BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1 Tentang PT. Dharma Dwitunggal Utama
3.1.1 Sejarah Organisasi
PT. Dharma Dwitunggal Utama adalah perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi, navigasi, dan solusi teknik informatika di Indonesia. Dengan pengalaman lebih dari 40 tahun di bidangnya, PT. Dharma Dwitunggal Utama telah membuktikan diri sebagai perusahaan yang telah maju dan dihormati oleh perusahaan lain di bidang yang digeluti.
PT. Dharma Dwitunggal Utama memberikan solusi inteligen dan unik untuk kebutuhan pelanggan; bahkan kadang-kadang melebihi dari apa yang diharapkan oleh pelanggan.
Dari awal berdirinya, PT. Dharma Dwitunggal telah memposisikan sebagai perusahaan yang menawarkan sistem solusi, yang berarti PT. Dharma Dwitunggal Utama tidak hanya menjual produk-produk namun juga mengintegrasikannya sebagai produk ke dalam sebuah sistem yang menyediakan sebuah solusi yang efektif terhadap kebutuhan pelanggan yang unik.
Relasi jangka panjang, kepuasan pelanggan dan pelayanan yang memuaskan adalah tiga pilar utama yang menjadi filosofi PT. Dharma Dwitunggal Utama dalam menjalankan bisnisnya.
PT. Dharma Dwitunggal Utama didirikan pada tahun 1965 sebagai supplier umum ke agen-agen pemerintahan dan perusahaan pribadi.
Pada awal tahun 1970-an sektor telekomunikasi di Indonesia berkembang dengan pesat sejalan dengan pertumbuhan perkembangan yang terjadi di Indonesia. Dalam melihat sedikitnya pemain dalam bidang ini, PT. Dharma Dwitunggal Utama melihat sebuah peluang yang terbuka dan mulai fokus dalam bisnis telekomunikasi, terutama dalam komunikasi radio. Oleh karena itu, PT. Dharma Dwitunggal Utama menjadi salah satu pelopor dan pemain kunci di dalam industri ini hingga saat ini. Untuk memperkuat bisnis ini, PT Dharma Dwitunggal Utama mengambil langkah yang lebih jauh dengan bekerja sama dengan manufaktur-manufaktur radio dan pelengkapan radio. Saat ini, PT. Dharma Dwitunggal Utama ditunjuk sebagai agen/distributor utama untuk Indonesia untuk perusahaan-perusahaan seperti TAIT Electronic Ltd, Q-MAC Electronic Pty. Ltd., SIGNEC Signaling Technology Pty. Ltd., SGC-USA, CLS-ARGOS, JOTRON Electronic As..
Pada tahun 1981, PT.Dharma Dwitunggal Utama mengambil langkah maju dengan mendirikan pabrik perakitan komunikasi radio, hal yang baru pertama kali dibawahi oleh perusahaan Indonesia, dengan nama INTRON. Dengan fasilitas ini PT Dharma Dwitunggal Utama dapat mempercepat pengiriman dan memperkuat posisi dalam bisnis telekomunikasi.
Tahun 1991, dengan berpandangan terhadap masa depan, PT. Dharma Dwitunggal Utama memperlancar organisasi dengan membentuk entiti bisnis yang saling melengkapi dan mendukung satu sama lain. Dharma Dwitunggal Utama Communication dan Dharma Dwitunggal Utama Service adalah unit bisnis pertama yang dibangun, Dharma Dwitunggal Utama Communication untuk menyediakan solusi telekomunikasi dan Dharma Dwitunggal Utama untuk
memperkuat filosofi dari kepuasan konsumen dan pelayanan yang memuaskan. Fasilitas Dharma Dwitunggal Utama Service meliputi workshop elektronik yang dipandu oleh ahli teknisi dan berfokus pada kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang memuaskan.
Pada tahun 2000, Dharma Dwitunggal Utama Communication memasuki era GPS. Tim GIS (Geeographic Information System) Dharma Dwitunggal Utama mengembangkan dan mengimplementasikan sistem lacak kendaraan (Vehicle Tracking System/AVLS) dan sistem monitor kendaraan (Vessel Monitoring System/VMS) untuk aplikasi angkatan laut.
Tahun 2003, unit bisnis Dharma Dwitunggal Utama Electronic Defense didirikan yang berfokus pada teknologi maju dan spesifik untuk aplikasi militer, seperti Encryptor, Frequency Hopping, Secure Communication System, Jammers and Radio Finders, dan sebagainya.
