PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK BERBASIS MICROSOFT ACCESS 2010 PADA UNIT TATA USAHA (TU)
DINAS PENDIDIKAN KAYU AGUNG KABUPATEN OKI
LAPORAN AKHIR
Disusun untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
Disusun oleh:
Fatimah 0614 3060 0466
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA PALEMBANG
v
Motto dan Persembahan
“dan berikanlah berita gembira kepada orang-orang yang sabar, (yaitu) orang-orang yang ketika ditimpa musibah mereka mengucapkan Sesungguhnya kita semua milik Allah, dan Sungguh kepadaNya lah kita kembali.” (QS.al -baqarah;155-156)
“Bermimpilah seakan-akan kau akan hidup selamanya. Hiduplah seakan-akan kau akan mati hari ini.” (James Dean).
“Kejarlah mimpimu seperti Burung yang terbang mengitari awan senja.”(penulis)
Ku persembahkan kepada:
Ibunda dan Ayahandaku tercinta Saudaraku tersayang
Dosen pembimbingku Wahyu Ari Setyono
vi
KATA PEGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang. Alhamdulillah dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan puji dan syukur kehadiraat Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir yang berjudul “Perancangan Sistem Kearsipan Berbasis Microsoft Access 2010 pada Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupaten OKI” dengan tepat pada waktunya. Penulisan laporan ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya program studi Administrasi Bisnis pada Politeknik Negeri Sriwijaya.
Laporan ini dibuat dengan maksud untuk memberikan informasi mengenai sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh Unit Tata Usaha Dinas Pendidikan Kayu Agung dan tata cara pembuatan sistem kearsipan elektronik. Penulis menyadari bahwa masih kurangnya pengetahuan, kemampuan, dan pemahaman yang penulis miliki dalam pembuatan Laporan Akhir ini sehingga masih banyak terdapat kekurangan didalam laporan ini, untuk itu penulis berharap para pembaca dapat memakluminya.
Akhir kata dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga
laporan ini dapat diterima dan bermanfaat bagi semua pihak. Semoga bantuan yang penulis terima mendapat balasan dari Allah SWT dan senantiasa melimpahkan taufik dan hidayah-Nya pada kita semua, Amin.
Palembang
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Pada kesempatan ini pula, penulis dengan kerendahan hati menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini, yaitu:
1. Bapak Dr. Ing. Ahmad Taqwa, M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya.
2. Bapak A. Jalaludin Sayuti, SE., MHum., Res.M., selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
3. Bapak Divianto SE., MM., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
4. Ibu Mariskha Z, S.E., M.M., selaku Dosen Pembimbing I yang telah membimbing dan mengarahkan dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini. 5. Bapak M. Yusuf, S.E., M.si., Ph.D., selaku Dosen Pembimbing I yang telah membimbing dan mengarahkan dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini.
6. Bapak H. Masherdata Musa’i, S.H., M.Si., Selaku Kepala Dinas
Pendidikan Kayu Agung yang telah banyak membantu penulis sehingga
dapat melaksanakan penelitian pada Dinas Pendidikan Kayu Agung. 7. Bapak Mahmud, S.Sos., yang telah banyak membantu dan memberikan
dorongan pada saat melalukan penelitian
8. Ibu Hj. Letty Utami, S.S., yang telah banyak memberikan pengetahuan dan membantu penulis melakukan penelitian.
9. Seluruh staf dan karyawan Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupaten OKI
10. Kedua Orang tua tercinta yang telah memberikan kasih sayang serta dukungan moril dan materil, serta doa demi kesuksesan penulis.
11. Saudara terkasih yang telah memberikan semangat dan motivasi dalam menyelesikan laporan ini.
viii
13. Semua pihak yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah berperan dalam penyelesaian Laporan Akhir ini.
Semoga Allah SWT memberikan balasan atas semua bantuan yang telah diberikan. Dengan ini penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan serta dukungannya, akhir kata penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat kesalahan dalam penulisan. Penulis berharap semoga laporan yang dibuat dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Palembang, Juli 2017
ix ABSTRAK
Judul Laporan Akhir ini adalah “Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Microsoft Access 2010 pada Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan
Kayu Agung, Kabupaten OKI”. Tujuan dari pembuatan laporan ini ialah untuk
mengetahui sistem kearsipan yang digunakan dan untuk merancang sistem kearsipan elektronik berbasis Microsoft Access 2010 dengan tujuan agar dapat membantu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan waktu yang lebih cepat. Data yang laporan akhir ini dikumpulkan melalui observasi, wawancara dan beberapa literature yang berhubungan dengan studi tentang arsip dan Microsoft Access 2010 untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Kesimpulan dari penulisan laporan ini adalah dengan adanya sistem kearsipan elektronik dapat membantu petugas Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan Kayu Agung untuk melakukan meringankan pekerjaannya agar lebih cepat menemukan arsip, serta dapat menghemat ruang penyimpanan, waktu, dan biaya yang digunakan untuk penyimpanan arsip. Dengan demikian, apabila petugas unit tata usaha belum memahami pembuatan sistem kearsipan elektronik, maka penulis menyarankan agar petugas Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupaten OKI dapat diberikan pelatihan untuk memahami perancangan sistem kearsipan elektronik tersebut.
