BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat
UD HRR Banjarmasin merupakan salah satu perusahaan bergerak dibidang dagang yang didirikan oleh Bapak Fahmi Arif sejak tahun 2003 yang pada waktu itu beroperasi di Pasar Ujung Murung dan pindah pada tahun 2015 ke Km 3, JL. A. Yani, Karang Mekar, Kecamatan Banjarmasin Timur. Kota Banjarmasin, Kalimantan Selatan Kode Pos 70236. Nama UD sendiri menggunakan nama ketiga anak beliau yaitu HRR singkatan dari Hafizi Rifani Riyadi.
Barang yang dijual pada UD HRR Banjarmasin tersebut yaitu Karpet, Seprai, Gorden, Sejadah, Kelambu dan Selimut, berbagai macam jenis Karpet yang berkarakter untuk anak-anak dan berbagai macam karakter lainnya, Kelambu untuk bayi dan dan anak-anak begitu juga dengan selimut yang berbagai macam jenis dan berkarakter animasi untuk anak-anak juga, dan dengan harga yang sesuai dengan jenis dan kualitas barang nya.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah merupakan hal yang sangat penting dalam susunan setiap posisi yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi pada UD HRR meliputi bagian pimpinan, bagian kasir, bagian penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman Berikut struktur organisasi yang ada di UD HRR Banjarmasin
Bagan 2
Struktur Organisasi UD HRR Banjarmasin
Sumber : UD HRR Banjarmasin, (Oleh Penulis 2019)
Struktur organisasi di atas menunjukan bahwa struktur organisasi yang digunakan oleh UD HRR Banjarmasin adalah struktur organisasi garis karena memiliki sistem yang semua kekuasaan berjalan dari atas ke bawah menurut garis lurus dan garis tanggung jawab berjalan dari bawah ke atas. Berikut ini adalah uraian wewenang dan tanggung jawab dari struktur organisasi diatas : 1) Pemilik atau Pimpinan
Pemilik/Pimpinan adalah pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya bisnis, adapun tugas dan wewenang seorang pemilik/pemimpin yaitu :
Pimpinan/Pemilik
Bagian Penjualan Bagian Kasir Bagian Pengiriman
Fungsi Gudang
Fungsi Pengiriman
a) Mengkoordinir dalam setiap kegiatan yang ada diperusahaan b) Bertanggung jawab dalam perkembangan usahanya dan
barang yang ada diperusahaan
c) Menetapkan kebijakan dan pengambilan keputusan d) Menerima hasil akhir dari penjualan
e) Pemimpin adalah pemilih perusahaan 2) Bagian Penjualan
Bagian penjualan memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu : a) Menawarkan barang
b) Melayani pelanggan 3) Bagian Kasir
Bagian Kasir memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu : a. Menerima pembayaran yang barang dibeli oleh pelanggan b. Mencatat barang yang sudah dibeli pelanggan dengan nota c. Membuat laporan harian
4) Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman memiliki 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi gudang dan fungsi pengiriman.
a. Fungsi gudang
Fungsi gudang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
(1) Mengecek persedian barang.
(2) Menyiapkan barang pesanan pelanggan.
(3) Bertanggung jawab atas barang yang terdapat pada UD HRR Banjarmasin.
b. Fungsi pengiriman
Fungsi pengiriman memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
2. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari penjulana pada UD HRR Banjarmasin
UD HRR Banjarmasin merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dengan sitem penjualan tunai. Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas yang berjalan pada UD HRR Banjarmasin yaitu sistem penerimaan kas dari penjualan tunai.
Penerapan sistem informasi penerimaan kas dari penjualan tunai terdiri dari deskripsi pokok, informasi yang diperlukan manajemen, fungsi yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, bagan alir dokumen, dan unsur pengendalian intern.
a. Deskripsi Pokok
Penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin dimulai saat pelanggan datang secra langsung ke toko untuk membeli barang yang dibeli. Saat pelanggan datang dan menentukan pilihan, fungsi penjualan mencatat barang yang ditentukan kemudian perlu dilakukan pembayaran barang oleh pelanggan. Setelah uang diterima oleh fungsi kasir, fungsi kasir menyerahkn nota rangkap pertama kepada pelanggan dan barang yang telah dipilih kemudian disiapkan oleh fungsi gudang dan dikirimkan oleh fungsi pengiriman bersamaan dengan nota rangkap ke-2 yang difungsikan sebagai surat jalan, sedangkan nota rangkap ke-3 diserahkan pada fungsi kasir. b. Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang dipelukan manajemen dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin yaitu :
1) Informasi data barang berupa nama barang, jumlah barang dan harga barang.
