U
Penerapan
Knowledge
Management
System
pada
Pengelolaan
Data
Organisasi
Kemahasiswaan
Universitas
Ibn
Khaldun
Bogor
NovitaBrGinting,HersantoFajri,IwonGunawan
Unversitas Ibn Khaldun Bogor Jln.K.HSholehIskandarKm.2Bogor
e-mail:[email protected],[email protected], [email protected] Abstrak — Pengelolaan data kegiatan organisasi
kemahasiswaan di UIKA Bogor belum menggunakan
sistem informasi dan prosedur yang standar, dan
pengelolaannya masih berorentasi pada personal.
Dokumenkegiatankemahasiswaanberupadokumen
PengajuanProgramKerja,dokumenPengajuanProposal
Kegiatan,dandokumenLaporanPelaksanaanKegiatan
masih di dokumentasian secara hardcopy dibagian Biro
Administrasi Sumberdaya dan Keuangan (BASK),
WakilWAREK III, Program Studi (PRODI), dan
WADEK III. Agar mudah untuk mengelola data
kegiatanorganisasikemahasiswaanditingkat
Universitasdan Fakultas, perludibangun sebuahsistem
berbasis Knowledged Management System untuk
mengolala data kegiatan organisasi kemahasiswaan di
UIKA BOGOR , sehingga dengan adanya sistem
pengelolaan data kegiatan kemahasiswaan dapat ditata
dandikelolalebihmudah.
Kata Kunci — Data, Knowledge Management System, SistemInformasi.
I.PENDAHULUAN
A. Latar Belakang niversitas Ibn Khaldun Bogor (UIKABogor)memimiliki7 Fakultas,yaituFakultas Keguruan dan Pendidikan (FKIP), Fakultas Agama Islam(FAI),FakultasHukum(FH),FakultasEkonomi (FE),FakultasTeknik
(FT),FakultasKesehatanMasyarakat (FIKES),danFakultas Pasca Sarjana. UIKA Bogor memiliki organisasi kemahasiswaan dibawah koordinasi wakil rektor bidang kemahasiswaan(WarekIII)ditingkatUniversitasdan wakil dekanbidangkemahasiswaan(WadekIII)ditingkatFakultas. Organisasi kemahasiswaan ditingkat Universitas terdiri dari Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Dewan Pertimbangan Mahasiswa(DPM),danBadanEksekutif
Mahasiswa (BEM). Organisasi kemahasiswaan di tingkat FakultasterdiridariDewanPertimbanganMahasiswa(DPM), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), dan Himpunan MahasiswaProgramStudi(HMPS).
Organisasi kemahasiswaan di tingkat Universitas dan di tingkat Fakultas memiliki program kerja. Program kerja organisasi kemahasiswaa dilaksanakan pada setiap tahun akademik dalam bentuk kegiatan. Kegiatan organisasi kemahasiswaan UIKA Bogor di danai dari mata anggaran Uang Pembinaan Mahasiswa (UPM). Dana UPM didistribusikan ke oraganisasi kemahasiswaan di tingkat UniversitasdantingkatFakultassetiaptahunakademik.Dana UPM di tingkat Fakultas didistribusikan oleh Wakil Dekan
bidangkemahasiswaan
untukkegiatanorganisasi kemahasiswa,mulaidarikegitanDPM,BEM,danHMPS.
Untuk dapat menyerap anggaran UPM, setiap organisasi kemahasiswaan harus mengajukan proposal kegiatan kepadaWAREKIIIditingkatUniversitas dan kepada WADEK III di tingkat Fakultas dan akan diteruskan ke ke WAREK III. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, organisasi kemahasiswaan di tingkat Universitas harus melaporkan pelaksanaan kegiatan tersebut kepada WAREK III sedangkan organisasi kemahasiswaan di tingkat fakultas melaporkan pelaksanaankegiatankepadaWADEKIIIdanditeruskan keWAREKIII.
Pengelolaan data kegiatan organisasi kemahasiswaan di UIKA Bogor masih berorientasi pada personal, dan belum menggunakan sistem informasi. Pengajuan proposaldanpelaporankegiatanmasihdidokumentasian secarahardcopydibagianBiroAdministrasiSumberdaya dan Keuangan (BASK), WAREK III, Program Studi (PRODI),dan
WADEK III.Akibat dari data yang terdistribusi diberbagaitempat,seringtidakterkontroldata dokumen laporan kegiatan, data laporan keuangan, tidak ada standar laporan pelaksanaan kegiatan, juga data tidak konsisten. Agar mudah untuk mengelola data kegiatan organisasi kemahasiswaan ditingkat Universitas dan Fakultas, perlu dibangun sebuah sistem berbasis KnowledgedManagementSystemuntukmengolaladata kegiatanorganisasi kemahasiswaan diUIKABOGOR, sehingga dengan adanya sistem pengelolaan data kegiatan kemahasiswaandapat ditata dan dikelola lebih mudahwalaupunterjadiperubahanpersonal.