x ABSTRACT
The title of this Final Report is "Designing Electronic Filing System Based on Microsoft Access 2010 at Administrative Unit of Dinas Pendidikan Kayu Agung, Regional OKI". The purpose of this report is to find out the archive system used and to design an electronic archiving system based on Microsoft Access 2010 with the aim of helping to rediscovery of required archives in a faster time. The data that this final report collected through observation, interviews and some literature related to the study of archives and Microsoft Access 2010 to get better results. The conclusion of this report is that electronic filing system can help Officer of Administration Unit of Dinas Pendidikan Kayu Agung to ease its work to find files faster, and can save storage space, time, and cost for archive storage. Thus, if the administrative unit officer has not understood the making of electronic filing system, the writer suggested that the officer of Administration Unit of Kayu Agung Education Office, Regional OKI can be given training to understand the design of electronic filing system.
xi DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
KATA PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ... iii
HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
ABSTRAK ... vi
ABSTRACK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
UCAPAN TERIMA KASIH ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Tujuan dan Manfaat ... 3
1.4.1 Tujuan Penelitian ... 4
1.4.2 Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian ... 4
1.5.2 Jenis Dan Sumber Data ... 5
1.5.3 Metode Penelitian ... 5
1.5.4 Analis Data ... 6
Bab II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip ... 7
2.2 Fungsi dan Arti Penting Arsip ... 7
2.2.1 Fungsi Kearsipan ... 7
2.2.2 Arti Penting Arsip ... 8
2.3 Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip ... 8
2.4 Jenis-jenis Arsip ... 9
2.5 Pengertian Arsip Elektronik ... 10
2.6 Manfaat dan Kemudahan Arsip Elektronik ... 10
2.6.1 Manfaat Arsip Elektronik ... 10
xii
2.7 Pengertian Microsoft Access ... 13
2.8 Kelebihan Microsoft Access ... 13
Bab III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 16
3.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 17
3.2.1 Visi Perusahaan ... 17
3.2.2 Misi Perusahaan ... 17
3.3 Tujuan dan Sasaran ... 17
3.3.1 Tujuan ... 17
3.3.2 Sasaran ... 17
3.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 18
3.5 Tugas-tugas Setiap Bagian ... 20
3.6 Data yang dibutuhkan dalam Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik ... 26
3.7 Aplikasi Microsoft Access ... 27
Bab IV PEMBAHASAN 4.1 Sistem Kearsipan yang digunakan ... 28
4.1.1 Sistem Penyimpanan Arsip yang digunakan pada Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupaten OKI ... 28
4.1.2 Sistem Buku Agenda ... 29
4.1.3 Hambatan pada Sistem Kearsipan yang digunakan ... 32
4.2 Perancangan sistem kearsipan elektronik berbasis Microsoft Access 2010 ... 33
Bab V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 41
5.2 Saran ... 42
LAMPIRAN
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ... 28
Gambar 4.1 Rak Penyimpanan Arsip ... 28
Gambar 4.2 Buku Agenda Surat Masuk ... 29
Gambar 4.3 Buku Agenda Surat Keluar ... 30
Gambar 4.4 Uji Coba Pencarian Arsip ... 31
Gambar 4.5 Arsip yang Berdebu dan Lembab ... 32
xiv
DAFTAR TABEl
Halaman
xv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Rekomendasi Ujian Laporan Akhir (LA)
Lampiran 2 Surat Permohonan Pengantar Pengambilan Data
Lampiran 3 Surat Pengantar Pengambilan Data Laporan Akhir dari Politeknik Negeri Sriwijaya
Lampiran 4 Surat Balasan Dari Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupataen OKI
Lampiran 5 Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lampiran 6 Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Lampiran 7 Kartu Konsultasi Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lampiran 8 Kartu Konsultasi Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Lampiran 9 Kartu Kunjungan Mahasiswa ke Dinas Pendidikan Kayu Agung,
Kabupaten OKI
Lampiran 10 Daftar Hasil Wawancara Dengan Petugas Unit Tata Usaha (TU) Dinas Pendidikan Kayu Agung, Kabupaten OKI
Lampiran 11 Surat Masuk Lampiran 12 Surat Keluar
