PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DI CV. KHARISMA ESA ARDI SURABAYA
SKRIPSI
OLEH :
RISA RIYAN KRISTINA
NPM : 0632010173
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
CV. KHARISMA ESA ARDI adalah perusahaan yang bergerak di bidang
pendistribusian keramik. Pada perusahaan ini Sistem Informasi Manajemen perusahaan masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi stok barang digudang yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen selama ini.
Perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur manajemen menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen ( Microsoft Visual Foxpro ),
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan industri yang sangat pesat diiringi oleh kemajuan teknologi, menyebabkan perusahaan harus mengerahkan seluruh sumber daya perusahaan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat di era globalisasi ini. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya manajemen sistem informasi.
Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil.
dalam perusahaan, yaitu : marketing, bagian gudang dan bagian keuangan. Perusahaan ini mempunyai masalah mengenai pencatatan semua transaksi yang masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing. Banyaknya jumlah pesanan serta frekuensi pembelian dan penjualan barang diperusahaan maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah data dengan cepat dan menghasilkan suatu informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Pada perusahaan ini, bagian yang masih dikerjakan secara manual dalam menentukan laju informasi adalah pencatatan data permintaan barang dari konsumen, stok barang masuk maupun keluar, serta laporan-laporan pada periode tertentu yang akan memperlambat arus informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka CV. KHARISMA ESA ARDI mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi masalah yang dihadapi agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan meempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi CV. KHARISMA ESA ARDI agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan. Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan dapat menghubungkan antar departemen yang membutuhkan informasi melalui jaringan komputer.
pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah disebutkan diatas, maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang
Sistem Informasi Manajemen secara terkomputerisasi di CV. KHARISMA
ESA ARDI SURABAYA ?”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi Manajemen di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :
1. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi tersebut.
2. Penelitian hanya pada kegiatan yang menimbulkan permasalahan di sistem informasi manajemen perusahaan seperti pencatatan data pembelian barang ke supplier dan pencatatan data penjualan ke konsumen.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi
Manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI yang efektif dan efisien serta
mengatasi permasalahan yang menyangkut penyediaan informasi, sehingga
akan mendukung pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan akurat”.
1.5 Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Hasil wawancara dan data order perusahaan benar.
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi dari pihak perusahaan.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, laat-alat pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem, perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan dari bagian-bagian atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan saling tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti suatu sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut (FitzgGerald, 1981) mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Dengan demikian sistem dapat diklasifikasikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuam tertentu dalam lingkungan yang kompleks.
2.1.1 Karakteristik Sistem
1. Komponen (components)
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja bersama-sama membentuk satu kesatuan. Suatu komponen dikatakan mempunyai arti jika terdapat satu atau lebih atribut padanya. 2. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar dari batas suatu sistem yang mempengaruhi operasi system tersebut.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lainnya melalui penghubung.
5. Masukkan sistem (input)
Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam system. Masukan ini dapat berupa masukkan perawatan dan masukkan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
6. Keluaran sistem (output)
7. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran yang akan menentukan sistem.
8. Sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai sasaran, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan nada gunanya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan suatu sistem dan keluaran yang dihasilkan system tersebut.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract
system) lawan sistem fisik (physical system), sistem alamiah (natural system)
lawan sistem buatan manusia (human made sistem), sistem pasti (deterministic
system) lawan sistem probabilistik (probabilistic system), dan sistem tertutup
(closedsystem) lawan sistem terbuka (open system) .
mempunyai komponen-komponenfisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analis atau pemakai sistem. Sebagai sistem pasti, karena hasil dari sistem ini yang berupa informasi merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sebagai sistem yang terbuka, karena sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa sesuatu diluar sistem informasi ini tetapi masih di lingkungan perusahaannya atau sesuatu diluar lingkungan perusahaannya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan baik untuk saat ini maupun yang akan datang. Informasi yang berarti dapat meningkatkan mutu penyajian laporan dan mengurangi ketidakpastian. Hubungan antara data dan informasi dapat dianalogikan sebagai bahan baku dan barang jadi dalam konsep produksi. Analog ini memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin merupakan data bagi orang lain. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan lebih aktif dari data.
Informasi dapat berasal dari sumber-sumber didalam sebagai hasil dari pengolahan data dapat dipergunakan untuk sebuah organisasi sebagai dokumen operasi, laporan-laporan dan alat untuk menganalisis masalah.
Penyimpanan Data
Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi
(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)
Pengolah
2.2.1 Tipe Informasi
Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan tipe informasi yang masing-masing menpunyai arti yang berbeda, antara lain :
1. Informasi pengumpulan data
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data. Informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah
situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Gambar 2.3 Tipe informasi
2.2.2 Karakteristik Informasi
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatannya yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, skedul informasinya, waktu informasinya, akses informasinya dan sumber informasinya.
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari informasi tergantung pada 3 hal, antara lain : 1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus memcerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu
Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.
3. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap orang berbeda antara yang satu dengan lainnya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
mendukung operasi, bersifat manajerial dan strategi dari suatu organisasi dalam menyediakan laporan-laporan yang diperlukan untuk semua pihak manajemen yang memerlukannya. Semua tingkatan manajemen informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan.
2.3.1 Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :
1. Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance). 2. Tepat waktu (timeliness).
