ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI ANGGARAN
BELANJA DAN PENGELOLAAN PROYEK
Sheila Novi Hapsari, Natalia Limantara, Sarwo Edy
Handoyo
Binus University, Jakarta, 081808755192, sheilanovihapsari@gmail.com
Abstrak
The application of information system is not only required for trading company but also for construction company as a service company. Information system in a construction company can be used to support the company’s activities such as planning, scheduling, supervising and reporting. The purposes of this study are analyzing current information system, identifying company’s problems and designing new information system that match the company’s requirements. Analysis method that’s been used is Satzinger, Jackson and Burd’s object oriented and design-unified process disciplines that consists inception, elaboration, construction and transition phase, but the transition phase is excluded in this study. The design method that’s been used is Satzinger, Jackson and Burd’s Unified Modeling Language (UML) that models the requirement models, use case realization and design activities and environment. The research results show that the company shall be using a software application that has RAB and Contract’s templates to shorten the making time. It is also suggested that the company shall make a detailed project’s document to make the construction project supervision can be more effective. An integrated information system which has a database to store project’s construction data can helps the company to process data and delivers important information that’s required by the company to make decisions. To improve the company’s internal control, it is best for the company to grant a limited access for the workers to ensure the project document’s security. It is concluded that accounting information system for administration and project management can solves the company’s problems. (SNH)
Keywords : Accounting Information System, construction company, object oriented and
design-unified process disciplines, Unified Modeling Language, management, project.
Penerapan sistem informasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan dagang tetapi juga oleh perusahaan konstruksi yang merupakan perusahaan jasa. Sistem informasi di dalam perusahaan konstruksi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan aktivitas seperti perencanaan, penjadwalan, pengawasan sampai pembuatan laporan. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi yang sedang berlangsung, mengidentifikasi masalah-masalah yang ada serta merancang sistem informasi baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode analisis yang digunakan adalah object oriented and design-unified process disciplines oleh Satzinger, Jackson dan Burd yang terdiri dari inception, elaboration, construction dan transition, tetapi tahap transition tidak dibahas di dalam penelitian ini. Metode perancangan yang digunakan adalah Unified Modeling Language (UML) oleh Satzinger, Jackson dan Burd yang memodelkan requirement models, use case realization dan design activities and environment. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan sebaiknya menggunakan suatu aplikasi yang memiliki template RAB dan kontrak agar waktu pembuatannya dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Perusahaan juga disarankan untuk membuat dokumen proyek yang terperinci agar proses pengawasan pembangunan proyek dapat
dilakukan dengan lebih efektif. Adanya sistem informasi terintegrasi yang memiliki database untuk menyimpan data pengerjaan proyek dapat membantu perusahaan memproses data dengan lebih cepat dan menghasilkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan untuk mengambil keputusan. Untuk meningkatkan pengendalian internal di dalam perusahaan, sebaiknya diberikan akses terbatas bagi karyawan sehingga informasi yang tersedia di dalam dokumen dapat dijaga keamanannya. Simpulan yang dapat diambil adalah masalah-masalah yang terjadi di perusahaan dapat diselesaikan dengan adanya sistem informasi akuntansi untuk administrasi dan pengelolaan proyek. (SNH)
Kata Kunci : Sistem informasi akuntansi, perusahaan konstruksi, object oriented and
design-unified process disciplines, Unified Modeling Language, pengelolaan, proyek.
PENDAHULUAN
Saat ini kecepatan dan ketepatan memegang peranan penting di dalam pengambilan keputusan perusahaan, hal ini membuat banyak perusahaan mulai memanfaatkan teknologi informasi dan sistem informasi yang terintegrasi untuk dapat mencapai hal tersebut. “Penggunaan sistem informasi membuat berbagai pekerjaan menjadi lebih terintegrasi, tidak tergantung tempat dan waktu serta dapat menyajikan informasi secara terpusat dan real time” (Agustiawan : 2011). Sistem informasi yang baik akan memberikan manfaat kepada perusahaan seperti adanya kelancaran informasi dan efisiensi kerja, sehingga akan meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Sistem informasi yang didukung dengan penggunaan teknologi komputer membuat keterlibatan manusia di dalam proses bisnis perusahaan menjadi berkurang dan mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat karena kesalahan di dalam pekerjaan dan waktu pemrosesan yang lambat juga ikut berkurang.
