Muhammad Bagir S.E., M.T.I

(1)

(2)

2

What is ERP?



Aktivitas yang didukung aplikasi perangkat

multi-modul yang membantu sebuah

perusahaan mengelola bagian penting

bisnisnya dalam bentuk yang terintegrasi.



Fitur utamanya termasuk:



_{Arus informasi yang mudah dan lentur lintas}

organisasi



_{Lingkungan yang terstandarisasi dengan}

database aplikasi yang independen serta

terintegrasi

(3)

Data Warehouse

On-Line Analytical Processing (OLAP)

Bolt-On Applications (Industry Specific Functions)

Sales & Distribution Business Planning Shop Floor Control Logistics Customers Suppliers Operational Database Customers, Production, Vendor, Inventory, etc.

Legacy Systems

Core Functions [On-Line Transaction Processing (OLTP)] ERP System

Business Enterprise

(4)

4

Dua Aplikasi Utama ERP

Core applications



Online Transaction Processing (OLTP)



_{Pendukung aktivitas operasional harian}



Mendukung kegiataan kritis melalui kueri

sederhana database opersional.



Termasuk penjualan dan distribusi, perencanaan

bisnis, perencanaan produksi, modul logistik.

(5)

5

Dua Aplikasi Utama ERP

Business analysis applications



Online Analytical Processing (OLAP)



Tool pengambilan keputusan bagi kegiatan kritis manajemen

melalui investigasi analisisi terhadap data yang berasosiasi

dengan kompleks.



Memasok manajemen dengan informasi ‘ril-time’ dan

mengizinkan keputusan sesuai waktu untuk meningkatkan

kinerja serta pencapaian keunggulan kompetitif.



Termasuk pengambilan keputusan, modeling, penerimaan

informasi, analisis/pelaporan ad-hoc, dan analisasi what-if

(6)

6

OLAP



Mendukung kegiatan manajemen yang kritis

melalui investigasi analitis data kompleks yang

berasosiasi di dalam data warehouse :

 Konsolidasi adalah agregasi dari kumpulan data.

 _{Drill-down mengizinkan pengguna untuk melihat}

data dengan skala pilihan rinci yang dapat bertambah..

 _{Sliding dan Dicing memungkinkan pengguna}

untuk mengevaluasi data dari sudut pandang yang berbeda seringkali dijalankan seiring waktu untuk menggambarkan trend dan pola.

(7)

7

Konfigurasi ERP System :

Client-Server Network Topology

Two-tier

 Baik aplikasi maupun database berada di sebuah server yang sama

(8)

Server Applications Database User Presentatio n Layer First Tier

Second Tier Application _{and Database}

Layer

Two-Tier Client Server

(9)

9

Konfigurasi ERP System :

Client-Server Network Topology

Three-tier

 _{Klien terhubung ke server aplikasi yang kemudian}

menginisiasi koneksi kedua ke server database

(10)

Three-Tier Client Server Applications Database First Tier Second Tier Third Tier User Presentation Layer Application Layer Database Layer Application Server Database Server

(11)

ERP dengan OLTP dan OLAP Client Server menggunakan Data Warehouse OLTP Server OLTP Applications Operations Database Server Operations Database First Tier Second Tier Third Tier User Presentation Layer Application Layer Database Layer OLAP Server OLAP Applications Data Warehouse Server Data Warehouse

(12)

12

Konfigurasi ERP System :

Databases dan Bolt-Ons



Konfigurasi Database

 Seleksi tabel dari ribuan data

 _{Men-setting switch di dalam sistem}



Software Bolt-on

 Vendor pihak ketiga yang menyediakan perangkat lunak dengan fungsional khusus.

 Supply-Chain Management (SCM) menghubungkan antara vendor, perusahaan logistik pihak ketiga dan penyedia sistem informasi

(13)

13

Apa yang dimaksud Data

Warehouse?

 Database relasional atau multi-dimensi yang

menggunakan ratusan kapasitas penyimpanan GB atau Bahkan Terabyte

 _{Data secara normal diekstrak secara periodik dari database}

operasional atau dari layanan informasi publik.

 Sebuah database dikonstruksi untuk pencarian cepat, pengambilan data, kueri ad-hoc serta mudah digunakan

 Sebuah sistem ERP dapat eksis tanpa memiliki sebuah data warehouse. Trendnya, bahwa organisasi yang

mengembangkan kemampuan berkompetisi akan memiliki keduanya. Arsitektur data yang direkomendasikan untuk implementasi ERP termasuk database operasional dan data warehouse

(14)

14

Proses Data Warehouse



_{Lima tahapan esensial proses data warehouse}

adalah:



_{Pemodelan data untuk data warehouse}



_{Ekstraksi data dari database operasional}



_{Pembersihan data yang diekstrak}



_{Transformasi data menjadi model warehouse}

(15)

15

Proses Data Warehouse :

Tahap 1



Pemodelan data pada data warehouse

 _{Karena ukuran data warehouse yang luas dan besar,}

database data warehouse terdiri dari data yang denomalisasi..

 Teori relasional tidak diterapkan pada sistem data warehouse.

 Ketika memungkinkan normalisasi tabel terkait event terpilih

(16)

16

Proses Data Warehouse:

Tahap 2



Ekstraksi data dari database operational

 _{Proses pengumpulan data dari database operasional,}

file-flat, arsip dan sumber data eksternal.

