Menimbang
Mengingat
Menetapkan
PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN
NOMOR PER-
03
/lJ/2012TENfANG
PEDOMAN PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN
INSPEKTUR JENDERAL,
a. bahwa dalam rangka mendorong pengelolaan keuangan negara yang efektif., efisien, transparan, dan akuntabel, Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan melakukan pengawasan yang bersifat
assurance
danj atauconsulting,
dengan memprioritaskan pada kegiatan-kegiatan auditi.yang
berisiko tinggi(risk based audit),
dan sesuai araban pimpinan sertacurrent
issue;
h. bahwa untuk menghasilkan tema-tema pengawasan yang berkualitas dan memberikan nilai tambah tinggi bagi auditi, Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan perIu mendesain tahapan perencanaan yang lebih terstruktur dan terkoordinasi;
c. bahwa untuk menyamakan pandangan bagi setiap pimpinan dan auditor terhadap proses atau tahapan perencanaan pengawasan, perIu menyusun Pedoman Perencanaan Pengawasan Tematik Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, huruf b , dan huruf c, periu menetapkan Peraturan Inspektur Jenderal Kementerian Keuangan ten
tang Pedoman Perencanaan Pengawasan Tematik
Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan;1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.Ol/2010 tentang Orgamsasi
dan Tata Kerja Kementerian Keuangan;
3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 130jI<MK09/2011 tentang Kebijakan Pengawasan Intern Kementerian Keuangan;
4. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 152jKMK.09j2011 Tentang Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian Keuangan;
MEMUfUSKAN:
PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN
TENTANG PEDOMAN PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK
INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN.
Pasall
Pedoman Perencanaan Pengawasan Tematik Inspektorat Jertderal Kementerian Keuangan merupakan panduan bagi pimpinanj auditor mengenai serangkaian tahapan atau proses perencanaan yang hams dilakukan Wltuk menghasilkan tema-tema pengawasan yang akan dilaksanakan melalui kegiatan pengawasan bersifat penjaminan
(assurance)
danj atau konsultasi, dalam. rangka memberinilai tambah bagi auditi meliputi proses tata kelola, manajemen risiko, dan pen9:endalian internal.
INSPEKTORAT JENDERAL
-2-Pasal2
Tahapan atau proses perencanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasall adalah ditetapkan dalam Lampiran
yang
tidak terpisahkan dati Peraturan Inspektur Jenderal Kementerian Keuangan ini.Pasal3
Sekretaris Inspektorat Jenderal dan para Inspektur bertanggung jawab mengimplementasikan proses atau tahapan perencanaan pengawasan tematik di unit Eselon IT masing-masing.
Pasal4
Inspektorat VII bertanggung jawab memberikan sosialisasi dan mengoordinasikan proses atau tahapan perencanaan pengawasan tematik di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan.
Pasal5
Sekretariat Inspektorat Jenderal bertanggung jawab memberikan dukungan terhadap proses atau tahapan perencanaan pengawasan tematik eli lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan.
Pasa16
Peraturan Inspektur Jenderal Kementerian Keuangan ini mulai berlaku pada
tang gal
ditetapkan.SON
OHO~
LAMPIRAN PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN NOMOR PER- /IJ/2012 TENTANG PEDOMAN PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN
PEDOMAN
PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK
INSPEKTORAT JENDERAL DAFTAR ISI Uraian Halaman Pendahuluan 1 Ruang Lingkup 1 Definisi 1
Tahapan Perencanaan Pengawasan Tematik 2
Pemahaman Proses Bisnis Auditi 3
Identifikasi Symptoms 4
Pemilihan Tema Pengawasan Potensial 4
Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan 5
Penyusunan Proposal TPU 6
Komunikasi TPU dengan Auditi 8
PEDOMAN PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN KEUANGAN
PENDAHULUAN
1. Untuk mencapai pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel menteri/pimpinan lembaga wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintah. Hal ini telah dinyatakan secara tegas dinyatakan dalam Pasal 2 ayat (1), Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (PP SPIP). Salah satu faktor utama yang dapat menunjang keberhasilan pelaksanaan pengendalian adalah efektivitas peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP). Untuk itu, Itjen sebagai APIP perlu secara berkesinambungan melakukan perbaikan proses bisnis guna memberi nilai tambah bagi kementerian/lembaga.
2. Sejalan dengan pengaturan dalam PP SPIP dan standar dari the Institute of Internal Auditors serta dalam rangka memenuhi kebutuhan Kementerian Keuangan tahun 2010, penugasan pengawasan kepada Inspektorat Jenderal diarahkan pada pelaksanaan audit kepatuhan (compliance) dan investigasi yang fokus pada program dan kegiatan yang memiliki risiko tinggi, pemberian konsultasi untuk memperbaiki dan meningkatkan efektivitas operasi, governance dan manajemen risiko, dan pelaksanaan reviu dalam rangka menjamin kualitas Laporan Keuangan Bagian Anggaran 015, 999.01, 999.02, 999.03, 999.04, 999.05, 999.07, 999.08, 999.09, dan Bendahara Umum Negara. Agar kegiatan-kegiatan dimaksud dapat tercapai secara optimal, perlu disusun perencanaan yang lebih terstruktur dan terarah. Untuk itu, disusun Pedoman Perencanaan Pengawasan Tematik Inspektorat Jenderal sebagai acuan dalam melaksanakan proses perencanaan pengawasan sehingga dapat menghasilkan tema pengawasan yang lebih berkualitas dan memberi nilai tambah bagi stakeholders.
RUANG LINGKUP
3. Ruang lingkup pedoman ini hanya mengatur langkah-langkah atau tahapan perencanaan pengawasan tematik.
DEFINISI
4. Berikut ini merupakan definisi istilah-istilah yang digunakan dalam pedoman ini, yaitu:
1) Tema Pengawasan Potensial adalah Kegiatan-kegiatan auditi yang berisiko tinggi sesuai hasil penilaian risiko dari matriks TPP yang dipilih dari Audit Universe dengan kriteria-kriteria pemilihan tertentu.
2) Tema Pengawasan Unggulan adalah Kegiatan-kegiatan auditi yang berisiko tinggi sesuai hasil penilaian risiko dari matriks TPP dan TPU baik bersifat penjaminan (assurance) maupun konsultasi (consulting) dikaitkan dengan arah kebijakan pengawasan pimpinan yang tertuang
INSPEKTORAT JENDERAL
-2-dalam Keputusan Menteri Keuangan nomor 130 tentang Kebijakan Pengawasan Diktum Kedua, terkait fungsi/tugas Itjen meliputi:
a. pembangunan dan penguatan fungsi pengendalian intern yang berkelanjutan (sustainable); b. pelaksanaan audit kinerja, audit kepatuhan (compliance), dan audit investigasi yang fokus
pada program dan risiko yang memiliki risiko tinggi;
c. pemberian konsultasi untuk memperbaiki dan meningkatkan efektivitas operasi, governance, dan manajemen risiko;
d. pelaksanaan reviu dalam rangka menjamin kualitas laporan keuangan Kemenkeu (BA 015), BA 999, dan BUN; dan
e. peningkatan kapabilitas dan kapasitas sumber daya Itjen;
untuk menghasilkan output pengawasan dapat berupa rekomendasi kebijakan (policy recommendation), peta kondisi implementasi/permasalahan disertai rekomendasi terkait, pedoman, dan hasil kegiatan pengawasan lainnya.
3) Policy Recommendation adalah perbaikan kebijakan atau prosedur kerja yang dituangkan dalam surat atau nota dinas Pimpinan mengenai usulan peraturan, keputusan, instruksi, surat, surat edaran yang diterbitkan oleh Inspektur Jenderal terkait proses bisnis hasil evaluasi kecukupan rancangan pengendalian intern.
4) Symptoms adalah:
a. Symptoms mengacu pada teridentifikasinya risiko terkait penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan/atau efektif atau perolehan sumber daya yang tidak ekonomis.
b. Dari “perspektif auditor”, Symptoms dijelaskan sebagai situasi/kejadian pada suatu departemen/entitas dan program yang kinerjanya tidak memuaskan.
5) Liasion Officer adalah seorang yang memerankan pengendali mutu yang bertanggung jawab mengkoordinir kegiatan pengawasan dengan fokus pada perencanaan pengawasan, penjaminan kualitas hasil akhir kegiatan pengawasan, maupun pemaparan hasil akhir pengawasan.
TAHAPAN PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK
5. Secara garis besar tahapan perencanaan pengawasan tematik sebagai berikut: 1) Pemahaman Proses Bisnis Auditi.
2) Identifikasi Symptoms.
3) Pemilihan Tema Pengawasan Potensial (TPP). 4) Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan (TPU). 5) Penyusunan Proposal TPU.
7) Penyusunan Ketentuan Tentang Kebijakan Pengawasan.
6. Pelaksanaan tahapan perencanaan pada masing-masing Inspektorat dan Sekretariat Itjen dikoordinir oleh Liasion Officer, yaitu:
1) Liasion Officer pada masing-masing Inspektorat adalah seorang Auditor Utama/Pengendali Mutu, apabila belum ada, Inspektur dapat menunjuk seorang Auditor Madya/Pengendali Teknis yang memerankan Pengendali Mutu.
2) Liasion Officer pada Sekretariat adalah salah seorang Kepala Bagian yang ditunjuk oleh Sekretaris Itjen.
