40 BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN KHASANAH DATA
3.1 Metode Analisis dan Perancangan
Dalam melakukan analisis dan perancangan khasanah data, kita dapat menggunakan 2 metode. Kedua metode tersebut adalah metode bottom up dan metode top down.
Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada. Sifat data yang diperoleh adalah current data (data saat ini), sehingga analisis bottom up dapat digunakan sebagai prediksi masalah yang terjadi saat ini di perusahaan / organisasi.
Metode top down adalah suatu perencanaan strategi yang diharapkan dapat mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan sehingga mampu mendukung prediksi perusahaan di masa mendatang. Metode top down menganalisa organisasi / perusahaan secara keseluruhan dan menentukan sumber data yang dibutuhkan perusahaan.
Adapun metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan khasanah data adalah metode top down. Metode ini juga berkaitan dengan arsitektur khasanah data, dimana suatu khasanah data akan memiliki data yang berasal dari berbagai sumber yang nantinya akan dianalisa guna proses pengambilan keputusan.
41 PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing (MKM) adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembuatan komponen dan mesin untuk kendaraan Mitsubishi di Indonesia. PT MKM merupakan perusahaan joint venture (Penanaman Modal Asing / PMA) antara pihak Indonesia dengan pihak Jepang. Para pemegang saham PT MKM adalah:
1. Pihak Indonesia : PT Krama Yudha (18,2 %)
PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors (17,2%), 2. Pihak Jepang : Mitsubishi Motors Corporation (32,3%)
Mitsubishi Corporation (32,3 %)
PT MKM berdiri tanggal 3 Agustus 1973 dengan lokasi di Jalan Raya Bekasi Km.21, Jakarta Timur. Jumlah karyawan PT MKM saat ini berkisar 900 orang. Berikut adalah sejarah singkat PT MKM.
3 Agustus 1973 : berdiri PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and
Manufacturing (MKM)
1974 : didirikannya stamping factory (nantinya dikenal sebagai
MKM 1)
1975 : dimulainya produksi stamping parts
1982 : berdiri PT Colt Engine Manufacturing (CEM) 1984 : didirikannya engine factory untuk PT CEM 1985 : dimulainya assembly engine
1987 : dimulainya pembuatan / machining Rocker Cover, Inlet
Manifold, dan Exhaust Manifolt untuk 4G3 engine
1988 : merger dan akuisisi PT CEM oleh PT MKM (muncul
42 1990 : dimulainya machining Cylinder Block, Cylinder Head,
Crank Shaft, Connecting Rod, Cam Shaft dari 4G17
Engine
1991 : dimulainya machining Front Axle untuk Colt Diesel (FE) 1995 : Akuisisi 9% saham PT PAMINDO TIGA T. Perluasan
stamping A-factory dan dimulainya installment mesin
press berukuran besar
1996 : dimulainya assembly Steering Column untuk FUSO Truck,
Colt Diesel (FE) dan Passenger Car.
Perluasan stamping B-factory dan installment frame
assembly line.
Perluasan engine factory.
Akuisisi 99 % saham PT Krama Yudha Kesuma Motor (KKM) dari PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors (KTB) 1997 : Installment dari machining dan assembly line transmission baru untuk COLT L300 dan KUDA
1998 : dimulainya ekspor 3C machining parts (Cylinder Head,
Crank Shaft, Connecting Rod) dari 4G15 engine untuk
MMC Kyoto Plant.
1999 : awal produksi KUDA.
Dimulainya ekspor stamping parts KUDA ke Filipina
(MMPC)
2000 : dimulainya ekspor mesin dan transmission parts ke
43 Adapun visi perusahaan adalah menjadikan perusahaan yang mampu bertahan di tengah-tengah persaingan dunia di abad ke 21 yang memiliki kemampuan bersaing di bidang mutu, pembiayaan dan ketepatan pengiriman produk dengan landasan kegiatan yang berbasis pada jaminan keselamatan bagi pengguna dan pembuat produk serta berwawasan lingkungan hidup. Nilai dan budaya perusahaan yang dianut, bertumpu pada kekuatan fleksibilitas organisasi dan sistem perusahaan yang mampu dengan cepat mengadaptasi setiap perubahan baru yang terjadi, efisien dan efektif dalam penggunaan segala sumber daya yang dimiliki serta mampu menggalang kekuatan dari seluruh tingkat karyawan untuk berikhtiar mewujudkan sasaran perusahaan.