2) Data pelanggan c. Fungsi yang Terkait
Bagian penjualan memiliki fungsi penjualan, bagian kasir memiliki fungsi kasir, dan bagian pengiriman memiliki 2 fungsi penerimaan dan gudang. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin sebagai berikut :
1) Fungsi Penjualan
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi penjualan yaitu : a) Meneriman pesanan dari pelanggan
2) Fungsi Kasir
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi kasir yaitu : a) Menerima kas sebagai pembayaran dari pelanggan. b) Mengisi dan menyerahkan nota kepada pelanggan. c) Memberi perintah kepada bagian pengiriman untuk
menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan. 3) Fungsi Pengiriman
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi pengiriman yaitu : a) Mengantar barang yang dibeli oleh pelanggan. 4) Fungsi Gudang
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi pengiriman yaitu : a) Mempersiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. b) Mengantar barang yang dibeli oleh pelanggan. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi penerimaan kas penjuaalan tunai pda UD HRR Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Prosedur ini digunakan untuk melayani pelanggan dalam transaksi penjualan secara tunai. Prosedur ini dilakukam oleh fungsi penjualan yang bertanggung jawab menerima order dari pelanggan, membuat nota penjualan 2 rangkap. Menyerahkan nota penjualan warna putih kepada pelanggan bersamaan dengan barang yang sudah dibeli dan nota berwarna merah diserahkan kebagian kasir sebagai pengarsipan
2) Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas pada UD HRR Banjarmasin dijalankan oleh fungsi kasir. Prosedur penerimaan kas terjadi setelah adanya kesepakatan antara pelanggan dan fungsi penjualan serta dilakukannya pembayaran atas pembelian barang sebesar jumlah yang tertera pda nota oleh pelanggan. Seperti pada penjelasan sebelumnya nota rangkap kedua digunakan sebagai pengarsipan.
3) Prosedur Penyetoran Kas
Prosedur penyetoran kas kepada pemilik dilakukan setiap hari oleh fungsi kasir. Penyetoran kas dilakukan secara bersamaan dengan nota rangkap kedua sebagai bukti pencatatan jumlah kas yang diterima dari hasil penjualan. e. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada UD HRR Banjarmasin pada sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1) Nota Penjualan
Dokumen yang digunakan UD HRR Banjarmasin dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah nota penjualan. Digunakan untuk merekam berbagai informasi dan sebagai bukti trasaksi yang diperlukan oleh
manajemen mengenai penjualan tunai. Nota penjualan terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama berwarna putih untuk pelanggan dan rangkap kedua berwarna merah untuk penjualan sebagai rekap bukti untuk membuat laporan penjualan harian agar tidak terjadi kecurangan. Nota yang digunakan pada UD HRR Banjarmasin terdapat pada gambar 1 halaman 7 :
Gambar 8. Nota Penjualan
Sumber: UD HRR Banjarmasin 2018 f. Catatan Akuntansi yang digunakan
Pada prosedur ini penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin, fungsi kasir mencatat transaksi pada Nota Penjualan.
g. Bagan Alir Dokumen
Berikut ini adalah bagan alir dokumen penerimaan kas dari penjualan tunai yang berjalan pada UD HRR Banjarmasin :
Bagan 3. Alir Dokumen UD HRR Banjarmasin
Sumber : UD HRR Banjarmasin 2019
Berdasarkan Badan Alir Dokumen penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Bagian Penjualan
Menerima Order dari pelanggan. 2) Bagian Kasir
Menerima pembayaran dari pelanggan.
Membuat nota yang terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama diserahkan kepada pelanggan dan rangkap kedua diserahkan bagian gudang dan pengiriman.
Menerima nota rangkap kedua atau nota penjualan setelah barang diantar dari fungsi pengiriman setalah itu membuat laporan kas harian dan menyerahkan kepada pimpinan.
3) Fungsi gudang dan pengiriman
Fungsi gudang dan pengiriman menerima nota rangkap kedua yang sudah dibuat oleh bagian kasir dan menyiapkan barang yang dibeli pelanggan setelah itu fungsi pengiriman mengantar barang dan nota rangkap kedua diserahkan ke bagian kasir.