7. Waktu Pelaksanaan tahapan perencanaan di atas mengacu pada Timeline Perencanaan Pengawasan Tematik (Rincian terlampir pada Lampiran V)
PEMAHAMAN PROSES BISNIS AUDITI
8. Setiap auditor harus mempunyai pemahaman dan pengetahuan dari kegiatan auditi yang memadai agar dapat mengidentifikasi kegiatan, transaksi, dan praktik yang dilakukan auditi. Pemahaman tersebut diperlukan karena mempunyai pengaruh yang besar pada pertimbangan auditor mengenai management measures atau pada saat auditor membuat laporan audit. Pemahaman tersebut meliputi:
1) Peraturan dan kebijakan. 2) Program dan tujuan kinerja.
3) Struktur organisasi dan hubungan akuntabilitasnya. 4) Tujuan, misi, dan hasil yang diharapkan.
5) Lingkungan internal dan eksternal dimana entitas beroperasi, termasuk sistem pengendalian utama dan stakeholders.
6) Hambatan eksternal yang mempengaruhi implementasi program. 7) Investigasi awal atau problem yang telah diketahui.
8) Manajemen proses dan sumber daya termasuk orang penting. 9) Tingkat pengeluaran dan pendapatan.
10) Isu-isu penting yang diusulkan oleh auditi.
Proses pemahaman dilakukan secara terus-menerus dan akumulasi penyatuan dan penilaian informasi yang menghasilkan pengetahuan untuk bukti audit pada setiap tingkatan audit.
9. Metode/cara yang dilakukan untuk mendapat informasi mengenai auditi antara lain:
1) mempelajari peraturan, kebijakan, dan renstra dan roadmap, profil risiko, balance scorecard, yang dimiliki oleh auditi;
2) wawancara dengan manajemen dan pejabat lain yang terkait; 3) wawancara dengan eksternal auditor;
INSPEKTORAT JENDERAL
-4-5) melakukan analisis atas anggaran serta realisasi belanja dan pendapatan;
6) melakukan riset mengenai praktik manajemen yang baik (good management practices), misalnya melalui internet; dan
7) menguji/mempelajari dokumen-dokumen lainnya yang mengandung kebijakan penting yang menjadi perhatian auditi.
IDENTIFIKASI SYMPTOMS
10. Selama pengidentifikasian Symptoms, auditor boleh menggunakan salah satu dari dua pendekatan berikut:
1) result-oriented approach: menurut pendekatan ini auditor mempelajari kinerja (efisiensi, efektivitas, dan ekonomis) dan mengkaitkan observasi audit dengan norma yang ditentukan (tujuan, sasaran, aturan, standar, dan lain lain) dan kriteria audit umum.
2) problem-oriented approach: menurut pendekatan ini auditor melakukan verifikasi dan analisis masalah (masalah dikaitkan dengan ekonomis, efisiensi, dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas dan program pemerintah). Kekurangan dan masalah atau paling tidak indikasi masalah merupakan titik awal audit bukan kriteria audit.
11. Atas Symptoms yang telah diidentifikasi, dilakukan pemutakhiran/updating data Symptoms dengan menggunakan aplikasi TeamMate oleh masing-masing Inspektorat.
PEMILIHAN TEMA PENGAWASAN POTENSIAL (TPP)
12. Setelah dilakukan identifikasi Symptoms, Inspektur beserta Koordinator Kelompok JFA/Pengendali Teknis melakukan pemilihan TPP dengan menggunakan Matriks TPP (Lampiran I)per unit Eselon I. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan, antara lain:
1) Nilai tambah yang dapat diberikan dari audit.
2) Masalah penting dimana terdapat risiko besar dalam ukuran ekonomis, efisiensi, dan efektifitas atau kepercayaan publik.
3) Terdapat risiko atau ketidakpastian yang tinggi, seperti hal-hal dibawah ini:
a. jumlah dana/anggaran yang terlibat adalah besar atau terdapat perubahan signifikan dari jumlah dana tersebut;
b. kegiatan yang memiliki risiko melekat (inherent risk) seperti pengadaan; c. terdapat kegiatan baru atau penting atau perubahan keadaan;
d. struktur manajemen yang rumit dan mungkin terdapat ketidakjelasan di dalam tanggung jawab; atau
e. tidak ada informasi yang handal, independen, dan terkini tentang efisiensi atau efektivitas dari sebuah program.
13. Penilaian tema kegiatan yang akan menjadi TPP serta penyusunan matriks TPP dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi TeamMate pada modul TeamRisk. Apabila penerapan TeamMate telah ditetapkan secara menyeluruh maka Penilaian tema kegiatan harus menggunakan aplikasi TeamMate. (Manual TeamRisk terlampir pada Lampiran VI)
PEMILIHAN TEMA PENGAWASAN UNGGULAN (TPU)
14. Setelah TPP ditentukan, Inspektur beserta Koordinator Kelompok JFA/Pengendali Teknis melakukan pemilihan TPU dengan menggunakan Matriks TPU (Lampiran II) per unit Eselon I. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan, antara lain:
1) target kinerja tidak tercapai; 2) diketahui terdapat masalah;
3) pengeluaran berlebih yang tidak mendapat persetujuan atau meningkatnya biaya sehubungan terhadap penggunaan lebih banyak sumber daya;
4) penyalahgunaan atau penyimpangan dan deficiencies yang diperoleh dari audit sebelumnya atau investigasi;
5) hal yang menarik perhatian parlemen, legislatif, atau mayarakat; 6) terdapat lemahnya pengendalian internal;
7) proyek tidak selesai pada waktunya;
8) pemberian wewenang atau pembatasan wewenang yang tidak biasa; 9) inefisiensi dan prosedur yang sudah using;
10) kondisi pelayanan yang tidak biasa atau fringe benefits diberikan kepada perseorangan; 11) keluhan dari staf atau perputaran staf yang tinggi;
12) penyalahgunaan mesin, peralatan, dan aset lainnya; dan 13) perencanaan yang lemah.
Faktor-faktor tersebut di atas dilakukan penyesuaian dan hasilnya dituangkan pada Matriks TPU.
15. Penilaian TPP yang akan menjadi TPU serta penyusunan matriks TPU dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi TeamMate pada modul TeamRisk. Apabila penerapan TeamMate telah ditetapkan secara menyeluruh maka penilaian TPP harus menggunakan aplikasi TeamMate.
INSPEKTORAT JENDERAL
-6-PENYUSUNAN PROPOSAL TPU
16. Setelah TPU terpilih, Inspektur menugaskan Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/Pengendali Teknis untuk menyusun Proposal TPU untuk disampaikan ke Inspektur Jenderal. Secara garis besar Proposal TPU meliputi:
1) Latar Belakang Masalah; 2) Tujuan Pengawasan;
3) Ruang Lingkup Pengawasan;
4) Metodologi Pengawasan / Desain Penugasan; 5) Output; dan
6) Perencanaan Sumber Daya.
Secara rinci Format Proposal TPU dan Kegiatan Pengawasan Terkait TPU dapat dilihat pada Lampiran III.
17. Inspektur Jenderal membentuk Tim Pengkaji Tema Pengawasan (TPTP) untuk membahas dan menyetujui proposal yang diajukan oleh setiap Inspektur.
18. Tugas dan wewenang TPTP dan Sekretariat TPTP adalah sebagai berikut: 1) Tugas dan Wewenang TPTP:
a. melakukan reviu atas proposal TPU yang diajukan oleh masing-masing Inspektorat guna meningkatkan kualitas perencanaan;
b. membahas proposal TPU yang diajukan bersama dengan masing-masing Inspektorat; c. memberikan masukan dan saran perbaikan atas proposal TPU termasuk metodologi /
desain penugasan;
d. menyusun kertas kerja reviu hasil pembahasan TPU dengan masing-masing Inspektorat; dan
e. menyampaikan proposal TPU dan kertas kerja reviu hasil pembahasan kepada sekretariat TPTP untuk dikompilasi dan diarsipkan.
2) Tugas dan Wewenang Sekretariat TPTP:
a. mengumpulkan proposal TPU yang diajukan dari masing-masing Inspektorat sebagai bahan reviu oleh TPTP;
b. mempersiapkan bahan reviu TPTP berupa Proposal TPU beserta blanko kertas kerja reviu dan menyampaikan kepada TPTP;
c. menyusun ikhtisar Tema Pengawasan Unggulan yang telah selesai dibahas; dan
d. menyimpan proposal TPU dan kertas kerja reviu hasil pembahasan antara TPTP dengan masing-masing Inspektorat.
19. Mekanisme pembahasan Proposal TPU, adalah sebagai berikut:
1) Inspektur memberikan arahan kepada para Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis mengenai Proposal TPU yang akan disusun.
2) Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis memberikan arahan kepada Ketua Tim untuk membantu menyusun Proposal TPU.
3) Anggota Tim membantu penyusunan Proposal TPU termasuk metodologi pengawasan atas TPU yang telah dipilih sesuai dengan format/bentuk yang ditetapkan, kemudian menyampaikannya kepada Ketua Tim Penyusun Proposal TPU.
4) Ketua Tim membahas Proposal TPU yang telah disusun dengan Anggota Tim, kemudian menyampaikannya kepada Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis.
5) Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis mereviu Proposal TPU termasuk metodologi pengawasan yang telah disusun, kemudian menyampaikannya kepada Inspektur.
6) Inspektur mereviu dan bila diperlukan membahas Proposal TPU. Selanjutnya Inspektur menyampaikan Proposal TPU yang telah direviu kepada Sekretariat TPTP.
7) Sekretariat TPTP menyampaikan Proposal TPU berikut blanko kertas kerja reviu kepada TPTP.