Pada tahun 2004, unit bisnis Dharma Dwitunggal Utama Technologies dengan fokus utama pada menyediakan solusi teknologi informasi. Terminologi seperti: Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Integrated Plantation Management, Integrated Building Management, Service and Maintenance Software, Spesific Tools for Business Analysis (Balance Scorecard, Business Intelligence) dan Enterprise Integrated Application adalah bagian dari aplikasi dan solusi yang disediakan Dharma Dwitunggal Utama Technologies.
Tahun 2006, bisnis Dharma Dwitunggal Utama Airport didirikan dengan fokus menyediakan solusi airport, dengan berkisar dari ATS & Communication
Equipment, Baggage Handling System, Baggage Screening, Softwares Solution berkisar dari aplikasi kecil hingga Enterprise Solution.
Dengan keempat unit bisnis ini, telah membuat PT. Dharma Dwitunggal Utama sebagai salah satu dengan solusi lengkap di Indonesia.
3.1.2 Visi dan Misi Organisasi
Visi PT. Dharma Dwitunggal Utama adalah menjadi integrator yang berkelaskan dunia dalam komunikasi, navigasi, dan teknologi informasi dengan merancang sistem solusi yang terintegrasi.
Misi PT. Dharma Dwitunggal Utama adalah menyampaikan solusi sistem intelegensi dan efektif dalam komunikasi, navigasi, dan informasi teknologi yang melebihi dari yang diharapkan pelanggan.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Workshop
Administration & Finance
Data Comm Warehouse
HF & NAV. VHF / UHF ANTENNA General Affairs LOGISTIC Admistration Warehouse CHIEF ACCOUNTING IMPORT CASHIER BOOK-KEEPING Secretary & Administration Sales Engineers Sales Supervisors Radio Licences General Affairs
MARKETING DIRECTOR PERSONNEL DIRECTOR FINANCIAL DIRECTOR
S A L E S
PRESIDENT DIRECTOR
TECHNICAL DIRECTOR
3.1.4 Kegiatan Bisnis Utama
Kegiatan bisnis utama dari PT. Dharma Dwitunggal Utama: • Mendesign & engineering sistem atau aplikasi • Integrasi sistem
• Instalasi sistem
• Pembangungan menara antena
• Pemasangan peralatan penangkal petir • After sales service
• Servis dan perbaikan umum
• Manufaktur alat-alat telekomunikasi seperti radio, GIS, HT • Distributor komponen-komponen telekomunikasi
3.1.5 Tugas dan Wewenang
3.1.5.1 President Director
• Menetapkan kebijakan-kebijakan yang menentukan arah perkembangan perusahaan di masa yang akan datang.
• Membuat perencanaan dan mengambil keputusan strategis berdasarkan hasil analisis yang logis dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
• Mengendalikan dan mengawasi kemajuan kinerja perusahaan secara periodik.
3.1.5.2 Technical Director
• Menyediakan arah teknikal pada keputusan bisnis dan pelaksanaan projek khusus.
• Membantu usaha penjualan strategis dari perspektif teknikal. • Secara konsisten mengirimkan pelayanan kualitas tinggi pada klien. • Secara konsisten melakukan publikasi atau penerbitan pada jurnal
teknikal atau perdagangan.
3.1.5.3 Marketing Director
• Mengembangkan strategi pemasaran dan periklanan jangka pendek dan panjang.
• Mengembangkan rencana pemasaran tahunan dan anggaran, dan kemudian mengatur anggaran tersebut ke dalam basis bulanan.
• Mempertahankan semua literatur pemasaran kepada publik agar selalu up-to-date.
• Merencanakan dan mengatur sumber-sumber penjualan dan pemasaran menurut anggaran yang disetujui.
• Menjaga dan mengembangkan image dan reputasi perusahaan, dan melindungi dan mengembangkan merek perusahaan melalui aktivitas Public Relation.
3.1.5.4 Personnel Director
• Merencanakan, mengatur dan mengarahkan staf dan aktivitas divisi atau fungsi personnel utama seperti Employment Services, Employee Development dan Compensation and Benefit.
• Mengembangkan dan mengimplementasikan program, kebijakan dan prosedur dari divisi yang ditetapkan.
• Menulis dan mengarahkan persiapan laporan manajemen komprehensif.
• Mengawasi persiapan anggaran dan memonitor anggaran pengeluaran untuk efisiensi operasional.
3.1.5.5 Financial Director
• Mempersiapkan laporan keuangan bulanan dan menganalisis laporan keuangan bulanan.
