OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM
PENYELAMATAN ARSIP DI PUSDIKLAT MIGAS
Oleh : Sri Yuliati, SST (Arsiparis Penyelia) ABSTRAK
Suatu organisasi dikatakan eksis apabila masih terciptanya arsip sebagai dampak adanya suatu kegiatan dalam organisasi, baik kelompok atau individu yang merupakan informasi dari keseluruhan proses dalam organisasi. Sesuai amanat UU nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
Oleh karena itu arsip perlu dikelola dengan baik dan benar dengan memanfaatkan sumberdaya yang diperlukan dengan tujuan arsip yang masih memiliki nilai guna akan dapat terselamatkan dan mampu telusur dengan baik sehingga diperoleh efektifitas dan efisiensi dalam pelayanan kearsipan yaitu terlaksananya pemberian informasi dan arsip yang dibutuhkan kepada yang berhak secara akurat, lengkap dan tepat waktu.
Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis di Pusdiklat Migas diperlukan optimalisasi pula terhadap sumber daya yang dimiliki terutama faktor SDM dan sarana serta prasarana kearsipan, oleh karena itu dalam hal ini perlu dilakukan analisis terhadap kinerja pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pusdiklat Migas sehingga dapat diperoleh beberapa rancangan strategi untuk melakukan optimalisasi pengelolaan arsip dinamis dalam penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas. Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan analisis SWOT dengan mengidentifikasi berbagai faktor internal maupun eksternal secara sistematis dan didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Berdasarkan data responden yang berjumlah 31 orang terdiri dari pejabat eselon 4, pengawas dan seluruh sekretaris/administrasi sub bidang/sub bagian dan bidang di Pusdiklat Migas, diperoleh hasil penelitian yang dituangkan dalam matrik space dengan titik perpotongan berada pada posisi kelemahan (Weaknessses) yaitu titik X = -0,15 dan posisi ancaman (Threats) yaitu titik Y = -0,30. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi kegiatan pengelolaan kearsipan berada pada kuadran IV, dimana untuk mengoptimalkan kegiatan tersebut diperlukan rancangan strategi devensi (bertahan) yaitu dengan strategi mengurangi kelemahan dan menghindari ancaman. Sedangkan posisi kelemahan yang paling tinggi nilainya dan perlu mendapat perhatian adalah tentang sarana dan prasarana kearsipan yang masih kurang menunjang pada kegiatan kearsipan dengan nilai scor -0,60 dari 9 point pernyataan, dan posisi ancaman yang paling tinggi nilainya dan perlu mendapatkan perhatian adalah tentang kaderisasi tenaga fungsional arsiparis yang perlu dilakukan sedini mungkin memperoleh nilai scor -1,23 dari 3 point pernyataan.
Berdasarkan hasil penelitian tersebut diusulkan rancangan langkah konkret melalui strategi devensi yaitu mengurangi kelemahan tentang permasalahan sarana dan prasarana kearsipan dan menghindari ancaman tentang kaderisasi tenaga fungsional arsiparis.
1. Latar Belakang
Suatu organisasi dikatakan eksis adalah apabila masih terciptanya arsip sebagai dampak suatu kegiatan atau aktifitas organisasi, sehingga diperlukan pengelolaan arsip dengan baik dan benar. Hal ini dibuktikan dengan adanya sejarah organisasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan Minyak dan Gas Bumi yang telah mengalami beberapa kali perubahan organisasi yang diharuskan adanya pembuktian otentik berupa arsip tentang organisasi tersebut.
Sesuai dengan amanat UU nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang bertujuan untuk :
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. b. menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
d. menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu f. menjamis keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
g. menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa h. meningkatkan kualitas pelayanan public
dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu dibidang administrasi/ manajemen dibidang arsip, sehingga akan mendukung terciptanya efektifitas dan efisiensi suatu organisasi. Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis di Pusdiklat Migas diperlukan optimalisasi pula terhadap sumber daya yang dimiliki terutama faktor SDM dan sarana serta fasilitas, oleh karena itu dalam hal ini perlu dilakukan analisis terhadap kinerja pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pusdiklat Migas sehingga dapat diperoleh beberapa strategi untuk melakukan optimalisasi pengelolaan arsip dinamis dalam penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas.
