BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS
2.1Kerangka Konseptual
Dalam proyek akhir ini efektivitas dari metodologi pemecahan masalah akan
dikaji melalui perbandingan beberapa parameter masukan dan keluaran secara
konsisten. Parameter masukan yang dipilih adalah:
• Waktu yang dibutuhkan dalam proses pemecahan masalah
• SDM yang diperlukan dalam proses tersebut
Parameter keluaran yang akan digunakan diambil dari buku Manajemen Kinerja
(Wibisono, 2006) mengenai Variabel Kinerja Operasi. Parameter yang dipilih
diambil dari Tabel 6.10 yaitu: • Biaya operasional • Jumlah proses inefisien/non‐value added activities yang dieliminasi • PPM atau defect rate • Sisa limbah dan scrap
Keenam variabel atau kriteria yang akan digunakan untuk melakukan analisis
dan memperbandingkan efektivitas metodologi yang digunakan dalam
pemecahan masalah atau penyempurnaan proses di PT XYZ di atas telah
didiskusikan dan disetujui oleh pihak yang berkepentingan di PT XYZ yaitu LSC Officer dan LSC Deputy Officer sebagai pejabat yang bertanggung jawab atas inisiatif perbaikan proses.
Kerangka konseptual yang dibentuk dalam menuntun pengkajian efektivitas
metodologi pemecahan masalah ini digambarkan pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Kerangka Konseptual Dalam proyek akhir ini dua parameter masukan dan empat parameter keluaran
di atas akan diperbandingkan antara kedua metodologi yang digunakan dalam
menyelesaikan masalah dirty / contamination paint.
2.2Analisis Situasi
Untuk melihat efektivitas dari suatu metofologi pemecahan masalah, maka harus ditetapkan kondisi actual/awal (baseline) dari faktor‐faktor yang akan dikaji
sesuai kerangka konseptual di atas sebelum diadakan proses pemecahan
Problem: Dirty / Paint Contamination Troubleshooting methodology Time Human Resources
Root cause and
countermeasures
Ops cost reduction
Eliminated NVA
Defect rate reduction
Scrap/waste reduction INPUTS OUTPUTS Compare between both methodologies Baseline: •Operational cost •NVAs •Defect rate •Scrap/waste Problem: Dirty / Paint Contamination Troubleshooting methodology Time Human Resources
Root cause and
countermeasures
Ops cost reduction
Eliminated NVA
Defect rate reduction
Scrap/waste reduction INPUTS OUTPUTS Compare between both methodologies Baseline: •Operational cost •NVAs •Defect rate •Scrap/waste
masalah/perbaikan proses. Tujuan akhir dari digunakannya suatu metodologi
pemecahan masalah adalah ditemukannya perbaikan proses yang merubah
keadaan awal. Untuk keperluan pembuatan proyek akhir, dengan tujuan
menunjukkan perbaikan yang dicapai dari empat variabel yang dikaji sambil
tetap menjaga kerahasiaan data PT XYZ, maka digunakan index untuk variabel
kondisi awal yang berhubungan dengan biaya. Perbaikan yang dicapai akan
ditunjukkan berupa persentase dari penurunan index tersebut. Keempat faktor keluaran baseline yang dikaji adalah sebagai berikut:
• Biaya operasional (operational cost). Untuk keperluan proses produksi dan
ruang lingkup proyek akhir ini, maka biaya operasional akan dibatasi pada
biaya produk dan overhead serta biaya yang timbul akibat proses produksi itu sendiri. Biaya operasional yang akan dikaji meliputi:
• Biaya produk satuan dari suatu benda produksi (product unit cost), di PT
XYZ terdiri dari beberapa komponen biaya:
o Biaya material langsung (cost of direct material) meliputi :
Biaya dari benda yang akan diproses spray painting
Biaya dari paint yang digunakan
Biaya dari material atau bahan pendukung lainnya seperti pelarut (solvent)
o Biaya tenaga kerja (cost of labour) yang dihitung dari jumlah jam
(flowchart hours
Æ
FCH) yang diperlukan untuk menyelesaikansatu produk jadi. Data FCH didapat dari time study yang dilakukan
bagian industrial engineering dan dituangkan dalam flowchart yang
dikembangkan untuk tiap produk jadi. Tiap bagian produksi di PT
XYZ memiliki standar nilai angka yang berbeda untuk
pekerjaannya. Untuk proses yang lebih tergantung dari mesin, angka ini merupakan machine rate. Untuk perhitungan biaya tenaga
kerja didapat dari FCH dikalikan dengan manufacturing/machine
rate
o Biaya yang dicadangkan untuk pembelian material (material
acquisition overhead), merupakan persentase dari biaya material
langsung; dihitung untuk mengakomodasi jika ada kenaikan harga
barang yang berbeda dengan harga saat dilakukan proses
penghitungan biaya awal
o Biaya yang dicadangkan untuk pengadaan barang (finished good
add‐on), juga merupakan persentase dari biaya material langsung;
dihitung untuk mengakomodasi biaya premium yang dikenakan
pada harga beli oleh pemasok untuk pembelian di bawah jumlah
order minimum (minimum order quantity), atau quota produksi
hanya di bawah 20,000pcs
Untuk melihat penurunan product unit cost yang dihasilkan maka akan
digunakan index. Biaya satuan produk spray painting dibagi dua
yakni produk dengan proses pad printing dan spray painting dianggap
sebesar 100/1000pcs produk, serta produk dengan proses spray painting saja (yang lebih mahal) dianggap sebesar 124.59/1000pcs produk.