3. Tepat nilainya atau akurat (accurate).
Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan samapah (garbage).
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.
Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah : “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dan database”.
Sistem informasi manajemen yang dirancang bertujuan untuk : 1. Menyediakan suatu basis informasi untuk analisa
2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial 3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram
4. Dapat digunakan untuk mengotomatisasi pekerjaan rutin bagian administrasi
2.3.3 Tipe Keputusan Manajemen
Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manager tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram atau keputusan terstruktur. Terprogram bukan berarti keputusan yang dibuat oleh komputer melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya adalah lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur.
Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur
(structured decision).
2. Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision).
3. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (nonstructured decision).
2.3.4 Komponen Fisik Sistem Informasi
Dalam sistem pengolahab data terdapat 5 (lima) komponen dasar yang menyusunnya, antara lain :
1. Perangkat keras
a. Penyiapan data
b. Input pada komputer
c. Perhitungan, pengendalian dan penyimpanan primer d. Penyimpanan sekunder
e. Output
2. Perangkat lunak
Perangkat lunak terdiri atas program komputer yang mengarahkan atau memberi kemudahan pengoperasian komputer.
3. File
Merupakan suatu kumpulan catatan yang saling berhubungan. Berisikan program dan data yang disimpan dalam media penyimpanan maupun dalam bentuk output berupa laporan.
4. Prosedur
Merupakan suatu urutan tindakan yang jells dan kronologis yang menunjukkan cara melangkah yang tepat dan efektif dalam pelaksanaan suatu kegiatan untuk mencapai keinginan yang diizinkan.
5. Operator
Merupakan seseorang yang mengoperasikan peralatan komputer, memantau layer komputer, mengganti ukuran kertas printer, mengelola perpustakaan disk storage dan tape.
2.4 Pengembangan Sistem
suatu kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi pada kegiatan fungsi tersebut. Pengembangan sistem dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada penggantian atau perbaikan dari sistem yang lama dapat disebabkan oleh :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama berupa :
a. Ketidak beresan
adanya ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
pertumbuhan organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Karena adanya perubahan ini maka menyebabkan sistem yang lama menjadi tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih peluang
dapat memanfaatkan teknologi tersebut dengan baik, maka peluang merebut pasar akan jatuh ke tangan pesaing.
3. Adanya intruksi-intruksi
Penyusunan sistem yang baru dapat pula disebabkan oleh adanya intruksi dari pimpinan tingkat atas ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
2.4.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupkan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem terdiri atas :
1. Tahap perencanaan sistem (system planning)
2. Tahap analisis sistem (analysis system)
Tahap ini merupakan tahap penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Didalam tahap analisi sistem terdapat langkah-lankah dasar yang harus dilakukan oleh sistem sebagai berikut :
a. Identify (mengidentifikasi masalah)
Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu pernyataan yang ini dipecahkan.
b. Understand (memahami kerja dari sistem yang ada)
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu dengan cara wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sample.
c. Analyze (menganalisis hasil penelitian)
d. Report (membuat laporan hasil analisis)
Setelah proses analisi sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analisis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan ke pihak manajemen.
3. Tahap perancangan sistem (design system)
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem. Perancangan sistem dibagi dalam dua bagian, antara lain :
a. Perancangan sistem secara umum atau konseptual, perancangan logika atau secara makro.
b. Perancangan sistem terinci atau secara fisik.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model,
input, output, database, teknologi dan control.
4. Tahap implementasi sistem (system implementation)
Gambar 2.8 Siklus hidup pengembangan sistem
2.4.2 Pendekatan Pengembangan Sistem
Ada beberapa pendekatan mengenai sistem dalam hubungannya dengan pengembangan sistem, diantaranya adalah :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur
Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan berhasil jika mengikuti tahapan di sistem life
cycle. Tetapi dalam prakteknya hal ini berjalan dengan baik karena
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem
Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Kegiatan atau aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi yang diperhatikan hanya sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan sistem menperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang tepat diterapkan pada sistem yang komplek sehingga akan sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha mencegah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga akan lebih mudah dipahami atau dikembangkan.
5. Pendekatan lompat jauh lawan pendekatan berkembang
Pendekatan lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak dengan menggunakan teknologi canggih. Banyak mengandung resiko karena perkembangan komputer yang cepat memerlukan investasi yang seketika. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan akan terus dikembangkan pada periode berikutnya sesuai dengan kebutuhan.
2.5 Alat-Alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem dibutuhkan alat-alat untuk dapat melaksanakannya berupa suatu gambar, diagram atau grafik.
2.5.1 Bagan Alir
terutama digunakan sebagai alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa macam bagan alir, diantaranya adalah :
1. Bagan alir program (program flow chart) 2. Bagan alir sistem (system floe chart) 3. Bagan alir dokumen (document flow chart)
2.5.1.1 Bagan Alir Program
Bagan alir program (program flow chart) merupakan suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dalam proses pembuatan program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :
Gambar 2.9 Bagan alir program
Bagan alir program terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flow chart) dan bagan alir program komputer terinci
(detailed computer program flow chart). Bagan alir logika program digunakan
2.5.1.2 Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem (system flow chart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan untuk sistem dan digambarkan dengan menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :
A
C
Gambar 2.10 Bagan alir sistem
2.5.1.3 Bagan Alir Dokumen
Contoh bagan alir adalah sebagai berikut :
Gambar 2.11 Bagan alir
2.5.2 Diagram Arus Data
Diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem sekarang. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DAD dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Simbol-simbol yang digunakan dalam DAD antara lain :
1. Kesatuan luar atau batas sistem (boundary)
mempunyai kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Gambar 2.12 Notasi kesatuan luar di DAD
2. Arus data (data flow)
Arus data diberi simbol suatu panah (arrow). Arus data mengalir dimana proses, simpanan data dan kesatuan data. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama arus data dituliskan disamping garis panahnya.
