ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH
ULANG TAHUN OLEH PELANGGAN
SKRIPSI
Oleh: HENDRIYANA
311410583
TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI PELITA BANGSA
BEKASI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH
ULANG TAHUN OLEH PELANGGAN
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Program Strata Satu (S1) pada Program Studi Teknik Informatika
Oleh: HENDRIYANA
311410583
TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI PELITA BANGSA
BEKASI
i
PERSETUJUAN SKRIPSI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH ULANG TAHUN
OLEH PELANGGAN
Yang disusun oleh: HENDRIYANA
311410583
telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi pada tanggal ……….
Dosen Pembimbing 1 Dosen Pembimbing 2
M. Makmun Effendi, S. Kom, M. Kom Rosi’in M. Pd
NIDN: 0430087804 NIDN: 0414067303
Diketahui
Kaprodi Teknik Informatika
Aswan Supriyadi Sunge, S. E., M. Kom. NIDN: 0426018003
ii
PENGESAHAN
SKRIPSI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH ULANG TAHUN
OLEH PELANGGAN
Yang disusun oleh:
HENDRIYANA 311410583
telah dipertahankan di depan Dewan Penguji pada tanggal ………...
Susunan Dewan Penguji
Nama Penguji Tanda Tangan
Ahmad Turmudi, M. Kom _______________________ NIDN: 0408087907
Dr. Rufman I. A. _______________________
NIDN: -
Diketahui,
Kaprodi Teknik Informatika Ketua STT Pelita Bangsa
Aswan Supriyadi Sunge, S. E., M. Kom. Dr. Ir. Supriyanto, M. P. NIDN: 0426018003 NIDN: 0401066605
iii
PERNYATAAN KEASLIAN PENELITIAN
Penulis yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa, skripsi ini merupakan karya penulis sendiri (ASLI), dan isi dalam skripsi ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademis di suatu institusi pendidikan tinggi manapun, dan sepanjang pengetahuan penulis juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis dan/atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Segala sesuatu yang terkait dengan naskah dan karya yang telah dibuat adalah menjadi tanggung jawab penulis pribadi.
Bekasi, ……… Meterai 6.000 HENDRIYANA NIM: 311410583
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Mahaesa, karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun skripsi ini dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH ULANG TAHUN OLEH PELANGGAN”. Dalam skripsi ini penulis membahas mengenai sistem pengeklaiman hadiah ulang tahun oleh pelanggan di PT. ACE Hardware Indonesia cabang Lippo Cikarang. Skripsi disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat menempuh ujian akhir untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer dari Program Studi Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa Bekasi.
Skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama mengerjakan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
a. Bapak Dr. Ir. Suprianto, M. P. selaku Ketua STT Pelita Bangsa
b. Bapak Aswan Supriyadi Sunge, S. E., M. Kom. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika STT Pelita Bangsa.
c. Bapak M. Makmun Effendi, S. Kom., M. Kom. selaku pembimbing utama yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
d. Bapak Rosi’in M. Pd selaku dosen pembimbing kedua yang telah memberikan arahan, saran, dan dorongan semangat kepada penulis.
v
e. Seluruh dosen dan jajaran staf STT Pelita Bangsa yang telah membekali penulis dengan wawasan dan ilmu di bidang teknik informatika.
f. Kepada orang tua tercinta, Mamah dan Apa, penulis menyampaikan rasa terima kasih yang teramat dalam, karena berkat doa, dorongan semangat, dan restu merekalah penulis dapat menyelasaikan skripsi ini.
g. Teruntuk tunangan terkasih, Fitria Handayani, yang telah sabar menanti. Insyaallah penantianmu tidak akan sia-sia. Terima kasih telah tetap dan terus memberikan semangat, motivasi, serta dorongan moril kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan dengan lancar.
h. Kepada seluruh teman-teman seperjuangan angkatan 2014 yang telah banyak memberikan bantuan selama penyelesaian penulisan skripsi ini, terutama geng Ruar Biasa: Fer, Sal, Nis. Serta semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada skripsi ini. Oleh karena itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulis di masa akan datang dan berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi khasanah pengetahuan Teknologi Informasi di lingkungan STT Pelita Bangsa khususnya dan Indonesia pada umumnya.
Bekasi, Oktober 2018
Penulis
vi DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
PERSETUJUAN ...i
PENGESAHAN ... ii
PERNYATAAN KEASLIAN PENELITIAN ... iii
KATA PENGANTAR ...iv
DAFTAR ISI ...vi
DAFTAR GAMBAR ...ix
DAFTAR TABEL ... x ABSTRACT ...xi ABSTRAK ... xii BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Identifikasi Masalah ... 2 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Rumusan Masalah... 3
1.5 Tujuan dan Manfaat ... 3
1.5.1 Tujuan ... 3
1.5.2 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Kajian Pustaka ... 6
2.2 Sistem Informasi ... 8
2.2.1 Definisi Sistem ... 8
vii
2.2.3 Definisi Sistem Informasi ... 12
2.3 Teori Perancangan Sistem ... 14
2.3.1 Prototyping ... 14
2.3.2 Definisi UML ... 17
2.3.3 Jenis-Jenis Diagram ... 17
2.3.4 Tujuan Penggunaan UML ... 23
2.3.5 Behavioral (Black-Box) Tests ... 24
2.4 Teori Analisis Sistem... 25
2.5 Teknik Pengumpulan Data ... 26
2.6 Teori Bahasa Pemrograman ... 26
2.6.1 PHP ... 26
2.6.2 MySQL ... 27
2.6.3 HTML ... 27
2.7 Teori Basis Data ... 28
2.7.1 Aturan-aturan Basis Data ... 28
2.7.2 Bagian-bagian Basis Data ... 29
2.7.3 Relasi Basis Data... 30
BAB III METODE PENELITIAN ... 33
3.1 Sekilas Tentang Perusahaan ... 33
3.1.1 Profil PT ACE Hardware Indonesia ... 33
3.1.2 Visi Misi dan Budaya Perusahaan... 34
3.2 Struktur Organisasi ... 35
3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab ... 37
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan ... 42
3.3.2 Flowchart Sistem yang Berjalan ... 44
viii
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah ... 45
3.6 Usulan Sistem Berjalan ... 46
3.6.1 Pengembangan Sistem ... 47
3.7 Analisis Kebutuhan Pengguna ... 48
3.7.1 Analisis Kebutuhan Sistem ... 49
3.8 Desain Sistem yang Diusulkan ... 49
3.8.1 Use Case Diagram ... 49
3.8.2 Class Diagram ... 55
3.8.3 Sequence Diagram ... 56
