INF-932
PERANCANGAN PROGRAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA TOKO
SAPPHIRE NS PONTIANAK
Nurfia Oktaviani Syamsiah
AMIK BSI Pontianak Nurfia.nos@bsi.ac.id
ABSTRAK — Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan. Banyak perusahan milik pemerintah, swasta, ataupun badan instansi lainya sudah menggunakan komputer. Peranan komputer sangat membantu dan memberikan kemudahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Sapphire NS adalah sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan yang menyediakan barang dagang seperti K-Stuff dan Marchandise. Objek yang diambil dalam penelitian ini adalah sistem penggajian karyawan pada toko Sapphire NS. Pada sistem penggajian toko tersebut masih menggunakan sistem pembukuan atau manual. Masalah yang terjadi pada toko tersebut sistem pendataannya membutuhkan waktu yang lama.Sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dibutuhkan program penggajian karyawan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 yang penyimpanan datanya menggunakandatabase yang bertujuan untuk mempermudah dalam pendataan dan penggajian karyawan. Program penggajian ini mengolah data karyawan, absensi, tunjangan, potongan, sistem penggajian, laporan data karyawan, dan laporan penggajian.
Kata Kunci: Program Penggajian Karyawan, Toko Sapphire NS, Perancangan Program
PENDAHULUAN
Sapphire NS yang beralamat di Jalan Sultan Syarif Abdurahman No. 66 E Pontianak merupakan sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan, yang menyediakan barang dagang seperti K-stuff dan Marchandise. Penggajian pada Toko Sapphire NS masih menggunakan sistem pembukuan. Toko Sapphire NS membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna meningkatkan kegiatan operasional Toko Sapphire NS secara efisien dan efektif.
Gaji merupakan salah satu motivasi dari kebanyakan karyawan dari sebuah Toko Sapphire NS. Tanpa adanya gaji karyawan mungkin tidak akan
melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Toko Sapphire NS dimana seorang karyawan itu bekerja adalah pihak yang bertanggung jawab dalam memberikan gaji kepada para karyawannya. Gaji bisa diberikan kepada karyawan secara bulanan.
Faktor dan kendala yang mempengaruhi sistem kerja admin yaitu dalam perhitungan absensi karyawan maupun dalam perhitungan penggajian. Penulis menyarankan kepada pemilik toko agar membuat suatu aplikasi yang dapat mempermudah admin dalam perhitungan absensi maupun perhitungan penggajian serta mempermudah admin dalam pembuatan laporan kepada pemilik Toko Sapphire NS.
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah Program Aplikasi Penggajian pada Toko Saphire NS Pontianak dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan ketelitian, efisiensi dan efektifitas?
Ruang lingkup dari pembahasan dalam penelitian ini adalah penginputan karyawan, absensi, tunjangan, potongan gaji, dan penggajian sampai dengan pembuatan laporan data karyawan, laporan absensi, dan laporan penggajian.
BAHAN DAN METODE
Konsep Dasar Program
Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa “Konsep pemrograman terstruktur merupakan peranan terpenting dalam merancang, menyusun, memelihara, dan mengembangkan suatu program, khususnya program aplikasi yang besar dan kompleks”.
Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa “Program merupakan kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur, yang berupa urutan langkah untuk penyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer”.
Sedangkan pemrograman merupakan proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman.
INF-933
Menurut Hengky (2011:1), mendefinisikan bahwa “Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman visual yang menawarkan tentang Integrated DevelopmentEnvironment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows”.
Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek dalam sebuah form.
Peralatan Pendukung (Tools Program)
Dalam pembuatan aplikasi program, ada beberapa peralatan pendukung yang digunakan.
Normalisasi
1. Pengertian Normalisasi
Menurut Frieyadie (2010:1), mendefinisikan bahwa “Normalisasi merupakan rancangan tabel yang redundansi atau memiliki struktur atau nilai ganda”.
2. Field Kunci
Fieldkey yang digunakan: a. Candidate Key (Kunci Calon)
Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah record. Attribute mempunyai nilai yang unik pada hampir setiap recordnya.
b. Primary Key (Kunci Utama)
Primary Key merupakan candidate key yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary Key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. c. Alternate Key (Kunci Alternatif)
Alternate Key adalah candidate key yang tidak terpilih
d. Foreign Key (Kunci Tamu)
Primary Key terhubung ke table/entity lain 3. Tahapan Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal (UnNormalize)
Bentuk tidak normal merupakan bentuk data yang direkam, tetapi tidak memiliki format tertentu. b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal
Form)
Bentuk normal kesatu merupakan atribut-atribut yang tepat dan memiliki nilai atomik membentuk suatu tabel yang flat dan disebut flat Table atau flat file.
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau Second Normal Form)
Bentuk normalisai kedua adalah bahwa setiap field yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ketabel lain. Sebuah tabel yang dinormalisasi berdasarkan pada aturan kedua disebut dengan istilah 2nd normal form (2
NF).