1 Transaksi penerimaan
Gambar 2.13 Notasi arus data di DAD
3. Proses (process)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya yang tumpul.
Identifikasi
Nama Proses
4. Simpanan data (data store)
Merupakan simpanan data yang dapat berupa : a. Suatu file atau database dan sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak data di meja d. Suatu table acuan manual e. Suatu agenda atau buku
Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis parallel yang tertutup disalah satu ujungnya. Nama dari simpanan data menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file supplier.
Media Nama simpan data
Gambar 2.15 Notasi simpanan data di DAD
Contoh diagram context adalah sebagai berikut :
Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :
Gambar 2.17 DAD Level nol
2.5.3 Entity Relationship Diagram
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan
relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut :
(Mecleod,Jr, 2000: 393)
1. Berupa obyek banyak data (Entity)
Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.
Gambar 2.18 Simbol Entity
2. Atribut
Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.
Gambar 2.19 Simbol Atribut
3. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan satu garis.
4. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunan entity dengan attributnya.
Gambar 2.21 Simbol Garis
5. Cardinality dan Relationship
Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti adalah :
a. One-To-One (1:1) Realtionship
Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.
b. One-To-Many (1:M) Relationship
Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua. c. Many-to-many (M:M) Relationship
Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada tabe pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada tabe kedua.
d. Many-to-many (N:M)
2.5.4 HIPO (Hierarki Plus Input – Proces - Output)
HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akam tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap – tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran utama sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram HIPO.
Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :
Gambar 2.22 Diagram HIPO
2.6 Perancangan Sistem
2.6.1 Perancangan Input
Input merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari
informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, yang menjadi masukan untuk sistem informasi. Formulir yang digunakan untuk mencatat data yang terjadi, merupakan dokumen dasar yang kemudian dimasukkan sebagai input kedalam sistem informasi untuk diolah. Dokumen data ini sangat penting artinya dalam arus data dari sistem informasi.
2.6.2 Perancangan Output
Yang dimaksud output pada tahap ini adalah output yang berupa tampilan di media kertas atau layer monitor. Output dapat dikelompokkan dalah dua tipe, yaitu output extern dan output intern. Output extern adalah output yang akan didistribusikan pada pihak luar yang membutuhkan, sedangkan output intern adalah output yang dimasukkan untuk mendukung kegiatan manajemen, output ini akan tetap tinggal dalam perusahaan dan disimpan sebagai arsip atau dimusnakan bila sudah tidak dipergunakan lagi.
2.6.3 Database
Database adalah dasar yang merupakan data mentah yang selanjutnya
akan diolah. Apabila sebuah organisasi atau badan usaha memiliki suatu koneksi dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi atau badan usaha itu mempunyai sistem database.
database harus mempunyai kaitan yang logis diantara data, agar database itu dapat diintegrasikan. Misalnya data penjualan barang dan tentang pemesanan barang sangat erat kaitannya, dan bila dimasukkan ke dalam suatu database akan merupakan contoh yang baik dari pengintegrasian. Dan pada akhirnya data-data ini harus berada pada lokasi tertentu dan mempunyai hubungan tertentu diantara masing-masing data, agar koleksi kumpulan data tersebut menjadi sebuah
database.
2.7 Microsoft Visual Foxpro
Microsoft Visual Foxpro, sering disingkat Visual FoxPro, merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman visual. Pemrograman visual merupakan pemrograman yang sangat populer, terutama sejak kehadiran Visual BASIC (yang juga merupakan produk dari Microsoft Corporation). Dengan menggunakan Visual FoxPro maka aplikasi berbasis Windows dengan tampilan yang sangat menarik dapat dibuat dengan mudah. Visual Foxpro sebenarnya bukanlah pendatang baru, melainkan penerus generasi sebelumnya (Foxpro for DOS dan Foxpro for Windows).
Di dalam visual foxpro, berbagai kontrol disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai. Beberapa objek selain form yang umumnya dipakai yaitu kotak teks, tombol perintah, kotak daftar, kotak combo, group pilihan, kotak cek, spinners dan page frame.
1. Kotak teks
2. Tombol perintah
Kontrol ini berupa suatu kotak menyerupai tombol, yang di dalamnya berisi suatu keterangan singkat mengenai tindakan yang akan dilakukannya jika tombol ini ditekan.
3. Kotak daftar
Berupa sebuah kotak yang berisi sejumlah pilihan. Jika pilihan melebihi daerah kotak untuk menampilkan pilihan, akan muncul tanda yang menyatakan ada pilihan lain di bagian atas atau bawah. Pemakai dapat memilih pilihan yang dikehendaki, menggulung ke atas atau ke bawah. 4. Kotak combo
Kontrol ini berupa sebuah kotak yang memungkinkan pemakai mengisi suatu data atau memilih data berdasarkan sejumlah pilihan yang tersedia. 5. Group pilihan
Gup pillihan berupa beberapa lingkaran. Biasa dipakai kalau ada sejumlah kemungkinan, tetapi hanya satu pilihan yang boleh dipilih. Pemakai dapat mengklik pada lingkaran yang dikehendaki.