8) TPTP mereviu Proposal TPU untuk memastikan bahwa:
a. latar belakang masalah, tujuan, ruang lingkup sesuai dengan hasil pembahasan Proposal TPU;
b. rangkaian/tahapan kegiatan dapat memenuhi tujuan (output/ outcomes) TPU; c. rangkaian kegiatan sesuai dengan ruang lingkup TPU;
d. nama dan ruang lingkup kegiatan sesuai dengan definisi kegiatan dalam pedoman ini; e. kegiatan mencakup proses perencanaan, persiapan dan pelaksanaan, dan pelaporan.
Apabila data/bahan belum ada/lengkap harus dilakukan proses pengumpulan data; f. kegiatan diuraikan secara jelas dan ringkas, dengan urutan kegiatan yang mengalir
secara logis dan sistematis;
g. kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan SDM dan kompetensinya; dan h. waktu dan biaya telah diperhitungkan.
9) Pembahasan bersama antara TPTP dengan Tim Inspektorat/Sekretariat atas proposal TPU yang diajukan, dan TPTP menuangkan hasil pembahasan ke dalam Berita Acara Hasil Reviu yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. (Lampiran IV)
10) Inspektur bersama dengan para Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis memperbaiki Proposal TPU sesuai hasil reviu TPTP. Kemudian, Inspektur menandatangani dokumen Proposal TPU dan menyampaikannya kepada Sekretariat TPTP untuk dikompilasi.
INSPEKTORAT JENDERAL
-8-11) Atas Proposal TPU yang disetujui, Sekretariat TPTP melakukan kompilasi dan membuat ikhtisar seluruh TPU.
12) Masing-masing Inspektur memaparkan TPU kepada Inspektur Jenderal.
13) Inspektur Jenderal memberikan arahan/komentar/masukan atas tema pengawasan yang dipaparkan.
14) Masing-masing Inspektur membuat catatan atas arahan/komentar/masukan dari Inspektur Jenderal.
15) Inspektur bersama dengan para Pengendali Mutu/Koordinator Kelompok JFA/ Pengendali Teknis memperbaiki Proposal TPU sesuai dengan arahan/komentar/masukan Inspektur Jenderal.
16) Proposal TPU hasil revisi sesuai arahan/komentar/masukan dari Inspektur Jenderal, dikirimkan kepada Sekretariat TPTP dengan tembusan ke Inspektorat VII, dan Sekretariat Itjen (khususnya Bagian Organisasi dan Tatalaksana, Bagian Perencanaan Keuangan, dan Bagian Kepegawaian).
Alur Proses Mekanisme pembahasan Proposal TPU
KOMUNIKASI TPU DENGAN AUDITI
20. Setelah TPU disetujui oleh Inspektur Jenderal, TPU dikomunikasikan oleh masing-masing Inspektur beserta Tim kepada auditi dan dapat dibahas mengenai
Tim Pencapaian Tema
Pengawasan Unggulan Inspektorat Jenderal (Steering Commitee).
Pengarahan Inspektur kepada PM/Korkel JFA/Dalnis Pengarahan PM/Korkel JFA/Dalnis kepada Ketua dan Anggota Tim
Penyusunan Proposal TPU oleh Ketua Tim dapat dibantu dengan Anggota Tim
Pembahasan Proposal TPU antara KT dengan AT
Penyiapan bahan reviu oleh Sekretariat TPTP
Penyampaian Proposal TPU kepada Sekretariat TPTP
Reviu dan
pembahasan Proposal TPU tingkat
Inspektorat
Reviu Proposal TPU oleh PM/
Korkel/Dalnis
Penyiapan bahan reviu oleh Sekretariat TPTP
Reviu Proposal TPU
oleh TPTP Pembahasan bersamaantara TPTP dengan Tim Inspektorat Persetujuan Proposal TPU dan penyampaian ke Sekretariat TPTP Penyampaian Proposal TPU Final ke Sekretariat TPTP
Revisi Proposal TPU berdasarkan arahan Inspektur Jenderal
Pemaparan TPU ke
Inspektur Jenderal Sekretariat TPTPmembuat ikhtisar TPU
21. Komunikasi kepada auditi ditujukan sebagai pemberitahuan TPU tahun berikutnya, bukan dalam rangka meminta persetujuan dari auditi. Apabila auditi keberatan dengan TPU yang diajukan Itjen, perlu dimintakan pendapat kepada Inspektur Jenderal.
PENYUSUNAN KETENTUAN TENTANG KEBIJAKAN PENGAWASAN
22. Arah kebijakan pengawasan intern selama 3 sampai dengan 5 tahun dituangkan dalam Keputusan Menteri Keuangan (KMK) tentang Kebijakan Pengawasan Intern Kementerian Keuangan.
23. Tahap selanjutnya, berdasarkan KMK tersebut, disusun Keputusan Inspektur Jenderal mengenai Program Kerja Pengawasan Tahunan secara tahunan yang merupakan rincian Tema Pengawasan Unggulan yang menjadi fokus pengawasan berikut
Tim Pencapaian Tema Pengawasan
Unggulan Inspektorat Jenderal (Steering Commitee).
INSPEKTUR JENDERAL,
SONNY LOHO
INSPEKTORAT JENDERAL
Lampiran I Matriks Kriteria Pemilihan Tema Pengawasan Potensial (TPP)
No Tema Pengawasan Kriteria Penilaian Nilai Tambah Bagi Organisasi Masalah Penting Risiko (Unsur ketidakpastian) Skor akhir (dampak 3E dan kepercayaan masyarakat) A1 A2 A3 B1 B2 B3 B4 C1 C2 C3 C4 C5 Keterangan:
- Tema Pengawasan dapat berupa entitas/satuan kerja, fungsi, program, kegiatan, proses, sistem - Kriteria Penilaian, dengan memberikan tanda tickmark ("√") pada kolom yang sesuai:
A. Nilai Tambah Bagi Organisasi
A1 = Kementerian Keuangan, membantu pencapaian tujuan
A2 = Unit Eselon I bersangkutan (Auditee), membantu pencapaian tujuan atau pemecahan masalah
A3 = Inspektorat Jenderal (Auditor), meningkatkan citra positif B. Masalah Penting
B1 = memiliki dampak ekonomis yang siginifikan (uneconomical) B2 = memiliki dampak efisiensi yang signifikan (inefficient) B3 = memiliki dampak efektivitas yang signifikan (ineffective)
B4 = memiliki dampak kepercayaan publik yang signifikan (menurunnya kepercayaan publik) C. Risiko (Unsur Ketidakpastian)
C1 = melibatkan jumlah anggaran/dana yang signifikan (material) atau pergeseran MAK C2 = biasanya terbukti berisiko (seperti: pengadaan, pengelolaan penerimaan)
C3 = menyangkut kegiatan baru/penting atau perubahan kondisi yang terkait
C4 = struktur manajemen yang komplek (contoh: Urjab dan SOP) dan terdapat ketidakjelasan tanggung jawab
C5 = tidak tersedianya informasi yang andal, independen, dan mutakhir tentang efisiensi atau efektivitas program unit ybs
Skor akhir merupakan penjumlahan kumulatif dari semua tickmark yang ada, dalam artian jika semua unsur/kriteria terpenuhi maka skor akhir adalah 12 (3 A + 4 B + 5 C)
Lampiran II Matriks Kriteria Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan (TPU)
NO KRITERIA ……… ……… ………TEMA……… ……… ………
I PENILAIAN INTERNAL (10%)
1 Pelaksanaan audit tematik terakhir dilakukan 2 Bukti internal adanya masalah atas tema ini 3 Penilaian terhadap sistem pengendalianmanajemen atas tema ini 4 Tindak lanjut hasil audit sebelumnya atas temaini
Jumlah skor BOBOT NILAI TERTIMBANG KOMENTAR II PENILAIAN EKSTERNAL (50%) 1 Temuan BPK 2 Perhatian Pimpinan 3 Perhatian masyarakat
4 Dampak positif buat Inspektorat Jenderal 5 Dampak positif terhadap pelayananpublik/masyarakat 6 Dampak ekonomi (ketidakekonomisan) 7 Dampak tema terhadap pencapaian tujuanorganisasi
Jumlah skor BOBOT
NILAI TERTIMBANG KOMENTAR
III HAL-HAL KHUSUS (40%)
1 Jumlah Dana/Anggaran Yang Dikelola 2 Audit/Evaluasi oleh unit lain atas tema ini 3 Ketersediaan informasi dan data yang dapatdiaudit
Jumlah skor BOBOT
NILAI TERTIMBANG KOMENTAR
TOTAL NILAI TERTIMBANG CATATAN INSTRUKSI KHUSUS
Catatan:
Mempertimbangkan sumber daya (waktu, dana, orang), maka untuk tahun 2010 audit dilakukan atas tema yang mendapat nilai tertimbang 3 (tiga) besar, yaitu Piutang Pajak, Pemeriksaan Pajak dan Pemberian NPWP.