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)
Sebuah tabel yg dinormalisasi berdasarkan pada ketiga disebut dengan istilah 3ST norma form (3 NF). Bentuk normalisasi ketiga adalah bahwa tidak boleh ada ketergantungan antara field-field yang bukan field kunci.
Flowchart
1. Pengertian
Menurut Soeherman dan Pinontoan (2008:133), mendefinisikan bahwa “Flowchart atau bagian alur merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap penyelesaian masalah (prosedur) beserta aliran data dengan simbol-simbol standar yang mudah dipahami”.
2. Bentuk Flowchart
Beberapa bentuk flowchart, diantaranya: a. Program Flowchart
Program Flowchart menggambarkan urutan-urutan intruksi dari suatu program komputer b. Sistem Flowchart
Sistem Flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, termasuk sistem multimedia.
3. Teknik Pembuatan
Flowchart memiliki teknik pembuatan, yaitu: a. GeneralWay
Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini, lazim digunakan dalam menyusun logika suatu program yang menggunakan perulangan proses secara tidak langsung (non direct loop).
b. IterationWay
Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini biasa dipakai untuk logika program yang cepat serta bentuk permasalahan yang kompleks, dimana proses secara langsung (direct loop).
HIPO (Hierarky Input Proses Output)
1. Pengertian
Menurut Al Fatta (2007:147) “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan perkembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM”.
Menurut Al Fatta (2007:150) “HIPO adalah teknik penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programmer menjadi prosedur-prosedur dalam program sistem informasi.
Hipo dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna untuk kepentingan berbeda-beda, antara lain:
a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem. b. Seseorang programmer menggunakan HIPO untuk
menentukan fungsi-fungsi dalam program yang dibuatnya.
c. Programmer juga dapat menggunakan HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang dimodifikasi dengan cepat.
Teknik ini mempunyai beberapa tujuan utama. Pertama dapat dibuat sebuah struktur yang
INF-934
menggambarkan hubungan antar fungsi dalam program secara hierarkis.
2. Jenis Diagram HIPO
Paket HIPO terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu diagram daftar isi (visual table of content). Diagram ringkas (overview diagram), dan diagram rinci (detail diagram).
a. Daftar Isi Visual (DIV)
Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam sistem berikut nama dan nomornya, yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci. Dalam DIV juga bisa dilihat fungsi-fungsi utama yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar fungsi tersebut.
b. Diagram Ringkas
Diagram ringkas menerapkan input, proses, dan output dari sistem. Diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsi-fungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual.
c. Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses, dan output yang telah digambarkan dalam diagram ringkas. Dalam input data dijelaskan field-field datanya secara detail.
Pengkodean
Digunakan untuk mengklasifikasi data, yang dimasukkan ke dalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sapphire NS merupakan sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan, yang menyediakan barang dagang seperti K-Stuff dan Marchandise. Sapphire NS berdiri pada bulan Januari 2013 yang berlokasikan di Jalan Sultan Syarif Abdurahman No. 66 E Pontianak, Kalimantan Barat.
Sapphire NS didirikan oleh Natasha Harun, seorang siswi SMA kelas 2, berawal dari hobbinya berbelanja merchandise secara online, Natasha tergerak untuk membuka toko sendiri yang menyediakan barang-barang K-Stuff dan merchandise.
Visi dan Misi Toko Sapphire NS yaitu memperbanyak cabang-cabang baru, menarik banyak peminat aksesoris, mempermudah seseorang dalam pembelian aksesoris karena banyak tempat terdekat dalam pembeliannya.
Gambar 1. Struktur Organisasi
Kasus yang ditinjau pada Toko Sapphire NS adalah sistem penggajian karyawan pada Toko Sapphire NS. Pengolahan data karyawan dan penggajian pada Toko Sapphire NS masih menggunakan sistem pembukuan atau manual. Hal ini menyulitkan sistem penggajian karyawan, karena dalam sistem penggajian yang masih manual. Pemilik harus mendata karyawan yang sudah menerima gaji agar tidak terjadinya penggajian yang ganda, dan juga perhitungan penggajiannya terhadap gaji lembur dan tunjangan yang diberikan. Didalam toko Sapphire NS pemilik juga bertugas untuk menggaji para karyawan.
Program penggajian karyawan yang ditunjukan pada Toko Sapphire NS berupaya dapat melakukan pengelolahan data karyawan, absensi, tunjangan, potongan, dan penggajian karyawan dapat lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, pendataan karyawan, dan penggajian karyawan dengan sistem pembukuan diubah menjadi pengolahan data dengan menggunakan database. Sehingga proses pendataan karyawan dan penggajiannya dapat di manajemen dengan baik, serta pengolahan laporannya dapat lebih relevan.