6. Kotak cek
Kotak cek berupa kotak kecil, dapat berisi tanda centang ( ) atau kosong kalau pemakai mngklik kotak ini.
7. Spinners
8. Page frame
Kerangka halaman (page frame) atau disebut juga tab adalah contoh kontainer. Objek ini memungkinkan sebuah kontrol yang lain dikemas dalam sebuah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan sejumlah halaman, dengan masing-masing halaman berisi suatu topik tertentu.
Gambar 2.23 Tampilan Utama Microsoft Visual Foxpro
2.8 Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang dapat dipakai sebagai masukan berkaitan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Brian Sandy Ngonggoloy, 2005, Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Penggajian di PT. Kereta Api Indonesia Surabaya, UPN
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada keberhasilan informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. KERETA API INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan atau maintenance. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
2. Noviandri Surya Nugroho, 2005, Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Persediaan di CV. Surya Indah Gresik, UPN “Veteran”
Jawa Timur.
maupun jenis usaha industri akan mempunyai dampak terhadap perusahaan, yaitu akan menimbulkan adanya persaingan itu menurut pihak perusahaan agar bekerja secara efektif dan efisien dalam proses produksi. Oleh karena itu, informasi telah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil keputusan.
CV. Surya Indah adalah perusahaan yang memproduksi interior
design dengan sistem produksi job order. Seiring dengan berkembangnya
perusahaan, informasi yang tepat, cepat dan akurat sangatlah diperlukan CV. Surya Indah dalam menangani administrasi penjualan, pembelian dan gudang untuk membantu proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Belum tersedianya sistem informasi yang tepat, cepat dan akurat menyebabkan waktu pemrosesan data dan pembuatan laporan menjadi tidak efektif serta dapat menimbulkan kesalahan dalam pembuatan laporan yang pada akhirnya akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa sistem informasi yang dirancang bermanfaat dalam efisiensi waktu pemrosesan data dan pembuatan laporan serta mengurangi kesalahn dalam pembuatan laporan keterlambatan dalam pembelian bahan baku dapat dicegah karena stok
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di CV. KHARISMA ESA ARDI yang terletak di Jl. Margorejo Masjid No. 24 Surabaya pada tanggal 8 Maret 2010 sampai dengan selesai.
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel
Variabel yang digunakan adalah variabel-variabel yang berkaitan dengan judul penelitian, dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi manajemen, variabel tersebut antara lain adalah :
1. Data supplier
Data yang digunakan sebagai identitas pengirim barang ke perusahaan. 2. Data konsumen
Data yang digunakan sebagai identitas pemesan barang. 3. Data stok barang
Data yang menunjukkan ada atau tidaknya barang tersebut digudang menurut tiap jenisnya.
4. Data penjualan
Data tentang produk yang dipesan oleh konsumen / pembeli. 5. Data pembelian
3.3 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah
Keterangan Flowchart : 1. Survey Awal
Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah diterapkan sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai permasalahan yang ada.
2. Studi Pustaka
Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara berfikir, bertindak dan memberikan arah penelitian serta membantu menyelesaikan masalah.
3. Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini disusun dengan memperhatikan faktor-faktor yang emnajdi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecahan masalah.
4. Penetapan Tujuan Penelitian
Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan dengan maksud agar langkah-langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah dan mencapai sasaran yang diinginkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu sistem informasi manajemen yang baru.
5. Identifikasi Variabel
Variabel yang digunakan adalah variabel yang berkaitan dengan judul penelitian dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi manajemen. Variable-variabel tersebut antara lain :
b. Data konsumen c. Data stok barang d. Data penjualan e. Data pembelian 6. Pengumpulan Data
Pada tahap ini peneliti mengumpulkan semua data yang dibutuhkan diperusahaan antara lain : data struktur organisasi serta sistem dan prosedur yang ada diperusahaan saat ini.
7. Analisa Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi : a. Memahami cara kerja sistem
Ada 2 cara dalam memahami cara kerja sistem, antara lain : - Menganalisa struktur kerja sistem
Menganalisa tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap bagian yang terkait dalam sistem.
- Identifikasi prosedur
Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan.
b. Identifikasi permasalahan pada sistem
Memahami jalannya sistem dan masalah-masalah yang ditemukan pada proses identifikasi.
Menganalisa macam-macam dokumen yang digunakan pada sistem yang lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem informasi yang baru. - Analisa kebutuhan informasi
Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan tujuan sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
8. Perancangan Sistem Informasi
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan.
Perancangan sistem informasi meliputi : a. Pembuatan kerangka sistem
Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain sistem secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara lebih detail pada perancangan basis data, model dan sistem output.
b. Perancangan sub sistem
Untuk perancangan dalam perancangan sistem maka sistem informasi perlu dijabarkan menjadi sub sistem yang lebih ringkas.
c. Perancangan database
d. Perancangan input dan output
Yang merancang suatu sistem dialog yang mudah dimengerti sehingga memudahkan pemakai dalam memasukkan data kedalam komputer serta merancang tampilan laporan-laporan yang akan dihasilkan dari pengolahan data.