4) Pimpinan
Menerima laporan kas harian dari bagian kasir. B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Analisis Permasalahan
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan penulis sebelumnya, maka ditemukan beberapa kelemahan yang ada pada UD HRR Banjarmasin, yaitu :
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini hanya nota penjualan. UD HRR Banjarmasin masih belum ada informasi mengenai laporan keseluruhan.
2) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada UD HRR Banjarmasin mempunyai kelemahan yaitu perangkapan fungsi pada fungsi penjualan dan fungsi kasir. Tetapi tidak menjadi masalah besar karena masih bisa ditangani dengan adanya pengawas langsung oleh pimpinan.
3) Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin meliputi prosedur order penjualan, penerimaan kas, pengiriman barang, dan penyerahan barang dapat dikatakan sudah tepat namun segala pencatatan yang dilakukan masih secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan.
4) Dokumen yang Digunakan a) Nota
Nota yang digunakan pada UD HRR Banjarmasin masih terdapat kekurangna, yaitu :
(1) No Nota tidak urut tercetak sehingga terjadi kesulitan dalam pengarsipan.
(2) Tidak mempunyai stempel/cap apabila barang sudah diterima.
(3) Tidak mempunyai stempel lunas (4) Belum ada dokumen surat jalan. 5) Catatan Akuntansi Yang Digunakan
UD HRR Banjarmasin hanya memiliki catatan akuntansi berupa Buku Besar Penjualan/kas dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai.
(1) Perangkapan tanggung jawab pada bagian kasir dan bagian prnjualan.
(2) Pada UD HRR Banjarmasin telah menerapkan perangkapan fungsi yang bisa dilihat dari bagian penjualan dan bagian kasir.
(3) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Belum ada tanda tangan pelanggan untuk tanda terima bahwa barang sudah diterima.
(4) Praktik yang Sehat
No nota yang digunakan tidak tercetak sehingga tidak dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi kasir. (5) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang bekerja pada UD HRR Banjarmasin sudah sesuai dengan mutu dan berdasarkan kemampuan masing-masing.
2. Alternatif Pemecahan Masalah
a. Sistem informasi penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin yang disarankan
Berdasarkan permasalahan yang terlah diuraikan, maka penulis memberi saran dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin, yaitu sebagai berikut :
1). Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yang disarankan adalah informasi data barang, data jenis barang, data pelanggan, data pertanggal, data laporan penjualan tunai, laporan per jenis barang, laporan per barang, laporam per pelanggan.
2). Fungsi terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait pada UD HRR Banjarmasin masih terdapat perangkapan yugas seperti fungsi penjualan dan fungsi kasir yang dilakukan oleh orang yang sama, maka penulis
menyarankan fungsi penjualan dan fungsi kasir pada UD HRR Banjarmasin perlu dilakukan oleh orang yang berbeda dengan merekrut karywan baru atau menugaskan salah satu karyawan pada fungsi yang berbeda untuk berpindah ke salah satu fungsi penjualan ataupun fungsi kasir sesuai dengan kemampuan masing-masing.
3). Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang disarankan Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD HRR Banjarmasin sudah tepat Karen sudah sesuai dengan keperluaan dan kondisi perusahaan.
4). Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan pada UD HRR Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a). Nota Penjualan
Dokumen yang digunakan UD HRR Banjarmasin berupa nota yang belum ber no nota yang tercetak dan tidak memiliki tanda terima dari pelanggan. Penulis menyarankan desain nota yang dibuat 2 rangkap dengan program yang penulis buat. Berikut ini alah dokumen nota penjualan yang disarankan oleh penulis.
Gambar 9. Nota Penjualan yang disarankan Sumber :Penulis, 2019
Gambar 10. Kartu DO/Surat Jalan yang Disarankan Sumber : Penulis,2019
b). Laporan Data Barang
Laporan data barang digunakan untuk memberi informasi mengenai barang yang terdapat pada UD HRR Banjarmasin. UD HRR Banjarmasin tidak menggunakan laporan data barang, maka penulis menyarankan agar dibuatnya laporan data barang. Gambar dibawah merupakan laporan data barang yang disarankan.
Gambar 11. Laporan Data Barang yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
c). Laporan Data Pelanggan
Laporan data pelanggan digunakan untuk memberitahukan informasi tentang pembeli barang dan
pengelompokkan antara pelanggan tetap ataupun pelanggan tidak tetap. UD HRR Banjarmasin tidak menggunakan laporan data pelanggan, maka penulis menyarankan agar membuat laporan data pelanggan. Gambar dibawah merupakan laporan data pelanggan yang disarankan.