Pendekatan yang akan digunakan adalah dengan menggunakan analisis situasi atau popular disebut analisis SWOT dengan mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis dan didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat
dan ancaman (Threats). Dalam mencapai upaya tahapan tersebut, maka peneliti terdorong untuk melakukan penelitian dengan Judul “Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Dalam Penyelamatan Arsip Di Pusdiklat Migas Cepu”.
2. Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang akan dianalisis dengan menggunakan pendekatan analisis situasi atau SWOT kearsipan yaitu :
1. Bagaimana kekuatan dan kelemahan internal terhadap optimalisasi pengelolaan kearsipan di Pusdiklat Migas Cepu.
2. Bagaimana peluang dan tantangan eksternal terhadap optimalisasi pengelolaan kearsipan di Pusdiklat Migas Cepu.
3. Bagaimana strategi optimalisasi pengelolaan kearsipan di Pusdiklat Migas Migas Cepu.
3. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran dalam hal ini adalah apabila arsip dikelola dengan baik dan benar dengan memanfaatkan sumberdaya yang diperlukan maka arsip yang masih memiliki nilai guna akan dapat terselamatkan dan mampu telusur dengan baik sehingga diperoleh efektifitas dan efisiensi dalam pelayanan kearsipan, yaitu terlaksananya pemberian informasi dan arsip yang dibutuhkan kepada yang berhak secara akurat, lengkap dan tepat waktu, sehingga alur berpikir digambarkan berikut :
4. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu cara yang digunakan untuk melakukan kegiatan berupa penyelidikan secara hati-hati, kritis, terencana, terarah dengan tujuan untuk mengumpulkan data yang relevan guna memecahkan suatu permasalahan. Adapun yang akan
digunakan dalam metodologi penelitian ini adalah :
a. Jenis Penelitian ini merupakan pendekatan naturalistik/kualitatif yang menurut tingkat eksplanasi atau penjelasannya dengan penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan terhadap variabel mandiri, tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variable yang UU RI NOMOR : 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
PERMEN ESDM NOMOR : 052 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DAN KEARSIPAN
ANALISIS KEGIATAN PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINYAK DAN GAS BUMI OPTIMALISASI PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINYAK DAN GAS BUMI
PENYELAMATAN ARSIP BERNILAI GUNA
lain dengan menggunakan bentuk data kualitatif yang diangkakan dengan skala pengukuran.
b. Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai Pusdiklat Migas Cepu, sedangkan pemilihan sampel adalah pejabat eselon IV, pengawas dan sekretaris/ administrator di lingkungan Pusdiklat Migas Cepu.
c. Metoda Pengumpulan Data menggunakan 3 (tiga) cara yaitu : 1) Metode Kuesioner atau angket yaitu
dengan membagikan daftar pertanyaan kepada para responden tentang obyek yang diteliti.
2) Metode wawancara yaitu melakukan wawancara dengan beberapa pegawai yang menangani arsip dinamis di lingkungan Pusdiklat Migas Cepu.
3) Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal atau variabel melalui bentuk catatan, transkrip, agenda, rapat, notulen, buku dan lain sebagainya yang ada pada dokumen Pusdiklat Migas Cepu dengan langkah-langkah yang ditempuh sebelum pengumpulan data antara lain : menentukan jumlah responden, menetapkan jumlah soal (tiap-tiap identifikasi minimal 3, maksimal 10 soal), menentukan jumlah skor (terdiri dari 4 skor untuk 4 jawaban), dan menentukan interval kelas skor (4, 3, 2, 1)
d. Analisis Data menggunakan analisis SWOT yaitu salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah dalam organisasi yang berdasarkan pada faktor internal (Strenghts dan Weaknesses) dan faktor eksternal (Opportunities dan Threats) sehingga akan diperoleh strategi untuk optimalisasi pengelolaan kearsipan.
Analisis SWOT terdiri dari 4 (empat) faktor, yaitu :
Strenghts (kekuatan) merupakan kondisi kekuatan pada kegiatan pengelolaan kearsipan yang dimiliki oleh Pusdiklat Migas.
Weaknesses (kelemahan) merupakan kondisi kelemahan pada kegiatan pengelolaan kearsipan yang ada di Pusdiklat Migas.
Opportunities (peluang) merupakan kondisi peluang berkembang dimasa mendatang terkait dengan kegiatan pengelolaan kearsipan.