9. Perancangan program
Perancangan perangkat lunak ini merupakan transformasi sistem informasi dirancang sebelumnya yang kemudian dirubah kedalam bahasa pemrograman sehingga mudah dioperasikan. Kriteria yang nantinya dimiliki oleh perangkat lunak tersebut adalah mudah dalam penggunaan dan aplikasinya serta memberikan informasi sejelas-jelasnya. Pada penelitian ini penulis menerapkan Software Visual FoxPro.
10. Validasi Program
Pembuatan perangkat lunak yang telak dilakukan kemudian diuji cobakan untuk melihat dan mengevaluasi kinerja perangkat lunak tersebut dan mengetahui seberapa jauh sistem informasi dapat berjalan. Pada bagian ini dijelaskan cara penggunaan dan petunjuk penggunaannya.
11. Verifikasi Desain Sistem
12. Implementasi
Pada tahap ini program telah melakukannya dengan baik, sehingga sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
13. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Agar dapat dirancang suatu sistem yang baik, maka sangat diperlukan adanya data yang dapat menunjang perancangan sistem yang dilakukan dengan cara :
1. Metode wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilaksanakan dengan metode tanya jawab secara langsung kepada orang-orang yang terlibat.
2. Metode observasi, yaitu metode dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap obyek yang diamati.
Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian terdiri dari dua jenis data, yaitu :
1. Data primer : Data yang langsung diperoleh dari hasil observasi langsung dan wawancara.
2. Data sekunder : Data yang diperoleh dari literatur baik perpustakaan maupun perusahaan, dimana sumber data ini mendukung data primer.
3.4.1 Metode Pengolahan Data
Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada perusahaan, penulis akan menggunakan Software Visual FoxPro.
3.5 Analisa Sistem
Setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan kita sudah mengetahui sistem yang ada maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisa data tersebut, sehingga diperoleh gambaran untuk perubahan sistem yang ada menjadi terkomputerisasi. Analisa ini meliputi beberapa langkah, antara lain :
1. Identifikasi sistem, Prosedur dan Permasalahan Sistem a. Identifikasi Sistem
b. Identifikasi Prosedur
Bagian ini diidentifikasikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan yaitu prosedur bagian gudang. Disinin dapat dilihat aktivitas yang terjadi dan hubungan antar departemen dalam perusahaan.
c. Identifikasi Permasalahan Sistem
Diidentifikasikan mengenai permasalahan sistem yang ada dan penyebabnya.
2. Memahami Cara Kerja Sistem
Pada bagian ini mempelajari jalannya sistem beserta permasalahan yang muncul dan menghambat kelancaran sistem informasi yang ada. Pada bagian ini juga mempelajari dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan.
3. Analisa Sistem dan Pembuatan Laporan Hasil Analisis
perancangan sistem. Tetapi jika hasil analisa sistem ini tidak disetujui, maka akan dilakukan analisa ulang.
3.6 Perancangan Sistem
Pada perancangan sistem informasi manajemen usulan ini, diharapkan dapat menyelesaikan semua permasalahan sistem yang ada saat ini yang meliputi beberapa perancangan antara lain :
1. Perancangan Input dan Output
Pada perancangan input dilakukan perancangan sistem yang mampu mengumpulkan dan mencatat data secara lengkap dan tepat, sehingga memudahkan mandor operator dalam memasukkan data ke komputer. Sedangkan pada perancangan output dilakukan perancangan tampilan laporan-laporan yang dihasilkan dari pengolahan data.
2. Pengembangan Sistem dan Prosedur
Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen perusahaan.
3. Perancangan Database dan Program Komputer
3.7 Uji Validitas Program (Uji Coba Program)
Pada tahap ini dilakukan uji terhadap program yang telah dibuat dengan tujuan menghindari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi :
1. Pengetesan form, dilakukan pada tiap form.
2. Pengetesan program, apabila semua modul sudah dibuat dan diuji secara terangkai sebagai satu program.
3.8 Tahap Hasil dan Pembahasan
Setelah sistem informasi manajemen usulan diterapkan dan dilakukan beberapa uji kelayakan, diperoleh hasil dan dilakukan pembahasan mengenai kekurangan dan kelebihan dari sistem informasi manajemen usulan.
3.9 Tahap Kesimpulan dan Saran
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan Data
Pada proses pengumpulan data yang diperlukan untuk menganalisa sistem serta untuk mengidentifikasi prosedur adalah sebagai berikut :
4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur Serta Fungsi
Masing-Masing Bagian / Departemen
Gambaran struktur organisasi yang ada di CV. KHARISMA ESA ARDI adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian diperusahaan adalah sebagai berikut :
1. Tugas dan Wewenang Bagian Marketing / Penjualan
a. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang atas dasar pesanan dari konsumen dan pembelian barang ke supplier.
2. Tugas dan Wewenang Bagian Keuangan
a. Mengatur transaksi pembayaran ke supplier. b. Melaksanakan kegiatan penagihan kekonsumen. c. Mencatat dan membuat laporan keuangan. 3. Tugas dan Wewenang Bagian Gudang
a. Menerima kedatangan barang serta mengatur kelancaran kegiatan penyimpanan barang.
b. Mengawasi keluar masuknya barang yang akan diproses atau yang baru saja diterima dari bagian marketing.
c. Memberikan laporan kepada bagian marketing tentang kegiatan keluar masuknya barang digudang.