Misi yang ingin dicapai oleh PT MKM adalah:
¾ Mewujudkan perusahaan yang mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan
¾ Mewujudkan perusahaan yang mampu memberikan manfaat yang optimal bagi karyawan
¾ Mewujudkan perusahaan yang mampu memberikan keuntungan yang memadai bagi pemegang saham
¾ Mewujudkan perusahaan yang bertumpu pada ide perbaikan yang terus menerus
¾ Mewujudkan perusahaan yang bertumpu pada kecelakaan kerja nihil
¾ Mewujudkan perusahaan yang bertumpu pada keharmonisan lingkungan hidup
¾ Mewujudkan organisasi yang memiliki kompetensi SDM yang bertaraf dunia
44 Produk utama yang dihasilkan oleh PT MKM diantaranya:
¾ body parts dan chassis parts ¾ engine dan engine parts
¾ transmission dan transmission parts ¾ steering dan steering parts
¾ fuel tanks, exhaust pipe, muffler ¾ stamping dies, jigs
PT MKM juga mengekspor produknya ke: ¾ EML India (Colt Diesel Body Parts)
¾ MMC Jepang (4G1 Engine Parts dan Colt Diesel, Body Spare Parts) ¾ MMPC Filipina (Kuda body parts)
¾ ATC Filipina (L300 / KUDA Engine & Transmission Parts)
PT MKM terbagi menjadi 2 bagian yaitu MKM 1 (Stamping / Body Parts Plant) dan MKM 2 (Engine Plant). MKM 1 / Body Parts Manufacturing Plant memfokuskan diri pada pembuatan / manufaktur body parts dan komponen sub-assembled yang dapat diintegrasikan sebagai suatu high-grade automobile. MKM 2 / Engine Manufacturing Plant berfokus pada proses manufaktur komponen mesin (engine assembly), untuk kendaraan Mitsubishi dengan berbagai tipe mesin ( baik diesel maupun bensin).
Jenis kegiatan yang dilakukan di MKM 1 meliputi 3 hal:
45 Sub-assembled body parts yang terbuat dari metal sheets diproses mulai dari pemotongan (cutting), stamping, dan akhirnya welding programmed dengan sistem kontrol just in time.
2. Frames
Frames dimanufaktur oleh mesin semi otomatis dan perlengkapan untuk menjaga kestabilan kualitas produk dan meringankan beban berat pekerjaan karyawan. Contoh: piercing oleh robot laser, assembling, dan pengecatan.
3. Dies & Jigs Materials
Dies dan jigs dirancang dan dimanufaktur dengan sistem CAD-CAM dan mesin CNC yang akan menghasilkan dies dan jigs kualitas tinggi dengan waktu delivery yang pendek.
Jenis kegiatan yang dilakukan di MKM 2 meliputi 3 hal:
1. Machining
Proses machining komponen mesin utama (contoh: Cylinder Head, Crank Shaft dan Cam Shaft) dengan bahan baku alumunium housing parts (Contoh: Transmission Case) dengan menggunakan high precision machine yaitu CNC machine.
2. Assembly
Engine assembly diproses dalam jalur conveyor. Contoh: Engine Assy Line 1, Engine Assy Line 2, dan Transmission Assy Line. Pada setiap proses, juga disertai dengan inspeksi untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi selama proses berlangsung.
46 Merupakan suatu bentuk integrated quality assurance system atau sistem jaminan kualitas yang terintegrasi yang juga disertai dengan inspeksi dan tes yang teliti dan hati-hati pada setiap tahapan produk, mulai dari raw material inspection hingga performance test dari produk / komponen lengkap. Contoh: Parts Measurement, Engine Performance Test, dan Engine Endurance Test.
