MANAGEMENT CONTROL SYSTEM
CHAPTER 1 – MANAGEMENT AND CONTROL
• MANAGEMENT CONTROL MERUPAKAN FUNGSI YANG KRITIS DALAM ORGANISASI.
PERMASALAHAN-PERMASALAHAN DI BIDANG MANAGEMENT CONTROL MENGAKIBATKAN
KERUGIAN YANG CUKUP BESAR, BAHKAN SAMPAI KEPADA KEGAGALAN ORGANISASI.
• BEBERAPA CONTOH :
• PADA TAHUN 1995 UK BANK BARING BROTHERS (YANG DIDIRIKAN TAHUN 1817)
DIUMUMKAN BANGKRUT KARENA KERUGIAN DIAKIBATKAN KONTRAK UNAUTHORIZED
TRADES OF FUTURES CONTRACTS YANG DILAKUKAN OLEH NICHOLAS LEESON SEBAGAI
TRADER YANG BERBASIS DI SINGAPURA.
• PADA AWAL TAHUN 1996, BABY STORES, TOKO ECERAN PRODUK BAYI DAN ANAK2
DENGAN 63 TOKO DI 18 NEGARA BAGIAN USA, MENEMUKAN ADANYA ACCOUNTING
ERROR, SEHINGGA TERJADI OVERSTATED CASH. HAL INI UTAMANYA DISEBABKAN OLEH
LEMAHNYA INTERNAL CONTROL SYSTEM.
• PADA TAHUN 2002, PEGAWAI ARSIP NASIONAL AMERIKA SERIKAT MENGAKU TELAH
MENGAMBIL BANYAK DOKUMEN SEJARAH YANG BERHARGA ANTARA TAHUN 1996
SAMPAI DENGAN 1999 HANYA DENGAN MENYIMPANNYA DI TAS KANTOR.
DOKUMEN-DOKUMEN TERSEBUT KEMUDIAN DIJUAL KPD KOLEKTOR SENILAI US$ 200,000. HAL INI
TERJADI KARENA ARSIP NASIONAL TIDAK MENERAPKAN CONTROL SYSTEM YANG
MEMADAI.
• WALAUPUN MEMILIKI MANAGEMANT CONTROL SYSTEM (MCS) YANG BAIK ITU SANGAT
PENTING, TETAPI TIDAK BERARTI BAHWA MENAMBAH CONTROL SYSTEM TIDAK SELALU
MENJADIKAN MCS SELALU LEBIH BAIK.
• MEMAHAMI DAN MEMBANDINGKAN PANDANGAN BEBERAPA BUKU DAN ARTIKEL TENTANG
MANAGEMENT CONTROL ADALAH SULIT, SEBAB ISTILAH ‘CONTROL’ TIDAK DAPAT DIDEFINISIKAN SECARA SEKSAMA. ISTILAH ‘CONTROL’ YANG BERLAKU DALAM FUNGSI MANAJEMEN BELUM MEMILIKI MAKNA YANG UNIVERSAL.
• DALAM ARTI YANG SEMPIT MCS DIARTIKAN SEBAGAI SIMPLE CYBERNETIC SYSTEM YANG MEMILIKI
SINGLE FEEDBACK LOOP, SEPERTI HALNYA THERMOSTAT. THERMOSTAT YANG DI DALAMNYA
TERDAPAT FEEDBACK LOOP AKAN MENGUKUR TEMPERATUR, MEMBANDINGKANNYA DENGAN
STANDAR YANG DIINGINKAN, DAN APABILA PERLU AKAN DILAKUKAN TINDAKAN KOREKTIF BERUPA MENGHIDUPKAN ATAU MEMATIKAN SECARA OTOMATIS BOILER ATAU AIR CONDITIONER. DALAM MCS, FEEDBACK LOOP MANAGERS AKAN MENGUKUR KINERJA, MEMBANDINGKAN KINERJA AKTUAL DENGAN STANDAR, DAN MENGAMBIL TINDAKAN KOREKTIF APABILA DIPERLUKAN
• DALAM ARTI YANG LEBIH LUAS, MANAGEMENT CONTROL TIDAK HANYA TERBATAS KEPADA
PENGUKURAN KINERJA SAJA, TETAPI MELIPUTI JUGA PENGAWASAN SECARA LANGSUNG (DIRECT
SUPERVISION), PENETAPAN STANDAR PEGAWAI DAN PEMBERLAKUAN CODE OF CONDUCT, TERMASUK DI DALAMNYA MENDORONG, MEMBERI KESEMPATAN, SERTA MEMAKSA PARA PEGAWAI UNTUK
BERTINDAK BAGI KEPENTINGAN TERBAIK ORGANISASI.