B.Tujuan
Tujuandaripenelitianiniadalah
1. Memperoleh hasil analisa kebutuhan sistem pengelolaan data kemahasiswaan di UIKA Bogor berbasisKnowledgedManagementSystem.
2. Memperoleh rancangan sistem pengelolaan data kemahasiswaandiUIKABogorberbasisKnowledged ManagementSystem.
3. MemperolehAplikasipengelolaandata
kemahasiswaandiUIKABogorberbasisKnowledged Management
System.
II.METODOLOGI
Metode penelitian yang digunakan mengacu pada konsep pengembangan sistem water fall. Hal pertama yang dilakukan adalah tahap analisis, pada tahap ini
ditunjukkanpadagambar2berikut:
2014JurnalKrea-TIFVol:02No:02 31
dilakukan untuk memahamiberbagai prosedur dan data dalam pengelolaan data organisasi kemahasiswaan. Analisis dilakukan melalui observasi dan wawancara. Observasi dilakukan untuk mendapatkan data, seperti bahan penelitian yang dilampirkan. Wawancara dilakukankepadaWakilRektorBidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan untuk mendapatkan Informasi tentang Standard Operating Procedure (SOP) pengelolaan data tentang kegiatan kemahasiswaan, Wakil Rektor bidang pengelolaan sumber dayadan BASK untuk mengetahui pengelolaan datadanaUPM.
Tahap perancangan dilakukan untuk merancang bagaimana sistem akan dibangun. Perancangan sistem mengunakanmetodeObjectOrintedDesign(OOD), dengan menggunakan tool diagram Unified Modeling Language
(UML). Tahap pembangunan sistem dilakukan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrogramanPHP, databaseserver menggunakanMySQL, danwebservermenggunakanApache.
Tahap testing sistem dilakukan untuk menguji fungsi sistem, penguji sistem adalah user (pelaku sistem) dengan data-data yang rill metode yang digunakan dalam testing sistemadalahmetodeblackbox.
TahapImplementasi dilakukan instalasi sistemdiUIKA Bogor dengan membuat subdomain pada sistem UIKA Bogor.Untukjelasnya, metodepenelitianditunjukkanpada gambar1berikut. start Analisis Perancangan Pembangunan Testing Implementasi end
Gambar1.MetodePenelitian
III.HASILDANBAHASAN
A.Analisissistemyangsedangberjalan
Untuk mendapatkan bagaimana sistem yang akan dibangun terlebihdahulu dipahamibagaimana sistem yang selama ini berjalan dalam pengelolan data organisasai kemahasiswaan, dalam hal ini dilakukan observasi dan wawancara,sehinggadapatdigambarkanbagaimanasistem yang sedang berjalan.Analisa sistemyangsedang berjalan dilakukanpadaprosespengajuanprogram kerja,pengajuan proposal kegiatan mahasiswa, pencairan dana kegiatan kemahasiswaan, dan pelaporan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan. Analisa ini dilakukan pada tingkat universitasdantingkatfakultas.
Darihasilobservasidanwawancarayangdilakukandapat digambarkan analisa sistem yang berjalan serta kelemahankelahaman yang didapatkan bahwa pengelolaan
data semua dilakukan secara konvensional, terutama pada pendokumentasian data (data program kerja, dataproposal kegiatan,datapelaporankegiatan,dandatapenggunaandana UPM).Berikutini ditampilkananalisasistemyangberjalan pada tingkat universitas dan fakultas, untuk organisasi kemahasiswaanBEMyaituprosespengjauanprogramkerja, proposalkegiatan,danpelaporanpelaksanaankegiatan.