PT MKM mulai menerapkan sistem aplikasi SAP sejak tahun 2004 dan bekerja sama dengan PT BSI (Berlian Sistem Informasi), dimana PT BSI juga bekerja sama dengan IBM Business Consulting Indonesia sebagai main consultant. Namun, proses pengembangan / development sistem tersebut telah dilakukan sejak tahun 2003 (masa trial and error). BSI melakukan proses pelatihan (trainning) bagi karyawan yang berlangsung sekitar bulan Juli 2003 selama kurang lebih 3 bulan, dimana karyawan dilatih per modul di SAP sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan dan kebutuhan informasi karyawan tersebut.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing adalah sebagai berikut:
President Director Sr. Executive Advisor Vice Pres.Dir Vice Pres.Dir Vice Pres.Dir PROD.STAMPING Director Director Director Director Director HRD GEN. AFFAIRS Department Head PROD. ENGINE HR Development Security HR Development Compliance Management HR Management Payroll Public Relation Department Head Vice Department Head
(BOD Secretary)
General Affairs
Special Task Force
Office Administration
Welfare
Office Affairs
MARKETING Procurement
Sales & Import-Export
Procurement
Import-Export Departmen Head
Vice Department Head
Localization Process Department Head
Localization Process Localization Process
CONTROLLING Controlling
Cost Control & Billing
Finance Cost Controll & Billing
Controlling Accounting Department Head Stamping Production Press Welding Fact A Welding Fact B Departmen Head
Vice Department Head
Engine Production
Departmen Head Vice Department Head
Assembly Line
Machining Line
PROD. PLAN & CONTROLLING
Prod. Cont. Stamping
CKD Vendor & Plan Cont.
Packing & Parts Div Cont.
R/M, Stp Parts Cont. & Hdl
Prod. Cont. Engine
Eng & Mach Parts, Hdl, Pack & Del. Cont.
CKD Vendor & Plan Cont. Department Head
Vice Department Head
PROD. ENG. STAMPING
Stamping Maintenance
Stamping Prod. Engineering
Press Mtc./Stock Keeper
Welding Mtc./Power House Department Head
Vice Department Head
Welding Engineering Stamping Engineering Advisor Advisor QUALITY ENGINEERING Department Head Vice Department Head
Engine Quality Out-house In-house Stamping Quality Out-house In-house PROD. ENG. ENGINE
Engine Prod. Engineering
Maintenance Prod. Engineering Department Head M.I.V Dept. Head M.I.V M.I.V
48 3.3.1 Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang pada PT MKM dapat terlihat pada deskripsi pekerjaan masing-masing Departemen. (lihat Lampiran 2)
3.4 Subjek Data dan Fungsi Bisnis
Subjek data pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing merupakan kelompok sumber data, dapat terdiri dari orang atau barang bahkan hal yang nyata atau abstrak. Subjek data ini berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel 3.1 dapat dilihat subjek data yang dimiliki oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing
Tabel 3.1 Tabel Subjek Data NO SUBJEK DATA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Karyawan Persediaan Produk Keuangan Produksi Gudang Pembelian Vendor
Fungsi Bisnis pada PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing merupakan kelompok dari aktivitas perusahaan yang secara
49 bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri atas tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel 3.2 dapat dilihat fungsi bisnis yang dimiliki oleh PT. Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing
Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis
NO FUNGSI BISNIS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Recruitment Pengawasan Perusahaan
Pelatihan & Pengembangan Karyawan Evaluasi Karyawan
Pembayaran Biaya RT Perusahaan Penggajian Karyawan
Pengontrolan persediaan material Pembelian Material
Pengontrolan Produksi
Pengontrolan Kualitas Produksi Pengontrolan Sub Material Pengontrolan Mesin Pengontrolan Man Power Pengontrolan Biaya Produksi
Perencanaan Produk Baru / New Project Perencanaan Jumlah Produksi
Penjadwalan Produksi Pembuatan Produk
50 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Maintenance
Perencanaan Keuangan / Budgeting Lokalisasi Produk
Pengembangan Kualitas Produk
Analisa & Evaluasi Kegiatan Realisasi Produk Baru Evaluasi Total Pekerjaan
Penjualan Produk Analisa Profit & Loss
Pemesanan Material dari Pelanggan Pengiriman Produk
Klaim Penjualan
Perencanaan Persediaan Material
3.5 Analisis Matriks
3.5.1 Organisasi vs Lokasi
Pada tabel 3.3 merupakan tabel hubungan antara organisasi dan lokasi. Dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian dari organisasi berada pada lokasi yang telah ditentukan.