3.8.4 Activity Diagram ... 58
3.8.5 Perancangan Program... 61
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 64
4.1 Hasil ... 64
4.1.1 Spesifikasi Sistem ... 64
4.1.2 Implementasi Sistem ... 65
4.2 Pembahasan ... 69
4.2.1 Hasil Pengujian ... 69
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 70
5.1 Kesimpulan ... 70
5.2 Saran ... 70
DAFTAR PUSTAKA ... 71 LAMPIRAN
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Tahapan Metode Prototyping ... 15
Gambar II.2 Black Box ... 25
Gambar II.3 Model Relasi One to One Relationship ... 31
Gambar II.4 Model Relasi One to Many Relationship ... 31
Gambar II.5 Model Relasi Many to Many Relationship ... 32
Gambar III.1 Struktur Organisasi ... 36
Gambar III.2 Contoh Email Ucapan Ulang Tahun ... 43
Gambar III.3 Sistem Pengeklaiman Hadiah ... 44
Gambar III.4 Sistem Pemotongan dan Pemenuhan Stok ... 44
Gambar III.5 Diagram Class Pengeklaiman Hadiah ... 55
Gambar III.6 Diagram Sequence Pendaftaran Karyawan sebagai Admin CS ... 56
Gambar III.7 Diagram Sequence Log in Admin CS ... 56
Gambar III.8 Diagram Sequence Penginputan Data Anggota Baru ... 57
Gambar III.9 Diagram Sequence Proses Klaim Hadiah... 57
Gambar III.10 Diagram Sequence Pemenuhan Stok Hadiah ... 58
Gambar III.11 Diagram Activity Pendaftaran Karyawan CS ... 58
Gambar III.12 Diagram Sequence Log in Admin CS ... 59
Gambar III.13 Diagram Activity Penginputan Data Anggota Baru ... 59
Gambar III.14 Diagram Activity Proses Klaim Hadiah ... 60
Gambar III.15 Diagram Activity Pemenuhan Stok Hadiah ... 60
Gambar III.16 Rancangan Halaman Log in Admin CS ... 61
Gambar III.17 Rancangan Halaman Proses Klaim Hadiah Ulang Tahun ... 62
Gambar III.18 Rancangan Update Stok ... 63
Gambar IV.1 Form Log in As Admin ... 66
Gambar IV.2 Form Log in As ... 66
Gambar IV.3 Dashboard ... 67
Gambar IV.4 Form Tambah Data Barang ... 67
Gambar IV.5 Form Permintaan Pemenuhan Stok Barang ... 68
x
DAFTAR TABEL
Tabel II.1 Simbol Use Case Diagram ... 18
Tabel II.2 Simbol Class Diagram ... 20
Tabel II.3 Simbol Sequence Diagram ... 21
Tabel II.4 Simbol Activity Diagram ... 23
Tabel III.1 Tabel Sekenario Pendaftaran ... 51
Tabel III.2 Log in Karyawan Customer Service ... 52
Tabel III.3 Penginputan Data Diri Anggota Baru ... 53
Tabel III.4 Proses Pengeklaiman Hadiah ... 54
Tabel III.5 Pemenuhan Stok Hadiah ... 55
xi
ABSTRACT
Giving birthday gifts to loyal customers is one of many ways for companies to do more service so they can exceed the expectations. However, if these gifts are not maintained such as stock availability, stock expenditures, and oversight of stock gifts, it will cause feed back for complaints. Therefore, a system is needed that is able to regulate expenditure, maintenance, and provision of its stock so that it can be monitored in any branch. This application is able to provide real time information for users to be able to maintain stock availability. Also avoid fraud that can be done by employees if it were not systematically. In this study, the system can display data in the form of the names of goods, the latest stock, and cutting items in real time so that all branches can find out with programme PHP language and MySql. All of them is for customer satisfaction.
Keywords: Information systems, MySql, PHP, UML, birthday gifts, customers,
xii ABSTRAK
Pemberian hadiah ulang tahun kepada pelanggan setia adalah salah satu cara perusahaan untuk melakukan servis lebih supaya mampu melampaui ekspetasi keinginan pelanggan. Namun, hadiah tersebut jika tidak dijaga seperti ketersediaan stok, pengeluaran stok, dan pengawasan stok hadiahnya maka akan menimbulkan komplain kepada perusahaan. Maka dari itu, diperlukan sebuah sistem yang mampu mengatur pengeluaran, pemeliharaan, dan penyediaan stoknya kembali agar dapat dipantau di perusahaan cabang manapun. Aplikasi ini mampu menyediakan informasi real time bagi pengguna agar mampu menjaga ketersediaan stok. Juga menghindari penggelapan produk yang dapat dilakukan oleh karyawan jika tidak dilakukan secara sistematis. Dalam penelitian ini, sistem dapat menampilkan data berupa nama-nama barang, stok terbaru, dan pemotongan barang secara real time agar di semua cabang dapat mengetahuinya dengan menggunakan Bahasa pemrograman PHP & MySql. Semua kembali lagi demi kepuasan pelanggan. Kata kunci: Sistem informasi, MySql, PHP, UML, hadiah ulang tahun, pelanggan, customer service
1 1.1 Latar Belakang
Dunia bisnis adalah dunia persaingan, di mana intensitasnya dari hari ke hari semakin ketat. Untuk unggul dalam bersaing, setiap perusahaan dituntut untuk mampu menunjukkan keunggulannya masing-masing melalui upaya yang kreatif, inovatif, bekerja secara efektif, dan efisien, sehingga produk barang dan jasa (pelayanan) yang ditawarkan menjadi pilihan banyak pelanggan, sehingga pada akhirnya diharapkan pelanggan menjadi loyal. Pelanggan yang loyal merupakan salah satu aset perusahaan yang sangat penting. Untuk itu, perusahaan harus bisa menentukan langkah lain yang lebih inovatif agar menarik minat pelanggan untuk tetap kembali menggunakan jasa atau produk seperti pemberian ucapan spesial dan hadiah langsung kepada pelanggan yang berulang tahun agar para pelanggan merasa diperhatikan.
Agar pemberian hadiah diberikan kepada sasaran yang tepat, maka harus berbentuk sistem. Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. Perkembangan teknologi informasi telah merambah ke berbagai bidang kehidupan dan tidak dapat dimungkiri bahwa teknologi informasi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja suatu organisasi (Sirigar dan Suryanawa, 2012). Tujuan pokok dari sistem ini adalah untuk mengolah data dan menghasilkan informasi. Sistem yang berjalan selama ini masih menggunakan metode manual sehingga dalam proses pendataan hadiah yang diberikan kepada
pelanggan masih belum teratur dan dapat menimbulkan adanya fraud oleh karyawan.
Sistem ini dirancang untuk mempermudah kegiatan pengeklaiman hadiah ulang tahun yang diajukan pelanggan yang berulang tahun, yang sebelumnya telah mendapatkan surel ucapan ulang tahun dari perusahaan, agar proses pengeluaran hadiah lebih mudah dan pengecekkan stok hadiah pun lebih akuran karena langsung terkoneksi ke basis data.
