Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa

(1)

Vol II (2), 2010 ISSN : 2085-3858

Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian

Investasi

di PT Tri Dharma Wisesa

Radix Rascalia, Rahma Dwi Handayani, Roberd Wilson, dan Setyaningsih

Politeknik Manufaktur Astra

Email: radix.rascalia@polman.astra.ac.id, rdh_yanie@yahoo.co.id, roberd@tdw.co.id, ni2ng_ni2ng@yahoo.com

ABSTRAK

Makalah ini merupakan hasil ekstraksi dari tugas akhir mahasiswa diploma tiga yang bertema pembangunan sistem informasi permintaan pembelian investasi di sebuah perusahaan manufakturing[1]_{. Investment merupakan kegiatan}

dimana tiap-tiap departemen mengajukan pembelian investasi perusahaan yang nilainya diatas 1 juta rupiah. Pada PT Tri Dharma Wisesa, proses ini masih dikerjakan secara manual, sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan data akibat human error, dan memungkinkan kesalahan perhitungan dalam membuat laporan-laporan yang dihasilkan. Selain itu, format investment yang diajukan oleh tiap departemen tidak seragam sehingga menimbulkan kerancuan. Oleh karena itu, dibuatkanlah sebuah sistem informasi permintaan pembelian investasi. Sistem informasi permintaan pembelian investasi ini dapat digunakan sebagai ‘alat bantu’ untuk mempermudah dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya, memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat, yang dibangun dengan menggunakan tools Oracle Developer 6.0 dan database Oracle 10g.

Kata Kunci : Sistem informasi permintaan

pembelian, investment, investasi 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan tempat penelitian ini dilakukan adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang pembuatan rem kendaraan bermotor. Perusahaan ini merupakan salah satu industri otomotif nasional terbaik yang mampu menguasai pasar otomotif tidak hanya di Indonesia saja, tetapi hingga ke mancanegara, baik itu kawasan Asia bahkan kawasan Eropa dan Timur Tengah. Untuk mencapai titik ini, sebuah perusahaan harus mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa sehingga perusahaan tetap eksis dan berjalan

dengan baik. Salah satu tugas penting yang menjadi tolak ukur berhasilnya sebuah perusahaaan adalah pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam menunjang proses bisnis agar tetap berjalan di perusahaan tersebut. Tentu pengelolaan keuangan perusahaan bukan pekerjaan yang mudah, oleh karena itu bagian Finance selaku pelaku pengelolaan keuangan di perusahaan ini harus sangat berhati-hati dalam mengatur keuangan perusahaan, baik untuk investasi maupun untuk melakukan pengeluaran, apalagi ditengah krisis global yang kini melanda dunia.

Namun pada kenyataannya, sistem permintaan pembelian investasi pada perusahaan ini masih dikerjakan secara manual sehingga dapat menyebabkan kehilangan data akibat human error, dan memungkinkan kesalahan perhitungan dalam membuat laporan-laporan yang dihasilkan. Selain itu, format investment yang diajukan oleh tiap departemen tidak seragam sehingga menimbulkan kerancuan.

Oleh karena itu diperlukan sebuah alat bantu berupa aplikasi yang dapat mempermudah kegiatan bisnis di perusahaan tempat penelitian ini dilakukan, khususnya dalam proses permintaan pembelian investasi.

1.2 Tujuan

Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa dengan menerapkan konsep pemodelan terstruktur sehingga dapat membantu dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya, memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat.

1.3 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini meliputi proses pengelolaan user, pengelolaan budget,

(2)

pengelolaan kurs dan pengelolaan investment serta pengelolaan realisasi PO (purchase order).

1.4 Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Tahapan yang dilakukan dalam melakukan pembuatan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa sesuai dengan System Development Life Cycle (SDLC) [2] yaitu :

1. Analysis meliputi user requirement yaitu bertanya langsung kepada user tentang sistem dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, membuat textual analysis dan proses bisnis untuk mengetahui proses apa saja yang akan dilakukan dan diperlukan. 2. Design, pada tahap ini dilakukan rancang

sistem berupa DFD dan ERD serta melakukan pembuatan PDM yang mendiskripsikan tabel dan tipe data yang akan digunakan. Pada tahap ini juga akan dilakukan rancangan tampilan/form serta rancangan laporan/report. Rancangan ini akan membantu dalam pembuatan spesifikasi proses dan algoritma pembuatan aplikasi. 3. Coding, merupakan realisasi dari

perancangan dan analisis yang terdapat pada tahap sebelumnya ke bentuk yang dimengerti mesin.