Gambar 12. Laporan Data Pelanggan yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
d). Laporan Penjualan Tunai per tanggal
Laporan penjualan tuna per tanggal dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi tentang total penjualan tunai dengan periode tertentu dan juga sebagai rekap penjualan. Gambar dibawah merupakan laporan penjualan tunai per tanggal yang disarankan.
Gambar 13. Laporan Penjualan Tunai yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
e). Laporan Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
Laporan penerimaan kas dari penjualan tunai dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi tentang total penerimaan kas dari penjualan tunai dan jasa pengantaran yang terjadi pada UD HRR Banjarmasin. Gambar dibawah merupan laporan penerimaan kas dari penjualan tunai yang disarankan.
Gambar 14. Laporan Penerimaan Kas dari Penjualan TunaiDisarankan Sumber : Penulis, 2019
f). Laporan Penjualan Keseluruhan
Laporan penjualan keseluruhan dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah pendapatan dari penjualan tunai. Gambar dibawah merupakan laporan penjualan keseluruhan yang disarankan.
Gambar 15. Laporan Pejualan Keseluruhan yang disarankan Sumber : Penulis, 2019
g). Laporan Penjualan per Jenis Barang
Laporan penjualan tunai per jenis barang dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi tentang jumlah penjualan pada jenis barang tertentu yang berguna untuk pimpinan melakukan perencanaan kedepannya mengenai jenis barang yang dipajang di toko. Gambar dibawah merupakan laporan penjualan tunai per jenis barang yang disarankan.
Gambar 16. Laporan Penjualan per Jenis Barang yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
h). Laporan Penjualan per Barang
Laporan penjualan per barang dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi tentang jumlah penjualan pada barang tertentu. Gambar dibawah merupakan laporan penjualan per barang yang disarankan.
Gambar 17. Laporan Penjualan per Barang yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
i). Laporan Penjualan per Pelanggan
Laporan penjualan per pelanggan dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk pertimbangan menetapkan status pelanggan, yaitu pelanggan biasa atau pelanggan tetap. Gambar dibawah merupakan laporan penjualan per pelanggan yang disarankan.
Gambar 18. Laporan Penjualan per Pelanggan yang Disarankan Sumber : Penulis, 2019
j). Catatan Akuntansi yang Disarankan
Catatan akuntansi dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin bagi penulis perlu ditambahkan dengan adanya saldo kas pada periode tertentu yang penulis buat pada program aplikasi yaitu laporan penjualan per tanggal, dimana total penjualan tersebut merupakan saldo kas pada periode tertentu.
5). Sistem Pengendalian Intern yang Disarankan
Sistem pengendalian intern pada penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin yang disarankan antara lain :
a). Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
UD HRR Banjarmasin tidak memisahkan fungsi penjualan dan fungsi kasir. Maka penulis menyarankan untuk diadakannya pemisahan fungsi antara fungsi penjualan dan fungsi kasir agar dilakukan oleh orang yang berbeda dengan itu maka UD HRR Banjarmasin perlu merekrut karyawan baru atau menugaskan salah satu karyawan pada fungsi yang berbeda untuk berpidan ke salah satu fungsi yang terkait dengan sesuai kekampuannya. b). Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada UD HRR Banjarmasin yang disarankan adalah sebagai berikut :
(a) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kasir dengan cara menaruh cap “lunas” pada nota penjualan bagi barang yang telah dibayar lunas oleh pelanggan.
(b) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi kasir dengan cara menulis manual atau membutuhkan cap memakai jasa pengantaran dari UD HRR Banjarmasin “sudah diserahkan” pada nota penjualan.
c). Praktik yang Sehat
Nota penjualan pada UD HRR Banjarmasin lebih baik menggunakan nomer urut tercetak sebagai nomer notanya agar kesalahan dalam melakukan transaksi penjualan dapat diminimalisir. Hal ini dilakukan agar semua transaksi yang terjadi pada UD HRR Banjarmasin dapat diawasi dan dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi kasir.
d). Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Karyawan yang bekerja pada UD HRR Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang dimiliki.