4.2 Sistem dan Prosedur Yang Ada Saat ini
Tahap awal yang harus dilakukan pada perancangan sistem adalah analisa terhadap sistem yang ada (sistem yang sekarang digunakan). Hal ini penting untuk mengetahui apa dan bagaimana kondisi dari sistem yang saat ini tengah berjalan.
4.2.1 Sistem Informasi Manajemen Pembelian, Penjualan dan Gudang
4.2.2 Prosedur Pembelian, Penjualan dan Pengelolaan Barang di Gudang
Sistem informasi manajemen pada CV. KHARISMA ESA ARDI terdiri dari dua bagian utama yaitu permintaan barang pada supplier, penjualan barang pada pelanggan dan pencatatan stok barang digudang sebagai pendukung kegiatan tersebut. Proses permintaan barang merupakan permintaan barang dari supplier yang akan diserahkan ke staf gudang sesuai dengan permintaan barang. Prosedur permintaan barang dilakukan dengan pencatatan data-data barang yang diminta sehingga dari pencatatan tersebut diketahui dan diperoleh informasi mengenai jumlah barang yang perlu dipesan ke supplier. Dari proses permintaan ini barang akan dikirim langsung ke perusahaan sebelum nantinya dilanjutkan ke gudang sehingga dapat diketahui barang yang ada digudang sebagai stok persediaan.
Proses penjualan adalah sistem dan prosedur penjualan barang yang ada diperusahaan kepada pelanggan/konsumen. Prosedur penjualan dengan mencatat data barang yang dipesan kemudian dikeluarkan dari gudang untuk memperoleh informasi keluar masuknya barang yang ada. Dari kedua proses utama tersebut diatas, dimana keduanya menggunakan data persediaan barang yang sama.
Keterangan Gambar :
1. LDS : Laporan Data Supplier 2. LPB : Laporan Pembelian Barang 3. LDK : Laporan Data Konsumen 4. LP : Laporan Penjualan 5. LBM : Laporan Barang Masuk 6. LBK : Laporan Barang Keluar 7. LSB : Laporan Stok Barang
4.3 Analisa Sistem
Pada tahap ini menganalisa suatu sistem dengan memperhatikan sistem yang ada serta memperhatikan permasalahannya dan meningkatkan kinerja sistem dengan merencanakan sistem yang lebih baik.
4.3.1 Mempelajari Cara Kerja Sistem Informasi Manajemen Saat Ini
Berdasarkan Gambar 4.2 bagan alir prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan gudang saat ini, sistem informasi manajemen pada CV. KHARISMA ESA ARDI terdiri dari dua bagian utama yaitu permintaan barang pada supplier dan penjualan barang pada konsumen/pelanggan.
Prosedur penjualan dengan mencatat data barang yang dipesan kemudian dikeluarkan dari gudang untuk memperoleh informasi keluar masuknya barang yang ada. Dari kedua proses utama tersebut diatas, dimana keduanya menggunakan data persediaan barang yang sama.
Sebenarnya sistem informasi manajemen pada CV. KHARISMA ESA ARDI sudah cukup baik, hanya saja sistem tersebut masih menggunakan sistem manual sehingga untuk memperoleh informasi yang akurat secara cepat memerlukan waktu yang relatif lama karena harus menunggu penyusunan laporan dari staf gudang dengan melihat catatan pada buku stok barang.
4.3.2 Identifikasi Permasalahan Pada Sistem
Permasalahan diatas merupakan hasil identifikasi terhadap kebutuhan sistem yang ada sekarang, sesudah sistem yang ada dianalisa secara mendetail, maka dilakukan analisa permasalahan. Langkah berikut ini merupakan penjabaran dari permasalahan tersebut.
Tabel 4.1 Identifikasi Masalah
No Permasalahan Identifikasi Masalah
Tempat Terjadinya
Masalah
Dampak pada Perusahaan
1. Lamanya pembuatan
laporan pembelian
Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan pembelian
Bagian pembelian
Membutuhkan waktu lebih banyak
2. Lamanya pembuatan
laporan penjualan
Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan penjualan
Bagian penjualan
Membutuhkan waktu lebih banyak 3. Kesalahan dalam
pendataan stok
Pendataan stok barang masih dilakukan
dengan menghitung manual Bagian gudang
Sering terjadi kesalahan informasi stok 4. Keterlambatan
pembelian barang
Pencatatan stok barang dilakukan secara manual sehingga barang habis tidak dapat langsung diketahui
4.3.3 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi
Perencanaan kebutuhan dokumen dan informasi sangat penting artinya dalam suatu sistem. Hal ini terutama berkaitan dengan input atau masukan dalam sistem dan output yang nantinya hendak dihasilkan.