Berdasarkan analisis yang tertera di atas, maka dalam pembuatan laporan ini penulis memberi judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGEKLAIMAN HADIAH ULANG TAHUN OLEH PELANGGAN”
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengidentifikasikan beberapa masalah yang akan dijadikan bahan penelitian selanjutnya, yaitu sebagai berikut:
1. Kurang akuratnya sistem pencatatan stok hadiah
2. Pemberian hadiah masih manual sehingga berisiko terjadinya fraud
3. Stok hadiah sering kosong karena kurang terkontrol
4. Berisiko pelanggan klaim hadiah dua kali
1.3 Batasan Masalah
Untuk menghindari luasnya pembahasan, maka penulis memberikan batasan-batasan sebagai berikut:
1. Penelitian dilakukan di PT ACE Hardware Indonesia, Tbk cabang Lippo Cikarang
2. Penelitian dilakukan pada proses pengeklaiman hadiah ulang tahun oleh pelanggan
3. Proses pembuatan dokumen pengeklaiman hadiah
4. Proses pemotongan stok hadiah yang sudah diambil oleh pelanggan
5. Proses pemenuhan stok hadiah yang sudah habis.
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka yang dibahas adalah sebagai berikut:
Bagaimana merancang sistem pengeklaiman hadiah ulang tahun agar berjalan cepat, akurat, dan terintegrasi pada PT. ACE Hardware Indonesia?
1.5 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat dari analisis dan perancangan sistem ini di antaranya:
1.5.1 Tujuan
1. Mempermudah pemantauan stok hadiah agar sisa stok dapat diketahui.
2. Mengetahui pelanggan yang sudah mengeklaim agar tidak terjadi klaim dua kali.
3. Pemotongan stok hadiah bisa langsung dilakukan oleh sistem pada saat pelanggan mengeklaim hadiah.
1.5.2 Manfaat 1. Untuk penulis
Laporan ini dimanfaatkan untuk memenuhi tugas mata kuliah, Skripsi. Untuk memperluas wawasan dan pandangan penulis terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan sistem informasi.
2. Untuk perusahaan
Mempermudah karyawan dalam pengecekkan dan pemenuhan stok hadiah, dan mempermudah karyawan dalam proses pengeklaiman hadiah ulang tahun ketika ada pelanggan yang datang untuk klaim.
3. Untuk STT Pelita Bangsa
Dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi untuk mengukur tingkat keberhasilan lembaga dalam mendidik mahasiswanya. Memberikan gambaran kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan Laporan Skripsi ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Skripsi ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang secara umum, identifikasi masalah, ruang lingkup yang membatasi permasalahan, metode pengumpulan data, serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini dijelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools system).
BAB III METODE PENELITIAN
Pada bab ini dijelaskan sekilas tentang profil perusahaan, struktur organisasi, dan prosedur sistem perusahaan yang berjalan, sistem yang diusulkan, serta perancangan sistem informasi yang dibuat berdasarkan tahapan-tahapan metode yang telah dilakukan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini dibahas mengenai penggunaan aplikasi yang telah diusulkan beserta hasil uji cobanya.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini diisi oleh kesimpulan dari penelitian yang telah dibuat dan juga saran dan masukan dari Pembina.
6 2.1 Kajian Pustaka
Penelitian terdahulu menjadi salah satu acuan penulis dalam melakukan penelitian, sehingga penulis dapat memperkaya teori yang digunakan dalam mengkaji penelitian yang dilakukan. Dari penelitian terdahulu penulis tidak melakukan penelitian dengan judul yang sama seperti judul penulis, namun penulis mengangkat beberapa penelitian sebagai referensi. Berikut merupakan penelitian terdahulu berupa beberapa jurnal terkait dengan penelitian yang dilakukan penulis:
1. Perancangan Sistem Informasi Laporan Persediaan Barang Jadi PT Duta Prima Plasindo (Achmad Sidik, 2018)
Penelitian ini menggunakan pemodelan UML dan bahasa pemrograman PHP & MySql untuk mempermudah dalam menyimpan arsip barang jadi pada PT Duta Prima Plasindo
2. Sistem Informasi Perencanaan Persediaan Barang (Andy Wijaya, 2013)
Untuk mengatasi masalah yang terjadi, perusahaan membutuhkan sistem perencanaan persediaan yang dapat menentukan stok minimum, menyusun ulang waktu, dan jumlah pemesanan yang optimal. Solusinya adalah membuat sistem informasi perencanaan persediaan menggunakan Economic Order Quantity (EOQ). Dengan metode EOQ, dapat ditentukan bahwa jumlah pemesanan optimal dan meminimalkan biaya penyimpanan dan pemesanan barang, dan menyusun ulang poin sebagai acuan bagi perusahaan untuk mengetahui kapan harus memesan barang.
3. Sistem Informasi Persediaan Keluar-Masuk Barang Pada Inside Distro Jakarta (Rocky Aji Wibowo, 2010)
Inisde Distro Jakarta mengalami kendala utama ketika pada sistem keluar masuk barang di bagian gudang, jadi pada Inside Distro Jakarta dalam sistem pengolahan keluar masuk barang tidak terarah dan tidak terorganisir sehingga fungsi dan tujuan serta keamanan suatu informasi keluar masuknya barang tidak teratur. Maka dari itu dibutuhkan sebuah sistem untuk membuat suatu rancangan aplikasi sistem komputerisasi keluar masuk barang yang efesien dan membuat implementasinya ke dalam pemograman PHP & MySql. Hasil dari penulisan ini adalah dapat membantu dan mempercepat pengolahan data keluar masuk barang serta pengawasan arus keluar masuk barang sehingga penyampaian informasinya lebih efektif dan efesien.
4. Pemodelan UML Sistem Informasi Monitoring Penjualan dan Stok Barang pada Distro Zhezha Pontianak (Ade Hendini, 2016)
Pada penelitian ini, ditemukan kesulitan dalam mengontrol pengeluaran produk saat setelah ada penjualan pada Distro Zhezha Pontianak. Maka dilakuakn pemodelan UML untuk mempermudah analisis sistem penjualan mereka.
5. Pemodelan Visual dengan Menggunakan UML dan Rational Rose
Pada penelitian ini menjelaskan bahwa banyak kalangan dalam dunia bisnis memerlukan sebuah piranti lunak untuk digunakan dalam usahanya. Maka dari itu dalam pembuatan piranti lunak tersebut tidak
boleh asal jadi, harus dengan proses penelitian atas kebutuhan yang ada. Supaya piranti lunak tersebut tepat sasaran maka dari itu diperlukan pemodelan seperti yang disediakan UML. Penelitian di sini menjelaskan keunggulan dari pemodelan UML seperti Diagram Kelas, Diagram Objek, Use Case Diagram, Squence Diagram, Collaboration Diagram,
Statechart Diagram, Activity Diagram, Component Diagram, dan
Deployment Diagram. Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus
digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semua dibuat sesuai dengan kebutuhan.