INSPEKTORAT JENDERAL
-12-CONTOH - Matriks Kriteria Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan (TPU)
NO KRITERIA TEMA Ekstensifi-kasi Wajib Pajak Piutang Pajak Pemerik-saan Pajak Pemberi-an NPWP Penyele-saian keberatan Penanga-nan PBB e-SPT I PENILAIAN INTERNAL (10%)
1 Pelaksanaan audit tematik terakhirdilakukan 1 1 2 3 2 1 3 2 Bukti internal adanya masalah atastema ini 3 3 3 2 3 3 N/A 3
Penilaian terhadap sistem
pengendalian manajemen atas tema
ini 2 3 3 1 2 3 N/A
4 Tindak lanjut hasil audit sebelumnyaatas tema ini 2 1 2 2 2 2 N/A
Jumlah skor 8 8 10 8 9 9 3
BOBOT 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
NILAI TERTIMBANG 0.8 0.8 1 0.8 0.9 0.9 0.3
KOMENTAR
II PENILAIAN EKSTERNAL (50%)
1 Temuan BPK N/A 3 N/A 1 N/A N/A N/A
2 Perhatian Pimpinan 2 3 2 2 2 2 2
3 Perhatian masyarakat 2 2 3 2 1 1 2
4 Dampak positif buat InspektoratJenderal 1 1 2 3 1 1 1 5 Dampak positif terhadap pelayananpublik/masyarakat 2 1 1 1 2 2 2 6 Dampak ekonomi(ketidakekonomisan) 3 2 2 1 1 3 3 7 Dampak tema terhadap pencapaiantujuan organisasi 1 3 1 2 2 N/A N/A
Jumlah skor 11 15 11 12 9 9 10
BOBOT 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%
NILAI TERTIMBANG 5.5 7.5 5.5 6 4.5 4.5 5
KOMENTAR
III HAL-HAL KHUSUS (40%)
1 Jumlah Dana/Anggaran YangDikelola 2 3 3 2 2 2 2 2 Audit/Reviu/Evaluasi/Pemantauanoleh unit lain atas tema ini 1 2 3 1 2 1 N/A 3 Ketersediaan informasi dan datayang dapat diaudit 1 1 2 3 2 1 3
Jumlah skor 4 6 8 6 6 4 5
BOBOT 40% 40% 40% 40% 40% 40% 40%
NILAI TERTIMBANG 1.6 2.4 3.2 2.4 2.4 1.6 2
KOMENTAR
TOTAL NILAI TERTIMBANG 7.9 10.7 9.7 9.2 7.8 7 7.3
Tdk dilaku-kan audit thn ini Dilaku-kan audit tahun ini Dilaku kan audit tahun ini Dilaku kan audit tahun ini Tdk dilaku-kan audit thn ini Tdk dilaku-kan audit thn ini Tdk dilaku-kan audit thn ini
NO KRITERIA TEMA Ekstensifi-kasi Wajib Pajak Piutang
Pajak saan Pajak
Pemerik- Pemberi-an NPWP Penyele-saian keberatan Penanga-nan PBB e-SPT
CATATAN INSTRUKSI KHUSUS
cat.pen-ting:Pada rapim Kementeri an bulan September 2009, Dirjen Pajak meminta Itjen untuk membantu mengatasi permasala han Piutang Pajak. Pada rapat dengar penda-pat Menkeu dengan DPR bulan Juni 2009, anggota Dewan ada yang memper tanya-kan masalah pemberi an NPWP. Catatan:
Mempertimbangkan sumber daya (waktu, dana, orang), maka untuk tahun 2010 audit dilakukan atas tema yang mendapat nilai tertimbang 3 (tiga) besar, yaitu Piutang Pajak, Pemeriksaan Pajak dan Pemberian NPWP.
INSPEKTORAT JENDERAL
-14-PEDOMAN SCORING I PENILAIAN INTERNAL
a Pelaksanaan audit tematik terakhir dilakukan
3 : ≥ 5 tahun atau belum pernah dilakukan
2 : 2 - 4 tahun
1 : ≤ 1 tahun
b Bukti internal adanya masalah atas tema ini 3 : dari laporan hasil investigasi (IBI)
2 : dari laporan audit sebelumnya atau audit terkait lainnya
1 : dari laporan lainnya misalnya pemantauan tindak lanjut, hasil riset/surveipendahuluan c Penilaian terhadap sistem pengendalian manajemen atas tema ini
3 : belum adanya sistem pengendalian manajemen yang memadai atas tema ini 2 : sistem pengendalian manajemen yang ada kurang memadai
1 : sistem pengendalian manajemen yang ada cukup memadai d Tindak lanjut hasil audit sebelumnya atas tema ini
3 : 81% - 100% belum ditindaklanjuti 2 : 31% - 80% belum ditindaklanjuti 1 : 0% - 30% belum ditindaklanjuti II PENILAIAN EKSTERNAL
1 Temuan BPK
3 : temuan BPK mempengaruhi opini terhadap Laporan Keuangan 2 : temuan BPK yang merugikan keuangan negara
1 : temuan BPK yang tidak merugikan keuangan negara 2 Perhatian Pimpinan
3 Menjadi perhatian Menteri
2 Menjadi perhatian Pimpinan Eselon I
1 Menjadi perhatian Pimpinan di bawah Eselon I 3 Perhatian masyarakat
3 Menjadi headline di Media massa
2 Menjadi berita di Media massa bukan headline 1 Ada informasi dalam bentuk surat dari masyarakat 4 Dampak positif buat Inspektorat Jenderal
3 : sangat memberi dampak positif buat Inspektorat Jenderal 2 : cukup memberi dampak positif buat Inspektorat Jenderal 1 : kurang memberi dampak positif buat Inspektorat Jenderal 5 Dampak positif terhadap pelayanan publik/masyarakat
3 : sangat memberi dampak positif terhadap pelayanan publik/masyarakat 2 : cukup memberi dampak positif terhadap pelayanan publik/masyarakat 1 : kurang memberi dampak positif terhadap pelayanan publik/masyarakat
6 Dampak ekonomi (ketidakekonomisan)
3 : sangat memberi dampak ekonomi atau berpotensi terjadinya kerugian negara 2 : cukup memberi dampak ekonomi atau berpotensi terjadinya kerugian negara 1 : kurang memberi dampak ekonomi atau berpotensi terjadinya kerugian negara 7 Dampak tema terhadap pencapaian tujuan organisasi
3 : sangat memberi dampak kinerja (mempengaruhi pencapain target) 2 : cukup memberi dampak kinerja (mempengaruhi pencapain target) 1 : kurang memberi dampak kinerja (mempengaruhi pencapain target) III HAL-HAL KHUSUS
1 Jumlah Dana/Anggaran Yang Dikelola 3 : > 1 M
2 : 0,5 M - 1 M 1 : < 0,5 M
2 Audit/Reviu/Evaluasi/Pemantauan oleh unit lain atas tema ini
3 : belum pernah dilakukan Audit/Reviu/Evaluasi/Pemantauan oleh BPK dan UKI 2 : belum pernah dilakukan Audit/Reviu/Evaluasi/Pemantauan oleh UKI
1 : sudah pernah dilakukan Audit/Reviu/Evaluasi/Pemantauan oleh BPK dan UKI 3 Ketersediaan informasi dan data yang dapat diaudit
3 : ketersediaan informasi dan data sangat memadai 2 : ketersediaan informasi dan data cukup memadai 1 : ketersediaan informasi dan data kurang memadai
INSPEKTORAT JENDERAL
-16-Lampiran III FORMAT PROPOSAL TPU DAN
KEGIATAN PENGAWASAN TERKAIT TPU
Dalam praktik perencanaan pengawasan tematik tahun 2010, ditemui variasi dalam penyusunan Proposal TPU, terutama penjelasan mengenai pendekatan dan metodologi pengawasan serta perencanaan sumber daya. Selain itu, beberapa desain penugasan menggunakan istilah penugasan yang sama tetapi ternyata tingkat kedalaman telaahan/analisis berbeda. Sebaliknya, beberapa desain penugasan menggunakan istilah penugasan yang berbeda tetapi ternyata tingkat kedalaman telaahan/analisis sama.Misalnya, terdapat suatu kegiatan yang menggunakan istilah monitoring namun bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan memiliki langkah kerja berupa teliti/pastikan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. Padahal, pada umumnya, tujuan dan langkah kerja tersebut hanya dilakukan dalam kegiatan audit. Oleh karena itu, perlu keseragaman dalam penyusunan Proposal TPU dan pemilihan kegiatan pengawasan terkait perlu mengikuti kaidah sebagai berikut:
A. FORMAT PROPOSAL TPU
Pendekatan dan metodologi pengawasan merupakan kegiatan dan/atau prosedur audityang dilaksanakan auditor untuk memperoleh solusi/hasil yang relevan dalam menjawab tujuan dan pertanyaan audit. Untuk tiap pertanyaan audit, auditor harus menentukan sumber informasi yang diperlukan dan metode pengumpulan datanya.
Format Proposal TPUterdiri atas: 1. Judul Proposal TPU
Memuat nama Inspektorat yang mengajukan TPU, tulisan Proposal Tema Pengawasan Unggulan (TPU) beserta tahunnya, dan nama TPU yang diajukan.
Untuk keseragaman, redaksi kalimat tema pengawasan unggulan sebaiknya diawali dengan kata Benda yaitu kegiatan di auditi diikuti dengan kegiatan pengawasan yang dilakukan (Audit/ Reviu/ Monitoring/ Asistensi/ Konsultasi/ Kajian/ dan lain sebagainya)
Contoh:
INSPEKTORAT XXX PROPOSAL TPU 2011
(PENINGKATAN KUALITAS LAPORAN KEUANGAN BA 15 KEMENTERIAN KEUANGAN MELALUI REVIU)
Contoh lainnya:
a. Peningkatan Efektivitas Penagihan Piutang Pajak melalui Evaluasi. b. Percepatan Penanganan Hasil Penindakan di DJBC melalui Audit.
c. Peningkatan Efektivitas Pemberian Fasilitas Kemudahan Impor Tujuan Ekspor pada DJBC melalui audit.
d. Pemberdayaan SDM yg ditempatkan di Kanwil DJPB melalui evaluasi. e. Penyelesaian Penanganan Aset Eks-BPPN dan BDL melalui Audit.
f. Pembenahan Manajemen Penganggaran dan Pelaporan Belanja Subsidi dan BelanjaLain-2 melalui evaluasi.