 _{Snapshot vs Data Stabil:}

 Fitur utama data warehouse adalah bahwa data yang ada

(17)

17

Proses Data Warehouse :

Tahap 3



Pembersihan Data Ekstraksi

 _{Melibatkan penyeleksian atau perbaikan data yang tidak}

valid yang akan disimpan di dalam warehouse

 Data operasional “dirty” untuk banyak alasan seperti: klerik,

proses pemasukan data, komputer program yang error, salah ejaan, dan field kosong.

 _{Juga melibatkan pentranformasian data ke standar}

(18)

18

Proses Data Warehouse:

Tahap 4



Transformasi data ke model data warehouse

 _{Untuk meningkatkan efisiensi, data ditransformasikan ke}

sudut pada summary sebelum diload.

 _{Tidak seperti suduh pandang operasional, yang bersifat}

virtual, sudah pandang data warehouse adalah tabel fisik.

 OLAP, bagaimana pun menginzikan pengguna untuk membuat

(19)

19

Proses Data Warehouse:

Tahap 5



Loading data ke dalam database data warehouse

 _{Data warehouse harus dibuat dan di pelihara secara terpisah}

dari database opersional.

 Efisiensi internal

 Integrasi Sistem yang ada

(20)

Current (this weeks) Detailed Sales Data Sales Data Summarized Quarterly Data Cleansing Process Operations Database VSAM Files Hierarchical DB Network DB

Data Warehouse System

The Data Warehouse

Sales Data Summarized Annually Purchases System Order Entry System ERP System Legacy Systems

(21)

21

Risiko terkait implementasi ERP



Menjalankan Implementasi

 Big Bang—operasi switch dari sistem yang ada ke ERP dengan sebuah even tunggal

 _{Phased-In—unit ERP independen yang diinstall setiap}

waktu, diasimilasikan dan diintegrasikan



Tantangan mengubah budaya bisnis

 _{Keengganan pengguna dan malas.}

 _{Membuutuhkan dukungan manajemen yang lebih}

(22)

22

Risiko terkait implementasi ERP



Memilih ERP yang salah

 _{Goodness of fit: Tidak ada ERP yang terbaik untuk}

semua industri.

 _{Skalabilitas: kemampuan sistem untuk tumbuh}



Memilih konsultan yang salah

 _{Pemilihan pihak ketiga (Lima Besar)}

 _{Teliti dalam menginterview konsultan yang potensial}  Membangun ekspektasi yang eksplisit

(23)

23

Risiko terkait implementasi ERP



Biaya tinggi dan defisit

 _{Wilayah biaya tinggi:}

 Pelatihan

 Pengujian dan integrasi

 Konversi database



Gangguan Operasi

 _{ERP adalah reengineering– mengharapkan banyak}

(24)

24

Implikasi pada Internal Control dan

Auditing



Autorisasi transaksi

 Kontrol dibutuhkan untu memvalidasi transaksi sebelum diterima oleh modul-modul lainnya.

 _{ERP lebih tergantung pada kontrol program ketimbang}

intervensi manusia.



Gangguan kewajiban

 _{Proses manual yang secara normal mengganggu}

kewajiban yang seringkali dieliminasi.

 _{Peran User: Peran pengguna yang didefinisikan}

(25)

25

Implikasi pada Internal Control dan

Auditing



Supervisi

 Supervisor butuh untuk mendapatkan pemahaman teknis dan operasional sistem yang baru.

 _{Karyawan-filosofi pemberdayaaan tidak harus}

mengeliminasi supervisi



Rekod akuntasi

 _{Data yang corrup dapat dikirimkan dari sumber-sumber}

eksternal atau sistem yang ada.

(26)

26

Implikasi pada Internal Control dan

Auditing



Access Controls

 _{Penting memperhatikan kerahasiaan informasi}  _{Siapa yang harus memiliki akses ke data?}



Access ke Data Warehouse

 _{Data Warehouse seringkali melibatkan berbagi}

(27)

27

Implikasi pada Internal Control dan

Auditing



Contingency Planning

 _{Bagaimana membuat bisnis tetap berjalan seandainya}

terjadi bencana

 _{Peran utama server yang membutuhkan rencana}

backup: server lainnya atau server berbagi



Verifikasi yang independen

 Verifikasi tradisional tidak memiliki arti

 _{Harus dishift dari level transaksi ke tingkat kinerja}

(28)

28

Implikasi pada Internal Control dan Auditing



Proyek ERP dapat terjadi serentakdengan BPR, CRM,

Datawarehouse dan SCM



Seluruh hal ini yang meningkatkan risiko

implementasi yang sukses



Pengaruh struktur organisasional Sistem ERP dan

internal kontrol



Kebijakan kontrol yang baru harus mendahului

migrasi ke sistem ERP

(29)

29

Audits ERPs

Audit dapat memberikan jaminan penkoveran wiayah …



Integritas proses



Keamanan aplikasi



Integritas infrastruktur



Integritas implementasi

(30)

30

Produk ERP



SAP

: Vendor ERP terbesar

 Modul-module dapat diintegrasikan atau digunakan sendiri

 _{Fitur-fitur barunya termasuk SCM, B2B, e-commerce,}

XML



J.D. Edwards

 _{flexibility: pengguna dapat mengubah fitur; yang}

kurang dari struktur yang diset dibandingkan SAP

 _{modularity: menerima modul-modul (bolt-ons) dari}

(31)

31

Produk ERP



Oracle

 Dirakit untuk fokus e-business

 _{Aplikasi berbasis internet versus klien}



PeopleSoft

 _{Terbuka, arsitektur modular yang mengizinkan}

integrasi cepat dengan sistem yang ada