2.2 Sistem Informasi
Pada Subbab ini membahas tentang teori-teori yang menjadi dasar dari penelitian. Teori-teori tersebut meliputi pengertian dasar sistem, informasi, dan definisi sistem informasi.
2.2.1 Definisi Sistem
Sistem adalah jaringan kerja dari kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen-komponen, prosedur-prosedur atau variable yang terorganisir, yang saling berinteraksi atau berhubungan, saling ketergantungan antara satu dan lainnya di mana setiap sistem dibuat agar bersama-sama dapat menangani dan menyelesaikan sesuatu saran tertentu dengan rutin terjadi dan terus berulang. Unsur, komponen atau variable yang dimaksud bukan hanya bagian yang tampak secara fisik tetapi juga hal-hal yang bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan kegiatan kelompok yang informal dan sebagainya.
Pengertian sistem menurut Romney dan Steinbart (2015:3) adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar.
Definisi sistem menurut Mulyadi (2016:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem menurut Azhar Susanto (2013:22) sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/bagian/ komponen apapun baik fisik atau pun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan suatu sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pendapat yang dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi.
Menurut Al-Bahra (2013:3) mengenai karakteristik sistem yang menyatakan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah, dan sasaran atau tujuan. Adapun
penjelasan dari masing-masing karakteristik sistem menurut Al Bahra (2013:4) adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi anatara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media yang menghubungkan anatara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal
maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.2.2 Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya terpenting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Informasi diperoleh dari hasil pengolahan data-data mentah, yang kemudian dibentuk menjadi sesuatu yang lebih berguna bagi keperluan manajemen dalam pengambilan keputusan. Secara etimologi, Informasi berasal dari bahasa Perancis kuno yaitu informaction (tahun
1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.
Pengertian menurut Krismaji (2015:14), Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Hal serupa disampaikan oleh Romney dan Steinbart (2015:4), Informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.
Menurut Raymond McLeod (1995) dalam Al-Bahra (2013:9) mengemukakan pengertian Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolahan informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non-komputer atau kombinasinya.
Disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data yang diolah ke dalam bentuk yang lebih bermakna supaya dapat dimengerti oleh penerimanya yang dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan bagi penggunanya.
2.2.3 Definisi Sistem Informasi
Pengertian menurut Krismaji (2015:15), Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian menurut Kadir (2014:9), Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Menurut Laudon dalam Azhar Susanto (2013:52) Sistem Informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas di dalam perusahaan.
Menurut Al-Bahra (2013:13) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Jadi berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan data yang terintegrasi dan saling melengkapi dengan menghasilkan output yang baik guna untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
2.3 Teori Perancangan Sistem
Perancangan merupakan tahap yang dilakukan dalam pengembangan sistem dengan metode prototyping, setelah melakukan proses analisis terhadap sistem lama. Dalam subbab ini akan menjelaskan teori-teori perancangan yang digunakan dalam melakukan penelitian ini. Adapun teori perancangan tersebut berupa perancangan sistem dan perancangan antarmuka pengguna. Dalam hal ini dipilihlah UML (Unified Modeling Language) sebagai teori perancangan sistem yang digunakan untuk menggambarkan prosedur dan alur proses sistem baik yang sedang berjalan maupun yang diusulkan dan metode pengembangan sistem prototyping sebagai metode pengembangan penelitiannya
2.3.1 Prototyping
Metode prototyping merupakan metode yang dipakai dalam membangun sistem baru atau perbaikan dari sistem. Karena metode tersebut menitikberatkan pada fase yang sangat krusial dalam membangun atau memperbaiki sistem yaitu fase analisis, rancangan, dan implementasi. Dari titik berat metode itu yang akan diulang terus menerus yang melibatkan kerja sama dengan pengguna akan menghasilkan prototype dari sistem yang akan dikaji ulang sebelum menuju ke implementasi sistem yang telah diinginkan oleh pengguna.
Sesuai dengan arti dari metode prototype itu yang merupakan model pengembangan system yang proses iterative dalam pengembangan sistem di mana requirement diubah ke dalam sistem yang bekerja (working system) yang secara
terus menerus diperbaiki melalui kerja sama antara pengguna dan analis. Di dalam metode Prototype terdapat beberapa tahapan untuk memulai pengembangan sistem.
Gambar II.1 Tahapan Metode Prototyping
1. Requirement Gathering
Pada tahapan prototyping atau fase ini adalah menjelaskan bahwasanya pengguna dan analis melakukan pertemuan lalu kemudian melakukan percakapan antara keduanya, pengguna mendeskripsikan mengenai spesifikasi kebutuhan dari aktivitas yang pengguna lakukan seperti dalam pekerjaannya atau aktivitas lainnya. Kemudian analis harus berusaha memahami apa maksud dari deskripsi pengguna yang diajukannya tersebut. Dan kedua belah pihak yaitu tentunya antara pengguna dan analis (pengembang) berusaha untuk setuju pada tahap ini.
2. Formal Language Representation
Hasil dari tahap atau fase pertama tersebut dijadikan analis sebagai dasar ide (konsep) pembuatan program atau sistem. Kemudian pada tahapan ini juga analis menjadikan spesifikasi yang telah diperoleh menjadi konsep yang mudah dimengerti oleh penulis dan tentunya dalam tahapan ini analis sudah mengetahui apa maksud spesifikasi dari deskirpsi pengguna tersebut.
3. Quick Design Prototype
Pada tahapan atau fase ini analis akan melakukan perencanaan dan pemodelan secara cepat berupa rancangan cepat (quick design) dan kemudian akan memulai konstruksi pembuatan prototype.
4. Optimisation and Tuning
Selanjutnya pada tahapan atau fase ini program dibuat berdasarkan prototype yang telah diajukan dan disetujui bersama (Tim analis).
Kemudian pada tahap ini juga sebuah program diuji coba oleh analis dan tentunya pengguna. Kemudia user menilai apakah program tersebut dapat diterima atau tidak. Jika sebuah program tersebut pengguna menolak maka analis harus kembali pada phase atau tahapan sebelumnya untuk memperbaiki kesalahan, kekurangan, dan ketidaksesuaian program tersebut dengan spesifikasi pengguna.
5. Complate Software
Pada tahapan ini program telah disetujui (berhasil memenuhi spesifikasi yang diajukan) oleh pengguna dan selanjutnya pengguna dapat
menggunakan program pesanannya dengan sukses, tentunya pada tahapan ini program telah diserahkan kepada pengguna.
2.3.2 Definisi UML
UML (Unified Modeling Language) adalah sebuah bahasa untuk menetukan, visualisasi, kontruksi, dan mendokumentasikan artifact (bagian dari informasi yang digunakan atau dihasilkan dalam suatu proses pembuatan perangkat lunak. Artifact dapat berupa model, deskripsi atau perangkat lunak) dari system perangkat lunak, seperti pada pemodelan bisnis dan system non-perangkat lunak lainnya.
UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan system yang besar dan kompleks. UML tidak hanya digunakan dalam proses pemodelan perangkat lunak, namun hampir dalam semua bidang yang membutuhkan pemodelan.
2.3.3 Jenis-Jenis Diagram
Adapun jenis diagram antara lain:
1. Use Case Diagram
Use case adalah abstraksi dari interaksi antara system dan actor. Use case
bekerja dengan cara mendeskripsikan tipe interaksi antara user sebuah system dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah system dipakai. Use case merupakan konstruksi untuk mendeskripsikan bagaimana system akan terlihat di mata user. Sedangkan use case diagram memfasilitasi
Berikut ini adalah simbol-simbol yang dipakai untuk menggambarkan diagram use case:
Tabel II.1 Simbol Use Case Diagram
No. Simbol Notasi Keterangan
1 Actor
Menspesifikasikan himpuan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.
2 Dependency
Hubungan di mana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan memengaruhi elemen yang bergantung padanya, elemen yang tidak mandiri
(independent).
3 Generalisation
Hubungan di mana objek anak (descendent)
berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4 Include
Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit.
5 Extend
Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
6 Association
Apa yang
menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.
7 System
Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.
8 Use Case
Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang
ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu actor.
9 Collaboration
Interaksi aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan
elemennya.
10 Note
Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi.
2. Class Diagram
Class adalah dekripsi kelompok objek-objek dengan property, perilaku
(operasi) dan relasi yang sama. Sehingga dengan adanya class diagram dapat memberikan pandangan global atas sebuah system. Hal tersebut tercermin dari class yang ada dan relasinya satu dengan yang lainnya. Sebuah sistem biasanya
mempunyai beberapa class diagram. Class diagram sangat membantu dalam visualisasi struktur kelas dari suatu system.
Adapun simbol-simbol yang dipakai dalam membuat class diagram, penjelasannya adalah sebagai berikut:
Tabel II.2 Simbol Class Diagram
No. Simbol Notasi Keterangan
1 Generalisation
Hubungan di mana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
2 Nary Association Upaya untuk menghindari asosiasi
dengan lebih dari 2 objek.
3 Class
Himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
4 Collaboration
Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu actor.
5 Realisation Operasi yang benar-benar
dilakukan oleh suatu objek.
6 Dependency
Hubungan di mana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempegaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri.
7 Association Menghubungkan antara objek
dengan objek lainnya.
3. Sequence Diagram
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah
skenario. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
Di bawah ini adalah tabel simbol-simbol sequence diagram beserta penjelasannya:
Tabel II.3 Simbol Sequence Diagram
No Simbol Notasi Keterangan
1 Object
(Partisipan)
Object atau biasa juga disebut dengan partisipan merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama objek di dalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.
2 Actor
Actor juga dapat berkomunikasi dengan object, maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom.
3 Lifeline
Lifeline mengindikasikan keberadaan sebuah object dalam basis waktu. Notasi untuk lifeline adalah garis putus-putus vertikal yang ditarik dari sebuah objek.
4 Activation
Activation dinotasikan sebagai sebuah kotak segi empat yang digambar pada sebuah lifeline. Activation merupakan sebuah objek yang akan melakukan sebuah aksi.
5 Boundary
Boundary terletak di antara sistem dengan dunia sekelilingnya.
6 Control
Control berhubungan dengan fungsionalitas seperti
pemanfaatan sumber daya, pemrosesan terdistribusi, atau penanganan kesalahan.
7 Entity
Entity digunakan untuk menangani informasi yang mungkin akan disimpan secara permanen. Entity bisa juga merupakan sebuah tabel pada struktur basis data.
8 Message
Digambarkan dengan anak panah horizontal antara activation. Message
mengindikasikan komunikasi antara objek-objek.
9 Self – Message
Self-message atau panggilan mandiri merupakan
komunikasi kembali ke dalam sebuah objek itu sendiri.
10 Loop
Operator loop adalah sebuah fragmen yang dapat
mengeksekusi berulang kali.
4. Activity Diagram
Menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas, digunakan untuk mendeskripsikan aktivitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktivitas lainnya seperti use case atau interaksi.
Di bawah ini adalah tabel mengenai simbol-simbol yang dipakai dalam activity diagram:
Tabel II.4 Simbol Activity Diagram
No. Simbol Notasi Keterangan
1 Initial Titik awal untuk memulai
suatu aktivitas
2 Final Titik akhir untuk mengakhiri
aktivitas
3 Activity Menjelaskan aktivitas yang
terjadi
4 Decision Pilihan untuk mengambil
keputusan
5 Fork/Join
Untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara pararel dan untuk menggabungkan dua kegiatan pararel menjadi satu
6 Rake Menunjukkan adanya
dekomposisi
7 Time Tanda dan waktu
8 Send Tanda pengiriman
9 Receive Tanda penerimaan
2.3.4 Tujuan Penggunaan UML
Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa. Menyatukan praktik-praktik terbaik yang
terdapat dalam pemodelan. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum. UML bisa juga berfungsi sebagai sebuah (blue print) cetak biru karena sangat lengkap dan detail. Dengan cetak biru ini maka akan
bisa diketahui informasi secara detail tentang coding program atau bahkan membaca program dan menginterpretasikan kembali ke dalam bentuk diagram (reserve engineering).
2.3.5 Behavioral (Black-Box) Tests
Tester menggunakan behavioral test (disebut juga Black-Box Tests), sering digunakan untuk menemukan bug dalam high level operations, pada tingkatan fitur, profil operasional dan skenario customer. Tester dapat membuat pengujian fungsional black box berdasarkan pada apa yang harus sistem lakukan. Behavioral testing melibatkan pemahaman rinci mengenai domain aplikasi, masalah bisnis
yang dipecahkan oleh sistem dan misi yang dilakukan sistem.
Behavioral test paling baik dilakukan oleh penguji yang memahami desain sistem, setidaknya pada tingkat yang tinggi sehingga mereka dapat secara efektif menemukan bug umum untuk jenis desain. Menurut Nidhra dan Dondeti black box testing juga disebut functional testing, sebuah teknik pengujian fungsional yang merancang test case berdasarkan informasi dari spesifikasi.
Gambar II.2 Black Box
2.4 Teori Analisis Sistem
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2014) "kegiatan analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru". Analisis sistem merupakan tahap awal dalam melakukan pengembangan sistem yang mana tahap ini merupakan pondasi untuk menentukan keberhasilan sistem yang akan dihasilkan nanti. Tujuan dari analisis sistem yaitu:
1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bisa menentukan kebutuhan sistem baru.
2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek, di antaranya ekonomi, teknik, operasional, dan hukum.