51 Tabel 3.3 Tabel Matriks Organisasi vs Lokasi
Lokasi
Organisasi MKM 1 MKM 2
Presiden Direktur X
Departemen HRD X
Departemen Bagian Umum (Gen. Affairs ) X
Departemen Marketing X
Departemen Controlling X
Departemen Production Stamping X
Departemen Production Engine X
Departemen Production Plan & Controlling X X Departemen Production Engineering Stamping X
Departemen Quality Engineering X X
Departemen Production Engineering Engine X
Departemen MIV X
3.5.2 Organisasi vs Subjek Data
Pada tabel 3.4 dapat terlihat keterkaitan kegiatan yang dilakukan antara bagian-bagian dari organisasi dengan subjek data.
52 Tabel 3.4 Tabel Matriks Organisasi vs Subjek Data
Subjek Data
Organisasi Karyawan Persediaan Produk Keuangan Produksi Gudang Pembelian Vendor
Presiden Direktur X X X
Departemen HRD X
Departemen Bagian Umum (Gen. Affairs ) X Departemen Marketing X X X X Departemen Controlling X X Departemen Production Stamping X X X Departemen Production Engine X X X
Departemen Production Plan
& Controlling X X X X Departemen Production Engineering Stamping X X X Departemen Quality Engineering X X Departemen Production Engineering Engine X X X Departemen MIV X X X
3.5.3 Fungsi Bisnis vs Organisasi
Pada tabel 3.5 dapat terlihat efisiensi dan efektivitas proses kerja dari fungsi bisnis terhadap bagian-bagian dari organisasi.
53 Tabel 3.5 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
Organisasi Fungsi Bisnis
Presiden Direktur Departemen HRD Departemen Bagian Umum (
Gen. Affairs ) Departemen Marketing Departemen Controlling Departemen Production Stamping Departemen Production Engine Departemen
Production Plan & Controlling
Departemen Production Engineering Stamping Departemen Quality Eng ineer ing Departemen
Production Engineering Engine
Departemen MIV (Man agemen t Improve men t & Valua tio n) Recruitment A RE W EW EW Pengawasan Perusahaan A RE W RE W EW EW Pelatihan & Pengembangan Karyawan A RA EW EW EW Evaluasi Karyawan A EW EW EW Pembayaran Biaya RT Perusahaan A RE W EW Penggajian Karyawan A EW EW Pengontrolan persediaan material RA EW EW EW EW EW EW EW Pembelian Material RA EW EW EW EW EW EW EW Pengontrolan Produksi EW I I RA EW EW EW EW
54 Organisasi Fungsi Bisnis
Presiden Direktur Departemen HRD Departemen Bagian Umum (
Gen. Affairs ) Departemen Marketing Departemen Controlling Departemen Production Stamping Departemen Production Engine Departemen
Production Plan & Controlling
Departemen Production Engineering Stamping Departemen Quality Eng ineer ing Departemen
Production Engineering Engine
Departe m en MIV (Man agemen t Improve men t & Valua tio n) Pengontrolan Kualitas Produksi RA EW RA EW I EW RA EW EW Pengontrolan Sub Material RA EW EW EW RA EW RA EW EW RA EW Pengontrolan Mesin A EW EW RA EW RA EW EW Pengontrolan Man Power A RA EW EW EW EW EW EW EW EW EW Pengontrolan Biaya Produksi A RE W EW EW EW EW EW Perencanaan Produk
Baru / New Project RA EW EW EW EW EW EW EW Perencanaan Jumlah Produksi A EW EW EW EW EW EW EW Penjadwalan Produksi RA EW RA EW EW EW EW EW Pembuatan Produk A EW EW RA EW RA EW EW EW EW EW EW
55 Organisasi Fungsi Bisnis
Presiden Direktur Departemen HRD Departemen Bagian Umum (
Gen. Affairs ) Departemen Marketing Departemen Controlling Departemen Production Stamping Departemen Production Engine Departemen
Production Plan & Controlling
Departemen Production Engineering Stamping Departemen Quality Eng ineer ing Departemen
Production Engineering Engine