Tabel 4.2 Perencanaan Kebutuhan Informasi
No Informasi yang
dibutuhkan Periode Keterangan
1. Daftar supplier Setiap saat Untuk mengetahui data supplier secara rinci 2. Daftar konsumen Setiap saat Untuk mengetahui data konsumen secara rinci
3. Daftar stok barang Setiap saat Untuk mengetahui data stok barang digudang secara rinci 4. Laporan penjualan Setiap saat / tiap
periode tertentu
Untuk mengetahui data-data penjualan setiap saat / tiap periode tetentu
5. Laporan pembelian Setiap saat / tiap periode tertentu
Untuk mengetahui data-data pembelian setiap saat / tiap periode tetentu
Beberapa input atau masukan yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah : 1. Data supplier
2. Data konsumen 3. Data stok barang 4. Data penjualan 5. Data pembelian
4.4 Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Prosedur kerja yang ada pada sistem yang dikembangkan tidak banyak mengubah sistem dan prosedur kerja yang lama, hanya menggantikan beberapa fungsi yang biasanya dilakukan secara manual dengan menggunakan sistem komputer. Hal ini dimaksudkan untuk mempercepat kerja, komunikasi antar bagian yang lebih baik serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.
4.4.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang
Bagan alir dokumen yang dirancang diharapkan dapat memperbaiki beberapa proses dan prosedur yaitu :
1. Proses pencarian daftar dan jumlah barang digudang.
2. Proses peremajaan (Up to Date) data persediaan barang digudang 3. Proses pengarsipan data transaksi yang terjadi
4. Proses penyusunan berbagai laporan stok barang
Keterangan Gambar :
1. LDS : Laporan Data Supplier 2. LPB : Laporan Pembelian Barang 3. LDK : Laporan Data Konsumen
Diagram arus data yang ada pada rancangan sistem informasi manajemen ini digunakan dengan menunjukkan aliran-aliran data yang terjadi. Pembuatannya didahului dengan membuat context diagram yang merupakan basic (dasar) dari sistem penjualan, pembelian dan stok barang digudang. Diagram ini menggambarkan hubungan input-output antar sistem dengan dunia luar (external
entity).
Dengan mengetahui data-data yang akan digunakan, maka dapat dipakai sebagai acuan dalam merancang sebuah sistem basis data yang tepat, cepat dan efisien dalam penggunaannya.
4.5.1 Context Diagram
Gambar 4.4 Context Diagram Sistem Informasi Manajemen Penjualan,
Gambar diatas merupakan context diagram sistem informasi manajemen penjualan, pembelian dan gudang di CV. KHARISMA ESA ARDI yang menggambarkan secara keseluruhan tentang aliran proses/data antar entity. Entity yang terlibat antara lain konsumen, bagian penjualan, bagian pembelian, supplier, staf gudang dan pimpinan perusahaan sebagai penanggung jawab. Dimana masing-masing entity melakukan proses input dan output pada sistem.
4.5.2 Bagan Berjenjang
Bagan berjenjang ini menggambarkan proses yang terdapat pada sistem informasi manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI yang dimulai dari top level sampai dengan level 1 secara berjenjang.
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Manajemen Penjualan,
Pembelian dan Gudang
Gambar diatas menjelaskan bahwa sistem informasi manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI menjadi top level menurunkan 3 (tiga) proses yaitu proses penjualan, proses pembelian dan proses pengelolaan stok barang. Pada masing-masing proses menurunkan kembali menjadi 1 (satu) proses lagi sesuai dengan kebutuhan sampai pada level 1.
4.5.3 Diagram Arus Data Level 0
Gambar 4.6 DAD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Penjualan,
4.5.4 Diagram Arus Data Level 1
Pada level ini terjadi break down dari proses transaksi penjualan, proses transaksi pembelian dan proses pengelolaan stok barang.
4.5.4.1 Proses Transaksi Penjualan
Pada level 1 proses transaksi penjualan terdiri dari 3 proses yang merupakan penggambaran sistem informasi penjualan.
Gambar 4.7 DAD Level 1 Proses Transaksi Penjualan
4.5.4.2 Proses Transaksi Pembelian
Gambar 4.8 DAD Level 1 Proses Transaksi Pembelian
4.5.4.3 Proses Pengelolaan Stok Barang
5 Stok barang
Gambar 4.9 DAD Level 1 Proses Pengelolaan Stok Barang
4.6 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, bisa abstrak atau nyata, misalnya dapat berupa orang, obyek dan waktu kejadian. Sedangkan relationship adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
4.6.1 Relasi-Relasi Antar Entity
1. Barang - Supplier
Entity barang dan supplier memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data barang dapat memiliki banyak data supplier dan satu data supplier hanya dapat memiliki satu data barang.
2. Barang - Konsumen
Entity barang dan konsumen memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data barang dapat memiliki banyak data konsumen dan satu data konsumen hanya dapat memiliki satu data barang.
3. Barang – Stok Gudang
Entity barang dan stok gudang memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data barang dapat memiliki banyak data stok gudang dan satu data stok gudang hanya dapat memiliki satu data barang.
4.7 Perancangan Database
Dalam merancang sistem ini terdapat beberapa tabel yang digunakan untuk mendukung adanya sistem informasi manajemen penjualan, pembelian dan gudang yang cepat, tepat, efektif dan efisien. Database ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual FoxPro yang meliputi beberapa tabel.