Dari uraian di atas disimpulkan analisis sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang berjalan dengan tahapan mengumpulkan data dan selanjutnya menilai kelebihan maupun kekurangan sistem tersebut untuk dijadikan referensi terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
2.5 Teknik Pengumpulan Data
Di dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan beberapa cara:
1. Wawancara (Interview)
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap dilakukan metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan pengeklaiman hadiah ulang tahun dengan karyawan/karyawati divisi Customer Service di PT. ACE Hardware Indonesia cabang Lippo Cikarang.
2. Pengamatan (Observation)
Melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan pengeklaiman hadiah ulang tahun oleh pelanggan. Hasil dari pengamatan tersebut dapat diketahui kesalahan ataupun proses dari kegiatan tersebut.
2.6 Teori Bahasa Pemrograman
Dalam subbab ini akan menguraikan teori-teori bahasa pemrograman serta alat pendukung lainnya dalam membangun aplikasi.
2.6.1 PHP
PHP adalah script bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. Kelebihan PHP yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi dengan berbagai macam database. PHP merupakan bahasa interpreter yang hampir mirip dengan bahasa C dan perl yang memiliki kesederhanaan dalam perintah. PHP dapat digunakan untuk meng-update database, menciptakan database dan mengerjakan perhitungan matematika.
PHP adalah bahasa (scripting language) yang dirancang secara khusus untuk penggunaan bahasa web. PHP adalah alat untuk pembuatan halaman web dinamis seperti bahasa pemrograman web lainnya. PHP memproses seluruh perintah yang berada dalam script PHP di dalam web server dan menampilkan output-nya ke dalam web browser client dan bahasa program ini.
2.6.2 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL
atau DBMS yang multitheread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL merupakan server basis data di mana pemprosesan terjadi di server, dan client hanya mengirim data serta meminta data. Oleh karena itu terjadi di server sehingga pengaksesan data tidak terbatas.
MySQL termasuk dalam kategori manajemen basis data yaitu basis data
terstruktur dalam pengolahan dan penampilan data. MySQL merupakan software basis data yang bersifat bebas atau gratis tanpa bayaran, jadi kita tidak perlu susah-susah mengeluarkan uang untuk sekadar membayar lisensi.
2.6.3 HTML
Hypertext Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markah yang
digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah penjelajah web internet, dan pemformatan hiperteks sederhana yang ditulis dalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan wujud yang terintegerasi. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak pengolah kata dan disimpan dalam format ASCII normal sehingga menjadi halaman web dengan perintah-perintah HTML.
Bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan SGML (Standard Generalised Markup Language), HTML adalah sebuah standar yang digunakan secara luas
untuk menampilkan halaman web. HTML saat ini merupakan standar internet yang didefinisikan dan dikendalikan penggunaannya oleh World Wide Web Consortium (W3C). HTML dibuat oleh kolaborasi Caillau TIM dengan Berners-lee Robert ketika mereka bekerja di CERN pada tahun 1989 (CERN adalah lembaga penelitian fisika energi tinggi di Jenewa).
2.7 Teori Basis Data
Basis data (database) adalah suatu kumpulan data yang disusun dalam bentuk tabel-tabel yang saling berkaitan maupun berdiri sendiri dan disimpan secara bersama-sama pada suatu media. Basis data dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya.
2.7.1 Aturan-aturan Basis Data
Terdapat beberapa aturan yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu:
1. Kerangkapan data, yaitu munculnya data-data yang sama secara berulang-ulang pada file basis data.
2. Inkonsistensi data, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada field yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama.
3. Data terisolasi, disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis data. Program aplikasi tidak dapat mengakses file tertentu dalam sistem basis
data tersebut, kecuali program aplikasi diubah atau ditambah sehingga seolah-olah ada file yang terpisah atau terisolasi terhadap file yang lain.
4. Keamanan data, berhubungan dengan masalah keamanan data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengakses.
Integrasi data, berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali atau kontrol pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian penuh.
2.7.2 Bagian-bagian Basis Data
Membangun basis data adalah langkah awal dari pembuatan sebuah aplikasi. Keberhasilan dalam membangun basis data akan menyebabkan program lebih mudah dibaca, mudah dikembangkan, dan mudah mengikuti perkembangan perangkat lunak. Berikut ini diuraikan mengenai komponen-komponen yang terdapat dalam basis data.
1. Tabel
Tabel adalah kumpulan dari suatu field dan record. Dalam hal ini biasanya field ditunjukan dalam bentuk kolom dan record ditunjukan dalam bentuk
baris.
2. Field
Field adalah sebutan untuk mewakili suatu record. Misalnya seorang
pegawai dapat dilihat datanya melalui field yang diberikan padanya seperti nip, nama, alamat, dan lain-lain.
3. Record
Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan
menginformasikan tentang suatu isi data secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor daftar, nama pendaftar, alamat, tanggal masuk.
4. Primary Key
Primary key adalah suatu kolom (field) yang menjadi titik acuan pada
sebuah tabel, bersifat unik dalam artian tidak ada satu nilai pun yang sama atau kembar dalam tabel tersebut, dan dalam satu tabel hanya boleh ada satu primary key.
5. Foreign Key
Foreign key atau disebut juga kunci relasi adalah suatu kolom dalam tabel yang digunakan sebagai “kaitan” untuk melengkapi satu hubungan yang didapati dari tabel induk, dan biasanya hubungan yang terjalin antartabel adalah satu ke banyak (one to many).
6. Index
Index adalah struktur basis data secara fisik, yang digunakan untuk
optimalisasi pemrosesan data dan mempercepat proses pencarian data.
2.7.3 Relasi Basis Data
Basis data adalah kumpulan file yang saling berkaitan. Pada model data relasional hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi (relation key), yang
merupakan kunci utama dari masing- masing file. Perancangan basis data yang tepat akan menyebabkan paket program relasional akan bekerja secara optimal.
Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam. Demikian pula untuk membantu gambaran relasi secara lengkap terdapat juga tiga macam relasi dalam hubungan atribut dalam satu file.
1. One to One Relationship
Gambar II.3 Model Relasi One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda kotak untuk menunjukan table dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah tunggal.
2. One to Many Relationship
Gambar II.4 Model Relasi One to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda kotak untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda pada salah satu hubungan.
3. Many to Many Relationship
Gambar II.5 Model Relasi Many to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda kotak untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda pada kedua hubungan tersebut.
33 3.1 Sekilas Tentang Perusahaan
3.1.1 Profil PT ACE Hardware Indonesia
Didirikan pada tahun 1995 sebagai anak perusahaan dari PT. Kawan Lama Sejahtera - pusat perlengkapan teknik dan industri #1 di Indonesia, PT. ACE Hardware Indonesia, Tbk. ialah pemegang lisensi tunggal ACE Hardware di negeri ini, yang ditunjuk secara langsung oleh ACE Hardware Corporation, Amerika.