Departemen MIV (Man agemen t Improve men t & Valua tio n) Maintenance EW EW EW EW RA EW RA EW Perencanaan Keuangan / Budgeting A RE W EW Lokalisasi Produk A RA EW EW EW EW RA EW RA EW EW Pengembangan Kualitas Produk A EW EW EW RA EW EW EW Analisa & Evaluasi
Kegiatan Realisasi Produk Baru A EW EW EW EW RA Evaluasi Total Pekerjaan RA EW EW EW EW EW EW EW EW EW EW EW EW Penjualan Produk A RA EW EW EW EW EW EW EW
Analisa Profit & Loss I RA
EW EW
Pemesanan Material dari Pelanggan
RA
56 Organisasi Fungsi Bisnis
Presiden Direktur Departemen HRD Departemen Bagian Umum (
Gen. Affairs ) Departemen Marketing Departemen Controlling Departemen Production Stamping Departemen Production Engine Departemen
Production Plan & Controlling
Departemen Production Engineering Stamping Departemen Quality Eng ineer ing Departemen
Production Engineering Engine
Departe m en MIV (Man agemen t Improve men t & Valua tio n) Pengiriman Produk A EW EW EW RA EW EW EW EW Klaim Penjualan RA EW Perencanaan Persediaan Material RA EW Keterangan:
R: Direct management responsibility
Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban secara langsung terhadap fungsi bisnis
A: Executive or policy making authority
Menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan fungsi bisinis
57 Menunjukan keterkaitan suatu unit organisasi terhadap fungsi bisnis
E: Technical expertise
Menunjukan unit organisasi yang mempunyai keahlian teknis dalam pelaksanaan fungsi bisnis.
W: Actual execution of the Work
Menunjukan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan yang terdapat pada fungsi bisnis
3.5.4 Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dan subjek data untuk menentukan siapa yang berhak dan yang terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan, kegiatan tersebut adalah create, update, read, delete.
58 Tabel 3.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Subjek Data
Fungsi Bisnis Karyawan Persediaan Produk Keuangan Produksi Gudang Pembelian Vendor Recruitment CR UD R RU Pengawasan Perusahaan R R R Pelatihan & Pengembangan Karyawan RU R RU Evaluasi Karyawan RU R R Pembayaran Biaya RT Perusahaan R R UD Penggajian Karyawan RU R CR UD Pengontrolan persediaan material CR UD R R R RU R Pembelian Material CR UD RU CR UD RU CR UD CR UD Pengontrolan Produksi R CR UD CR UD CR UD R R Pengontrolan Kualitas Produksi R R CR UD R R Pengontrolan Sub Material CR UD R CR UD R RU R Pengontrolan Mesin R RU R R R
59
Subjek Data
Fungsi Bisnis Karyawan Persediaan Produk Keuangan Produksi Gudang Pembelian Vendor Pengontrolan Man Power CR UD R R R R R R Pengontrolan Biaya Produksi R R CR UD R R Perencanaan Produk
Baru / New Project R R CR UD R R R R Perencanaan Jumlah Produksi R R CR UD R CR UD R R Penjadwalan Produksi R R CR UD R R Pembuatan Produk R R CR UD R CR UD R RU R Maintenance CR UD CR UD R R R R Perencanaan Keuangan / Budgeting R R CR UD Lokalisasi Produk R CR UD CR UD R R R R R Pengembangan Kualitas Produk R RU R RU R
Analisa & Evaluasi Kegiatan Realisasi Produk Baru
R RU R R R
Evaluasi Total
60 Subjek Data
Fungsi Bisnis Karyawan Persediaan Produk Keuangan Produksi Gudang Pembelian Vendor
Penjualan Produk R RU RU R R R R R
Analisa Profit & Loss RU R CR UD Pemesanan Material dari Pelanggan CR UD R CR UD R CR UD R Pengiriman Produk R CR UD CR UD R R CR UD R R Klaim Penjualan R R R R Perencanaan Persediaan Material CR UD R RU R Keterangan: R : read
Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.
