ANALISA SISTEM PENJUALAN
PADA OPTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah Teori Organisasi Umum 2
Majid Gofur
13020018
Jurusan Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA MANAJEMEN KOMPUTER Dharma Wacana
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikanya Makalah dengan judul :”Analisa Sistem Penjualan Kacamata Pada Optik”,yang merupakan salah satu syarat mata Kuliah jurusan Sistem Informasi di Sekolah Tinggi Informatika Manajemen Komputer Dharma Wacana Metro.
Selama menyelesaikan makalah ini, penulis telah banyak menerima bimbingan,pengarahan,petunjuk,dan saran,serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan makalah ini.Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang bersangkutan dan membantu.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua.Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya dan semua pihak yang membutuhkan.
Metro, 19 Maret 2016
Daftar Isi
Judul 1
Kata Pengantar 2
Daftar Isi 3
BAB I PENDAHULUAN 4
Umum 4
Maksud dan Tujuan 4
Metode Penelitian 4
BAB II LANDASAN TEORI 6
Konsep Dasar Sistem 6
Karakteristik Sistem 6
Klasifikasi Sistem 7
Komponen Sistem Informasi 8
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum
Mata adalah salah satu dari lima indera yang diberikan sejak lahir. Pekerjaan yang paling sederhana dilakukan oleh mata adalah mengetahui keadaan lingkungan sekitarnya apakah terang atau gelap.
Penglihatan yang baik adalah penglihatan yang dihasilkan dari suatu bayangan, dari suatu objek yang diterima oleh retina yang ada di mata bagian belakang melalui suatu sistem optik.
Cahaya yang masuk ke mata difokuskan oleh lensa mata ke bagian belakang mata yang disebut retina. Bentuk bayangan benda yang jatuh di retina seolah-olah direkam dan disampaikan ke otak melalui saraf optik. Bayangan inilah yang sampai ke otak dan memberikan kesan melihat benda kepada mata
Saat mata melihat objek yang dekat, lensa mata akan berakomodasi menjadi lebih cembung agar bayangan yang terbentuk jatuh tepat di retina. Sebaliknya, saat melihat objek yang jauh, lensa mata akan menjadi lebih pipih untuk memfokuskan bayangan tepat di retina. Tetapi sering pada umumnya mata tidak dipelihara dengan baik. Dalam hal ini kami ingin mencoba menganalisa sistem yang sedang berjalan di Penjualan Kacamata pada Optik.
Penjualan Kacamata pada Optik merupakan Optik yang menjual berbagai jenis kacamata. Dalam pengolahan data pada sistem pemeriksaan, konsultasi dan penjualannya masih terdapat kekurangan-kekurangan. Maka perlu upaya untuk peningkatan sistem ke arah yang lebih baik. Untuk itu penulis mencoba mengambil judul : " Analisa Penjualan Kacamata Pada Penjualan Kacamata pada Optik".
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan makalah sebagai berikut :
a. Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan oleh penulis.
b. Untuk menambah wawasan bagi mahasiswa tentang sistem penjualan pada
sebuah perusahaan.
c. Mahasiswa dapat mengetahui dan mempelajari lebih jauh tentang
proses pemeriksaan mata.
d. Mahasiswa dapat mengetahui proses dan bebaga jenis kelainan mata.
1.3 Metode Penelitian
Metode atau teknik yang digunakan penulis dalam penulisan makalah ini adalah menggunakan metode :
a. Observasi (pengamatan langsung)
Menurut Hartono(2005:623), ”Observasi adalah penagamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan”.
b. Interview (Wawancara)
Interview adalah melakukan proses tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber ditempat atau lokasi objek penelitian dilakukan sesuai dengan kebutuhan penulis.
c. Studi Pustaka
Dalam metode ini penulis mengambil semua bentuk karangan buku – buku yang ditunjuk sebagai referensi yang berhubungan dalam penyusunan makalah ini untuk mempelajari data yang telah dirangkum.