Toko ACE Hardware Indonesia pertama dibuka di Supermal Karawaci, Tangerang, pada tahun yang sama, diikuti rentetan toko lain di berbagai wilayah secara cepat. Pertumbuhan pesat ini ditunjang penuh oleh berbagai gudang logistik di titik-titik sentral, sistem distribusi modern yang terintegrasi, beserta para staf profesional yang kemampuannya senantiasa ditingkatkan via berbagai training, seminar, dan sistem peningkatan keterampilan yang lain.
Saat ini ACE adalah Pelopor dan Pusat Perlengkapan Rumah & Gaya Hidup Terlengkap, dengan 160 toko di beraneka pusat keramaian pada kota-kota besar di Indonesia. Toko ACE terbesar, yang sekaligus paling besar di dunia, terletak di Alam Sutera, Serpong - Tangerang. ACE Alam Sutera ialah Flagship dari Toko ACE di negeri ini, yang memiliki luas 15.000 meter persegi, dan menyediakan lebih dari 75.000 tipe produk berkualitas dalam kategori lengkap. Terobosan dalam hal menyediakan banyak macam produk di bawah satu atap membuat ACE menjadi destinasi utama dalam mencari solusi perlengkapan rumah dan gaya hidup keluarga modern Indonesia.
Komitmen dalam memberikan kepuasan pelanggan secara maksimal dibuktikan dengan penganugerahan Quality Management System ISO 9001-2000 Certificate, membuat ACE menjadi toko perlengkapan rumah pertama yang
mendapat sertifikat tersebut di Indonesia. Tahun 2011 ACE juga menerima Service Quality Golden Award 2011 dalam kategori Modern Home Builder & Retailer, dari Service Excellence Magazine (Grup Majalah Marketing) & Carre - Center for Customer Satisfaction & Loyalty (Carre - CCSL).
ACE berusaha untuk menjadi pemimpin dalam konsep "Do-It-Yourself" (kerjakan secara mandiri), yang berarti, kami tak hanya menyediakan produk, namun juga pengetahuan yang diperlukan dalam memasang, mengoperasikan, serta memelihara produk tersebut dengan tepat - agar didapat nilai manfaat maksimal. Harapan kami, dengan bantuan ACE, semua orang dapat menjadi ahli.
Sementara konsep "The Helpful Place" menjadi jawaban dari beraneka kebutuhan yang jamak ditemui pelanggan sehari-hari. Selain melalui koleksi lengkap produk, kami terus berinovasi dalam memberikan layanan terbaik, dari presales hingga aftersales, di antaranya Free Delivery Service, Free Installation, 14 Days Return Policy, Price Guarantee, dan lain sebagainya. ACE menawarkan
bukan sekadar transaksi jual beli barang secara konvensional, namun lebih dari itu, pengalaman berbelanja yang memberi nilai lebih (rewarding shopping experience).
3.1.2 Visi Misi dan Budaya Perusahaan 1. Visi
2. Misi
Menyediakan produk-produk berkualitas dengan pilihan yang lengkap disertai pelayanan profesional untuk segmen pasar kelas menengah-atas dengan harga yang wajar dan juga kompetitif.
3. Budaya Perusahaan
a. Our People E.L.I.T.E.
Excellence, Leadership, Integrity, Teamwork, Enthuasism.
b. Our Product Q.S.V.
Quality, Selection, Value.
c. Our Place C.O.S.Y.
Clean, Organised, Safe, Yours.
d. Our Service H.E.L.P.F.U.L.
Hello, Energetic, Listening, Polite, Friendly, Understanding, and
Landing hands.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja yang menunjukkan suatu bentuk atau pola tetap dari kerja antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan kerja tertentu. Struktur organisasi sangat memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, perlu dibuat struktur organisasi secara jelas yang dapat menunjukan pembagian tugas dan wewenang setiap bagian, sehingga dapat dicapai dengan kondisi yang baik. Perbedaan struktur organisasi setiap perusahaan
Gambar III.1 Struktur Organisasi
disebabkan oleh berbagai hal, seperti: jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang dan lain-lain.
Struktur organisasi hendaknya dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, pencatatan dan penyimpanan. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat mencegah kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Fungsi-fungsi ini merupakan hubungan kerjasama dari macam-macam pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu yang merupakan suatu kerangka dasar secara menyeluruh dari struktur.
Pembagian struktur organisasi bukan hanya untuk pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan tertentu, akan tetapi harus mempunyai prinsip yang mantap agar keserasian kerja dapat tercapai secara efektif yang sekaligus mendapatkan suatu keuntungan yang diinginkan perusahaan.
3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan pada PT. ACE Hardware:
1. Store Manager
a. Menyiasati untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh Management dan juga memperoleh profit atau laba dari hasil usaha
yang dikelolanya.
b. Melakukan penanganan inventory atau barang dagangan dan juga menganalisis inventory agar barang yang tersedia di store dapat cepat dikonversi menjadi uang.
c. Pengendalian sumber daya manusia sebagai penunjang meliputi kemampuan komunikasi, manajerial, psikologi, melatih, memotivasi, dan juga melakukan evaluasi.
d. Memastikan bahwa semua aset yang ada di store berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga mendukung pencapaian tujuan operasional store.
e. Menentukan dan melaksanakan bentuk service yang dilakukan oleh semua timnya, hal tersebut menentukan citra dan brand store yang dipimpinnya.
2. Deputy Manager
a. Merencanakan langkah strategis cabang, mengatur penjadwalan kunjungan dan target sales untuk pencapaian target penjualan secara maksimal.
b. Memonitor dan mengevaluasi pencapaian target penjualan secara berkelanjutan.
c. Me-review dan memastikan kesiapan sales order untuk proses pengiriman barang.
d. Memonitor dan mengevaluasi pasar dan kompetitor untuk melihat kedudukan cabang dengan pasar sejenis di area yang sama.
e. Menganalisis kebutuhan pasar untuk menyusun dan mengusulkan strategi penjulan.
3. Human Resources Development
a. Melakukan persiapan, rekrutmen, dan juga seleksi tenaga kerja.
b. Pengembangan dan evaluasi karyawan.
c. Pemberian kompensasi dan proteksi pada pegawai
d. Memberi petunjuk kepada pegawai untuk dapat mengontribusikan kemampuan yang ada pada perusahaan.
e. Mengembangkan potensi pegawai dan juga meningkatkan kecerdasan pegawai yang ia miliki.
4. GA (General Administrations)
a. Melakukan penyiapan aktivitas store serta penyiapan peralatan store.
b. Melakukan kegiatan yang berkaitan surat-menyurat serta dokumentasi.
c. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan operasional store.
d. Memastikan kenyamanan serta keamanan store untuk semua karyawan.
e. Melakukan pencatatan serta pelaporan kelengkapan inventaris store.