• DALAM KONTEKS DEFINISI DI ATAS, MCS LEBIH BERSIFAT PROAKTIF KETIMBANG REAKTIF. PROAKTIF MENGANDUNG MAKNA BAHWA MANAGEMENT CONTROL DIRANCANG UNTUK MENCEGAH MASALAH SEBELUM ORGANISASI MENGALAMI EFEK YANG BURUK DARI KINERJA. CONTOH LAIN DARI PROACTIVE CONTROL ADALAH REQUIRED EXPENDITURE APPROVALS, COMPUTER PASSWORDS, DAN
SEGREGATION OF EMPLOYEES’ DUTIES.
• JADI, MANAGEMENT CONTROL ADALAH ALL DEVICES OR SYSTEMS MANAGERS USE TO ENSURE
THAT THE BEHAVIORS AND DECISIONS OF THEIR EMPLOYEES ARE CONSISTENT WITH THE ORGANIZATION’S OBJECTIVES AND STRATEGIES. THE SYSTEMS THEMSELVES ARE
• MANAGEMENT AND CONTROL
• MANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA MERUPAKAN PENYOKONG TERAKHIR DARI PROSES MANAJEMEN. HAL INI BISA DILIHAT DARI BEBERAPA CARA BAGAIMANA MANAJEMEN DALAM ARTI LUAS DAPAT DIARTIKAN
• TABLE 1.1 DIFFERENT WAYS OF BREAKING DOWN THE BROAD AREA MANAGEMENT INTO SMALLER ELEMENTS :
• KOLOM PERTAMA MENGIDENTIFIKASIKAN FUNGSI-FUNGSI DASAR MANAJEMEN YAITU : PENGEMBANGAN PRODUK ATAU JASA, KEGIATAN OPERASI (PROSES PRODUKSI ATAU PENYEDIAAN JASA),
PEMASARAN/PENJUALAN, DAN KEUANGAN.
• KOLOM KEDUA MENGIDENTIFIKASIKAN BENTUK SUMBER DAYA AGAR PARA MANAJER DAPAT BEKERJA, YAKNI SUMBER DAYA MANUSIA, KEUANGAN, PRODUKSI DAN SISTEM INFORMASI.
• TERMINOLOGI MANAGEMENT CONTROL NAMPAK DI KOLOM KETIGA, YANG MEMISAHKAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN DARI ASPEK PROSESNYA, YANG MELIPUTI : PENETAPAN TUJUAN (OBJECTIVE SETTING),
PERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION) DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN (MANAGEMENT CONTROL).
• PERKULIAHAN MANAJEMEN, TERMASUK BUSINESS POLICY, STRATEGIC MANAGEMENT DAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM, MENITIKBERATKAN KEPADA ELEMEN-ELEMEN MANAGEMENT PROCESSES.
FUNCTION RESOURCES PROCESSES
PRODUCT (0R SERVICE) DEVELOPMENT
PEOPLE OBJECTIVE SETTING
OPERATIONS MONEY STRATEGY FORMULATION
MARKETING/SALES MACHINES MANAGEMENT CONTROL
• PENETAPAN TUJUAN (OBJECTIVE SETTING)
• PENETAPAN TUJUAN MERUPAKAN PRASYARAT UNTUK MERANCANG MCS. TUJUAN (OBJECTIVES) TIDAK SELALU DALAM BENTUK KUANTITATIF ATAU FINANSIAL, SEPERTI 20% ANNUAL RETURN ON
EQUITY, JUMLAH RUMAH SINGGAH UNTUK MASYARAKAT KURANG MAMPU (NON PROFIT
ORGANIZATION). DI SETIAP ORGANISASI, PARA PEGAWAI HARUS MEMAHAMI TENTANG APA YANG
INGIN DICAPAI OLEH ORGANISASI TERSEBUT.
• PERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION)
• STRATEGI MENGANDUNG MAKNA BAGAIMANA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER DAYA UNTUK MENCAPAI TUJUAN (OBJECTIVES) YANG TELAH DITENTUKAN.