2. Usulan Tim Pencapaian TPU (Person In Charge)
Berisi pejabat dan pegawai yang bertugas merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan melaporkan pelaksanaan kegiatan. Susunan tim terdiri dari satu Manajer Kegiatan dan dua Anggota.
Contoh:
Manajer Kegiatan : aaaaaaa/NIP
Anggota : 1. Bbbbbbb/NIP
2. cccccccc/NIP 3. Latar Belakang Masalah
Berisi permasalahan/Symptoms yang melatarbelakangi perlu dibentuk TPU, mengacu pada teridentifikasinya risiko terkait penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan/atau efektif atau perolehan sumber daya yang tidak ekonomis.
Contoh:
A. Latar Belakang Masalah 1) Berdasarkan ……….…. 2) Terdapatnya…………... 4. Tujuan Pengawasan
Berisi uraian mengenai informasi hal-hal yang akan dicapai melalui Tema Pengawasan Unggulan. Untuk keseragaman, redaksi kalimat tujuan pengawasaan sebaiknya diawali dengan kata kerja dengan imbuhan “me”.
Contoh:
B. Tujuan Pengawasan
1) Memastikan ……….. 2) Menguji kebenaran …….. 5. Ruang Lingkup Pengawasan
Berisi uraian mengenai batasan dari pengawasan, meliputi:
a. kegiatan, program atau proses yang menjadi fokus pengawasan; b. Siapa yang terlibat, misalnya: auditi dan tenaga ahli;
c. batas dari jangka waktu, misalnya: tahun atau periode tahun; dan d. lokasi/tempat yang dilakukan pengawasan.
Contoh:
C. Ruang Lingkup Pengawasan
1) Kegiatan yang akan diaudit/dilakukan pengawasan meliputi : (1) ...
(2) ……. (3) ……..
2) Periode audit/pengawasan mencakup TA 20XX.
3) Lokasi/tempat yang akan diaudit/dilakukan pengawasan adalah .... Kantor Pelayanan, ... Kanwil, ... Direktorat.
INSPEKTORAT JENDERAL
-18-6. Metodologi Pengawasan/ Desain Penugasan:
Berisi uraian mengenaijenis kegiatan pengawasan yang akan dilaksanakan beserta output antara tiap kegiatan, waktu yang direncanakan, uraian ringkas penggunaan SDM, dan anggaran dana yang dibutuhkan, dengan perincian berikut:
a. Jenis kegiatan pengawasan, sesuai tahapannya adalah:
1) Tahap Persiapan, meliputi kegiatan: (1) pendidikan dan pelatihan pengawasan serta (2) pengumpulan data.
2) Tahap Pelaksanaan, meliputi kegiatan: (1) sosialisasi mengenai pengawasan, (2) pembimbingan dan konsultasi, (3) pemantauan, (4) evaluasi, (5) reviu, (6) audit, dan (7) pembahasan/FGD /exposure draft /workshop /public hearing
3) Tahap Pelaporan, meliputi kegiatan: (1) pengelolaan hasil pengawasan dan (2)pemaparan hasil pengawasan.
b. Waktu, berisi rencana waktu pelaksanaan kegiatan.
c. SDM, berisi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari tiap tahap pencapaian TPU.
d. Dana, berisi uraian ringkas mengenai jumlah biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan.
Contoh:
D. Metodologi Pengawasan/ Desain Penugasan:
No. Kegiatan Pengawasan danOutput Antara Waktu Orang -SDM
Hari Dana
Tahap Persiapan Pelaksanaan:
1) Pelatihan atau Pengumpulan Data Output:PKA …… s.d. ….20XX …. OrangHari RpXXXXXX Tahap Pelaksanaan: 1) Audit/Reviu/Evaluasi/Peman-tauan pada Kantor Pelayanan ….. Output:Laporan hasil audit per Satker
…… s.d. ….
20XX …. OrangHari RpXXXXXX
2) Pembahasan/FGD dengan Kantor Pusat …..
Output: Laporan hasil
Pembahasan/FGD …… 20XX ….. Orang Hari RpXXXXXX Tahap Pelaporan:
1) Pengelolaan hasil pengawasan dengan menyusun laporan TPU Output: Laporan Akhir TPU ke Eselon I dan Menkeu
…… 20XX …. Orang
e. Output, berisi mengenai laporan hasil akhir yang akan diperoleh dari tahapan pencapaian TPU yang berisi antara lain dapat berupa usulan kebijakan (policy recommendation), pedoman, peta, dan hasil audit/reviu/monitoring.
Contoh: E. Output
(1) Policy Recommendation:
a) Tata Cara Penerbitan STP (PMK No. 84/PMK.03/2010),
b) Penertiban BMN berupa Tanah, Rumah, dan/atau Kendaraan Bermotor di lingkungan Depkeu Untuk Pegawai Yang Akan Pensiun (Instruksi Menkeu No.146/IMK.01/2009)
c) Langkah-langkah peningkatan mutu layanan publik di lingkungan DJP (S-218/PJ/2010),dll
(2) Peta Piutang Pajak, Peta Backlog, dll
(3) Pedoman Audit SOP, Pedoman Pelaporan, dll 7. Perencanaan Sumber Daya:
Berisi mengenai uraian detail atas rencana penggunaan sumber daya, lokasi, waktu untuk tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan yang terlampir pada RAB – UPKPT.
Contoh:
F. Perencanaan Sumber Daya
Rincian kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, rencana penggunaan sumber daya, lokasi/kantor, dan waktu untuk tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan terlampir pada format Rencana Anggaran Biaya- UPKPT.
8. Persetujuan Inspektur:
Berisi mengenai tanda tangan dari masing-masing Inspektur termasuk cap instansi Inspektorat untuk setiap TPU yang diusulkan.
Contoh: Mengetahui, InspekturXX ……….. NIP…………..
B. KEGIATAN PENGAWASAN TERKAIT TPU
Dalam menentukan efektivitas pada tahapan pencapaian TPU harus diperhatikan apakah penugasan tersebut merupakan assurance services atau consulting services. Dalam praktiknya, garis batas antara assurance services dan consulting services terkadang tidak jelas. Namun demikian, 3 prinsip utama berikut dapat dijadikan acuan untuk membedakan assurance services dengan consulting services:
1. Tujuan penugasan
Assurance services bertujuan untuk menghasilkan sebuah penilaian independen (berupa simpulan audit) dan tidak hanya berupa saran, sedangkan consulting services bertujuan menghasilkan rekomendasi yang ditujukan untuk memberikan nilai tambah dan memperbaiki proses tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian organisasi.
INSPEKTORAT JENDERAL
-20-2. Pihak yang terlibat dalam penugasan
a. Assurance services melibatkan tiga pihak, yaitu:
1) pihak yang terlibat langsung dalam suatu proses, sistem, atau subyek audit lainnya yaitu auditi;
2) pihak yang membuat penilaian independen yaitu Itjen;
3) pihak yang memanfaatkan hasil penilaian independen yaitu Menteri Keuangan.
b. Adapun consulting services melibatkan dua pihak, yaitu pihak yang memberikan saran (Itjen) dan pihak yang meminta dan menerima saran (auditi).
3. Sifat dan ruang lingkup penugasan
Dalam penugasan assurance, sifat dan ruang lingkup kegiatan ditentukan oleh auditor. Namun demikian, harus dipastikan bahwa sifat dan ruang lingkup penugasan telah didefinisikan dan dipahami dengan jelas oleh auditi dan pihak yang memanfaatkan hasil assurance.
Consulting servicesseringkali dilaksanakan berdasarkan permintaan manajemen sehingga sifat dan ruang lingkupnya bergantung pada kesepakatan dengan auditi.
Dalam membuat perencanaan pengawasan yang efektif dan efisien sesuai dengan best practices, harus mempertimbangkan beberapa hal, diantaranya:
Itjen tidak diperbolehkan mengaudit suatu area yang sebelumnya menjadi subyek penugasan konsultasinya atau memberikan nonaudit services yang bersifat signifikan atau material terhadap area yang diaudit. Pembatasan ini tidak berlaku selamanya dan tidak dimaksudkan untuk mencegah fungsi Itjen melaksanakan consulting services, tetapi lebih untuk membatasi partisipasi Itjen dalam penugasan assurance untuk mengevaluasi aktivitas pengendalian yang menjadi subyek penugasan konsultasi Itjen sebelumnya.
Dengan demikian dalam penyusunan perencanaan kegiatan pengawasan harus diperhatikan bahwa apabila pada suatu periode Itjen memberikan consulting services atas suatu area tertentu maka tidak ada larangan bagi Itjen untuk memberikan assurance services pada periode berikutnya.
Dalam penyusunan perencanaan, diharapkan auditor memahami tujuan yang diharapkan dari TPU sehingga mengetahui arah pelaksanaan tugasnya apakah lebih mengarah kepada penugasan untuk memberikan suatu assurance services ataukah kepada penugasan untuk memberikan consulting services. Dengan pemahaman arah penugasan yang tepat, selanjutnya auditor menyusun metodologi pengawasan yang akan dilakukan termasuk desain penugasan berupa kegiatan pengawasan. Untuk keseragaman pemahaman, kegiatan pengawasan yang dikembangkan mengacu pada definisi dan uraian berikut ini.
1. Pendidikan dan pelatihan pengawasan
Pendidikan dan pelatihan (diklat) pengawasan adalah proses/cara untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan mengenai hal-hal yang terkait dengan pengawasan, dapat berupa PKS, Workshop, Seminar, dan sebagainya.
2. Pengumpulan data
Pengumpulan data adalah cara bagaimana informasi didapat. Metode pengumpulan data yang biasa digunakan adalah studi literatur, telaah dokumen, observasi, survei, dan pendapat ahli. Studi literatur adalah metode pengumpulan data/informasi yang melibatkan pengujian atas laporan riset , tulisan dan buku yang dipublikasikan.
