37
ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1 Metode Analisis dan Perancangan
Dalam perancangan data warehouse ada dua pendekatan metode analisis yang digunakan yaitu Top Down dan Bottom Up.
Metode pertama yaitu Top Down dimulai dengan membangun data model yang terdiri dari beberapa entity tingkat tinggi dan relationship yang kemudian diaplikasikan untuk mengidentifikasikan entity tingkat yang lebih rendah. Metode Top Down digambarkan menggunakan konsep ER (Entity Relationship Model), dimulai dengan identifikasi entity dan relationship diantara entity-entity yang ada, yang berhubungan dengan organisasi.
Metode kedua, Bottom Up dimulai dari level fundamental dari atribut (yaitu properti, entity dan relationship). Metode ini cocok digunakan untuk desain database sederhana dengan atribut yang relatif sedikit. Oleh karena itu metode ini lebih sulit diterapkan pada desain database yang kompleks dengan atribut yang sangat banyak karena perancang akan kesulitan dalam membangun semua fungsi yang ada diantara atribut-atribut.
Dalam analisis kebutuhan data warehouse pada perusahaan Teh Tong Tji, digunakan metode Top Down, karena database pada perusahaan Teh Tong Tji tergolong kompleks dengan jumlah atribut yang banyak sehingga lebih cocok dengan menggunakan metode Top Down.
3.2 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Perusahaan Teh Wangi Dua Burung didirikan pada tahun 1938, dengan mengambil lokasi di daerah Tegal, Jawa Tengah. Perusahaan ini menghasilkan barang konsumsi berupa teh, dan sebagai pencetus berdirinya perusahaan ini adalah Tan See Giam. Pertama menggunakan merek Tong Tji dengan menggunakan huruf Cina, serta logo yang digunakan berupa dua ekor burung yang saling berhadapan.
Pemilihan nama “Tong Tji” atau dalam bahasa aslinya “Tung Tje” yang artinya sahabat sejati, disebabkan karena kebiasaan di daerah Tegal dulu bahwa teh merupakan sarana di dalam persahabatan. Di samping itu pemilihan logo yang berupa gambar dua burung itu menunjukkan ketulusan persahabatan yang baik dan erat.
Pada awal berdirinya Perusahaan Teh Wangi Dua Burung merupakan bentuk perusahaan rumah tangga (perseorangan) dan hanya dikerjakan oleh anggota keluarga sendiri. Pada waktu itu alat-alat yang dipergunakan masih tradisional seperti kukusan, untuk membakar masih menggunakan arang. Di samping itu, pendistribusiannya hanya pada daerah Tegal dan dijual di tokonya sendiri.
Pada awal tahun 1960-an, perusahaan ini sudah tidak lagi dipimpin oleh Tan See Giam, akan tetapi usahanya telah diturunkan kepada putrinya yang merupakan generasi kedua dari Tan See Giam. Usahanya tersebut dijalankan bersama dengan suaminya walaupun pertumbuhan dan perkembangan masih lamban, karena masih menggunakan teknologi yang masih tradisional.
Mulai tahun 1970, secara yuridis formal usahanya menjadi perusahaan yang berbadan hukum dengan nama perusahaan yaitu, “ Perusahaan Teh Wangi Dua Burung “, dengan menggunakan branch image Tong Tji. Pada tahun 1970-an perusaha1970-an ini mulai dikemb1970-angk1970-an deng1970-an kemampu1970-an m1970-anajemen y1970-ang cukup bagus. Hal ini terbukti dengan ditambahnya sarana dan prasarana pemasaran perusahaan, yaitu aktivitas pemasaran dengan menggunakan beberapa mobil, perluasan daerah pasar sasaran (target market area), yang meliputi daerah Semarang, Magelang dan Solo serta beberapa daerah di wilayah Pantai Utara.
Pada era dasawarsa ketiga, yaitu tahun 1980-an, perusahaan Teh Wangi Dua Burung ini sudah dikelola oleh generasi ketiga dari generasi sebelumnya, maka perusahaan ini mengalami kemajuan yang semakin pesat. Hal ini terbukti dengan usahanya yang telah dikembangkan dengan skala yang lebih besar, baik dari segi produknya yaitu adanya perluasan item dan produksinya yang terus meningkat dengan teknologi yang modern maupun adanya penambahan investasi sehingga modal kerja perusahaan ini menjadi lebih bagus, serta memperluas daerah pasar sasaran (target market area) yaitu wilayah Solo dan sekitarnya.