• STRATEGI YANG DISUSUN DENGAN BAIK, UMUMNYA DIHASILKAN DARI HASIL ANALISIS STRENGTH,
WEAKNESSES, OPPORTUNITIES DAN THREAT ORGANISASI, YANG AKAN MEMBERIKAN GUIDANCE
KEPADA PARA MANAJER UNTUK MERAIH TUJUAN ORGANISASI.
• NAMUN PERLU DISADARI BAHWA PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG SPONTAN DI LAPANGAN KADANG ‘CONFLICT’ DENGAN STRATEGI FORMAL ORGANISASI. HAL INI BISA TERJADI BUKAN
KARENA PERMASALAHAN MANAGEMENT CONTROL, TETAPI LEBIH DISEBABKAN OLEH PERNYATAAN FORMAL STRATEGI YANG SUDAH TIDAK COCOK LAGI DENGAN KONDISI AKTUAL SAAT INI.
• MANAGEMENT CONTROL VS STRATEGIC CONTROL
• DALAM ARTI YANG LUAS, CONTROL SYSTEMS MEMILIKI 2 (DUA) FUNGSI DASAR : STRATEGIC
CONTROL DAN MANAGEMENT CONTROL.
• STRATEGIC CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANAJER UNTUK SENANTIASA
BERTANYA KARENA LINGKUNGAN (ENVIRONMENT) ORGANISASI YANG DINAMIS : APAKAH STRATEGI PERUSAHAAN MASIH VALID? DAN APABILA TIDAK : APAKAH STRATEGI ORGANISASI HARUS
•
MANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANAJER UNTUK
SENANTIASA BERTANYA : APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI BERPERILAKU
LAYAK/PANTAS? PERTANYAAN INI KEMUDIAN DAPAT DIELABORASIKAN KE DALAM BEBERAPA
PERTANYAAN :
• APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI FAHAM MENGENAI APA YANG DIHARAPKAN DARI MEREKA? • APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI AKAN BEKERJA KERAS SECARA KONSISTEN DAN SENANTIASA
MENCOBA UNTUK MELAKUKANNYA SEPERTI YANG DIHARAPKAN?
• APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN DENGAN BAIK?
• APABILA JAWABAN ATAS PERTANYAAN-PERTANYAAN DI ATAS ‘TIDAK’, MAKA APA YANG PERLU DILAKUKAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH MANAGEMENT CONTROL INI?
•
ALAT (TOOLS) YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN ISSUE-ISSUE STRATEGIC
CONTROL BERBEDA DENGAN MANAGEMENT CONTROL. PARA MANAJER, DALAM
MENYELESAIKAN ISSUE STRATEGIC CONTROL, AKAN BERFOKUS PADA MASALAH-MASALAH
EKSTERNAL ORGANISASI. MEREKA AKAN MENELITI KONDISI INDUSTRI DAN POSISI
ORGANISASI PADA INDUSTRI DIMAKSUD. ANALISIS STRENGTHS, WEAKNESSES,
OPPORTUNITIES DAN THREAT AKAN DILAKUKAN AGAR DAPAT BERKOMPETISI DENGAN
ORGANISASI LAIN DI INDUSTRI YANG SAMA.
•
SEBALIKNYA, DALAM MENYELESAIKAN ISSUE MANAGEMENT CONTROL, PARA MANAJER AKAN
BERFOKUS PADA MASALAH-MASALAH INTERNAL PERUSAHAAN, YAITU BAGAIMANA PARA
MANAJER DAPAT MEMPENGARUHI PARA PEGAWAI ORGANISASI UNTUK SENANTIASA
BERPERILAKU SEPERTI YANG DIHARAPKAN.
• EFFECTS OF MANAGEMENT CONTROLS ON BEHAVIOR
• SEBAGAIMANA DISEBUTKAN DI ATAS, MANAGEMENT CONTROL BERKAITAN DENGAN PENGAMBILAN TINDAKAN OLEH PARA MANAJER UNTUK MEYAKINKAN BAWA PARA PEGAWAI ORGANISASI
MEMBERIKAN KINERJA TERBAIK. MANAGEMENT CONTROL SENANTIASA MENCEGAH DARI KEMUNGKINAN PARA PEGAWAI ORGANISASI MELAKUKAN SESUATU YANG TIDAK DIINGINKAN ORGANISASI ATAU GAGAL MELAKUKAN SESUATU YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN.