Telaah dokumen adalah metode pengumpulan data/informasi melalui kajian dan penelitian atas file atau dokumen.
Observasi adalah metode pengumpulan data berupa kunjungan ke lokasi dimana kegiatan dijalankan. Dengan observasi auditor dapat secara langsung mengamati pelaksanaan kegiatan dilapangan dan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Survei adalah metode pengumpulan data/informasi melalui penyebaran kuesioner dan indepth interviewuntuk mengumpulkan data/informasi dari sampel yang relevan.
Pendapat ahli adalah metode pengumpulan data/informasi yang melibatkan pengetahuan dan persepsi dari para ahli.
3. Sosialisasi mengenai pengawasan
Sosialisasi mengenai pengawasan adalah upaya menjelaskan tentang pengawasan baik dari jenis kegiatannya, tujuannya, dan hal-hal lain terkait kegiatan pengawasan.
4. Pembimbingan dan konsultansi
Pembimbingan adalah proses pemberian petunjuk/pelajaran/penjelasan mengenai cara melakukan sesuatu.
Konsultasi adalah pemberian saran atau pertukaran pikiran untuk mendapatkan kesimpulan yang sebaik-baiknya dalam memutuskan sesuatu. Konsultasi mencakup pemberian saran dan kegiatan yang terkait dengan pemberian jasa kepada auditi, dimana sifat dan ruang lingkupnya disetujui dengan auditi dan dimaksudkan untuk memberikan nilai tambah dan peningkatan bagi tata kelola, manajemen risiko, dan proses pengendalian auditi tanpa mengambil alih tanggung jawab auditi. Contohnya adalah konseling, pemberian saran, dan diklat.
5. Pembahasan antara lain FGD/ Exposure Draft / Public Exposure
Focus Group Discussion (FGD) adalah suatu grup diskusi yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan dipandu seorang fasilitator mengenai suatu isu atas masalah tertentu, dimana selama diskusi berlangsung setiap anggota bebas berbicara kepada anggota lainnya dalam grup. Exposure Draft adalah versi usulan dari suatu dokumen atau pernyataan yang diterbitkan untuk keperluan diskusi terbuka sebelum suatu dokumen atau pernyataan final dinyatakan tersedia untuk umum.
Public Exposure adalah dibukanya suatu subyek atau permasalahan untuk didiskusikan atau diperdebatkan secara luas.
6. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kesesuaian pelaksanaan suatu kegiatan dengan standar dan/atau tujuan yang telah ditetapkan.
Pemantauan dilakukan pada kegiatan yang sedang berlangsung. Data sebelumnya (cut-off pada saat kedatangan) dapat digunakan sebagai data awal namun tidak dilakukan analisis dan penelitian lebih lanjut. Penyebab permasalahan dilakukan melalui wawancara dengan pejabat yang terkait. Jika dalam pelaksanaan pemantauan auditor menemukan adanya permasalahan, maka auditor harus memberikan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Contoh:
Pada pemantauan atas kegiatan perekaman data penagihan pajak pada suatu KPP Pratama, auditor hanya akan memantau proses perekaman data dan memantau kesesuaiannya dengan SOP pada waktu auditor bertugas.
7. Evaluasi
Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan.
Evaluasi dilaksanakan atas suatu program, tidak dilakukan atas suatu kegiatan. Teknik yang dilakukan meliputi studi literatur, telaah dokumen dalam rangka memahami program yang
INSPEKTORAT JENDERAL
-22-dievaluasi, observasi, survei, pilot testing, dan analisis. Rekomendasi (jika ada) menyajikan alternatif penyelesaian terkait dengan kelemahan yang ditemukan.
8. Reviu
Reviu adalah penelaahan dokumen suatu kegiatan untuk memperoleh keyakinan terbatas bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan.
Reviu dilaksanakan hanya melalui pengajuan pertanyaan terhadap pejabat/pegawai yang berwenang/bertanggungjawab dan analisis atas data/informasi yang diperoleh, danharus menjadi dasar yang memadai bagi auditor untuk memberikan keyakinan yang terbatas. Reviu tidak melakukan pengujian sampai ke dokumen sumber seperti berita acara fisik dan bukti pembayaran.
Contoh:
Pada reviu atas kebenaran nilai piutang pajak, auditor akan membandingkan antara saldo awal suatu periode dengan saldo akhir periode sebelumnya, membandingkan saldo piutang pajak pada tanggal tertentu pada Seksi Penagihan dengan data pada laporan AR. Auditor tidak memeriksa bukti-bukti berupa SKP, STP, Surat Teguran, Surat Paksa, SPMP, bukti lelang, SSP, Pbk, dan dokumen lainnya.
9. Audit
Audit adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan pengujian bukti yang dilakukan secara independen, obyektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.
Audit dilaksanakan untuk memperoleh suatu pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan risiko pengendalian, pengujian catatan, pengujian atas hasil wawancara dengan cara memperoleh bahan bukti yang menguatkan melalui inspeksi, pengamatan, konfirmasi, dan prosedur tertentu lainnya.
Contoh:
Pada audit atas kebenaran nilai piutang pajak, auditor akan membandingkan antara saldo awal suatu periode dengan saldo akhir periode sebelumnya, membandingkan saldo piutang pajak pada tanggal tertentu pada Seksi Penagihan dengan data pada laporan AR. Kemudian auditor melakukan pengujian lebih lanjut dengan memeriksa bukti-bukti berupa SKP, STP, Surat Teguran, Surat Paksa, SPMP, bukti lelang, SSP, Pbk, dan dokumen lainnya.
10. Pengelolaan hasil pengawasan
Pengelolaan hasil pengawasan adalah proses dan cara mengelola hasil audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan/atau kegiatan pengawasan lainnya seperti penyusunan laporan, kompilasi, entrydata hasil pengawasan, updating data tindak lanjut, dan lain-lain.
11. Pemaparan hasil pengawasan
Pemaparan hasil pengawasan adalah proses dan cara menguraikan hasil audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan/atau kegiatan pengawasan lainnya kepada stakeholders.
Dalam rangka penyeragaman penggunaan istilah, disarankan dalam penyusunan Proposal TPU menggunakan istilah jenis kegiatan pengawasan, dibawah ini:
a. Tahap Persiapan Pelaksanaan
1) Pendidikan dan pelatihan pengawasan 2) Pengumpulan data
b. Tahap Pelaksanaan
2) Pembimbingan dan konsultasi
3) Pembahasan antara lain FGD/ Exposure Draft /Public Exposure 4) Pemantauan
5) Evaluasi 6) Reviu 7) Audit
c. Tahap Pelaporan
1) Pengelolaan hasil pengawasan 2) Pemaparan hasil pengawasan
Dalam merencanakan tahapan pencapaian TPU untuk mencapai tujuan pengawasan perlu diperhatikan bahwa urutan tersebut harus mempertimbangkan tingkat kedalaman pengujian untuk setiap jenis kegiatan. Urutan 4 jenis kegiatan pengawasan utama berdasarkan tingkat kedalaman pengujian mulai dari tingkat terendah sampai dengan yang tertinggi, adalah sebagai berikut:
1. pemantauan; 2. evaluasi; 3. reviu; dan 4. audit.
Dengan mempertimbangkan tingkat kedalaman pengujian untuk setiap jenis kegiatan pengawasan tersebut diharapkan dapat tersusun suatu rencana tahapan kegiatan yang menggambarkan alur berpikir yang logis.
INSPEKTORAT JENDERAL
-24-Lampiran IV
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
INSPEKTORAT JENDERAL
Gedung Djuanda II Kementerian Keuangan Lantai IV s.d. XIII Telepon : (021) 3865430 Jalan Dr. Wahidin No. 1 Jakarta 10710 Sentral : 3810162 – 66 Tromol Pos 3132 JKT.10031 Faksimili : 3847448
BERITA ACARA HASIL REVIU
TEMA PENGAWASAN UNGGULAN TAHUN 20XX INSPEKTORAT XX
Pada hari ini ………. tanggal …….bulan ………tahun ……….bertempat di ………, kami yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Surat Tugas Inspektur Jenderal Nomor: …………, menyatakan bahwa Tim Pengkaji Tema Pengawasan telah melakukan reviu terhadap TPU sebagai berikut:
1.TPU I 2.TPU II 3.TPU III
pada Inspektorat …. dari tanggal ………… s.d. ……dengan hasil sebagaimana terlampir (Kertas Kerja Reviu).
Demikian Berita Acara Hasil Reviu ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
…….., ……….
Tim Penyusun TPU Tim Pelaksana Monitoring dan Evaluasi Ketua Tim
……….. ………
KERTAS KERJA REVIU
TEMA PENGAWASAN UNGGULAN REVIU ATAS LAPORAN KEUANGAN TIM PENGKAJI TEMA PENGAWASAN
No. Uraian Ya Tidak Keterangan / Usulan Perbaikan
Unsur: Judul TPU
1. Apakah tema merupakan tema yang high risk/ penting
2. Apakah judul proposal TPU sesuai dengan tujuan dan latar belakang pelaksanaan kegiatan
3. Apakah redaksi judul TPU sudah menggunakan kalimat yang seragam Unsur: Keanggotaan Tim
4. Apakah nama tim PIC telah terdiri dari 1 manajer kegiatan dan 2 anggota
Unsur: Latar Belakang
5. Apakah latar belakang masalah telah menjelaskan TPU yang akan dilakukan Unsur: Tujuan
6. Apakah tujuan pengawasan selaras dengan TPU yang diajukan
7. Apakah tujuan pengawasan telah menggunakan redaksi yang seragam Unsur: Ruang Lingkup
8. Apakah ruang lingkup telah mencakup kegiatan, program atau proses yang menjadi fokus pengawasan, siapa yang terlibat, batas dari jangka waktu, lokasi/tempat yang dilakukan pengawasan.