Kemudian pada era dasawarsa keempat, yaitu pada tahun 1990-an, perusahaan Teh Wangi Dua Burung sudah dikelola secara lebih profesional, sehingga manajemen perusahaan ini menjadi lebih solid. Hal ini terbukti dengan adanya jangkauan pemasaran yang lebih luas dan bahkan berkembang sampai ke wilayah Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Bandung, dan Surabaya.
Sampai sekarang ini perusahaan Teh Wangi Dua Burung tetap bagus kinerjanya dan pemasaran perusahaan tersebut kini cenderung mengarah pada ekspor ke luar negeri terutama ke Australia dan Singapura.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan agar dapat menjalankan fungsinya dan berjalan dengan lancar harus mempunyai susunan organisasi yang jelas, sehingga tidak terjadi kesalah pahaman dalam melaksanakan pekerjaan atau pemberian tugas dan perintah yang tidak sesuai dengan prosedur dan fungsinya.
Struktur organisasi perusahaan Teh Tong Tji dapat digambarkan sebagai berikut :
3.4 Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian untuk perusahaan Teh Tong Tji akan dijelaskan dalam deskripsi jabatan (job description). Yang dimaksud deskripsi jabatan adalah uraian tertulis mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian beserta seksi-seksinya yang terdapat dalam struktur organisasi yang bersangkutan.
Pada skripsi kali ini, hanya akan dibahas sebatas ruang lingkup direktur dan perusahaan Teh Tong Tji perwakilan Tegal saja. Untuk jabatan dan wewenang perusahaan Teh Tong Tji pada kepala bagian produksi, kepala bagian akuntansi, kepala bagian umum, dan instansi yang terkait tidak akan dibahas karena berada di luar ruang lingkup pembahasan.
Deskripsi jabatan (job description) dari masing-masing bagian untuk Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut :
a. Direktur
• Menentukan sasaran dan tujuan perusahaan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
• Mengawasi seluruh kegiatan perusahaan • Menentukan kebijakan perusahaan. • Mengelola bisnis perusahaan
• Menilai kinerja dari setiap departemen. b. Pimpinan Perwakilan Tegal
• Pimpinan perwakilan Tegal ini bertanggung jawab secara langsung kepada pemimpin pusat.
• Tugas kepala bagian perusahaan Teh Tong Tji perwakilan Tegal adalah :
1. Membuat target dan rencana penjualan.
2. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional pemasaran perwakilan Tegal.
c. Koordinator Driver
• Koordinator driver ini bertanggung jawab secara langsung kepada perwakilan Tegal.
• Tugas koordinator driver adalah : 1. Membuat jadual keliling. 2. Mengatur pengemudi.
3. Bertanggung jawab terhadap kelayakan kendaraan, seperti surat-surat jalan, mesin-mesin, dan kir kendaraan.
d. Bagian Akuntansi
• Bagian akuntansi bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perwakilan Tegal.
• Tugas bagian akuntansi adalah : 1. Membuat laporan keuangan.
2. Membuat laporan persediaan barang.
• Bagian akuntansi terdiri dari dua bagian yaitu bagian gudang dan kasir, yang memiliki tugas masing-masing.
Tugas bagian gudang adalah : 1. Mengurusi gudang.
2. Membuat perencanaan pemesanan barang bersama dengan pimpinan.
3. Membuat laporan persediaan barang. Tugas bagian kasir adalah :
1. Mengurusi keuangan.
2. Membuat bukti kas masuk dan bukti kas keluar. 3. Menyusun laporan faktur.
e. Koordinator Penjualan
• Koordinator penjualan bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perwakilan Tegal.
• Tugas dari koordinator penjualan adalah :
1. Membuat peta penjualan dan perencanaan penjualan.
2. Mengatur dan mengurusi kegiatan promosi, distribusi dan program lain yang menunjang kegiatan pemasaran.
• Bagian koordinator penjualan terdiri dari sales promotion girl (SPG), merchandise (MD), dan salesman.
Tugas sales promotion girl (SPG) dan merchandise (MD) adalah : 1. Membuat laporan pada koordinator penjualan.