6). Bagan Alir Dokumen yang Disarankan
Berikut ini bagan alir dokumen yang disarankan pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin :
Bagan 4
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang disarankan jika pelanggan menggunakan jasa pengiriman
Bagian Penjualan Bagian Kasir Melayani Pelanggan 1 Mulai 1 Barang Ada Ya Mengecek Stok Menerima pembayaran dari pelanggan Input Pesanan Input Pesanan Cetak Nota 2 SJ 1 Pelanggan 2 4 SJ 2 Cetak Variasi Laporan Penjualan Lap..Reka p Transaksi T Nota 2 Variasi Lap. Penj Uang 5 6 Lap. Var Penjualan Selesai Keputu san Ya Tidak Pulang 2 Nota 1 Nota 2 T
Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian Pimpinan
Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
SJ : Surat Jalan
Variasi Lap Penjualan terdiri dari Laporan Penjualan Keseluruhan dan Per Tanggal Per Tanggal, Laporan Penjualan Tunai Keseluruhan dan Per Tanggal, Laporan Penjualan Per Jenis barang, dan Laporan Penjualan Per Barang .
2 Menyiap kan Barang 5 Lap. Var Penjualan Mencocokan Laporan dan uang yg Diterima Lap. VarPenjual an 6 2 SJ 1 Nota 2 3 3 barang barang 2 SJ 1 Nota 2 Mengant ar Barang 2 SJ 1 Nota 2 Meminta Tanda Terima 2 SJ 1 Nota 2 4 Pelanggan barang Uang
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang disarankan jika pelanggan menggunakan jasa pengiriman pada UD HRR Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
a). Pemilik/Pimpinan berwenang untuk menerima dan mencocokkan laporan-laporan penjualan beserta uang yang dihasilakan dari penjualan barang toko yang diserahkan oleh fungsi kasir.
b). Bagian Penjualan (1) Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas sebagai berikut : (a) Melayani pelanggan
(b) Menerima order dari pelanggan c). Bagian Kasir
(1) Fungsi Kasir
Fungsi kasir bertungas sebagai berikut :
(a) Mencek stok, jika barang kosong dilkukan pengiputan pesanan
(b) Menerima pembayaran dari pelanggan (c) Menginput transaksi penjualan
(d) Mencek nota yang masing masing terdiri dari 2 rangkap dengan rangkap pertama diserahkan kepada pelanggan dan rangkap kedua diarsip (e) Mencek variasi laporan penjualan yang terdiri dari
laporan penjualan keseluruhan dan per tanggal per tanggal, laporan penjualan tunai keseluruhan dan per tanggal, laporan penjualan per jenis barang, dan laporan penjualan per barang
(f) Menyerahkan variasi laporan penjualan beserta uang hasil penjualan kepada pimpinan, dan
d). Bagian pengiriman (1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertugas sebagai berikut : (a) Menerima nota rangkap 2 dari fungsi kasir (b) Menyiapkan barang pesanan pelanggan
(c) Menyerahkan nota beserta barang yang telah disiapkan untuk fungsi pengiriman
(2) Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertugas sebagai :
(a) Menerima nota yang dibuat fungsi kasir beserta barang dari fungsi gudang
b. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada UD HRR Banjarmasin yang disarankan
Langkah-langkah dalam mendesainsebuah program aplikasi penerimaan kas untuk UD HRR Banjarmasin yaitu sebagai berikut : 1). Normalisasi
Bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa konsep dasar normalisasi merupakan bagian dari perancangan basis data. Tanpa normalisasi, sistem basis data menjadi tidak akurat, lambat dan tidak efesien serta tidak memberikan data yang diharapkan. Terdapat empat tahap normalisasi, berikut merupakan penjelasan :
a). Normalisasi tahap 0 (Unnormalized)
Normalisasi tahap 0 yaitu mencantumkan semua field yang ada berdasarkan data atau sumber yang ada. Berikut ini field yang digunakan dalam desain program aplikasi penerimaan kas
Tabel 4. Tabel Unnormalisasi
No Nama Field No Nama Field 1 KodeBarang 9 Alamat 2 NamaBarang 10 Kuantitas 3 KodeJenisBarang 11 TotalPenjualan 4 JenisBarang 12 Telepon 5 Satuan 13 KodePelanggan 6 HargaJual 14 NamaPelanggan 7 TanggalTransaksi 8 NoNota
b). Bentuk Normalisasi Pertama (INF)