• Biaya yang timbul karena proses produksi itu sendiri. Dari kondisi yang
telah diterangkan di bab sebelumnya, didalam proses spray painting
terdapat komponen kegiatan produksi dan biaya yang tidak memberikan nilai tambah bagi customer atau proses berikutnya. Operasi pembersihan tidak memberikan nilai tambah karena seperti juga sudah diuraikan di
keuntungan lebih atau merasakan perbedaan signifikan apakah part yang
diterima sudah melewati proses pembersihan atau memang dari sejak
awal sudah bersih dan tidak perlu dibersihkan.
Berdasarkan kriteria ini, maka proses pembersihan dianggap sebagai
kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah.
Biaya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan PT XYZ akibat proses
pembersihan bisa dihitung dengan menghitung komponen produksi yang diperlukan untuk proses tersebut yaitu:
• Biaya tenaga kerja. Proses pembersihan dilakukan oleh operator di
jalur produksi spray painting. Biaya tenaga kerja dapat didapat dengan memperhitungkan angka‐angka berikut:
o Standar manufacturing overhead rate untuk proses spray
painting di PT XYZ, dituangkan dalam besaran nilai mata uang/ jam/1000pcs produk
o FCH dari flowchart yang dibuat bagian engineering,
menunjukkan waktu yang diperlukan untuk proses
pembersihan, satuannya adalah jam/1000 pcs produk Proses pembersihan memerlukan biaya tenaga kerja sebesar:
Manufacturing overhead rate (US$/jam/1000pcs) x FCH
(jam/1000pcs)
• Biaya material pendukung yang digunakan untuk proses
pembersihan berupa toluene dan ethyl alcohol. Data dari flowchart
menunjukkan jumlah toluene dan ethyl alcohol yang digunakan
untuk membersihkan 1000pcs produk sebanyak:
o Toluene : 100ml/1000pcs produk
Dengan harga solvent yang digunakan, maka proses pembersihan memerlukan biaya material dari toluene dan ethyl alcohol yang digunakan sebesar:
Jumlah kebutuhan solvent (ml/1000pcs) x harga solvent
(US$/ml)
Dengan memperhitungkan rata‐rata biaya satuan produk proses spray painting di PT XYZ, total biaya material solvent dan tenaga kerja akibat proses pembersihan di atas mencapai 3.64% dari biaya satuan produk
dengan dekorasi pad printing dan spray painting, dan mencapai 2.92
% biaya satuan produk dengan dekorasi spray painting saja.
Berdasarkan data dari bagian master planning yang membuat perkiraan
jadwal dan beban produksi selama setahun sesuai peramalan dari
induk perusahaan, diperkirakan jumlah produk spray painting yang
harus diproduksi selama tahun 2006 adalah sebanyak 47,000,000pcs. Dengan defect rate 248,447ppm, bisa diasumsikan produk yang harus
dibersihkan selama tahun 2006 adalah sebanyak 248,447ppm x
47,000,000pcs = 11,677,009pcs.
Jika diasumsikan proporsi produk dengan dekorasi pad printing dan
spray painting dibanding produk dengan dekorasi spray painting saja
adalah 50:50, maka biaya yang harus dikeluarkan untuk proses
pembersihan selama tahun 2006 (dengan biaya satuan produk sebesar
100/1000pcs untuk produk pad printing dan spray painting dan
• Pad printing + spray painting: 100/1000pcs x 3.64% x 50% x 11,677,009pcs = 21225.19/tahun • Spray painting saja: 124.59/1000pcs x 2.92% x 50% x 11,677,009pcs = 21225.19/tahun Angka biaya tambahan untuk kedua jenis produk sama karena kebutuhan tenaga kerja dan material yang sama untuk proses tambahan. Total biaya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan PT XYZ di tahun 2006 adalah 42450.37/tahun.
• Biaya overhead. Selain biaya akibat kegiatan yang tidak memberi nilai tambah yang ditimbulkan di atas, proses pembersihan juga menyebabkan
adanya biaya tambahan yang tidak dimasukan dalam biaya produk
satuan, tetapi oleh PT XYZ dimasukkan ke biaya overhead seperti:
• Biaya perlengkapan yang digunakan untuk pembersihan
berupa kapas/ kain. Konsumsi harian proses spray painting di PT XYZ sekitar 15kg/hari, dan dimasukkan ke biaya overhead PT XYZ
• Biaya untuk pembuangan kapas/kain yang telah digunakan
untuk pembersihan dengan toluene/ethyl alcohol yang
dikategorikan sebagai limbah B3 ke PPLI, dengan standar biaya
untuk membuang limbah B3 kapas/kain sebesar US$60/150kg.