Threats (ancaman) merupakan kondisi yang mengancam keberadaan kegiatan pengelolaan kearsipan dari pihak luar Pusdiklat Migas.
Menuangkan hasil perhitungan ke dalam matrik space sesuai dengan posisi dari hasil perhitungannya, yaitu :
- Kwadran I : sebelah kanan atas merupakan posisi (Peluang + Kekuatan) menunjukkan strategi agresif (Growth)
- Kwadran II : sebelah kanan bawah merupakan posisi (Kekuatan + Ancaman) menunjukkan strategi diversifikasi
- Kwadran III : sebelah kiri atas merupakan posisi (Peluang + Kelemahan) menunjukkan strategi rasionalisasi (turn around)
- Kwadran IV : sebelah kiri bawah merupakan (Kelemahan + Ancaman) menunjukkan strategi defensif.
Seperti terlihat pada gambar Matrik Space berikut ini :
Gambar 1.2. Matrik Space Analisis SWOT
Untuk membantu menentukan posisi yang tepat dari titik perpotongan, digunakan rumus Persamaan I dan rumus Persamaan II : - Persamaan I = Garis AC 1 2 1 1 2 1 X X X X Y Y Y Y - Persamaan II = Garis BD 2 1 2 2 1 2 X X X X Y Y Y Y Keterangan : Y = sumbu vertikal (peluang dan ancaman)
X = sumbu
horizontal (kekuatan dan kelemahan)
Y1 = Peluang ; Y2 = Ancaman
X1 = Kekuatan ; X2 = Kelemahan
5. Diskripsi Hasil Identifikasi SWOT Kearsipan
A. Diskripsi Hasil Identifikasi Strenghts (Kekuatan) NO PERTANYAAN / PERNYATAAN ( KEKUATAN ) SS % S % KS % TS % 1 Tenaga fungsional arsiparis yang ada di
Pusdiklat Migas (5 orang) merupakan kekuatan untuk melakukan pengelolaan kearsipan di Pusdiklat Migas 2 (6,45) 9 (29,03) 13 (54,84) 3 (9,68)
2 Akreditasi ISO 9001-2008 Pusdiklat Migas berpengaruh pada pengelolaan arsip yang baik di tempat kami 20 64,52) 24 (77,24) 0 (0) 1 (3,23) KUADRAN I (SO – STRATEGI AGRESIF GROWTH) KUADRAN II (ST– STRATEGI DIVERSIFIKASI) KUADRAN III (WO – STRATEGI RASIONALISASI) KUADRAN IV (WT – STRATEGI DEVENSIF) Kekuatan Peluang Ancaman Kelemahan A B C D
3 Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan yang berlaku membantu dalam melakukan pengelolaan kearsipan ditempat kami
11 (35,48) 20 64,52) 0 (0) 0 (0) 4 Diklat dibidang Kearsipan yang diselenggarakan
oleh Pusdiklat Migas diperlukan dalam membantu kegiatan pengelolaan arsip ditempat kami
15 (48,39) 16 (51,61) 0 (0) 0 (0) 5 Pengembangan SDM administrasi dibidang
kearsipanditempat kami sudah dilakukan
2 (6,45) 18 (58,06) 10 (32,26) 1 (3,23) 6 Sistem Informasi Diklat (SID) di Pusdiklat Migas
membantu kegiatan pengelolaan arsip ditempat kami 5 (16,13) 20 64,52) 6 (19,35) 0 (0) 7 Jumlah pegawai yang cukup banyak di Pusdiklat
Migas akan berpengaruh pada kinerja pengelolaan kearsipan 6 (19,35) 20 64,52) 2 (6,45) 3 (9,68) 8 Pelayanan kearsipan di Pusdiklat Migas sudah
dilaksanakan sesuaiprosedur yang ditetapkan
1 (3,23) 15 (48,39) 13 (54,84) 2 (6,45) B. Diskripsi Hasil Identifikasi Weaknesses (Kelemahan)
NO PERTANYAAN / PERNYATAAN ( KELEMAHAN ) SS % S % KS % TS % 1 Pusdiklat Migas belum memiliki software
pengelolaan kearsipan, diperlukan untuk menunjang pelaksanaan tugas.