Nilai seluruh dalam bentuk norma pertama (INF) adalah atomik, yang berarti data tersebut tidak bisa dibagi-bagi lagi menjadi unit yang lebih kecil dan nilai berulang. Berikut ini merupakan contoh normalisasi data 1NF :
Gambar 18. Contoh Normalisasi Database 1NF Sumber : Penulis, 2019
c). Bentuk Norma Kedua
Norma kedua merupakan sebuah tabel yang menjelaskan tabel dengan kunci utama gabungan hanya terdapat pada bentuk 1 NF, tetapi tidak pada 2 NF. Tabel relasional berada pada bentuk norma kedua jika dia berada pada 1 NF dan setiap kolom bukan kunci harus tergantung pada seluruh kolom yang membentuk kunci
utama. Berikut ini merupakan contoh Normalisasi database 2NF
Gambar 19. Contoh Normalisasi Database 2NF Sumber : Penulis, 2019
d). Bentuk Norma Ketiga
Bentuk norma ketiga mengharuskan semua kolom pada tabel relasional tergantung hanya pada kunci utama. Sebuah tabel relasional berda pada bentuk norma ketiga jika tabel sudah berada pada 2 NF dan setiap kolom yang bukan kunci tidak tergantung secara transitif pada kunci utamanya. Berikut ini merupakan contoh Normalisasi database 3NF
Gambar 20. Contoh Normalisasi Database 3NF Sumber : Penulis, 2019
2). Sistem Basis data
Bab sebelumnya menjelaskan bahwa sistem basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (mempunyain relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada, Berikut merupakan diagram relasi antar tabel :
Gambar 21. Relasi antar tabel Sumber : Penulis, 2019
Penjelasan dari gambar relasi antar tabel diatas adalah sebagai berikut :
a) Tabel Barang
Tabel barang digunakan untuk menambahkan atau menyimpan data barang yang ada diperusahaan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tb pejualan detail dan tb penjualan header dengan field kuncin kode barang. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 3 Tabel TbBarang
No Key Nama Field Type Size
1 KodeBarang nchar 50 2 NamaBarang nchar 50 3 KodeJenisBarang nchar 50 4 KodeSatuan nchar 50 5 HargaJual bigint 6 HargaBeli bigint 7 StokAlfi nchar 50 Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbBarang Kunci Utama : KodeBarang Kunci Tamu : - KodeJenisBarang
- KodeSatuan Jumlah Field : 7
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data barang yang ada pada perusahaan.
b) Tabel Jenis Barang
Tabel jenis barang digunakan untuk menambahkan dan menyimpan data jenis barang. Tabel ini memiliki relasi one to many
dengan tabel tbbarang dengan field kunci kodejenisbarang. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4 Tabel Jenis Barang
No Key Nama Field Type Size 1 KodeJenisBarang nchar 50 2 NamaJenisBarang nchar 50 Sumber : Penulis, 2019
Keterangan :
Nama Tabel : TbJenisBarang Kunci Utama : KodeJenisBarang Jumlah Field : 2
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data jenis barang.
c) Tabel Satuan
Tabel satuan digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data satuan barang. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbbrang dengan field kunci kodesatuan. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 5 Tabel Satuan
No Key Nama Field Type Size
1 KodeSatuan nchar 50
2 NamaSatuan nchar 50
Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbSatuan Kunci Utama : KodeSatuan Jumlah Field : 2
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data satuan barang.
d) Tabel Pelanggan
Tabel pelanggan digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data pelanggan atau pembeli baru. Tabel ini memiliki relasi one yo many dengan TbPenjualanHeader field kunci KodePelanggan. Dibawah ini merupakan tabel pelanggan secara fisik :
Tabel 6 Tabel Pelanggan
No Key Nama Field Type Size 1 KodePelannggan nchar 50 2 NamaPelanggan nchar 50 3 Alamat ntext 4 Telepon nchar 50 Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbPelanggan Kunci Utama : KodePelanggan Kunci Tamu : Nama Pelanggan Jumlah Field : 4
Fungsi : digunakan untuk menyimpan data Pelanggan.
