MENGEMBANGKAN PROGRAM APLIKASI UNTUK
PENGENDALIAN PROYEK DENGAN MICROSOFT ACCESS
Tridjoko Sri Margianto
1& Heri Suprapto
2Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, universitas Gunadarma
Abstrak
Pemantauan dan pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui laju pelaksanaan pekerjaan, sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat dengan cepat diketahui dan dapat dilakukan langkah-langkah penanganan yang sesuai. Dalam pelaksanaanya diperlukan teknik-teknik, metode dan bahkan alat Bantu yang dapat mempermudah dalam pelaksanaannya baik berupa table, grafik ataupun program aplikasi. Alat Bantu yang dpergunakan dalam pelaksanaan pemantauan dan pengendalian pelaksanaan proyek konstruksi harus mudah dipergunakan, mudah dibaca dan aplikatif. Pengembangan program yang dilakukan dalam tulisan ini dilakukan dengan pendekatan analisis varians terpadu dan dalam pembuatanya memanfaatkan keunggulan-keunggulan yangdimiliki oleh program aplikasi Microsoft Access. Dari validasi yang dilakukan terhadap contoh proyek, ternyata program yang dibuat ternyata dapat dipergunakan dengan baik, dan tampilan yang ada bersifta komunikatif, sehingga dengan mudah dapat dipergunaka dalam pen\mantauan dan pengendalian pelaksanaan proyek konstruksi. Kata kunci: Pengendalian proyek, analisis varians terpadu, pemantauan proyek.
1. PENDAHULUAN
Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan yang dilakukan berjalan sesuai rencana, sehingga perencanaan yang sudah dibuat dapat dipantau dan dikendalikan implementasinya (1). Menurut Hegazy at al, pemantauan dan pengendalian proyek dipoerlukan untuk mengukur besarnya deviasi/penyimpangan pekerjaan yang sudah dilakukan terhadap rncana awal.
Sudah banyak penelitian yang berhubungan dengan peranan dan metode yang dpergunakan untuk pengendalian pelaksanaan proyek. Rasdorf dan Herbert (1990) menggjnakan bar coding untuk mengontrol pengambilan data yang dibutuhkan (2), Russel et al, ( 1997 ) menggunakan data base yang didasarkan pada kurva S rencana untuk menentukan pencapaian yang sudah dilakukan (3), Avianto ( 1997), meneliti bagaimana peranan pengendalian jadwal daan biaya terhadap
kinerja proyek (4), dan Lin dan Tseng ( 2001 ) memasukan mekanisme komunikasi untuk otomatisasi trnsfer data terhdap pengoendalian menggunakan XML-base information (5).
Suatu system pemantauan dan pengendalian proyek disamping memerlukan perencanaan yang relistis sebagai tolok ukur juga harus dilekngkapi dengan teknik-teknik atau metode , sehingga dapat mengungkapkan terjdainya penyimpangan dengan cepat dan akurat, sehingga penggunaan program-program aplikasi yang dapat mempermudah dan mendukung dalam teknik-teknik pengendalian diperlukan.
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengembangkan suatu program ayng dapat dipergunakan dalam pelaksanaan pemantauan dan pengendalian proyek konstruksi. Program ini dikembangkan dengan menmanfaatkan keunggulan dan kemudahan yang dimiliki oleh
Microsoft Access. Sehingga diharapkan
program yang dihasilkan akan lebih menarik, mudah dipergunakan dan informative.
Mengembangkan Program Aplikasi Untuk 47 (Tridjoko)
Metode pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan program ini adalah dengan menggunakan metode analisis varians yang di kembangkan dengan konsep nilai hasil
(earned value ), atau metode analisis varians terpadu.
Gambar 1. konsep Analisis Varians Terpadu Sumber : Soeharto ( 1997 )
BCWS
ACWP
2. ANALISIS VARIANS BIAYA DAN JADWAL TERPADU
Analisis varians adalah metode pemantauan dan pengendalian dimana mekanismenya dilakukan dengan cara membandingkan antara hasil pekerjaan yang sudah dicapai terhadap perencanaan awal. Sedangkan analisis varians terpadu adalah penggunaan metode analisis varians yang dipergunakan dengan memadukan dengan metode konsep nilai hasil (6).
Dalam penggunaan metode analisis varians terpadu, ada beberapa indicator yang dipergunakan, yaitu:
• ACWP ( actual cost of work performed ) • BCWP ( budgeted cost of work performed ) • BCWS ( budgeted cost of work scheduled ) • CV ( cost varians )
• SV ( scheduled varians )
• Varians Biaya ( CV ) = BCWP - ACWP • Varians Jadwal ( SV ) = BCWP - BCWS Secara grafis untuk analisis varians terpadu dapat terlihat pada gambar 1.