Sistem informasi yang didukung dengan penggunaan teknologi komputer membuat keterlibatan manusia di dalam proses bisnis perusahaan menjadi berkurang dan mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat karena kesalahan di dalam pekerjaan dan waktu pemrosesan yang lambat juga ikut berkurang.
Penerapan sistem informasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan penyedia barang dan jasa dimana keperluan informasi atas produk atau jasa yang mereka sediakan sangatlah penting untuk jalannya operasi bisnis perusahaan, tetapi sistem informasi juga dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi baik untuk pemilik proyek maupun pelaksana proyek. “Production planning
and scheduling which represents one of the key activities of production management and sometimes greatly influences the production performance” (Ferencíková : 2012), karena itu sangatlah penting
bagi perusahaan yang bergerak baik di bidang produksi maupun pembangunan untuk melakukan aktivitas-aktivitas perencanaan dan penjadwalan, karena hal ini dapat mempengaruhi kinerja operasional perusahaan. Di dalam perusahaan konstruksi, aktivitas-aktivitas ini disebut manajemen proyek.
Manajemen proyek konstruksi adalah perencanaan koordinasi secara keseluruhan dan mengontrol suatu proyek dari awal sampai akhir supaya proyek memenuhi waktu, biaya dan kualitas sesuai dengan yang direncanakan (Supriyanti, Thoyib dan Unas : 2011). Sistem informasi di dalam perusahaan konstruksi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan administrasi dan manajemen proyek yang dimulai dari perencanaan, penjadwalan, pengawasan sampai pembuatan laporan-laporan akuntansi dan laporan-laporan lainnya yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Penggunaan suatu sistem juga akan membantu perusahaan untuk dapat mengetahui apakah penyelesaian proyek sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan, sehingga sistem informasi yang digunakan untuk manajemen proyek adalah sistem informasi yang mampu menghasilkan informasi-informasi mengenai efisiensi kinerja operasional perusahaan dalam mengelola suatu proyek. PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan merupakan salah satu unit bisnis dari PT PLN (Persero) WKSKT yang memiliki tugas untuk melakukan konstruksi jaringan listrik daerah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah. Dalam melakukan proses konstruksi, perusahaan akan dibantu oleh rekanan yang merupakan pemenang dari lelang proyek yang bersangkutan. Terdapat beberapa gejala baik dalam aktivitas konstruksi ataupun realisasi anggaran belanja, seperti terjadinya keterlambatan pelaksanaan proses konstruksi, waktu penyelesaian proses konstruksi tidak sesuai dengan perencanaan, dan sulitnya perolehan suatu informasi terkait suatu proyek.
Berikut ini adalah masalah-masalah anggaran belanja dan pengelolaan proyek pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan:
1. Sistem pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak kurang memadai.
2. Dokumen yang digunakan pada proses pengawasan atas pekerjaan pembangunan belum lengkap. 3. Perusahaan kesulitan memperoleh informasi dan laporan terkait dengan perencanaan,
pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunan.
4. Pengendalian internal perusahaan terhadap hak akses atas dokumen yang terkait dengan suatu proyek masih kurang.
Tujuan dari penulisan karya tulis ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis sistem informasi pengelolaan proyek yang sedang berlangsung di PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
2. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan proyek PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
3. Merancang sistem informasi untuk pengelolaan proyek sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
1. Wawancara. Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat dan bertanggung jawab langsung terhadap sistem informasi pengelolaan proyek saat ini sehingga dapat diperoleh informasi mengenai sistem informasi yang sedang berjalan. Wawancara dilakukan di kantor PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan di Banjarbaru Kalimantan Selatan dan melibatkan Pejabat Pembuat Komitmen (P2K), Pelaksana Teknis Pengendalian Kontrak serta Pokja Pengadaan Barang / Jasa, Pelaksana Teknis Engineer Teknis dan Direksi Pekerjaan, Pelaksana Teknis Engineer Teknis dan Supervisor, Bendahara Pengeluaran, Sekretaris.