e) Tabel Penjualan Detail
Tabel penjualan detail digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Tabel ini memiliki dua kunci yang merupakan foreign key di KodeBarang sehingga dapat memiliki banyak detail kode barang pada tabel tbPenjualanDetail. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbPenjualanHeader yang berarti satu NoNota dapat memiliki banyak detail pada tabel tbPenjualanDetail. Dibawah ini merupakan tabel tbPenjualanDetail secara fisik :
Tabel 7
Tabel Penjualan Detail
No Key Nama Field Type Size 1 NoNotaAlfi88 varchar 50 2 KodeBarangAlfi88 nchar 50 3 KuantitasAlfi88 Int 4 HargaJualAlfi88 bigint Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbPenjualanDetail Kunci Utama : NoNota
Kunci Tamu : KodeBarang Jumlah Field : 4
Fungsi : untuk menyimpan transaksi penjualan f) Tabel Penjualan Header
Tabel penjualan header digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbPenjualanDetail dengan field utama yaitu NoNota. Hal tersebut berarti hanya menggunakan satu NoNota. Dibawah ini merupakan tabel tbPenjualanHeader secara fisik :
Tabel 8
Tabel Penjualan Haeder
No Key Nama Field Type Size
1 NoNota varchar 50 2 TglTransaksi date 3 KodePelanggan nchar 50 4 KodeUser nchar 50 5 TotalPenjualan bigint 6 Bayar bigint 7 Kembalian bigint Sumber : Penulis, 2019
Keterangan :
Nama Tabel : TbPenjualanHeader Kunci Utama : NoNota
Kunci Tamu : - KodePelanggan - KodeUser Jumlah Field : 7
Fungsi : untuk menyimpan transaksi penjualan g) Tabel Pengguna
Tabel pengguna digunakan untuk menyimpan data pengguna sistem. Tabel ini memiliki relasi on to many dengan tbSalesOrderHeader dan tbPenjualanHeader dengan field utama KodeUser. Dibawah ini merupakan tabel pengguna secara fisik :
Tabel 9 Tabel Pengguna
No Key Nama Field Type Size
1 KodeUserAlfi88 nchar 50 2 UsernameAlfi88 nchar 50 3 PasswordAlfi88 nchar 50 4 AlamatAlfi88 ntext 5 TelphoneAlfi88 nchar 50 6 KodeJabatanAlfi88 nchar 50 Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbPenguna Kunci Utama : KodeUser Kunci Tamu : Username Jumlah Field : 6
Fungsi : untuk menyimpan data pengguna h) Tabel Jabatan
Tabel jabatan digunakan untuk menyimpan data jabatan pengguna sistem. Hal tersebut diperlukan dalam membedakan hak akses dalam form tertentu. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan
tbPengguna dengan field utama KodeJabatan. Dibawah ini merupakan tabel pengguna secara fisik :
Tabel 10 Tabel Pengguna
No Key Nama Field Type Size 1 KodeJabatanAlfi88 nchar 50
2 JabatanAlfi88 nchar 50
Sumber : Penulis, 2019 Keterangan :
Nama Tabel : TbPengguna Kunci Utama : KodeJabatan Jumlah Field : 2
Fungsi : untuk menyimpan data jabatan 3). User interface
User interface adalah tampilan antar muka ang terlihat dilayar komputer, sebagai bentuk komunikasi antara pengguna dengan komputer. Berikut ini tampilan program aplikasi penerimaan kas dari penjualan tunai pada UD HRR Banjarmasin yang dibuat oleh penulis :
a) Form Login
Form login adalah sebuah form yang muncul pertama kali pada saat program dijalankan. Pembuatan form login bertujuan untuk menyaring pengguna sistem agar tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi yang telah dibuat. Ada 3 login dalam program aplikasi ini yaitu pimpinan, fungsi penjualan dan fungsi kasir. Dibahaw ini merupakan tampilan login pada program aplikasi penerimaan kas dari penjualan tunai yang dibuat oleh penulis :
Gambar 22 Form Login Sumber : Penulis, 2019 b) Form Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan awal program yang dapat diihat oleh semua pengguna program aplikasi setelah berhasil login pada program aplikasi. Berikut ini merupakan tampilan menu utama yang dibuat oleh penulis :
Gambar 23 Form Menu Utama Sumber : Penulis, 2019
Menu-menu yang terdapat pada form menu utama yang penulis buat terdiri dari menu master data berisi data-data yang terdapat pada perusahaan, menu laporan berisi
laporan-laporan yang diperlukan oleh pimpinan yang mengenai penerimaan kas dari penjualan barang UD HRR Banjarmasin.
c) Form Master Data
Master data merupakan data yang berisi data-data yang terdapat pada perusahaan. Master data yang ada pada program aplikasi yang penulis buat terdiri dari master data yaitu master barang, master data satuan barang, master data jenis barang, master data pelanggan, master data pengguna, master data jabatan pengguna. Berikut ini merupakan rancangan dan tampilan form master yang telah dibuat oleh penulis :
(1) Form Master data Barang
Master data barang digunakan untuk menyimpan data barang yang terdapat diperusahaan. Master data barang memiliki informasi mengenai kode barang, harga jual, harga beli, stok. Berikut ini merupakan form data barang pada program aplikasi yang telah dibuat oleh penulis :
Gambar 24 Form Master Barang Sumber : Penulis, 2019
Adapun cara penggunaan form master data barang sebagai berikut :
(a) Form master data barang berisi data-data barang yang ada dalam perusahaan. Dalam form tersebut terdapat tombol tambah, simpan, hapus, batal, tutup dan terdapat pencarian data berdasarkan kode barang dan nama barang.