• HAL INI MENUNJUKKAN BAHWA MCS SANGAT ERAT KAITANNYA DENGAN PERILAKU. APABILA
SELURUH PEGAWAI ORGANISASI SELALU BERTINDAK TERBAIK SESUAI DENGAN YANG DIHARAPKAN ORGANISASI, KIRANYA ORGANISASI TIDAK AKAN MEMERLUKAN MCS LAGI. NAMUN, PARA PEGAWAI ORGANISASI KADANG-KADANG TIDAK MAMPU ATAU TIDAK MEMILIKI KEINGINAN UNTUK BERTINDAK SESUAI DENGAN YANG TERBAIK BAGI ORGANISASI. OLEH KARENANYA, PARA MANAJER HARUS
MENGAMBIL TINDAKAN UNTUK MENCEGAH TERJADINYA TINDAKAN PARA PEGAWAI ORGANISASI YANG TIDAK SESUAI DENGAN TUJUAN YANG DICITA-CITAKAN.
• CAUSES OF MANAGEMENT CONTROL PROBLEMS
• MENGINGAT MCS LEBIH BANYAK BERFOKUS PADA ASPEK PERILAKU, MAKA TERDAPAT BEBERAPA PENYEBAB TIMBULNYA MASALAH MANAGEMENT CONTROL :
• LACK OF DIRECTION : PARA PEGAWAI ORGANISASI BERKINERJA BURUK KARENA MEREKA TIDAK MEMAHAMI APA YANG ORGANISASI INGINKAN. HAL INI BISA TERJADI KARENA KURANGNYA ARAHAN DARI ATASAN. JADI, SALAH SATU FUNGSI MANAGEMENT CONTROL ADALAH MEMBERITAHU PARA PEGAWAI BAGAIMANA
MEREKA DAPAT MEMAKSIMALKAN KONTRIBUSINYA KEPADA PENCAPAIAN TUJUAN ORGANISASI.
• MOTIVATIONAL PROBLEMS : WALAUPUN MEREKA MEMAHAMI APA YANG HARUS DILAKUKAN, NAMUN BANYAK PEGAWAI YANG TIDAK BERKINERJA BAIK KARENA MASALAH MOTIVASI. MASALAH INI BIASA
TERJADI, KARENA TUJUAN INDIVIDU DAN TUJUAN ORGANISASI TIDAK SELAMANYA SELARAS. BAHKAN, ADA BEBERAPA PEGAWAI YANG MELAKUKAN TINDAKAN ‘KRIMINAL’ KARENA TIDAK ADANYA MOTIVASI.
• PERSONAL LIMITATION : MASALAH LAINNYA MENYANGKUT KETERBATASAN PRIBADI PEGAWAI. MEREKA
TAHU APA YANG DIINGINKAN ORGANISASI, MEREKA SANGAT TERMOTIVASI UNTUK BEKERJA DENGAN BAIK, TETAPI KARENA KETERBATASAN PRIBADI SECARA SPESIFIK, SEPERTI KURANGNYA PENGALAMAN, PENGETAHUAN, TINGKAT KECERDASAN, TRAINING, DAN STAMINA, AKAN MENIMBULKAN MASALAH BAGI MANAGEMENT CONTROL.
• CHARACTERISTICS OF GOOD MANAGEMENT CONTROL
• AGAR MEMILIKI KEMUNGKINAN TINGGI UNTUK MERAIH SUKSES, MAKA ORGANISASI HARUS
MENGEMBANGKAN DAN MEMELIHARA MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK. CONTROL YANG BAIK (GOOD CONTROL) MENGANDUNG MAKNA BAHWA MANAGEMENT MEMILIKI CUKUP KEYAKINAN BAHWA HAL-HAL SIGNIFIKAN YANG TIDAK DIHARAPKAN TIDAK AKAN TERJADI.
• TERDAPAT ISTILAH OUT OF CONTROL, BIASANYA DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN SITUASI DI MANA KEMUNGKINAN TERJADINYA KINERJA BURUK, BAIK SECARA KESELURUHAN MAUPUN AREA KINERJA TERTENTU, WALAUPUN ORGANISASI TELAH MENERAPKAN STRATEGI YANG MEMADAI. • MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK ‘MASIH MEMBERIKAN’ KEMUNGKINAN TERJADINYA
KEGAGALAN (FAILURE), SEBAB PERFECT CONTROL TIDAK PERNAH ADA KECUALI DALAM KEADAAN YANG TIDAK BIASA (UNUSUAL CIRCUMSTANCES). PERFECT CONTROL AKAN
MEMERLUKAN JAMINAN SEMPURNA BAHWA SELURUH PHYSICAL CONTROL SYSTEM BERJALAN AMAN SERTA SELURUH PEGAWAI SENANTIASA BETINDAK UNTUK KEPENTINGAN TERBAIK
ORGANISASI. KONDISI IDEAL SEPERTI INI AKAN BERAKIBAT KEPADA BIAYA ORGANISASI YANG TINGGI.