4. Testing, melakukan tes program yang sudah jadi untuk mencari segala kemungkinan kasalahan pada program tersebut dan segera diperbaiki.

2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 DFD

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, E. Yourdan dan L. L. Constantine memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir[3]. Berikut ini notasi yang digunakan untuk menggambarkan DFD [4]:

Proses Entity luar Data Store Alur Data 2.2 ERD

Entity relationalship diagram (ERD) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut [5].

2.3 PDM

Physical data model (PDM) menjelaskan atau menjabarkan bagaimana data disimpan di komputer dengan menyajikan informasi seperti record formats, record orderings, dan access path.[6]

3. ARSITEKTUR APLIKASI

Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Oracle, dengan menggunakan tools Oracle Developer 6.0 dan database Oracle 10g. Aplikasi ini dapat dijalankan dengan menggunakan arsitektur client-server. Server menggunakan sistem operasi Windows Server 2000 yang didalamnya terdapat database server Oracle 10g. Untuk client minimal menggunakan sistem operasi Microsoft Windows 1998 agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Disisi client terdapat Oracle Form Runtime 6.0 dan Oracle Report Runtime 6.0 agar dapat menjalankan aplikasi permintaan investasi di pembelian PT Tri Dharma Wisesa. Berikut ini gambar dari arsitektur client-server

Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Database Server Oracle 10g File Executable (.fmx & .rep)

Req uest Res pons Re qu es t Re spo ns R e_q u_e s_t R e s_p o n_s R eq_ue st R es_po ns

Gambar 1: Arsitektur Client-server

4. SISTEM PERMINTAAN PEMBELIAN INVESTASI PERUSAHAAN

Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa adalah sistem yang dibuat untuk mempermudah pengontrolan dan pengelolaan dana/budget yang telah tersedia di tiap departemen dalam pembelian investasi perusahaan. Sistem ini juga dapat melakukan proses perhitungan pemakaian budget berdasarkan investment yang diajukan dan berdasarkan PO (purchase order) yang telah dibayar sehingga didapat data yang akurat dan tepat. Adapun proses permintaan pembelian investasi perusahaan seperti terlihat pada gambar 2.

(3)

Departement Head Division Director Supplier $$ $ Purchasing Kasir

5. Pengajuan Pembelian Investasi

1. Rancangan Budget 2. Rancangan Budget

3. Rancangan Budget Approved 4. Rancangan Budget Approved

6. Proposal Form 7. Proposal Form Approved by Division 8. Proposal Form Approved by Division dan Director 10. Permintaan

Pembelian 9. Investment Approved

11. Purchase Order 12. Barang 13. Laporan Penerimaan Barang 14. PO Closed

15. Purchase Order dan LPB

16. Bukti Pembayaran

17. Investment Closed

Finance

Gambar 2: Deskripsi Umum Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma

Wisesa Keterangan Gambar :

1. Pengajuan rancangan budget yang diajukan oleh Departemen Head kepada bagian Finance.

2. Finance akan memberikan rancangan budget tersebut kepada Director untuk mendapatkan persetujuan.

3. Rancangan budget yang telah disetujui oleh pihak Director akan dikembalikan kepada pihak Finance untuk diarsipkan.

4. Departement Head akan menerima rancangan budget yang telah disetujui.

5. Dokumen pengajuan pembelian investasi ini diberikan oleh Departement Head kepada Finance bila ingin melakukan permintaan pembelian investasi.

6. Proposal Form inilah yang nantinya akan diberikan persetujuan dari pihak Division (tahap approved I) dan Director (tahap approved II).

7. Setelah pihak Division menyetujui proposal form tersebut, maka proses persetujuan permintaan pembelian investasi akan berlanjut ke persetujuan tahap II.

8. Proposal Form Approved by Division and Director diserahkan kepada finance.

9. Proposal Form Approved by Division and Director akan dijadikan Investment Approved untuk diserahkan kepada Purchasing.