11 (35,48) 18 (58,06) 1 (3,23) 1 (3,23) 2 Pengembangan tenaga fungsional arsiparis di
Pusdiklat Migas masih perlu diarahkan secara fokus 18 (58,06) 12 (38,71) 0 (0) 1 (3,23) 3 Pelayanan Kearsipan ditempat kami belum
memiliki standar pelayanan
4 (12,90) 24 (77,42) 0 (0) 3 (9,68) 4 Di lingkungan kami TPDK belum
diimplementasikan secara optimal
4 (12,90) 20 (64,52) 7 (22,58) 0 (0) 5 Sarana dan prasarana kearsipan untuk
menunjang pelaksanaan tugas di tempat kami masih kurang menunjang
7 (22,58) 20 (64,52) 3 (9,68) 1 (3,23) 6 Di Pusdiklat Migas perlu didesain visi dan misi
tentang kearsipan lembaga
10 (32,26) 19 (61,29) 2 (6,45) 0 (0) 7 Di lingkungan kami dukungan pimpinan tentang
kegiatan kearsipan masih kurang
0 (0) 23 (74,19) 7 (22,58) 1 (3,23) 8 Anggaran pengelolaan arsip perlu diberikan
alokasi cukup dan tidak digabung dengan mata anggaran lainnya sehingga akan efektif dan mempermudah pengawasannya 10 (32,26) 13 (54,84) 7 (22,58) 1 (3,23)
9 Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif perlu segera disusun, disyahkan dan diberlakukan di Pusdiklat Migas sehingga memudahkan penyusutan arsip
13 (54,84) 18 (58,06) 0 (0) 0 (0)
C. Diskripsi Hasil Identifikasi Opportunities (Peluang) NO PERTANYAAN / PERNYATAAN ( PELUANG ) SS % S % KS % TS %
1 Pusdiklat Migas perlu memperluas layanan kearsipan sehingga akan dapat eksis di tingkat nasional 19 (29,03) 15 (48,39) 5 (16,13) 2 (6,45) 2 Dalam rangka era globalisasi, Pusdiklat Migas perlu
mengembangkan teknologi informasi kearsipan yang terintegrasi dengan ANRI
14 (45,16) 16 (51,61) 0 (0) 1 (3,23) 3 Untuk menambah wawasan kearsipan, tenaga
fungsional arsiparis dan administrasi perlu melakukan studi banding ke luar negeri tentang kearsipan sehingga akan dapat berkompetisi
3 (9,68) 5 (16,13) 21 (67,74) 2 (6,45)
4 Untuk memasarkan diklat dan layanan dibidang kearsipan perlu didesainprofil kearsipan lembaga Pusdiklat Migas 8 (25,81) 21 (67,74) 2 (6,45) 0 (0) 5 Pusdiklat Migas perlu turut serta dalam pameran
kearsipan, sehingga akan lebih dikenal keberadaaannya dalam bidang kearsipan
8 (25,81) 19 (61,29) 4 (12,90) 0 (0) 6 Tenaga Fungsional Arsiparis Pusdiklat Migas
secara periodik perlu memberikan penyuluhan kearsipan kepada masyarakat sekitar Cepu sebagai bentuk pengabdian masyarakat dibidang kearsipan 5 (16,13) 16 (51,61) 9 (29,03) 1 (3,23)
D. Diskripsi Hasil Identifikasi Threats (Ancaman/Tantangan) NO PERTANYAAN / PERNYATAAN ( ANCAMAN / TANTANGAN ) SS % S % KS % TS % 1 Lingkungan Pusdiklat Migas sering mengalamai
ancaman bencana alam terutama banjir, oleh karena itu perlu antisipasi terhadappenyelamatan arsipnya. 12 (38,71) 17 (54,84) 2 (6,45) 0 (0)
2 Kaderisasi tenaga fungsional arsiparis perlu dilakukan sedini mungkin, sehingga kegiatan pengelolaan kearsipan akan kondusif
16 (51,61) 15 (48,39) 0 (0) 0 (0) 3 Pusdiklat Migas perlu melakukan akuisisi arsip
dan program arsip vital secara berkala untuk menunjang eksistensi kelembagaan
8 (25,81) 22 (70,91) 1 (3,23) 0 (0)
6. Matrik SWOT Kearsipan
Berdasarkan tabulasi hasil jawaban responden, dapat diuraikan dan digambarkan matrik S (Strenght/Kekuatan), W (Weakness/ Kelemahan), O (Oppoutunity/Peluang) dan T (Threath/Ancaman) sebagai berikut :
SKOR KEKUATAN 2,91 Sebagai X1