BAB II
yang dikutip dalam buku Analisa Desain dan Sistem Informasi, Jogiyanto H.M, MBA, Akt , ph.D (2005,1), mendefinisikan sebagai berikut :“Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu“ .
Menurut Norman L.Enger yang dikutip dalam buku Sistem Informasi Manajemen, Tata Sutabri,S.Kom.,MM, (2005,9) mendefinisikan sebagai berikut :
“Menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan – kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan – tujuan perusahaan, seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi”.
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo yang dikutip dalam buku Sistem Informasi Manajemen, Tata Sutabri,S.Kom.,MM, (2005,9) mendefinisikan sebagai berikut :
“Menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek – objek atau unsur – unsur atau komponen – komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain”.
Menurut Mc.Leod (1995) yang dikutip dalam buku Analisis dan perancangan Sistem Informasi, Hanif Al Fatta, (2007,4) mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem sebagai sekelompok elemen – elemen yang terintegritas dengan merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sebuah system memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Komponen ( Components )
2. Batasan ( Boundary )
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau system dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar ( Environments )
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. 4. Penghubung ( Interface )
Sebagai media yang menghubungkan system dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung system dan interface. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya.
5. Masukan ( Input )
Energi yang dimasukan kedalam system disebut masukan system, yang dapat berupa pemeliharaan dan sinyal.
6. Keluaran ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolah ( Procces )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan meribah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran ( Objective )
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
B. Klasifikasi Sistem
Sistem memiliki yang berbeda untuk semua kasus yang terjadi yang ada di setiap system tersebut. Oleh karena itu system dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilistik. 4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
1. Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang dapat dikenali. Kebutuhan dapat terjadi karena adanya perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat dari kapasitas system yang ada.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan. 3. Pemasangan Sistem
Pemasangan Sistem merupakan tahap yang paling penting dalam daur hidup sistem, dimana peraliahan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program – program komputer dan prosedur – prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis., karena itu semua harus dipengaruhi atau diperbaiki.
5. Sistem Menjadi Usang
Terjadinya sistem menjadi usang apabila sistem tersebut sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun.
C. Komponen Sistem Informasi
Dalam sistem terdapat enam komponen sistem yaitu : 1. Blok Masukan
Ialah input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem, masukan (input) disini berupa penangkapan data dan metode-metode yang dimasukkan kedalam sistem informasi dsn menghasilkan suatu keadaan.
2. Blok Model
Ialah kombinasi dari prosedur, logika dan matematika uantuk memanipulasi data masukan ( input ) dan menghasilkan data keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Ialah keluaran yang menghasilkan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang digunakan untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu brainware, software dan hardware yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu mengendalikan sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Organisasi basis data yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas dan berkapasitas menyimpan yang efisien. Basis Data diakses dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System). 6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat cepat diatasi.
D. Pengertian Informasi
Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan lain sebagainya. Informasi diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem mengolah data menjadi informasi atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk yang berguna bagi penerinmanya.
1. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang akan dijelaskan dibawah ini :
a. Akurat ( Accurate )
Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.
b. Tepat Waktu ( Timelines )
Yang dimaksud dengan tepat pada waktunya adalah informasi yang akan datang pada penerimanya tidak boleh terlambat.
b. Relevan ( Relevance )
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. 2. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi yang bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan informasi dapat diperoleh dari data sistem informasi ( information system ).
E. Peralatan Pendukung (Tools System)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Orang kota bisa dibilang memiliki resiko lebih tinggi memiliki cacat mata dibanding orang yang ada di desa. Faktanya adalah bahwa kebanyakan orang di kota menghabiskan banyak waktu bekerja atau berada di tempat yang jarak pandang yang tidak jauh. Contoh aktifitasnya adalah seperti bekerja di depan komputer, membaca buku, bekerja di dalam ruangan tertutup yang sempit. Untuk itu seseorang harus memperhatikan kesehatan matanya dengan menjaga keseimbangan jarak pandang kita antara yang jauh dan yang dekat.