10. Departement Head selanjutnya akan membuat dokumen Permintaan Pembelian dan diserahkan kepada pihak Purchasing. 11. Purchase Order, adalah pemesanan

pembelian barang yang dibuatkan oleh pihak

Purchasing untuk selanjutnya diserahkan kepada Supplier.

12. Pihak Supplier selanjutnya akan mengirimkan barang yang diminta oleh Purchasing ke user (Departemen Head). 13. Departemen Head setelah menerima barang

akan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) sebagai tanda bukti bahwa barang telah diterima dari pihak supplier dan diserahkan kepada purchasing dan supplier. 14. PO Closed, pihak purchasing akan menutup

status PO yang awalnya open menjadi closed.

15. Purchase Order dan LPB yang diterima oleh Supplier selanjutnya akan diberikan kepada Kasir untuk proses pembayaran.

16. Selanjutnya pihak Kasir akan membuatkan bukti pembayaran untuk diserahkan kepada Finance.

17. Setelah menerima bukti pembayaran dari Kasir, pihak Finance akan mengubah status Investment menjadi Investment Closed yang menandakan bahwa permintaan pembelian investasi tersebut telah selesai dilakukan.

Pengajuan pembelian investasi tiap-tiap departemen menggunakan salah satu form dari sistem permintaan pembelian investasi yang bernama proposal form, adapun tampilan proposal form seperti terlihat pada gambar 3.

Gambar 3: Propsal Form dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi 3. PERANCANGAN SISTEM

Desain Document Flow Diagram (DFD) sistem informasi permintaan pembelian investasi yang dapat dilihat pada gambar 4. Dimana sistem informasi permintaan pembelian investasi akan menerima input data dari departemen head, IT, dan finance. Kemudian sistem akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang kemudian akan diberikan kepada departemen head, IT dan finance. Output yang dihasilkan dari proses ini adalah rancangan sistem, proposal form, budget, laporan user, laporan kurs, laporan budget dan laporan

(4)

investment. Untuk lebih detail lagi DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 5.

Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT. Tri Dharma WIsesa Departement

Head Finance

Rancangan budget Laporan budget tiap departemen

Pengajuan Pembelian Investasi

Budget Proposal form Investment approved Rancangan budget No budget Investment closed Laporan IA/EA Laporan penggunaan budget Laporan IA/EA berstatus cancel

Laporan non budget

Sistem Informasi Kepegawaian Karyawan Departemen Sistem Informasi Pembelian Departemen Karyawan Pembelian Sistem Informasi Pembayaran Pembayaran Pembayaran Pembayaran PO Karyawan Departemen PO Laporan Budget Approve

Periode Laporan Periode Laporan

Kurs IT

User

Laporan IA/EA Payment Projection Periode Laporan

Laporan User

Laporan Kurs Laporan budget per Dept

Gambar 4: DFD level 0 Sistem Permintaan Pembelian Investasi 2. Mengelola Budget 4. Transaksi investment 3. Mengelola Kurs 5. * Realisasi PO Budget Kurs Pembelian Pembayaran Realisasi PO Departemen Karyawan Investment Rancangan Budget PO PO Kurs Karyawan Departemen Pembayaran Rancangan Budget No Budget Laporan Budget Laporan Non Budget

Rancangan Budget 1. Mengelola User Karyawan Departemen Login User User Pengajuan Pembelian Investasi

Budget Kurs Proposal Form Investment Approved Investment Closed Laporan IA/EA Laporan IA Berstatus Cancel

Investment User No Investment No Investment, PO Pembayaran Budget

Laporan Budget per departemen

Periode Laporan Periode Laporan

Periode Laporan

User

Periode laporan

Laporan IA/EA Payment Projection Laporan User

Laporan Kurs Periode Laporan Laporan Budget per Dept

Account Tipe Akun Kurs Kurs Budget User

Gambar 5: DFD level 1 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi

Adapun desain dari Entity Relational Diagram (ERD) dan Physical Data Model (PDM) dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi ini dapat dilihat pada gambar 6 dan 7.