1. Tabel Login
Tabel 4.3 Tabel Login
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
1. Username Text 40
2. Tabel Supplier
Tabel 4.4 Tabel Supplier
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
Tabel 4.5 Tabel Konsumen
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
Tabel 4.6 Tabel Golongan
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
1. Kode Golongan Text 10
2. Nama Golongan Text 20
3. Diskon Text 10
5. Tabel Stok Barang
Tabel 4.7 Tabel Stok Barang
6. Tabel Penjualan
Tabel 4.8 Tabel Penjualan
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
7. Tabel Pembelian
Tabel 4.9 Tabel Pembelian
No Nama Kolom Tipe Data Lebar
4.8.1 Tampilan Menu Login
Gambar 4.10 Form Menu Login
Gambar diatas menampilkan form login sebagai jalan pembuka akses program aplikasi sistem informasi manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI SURABAYA. Apabila proses login berhasil dilakukan, maka pengguna dapat menggunakan aplikasi sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.
4.8.2 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.11 Form Menu Utama
4.8.3 Input Data Supplier
Gambar 4.12 Form Input Supplier
Form input data supplier digunakan untuk memasukkan data supplier yang didalamnya terdapat perintah simpan, batal, hapus dan keluar. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Batal : Untuk membatalkan penyimpanan data supplier. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4.8.4 Input Data Konsumen
Gambar 4.13 Form Input Konsumen
Form input data konsumen digunakan untuk memasukkan data konsumen yang didalamnya terdapat perintah simpan, batal, hapus dan keluar. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Batal : Untuk membatalkan penyimpanan data supplier. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4.8.5 Input Data Golongan
Gambar 4.14 Form Input Golongan
Form input data golongan digunakan untuk memasukkan data golongan keramik yang didalamnya terdapat perintah simpan, batal, hapus dan keluar. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Batal : Untuk membatalkan penyimpanan data supplier. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4.8.6 Input Data Stok Barang
Gambar 4.15 Form Input Stok Barang
Form input data stok barang digunakan untuk memasukkan data stok barang yang didalamnya terdapat perintah simpan, batal, hapus, edit, isi baru, tutup dan print barang. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Batal : Untuk membatalkan penyimpanan data supplier. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4. Edit : Untuk Mengedit input data stok barang. 5. Isi Baru : Untuk menambahkan data stok barang baru.
4.8.7 Transaksi Penjualan
Gambar 4.16 FormTransaksi Penjualan
Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan data transaksi penjualan barang yang didalamnya terdapat perintah simpan, koreksi item, hapus, keluar, koreksi nota dan print nota. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Koreksi Item : Untuk mengkoreksi data transaksi tiap item. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4. Keluar : Untuk membatalkan proses dan kembali ke menu utama. 5. Koreksi Nota : Untuk mengkoreksi data transaksi.
4.8.8 Transaksi Pembelian
Gambar 4.17 Form Transaksi Pembelian
Form transaksi pembelian digunakan untuk memasukkan data transaksi pembelian barang ke supplier yang didalamnya terdapat perintah simpan, koreksi item, hapus, keluar dan koreksi nota. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut :
1. Simpan : Untuk menyimpan data supplier.
2. Koreksi Item : Untuk mengkoreksi data transaksi tiap item. 3. Hapus : Untuk menghapus data supplier.
4.9 Perancangan Program Komputer
Perancangan sistem yang telah dibuat, susunannya dituangkan dalam sebuah running program yang berbasis komputer. Adapun platform yang digunakan untuk membuat program adalah Software Microsoft Visual Foxpro dalam pembuatan software-software aplikasi.
Perancangan program komputer juga disesuaikan dengan kebutuhan hardware yang diperlukan. Untuk perancangan sistem informasi ini dibutuhkan hardware dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :
1. Komputer IBM PC atau kompatibel dengan processor pentium III atau processor yang lebih tinggi.
2. OS (Operating System) Windowa XP Professional. 3. RAM 256 MB.
4. Monitor VGA atau layar yang mempunyai resolusi lebih tinggi. 5. Hard disk dengan kapasitas minimal 10GB.
4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem
4.10.1 Validasi Rancangan Sistem Informasi Manajemen
4.10.2 Verifikasi Program Komputer
Pada proses verifikasi program komputer sistem informasi manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI ini menggunakan seperangkat komputer berprosesor pentium dengan sistem operasi Windows XP dan program software
Visual Foxpro 9 sebagai media pembuatannya.
Dalam pengoperasian sistem informasi manajemen ini hanya membutuhkan seorang tenaga kerja yang memahami dan mampu untuk mengoperasikan komputer, dalam hal ini tenaga kerja tersebut terletak pada bagian penjualan, pembelian dan gudang.
4.11 Desain Output
Keluaran atau output dari program aplikasi Sistem Informasi Manajemen di CV. KHARISMA ESA ARDI SURABAYA ini berupa :
1. Laporan Daftar Supplier
Laporan ini menampilkan daftar supplier yang dapat dilihat oleh bagian pembelian dalam melakukan permintaan barang.
2. Laporan Daftar Konsumen
Laporan ini menampilkan daftar konsumen yang dapat memberikan informasi kepada bagian penjualan jika akan melakukan transaksi penjualan barang.
Gambar 4.19 Print Out Daftar Konsumen
3. Laporan Daftar Stok Barang
Gambar 4.20 Print Out Daftar Stok Barang
4. Laporan Transaksi Penjualan
Laporan ini menampilkan daftar transaksi penjualan barang pada konsumen.
5. Laporan Transaksi Pembelian
Laporan ini menampilkan daftar transaksi pembelian barang ke supplier.