2. Mengontrol persediaan barang.
3. Menata barang pada stand supermarket. 4. Menangani order.
5. Menagih piutang pada langganan. 6. Melakukan negosiasi.
Tugas salesman adalah :
1. Membuat laporan koordinator penjualan. 2. Memasarkan produk.
3.5 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan Teh Tong Tji adalah meningkatkan distribusi dan kualitas pelayanan kepada customer. Melalui distribusi dan kualitas pelayanan yang baik maka diharapkan para pelanggan dapat memperoleh kepuasan yang optimal. Dengan adanya kepuasan dari pelanggan maka diharapkan akan meningkatkan penjualan dari perusahaan.
Sedangkan misi dari Perusahaan Teh Tong Tji adalah meningkatkan penjualan ke retail kecil sampai kepada tingkat kelurahan.
3.6 Fungsi Bisnis dan Subyek Data
Fungsi bisnis merupakan sekelompok aktifitas yang bersama-sama dilakukan untuk mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan. Ada kalanya fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan ke dalam area-area tertentu serta dilakukan terus menerus secara berkesinambungan.
Fungsi bisnis yang didapatkan pada perusahan Teh Tong Tji dapat dilihat di bawah ini :
Fungsi Bisnis Sales Order
Permintaan barang ke pusat Penerimaan barang dari pusat
Penjualan harian Penugasan salesman Pembelian barang dari pusat
Retur barang ke pusat Retur barang dari customer
Pembayaran ke pusat Pembayaran dari customer
Setoran uang tunai Delivery Order Absensi karyawan
Pembayaran gaji
Penagihan piutang terhadap customer Pengawasan mutu perusahaan
Subyek data merupakan sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang dibutuhkan di dalam sebuah sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subyek data yang terdapat di Perusahaan Teh Tong Tji tertera pada tabel berikut ini :
No. Subyek Data Keterangan
1. Produk Produk atau barang yang diproduksi oleh perusahaan
2. Karyawan Karyawan dari perusahaan Teh Tong Tji 3. Customer Pelanggan perusahaan Teh Tong Tji 4. Pusat Tempat pembuatan produk
5. Gudang Tempat penyimpanan produk yang dikirimkan dari pabrik untuk akhirnya dipasarkan
6. Persediaan Menyimpan record penyediaan barang 7. Penjualan Menyimpan record penjualan
8. Pembelian Menyimpan record pembelian
9. Keuangan Menyimpan record keuangan perusahaan Tabel 3.2 Subyek Data Perusahaan Teh Tong Tji
3.7 Analisis Matriks
3.7.1 Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data
Tabel ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dengan subyek data yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Subjek Data
Unit Organisasi
Produk Karyawan Customer Pusat Gudang Persediaan Penjualan Pembelian Keuangan
Direktur X X X X X Pimpinan Perwakilan Tegal X X X X Koordinator Driver X X Gudang X X X X X X Kasir X X X X X X X X SPG dan MD X X X X X Salesman X X X X X
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
3.7.2 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Tabel ini menunjukkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang bertanggung jawab untuk menanganinya.
Unit Organisasi
Fungsi Bisnis
Direktur Pimpinan perwakilan Tegal Koordinator driver Gudang Kasir SPG dan MD Salesman
Sales Order RA
EW
RA EW Permintaan barang ke pusat I RE
AW Penerimaan barang dari pusat I RE
AW Delivery Order RA EW I I Penjualan harian RA EW Penugasan salesman RA EW RA EW
Pembelian barang dari pusat RA
EW
Retur barang ke pusat RE
AW
Retur barang dari customer I RA
EW
RA EW
Pembayaran ke pusat I RA
EW
Pembayaran dari customer I RA
EW
RA EW
Setoran uang tunai I RA
EW RA EW Absensi karyawan RA EW Pembayaran gaji RA EW RA EW I Penagihan piutang terhadap
customer
RA EW EW
Pengawasan mutu perusahaan RA EW
RA EW
Berdasarkan tabel matriks diatas ada beberapa istilah yang akan dijelaskan, yaitu sebagai berikut :
R (Direct Management Responsibility) : menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis.
A (Executive or Policy Making Authority) : menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I (Involved In the Function) : menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis, namun tidak bertanggung jawab dan tidak berhak ataupun berkuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.
E (Technical Expertise) : menunjukkan unit organisasi yang keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis.