• Menganalisis dan me-review perbedaaan secara bulanan dan secara quarter.
• Koordinator utama untuk audit eksternal dan review secara quarter. • Membantu dalam pelaksanaan proses anggaran.
• Mendukung persiapan dan revisi kebijakan keuangan, prosedur dan sistem laporan keuangan.
3.1.5.6 Technical Manager
• Menyediakan arah teknikal untuk pengembangan, desain dan integrasi sistem untuk perjanjian klien dari tahap definisi sampai implementasi.
• Menggunakan pengetahuan tren industri dan pengembangan untuk meningkatkan pelayanan pada klien.
• Meninjau pekerjaan tim pengembangan.
3.1.5.7 Workshop Administration and Finance
• Bertanggung jawab dalam perencanaan, manajemen dan kekeliruan sistem proses keputusan .
• Memastikan pengembangan, pengetesan, implementasi dan pemeliharaan sistem yang efektif dan efisien yang mendukung keputusan mengenai tuntutan pelanggan serta fungsi customer service.
3.1.5.8 Sales Engineer
• Merencanakan dan menjalankan usaha penjualan dan pemasaran. • Memperkenalkan atau mempromosikan produk industri ini.
• Mengimplementasikan rencana area pemasaran pada basis bulanan. • Membantu kebutuhan perusahaan dalam melakukan penilaian pada
• Membantu pengembangan area penjualan dan rencana pemasaran. Menbawa masukan dan ide baru pada aktivitas penjualan dan pemasaran.
3.1.5.9 Sales Supervisor
• Pencapaian penjualan dan pengembalian anggaran dengan memberikan target dan standar perusahaan.
• Secara sukses merencanakan dan mengontrol aktivitas promosi dan peluncuran produk baru.
• Mengembangkan standar customer service dan isu resolusi.
• Melaporkan tren penjualan, aktivitas pesaing dan meneliti bisnis baru.
3.1.5.10 Chief Accounting
• Merencanakan dan mengawasi pekerjaan daerah pembayaran (kasir dan book keeping) dan mengatasi komplain atau keluhan pelanggan. • Melatih, mengawasi dan mengkoordinasikan aktvitas accounting. • Menyiapkan laporan bulanan dan laporan-laporan lainnya yang
menunjukkan anggaran pengeluaran.
3.1.5.11 Sales
• Mencapai tujuan atau target penjualan yang telah ditentukan oleh manajemen.
• Mengembangkan kebutuhan berbasis konsumen untuk mempertemukan semua perkiraan penjualan dan anggaran.
• Menjaga kualitas dan level tinggi produk
• Secara mingguan melaporkan dan memperbaharui laporan penjualan
3.1.5.12 Logistic
• Mengarahkan dan mengkoordinasikan program aktivitas yang didesain untuk menyediakan manajemen dan konsumen dengan teknologi logistik yang memastikan dukungan yang efektif dan ekonomis untuk memproduksi atau pelayanan produk, sistem atau perlengkapan lain.
• Menganalisis spesifikasi konsumen, perubahan desain dan data lain untuk rencana dan pengembangan program aktivitas logistik untuk tahap konseptual melalui life cycle produk.
• Mengembangkan dan mengimplementasikan program aktivitas, mengkoordinasikan departemen produksi dan menyelesaikan masalah di area logistik untuk memastikan pertemuan beberapa komitmen
3.1.5.13 Secretary and Administration
• Mengatur semua pemasukan dan pengeluaran penggunaan telepon. • Mengetik dan menyiapkan koresponden, mengatur jadwal perjanjian
• Membuat penjadwalan untuk meeting atau pertemuan sesuai dengan yang diminta.
• Bertanggungjawab untuk menghubungi klien baru yang berpotensial, menyediakan jawaban untuk penyelidikan rutin.
• Menghasilkan laporan harian atau mingguan untuk semua kegiatan.
3.1.5.14 Cashier
• Menerima uang dari konsumen, mengeluarkan atau membayar uang dan mencatat transaksi moneter dalam pembangunan bisnis.
• Menerima tunai ataupun cek atau transaksi yang dibayarkan melalui kartu kredit.
• Menghitung uang untuk memverifikasi jumlah dan kuitansi untuk penerimaan dana.
3.1.5.15 Book Keeping
• Melakukan pemasukan data (data entry) untuk sistem penggajian. • Membantu dalam manajemen aliran uang tunai termasuk kontak
langsung dengan konsumen.