Biaya ke PPLI ini juga masuk ke overhead PT XYZ
• Kegiatan yang tidak memberi nilai tambah (non‐value added activities). Jeffrey
Liker dalam bukunya The Toyota Way, hal 28 dan 280 menyatakan bahwa
waktu tunggu, atau kegiatan mengambil alat. Dalam proses spray painting,
proses pembersihan merupakan kegiatan yang tidak memberi nilai tambah
yang tidak diperlukan, tetapi lebih merupakan akibat dari ketidak‐
sempurnaan dari proses sebelumnya yang menyebabkan cacat produk
dirty/contamination. Karena ketidak‐sempurnaan proses ini maka terjadi
kegiatan yang tidak memberi nilai tambah sebesar 1.25jam/1000 unit produk sesuai engineering flowchart
• Angka produk cacat (defect rate). Berdasarkan catatan QC, defect rate di bagian
spray painting pada week‐ending 11 Maret 2006 mencapai angka 568,323ppm
dengan setengahnya (248,447ppm) adalah cacat akibat dirty/contamination
• Limbah atau scrap. Limbah yang dihasilkan oleh proses pembersihan di spray
painting merupakan kapas atau kain yang dikategorikan limbah B3 atau
bahan beracun dan berbahaya (hazardous waste), sehingga memerlukan biaya
lagi untuk membuangnya ke PPLI. Di tahun 2005, PT XYZ mengeluarkan
biaya US$12,600 untuk membuang limbah B3 berupa kapas/kain yang sudah terkontaminasi pelarut dari proses pembersihan melewati PPLI. 2.3Akar Masalah Dari fakta di lapangan bisa dikaji beberapa hal:
• Defect rate sebesar 568,323ppm dan khususnya defect rate akibat produk cacat yang disebabkan dirty/contamination sebesar 248,447ppm pada akhir
minggu (week‐ending) 11 Maret 2006 sebenarnya merupakan angka yang
endemis dan telah berlangsung lama, seperti ditunjukkan pada catatan QC pada Tabel 2.1.
• Angka rata‐rata defect rate mingguan sebesar 532,577ppm harus
diturunkan. Fakta ini menunjukkan bahwa kemampuan proses spray
painting di PT XYZ untuk memproduksi barang bagus (non‐defective
parts) sebenarnya hanya sekitar 46.74% tanpa ada proses tambahan, atau
dengan perkataan lain 53.26% produk yang dihasilkan tanpa proses
tambahan adalah produk cacat
Tabel 2.1 Rekapitulasi DefectRate Januari-Maret 2006
Week Ending Total Defect (PPM) Dirty/Contamination Defect (PPM) January 7, 2006 451,639 218,579 January 14, 2006 468,543 201,987 January 21, 2006 544,708 247,214 January 28, 2006 540,186 261,562 February 4, 2006 522,990 256,301 February 11, 2006 557,417 270,506 February 18, 2006 593,120 280,000 February 25, 2006 580,992 268,595 March 4, 2006 497,851 207,500 March 11, 2006 568,323 248,447 Average 532,577 246,069
• Biaya akibat kegiatan yang tidak memberi nilai tambah yang timbul
sebesar 2.92 ‐ 3.64% dari biaya satuan produk, biaya overhead dari
pembelian kapas dan kain serta biaya untuk pembuangan limbah B3
menyebabkan PT XYZ tidak kompetitif. Sebagai bagian divisi operasional dari induk perusahaan di Amerika, maka PT XYZ merupakan cost center,
dan dievaluasi berdasarkan kemampuan untuk mengontrol biaya
untuk meningkatkan daya saing adalah adalah dengan mentargetkan biaya serendah‐rendahnya (cost leadership). PT XYZ tidak mentargetkan untuk untuk mendapatkan profit setinggi‐tingginya, melainkan menekan segala biaya yang timbul akibat kegiatan operasional dan biaya produk (material/tenaga kerja).
• Depertemen Engineering di PT XYZ memiliki beban kerja yang cukup
tinggi, dengan jumlah produk baru sebanyak 254 produk baru di tahun
2006 dan waktu pengembangan produk yang singkat yaitu rata‐rata 90
hari. Waktu ini diukur dari sejak paket awal pengembangan produk
(development start package Æ DSP) diterima dari bagian desain di induk
perusahaan sampai jadwal mulai produksi masal (production start Æ PS)
Untuk mendapatkan pengurangan biaya dan mempertimbangkan beban kerja
tersebut di atas, dibutuhkan suatu metodologi pemecahan masalah yang efektif
dan efisien dari segi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Dua buah
metodologi pemecahan masalah yang sudah digunakan di PT XYZ adalah:
• Metodologi Six Sigma menggunakan pendekatan DMAIC
• Metodologi Differential Diagnosis (DD) yang diperkenalkan Dr. Shrinivas Gondhalekar (Dr. G) dari Kaizen Institute
Kedua metodologi ini digunakan secara terpisah di PT XYZ karena metode
aplikasi dan operasional yang berbeda. Bab berikut akan membahas dan
membandingkan perbedaan serta efektivitas dari keduanya.
