabah dan

3) Penetapan dan Penandatangan Surat Keputusan Susunan Anggota Panitia Pengadaan Barang/Jasa dengan persetujuan Kepala Satuan Kerja. 4) Penyusunan Dokumen Pengadaan

surat permintaan pembelian, surat penawaran harga, surat penetapan penyedia barang, surat perintah kerja, faktur pembelian, faktur pajak, surat penerimaan barang,

Untuk mengetahui kontribusi antara Pajak Kendaraan Bermotor terhadap Pendapatan Asli Daerah maka digunakan alat bantu SPSS dengan hasil seperti dalam tabel berikut

Dalam kurikulum sebelumnya, guru BK disebut dengan guru bimbingan penyuluhan (BP) lebih berperan sebagai pembimbing karir, selanjutnya guru BK berperan sebagai

Penerapan kebijakan promosi jabatan pada PT Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dilakukan berdasarkan hal-hal diatas dan prestasi kerja dari karyawan yang bersangkutan serta

Balikpapan dari Divisi Prodaya (Progam dan Pemberdaya), awal mula program ini berdiri yaitu pada tahun 2010 dan jumlah penerima beasiswa SP pada waktu itu sebayak 70