• Mengatur persediaan, termasuk perkiraan kebutuhan dan pembelian.
3.1.5.16 Import
• Bekerja dengan departemen keuangan untuk audit, dan produksi dokumen yang berhubungan.
• Membantu dalam menyediakan konsultasi strategis dan arahan dalam manajemen yang memiliki kegiatan import.
• Bertanggungjawab dalam pemasukan produk dari luar mulai dari pembelian, distribusi sampai produk itu sampai ke tujuan.
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada PT Dharma Dwitunggal Utama diawali dengan calon pelanggan terlebih dahulu membuat kesepakatan dengan PT Dharma Dwitunggal Utama dengan membuat suatu kontrak kerja (sales contract). Setelah itu pelanggan dapat memesan produk melalui pengisian form order. Kemudian staff sales menginput form order ke sales order. Lalu Staff Inventory memeriksa apakah barang yang dipesan tersedia. Apabila produk yang dipesan belum ada, maka Staff Inventory akan menghubungi bagian produksi untuk memproduksi produk yang dipesan. Apabila produk yang dipesan sudah ada, maka Staff Inventory akan menyerahkan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan mengeluarkan Delivery Order dan form order asli dari pelanggan untuk diserahkan ke bagian accounting. Bagian accounting akan mengecek kembali dan apabila semuanya sudah sesuai maka akan dikeluarkan invoice, yang berarti barang siap dikirim ke pelanggan. Bagian keuangan akan membuat laporan piutang pelanggan.
Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Penjualan Mulai Membuat surat kontrak Sales Contract Menerima pesanan Form Order Input ke Sales Order Sales Order Mengecek persediaan barang 1 A A Menghubungi bagian produksi 1 Menyerahkan ke bagian pengiriman Memproduksi barang 1 Menyiapkan barang Mengeluarkan Delivery Order Delivery Order Mengecek Delivery Order dan form Order
Mengeluarkan invoice Invoice Mengeluarkan surat jalan Surat Jalan Membuat laporan piutang Laporan piutang Selesai
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
3.3.1 Subyek Data
Yang dimaksud dengan subyek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber atau masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu.
Subyek Data Karyawan Produk Pemasok Pelanggan Pembelian Persediaan Penjualan Keuangan
Tabel 3.1 Subyek Data pada PT. Dharma Dwitunggal Utama
3.3.2 Fungsi Bisnis
Yang dimaksud dengan fungsi bisnis adalah kegiatan dari setiap bagian/divisi dalam sebuah perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kegiatan yang menjadi fungsi bisnis dari PT. Dharma Dwitunggal Utama.
Fungsi Bisnis
Analisis dan Perencanaan Strategis Pengawasan Perusahaan
Pengendalian SDM Pembayaran Gaji Pembuatan Laporan Pembelian
Pembuatan Laporan Penjualan Pembuatan Laporan Keuangan
Kontrol Persediaan Pemesanan Produk dari Pemasok Penerimaan Produk dari Pemasok
Retur Pembelian
Pembayaran Utang kepada Pemasok Penerimaan Pesanan Pelanggan Pengiriman Produk kepada Pelanggan
Retur Penjualan
Penagihan Piutang dari Pelanggan
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Dharma Dwitunggal Utama
3.3.3 Analisis Matriks
3.3.3.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Tabel berikut ini menunjukkan hubungan antara unit organisasi dan lokasinya, di mana lokasi terbagi menjadi dua bagian utama di Jakarta yaitu di Kebon Jeruk dan Daan Mogot.