C : create
Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis
U : Update
Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis
61 Menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis
3.6 Analisis Critical Success Factor
Critical Success Factor pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing merupakan sejumlah faktor dari area atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil (yang dapat diukur) baik secara individual, departemen, maupun organisasi.
Analisis Critical Success Factor perlu dilakukan untuk menganalisa hasil yang telah dicapai perusahaan berdasarkan faktor-faktor yang dimiliki oleh perusahaan. Critical Success Factor yang terdapat pada bagian manajemen inventori bahan baku PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing adalah :
¾ Tercapainya angka pembelian untuk inventori material dan bahan baku dengan jumlah yang tepat 100 % sesuai dengan perencanaan kebutuhan produksi.
¾ Waktu pengantaran barang (time of delivery goods) yang tepat 100% sesuai dengan waktu perencanaan produksi dengan jumlah / kuantitas yang tepat 100 % sesuai dengan jumlah pesanan.
¾ Habis terpakainya inventori material dan bahan baku yang telah dibeli hingga 100 % untuk kebutuhan produksi setiap bulannya.
62 3.7 Analisis SWOT
Analisis ini digunakan untuk menganalisa kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) yang ada di dalam perusahaan dengan memanfaatkan setiap peluang (opportunitiy) yang ada dengan memperhatikan ancaman (threat) dari luar perusahaan, yang dapat menghambat langkah maju perusahaan. Dengan analisa SWOT ini, perusahaan diharapkan dapat semakin maju dalam menjalankan usahanya. Hasil analisis SWOT yang diperoleh pada PT MKM sebagai berikut:
1. strength
¾ merupakan satu-satunya perusahaan pembuatan komponen dan mesin yang dipercaya untuk kendaraan dengan merk Mitsubishi di Indonesia. ¾ produk komponen dan mesin yang berkualitas dengan standar
internasional (ISO).
¾ reputasi produk yang terpercaya.
¾ hubungan bisnis dan kerja sama yang baik dengan pemasok (vendor) dan pelanggan (customer).
2. weakness
¾ belum maksimalnya pemanfaatan aplikasi SAP untuk menangani seluruh kegiatan bisnis di perusahaan sehingga masih ditemukan asinkronisasi (ketidaksesuaian) data dengan kenyataan di lapangan.
¾ ketergantungan pada pemasok tertentu untuk jenis item tertentu. 3. opportunity
¾ kebutuhan akan komponen dan mesin kendaraan Mitsubishi original / asli yang cukup tinggi.
63
Eksternal
Internal
¾ permintaan pasar akan kebutuhan komponen kendaraan non Mitsubishi yang cukup tinggi.
4. threat
¾ banyaknya produk komponen palsu yang menggunakan nama Mitsubishi di pasaran dengan harga yang lebih rendah.