1.TingkatUniversitas
1.1. Pengajuan program kerja olehbadan eksekutif mahasiswauniversitas(BEMUniversitas)
Contoh Prosedur saat ini, untuk pengajuan program kerja oleh BEM Universitas IBN Khaldun Bogor,
Gambar2.ProsedurPengajuanProgramKerjaBEMUIKA Bogor
1.2. Pengajuan proposal kegiatan oleh badan eksekutif mahasiswauniversitas(BEMUniversitas)
Contoh Prosedur saat ini, untuk pengajuan proposal kegiatan oleh BEM Universitas IBN Khaldun Bogor, ditunjukkanpadagambar3berikut:
Verifikasi proposal 1.Cekkesesuaiandenganprg.kerja
BEMUNIV WarekIII
start Perogram kerja Perogram kerja Perogram kerjadiacc end Perogram kerja tdk setuju ya Perogram kerjadiacc end
ditunjukkanpadagambar4berikut:
ContohProsedursaatini,untukpelaporanpelaksanaan 23..CekketersediaandanaCeklaporankegiatansebelumnya
Gambar3.ProsedurPengajuanProposalKegiatan BEM UIKABogor
1.3. Laporan pertanggung jawaban kegiatan oleh badan eksekutifmahasiswauniversitas(BEMUniversitas)
kegiatanolehBEMUniversitasIBNKhaldunBogor,
BEMUNIV
Gambar 4. ProsedurPelaporanPelaksanaan Kegiatan BEM UIKABogor
2.TingkatFakultas
2.1. Pengajuan program kerja oleh badan eksekutif mahasiswafakultas(BEMFakultas)
ContohProsedur saatini, untuk pengajuanprogram kerja oleh BEM Fakultas Universitas IBN Khaldun Bogor, ditunjukkanpadagambar5berikut:
Gambar5.ProsedurpengajuanprogramkerjaolehBEM Fakultas
2.2. Pengajuan proposal kegiatan oleh badan eksekutif mahasiswafakultas(BEMFakultas)
Contoh Prosedur saat ini, untuk pengajuan proposal kegiatanolehBEMFakultasUniversitasIBNKhaldunBogor, ditunjukkanpadagambar6berikut:
Gambar6.ProsedurpengajuanproposalkegiatanolehBEM Fakultas
WAREKIII WAREKII BASK
start Laporan kegiatan Proposal Kegiatan Laporan Kegiatan VerifikasiLaporan Kegiatan tdk setuju ya LaporanKegiatan diacc end LaporanKegiatan diacc end LaporanKegiatan diacc end
BEMFAK WADEKIII
start Perogram kerja Perogram kerja Perogram kerjadiacc end Perogram kerja tdk setuju ya Perogram kerjadiacc end
Bogor,ditunjukkanpadagambar7berikut
Gambar7.Prosedurpelaporanpelaksanaankegiatanoleh
2014JurnalKrea-TIFVol:02No:02 33
2.3. Laporan pertangung jawaban kegiatan oleh badan eksekutifmahasiswafakultas(BEMFakultas)
Contoh Prosedur saat ini, untuk pelaporan pelaksanaan kegiatanolehBEMFakultasUniversitasIBNKhaldun
BEMFakultas
B.AnalisisSistemyangakandibangun
Analisa sistem yang akan dibangun adalah menggambarkan bagaimanaperubahanprosesbisnis yang selama ini berjalan ke proses bisnis ketika sistem baru akanditerapkan.Untukmendapatkanbagaimanagambaran proses bisnis yangbaru dalamproses pengajuanprogram kerja,proposalkegiatan,danlaporanpertanggungjawaban pelaksanaankegiatan.
1.RancanganBasisData
Dokumen yang digunakan dalam menganalisa kebutuhan data pada sistem pengelolaan data kemahasiswaanUIKABogor adalah:
1. contohdokumenprogramkerjaBEMFakultasTeknik 2. contohdokumenproposalkegitanBEMFakultasTeknik 3. contoh dokumen proposal kegiatan HMPS Fakultas
Teknik
4. contoh dokumen Laporan Pertangung Jawaban (LPJ) KegiatanBEMFakultasTeknik
5. contoh dokumen Laporan Pertangung Jawaban (LPJ) KegiatanHMPSFakultasTeknik
6. contoh dokumen Surat Keputusan Dekan (SK Dekan) FakultasTekniktentang pengurusBEM masabakti2012 s.d2013
7. contoh dokumen Surat Keputusan Rektor (SK Rektor) UIKA Bogor Tentang Anggaran UPM Universitas Ibn KhaldunBogor
Berdasarkan analisa fakta yang dilakukan melalui dokumen-dokumen bahan penelitian tersebut diatas, dihasilkan kebutuhan database untuk membangun sistem PengelolaanDataOrganisasiKemahasiswaanUniversitasIbn Khaldun Bogor adalah ditunjukkan pada gambar8 dibawah ini:
Gambar8.Rancangandatabasesistem
2.DiagramKonteks
Diagramkonteksdibutuhkanuntukmenggambarkansecara menyeluruh akan bagaimana sistem yang baru dibangun. Diagram Konteks dari sistem Pengelolaan Data Organisasi KemahasiswaanUniversitasIbnKhaldunBogor,ditunjukkan padagambar9dibawahini:
Gambar9.DiagramKonteks
3.IdentifikasiPelakuSistem
Penggunasistempengelolaandataorganisasi
kemahasiswaan UIKA Bogor ini ditunjukkan pada tabel 4.1dibawahini:Tabel1.Daftarpelakusistem
No
NamaAktor
Keterangan
BEMFAK WADEKIII WAREKIII WAREKII BASK
start Laporan kegiatan Proposal Kegiatan Laporan Kegiatan VerifikasiLaporan Kegiatan tdk setuju ya LaporanKegiatan diacc end LaporanKegiatan diacc end LaporanKegiatan diacc end LaporanKegiatan diacc end
C.ImplementasiSistem
Setelahdilakukandesainkebutuhansistem,makadilakukan pembangunansistem.Contohhasilpembangunansistemyang telahdilakukanditunjukkanpadahalamanLoginpadagambar 11,halamaninputdanaUPMpadagambar12.