5. Administration Store
a. Melakukan posting/input barang yang datang atau diterima dan sudah dilakukan pengecekkan oleh tim Receiving
b. Menganalisis kondisi stock yang bermasalah (stock minus/plus).
c. Menarik perubahan harga setiap harinya baik harga naik, harga turun dan juga diskon.
d. Penanganan barang-barang bermasalah baik yang saat datang atau dari area penjualan.
6. Receiving
a. Melakukan aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas, dan kualitas barang yang diterima.
b. Pemindahan dari loading dock ke gudang penyimpanan.
c. Proses persiapan, pengepakan/packing untuk barang yang akan dikirim baik ke pelanggan atau toko lain.
d. Proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim ke toko lain.
7. Cashier
a. Mengambil modal dan menempati lokasi kasir masing-masing yang telah ditentukan oleh Supervisor.
b. Menyiapkan struk penjualan, karet gelang, form pengisian hasil transaksi, serta kantong plastik untuk pelanggan.
c. Membersihkan meja, mesin hitung uang, PC dan juga komputer POS kasir serta menghidupkan PC dan computer.
d. Melayani dan menyapa customer dengan baik.
e. Memindai barang yang dibeli pelanggan.
f. Menyebutkan jumlah uang yang harus dibayar dan juga memberikan uang kembali serta struk belanja kepada pelanggan.
g. Bertanggung jawab terhadap uang setoran, apabila terjadi kehilangan maka harus mengganti atau pemotongan gaji.
8. VM (Visual Merchendaiser)
a. Mengembangkan desain dan memaksimalkan ruang dan tata letak product.
b. Mempersiapkan untuk acara-acara promosi dan pembongkaran pada awal dan akhir periode promosi.
c. Menerapkan ide-ide desain yang efektif dan meningkatkan lalu lintas toko dan volume penjualan.
d. Membentuk, mempromosikan dan meningkatkan citra visual store.
9. Security/Loss Prevention
a. Melakukan pengawasan terhadap berbagai kepentingan pribadi dari setiap karyawan yang bekerja di perusahaan.
b. Melakukan tindak pengamanan di store jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
c. Melakukan observasi saat opening dan closing store.
10. Maintenance
a. Melakukan perawatan terhadap alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan dan pemindahan bahan kimia.
11. Driver dan kernet
a. Mengantar barang pelanggan untuk barang-barang yang besar.
b. Mengambil permintaan barang ke store lain.
c. Melakukan service armada mobil angkutan.
12. Customer Service
a. Menangani keluhan pelanggan yang menghadapi masalah terhadap produk yang dibeli.
b. Menerima barang yang rusak dari pelanggan untuk selanjutnya diserahkan kepada Service Centre.
c. Mengelola data pelanggan ketika pelanggan mengajukan menjadi anggota (member).
d. Menyalurkan hadiah kepada pelanggan apabila terdapat promosi-promosi tertentu.
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Prosedur pengeklaiman hadiah ulang tahun oleh pelanggan di PT ACE Hardware Indonesia yang saat ini berjalan adalah:
1. Pelanggan dikirimi surel oleh tim Marketing di Head Office
2. Pelanggan datang ke toko ACE Hardware terdekat untuk menunjukkan surel sebagai bukti bahwa dia berhak atas hadiah tersebut
3. Customer Service melakukan penghapusan surel yang diterima oleh pelanggan
4. Customer Service memberikan hadiah ulang tahun kepada pelanggan lalu mencatat pengeluarannya di logbook serah terima hadiah.
5. Customer Service melaporkan pengeluaran hadiah kepada tim Marketing di Head Office tiap bulannya.
Berikut adalah contoh surel yang dikirimkan kepada pelanggan yang berulang tahun pada tiap bulannya.
3.3.2 Flowchart Sistem yang Berjalan
Gambar III.3 Sistem Pengeklaiman Hadiah
Gambar III.4 Sistem Pemotongan dan Pemenuhan Stok
Pelanggan Customer Service
Dapat surel ultah
Berkunjung ke toko
Mendatangi konter CS Memeriksa surel ultah
Menghapus surel ultah
Mengisi logbook ultah pelanggan
Tanda tangan Menyerahkan hadiah
Pulang Pengajuan pemotongan stok
Customer Service Admin
Mengisi form internal used Memeriksa logbook pengeluaran hadiah
Melakukan pemotongan stok pada sistem order ulang hadiah ke gudang
3.4 Analisis Masalah
Berdasarkan penelitian yang penulis jabarkan, bahwa sistem yang saat ini berjalan di perusahaan masih manual dan memiliki beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:
1. Proses pengeklaiman hadiah masih dilakuakn secara manual
2. Proses pengeklaiman ini tidak terintegrasi antartoko ACE di Indonesia
3. Proses manual ini bisa merugikan perusahaan karena pelanggan bisa klaim dua kali atau lebih dan karyawan pun dapat memanipulasi data
4. Proses pengadaan stok kembali tidak cepat karena stok sistem dan fisik tidak sinkron, sehingga pemantauan stok tidak bisa dilakukan secara langsung melainkan harus dihitung manual terlebih dahulu
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil evaluasi, dapat diusulkan pemecahan masalah yang dilakukan, di antaranya sebagai berikut:
1. Membuat sistem pengeklaiman hadiah ulang tahun
2. Sistem berbasis web agar terintegrasi antartoko ACE sehingga user bisa mengetahui pelanggan mana yang sudah klaim dan yang belum klaim. Juga dapat mengetahui stok di masing-masing toko ACE
3. Sistem dilengkapi dengan database agar data mudah dicari dan tidak mudah hilang serta terintegrasi antartoko
3.6 Usulan Sistem Berjalan
Usulan sistem yang berjalan merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem yang berjalan, di mana pada tahap ini digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum melakukan proses coding dan testing. Perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisis sistemnya, karena dengan melakukan analisis sistem inilah akan dapat dibuat suatu rancangan sistem.
Dalam subab ini akan memberikan analisis dan penerapan sistem informasi dan database dalam proses pengeklaiman yang diharapkan dapat membantu dan mempermudah proses pengeklaiman hadiah ualng tahun di Customer Service.
1. Perancangan Sistem
Dalam menggambarkan alur proses sistem yang diusulkan ini menggunakan diagram UML (Unified Modelling Language) yang meliputi use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram.
2. Perancangan User Interface
User interface atau sistem antarmuka pengguna yang dirancang untuk
sistem usulan ini adalah struktur menu-menu sistem yang meliputi antarmuka proses input sistem dan proses output sistem.
3. Perancangan Sistem
Sistem yang akan dirancang untuk sistem usulan ini adalah arsitektur dari proses pengeklaiman hadiah ulang tahun oleh pelanggan agar sistem secara langsung memotong stok dan ter-record pada database.
4. Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap pembuatan sistem sesuai hasil pada tahap perancangan. Pengimplementasian sistem informasi