2. Observasi. Observasi dilakukan pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan untuk mengetahui sistem informasi dan prosedur yang terkait dengan administrasi dan pengelolaan proyek yang sedang berjalan, dimulai dari perencanaan, penjadwalan, pengawasan dan pelaporan, serta mendapatkan data yang terkait dengan kegiatan-kegiatan tersebut, dimana observasi ini dilakukan dari tanggal 9 Maret 2015 sampai dengan 5 Juni 2015 dan bertempat di kantor PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan di Banjarbaru Kalimantan Selatan.
Metode analisis yang digunakan adalah dengan menerapkan object oriented and design-unified
process disciplines oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012) yang memiliki tahapan-tahapan sebagai
berikut:
1. Inception. Mengumpulkan data dan informasi mengenai PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk
Pembangunan dan Listrik Perdesaan dengan melakukan studi lapangan sehingga dapat diketahui permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan, sistem yang sedang berjalan, dan juga kebutuhan sistem yang diperlukan. Di dalam tahap ini akan dibuat proses bisnis usulan, ruang lingkup sistem, serta perkiraan biaya dan jadwal.
2. Elaboration. Membuat perincian atas kebutuhan-kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit
Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan terhadap sistem usulan dan memfinalisasi ruang lingkup sistem. Sistem usulan kemudian akan dirancang. Di dalam tahap ini akan didapatkan biaya dan jadwal yang sebenarnya dari perancangan sistem usulan.
3. Construction. Memodelkan, membangun dan menguji semua fungsi yang terdapat di dalam
sistem usulan. Memastikan bahwa sistem usulan dapat digunakan dilingkungan pengguna akhir dan menyediakan dokumen-dokumen pembantu.
4. Transition. Melakukan perubahan sistem lama dengan sistem usulan. Sistem usulan akan
digunakan dilingkungan pengguna akhir dan akan dinilai serta diuji semua fungsinya. Di dalam tahap ini, fokus utama ada pada perbaikan sistem yang telah dibuat dan mampu menyelesaikan masalah-masalah dalam proses konfigurasi, instalasi dan penggunaannya.
Metode perancangan yang digunakan adalah menggambarkan pengembangan berorientasi objek dengan menerapkan Unified Modeling Language (UML) oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012) dimana proses pemodelannya adalah sebagai berikut:
1. Memodelkan requirement models yang ada, dimana di dalamnya terdapat activity diagram, use
case diagram, use case description, dan domain model class diagram.
2. Memodelkan usecase realization dan design activities and environment, dimana akan digambarkan dengan multilayer design system sequence diagram, updated class diagram,
package diagram, user interface, design the environment, dan software architecture.
HASIL DAN BAHASAN
Berikut adalah beberapa solusi yang dapat diterapkan untuk PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dalam menghadapi permasalahan yang ada:
1. Berkaitan dengan waktu pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak yang cukup lama serta terdapatnya beberapa kesalahan perhitungan di dalam RAB dan Kontrak. Perusahaan membuat RAB baru dengan menggunakan dokumen RAB sebelumnya. Kesalahan perhitungan yang sering terjadi ada karena formula yang digunakan untuk RAB baru berbeda yang formula yang digunakan di RAB sebelumnya. Waktu yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengecekan untuk RAB inilah yang membuat waktu pembuatan RAB memakan waktu yang cukup lama. Sementara dalam pembuatan Kontrak, perusahaan tidak memiliki template yang tetap, sehingga akan memakan waktu lama dalam proses pengetikan dan pengubahan data-data Kontrak. Sebaiknya perusahaan mulai menggunakan suatu aplikasi yang memiliki template perhitungan RAB beserta rincian-rinciannya dan template pembuatan kontrak agar pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak dapat diselesaikan dengan lebih cepat dimana waktu pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak sebelumnya yang mencapai satu bulan dapat dipersingkat menjadi satu minggu atau bahkan satu hari. Aplikasi ini juga memungkinkan untuk memastikan bahwa nilai RAB dan Kontrak tidak melebihi nilai anggaran maupun nilai penawaran rekanan yang menjadi pemenang lelang.
2. Berkaitan dengan proses pengawasan pekerjaan pembangunan yang belum dilengkapi dengan dokumen lengkap. Dalam melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan, Supervisor mencatat progress proyek hanya berdasarkan laporan harian yang diberikan oleh rekanan. Sebaiknya perusahaan membuat dokumen rincian mengenai proyek yang dikerjakan oleh rekanan agar dapat memonitor waktu pengerjaan sehingga dapat diketahui efisiensi pengerjaan suatu proyek, dimana dapat diketahui apakah suatu pekerjaan mengalami keterlambatan atau tidak. Dokumen rincian ini dibuat sesuai dengan rincian pekerjaan yang terdapat di dalam RAB dan terintegrasi dengan tahapan/termin progress proyek yang tercatat di dalam Kontrak.