Microsoft Access adalah software yang
merupakan bagian dari Microsoft Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola data base (6). Microsoft Access merupakan tool yang cukup produktif untuk pembuatan aplikasi database dan dapat berpindah ke bahasa pemprograman yang lebih daya guna, Visual Basic, Microsoft
Excel, dan Microsoft Project.
Keunggulan Microsoft Access
a. Kemudahannya dalam mendisain struktur program.
b. Dapat memberikan informasi dari hasil perhitungan.
Karena dalam proses pengendalian dan pengawasan pelaksanaan proyek, proses perhitungan dari data-data kegiatan proyek harus dapat memberikan gambaran kondisi yang terjadi pada saat pelaporan..
c. Tampilannya lebih menarik.
Dalam mendisain tampilan-tampilan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan. d. Menampilkan output program dalam
laporan dan grafik.
48 Mengembangkan Program Aplikasi Untuk
3. METODE PENGEMBANGAN PROGRAM
Pendekatan yang dipergunakan Untuk pengembangan program pemantauan dan pengendalian pelaksanaan yang dipergunakan adalah dengan menggunakan Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians
terpadu. Microsoft Access mampu
memberikan hasil yang akurat dari perhitungan-perhitungan matematis dari data perbandingan persentase kemajuan proyek yang dicapai (rencana vs realisasi), pembiayaan proyek (anggaran, pengeluaran vs nilai hasil), dan indeks produktivitas dan kinerja dengan memberikan gambaran kondisi dari hasil perhitungan tersebut.
3.1. Kerangka Pengembangan Program Input
Pada bagian input terdiri dari dua bagian yaitu input Kemajuan proyek dan input biaya dan jadwal.
Input Kemajuan Proyek
Form yang harus diisi berupa masukan data yang akan diproses untuk mengetahui hasil yang dicapai dari kegiatan pelaksanaan proyek tiap minggu. Data ini berupa persentase kemajuan proyek antara lain: bobot rencana dan bobot realisasi tiap minggu.
Input Biaya dan Jadwal
Form yang harus diisi berupa masukan data yang akan diproses untuk mengetahui penggunaan pembiayaan proyek dan waktu pelaksanaan dari kegiatan pelaksanaan proyek tiap minggu. Data ini berupa pembiayaan pelaksanaan proyek antara lain anggaran, pengeluaran, dan nilai hasil tiap minggu.
3.2. Proses
Dalam proses terdiri dari tiga bagian untuk mencapai satu tujuan yaitu, antara lain: Varians Kemajuan Proyek
Yaitu hasil dari perhitungan persentase rencana dengan realisasi tiap minggu. Varians Biaya dan Jadwal
Yaitu hasil dari perhitungan anggaran dan pengeluaran dengan nilai hasil tiap minggu
3.3. Output
Output yang dihasilkan dari proses tersebut
berupa:
Laporan perhitungan varians kemajuan proyek. Laporan perhitungan varians biaya dan jadwal.
3.4. Penggunaan Microsoft Access dan Analisis varians Terpadu
Microsoft access dipilih dalam pembuatan program u n t u k pengendalian pelaksanaan proyek dikarenakan banyaknya keuntungan dari penggunaan Microsoft
Access antara lain:
a. Mampu memberikan respon kondisi yang terjadi dari hasil perhitungan.
b. Dapat digunakan untukmengolah data matematis.
c. Mudah penggunaannya. d. Tampilan form lebih menarik.
Bagian dari arsitektur databasepada
Microsoft Access yang digunakan dalam
pembuatan program untuk pengendalian pelaksanaan proyek yaitu:
a. Tabel,
Digunakan untuk nama-nama record, field, dan nilai data yang akan ditampilkan di form yang direncanakan.
b. Query
Digunakan untuk mengolah data field dengan pendekatan analisis varians. Dalam pembuatan program tersebut menggunakan operator-operator yaitu, antara lain: operator aritmatika “< ; > ; =”, operator relasi “- ; /“, operator logika “And”, dan operasi percabangan “IIF”. c. Form
Digunakan untuk memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya
d. Report
Digunakan untuk menyajikan hasil dari pengelolaan database secara informatif berupa laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik itu laporan di monitor atau laporan pada cetakan kertas.
e. Page
Dengan menggunakan fasilitas ini, pemakai dapat merancang sendiri page (halaman web), berupa data access page guna mempermudah pemakai data dalam memasukkan data baru, mencari data, dan mengedit data. Page (halaman web) berupa data access page ditempatkan di server internet agar dapat digunakan oleh
Mengembangkan Program Aplikasi Untuk 49 (Tridjoko)
seluruh pengguna internet. f. Macro
Macro berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Terutama untuk perintah yang sifatnya sama dan sering digunakan.
g. Modul
Digunakan untuk menampilkan atau mengedit deklarasi atau prosedur program dalam bentuk Visual Basic. Pengendalian Kemajuan Proyek, terdapat rumus-rumus yang dimasukkan dalam query pada program tersebut, antara lain:
Pengendalian kemajuan proyek, adalah: Pengendalian ini dimaksudkan untuk memantau deviasi yang terjadi. Dari perhitungan ini kita dapat mengetahui kondisi yang terjadi dari pelaksanaan proyek. Dan tindakan dan keputusan apa yang akan dilaksanakan untuk pada tahap pelaksanaan proyek berikutnya.