Departement Memiliki Karyawan Investment Budget Kurs Pembelian Pembayaran Memiliki Dipakai Membuat Memakai Memiliki Membayar Login User

Menggunakan Menggunakan Account

Realisasi Memiliki

Gambar 6: ERD Sistem Informasi Permintaan

T_Kurs PK Periode Varchar2(5) PK Kurs Varchar2(6) Amount_Kurs Number T_Budget PK No_Budget Varchar2(10) Kd_dep Varchar2(6) Deskripsi Varchar2(300) Amount Number Status Number Tgl_Status Date T_Mas_Karyawan PK NPK Varchar2(8) Kd_Dep Varchar2(6) Nama Varchar2(100) Kode_Gol Varchar2(10) Kode_PT Varchar2(3) T_Departement PK Kd_Dep Varchar2(6) Desc_Dep Varchar2(20) T_Kasir2 PK Tkasir2_NBR Varchar2(20) Tkasir2_DPP Number Tkassir2_Curr Varchar2(3) Tkasir2_Transfer1 Date T_Po_Mstr PK PO_NBR Varchar2(8) PO_Ord_date Date PO_Curr Varchar2(3) PO_Stat Varchar2(2) T_Po_det PK PO_NBR Varchar2(8) PK PO_LINE Number Tkasir2_NBR Varchar2(20) PO_Due_Date Date PO_Pur_Cost Number PO_Qty_Ord Number T_Investment_det PK No_Investment Varchar2(20) PK No_sequence Varchar2(4) Kurs Varchar2(6) Periode Varchar2(5) Deskripsi Varchar2(50) Harga_Satuan Number QTY Number Total_Det Number UM Varchar2(50) T_Investment_HD PK No_Investment Varchar2(20) No_Budget Varchar2(10) NPK Varchar2(8) KD_Dep Varchar2(6) Investment_Type Varchar2(5) Investment_Date Date Attachment Varchar2(200) Title Varchar2(200) Deskripsi Varchar2(10) Objective Varchar2(200) Purpose Varchar2(200) Reason Varchar2(550) Delivery_Date Date Explanation Varchar2(100) Status Varchar2(1) Tgl_Status Date APPV_1 Varchar2(35) APPV_2 Varchar2(35) APPV_3 Varchar2(35) APPV_4 Varchar2(35) Status_PO Varchar2(1) No_Ref Varchar2(500) T_Realisasi PK No_Investment Varchar2(20) PK PO_NBR Varchar2(10) T_Login PK NPK Varchar2(8) Kode_Akun Number UsrPwd Varchar2(30) Nm_Comp Varchar2(20) Periode Varchar2(4) Aktif Varchar2(1) Created_Date Date Last_Login Date T_Account PK Kode_Akun Number Keterangan varchar2(30) FK FK FK FK FK FK FK FK

Gambar 7: PDM Sistem Informasi Permintaan Pembelian investasi

4. KESIMPULAN

Kesimpulan yang di dapat dari pembuatan aplikasi Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi meliputi : (1) Sistem ini dapat membantu bagian Finance dalam memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat, (2) Sistem ini dapat membantu bagian Finance dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya dan memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, dengan cara: a) melakukan pengotomatisasi penomoran investment sesuai dengan tipe investment nya, dalam hal ini IA atau EA, b) melakukan pengotomatisasi perhitungan investment sesuai jumlah permintaan pembelian investasi yang diajukan, budget yang digunakan, dan mata uang yang digunakan dalam pembelian investasi tersebut. REFERENSI

[1] Rahma D.H., Roberd Wilson, Setyaningsih, “Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT. Tri Dharma Wisesa”, Politeknik Manufaktur Astra, 2009. [2] Yuhilda.STMIK ‘AMIKOM’

Yogyakarta.

dosen.amikom.ac.id/.../PROSES-PROSES%20PERANGKAT20LUNAK.ppt % [3] Meilir Page-Jones, The Practical Guide to

Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988.

[4] http://www.yourdon.com/strucanalysis/wiki/ index.php?title=Chapter_9.

[5] Whitten, Jeffery L. Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman.2004.Metode Desain dan Analisis Sistem.Penerbit Andi.Yogyakarta.hal 281.

(5)

[6] adiprtm.dikti.net/data_integration/Data%20Int egration%20sess1.ppt