3. Berkaitan dengan kesulitan perusahaan dalam memperoleh informasi dan laporan terkait dengan perencanaan, pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunan. Pencatatan proyek yang masih manual dan menggunakan sistem berbasis file yang tersebar di banyak komputer, menyebabkan perusahaan kesulitan dalam memperoleh informasi dan melihat laporan mengenai proyek yang sedang atau telah dilaksanakan. Sebaiknya perusahaan menggunakan suatu sistem yang memiliki database yang mampu menyimpan data pengerjaan proyek dimana pencatatan data untuk setiap tahapan proyek terintegrasi dengan baik, sehingga perusahaan nantinya dapat mengolah data tersebut dan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan dalam waktu yang lebih cepat.
4. Berkaitan dengan pengendalian internal perusahaan yang masih kurang atas hak akses karyawan terhadap dokumen suatu proyek, dimana semua karyawan perusahaan dapat mengakses dan melihat dokumen-dokumen pekerjaan proyek dengan bebas. Sebaiknya perusahaan memberikan akses terbatas bagi karyawan untuk dapat melihat dokumen-dokumen proyek, terutama dokumen
progress proyek. Dengan akses terbatas ini, dokumen tersebut hanya dapat diakses oleh karyawan
terkait (Supervisor yang bertanggung jawab), sehingga resiko terjadinya kecurangan dapat diminimalisir dan bahkan dihilangkan.
Di dalam sistem usulan, sebuah System Vision Document dikembangkan untuk mengidentifikasi keuntungan yang didapatkan perusahaan beserta kemampuan fungsional yang dimiliki oleh sistem. Gambar 1 menampilkan System Vision Document untuk sistem usulan pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
Gambar 3.1 System Vision Document Sistem Informasi Akuntansi Anggaran Belanja dan
Pengelolaan Proyek PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan
Perancangan dan pengembangan sistem informasi akuntansi administrasi dan pengelolaan proyek pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dilakukan untuk mendukung proses inisiasi, perencanaan, pengawasan pelaksanaan pembangunan proyek, penutupan proyek serta pencatatan jurnal, pembuatan laporan dan pengendalian internal untuk menghindari kecurangan pencatatan dan kebocoran informasi. Sistem usulan yang dirancang dan dikembangkan diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola proyek dengan lebih efektif dan efisien, seperti dengan memungkinkan perusahaan untuk membuat RAB dan Kontrak dalam waktu yang relatif cepat dari sebelumnya, menyediakan dokumen-dokumen terperinci untuk proses pengawasan pekerjaan pembangunan yang dilakukan oleh rekanan, laporan-laporan berisi informasi yang akurat mengenai pekerjaan proyek dan penggunaan dana proyek yang pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan dengan lebih baik.
Tahap awal inisiasi proyek yang dilakukan perusahaan setiap tahunnya adalah menerima usulan proyek dari area. Pimpinan Prodes Kalsel (P2K) akan memilih usulan-usulan area dan menjadikannya prioritas dengan memasukkan proyek usulan ke dalam sistem. Pada saat proyek usulan area dimasukkan, P2K juga akan memasukkan anggaran yang terkait dengan proyek tersebut. Dari data
proyek usulan, P2K akan membuat RKA-KL dan memasukkannya ke dalam sistem. P2K akan memilih tanggal pelaksanaan proyek usulan di dalam RKA-KL. RKA-KL yang telah disetujui akan ditambahkan data baru seperti asbuilt drawing beserta pembuat gambar dan akan dibuatkan Perintah Kerja oleh P2K.