Lokasi Unit Organisasi Kebon J e ro k Daan M ogot Presiden Direktur X Direktur Teknis X Manager Teknis X Bagian Gudang X Bagian Administrasi X Direktur Pemasaran X Bagian Pemasaran X X Direktur Personalia X Bagian Personalia X Direktur Keuangan X Bagian Keuangan X
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
3.3.3.2 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
Tabel berikut ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dengan subyek data yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Subyek Data Unit Organisasi Ka ry awan P roduk Pe ma so k P e langgan P e m belian P e rs ediaan P enjualan K euangan Presiden Direktur X X X X X Direktur Teknis X X X X Manager Teknis X X X X
Subyek Data Unit Organisasi Kary awan P roduk Pe ma so k P e langgan P e m belian P e rs ediaan P enjualan K euangan Bagian Gudang X X X X Bagian Administrasi X X X X X X Direktur Pemasaran X X X X X Bagian Pemasaran X X X Direktur Personalia X X X X Bagian Personalia X X X X Direktur Keuangan X X X X X X Bagian Keuangan X X X X X X
Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data (Lanjutan)
3.3.3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Tabel ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dalam menjalankan fungsi bisnis yang ada di dalam organisasi
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Unit Organisasi
Fungsi Bisnis Pres
iden Dir ek ti r Dir ek tu r T e k n is M anager T e k n is B agian G udang B agian A d m inis tr a s i D ir e k tu r Pe ma sa ra n B agian P e m a s a ran Dir ek tu r P e rs onalia B agian P e rs onalia Dir ek tu r K euangan B agian K euangan
Analisis dan Perencanaan Strategis
RA
EW EW EW EW EW
Pengawasan Perusahaan RA EW EW EW EW
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi (Lanjutan) Unit Organisasi
Fungsi Bisnis Pres
iden Dir ek ti r Dir ek tu r T e k n is M anager T e k n is B agian G udang B agian A d m inis tr a s i D ir e k tu r Pe ma sa ra n B agian P e m a s a ran Dir ek tu r P e rs onalia B agian P e rs onalia Dir ek tu r K euangan B agian K euangan Pembayaran Gaji I I RA EW Pembuatan Laporan Pembelian RA EW Pembuatan Laporan Penjualan RA EW Pembuatan Laporan Keuangan RA EW Kontrol Persediaan RA EW EW I
Pemesanan Produk dari Pemasok
RA
EW I
Penerimaan Produk dari Pemasok
RA
EW EW I
Retur Pembelian EW
Pembayaran Utang kepada
Pemasok RA EW
Penerimaan Pesanan
Pelanggan EW EW
Pengiriman Produk kepada
Pelanggan EW
Retur Penjualan EW EW
Penagihan Piutang dari
Keterangan:
R (Direct Management Responsibility): menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis.
A (Executive or Policy Making Authority): menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I (Involved in the Function): menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis, namun tidak bertanggung jawab dan tidak berhak ataupun berkuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.
E (Technical Expertise): menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis.
W (Actual Execution of the Work): menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Tabel ini memperlihatkan keterkaitan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkandung di dalamnya.
Subyek Data Fungsi Bisnis K a ry awan P roduk Pe ma so k P e langgan P e m belian P e rs ediaan P enjualan K euangan
Analisis dan Perencanaan Strategis R R R R
Pengawasan Perusahaan R R R R
Pengendalian SDM CR
UD
Subyek Data Fungsi Bisnis K a ry awan P roduk Pe ma so k P e langgan P e m belian P e rs ediaan P enjualan K euangan Pembayaran Gaji R CR UD
Pembuatan Laporan Pembelian R
Pembuatan Laporan Penjualan R
Pembuatan Laporan Keuangan R
Kontrol Persediaan CR
UD Pemesanan Produk dari Pemasok R CR
UD R
Penerimaan Produk dari Pemasok CR UD
CR
UD RU
Retur Pembelian R RU RU
Pembayaran Utang kepada
Pemasok R R
CR UD
Penerimaan Pesanan Pelanggan R CR
UD R
Pengiriman Produk kepada
Pelanggan R RU
CR UD
Retur Penjualan R RU RU
Penagihan Piutang dari Pelanggan R R CR
UD Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data (Lanjutan)
Keterangan
C (Create): menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis.
R (Read): menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis.
U (Update): menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis.
D (Delete): menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.3.4 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor (CSF) adalah faktor yang menentukan dan mempengaruhi kemampuan suatu perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasarannya dan membantu untuk mendefinisikan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan.
Setelah melakukan wawancara, diketahui bahwa PT Dharma Dwitunggal Utama menetapkan Critical Success Factor-nya yaitu nilai penjualan secara keseluruhan meningkat minimal 20% per tahun. Nilai penjualan yang dimaksud adalah nilai uang yang diterima bukan jumlah item yang dijual.
Untuk mencapai target yang ditentukan, terdapat beberapa cara yang dilakukan perusahaan antara lain :
• Peningkatan kinerja sistem internal perusahaan yaitu dengan memperbaharui sistem database (peralihan ke data warehouse) dan peningkatan mutu sumber daya manusia dengan memberikan pelatihan secara berkala.
• Melakukan inovasi nilai dengan memadukan inovasi dengan utilitas (manfaat), harga dan posisi biaya.
3.3.5 Teknologi Informasi Pada PT. Dharma Dwitunggal Utama
Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT Dharma Dwitunggal Utama telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang digunakan tersebut antara lain perangkat keras dan perangkat lunak.