Gambar11.FormLogin
4.UseCaseDiagram
Use case diagram dari sistem yang akan dibangun ditunjukkanpadagambar10dibawahini:
Gambar10.UseCasediagramsistemyangakandibangun
Gambar 12. Form Input data UPM
IV. KESIMPULAN
Setelahdilakukan penelitian terhadap pengelolaandata kemahasiswaan yang selama ini berjalan, didapatkan ketidak-efisienan dalam pengelolan data, terutama pada proses pendokumentasian data kegiatan kemahasiswaan, mulai dari pengajuan program kerja, pengajuan proposal kegiatan,danpelaporanpertanggungjawabanpelaksanaan kegiatan.dibagian proses pengontrolanpenggunaan dana UPM pun terjadi ketidak-efesienan, karena pada proses pengontrolanini,diperlukanwaktuyangcukuplamauntuk mengontrol apakah kegiatan sebelumnya organisasi kemahasiswaan sudah melaporkan laporan pertanggung jawabankegiatan,berapadanaUPMyangtelahdigunakan oleh setiap organisasi kemahasiswaan. Semua informasi tersebutbelumdapatdisajikandengantepat waktu,benar, danrelevan.
1 WakilRektorIII Orang yang bertangung jawab atas seluruh kegiatan dan penggunaandanaUPM
kemahasiswaandiUIKABogor 2 WakilRektorII Orang yang bertangung jawab
atas penggelolaan dana kegiatan kemahasiswaandiUIKABogor 3 WakilDekanIII Orang yang bertangung jawab
atas pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan dan penggunaan danaUPMditingkatfakultas 4 Ketua Program
Studi
Orang yang bertangung jawab atas pelaksanaan kegiatan kemahasiswaanditingkat programstudi
5 BASK Bagian yang bertangung jawab untuk mencatat dan melaporkan penggunaan dana UPM ke WAREKII
6 Organisasi Kemahasiswaan
Oraganisasi kemahasiswaan di tingkat universitas dan fakultas yang melaksanakan kegitan kemahasiswaan dan bertanggung jawabataspenggunaandana UPM
2014JurnalKrea-TIFVol:02No:02 35 Dari hasil perancangan sistem yang akan dibangun
telah dihasilkanbeberapa diagram yang digunakan untuk memperjelas bagaimana gambaran sistem yang akan dibangununtukmengeloladataorganisasikemahasiswaan. Hasil rancangan yang dihasilkan adalah rancangan kebutuhan database, diagram kontek sistem, diagram usecasesistem,diagramaktifitassistem,diagramsequence sistem,diagramdeployment.
Hasil rancangan juga telah digunakan untuk membangun sistem pengelolaan data kemahasiswaan, sistem tersebut masih perlu uji coba sebelum diterapkan secarautuhdiUIKABogor.
V.
DAFTARPUSTAKA
[1] SuhitariniSoemarto,TogarHarapanPangaribuan,2009, KnowledgeManagementSystemKnowledge
SharingCulturediDinasSosialProvinsiDKIJakarta. [2] http://romisatriawahono.net/2008/05/06/knowledgemana
gement-dan-kiat-praktisnya/comment-page-1/, diakses tanggal27September2014.
[3] Pola Umum Pembinaan da Pengembangan Mahasiswa UniversitasIbnKhaldunBogor.
[4] Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan RepublikIndonesiaNo.155/U/1998,tentangPedoman
UmumOrganisasiKemahasiswaaandiPerguruan Tinggi.