SKOR KELEMAHAN -3,52 Sebagai X2 SKOR PELUANG 3,06 Sebagai Y1 SKOR ANCAMAN -3,36 Sebagai Y2
Skor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dimasukkan dalam matrik Space SWOT sebagai berikut :
Gambar : Matrik SWOT Kearsipan Matrik tersebut dapat dijelaskan sebagai
berikut :
Garis AC adalah garis yang menghubungkan titik A (2,91 ; 3,06) dengan titik C (-3,52 ; -3,36)
Garis DB adalah garis yang menghubungkan titik D (-3,52 ; 3,06) dengan titik B (2,91 ; -3,36)
Untuk menentukan posisi yang tepat, maka digunakan rumus persamaan sebagai berikut : Persamaan I : Garis AC 2 1 2 1 X X X X Y Y Y Y Persamaan I I : Garis BD 1 2 1 2 1 2 X X X X Y Y Y Y
Y = Sumbu vertikal (peluang dan ancaman)
X = Sumbu horisontal (kekuatan dan kelemahan Y1 = Peluang Y2 = Ancaman X1 = Kekuatan X2 = Kelemahan Persamaan I : 91 , 2 52 , 3 91 , 2 06 , 3 36 , 3 06 , 3 X Y 43 , 6 91 , 2 42 , 6 06 , 3 X Y 68 , 18 42 , 6 68 , 19 43 , 6 Y X I Persamaan X Y 6,42 1,00 43 , 6 Persamaan II :
91 , 2 52 , 3 91 , 2 36 , 3 06 , 3 36 , 3 X Y 43 , 6 91 , 2 42 , 6 36 , 3 X Y 68 , 18 42 , 6 60 , 21 43 , 6 Y X II Persamaan X Y 6,42 2,92 43 , 6 I Persamaan X Y 6,42 1,00 43 , 6 II Persamaan X Y 6,42 2,92 43 , 6 92 , 1 84 , 12 0 X 15 , 0 84 , 12 92 , 1 X 00 , 1 42 , 6 43 , 6 Y X 00 , 1 ) 15 , 0 ( 42 , 6 43 , 6 Y 00 , 1 96 , 0 43 , 6 Y 00 , 1 96 , 0 43 , 6 Y 30 , 0 43 , 6 96 , 0 Y
Sehingga berdasarkan perhitungan diatas dapat diketahui bahwa titik potong dari dua garis AC dan garis BD terletak pada titik ( Y -0,30 ; X -0,15) seperti pada kurva yang menunjukkan posisi secara tepat.
Dari gambar matrik space SWOT diatas dapat disimpulkan bahwa kondisi kegiatan dan penunjang kearsipan di Pusdiklat Migas berada pada posisi Kuadran IV. Pada posisi kuadran IV adalah menunjukkan angka pada kelemahan dan angka pada ancaman yang mendukung strategi defensif, dimana kondisi ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, dan kearsipan Pusdiklat Migas dianggap menghadapi berbagai ancaman dan memiliki kelemahan internal itu sendiri.
Kondisi ancaman adalah hal yang terkadang selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk
kontroversi atauout of stream(melawan arus).
6. Rancangan Strategi Devensif Dari hasil perhitungan terhadap SWOT kearsipan beraada pada posisi kuadran IV, maka strategi yang mendukung adalah dengan strategi defensif yaitu dengan mengurangi kelemahan dan menghindari ancaman.
Untuk mengurangi kelemahan, maka dicari nilai skor negative yang paling tinggi pada identifikasi kelemahan kegiatan keaarsipan yang perlu mendapat perhatian adalah pernyataan pada point (5) yang menyatakan tentang sarana dan prasarana kearsipan masih kurang menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan yaitu dengan nilai scor -0,60 berdasarkan jawaban responden dengan pembobotan nilai 0,20 dari 9 pertanyaan, sedangkan nilai skor negative yang paling tinggi pada identifikasi kemungkinan ancaman terhadap kegiatan kearsipan adalah pernyataan pada point (2) yang menyatakan bahwa kaderisasi tenaga fungsional arsiparis perlu dilakukan sedini mungkin, sehingga kegiatan pengelolaan kearsipan akan lebih kondusif yaitu dengan nilai scor -1,23 dengan pembobotan nilai 0,35 dari 3 pertanyaan.