W (Actual Execution of the Work) : menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
3.7.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Tabel ini menunjukkan hubungan antara subjek data dengan fungsi bisnis di perusahaan.
Subjek data
Fungsi Bisnis Produk Karyawan Customer Pusat Gudang Persediaan Penjualan Pembelian Keuangan
Sales Order R CR UD R R Permintaan barang ke pusat R CR UD R R R Penerimaan barang dari pusat CR UD RU RU CR UD Delivery Order R CR UD Penjualan harian R Penugasan salesman R Pembelian barang dari pusat R Retur barang ke pusat RU RU D RU RU Retur barang dari
customer R RU RU Pembayaran ke pusat CR UD R R Pembayaran dari customer R CR U
Setoran uang tunai CR R R
Absensi karyawan CR U Pembayaran gaji CR U Penagihan piutang terhadap customer CR UD R R Pengawasan mutu perusahaan R R R R R
Berdasarkan tabel matriks diatas ada beberapa istilah yang akan dijelaskan, yaitu sebagai berikut :
C(Create) : menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis
R (Read) : menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis.
U(Update) : menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis.
D (Delete) : menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.8 Observasi Sistem Penjualan
Adapun prosedur-prosedur penjualan yang dilakukan pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut :
3.8.1 Prosedur Penjualan Barang
Pada Perusahaan Teh Tong Tji, prosedur penjualan barang kepada customer dilakukan dengan cara membelinya melalui salesman. Sehingga customer tidak secara langsung membeli barang ke kantor. Pertama kali salesman akan mengambil barang-barang yang banyak dibeli oleh customer di daerah pemasaran masing-masing salesman. Setelah itu salesman akan mengambil barang-barang yang tersedia di gudang dan menyiapkan barang-barang tersebut. Pihak gudang kemudian membuat laporan pengeluaran barang. Setelah selesai membuat laporan
pengeluaran barang, pihak gudang memeriksa apakah barang-barang yang telah diambil telah sesuai dengan permintaan salesman.
Apabila barang-barang yang telah diambil tersebut telah sesuai, maka pihak gudang akan melakukan input ke delivery order sebanyak tiga rangkap dimana lembar pertama diserahkan kepada kasir, lembar kedua diserahkan kepada salesman, dan lembar ketiga akan disimpan oleh pihak gudang. Setelah itu, barang-barang tersebut akan dibawa oleh para salesman dan salesman akan berkeliling sesuai dengan daerah pemasaran masing-masing yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Salesman yang telah membawa barang-barang tersebut kemudian memasarkan barang-barang tersebut, dan apabila ada customer yang ingin memesan barang, salesman akan mengecek apakah barang tersebut tersedia di mobil. Apabila barang yang dipesan oleh customer tersebut tersedia, maka salesman akan mencatat pesanan tersebut dan membuat sales order.
Jenis pembayaran yang dapat dilakukan oleh customer adalah pembayaran tunai dan pembayaran kredit. Pembayaran tunai adalah pembayaran yang dilakukan langsung oleh customer kepada salesman pada saat barang yang telah diinginkan oleh customer telah tersedia dan
customer melakukan pembelian. Sedangkan pembayaran secara kredit
adalah customer tidak secara langsung membayar kepada salesman tersebut, namun pembayaran dilakukan pada suatu waktu tertentu. Pembayaran secara kredit yang disediakan oleh Perusahaan Teh Tong Tji adalah pembayaran kredit selama seratus hari. Apabila customer yang
melakukan pembayaran secara kredit telah jatuh tempo maka salesman akan menagih pembayaran tersebut.
Apabila customer melakukan pembayaran tunai maka sales akan menulis di dalam sales order jumlah pembayaran tunai yang telah dibayar. Tetapi apabila customer melakukan pembayaran secara kredit maka sales akan menulis sales order bahwa pembayaran yang dilakukan oleh customer adalah pembayaran secara kredit. Kemudian salesman akan memberikan satu rangkap sales order yang telah ditulis tersebut kepada customer yang bersangkutan. Apabila customer melakukan pembayaran secara tunai, maka salesman akan menerima pembayaran tunai tersebut dan customer akan diberikan sales order rangkap pertama, sedangkan apabila customer melakukan pembayaran secara kredit maka customer akan diberikan sales order rangkap kedua.