• BIAYA YANG TIMBUL KARENA KETIADAAN PERFECT CONTROL DISEBUT CONTROL LOSS. TERDAPAT PERBEDAAN ANTARA KINERJA TEORETIS DAN KINERJA YANG DIHARAPKAN
BERDASARKAN MCS YANG DITERAPKAN. MCS YANG LEBIH BAIK DAPAT DIIMPLEMENTASIKAN APABILA PENGURANGAN CONTROL LOSS LEBIH BESAR DARI BIAYANYA.
• OPTIMAL CONTROL DAPAT DICAPAI APABILA CONTROL LOSSES YANG DIHARAPKAN LEBIH KECIL DARI
COST UNTUK MENERAPKAN MANAGEMENT CONTROL. OLEH KARENA CONTROL COST DARI PERFECT
CONTROL ITU HAMPIR TIDAK PERNAH MENGHASILKAN OUTCOME YANG OPTIMAL, MAKA PENGERTIAN
OPTIMAL DI SINI ADALAH CONTROL YANG CUKUP BAIK DENGAN BIAYA YANG MASUK AKAL
(REASONABLE).
• UNTUK MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK ITU TELAH DICAPAI, MAKA PENILAIANNYA HARUS BERSIFAT FUTURE-ORIENTED DAN OBJECTIVES-DRIVEN. BERSIFAT FUTURE-ORIENTED KARENA TUJUAN AKHIR (GOALS) ORGANISASI BERORIENTASI KE MASA DEPAN. MASA LALU TIDAK LAGI
RELEVAN KECUALI HANYA SEBAGAI PENUNJUK JALAN KE MASA DEPAN. BERSIFAT OBJECTIVES-DRIVEN KARENA TUJUAN (OBJECTIVES) MEREPRESENTASIKAN APA YANG INGIN DIRAIH ORGANISASI.
• NAMUN DEMIKIAN, MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK TELAH DICAPAI ATAU BELUM SANGAT SULIT DAN SUBJEKTIF.
• CONTROL PROBLEM AVOIDANCE
• MENERAPKAN MCS SECARA UTUH DI ORGANISASI TIDAK SELALU MERUPAKAN CARA TERBAIK UTK MEMPEROLEH CONTROL YANG BAIK; KADANG-KADANG BEBERAPA MASALAH DAPAT DIHINDARI. ORGANISASI PADA DASARNYA TIDAK DAPAT MENGHINDARI SELURUH MASALAH CONTROL, NAMUN BEBERAPA JENIS MASALAH ATAU SUMBER MASALAH DAPAT DIKURANGI, TERDAPAT 4(EMPAT)
STRATEGI UTAMA UNTUK MENGHINDARI MASALAH CONTROL :
• ACTIVITY ELIMINATION : PARA MANAJER DAPAT MENGHINDARI MASALAH CONTROL YANG BERKAITAN DENGAN ENTITAS ATAU KEGIATAN TERTENTU DENGAN CARA MENYERAHKAN POTENTIAL RISK (BERSAMA DENGAN POTENTIAL PROFITS) KEPADA PIHAK KE 3 MELALUI MEKANISME SUBCONTRACTS, LICENCING AGREEMENTS, ATAU DIVESTMENTS. BENTUK PENGHINDARAN INI PADA HAKEKATNYA ADALAH ACTIVITY ELIMINATION.
• AUTOMATION: PARA MANAJER KADANG-KADANG DAPAT MENGGUNAKAN KOMPUTER, ROBOT, EXPERT SYSTEMS, DAN ALAT OTOMASI LAINNYA UNTUK MENGURANGI MASALAH CONTROL.
•
CENTRALIZATION OF DECISION MAKING : ADALAH STRATEGI LAIN UNTUK MENGHINDARI
MASALAH CONTROL. SELURUH PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG PENTING HANYA
DILAKUKAN OLEH PIMPINAN PUNCAK. HAL SEPERTI INI BIASA DILAKUKAN PADA
PERUSAHAAN YANG RELATIF KECIL DENGAN PEMIMIPIN YANG MEMILIKI STRONG
LEADERSHIP.