Ada beberapa cacat mata yang umum ditemui yaitu: a. Rabun jauh
Satu jenis cacat mata yang penglihatannya tampak buram jika melihat benda-benda jauh.
Saat melihat benda jauh, bayangan jatuh di depan retina. Oleh suatu mekanisme yang otonom dan terintegrasi yang melibatkan sistem saraf sensoris, motoris, dan otot serta struktur mata lainnya, keadaan ini dikompensasi dengan mengurangi
Mata menjadi silinder disebabkan kelengkungan kornea yang tidak rata penyakit ini tidak dapat disembuhkan kecuali dengan operasi dan dapat diringankan dengan kacamata.
Telah dijelaskan fungsi mata sangat penting bagi kehidupan. Pemeriksaan mata teratur sangatlah penting untuk deteksi dan penanganan dini. Cara yang paling umum digunakan untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan kacamata. Setidaknya itu penjelasan dari optikan ketika berencana membeli kacamata
3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organsisi adalah pengembangan secara grafik struktur kerja dari suatu organisasi,selain itu juga dengan adanya sturuktur organisasi ini dapat memberikan ketegasan dalam hal batas wewenang serta tanggung jawab kepada masing-masing anggota yang ditugaskan ini maka mereka akan dapat menunaikan tugasnya dengan baik.
Gambar III.1
Struktur Organisasi Penjualan Kacamata pada Optik
Sedangkan tugas dan fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi dari Penjualan Kacamata pada Optik tersebut yaitu :
1. Pemilik atau Kepala Toko
Pemilik merupakan top manajemen yang membuat keputusan akhir dari
kebijaksanaan serta tanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang ada pada Penjualan Kacamata pada Optik. Tugas pemilik perusahaan Penjualan Kacamata pada Optik adalah sebagai penanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan serta sebagai pengambil keputusan dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Kasir
Kasir adalah orang menjalankan sistem ini. Mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi seperti pembelian dan penjualan.Juga melakukan pencatatan laporan setiap bulannya.
3. Bagian Pemeriksaan
Bagian ini memiliki tanggung jawab terhadap pemeriksaan mata costumer.Pemeriksaan dilakukan dengan komputer dan manual agar mendapatkan data yang akurat tentang mata costumer.
4. Bagian Order Barang
Bagian order barang menerima perintah dari kasir untuk melakukan pengorderan lensa yang akan dipasangkan ke bingkai kacamata.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
organisasi untuk pelaksanaan tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu.
Ada lima proses didalam sistem penjualan kacamata beresep di Penjualan Kacamata pada Optik.Kelima prosedur itu adalah :
1. Proses pemesanan
Customers datang ke bagian kasir untuk konsultasi masalah mata yang dialami oleh Customer.Setelah itu kasir memberikan formulir pemesanan kepada costumer untuk diisi.setelah data diisi semua costumer menyerahkan kembali kebagian kasir untuk dicek data yang diisikan.Setelah itu melakukan pemeriksaan mata di ruang periksa. 2. Proses pemeriksaan
Bagian pemeriksa menerima Formulir Pemesanan yang diserahkan oleh bagian kasir.Setelah itu dilakukan pemeriksaan dengan menggunakan komputer dan manual agar data yang didapat akurat.Setelah diperiksa, bagian pemeriksaan ( Refractionist Optisien ) mengeluarkan form hasil pemeriksaan mata Customer.Hasil pemeriksaanya diserahkan kebagian untuk melakukan pembayaran pemesanan lensa.Setelah itu kedua data ini diarsipkan oleh bagian.