Setelah salesman selesai dalam memasarkan barang kepada
customer, sales order rangkap tiga dan rangkap empat diberikan kepada
bagian kasir. Sales order yang telah dibuat oleh salesman akan dikumpulkan dan diberikan kepada kasir untuk dicek dan dimasukkan ke dalam database perusahaan.
Kasir akan membagi pemesanan tersebut menjadi pemesanan dengan pembayaran secara tunai dan pembayaran secara kredit. Kemudian salesman membuat laporan sales mengenai barang-barang apa saja yang terjual dan jumlah pembayaran yang terjadi. Dimana laporan tersebut akan diserahkan kepada bagian kasir agar bagian kasir dapat
membuat laporan penjualan harian dan juga memperbaharui data piutang perusahaan.
Salesman telah diberi target oleh perusahaan mengenai jumlah produk yang harus dipasarkan dan salesman juga diharapkan dapat menganalisis produk-produk apa saja yang banyak dipesan oleh customer di daerah pemasaran mereka masing-masing sehingga akan memudahkan di dalam penyediaan barang (stok) dan mempermudah pihak eksekutif dalam menentukan strategi pemasaran yang baik.
3.8.2 Prosedur Pengembalian Barang
Prosedur pengembalian barang yang terjadi pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah apabila customer melakukan retur penjualan, customer dapat menelepon ke kantor agar bagian kasir dapat mencatat barang-barang apa saja yang ingin di retur oleh customer. Setelah itu bagian kasir akan membuat surat retur penjualan sebanyak tiga rangkap, yaitu :
1. Surat retur penjualan lembar pertama akan disimpan sendiri oleh bagian kasir.
2. Surat retur penjualan lembar kedua akan diserahkan kepada bagian salesman.
3. Surat retur penjualan lembar ketiga akan diserahkan kepada bagian gudang.
Setelah retur tersebut selesai dibuat oleh bagian kasir, retur tersebut akan diserahkan kepada salesman dan bagian gudang. Bagian
gudang akan memberikan barang yang diinginkan oleh customer kepada salesman.
Setelah itu salesman akan membawa barang tersebut kepada konsumen dan membawa barang yang telah di retur costumer kepada bagian gudang.
Bagian gudang menghitung dan memeriksa produk yang diretur tersebut, memperbaharui data persediaan produk dan mengecek apakah produk yang dikembalikan masih baik atau tidak.
3.8.3 Prosedur Penagihan Piutang
Prosedur penagihan piutang pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah bagian penjualan (dalam hal ini adalah salesman) akan menagih piutang pada customer yang bersangkutan saat mendekati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Bagian kasir membuat surat bukti penerimaan faktur penagihan dimana surat bukti penerimaan faktur penagihan tersebut harus dibawa setiap hari oleh salesman dimana surat tersebut digunakan salesman untuk mengetahui customer mana saja yang pembayarannya telah mencapai jatuh tempo. Surat bukti penerimaan faktur penagihan tersebut di-update oleh bagian kasir setiap hari. Setelah customer melakukan pembayaran, salesman akan mencatat jumlah pembayaran piutang tersebut pada surat bukti penerimaan faktur penagihan, yang kemudian surat tersebut diserahkan kepada bagian kasir agar bagian kasir dapat meng-update data pembayaran piutang customer tersebut.
3.9 Analisis dan Matriks SWOT 3.9.1 Analisis SWOT
SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) pada Perusahaan Teh Tong Tji dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Strength
• Saluran distribusi produk yang baik • Keragaman produk yang cukup banyak
• Penggunaan bahan alami pada produk-produk Perusahaan Teh Tong Tji
2. Weakness
• Kemasan yang kurang rapi
• Tidak ada promosi pada media iklan
• Belum tersedianya aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik
3. Opportunity
• Mengembangkan pasar perusahaan di daerah-daerah sekitar Jawa Timur
• Adanya dukungan informasi yang canggih
4. Threat
• Persaingan harga dari para kompetitor perusahaan. • Penjiplakan produk oleh para kompetitor lainnya.
3.9.2 Matriks SWOT
Analisis SWOT diatas dapat digambarkan melalui matriks SWOT sebagai berikut :
Strength
- Saluran distribusi produk yang baik
- Keragaman produk yang cukup banyak
- Penggunaan bahan alami pada produk-produk Perusahaan Teh Tong Tji
Weakness
- Kemasan yang kurang rapi
- Tidak adanya promosi di media iklan
- Belum tersedianya aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik
Opportunity
- Mengembangkan pasar perusahaan di daerah-daerah sekitar Jawa Timur - Adanya dukungan teknologi informasi yang semakin canggih
- Menyediakan teknologi informasi yang dapat menganalisis produk-produk yang dapat dimasukkan kedalam wilayah distribusi di daerah sekitar Jawa Timur.