¾ kondisi ekonomi Indonesia yang kurang stabil
Matriks SWOT STRENGTH (Kekuatan) WEAKNESS (Kelemahan) OPPORTUNITY (Peluang) Strategi SO
¾ Menetapkan angka pembelian untuk inventori material dan bahan baku yang tepat sesuai dengan angka / target produksi yang telah direncanakan sebelumnya, sesuai dengan permintaan pelanggan. Informasi: Qty_Used_Plan Qty_Of_PO Strategi WO ¾ Melakukan pengawasan dan pengontrolan yang baik mengenai manajemen inventori material dan bahan baku sehingga sinkronisasi data dapat lebih terjaga. Informasi: * Qty_Stock_In * Qty_Stock_Out * Qty_Stock_In_Hand * Qty_Blocked_Stock * Qty_Stock_In_Transfer
64
THREAT (Ancaman)
Strategi ST
¾ Memberi jaminan kontrol kualitas (quality control) yang baik terhadap produk komponen dan mesin yang dihasilkan melalui pengawasan dan pengontrolan manajemen inventori material dan bahan baku yang baik.
Informasi: * Qty_Stock_In * Qty_Stock_Out * Qty_Stock_In_Hand * Qty_Blocked_Stock * Qty_Stock_In_Transfer Strategi WT ¾ Melakukan pengawasan dan pengontrolan yang baik
dalam menangani manajemen inventori material dan bahan baku.
Informasi: * Qty_Stock_In * Qty_Stock_Out * Qty_Stock_In_Hand * Qty_Blocked_Stock * Qty_Stock_In_Transfer
3.8 Teknologi Informasi PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing
Teknologi informasi pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing merupakan suatu bidang yang penggunaannya mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan agar dapat menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat dalam melaksanakan pekerjaannya. Teknologi informasi yang terdapat pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.
65 3.8.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang terdapat pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing, antara lain :
• 4 unit server
• 65 unit komputer sebagai workstation, dengan spesifikasi sebagai berikut :
¾ Processor: Intel Pentium IV 2,4 GHz
¾ RAM 256 MB
¾ Harddisk: 40 GB
• 200 unit komputer sebagai perangkat pendukung kegiatan perusahaan, dengan spesifikasi sebagai berikut :
¾ Processor: Intel Pentium III 933 MHz
¾ RAM 128 MB ¾ Harddisk: 20 GB
• Jaringan fiber optik dengan kecepatan 256 KB/kbps untuk menghubungkan server dengan workstation
3.8.2 Piranti Lunak
Piranti Lunak yang terdapat pada PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing, yaitu :
66 b. Sistem aplikasi yang terdapat pada PT Mitsubishi Krama Yudha
Motors and Manufacturing menggunakan SAP tipe R/3 release 4.6C, yang terdiri dari :
• Sistem Aplikasi Materials Management (MM) • Sistem Aplikasi Sales and Distribution (SD) • Sistem Aplikasi Production Planning (PP) • Sistem Aplikasi Quality Management (QM) • Sistem Aplikasi Plant Maintenance (PM) • Sistem Aplikasi Financial Accounting (FI) • Sistem Aplikasi Controlling (CO)
• Sistem Aplikasi Human Resources (HR)
3.8.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Pada tabel 3.7 dapat terlihat matriks yang menandakan hubungan antara aplikasi dengan fungsi bisnis. Aplikasi ini berfungsi untuk menyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan.