Setelah proses inisiasi proyek selesai, perencanaan pekerjaan pembangunan proyek akan mulai dibuat. Proses ini dimulai pada saat Panitia Lelang melihat Perintah Kerja yang telah dibuat P2K yang terekam di dalam sistem. Panitia Lelang yang telah melihat Perintah Kerja kemudian membuat dokumen lelang dari data proyek usulan yang telah disetujui. Setelah panitia penerima dan pelelangan selesai melakukan pelelangan dan telah menetapkan pemenang, hasil dari pelelangan tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem dengan mencatat nomor lelang, harga penawaran dan data pemenang lelang. P2K akan membuat Surat Pemberitahuan Pemenang Barang dan Jasa (SPPBJ) di form SPPBJ sesuai dengan data pemenang lelang yang telah tersimpan. P2K kemudian akan membuat kontrak dan mencatatkan RAB dari penawaran rekanan ke dalam sistem. Pada saat pembuatan kontrak, P2K akan mencatatkan persentase termin dan waktu jatuh tempo pelaksanaan pekerjaan pembangunan yang telah disepakati sebelumnya dengan rekanan. Setelah kontrak dicetak dan ditandatangani oleh kedua pihak, P2K akan membuat Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) di form SPMK, mencetaknya dan mengirimkannya kepada rekanan.
Proses pembangunan proyek akan dikerjakan setelah proses perencanaan pekerjaan pembangunan proyek. Proses ini akan diawali dengan dilihatnya Perintah Kerja oleh Supervisor dan Direksi Pekerjaan. Selama masa pelaksanaan pekerjaan proyek, supervisor akan mencatat progress pekerjaan proyek setiap minggunya yang didapat dari rekanan ke dalam sistem. Supervisor akan membuat laporan mingguan dan bulanan dari data progress yang tersimpan. Di saat ada keterlambatan pekerjaan, supervisor akan mencatat progress pekerjaan proyek dan memilih status terlambat di form
progress. P2K kemudian akan membuat dokumen keterlambatan dan menyimpannya ke dalam sistem. Progress proyek yang terekam akan terus bertambah hingga mencapai seratus persen, apabila progress proyek mencapai suatu batas persentase tertentu atau telah sesuai dengan termin proyek yang
telah dibuat sebelumnya, maka sistem akan menampilkan suatu notifikasi dan Direksi Pekerjaan akan mengeluarkan surat perintah perjalanan dinas kepada supervisor yang berkaitan. Apabila pekerjaan pembangunan yang dilaksanakan rekanan telah diselesaikan dan waktu pengerjaannya sesuai dengan waktu jatuh tempo pekerjaan yang ada, Direksi Pekerjaan akan membuat Berita Acara Pelaksanaan Pekerjaan (BAPP) dan menyimpannya ke dalam sistem. Di dalam proses pembangunan proyek, apabila terjadi perubahan di dalam pekerjaan pembangunan, rekanan akan mengajukan amandemen atau addendum kepada Prodes Kalsel. P2K akan membuat RAB Addendum yang berisikan penyesuaian dari perubahan pekerjaan dan kemudian membuat Addendum di dalam form Addendum.
Proses penutupan proyek akan terjadi pada saat persentase pekerjaan pembangunan mencapai seratus persen dan telah dilakukan pengukuran. Supervisor Prodes Kalsel akan membuat Berita Acara
Energize Test dan menyimpannya ke dalam sistem. BA Energize Test kemudian akan dicetak dan
ditandatangani oleh supervisor Area dan supervisor Prodes Kalsel. Direksi Pekerjaan kemudian akan membuat Berita Acara Pemeriksaan / Penerimaan Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Tahap I di dalam sistem. Kemudian semua Berita Acara tersebut akan dicetak dan ditandatangani oleh supervisor, rekanan, dan Direksi Pekerjaan. Setelah masa pemeliharaan berakhir, P2K akan membuat Berita Acara Serah Terima Tahap II di dalam sistem, dan Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan akan menyerahkan hasil pekerjaan pembangunan kepada Kantor PLN Wilayah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah.
Pada proses anggaran belanja dan pengeluaran proyek atas pelaksanaan pekerjaan pembangunan proyek yang terjadi selama proyek berlangsung, Bendahara Pengeluaran akan memproses setiap tagihan rekanan yang masuk baik uang muka maupun termin dan mencatatkannya ke dalam sistem dengan melihat data BAPP. P2K akan melihat tagihan pembayaran yang terekam di dalam sistem dan menbuat serta mencetak SPP di dalam form SPP. P2SPM kemudian akan mencatat nomor SPM dan SP2D ke dalam sistem pada saat perusahaan mendapatkan SP2D dari KPPN. Bendahara Pengeluaran akan mencetak laporan jurnal dan kemudian P2K akan mencetak laporan proyek.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi akuntansi anggaran belanjadan pengelolaan proyek pada PT PLN (Persero) Wilayah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan, berikut adalah kesimpulan yang didapatkan:
1. Analisis yang dilakukan di PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan meliputi analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dan sistem informasi pengelolaan proyek yang sedang berlangsung.