Rancangan Dokumen Masukan (Input)
Pada penggajian diperlukan data-data informasi atau masukan sebagai pendukung dalam melakukan transaksi bentuk masukan dari program yang akan dibuat, diantaranya:
1. Nama dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Memasukan Data Karyawan Sumber : Karyawan Toko
Tujuan : Pemilik Media : Komputer Jumlah : 1 Form
Frekuensi : Setiap ada karyawan baru 2. Nama dokumen : Agama
Fungsi : Mengetahui kelompok agama Sumber : Karyawan
Tujuan : Pemilik Media : Komputer Jumlah : 1 Form Frekuensi : -
3. Nama dokumen : Tunjangan
Pemilik
Pengelo
Karyaw
an
Kasir
INF-935
Fungsi : Mengetahui jumlah tunjangan yang didapat
Sumber : Karyawan Toko Tujuan : Pemilik
Media : Komputer Jumlah : 1 Form
Frekuensi : Setiap tunjangan hari raya 4. Nama dokumen : Potongan
Fungsi : Mengetahui jumlah potongan tidak masuk kerja
Sumber : Karyawan Toko Tujuan : Pemilik
Media : Komputer Jumlah : 1 Form
Frekuensi : Setiap tidak masuk karyawan 5. Nama dokumen : Gaji
Fungsi :Mengetahui Gaji Pokok Karyawan
Sumber : Karyawan Toko Tujuan : Pemilik
Media : Komputer Jumlah : 1 Form Frekuensi : Setiap bulan 6. Nama dokumen : Penggajian
Fungsi : Mengetahui jumlah gaji yang di dapat setiap bulannya
Sumber : Karyawan Toko Tujuan : Pemilik
Media : Komputer Jumlah : 1 Form Frekuensi : Setiap bulan 7. Nama dokumen : Absensi
Fungsi : Mengetahui jumlah absensi Sumber : Karyawan Toko
Tujuan : Pemilik Media : Komputer Jumlah : 1 Form Frekuensi : Setiap bulan
Rancangan Dokumen Keluaran (Output)
Dokumen keluaran (output) dapat berupa media kertas laporan maupun hasil nedia lunak berupa tampilan pada monitor. Selain itu keluaran dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di dalam folder. Bentuk keluaran disini adalah keluaran untuk mendukung kegiatan manajemen.
Pada saat terjadi perhitungan gaji digunakan suatu media kartas seperti slip gaji, kertas laporan slip gaji. 1. Nama Dokumen : Laporan Karyawan
Fungsi : Mengetahui Data Karyawan
Sumber : Pengelolah Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : Satu Form Frekuensi : Setiap ada karyawan baru Bentuk : Lihat Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Laporan Absensi
Fungsi : Mengetahui Absensi Karyawan
Sumber : Pengelolah Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : Satu Form Frekuensi : Setiap bulan
3. Nama Dokumen : Laporan Pengajian Fungsi : Mengetahui Rincian Gaji Sumber : Pengelolah
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : Satu Form Frekuensi : 1 Bulan
INF-936
Gambar 2. Bentuk Normal Ketiga (3rd Normal Form)
Program Flowchart
INF-937
Gambar 4. Flowchart Menu Utama KESIMPULAN
Program aplikasi laporan keuangan ini dibuat agar dapat merubah laporan keuangan Pemerintah Daerah yang asli dan detail menjadi laporan yang berisikan data-data dan jumlah yang digariskan secara umum karena sifat yang sangat rahasia dari laporan itu sendiri. Laporan tersebut nantinya diperuntukkan bagi pihak-pihak luar selain yang berkepentingan yang ingin mengetahui arus keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Pontianak.
Program ini akan menghasilkan sejumlah laporan diantaranya:
1. Laporan Pendapatan Asli Daerah 2. Laporan Pendapatan Transfer 3. Laporan Pendapatan Lain-lain
4. Laporan Pendapatan Belanja Operasi 5. Laporan Pendapatan Belanja Modal
6. Laporan Pendapatan Belanja Tidak Terduga 7. Laporan Transfer
8. Laporan Penerimaan Laporan Pengeluaran
REFERENSI
Frieyadie. 2010. Mudah Belajar Pemrograman Database MySQL dengan Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Andi.
Hanif Al Fatta. 2007. Analisa & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
Kadir Abdul. 2008. Belajar DATABASE menggunakan MySQL. Yogyakarta: PT. Andi.
Marlinda. Linda, 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset Yogyakarta.
Riana Deny. 2008. HARDWARE DAM SOFTWARE. Jakarta: Citraunggul Laksana.
Supardi Yuniar. 2005. Analis dan Desain Objek dengan Visual FoxPro 8.0. Jakarta: PT. Alex Elex Media Komputindo.
Suryanto Muhammad. 2005. MULTIMEDIA Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta: C.V. ANDI OFFSET.
Sutana Edhy. 2004. SISTEM BASIS DATA. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Yuswanto. 2008. ALGORITMA & PEMROGRAMAN dengan Visual Basic.Net 2005. Jakarta: Cerdas Pustaka Publisher.