Pada permasalahan sarana dan prasarana kearsipan yang masih kurang menunjang bahwa sebagian besar administrator atau sekretaris terkendala pada keberadaan sarana dan prasarana kearsipan, sedangkan sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI nomor 020 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara pada Bab II, bahwa komponen pengelolaan Unit Kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara, unit kearsipan harus mempunyai komponen yang meliputi : Sistem Pengelolaan Arsip,
Sumber Daya Manusia, Pendanaan Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan, dan dalam pengelolaan arsip inaktif, unit kearsipan bertanggung jawab menyediakan prasarana dan sarana berdasarkan standard prasarana dan sarana kearsipan yang telah ditetapkan, meliputi :
a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari : ruang transit arsip, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang restorasi, dan ruang pelayanan .
b. Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan sosial) ;
c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file, roll o’pack); dan
d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar berkas, daftar isi berkas).
Oleh karena itu dalam rangka optimalisasi pengelolaan kearsipan untuk penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas, diperlukan langkah-langkah yang konkret terkait dengan penyediaan sarana dan prasarana kearsipan sehingga kelemahan ini akan menjadi kekuatan pada kegiatan kearsipan dimasa mendatang, antara lain : 1. Mengalokasikan anggaran kegiatan
kearsipan yang meliputi pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan serta pengembangan SDM kearsipan secara rutin pada tiap-tiap tahun dengan cara menggali input dari masing-masing bidang/bagian terhadap kebutuhan sarana dan fasilitas yang dibutuhkan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.
2. Dalam rangka penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna dan memenuhi pelayanan kearsipan yang cepat, lengkap dan akurat, perlu segera diadakan software dan hardware arsip
elektronik beserta sarana dan perlengkapannya.
3. Melakukan evaluasi setiap triwulan terhadap efektifitas pemanfaatan sarana dan fasilitas kearsipan yang dilakukan oleh manajemen melalui eselon IV, arsiparis, dan sekretaris atau administrator pada masing-masing bidang/ bagian.
4. Dalam rangka tertib administrasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana kearsipan, perlu dibentuk sistem pengendalian internal yang melibatkan pejabat fungsional arsiparis terkait sarana dan prasarana kearsipan sehingga rangkaian kegiatan kearsipan dapat dimonitor dan dilaporkan secara periodik.
Pada permasalahan kaderisasi Sumber Daya Manusia fungsional arsiparis yang perlu dilakukan sedini mungkin untuk mengantisipasi kekosongan tenaga fungsional arsiparis yang saat ini memiliki 5 (lima) tenaga fungsional arsiparis, sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Kepala ANRI nomor 020 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara pada Bab II bahwa Sumber Daya Manusia Kearsipan Unit kearsipan harus didukung oleh sumber daya manusia kearsipan yang melakukan pengelolaan unit kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan dan Arsiparis. Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip-arsip aktif.
Sedangkan Arsiparis unit kearsipan mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pengelolaan arsip mulai dari penilaian arsip, pendataan, pengolahan,
penataan, pemeliharaan, pelayanan, pembuatan SOP, pembinaan, pengawasan, dan evaluasi.
Oleh karena itu dalam rangka menunjang optimalisasi pengelolaan kearsipan untuk penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas, perlu dilakukan langkah konkret untuk menghindari ancaman kekosongan tenaga fungsional arsiparis melalui rencana strategi devensif, antara lain :
a. Sub Bagian Kepegawaian melakukan analisis beban kerja secara periodik terutama untuk kegiatan administrasi sehingga dapat diperoleh kebutuhan pegawai fungsional arsiparis untuk menangani arsip, terutama arsip in aktif dan arsip vital karena untuk arsip aktif akan otomatis ditangani oleh administrasi masing-masing.