•
RISK SHARING : RISK SHARING DENGAN PERUSAHAAN LAIN JUGA DAPAT MENGHINDARI
KERUGIAN YANG MUNGKIN TERJADI YANG DIAKIBATKAN OLEH PERILAKU PEGAWAI YANG
TIDAK BAIK. ‘MEMBAYAR’ ASURANSI UTK MELINDUNGI JENIS POTENSI KERUGIAN TERTENTU
MERUPAKAN STRATEGI UNTUK MEHINDARI TIMBULNYA MASALAH CONTROL. DEMIKIAN PULA
, BANYAK PERUSAHAAN YANG MEMBELI FIDELITY BONDS UNTUK PARA PEGAWAI YANG
BERADA PADA POSISI YANG SENSITIF.
•
CONTROL ALTERNATIVES
•
UNTUK MASALAH CONTROL YANG TIDAK DAPAT DIHINDARI, ATAU APABILA KEPUTUSAN
TELAH DIAMBIL BAHWA MASALAH CONTROL TIDAK AKAN DIHINDARI, MAKA PARA MANAJER
HARUS MENERAPKAN SATU ATAU LEBIH CONTROL MECHANISMS ATAU ALAT-ALAT CONTROL
YANG BIASANYA DISEBUT MANAGEMENT CONTROL. KUMPULAN DARI CONTROL
MECHANISMS YANG DIGUNAKAN DIISTILAHKAN SEBAGAI MANAGEMENT CONTROL SYSTEM.
MCS DI BERBAGAI PERUSAHAAN PADA UMUMNYA SANGAT BERAGAM DAN BERIKUT INI
BEBERAPA CONTOH SEDERHANA DARI CONTROL DEVICES YANG DIGUNAKAN DI
PERUSAHAAN MANUFAKTUR DAN FASILITAS KOMPUTER.
TABLE 1.2 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A MANUFACTURING FIRM
1. CASH PAYMENT AND CASH RECEIPT FUNCTIONS ARE SEGREGATED
2. A CHECK PROTECTOR IS USED, AND SIGNATURED PLATES ARE KEPT UNDER LOCK AND KEY
3. THE ACCOUNTING DEPARTEMENT MATCHES INVOICES TO RECEIVING REPORTS OR SPECIAL AUTHORIZATIONS PRIOR TO PAYMENT 4. CHECKS ARE MAILED BY SOMEONE OTHER THAN THE PERSON MAKING OUT THE CHECKS
5. THE ACCOUNTING DEPARTMENT MATCHES INVOICES TO COPIES OF PURCHASE ORDERS 6. THE BLANK STOCK OF CHECKS IS KEPT UNDER LOCK AND KEY
7. IMPREST ACCOUNTING IS USED FOR PAYROLL
8. BANK RECONCILIATIONS ARE TO BE ACCOMPLISHED BY SOMEONE OTHER THAN THE ONE HWO WRITES CHECKS AND HANDLES CASH
9. SURPRISE COUNTS OF CASH FUNDS ARE CONDUCTED PERIODICALLY 10. ORDERS CAN BE PLACED WITH APPROVED VENDORS ONLY
11. ALL PURCHASES MUST BE MADE BY THE PURCHASING DEPARTMENT.
TABLE 1.3 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A COMPUTER FACILITY
1. WRITTEN STANDARDS EXIST FOR DOCUMENTATION OF SYSTEMS, OPERATIONS AND ADMINISTRATION
2. ACCESS TO THE COMPUTER SYSTEM AND ALL ONLINE DATA TERMINALS IS RESTRICTED AT ALL TIMES TO AUTHORIZED PERSONNEL ONLY
3. DATA IS SECURED THROUGH TAPE FILE PROTECTION RINGS, FILE LABELS, CRYPTOGRAPHIC PROTECTION, DUPLICATION PROCEDURES AND REQUIREMENT OF STORAGE OF DUPLICATS AT REMOTE SITE
4. HARDWARE CONTROLS INCLUDE DUPLICATE CIRCUITY, DUAL READING, ECHO CHECKS, PREVENTIVE MAINTENANCE, AND UNINTERRUTIBLE POWER SYSTEMS
5. MAJOR RISKS ARE INSURED AGAINST