67 Tabel 3.7 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Aplikasi
Fungsi bisnis
Materials Managemen
t (MM)
Sales and Distribution (S
D) Production Planning (P P) Quality M an agemen t (Q M)
Plant Maintenance (PM) Financial Accounting (F
I)
Controlling (CO) Human Resources (HR)
Rekruitmen X
Pengawasan Perusahaan X
Pelatihan dan Pengembangan
Karyawan X Evaluasi Karyawan X Pembayaran Biaya RT Perusahaan X X X Penggajian Karyawan X Pengontrolan Persediaan Material X Pembelian Material X Pengontrolan Produksi X X
Pengontrolan Kualitas Produksi X
Pengontrolan Sub Material X
Pengontrolan Mesin X X
Pengontrolan Man Power X
Pengontrolan biaya produksi X X
Perencanaan Produk Baru / New
Project X X X X X
Perencanaan Jumlah Produksi X X X X
68 Aplikasi
Fungsi bisnis
Materials Managemen
t (MM)
Sales and Distribution (S
D) Production Planning (P P) Quality M an agemen t (Q M)
Plant Maintenance (PM) Financial Accounting (F
I)
Controlling (CO) Human Resources (HR)
Pembuatan Produk X X X X X
Maintenance X
Perencanaan Keuangan /
Budgeting X X
Lokalisasi Produk X X
Pengembangan Kualitas Produk X
Analisa dan Evaluasi Kegiatan
Realisasi Produk Baru X X X X X X
Evaluasi Total Pekerjaan X X X X X X X X
Penjualan Produk X X
Analisa Profit & Loss X
Pemesanan Material dari
Pelanggan X
Pengiriman Produk X
Klaim Penjualan X
Perencanaan Persediaan Material X
3.8.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi
Pada tabel 3.8 dapat terlihat matriks yang menandakan hubungan antara subjek data dengan aplikasi. Masing-masing subjek data memiliki aplikasi dan saling berkaitan.
69 Tabel 3.8 Tabel Matriks Subjek Data vs Aplikasi
Aplikasi
Subjek Data
Materials Managemen
t (MM)
Sales and Distribution (S
D) Production Planning (P P) Quality M an agemen t (Q M)
Plant Maintenance (PM) Financial Accounting (F
I)
Controlling (CO) Human Resources (HR)
Karyawan X X X Persediaan X X X X Produk X X X X Keuangan X X Produksi X X X X X Gudang X X X X Pembelian X X X Vendor X
3.9 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha pembuatan komponen dan mesin untuk kendaraan Mitsubishi di Indonesia menyadari pentingnya informasi yang tepat dan akurat mengenai manajemen inventori material dan bahan baku untuk kestabilan proses produksi komponen dan mesin mereka. Informasi yang dibutuhkan meliputi jumlah penerimaan barang, jumlah pengeluaran barang, jumlah stock, jumlah
70 perencanaan barang, jumlah barang yang dipesan, jumlah barang yang terblok dan jumlah barang yang belum diantar. Informasi tersebut hendaknya berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pimpinan perusahaan dan dapat disajikan dalam bentuk grafik untuk dianalisa lebih lanjut. Informasi ini diperoleh dari data yang telah terintegrasi, tersimpan secara historical, serta tidak mengalami perubahan sehingga dapat dianalisa untuk keperluan pengambilan keputusan dalam perusahaan.
3.10 Masalah yang Dihadapi
Masalah yang dihadapi oleh PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing pada bagian manajemen inventori material dan bahan baku adalah :
• Mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi historis dan ringkas karena belum tersedianya suatu aplikasi pendukung untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan sehingga dapat dianalisa secara tepat dan membantu proses pengambilan keputusan pada level manajerial.
• Kebutuhan akan ketersediaan sumber data yang terintegrasi yang berisi informasi yang akan digunakan sebagai dasar untuk pengembangan sistem pengambilan keputusan pada level manajerial.
3.11 Pemecahan Masalah
Berdasarkan pada masalah yang dihadapi oleh PT Mitsubishi Krama Yudha Motors and Manufacturing, diperoleh cara alternatif dalam mengatasi masalah tersebut dengan menganjurkan perancangan aplikasi khasanah data yang dapat
71 memenuhi kebutuhan data yang terintegrasi secara keseluruhan dan dapat membantu proses analisa secara tepat.
Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan untuk pelaporan, kemudian data tersebut ditransformasikan ke bentuk yang terintegrasi satu sama lainnya sehingga database khasanah data yang akan dipakai berisi data yang sudah terintegrasi. Data-data ini juga merupakan data-data yang bersifat historical sehingga dapat digunakan untuk membantu proses analisa. Informasi dari khasanah data tersebut, merupakan informasi ringkas yang dapat dimanipulasi oleh user sesuai kebutuhannya masing-masing.