(b) Penggunaan tombol tambah
Tombol tambah berfungsi untuk menambahkan data dan mengaktifkan textbox agar pengguna dapat menginput data baru.
(c) Penggunaan tombol simpan
Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data perusahaan.
(d) Penggunaan tombol hapus
Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data yang terdapat pada perusahaan. Jika pengguna ingin menghapus data yang telah diinput, klik barang yang ingin dihapus pada kolom yang terdapat di form, kemudian klik tombol hapus.
(e) Penggunaan tombol batal
Tombol batal digunakan untuk membatalkan inputan data yang akan dimasukkan dalam data perusahaan. Saat pengguna mengklik tombol batal, maka data yang telah diinputkan secara otomatis akan terhapus. (f) Penggunaan tombol tutup
Tombol tutup digunakan untuk mempermudah pengguna akan kembali kemenu utama saat mengklik tombol tutup
Penggunaan textbox cari digunakan untuk mempermudah dalam melakukan pencarian data berdasarkan data yang terdapat pada perusahaan. Misalnya pengguna ingin mencari data karpet maka cukup tuliskan kata “karpet” pada pencarian karpet akan muncul.
(2) Form Master Data Satuan Barang
Master satuan barang digunakan untuk menyimpan informasi kode satuan barang yang terdapat pada perusahaan. Dibawah ini merupakan tampilan form master data satuan barang yang dibuat oleh penulis :
Gambar 25 Form Satuan Sumber : Penulis, 2019
(3) Form Master Data Jenis Barang
Master data jenis barang digunakan untuk mnyimpan informasi kode jenis barang yang terdapat diperusahaan. Dibawah ini merupakan form master data jenis barang yang dibuat oleh penulis :
Gambar 26 Form Jenis Barang Sumber : Penulis, 2019
(4) Form Master Data Pelanggan
Master pelanggan digunakan untuk menyimpan informasi mengenai pelanggan yang membeli barang diperusahaan. Dibawah ini merupakan form data pelanggan yang telah dibuat oleh penulis :
Gambar 27 Form Data Pelanggan Sumber : Penulis ,2019
Form data penggunakan berisi informasi mengenai pengguna aplikasi. Dibawah ini merupakan form data pengguna yang dibuat oleh penulis :
Gambar 28 Form Data Pengguna Sumber : Penulis, 2019
(6) Form Master Data Jabatan
Form data jabatan bertujuan untuk menyaring pengguna sistem agar tidak semua jabatan mengakses seluruh fitur yang terdapat pada ptogram aplikasi. Dibawah ini merupakan tampilan form jabatan yang dibuat oleh penulis :
Sumber : Penulis, 2019 d) Form Transaksi
Form transaksi yang penulis buat adalah hanya form transaksi penjualan. Form transaksi penjualan merupakan form yang digunakan untuk menyimpan data penjualan barang. Form ini akan diinputkan oleh fungsi kasir. Data-data yang ada dalam transaksi penjualan ini digunakan untuk pembuatan laporan –laporan penjualan, dan laporan penerimaan kas. Dibawah ini adalah form transaksi penjualan :
Gambar 30 Fomr Transaksi Penjualan Sumber : Penulis, 2019
Setelah pengguna menginput data seperti diatas kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan data transaksi yang telah diinput, sehingga akan muncunl pesan bahwa data telah disimpan. Jika semua data telah disimpan maka akan muncul pesan “apakah anda ingin mencetak nota?”, pilih tombol “yes” untuk mencetak nota dan pilih atau tekan tombol “no” jika tidak ingin mencetak nota. Dibawah ini merupakan tampilan nota yang telah dicetak :
e) Laporan (Keluaran/output)
Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan adalah laporan master, dan laporan transaksi. Laporan master terdiri dari laporan master barang, laporan master data satuan barang, laporan master pelanggan, laporan master data pengguna dan laporan master data jabatan.
Laporan transaksi penjuaalan terdiri dari laporan per barang, per jenis barang, per pelanggan, penjualan keseluruhan, dan penjualan tunai. Dalam tugas akhir ini penulis hanya menampilkan beberapa laporan master barang dan beberapa laporan penjualan.
Laporan master barang adalah laporan keseluruhan data barang yang terdapat diperusahaan. Dibawah ini merupakan laporan master barang yang dibuat oleh penulis :