3.3.5.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan PT Dharma Dwitunggal Utama adalah sebagai berikut:
1. PC (Personal Computer) sebagai server dan client 2. Printer
3. Modem, Router, Hub 4. Scanner
5. Fax Machine
3.3.5.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan pada PT Dharma Dwitunggal Utama adalah sebagai berikut:
1. Microsoft Office
2. Microsoft SQL Server 2000 Developer Edition 3. Enterprise Edition dan Microsoft Visual Basic 6.0 4. Operating System (OS) Windows XP Professional 5. Smart GL
3.4 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Untuk mengetahui kebutuhan akan data dan informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan pengumpulan data melalui wawancara.
Dari hasil wawancara diperoleh informasi, bahwa:
1. Pihak managemen membutuhkan data dan informasi mengenai penjualan barang yakni antara lain barang apa saja yang dijual, kapan dijual barang tersebut, di mana barang tersebut dijual, dan siapa yang menjual dan membelinya serta bagaimana pembayaran atas barang tersebut dilakukan.
2. Pihak managemen dalam menentukan penjualan barangnya, membutuhkan data dan informasi mengenai target penjualan, promosi, dan wilayah penjualannya.
3. Pihak managemen membutuhkan data dan informasi mengenai pengembalian barang dari customer (retur) mulai dari jumlah retur, barang yang diretur, dan tanggal pengembalian.
4. Pihak managemen membutuhkan data dan informasi mengenai piutang customer meliputi jumlah piutang, tanggal piutang, identitas customer.
3.5 Masalah yang Dihadapi
Selama ini PT Dharma Dwitunggal Utama telah menggunakan database untuk menyimpan dan mengelola data kegiatan operasionalnya. Namun hal itu dirasakan masih kurang memadai untuk mendukung proses analisis dan
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen atas, yakni direktur dan manajer umum perusahaan.
Adapun faktor-faktor penyebabnya adalah sebagai berikut:
1. Data perusahaan tidak terintegrasi karena database yang ada dipisahkan berdasarkan bulan terjadinya transaksi. Maksudnya, seluruh data transaksi perusahaan yang terjadi selama satu bulan disimpan dalam sebuah database khusus yang terpisah dari database yang memuat transaksi pada bulan-bulan lainnya.
2. Tidak semua data yang disimpan dalam database tersebut benar-benar dibutuhkan untuk proses analisis dan pengambilan keputusan.
3. Jumlah data transaksi yang dikumpulkan oleh perusahaan terus meningkat seiring dengan pertumbuhan perusahaan yang menyebabkan proses pengolahan data tersebut menjadi semakin sulit dan memerlukan waktu yang lama.
Faktor-faktor di atas kemudian memicu timbulnya beberapa masalah terutama di bidang penjualan yang merupakan fokus utama perusahaan. Adapun masalah-masalah tersebut meliputi sulitnya mendapatkan informasi penjualan yang bersifat historis, sulitnya mendapatkan jenis dan bentuk laporan penjualan yang diinginkan, serta waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi penjualan perusahaan cenderung lama. Pada akhirnya, semua hal tersebut akan mempengaruhi proses analisis dan pengambilan keputusan di bidang penjualan
oleh pihak manajemen atas. Data historis yang diperlukan oleh perusahaan antara lain adalah data penjualan, data piutang dan data retur.
3.6 Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil analisis mengenai data dan informasi yang dibutuhkan serta permasalahan yang dihadapi oleh PT Dharma Dwitunggal Utama, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah perancangan dan pengimplementasian suatu alat bantu aplikasi yang dapat mengelola data yang ada dengan lebih baik. Alat bantu aplikasi yang dimaksud di sini adalah sebuah aplikasi OLAP dan data warehouse penjualan yang didukung oleh database perusahaan itu sendiri.
Data warehouse tersebut akan menyimpan data dan informasi penjualan perusahaan dalam bentuk yang ringkas (summarized), terintegrasi, memuat data historis, dan tidak akan mengalami perubahan. OLAP dapat digunakan sebagai aplikasi sintesis, analisis, konsolidasi dinamis dari data multidemensi yang berukuran besar yang disimpan di dalam data warehouse Dengan demikian, aplikasi OLAP dan data warehouse tersebut mampu menyediakan laporan yang berisi informasi penjualan perusahaan dengan lebih cepat sesuai dengan kebutuhan pemakainya sehingga dapat mempermudah pihak manajemen atas dalam melakukan proses analisis dan pengambilan keputusan di bidang penjualan.