- Dengan adanya saluran distribusi yang baik, maka tidak akan sulit untuk mengembangkan pasar perusahaan.
- Dengan adanya teknologi informasi yang semakin canggih maka perusahaan dapat meningkatkan kualitas kemasan produk agar lebih rapi.
- Dengan adanya dukungan teknologi informasi yang canggih maka dapat dirancang sebuah aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik.
Threat
- Persaingan harga dari para kompetitor perusahaan - Penjiplakan produk oleh kompetitor lainnya
- Menambah jenis produk baru yang memiliki ciri khas yang tidak dapat ditiru oleh kompetitor lain. - Meningkatkan kualitas produk sehingga walaupun terjadi persaingan harga, perusahaan memiliki keunggulan tersendiri.
- Melakukan promosi di media iklan terutama apabila ada produk baru.
3.10 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Analisis Critical Success Factor dibutuhkan dalam menentukan tingkat kemajuan suatu perusahaan. Critical Success Factor pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut :
• Produk yang dihasilkan oleh Perusahaan Teh Tong Tji berkualitas baik Produk yang dihasilkan berkualitas baik karena bahan bakunya berasal dari bahan-bahan alami.
• Perusahaan Teh Tong Tji memiliki saluran distribusi yang baik
Perusahaan Teh Tong Tji memiliki saluran distribusi yang baik, sehingga produk-produk yang dipesan oleh konsumen dapat sampai ke tangan konsumen dengan cepat dan tepat waktu.
• Perusahaan Teh Tong Tji memiliki keragaman produk yang cukup banyak
Dengan adanya keragaman produk pada perusahaan Teh Tong Tji, maka konsumen dapat menikmati produk perusahaan menurut selera masing-masing.
3.11 Analisis Database
Berdasarkan hasil survei, maka didapatkan database dari perusahaan Teh Tong Tji, yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
Nama tabel : Area
Primary Key : KdArea
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdArea Char 10 Kode area
Area Varchar 20 Nama area
Tabel 3.7 Tabel Area Nama tabel : Barang
Primary Key : KdBarang
Nama field Tipe Ukuran Keterangan KdBarang Char 10 Kode barang NamaBarang Varchar 20 Nama barang KdJenisBarang Char 10 Kode jenis barang Harga Decimal 9 Harga barang
KdSatuan Char 10 Kode Satuan
Nama Tabel : Satuan Primary Key : KdSatuan
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
KdSatuan Char 10 Kode Satuan
Satuan Varchar 20 Nama Satuan
Tabel 3.9 Tabel Satuan Nama tabel : JenisBarang
Primary Key : KdJenisBarang
Nama field Tipe Ukuran Keterangan KdJenisBarang Char 10 Kode jenis barang
JenisBarang Varchar 20 Nama jenis barang Tabel 3.10 Tabel Jenis Barang
Nama tabel : Salesman Primary Key : KdSalesman
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdSalesman Char 10 Kode salesman
NamaSalesman Varchar 20 Nama salesman AlamatSalesman Varchar 30 Alamat salesman TelpSalesman Varchar 10 Telepon salesman
Nama tabel : Customer Primary Key : KdCustomer
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdCustomer Char 10 Kode customer
NamaCustomer Varchar 20 Nama customer AlamatCustomer Varchar 30 Alamat customer TelpCustomer Varchar 10 Telepon salesman KdArea Char 10 Kode area customer
Tabel 3.12 Tabel Customer Nama tabel : JenisPembayaran
Primary key : KdJenisPembayaran
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdJenisPembayaran Char 10 Kode jenis pembayaran JenisPembayaran Varchar 10 Nama jenis pembayaran
Tabel 3.13 Tabel Jenis Pembayaran Nama tabel : DeliveryOrderHeader
Primary key : NoDeliveryOrder
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
NoDeliveryOrder Char 10 No delivery order
KdSalesman Char 10 Kode salesman
TglPengiriman Datetime 8 Tanggal pengiriman barang Tabel 3.14 Tabel DeliveryOrderHeader
Nama tabel : DeliveryOrderDetail Primary key : KdDO
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdDO Char 10 Kode DO (auto increment) NoDeliveryOrder Char 10 No delivery order
KdSalesman Char 10 Kode salesman
KdBarang Char 10 Kode barang
Qty Decimal 9 Jumlah barang yang dikirim Tabel 3.15 Tabel DeliveryOrderDetail