3.5. Varians kemajuan proyek = Realisasi (%) - Rencana (%)
Kondisi Pada Pengendalian Kemajuan Proyek Negatif : Pelaksanaan Proyek Terlambat Positif : Pelaksanaa Proyek Cepat
Nol : Pelaksanaan Proyek Tepat Waktu Pengendalian biaya dan jadwal
Teknik dan metode ini dilakukan untuk memantau pembiayaan suatu proyek terhadap hasil yang didapat dan kesesuaian pengunaan waktu yang direncanakan. Dari kegiatan ini kita dapat mengambil keputusan dan tindakan untuk tahap pelaksanaan proyek berikutnya
Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP Perhitungan Pengendalian Biaya
− Bila CV nilainya “Positif”, maka kondisi yang terjadi adalah pengeluaran biaya pelaksanaan proyek lebih kecil dari anggaran,
− Jika CV nilainya “Negatif”, maka kondisi yang terjadi adalah pengeluaran biaya pelaksanaan proyek lebih besar dari anggaran,
− Dan jika CV nilainya “Nol”, maka kondisi yang terjadi adalah pengeluaran biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan anggaran.
Perhitungan Pengendalian Jadwal
− Bila SV nilainya “Positif”, maka kondisi yang terjadi adalah pelaksanaan proyek lebih cepat dari rencana,
− Jika SV nilainya “Negatif”, maka kondisi yang terjadi adalah pelaksanaan proyek lebih lambat dari rencana,
− Dan jika SV nilainya “Nol”, maka kondisi yang terjadi adalah pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana.
4. HASIL
Tampilan yang dihasilkan dan data entri apa saja yang harus dimasukan dapat digambarkan sebgai berikut:
Kemajuan Proyek
Untuk kemajuan proyek, dengan memasukan nilai actual pekerjaan yang dihasilkan dari monitoring dan nilai rencana pekerjaan yang didapat dari urva S rencana, maka dengan sendirinya program akan menggambarkan kondisi yang terjadi. Dengan tampilan grafik tentunya akan mempermudah untuk melakukan analisa secara cepat.
Gambar 2. Entry data dan output program untuk kemajuan proyek
50 Mengembangkan Program Aplikasi Untuk
Pengendalian Biaya dan Jadwal
Entri data yang diperlukan untuk analisa pengendalian biaya dan jadwal yang diperlukan adalah disesuaikan dengan pendekatan yang dipergunakan, yaitu analisis varians terpadu. Data yang dimasukan meliputi BCWS, BCWP dan ACWP. Output akan menggambarkan besarnya varias yang terjadi terhadap biaya dan jadwal pekerjan.
Gambar 2. Entry data dan output program untuk pengendalian biaya dan jadwal
5. KESIMPULAN
Dari pengembangan program yang dijalankan, dapat diambail kesimpulan:
1. Penggunaan Microsoft Access untuk memngembangkan program dalam pemantuan dan pengendalian pelaksanaan proyek ternyata sanagat mendukung dala
analisa maupun dalam penampilan output yang mudah untuk dimengerti dan dianalisis.
2. Dengan menggunakan analisis varians terpadu, ternyata akan memnabtu untuk meganilisa kemajuan proyek dan varians terhadap baiya dan jadwal yang terjadi,
6. REFERENSI
(1) W.J. Rasdorf and M.J Herbert, Bar Coding in Construction Engineering, Journal of Construction Engineering and management, ASC, 116, No. 2, 1990
(2) T. Hegazy and K. Petzold, Genetik Optimation for Dynamic Project Conrol, Journal of Construction Engineering and management, ASC, 129, No. 4, 2003
(3) J.S. Russel, E.J. Jaselkis, and S.P. Lawrence, Continous Assesment of Project Performance, Journal of Construction Engineering and management, ASC, 123, No. 1, 1997
(4) Ika Avianto, Peranan Pengendalian jadwal dan Biaya terhadap kinerja Pelaksnaan proyek Konstruksi bangunan gedung di abotabek, Tesis, Universitas Indonesia, PPSBIT, 1997
(5) W.Y. Lin and H.P Sheng, Automating communication for Construction Schedule Control using XML-Base Information, Proc. 4th CSCE Construction Speciality Conf, Victoria, BC, Canada, 2001
(6) Imam Soeharto, Manajemen Proyek : Dari Konseptual Sampai Operasional, Jakarta, Erlangga, 1997
Mengembangkan Program Aplikasi Untuk 51 (Tridjoko)