2. Masalah-masalah yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan proyek PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan antara lain:
• Pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak memakan waktu selama satu bulan yang tergolong cukup lama dan memiliki beberapa kesalahan perhitungan.
• Dokumen yang digunakan pada proses pengawasan atas pekerjaan pembangunan belum lengkap.
• Perusahaan kesulitan memperoleh informasi dan laporan terkait dengan perencanaan, pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunaan.
• Pengendalian internal perusahaan terhadap keamanan informasi yang terdapat di dalam dokumen masih kurang.
Dimana solusi untuk pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut:
• Adanya suatu aplikasi perangkat lunak yang memiliki template perhitungan RAB beserta rincian-rinciannya dan template pembuatan kontrak dapat mempercepat waktu pembuatan kontrak, dimana waktu pencatatan RAB dan Kontrak sebelumnya yang mencapai satu bulan dapat dipersingkat menjadi satu minggu atau bahkan satu hari.
• Dengan adanya dokumen terperinci yang dibuat sesuai dengan rincian pekerjaan yang terdapat di dalam RAB dapat membuat Supervisor melakukan pekerjaan pengawasan dengan lebih efektif.
• Adanya sistem informasi terintegrasi yang memiliki database untuk menyimpan data pengerjaan proyek dapat membuat perusahaan memproses data dengan lebih cepat dan menghasilkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan dalam membuat keputusan.
• Adanya akses terbatas bagi karyawan untuk dapat melihat dokumen-dokumen perusahaan sebagai bentuk pengendalian internal dapat memastikan keamanan data dari tindakan pencurian data dan penyebaran data ke pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
3. Perancangan sistem informasi untuk pengelolaan proyek dibuat sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan seperti adanya Form RAB, Form Kontrak, Form Tahapan Progress dan Termin Proyek, dan Form Login untuk membatasi akses setiap karyawan terhadap sistem.
Sementara berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan:
1. Sistem informasi akuntansi yang diusulkan untuk perusahaan perlu dilakukan pengujian terlebih dahulu. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem informasi akuntansi telah memenuhi kebutuhan perusahaan dan tidak memiliki bugs yang dapat mempengaruhi kinerja sistem.
2. Pelatihan karyawan dalam menggunakan sistem informasi akuntansi perlu diadakan oleh perusahaan agar karyawan dapat memahami cara kerja sistem sehingga dapat menggunakan sistem tersebut dalam melakukan aktivitas bisnis perusahaan. Pelatihan ini juga dilakukan untuk menunjang tingkat keberhasilan penerapan sistem baru.
3. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan perlu dilakukan maintenance dan backup data secara berkala, agar resiko kerusakan dan kehilangan data dapat dihindari oleh perusahaan.
4. Sistem informasi akuntansi sebaiknya dievaluasi secara berkala oleh perusahaan, sehingga apabila terjadi perubahan atau pengembangan bisnis, sistem informasi akuntansi yang diterapkan dapat dikembangkan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dan kebutuhan perusahaan saat itu.
REFERENSI
Agustiawan, Y. (2011). Perubahan dalam Organisasi pada Implementasi Sistem Informasi. Teknologi, 1(2), 110.
Ferencíková, D. (2012). Theory of Constraints Based Information System in Production Management.
Proceedings of the 8th European Conference on Management Leadership and Governance. 474.
Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D. (2012). System Analysis and Design in a Changing World. (6th Edition). Boston: Course Technology – Cengage Learning.
Supriyanti, D., Thoyib, A., Unas, S.E. (2011). Relevansi PMBOK 2008 Terhadap Materi Bidang Manajemen Konstruksi Universitas Brawijaya. Jurnal Rekayasa Sipil, 5(3), 201.
RIWAYAT PENULIS
Sheila Novi Hapsari lahir di kota Banjarbaru pada 19 November 1992. Penulis menamatkan