b. Sub Bagian Kepegawaian perlu memberikan saran tertulis yang bersifat mandatory ke seluruh pegawai yang sudah pernah mengikuti diklat penciptaan arsiparis agar segera membuat surat permohonan menjadi arsiparis dan Daftar Usul Penilaian Angka Kredit, sehingga kader tenaga arsiparis dapat terisi sesuai kebutuhan. Dengan melakukan strategi devensif tersebut diharapkan pada penelitian minimal lima tahun kedepan dengan identifikasi yang sama akan menghasilkan matrik space yang berbeda pada posisi kuadran yang lebih baik. Dan semua ini sangat tergantung pada komitmen manajemen dan konsistensi pengelola kearsipan itu sendiri.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Sesuai dengan amanat UU nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis di Pusdiklat Migas maka diperlukan optimalisasi pula terhadap sumber daya yang dimiliki terutama faktor SDM dan sarana serta fasilitas. Melalui penelitian yang dilakukan dengan analisis SWOT diharapkan akan dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Dari perhitungan diperoleh hasil penelitian dengan titik perpotongan berada pada posisi kelemahan yaitu titik X = -0,15 dan posisi ancaman yaitu titik Y = -0,30. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi kegiatan pengelolaan kearsipan berada pada kuadran IV, dimana untuk mengoptimalkan kegiatan tersebut diperlukan strategi divensi (bertahan) yaitu dengan strategi mengurangi kelemahan dan menghindari ancaman.
Adapun yang perlu memperoleh perhatian pada posisi kelemahan dan ancaman adalah sebagai berikut :
1. Pada posisi kelemahan yang paling tinggi nilainya dan perlu mendapat perhatian adalah tentang sarana dan prasarana kearsipan yang masih kurang menunjang pada kegiatan kearsipan dengan nilai scor -0,60 dari 9 point pernyataan lainnya.
2. Pada posisi ancaman yang paling tinggi nilainya dan perlu mendapatkan perhatian adalah tentang kaderisasi tenaga fungsional arsiparis yang perlu dilakukan sedini mungkin memperoleh nilai scor -1,23 dari 3 point pernyataan lainnya.
Dari kesimpulan berdasarkan hasil penelitian dan perhitungan dengan menggunakan analisis SWOT tersebut, maka tim peneliti kearsipan ini menyampaikan beberapa saran yang merupakan tindak lanjut langkah konkret sebagai upaya mencapai optimalisasi pengelolaan kearsipan dalam penyelamatan arsip yaitu sebagai berikut : a. Mengalokasikan anggaran kegiatan
kearsipan yang meliputi pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan serta pengembangan SDM kearsipan secara rutin pada tiap-tiap tahun dengan cara menggali input dari masing-masing bidang/bagian terhadap kebutuhan sarana dan fasilitas yang dibutuhkan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.
b. Dalam rangka penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna dan memenuhi pelayanan kearsipan yang cepat, lengkap dan akurat, perlu segera diadakan software dan hardware arsip elektronik beserta sarana dan perlengkapannya.
c. Melakukan evaluasi setiap triwulan terhadap efektifitas pemanfaatan sarana dan fasilitas kearsipan yang dilakukan oleh manajemen melalui pejabat eselon
IV, arsiparis, dan sekretaris atau administrator pada masing-masing bidang/ bagian.
d. Dalam rangka tertib administrasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana kearsipan, perlu dibentuk sistem pengendalian internal yang melibatkan pejabat fungsional arsiparis terkait sarana dan prasarana kearsipan sehingga rangkaian kegiatan kearsipan dapat dimonitor dan dilaporkan secara periodik.
e. Sub Bagian Kepegawaian melakukan analisis beban kerja secara periodik terutama untuk kegiatan administrasi kearsipan sehingga dapat diperoleh kebutuhan pegawai fungsional arsiparis untuk menangani arsip, terutama arsip in aktif dan arsip vital karena untuk arsip aktif akan otomatis ditangani oleh administrasi masing-masing.
f. Sub Bagian Kepegawaian segera membuat nota dinas mandatory ke seluruh pegawai yang sudah pernah mengikuti diklat penciptaan arsiparis agar segera membuat surat permohonan menjadi arsiparis dan Daftar Usul Penilaian Angka Kredit, sehingga kader tenaga arsiparis akan dapat diperoleh sesuai kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Kepala ANRI nomor 020 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara
Manurung, AE., Drs, MPd., 2011/2012, Bahan Ajar “Metoda Riset” : PTK Akamigas
L. Riyatno, Drs, 2011/2012, Bahan Ajar “Strategi Pemasaran” : PTK Akamigas ;Suharsini, http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT, 2014, “Analisis SWOT”