3. Proses pembayaran
Customer memilih frame yang tersedia di Penjualan Kacamata pada Optik untuk dipasangi lensa sesuai dengan hasil pemeriksaan.Costumer melakukan pembayaran sesuai dengan biaya yang telah disepakat. Kemudian kasir membuatkan nota kontan dua rangkap berdasarkan hasil pemeriksaan dan form pemesanan tadi..,rangkap pertama berwarna putih diserahkan kepada costumer sebagai bukti pengambilan kacamata pada tanggal yang ditentukan.Rangkap kedua berwarna kuning disimpan oleh bagian kasir.Kemudian kasir membuat Daftar Pemesanan Lensa untuk diserahkan kebagian order yang akan dibawa ke labotarium dengan frame kacamata yang telah dipilih oleh costumer.Berikutnya bagian order menyerahkan Daftar pemesanan Lensa yang telah ditandatangani oleh lab bersama kacamata yang telah terpasang lensa sesuai ukuran.kemudian kasir mengarsipkan Daftar Pemesanan Lensa yang telah ditandatangani oleh labotarium tersebut.
4. Proses pengambilan
Costumer datang sesuai tanggal yang dijanjikan.Kasir meminta nota kontan putih untuk dicocokkan dengan data dengan arsip yang ada..Kasir menyerahkan kacamata kepada costumer sekaligus membuatkan kartu Hasil Pemeriksaan yang bisa digunakan jika costumer melakukan servis dengan membawa kartu ini akan mendapatkan layanan gratis.
5. Proses pembuatan laporan
Kasir akan mengambil setiap bulan data dari Nota Kontan Putih yang merupakan data pembayaran costumer untuk dibuatkan laporan data penjualan perbulan yang akan diserahkan kepada kepala toko.
3.4 Permasalahan Pokok
Permasalahan yang penulis amati pada Penjualan Kacamata pada Optik antara lain : a. Semua proses yang ada pada Penjualan Kacamata pada Optik tersebut masih
mengugunakan sistem manual.Walaupun laporan sudah menggunakan komputer,tetapi hanya sebatas melibatkan program Microsoft Word dan Exel saja. b. Sistem penyimpanan dokumen pada Penjualan Kacamata pada Optik ini masih
kurang baik.Sehingga menyebabkan ada beberapa dokumen yang hilang. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Penulis menyarankan beberapa alternatif pemecahan masalah untuk Penjualan Kacamata pada Optik, yaitu :
a. Sebaiknya Penjualan Kacamata pada Optik menggunakan sistem yang sudah
terkomputerisasi sehingga pancatatan dan pengolahan setiap transaksi Penjualan Kacamata pada Optik menjadi lebih mudah dan cepat.
b. Dokumen-dokumen sebaiknya disimpan secara rapi pada suatu tempat khusus untuk
BAB IV
spesifikasi agar dalam pencatatan dan pengolahan laporan keuangan lebih rapih dan teratur. Dengan sistem penggunaan database, diharapkan kinerja karyawan akan
Setelah selesai penulisan makalah ini, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang sesuai dengan kemampuan dan disiplin ilmu yang penulis miliki. Adapun beberapa saran yang akan disampaikan penulis adalah sebagai berikut : 1. Pembangunan sistem baru perlu dilakukan secepat mungkin jika keberadaan akan
sistem tersebut memang sudah diperlukan.
2. Perancangan sebuah sistem informasi yang menggunakan komputer perlu diadakan
pelatihan personil yang ada dan tertib di dalam sistem tersebut.
3. Pengetahuan komputer pada sebuah sistem informasi diadakan pengamanan yang
meliputi back up data dan penggunaan password.
4. Penggunaan teknik komputer terbaru dapat menjadi alternatif pilihan untuk
diterapan pada sebuah sistem informasi yang baru.
5. Pemeliharan secara berkala terhadap hardware dan software perlu dilakukan apabila
DAFTAR PUSTAKA
Hartono,Jogiyanto.2005.Analisis & Desain Sistem Informasi:pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.Edisi III.Yogyakarta:Andi
Gordon, B. Davis.2002. Kerangka dasar sistem informasi manajemen. Bagian I : Pengantar. PPM ( PT. PUSTAKA BINAMAN RESSINDO ) Jakarta.
HM. Jogiyanto. 2005.Analisa dan Desain Sistem Informasi Manajemen.Edisi ketiga.Andi Yogyakarta.