Nama tabel : SalesOrderHeader Primary key : NoSalesOrder
Nama field Tipe Ukuran Keterangan NoSalesOrder Char 10 No sales order
TglPemesanan Datetime 8 Tanggal pemesanan barang
KdCustomer Char 10 Kode customer
KdSalesman Char 10 Kode salesman
KdJenisPembayaran Char 10 Kode jenis pembayaran TglJatuhTempo Datetime 8 Tanggal jatuh tempo StatusPembayaran Varchar 10 Status pembayaran
Nama tabel : SalesOrderDetail Primary key : KdSO
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdSO Char 10 Kode SO (auto increment) NoSalesOrder Char 10 No sales order
KdCustomer Char 10 Kode customer
KdSalesman Char 10 Kode salesman
KdBarang Char 10 Kode barang
Qty Decimal 9 Jumlah barang yang dipesan Tabel 3.17 Tabel SalesOrderDetail
Nama tabel : ReturHeader Primary key : NoRetur
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
NoRetur Char 10 No transaksi retur barang
KdSalesman Char 10 Kode salesman
KdCustomer Char 10 Kode customer
Tgl Datetime 8 Tanggal retur barang Tabel 3.18 Tabel ReturHeader
Nama tabel : ReturDetail Primary key : KdRetur
Nama field Tipe Ukuran Keterangan
KdRetur Char 10 Kode retur (auto increment) NoRetur Char 10 No transaksi retur barang
KdBarang Char 10 Kode barang
Qty Decimal 9 Jumlah barang yang diretur Tabel 3.19 Tabel ReturDetail
Dibawah ini juga akan digambarkan Entity Relationship Diagram (ERD) dari database Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu :
3.12 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, data dan informasi yang dilakukan dalam kegiatan operasional penjualan pada Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu :
1. Mengetahui harga jual barang yang dibeli oleh customer. 2. Mengetahui banyaknya penjualan barang.
3. Mengetahui besarnya penjualan barang.
4. Mengetahui besarnya piutang apabila customer melakukan pembelian secara kredit.
5. Mengetahui jumlah barang yang diretur oleh costumer.
3.13 Masalah Yang Dihadapi
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang minuman teh, perusahaan perlu meningkatkan usahanya untuk menghadapai persaingan yang ketat. Namun di dalam meningkatkan usaha tersebut, terdapat beberapa masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka ada beberapa masalah yang dihadapi oleh Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu sebagai berikut :
a. Belum tersedianya alat bantu aplikasi yang dapat dengan cepat memberikan informasi dalam bentuk grafik, yang dapat membantu pihak eksekutif melihat dan menganalisis berdasarkan grafik yang ditampilkan tersebut.
b. Data yang ada tidak terintegrasi dengan baik, sehingga jika membutuhkan suatu data pada data historis akan memakan waktu yang lama.
c. Pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena belum tersedianya aplikasi yang dapat menyediakan dan
mengumpulkan data secara cepat dan akurat yang dapat mendukung pengambilan keputusan tersebut.
d. Kurang adanya pengaksesan data dan pengelolaan data yang optimal, padahal data-data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan analisa bisnis yang dapat membantu pihak eksekutif dalam menentukan strategi bisnis yang tepat untuk perusahaan.
3.14 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi oleh Perusahaan Teh Tong Tji, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah sebagai berikut :
a. Merancang sebuah data warehouse yang berisi data OLTP Perusahaan Teh Tong Tji. Dengan adanya data warehouse, pihak eksekutif dapat memperoleh data dan informasi secara cepat dan akurat.
b. Data warehouse dapat menyediakan data – data yang dibutuhkan dalam
jangka waktu tertentu yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan khususnya di bidang penjualan yang mencakup penjualan barang, piutang, dan retur.
c. Merancang sebuah aplikasi data warehouse dimana laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan ke dalam bentuk tabel dan grafik yang mudah untuk diakses dan digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan di perusahaan.