Unsur: Metodologi / Desain Penugasan
9. Apakah metodologi / desain penugasan telah mencakup jenis kegiatan, waktu, SDM dan dana
10. Apakah tahap kegiatan beserta outputnya telah mendukung tercapainya output akhir
11. Apakah tahap kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan merupakan kegiatan yang berkaitan Unsur: Output
12. Apakah output akhir merupakan hasil akhir TPU yang dapat dicapai / controllable
Unsur: Legalitas
13. Apakah proposal TPU sudah ditanda tangani oleh Inspektur
INSPEKTORAT JENDERAL
-26-Lampiran V
Timeline Perencanaan Pengawasan Tematik
Waktu Uraian Kegiatan Pelaksana Alokasi Sumberdaya Januari
s.d. Maret Pemahaman proses bisnis danidentifikasi Symptoms: 1. mempelajari peraturan, kebijakan, dan renstra dan roadmap, profil risiko, balance scorecard, yang dimiliki oleh auditi;
2. wawancara dengan manajemen dan pejabat lain yang terkait; 3. wawancara dengan eksternal
auditor;
4. melakukan penelitian sepintas (walkthrough investigation) ke auditi;
5. melakukan analisis atas anggaran serta realisasi belanja dan pendapatan;
6. melakukan riset mengenai praktik manajemen yang baik (good management practices), misalnya melalui internet; dan 7. menguji/mempelajari
dokumen-dokumen lainnya yang mengandung kebijakan penting yang menjadi perhatian auditi.
Seluruh
Inspektorat Kegiatan:- Pemahaman proses bisnis 1) s.d. 7) antara 5-7 hari kerja - kegiatan updating profil
auditi & symptoms 3 hari kerja - susunan tim: 1 PT, 1 KT, 1-2
AT.
Pembentukan jumlah tim sesuai kebutuhan.
April Updating profil auditi dan
symptomske TeamRisk SeluruhInspektorat Mei s.d.
Juli 1. Penyusunan TPP dan TPU(Matrik dan Proposal) untuk Inspektorat serta DPU (Matrik dan Proposal) untuk Sekretariat 2. Pembahasan TPU/DPU dengan
TPTP
3. Presentasi TPU/DPU ke Irjen pada Rakerpim Tengah Tahun
Seluruh Inspektorat, Sekretariat Itjen, TPTP
Penyusunan TPP, TPU, dan DPU (matriks dan proposal) maksimal 7 hari kerja dengan susunan tim: 1 PT, 1 KT, 1-2 AT.
Pembahasan TPU/DPU dilaksanakan bersama secara konsinyering
Presentasi TPU/DPU dilaksanakan sesuai Jadwal Rakerpim
Agustus - Komunikasi TPU dengan auditi
- Penyusunan UPKPT (TPU/DPU, TP Non Unggulan, dan Dukungan Pengawasan)
Seluruh
Inspektorat dan
Sekretariat Itjen Penyusunan UPKPT maksimal 7 hari kerja.
Keputusan Irjen Irjen, lampiran I, dan lampiran II maksimal 3 hari
Oktober s.d. Desember
Keputusan Irjen tentang PKPT Sekretariat Itjen dan Inspektorat VII
Paling lambat Minggu III Desember diharapkan Keputusan Irjen telah diterbitkan
InputtingPKPT ke TeamSchedule Seluruh
Inspektorat Palingsemua PKPT telah terekam padalambat 31 Desember TeamSchedule
INSPEKTORAT JENDERAL
-28-Lampiran VI MANUAL TEAMRISK
UNTUK PERENCANAAN PENGAWASAN TEMATIK I. Pengenalan TeamRisk
TeamRiskadalah modul yang menyediakan tools untuk menerapkan Risk Based Audit Plan dengan cara melakukan penilaian risiko atas Audit Universe, mendesain faktor-faktor risiko yang akan dinilai, mendistribusi penilaian risiko kepada auditor atau auditi untuk mendapatkan feedback, mereviu penilaian risiko, membuat laporan penilaian risiko, dan menggunakan penilaian sebelumnya untuk melakukan penilaian risiko yang baru.
Output akhir adalah daftar peringkat risiko untuk setiap Audit Universe (unit bisnis dan/atau proses) yang akan menjadi bahan pertimbangan untuk rencana audit.
TeamRiskmemiliki beberapa fitur yaitu:
a. Risiko dinilai oleh anggota tim audit yang didefinisikan sebagai kontributor untuk proses penilaian.
b. Tujuan, Risiko, dan Kontrol terkait dengan entitas atau institusi sebagai enterprise dalam rangka menentukan audit mana yang akan dilakukan.
c. Tujuan, Risiko, dan Kontrol yang dihubungkan bersama dalam Risk Library sehingga tim audit dapat mencari dengan mudah untuk membuat proses penilaian yang lebih efisien.
d. Fitur Self Assessment digunakan untuk mengumpulkan informasi dari business owners (contact) atau didistribusikan kepada auditor untuk membantu dalam proses penilaian.
e. Setelah penilaian selesai, proyek/audit untuk rencana audit akan telah teridentifikasi dan tersedia untuk penjadwalan dan/atau pembuatan proyek dalam EWP.
II. Mekanisme/Prosedur Perencanaan Pengawasan Tematik berbasis TeamRisk
Untuk lebih memahami prosedur perencanaan pengawasan tematik berbasis TeamRisk, perlu dikemukakan terlebih dahulu mengenai Tahapan Perencanaan Tematik dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang terdapat pada TeamRisk.
A. Tahapan Perencanaan Pengawasan Tematik
Secara garis besar tahapan perencanaan pengawasan tematik sebagai berikut: 1. Pemahaman Bisnis Auditi.
2. Identifikasi Symptoms.
3. Pemilihan Tema Pengawasan Potensial (TPP). 4. Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan (TPU). 5. Penyusunan Proposal TPU.
6. Komunikasi TPU dengan Auditi.
7. Penyusunan Ketentuan Tentang Kebijakan Pengawasan. B. Fitur-fitur Modul TeamRisk
Fungsi-fungsi bawaan (default) dari TeamRisk yaitu meliputi: 1. mendefinisikan dan mengisi Audit Universe;
2. membuat ukuran-ukuran tertentu (custom measure) untuk menilai Audit Universe; 3. mengkonfigurasi contoh penilaian (scoring template);
4. mengkonfigurasi dan mengisi database risiko (Risk Library) di TeamStore; 5. melakukan penilaian risiko (Risk Assessment); dan
Dengan demikian, dari hasil perbandingan antara proses tahapan perencanaan tematik dengan fungsi dari TeamRisk, tahapan perencanaan yang dapat dilakukan berbasis TeamRisk meliputi:
a. Identifikasi Symptoms
Langkah yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengisi Audit Universe berikut Symptom-nya.
b. Pemilihan Tema Pengawasan Potensial (TPP)
Langkah yang dilakukan untuk memilih TPP berdasarkan hasil penilaian atas kriteria-kriteria pemilihan TPP.
c. Pemilihan Tema Pengawasan Unggulan (TPU)
Langkah yang dilakukan untuk memilih TPU berdasarkan hasil penilaian atas kriteria-kriteria pemilihan TPU.
Sedangkan tahap selanjutnya mulai dari penyusunan Proposal TPU hingga penyusunan RAT dilakukan secara manual (tanpa menggunakan aplikasi TeamRisk).
C. Flowchart Mekanisme/Prosedur Perencanaan Pengawasan Tematik
Flowchart mekanisme/prosedur perencanaan pengawasan tematik dapat diilustrasikan sebagai berikut: AuditUniverse
Mulai
Symptoms
terkait
Menginput ke
TeamRisk
Data Audit
Universe dan
Symptoms
Data TPP
Matriks TPP
Data TPU
Matriks TPU
Selesai
Mengumpulkan
Informasi Auditi
Membuat template
penilaian TPP
Menilai bdsk
Kriteria TPP
Membuat
Matriks TPP
Membuat
Penilaian TPP
Membuat
Penilaian TPU
Membuat template
penilaian TPU
Menilai bdsk
Kriteria TPU
Membuat
Matriks TPU
INSPEKTORAT JENDERAL
-30-D. Peran-peran dalam Perencanaan Pengawasan Tematik dengan Menggunakan TeamRisk Beberapa peran dalam merumuskan perencanaan pengawasan tematik adalah sebagai berikut:
No Peran User
1 Administrator ChampionsInspektorat VII
2 Assessment Owner Inspektur
3 Assessor Tim Assessor
4 Reader Inspektur Jenderal
E. Mekanisme/Prosedur Kerja Updating Audit Universe dan Pemilihan TPU
Mekanisme/Prosedur Perencanaan Pengawasan Tematik berbasis TeamRisk adalah sebagai berikut:
1. Inspektur memberikan arahan kepada Tim Assessor untuk mengumpulkan data/informasi mengenai Audit Universe berikut Symptom-nya.
2. Tim Assessor mengidentifikasi data/informasi mengenai Audit Universe berikut Symptom-nya.
3. Tim Assessor menyampaikan hasil identifikasi data/informasi mengenai Audit Universe berikut Symptoms ke Inspektorat VII
4. Tim Assessor melalukan updating Audit Universe dan Symptoms
5. Adminstrator mereviu kelengkapanpenginputan Audit Universe dan Symptoms
6. Tim Assessor melakukan penilaian / assessment TPP dan TPU dengan menggunakan modul TeamRisk
7. Tim Assessor menyampaikan dan membahas hasil penilaian TPP dan TPU berupa Matriks TPP dan TPU kepada Inspektur.
8. Apabila Inspektur telah menyetujui hasil penilaian TPP dan TPU. Tim Assessor membuat Matriks TPP dan TPU sebanyak dua rangkap, rangkap pertama disampaikan ke Inspektur VII, rangkap kedua disimpan untuk lampiran Proposal TPU.
9. Adminstrator mereviu kesesuaian hasil penilaian / assessment TPP dan TPU di modul TeamRisk dengan Matriks TPP dan TPU yang diterima.
III. Membuat Audit Universe dan Symptoms
Dalam pembuatan Audit Universe dan Symptoms, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: A. Membuat Audit Universe
1) Klik Start Menu pada Windows, pilih All Program, pilih “TeamMate”, pilih (klik) “TeamRisk”
2) Kemudian akan keluar dialog box koneksi, silakan pilih koneksi yang sesuai, lalu klik OK
3) Selanjutnya akan keluar dialog box username dan password, silakan masukkan “username” dan “password”, lalu klik “OK”
4) Selanjutnya akan keluar tampilan Menu Utama TeamRisk. Untuk membuat Audit Universe, klik pada tombol “New”.
INSPEKTORAT JENDERAL
-32-5) Setelah itu, akan muncul box wizard tahap pertama. Kemudian isikan:
Title : Diisi Judul Audit Universe, untuk keseragaman agar diberi nama “Audit Universe– Inspektorat ….”
Code : Diisi Code dari Audit Universe. Untuk keseragaman agar diberi nama “AU–IR ….”
Description : Diisi Penjelasan singkat mengenai Audit Universe.
Start Date : Diisi Tanggal dimulainya rencana pengawasan. Biasanya dimulai pada awal tahun
End Date : Diisi Tanggal berakhirnya rencana pengawasan. Biasanya berakhir pada akhir tahun
Kemudian klik tombol “Next” untuk melangkah ke tahap kedua.
6) Setelah itu, akan muncul box wizard tahap kedua. Kemudian klik pada pilihan “copy from another assessment in this database”, lalu klik tombol “Browse”.
Keterangan:
Dipilih “copy from another assessment in this database” karena telah dibuatkan Template Audit Universesehingga tidak perlu membuat baru. Pilihan import dari excel tidak dapat meng-copydata deskripsi dari suatu Audit Universe.
7) Kemudian, akan muncul box pilihan Audit Universe. Pilih “Audit Universe” kemudian klik tombol “OK”.
INSPEKTORAT JENDERAL
-34-9) Kemudian, akan muncul secara otomatis box setting-Audit Universe. Tahap setting akan dilakukan setelah mengisikan Audit Universe berikut Symptoms terkait, klik “OK”.
B. Meng-update/meng-edit data Symptoms pada Audit Universe
1) Untuk meng-update/meng-edit Symptoms, klik pada menu Audit Universe
2) Kemudian akan muncul tampilan “Edit Audit Universe”. Terlihat Audit Universe template, yaitu dengan struktur 3 tingkatan: “unit Eselon I – unit Eselon II – fungsi unit Eselon II”, yang mengacu pada ketetentuan di PMK tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan.
3) Apabila terdapat perubahan atas PMK tersebut, dapat dilakukan penyesuaian sebagai berikut:
Tambah Item : Untuk menambahkan Item (unit Eselon I/unit Eselon II/fungsi unit Eselon II) baru, dengan meng-klik pada menu “Add Item” Tambah Sub Item : Untuk menambahkan Sub Item baru, dengan meng-klik menu
“Sub Item”
Ganti Nama Item : Untuk mengganti nama Item, dengan meng-klik menu “Rename Item”
4) Kemudian, jika struktur Audit Universe sudah selesai di-update, maka langkah berikutnya menambahkan kegiatan-kegiatan yang memiliki Symptoms pada fungsi-fungsi terkait di Eselon II, sehingga struktur Audit Universe berubah menjadi 4 tingkatan: “unit Eselon I – unit Eselon II – fungsi unit Eselon II - kegiatan”.
Untuk menambahkan kegiatan, pilih fungsi unit Eselon II-nya terlebih dahulu, lalu klik Sub Itemkemudian isikan sebagai berikut:
a) Pada Tab General
Title : Diisi nama kegiatan secara ringkas
Code : Diisi kode kegiatan. Dapat mengacu pada nomor persuratan untuk Eselon III. Sebagai contoh: Kegiatan penyusunan SOP di Itjen, diberi kode “IJ.12”
INSPEKTORAT JENDERAL
-36-b) Pada Tab Background
Diisi narasi Symptoms secara lengkap untuk setiap kegiatan.
Keterangan:
Untuk tab lainnya dikosongkan/tidak diisi.
5) Seteleh selesai, pilih menu “Close” untuk keluar dari tampilan Edit Audit Universe.
IV. Membuat dan Mengkonfigurasi Penilaian (Assessment) TPP
Dalam konfigurasi penilaian TPP, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Membuat New Assessment dengan nama “Penilaian TPP 20XX – Inspektorat X”. langkah-langkahnya mengacu pada tahap membuat Audit Universe dan Symptoms untuk langkah 4 s.d. 8 di atas, dengan penyesuaian sebagai berikut:
Langkah a.5 :
Title : Diisi Judul Penilaian, untuk keseragaman agar diberi nama “Penilaian TPP 20XX – Inspektorat ….”
Code : Diisi Code dari Penilaian. Untuk keseragaman agar diberi nama “TPP 20XX–IR ….”
Description : Diisi Penjelasan singkat mengenai Penilaian TPP.
Start Date : Diisi Tanggal dimulainya rencana pengawasan. Biasanya dimulai pada awal tahun
End Date : Diisi Tanggal berakhirnya rencana pengawasan. Biasanya berakhir pada akhir tahun
Langkah a.6 : sama
Langkah a.7 : Pilih “Audit Universe – Inspektorat …” kemudian klik tombol “OK” Langkah a.8 : sama
Keterangan: Apabila tampilan setting-scoring penilaian tertutup, maka dapat dimunculkan kembali dengan klik pada menu “Assessment” lalu pilih “Assessment Settings…”
2) Setelah selesai langkah ke-8, secara default setting scoring yang muncul adalah setting scoring untuk TPU. Untuk itu perlu dikonfigurasi kembali setting scoring Penilaian TPP, yaitu:
Catatan: Defaultkonfigurasi setting scoring hanya dapat dibuat untuk satu penilaian, sehingga hanya dapat dibuat untuk penilaian TPU.
a) Konfigurasi tab “scoring metrics”/ kriteria TPP: 1. Membuat
variabel baru
: 1. Klik pada tombol Add, kemudian isikan data sebagai berikut: Variable : Diisi huruf, mulai dari huruf a s.d. l,
karena kriteria Matriks TPP berjumlah 12 kriteria
Metrics : Diisi Nama Kriteria, yaitu A1 s.d. A3, B1 s.d. B4, dan C1 s.d. C5
Dimensions : Pilih “Residual Only”
Possible Scores : Matriks TPP hanya mempunyai dua nilai yaitu Tidak (0) atau Ya (1). Untuk itu perlu diedit:
1. pilih angka dua pada bagian sebelah kanan
2. Ganti value maupun label-nya dengan angka 0 dan 1
2. Klik tombol OK setelah selesai
INSPEKTORAT JENDERAL
-38-2. Menghapus variabel yang tidak diperlukan: Secara (default) bawaan TeamMate, terdapat varibel x dan y. Variabel tersebut dapat dihapus karena tidak diperlukan. dengan cara pilih variabel x, kemudian klik tombol “Delete”.
Lakukan hal yang sama terhadap variabel y. 3. Mengedit
variabel : Apabila terdapat kesalahan dalam membuat variabel, makadapat di-edit, dengan klik tombol “Edit” lalu lakukan perbaikan. Catatan:
Perbaikan tidak dapat dilakukan apabila, sudah dilakukan penilaian terhadap variabel tersebut.
4. Melihat
varibel : Untuk memastikan kebenaran variabel yang telah dibuat, dapatdipilih tombol “View”
b) Konfigurasi tab “scoring formulas and bands” / rumus perhitungan kriteria TPP:
Rumus Inherent Risk : Diisi angka “0”, karena konfigurasi di scoring metric untuk dimension dipilih residual only.
Rumus Residual Risk : Diisi Rumus berdasarkan Matriks TPP, yaitu “a+b+c+d+e+f+g+h+i+j+k+l”.
Scoring Bands : Merupakan kategori kelompok hasil penilaian, yaitu: 1. Nilai 1 s.d. 4 = Rendah
2. Nilai 5 s.d. 8 = Medium 3. Nilai 9 s.d. 12 = Tinggi
Klik pada pilihan Medium, diisi angka 5 s.d. 8, sedangkan untuk kategori lainnya secara otomatis terisi
c) Konfigurasi tab “Score Aggregation” / metode penilaian angka rata-rata:
Ada dua pilihan yaitu: Metode Straight Average dan Weight Average. Secara default TeamMatepilihannya adalah Metode Straight Average.
Metode yang akan dipilih adalah Straight Average sehingga tidak ada perubahan.
V. Melakukan Penilaian TPP
Setelah selesai melakukan konfigurasi matriks TPP, langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian TPP, dengan langkah sebagai berikut:
1) Klik menu “Worksheet”, lalu akan muncul tampilan Worksheet yang terdiri dari tiga tahap.
