BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Sistem Komputerisasi II.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Lucasdalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu
sistem dapatdiartikan sebagaisuatukumpulandariunsur,komponen,atau
variabel-variabelyangterorganisasi, salingberinteraksi,salingtergantungsatu
samalaindanterpadu. Sementaraitu,menurutJamesO’brien(2006:9)sistem
adalahsekelompokkomponenyangsaling berhubungan,bekerjasamauntuk mencapai
tujuan bersama denganmenerima input (masukan) serta menghasilkan output
(keluaran) dalamproses tranformasi yang teratur.
MenurutAtmosudirdjo (2005:15)mengemukakanpendapatnya
sebagaiberikut:Suatusistem terdiriatasobjek-objekatauunsur-unsuratau
komponen-komponenyangberkaitandanterhubungsatu samalainsedemikian
rupasehinggaunsur-unsurtersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau
pengolahanyang tertentu.
MenurutDavis(Gordon, 2002:6)sebuahsistemterdiridaribagian-bagian
yangsaling berkaitanyangberoperasibersamauntukmencapaibeberapasasaran
ataumaksud.Pengertianlainyang dikemukakanolehKumorotomo (1998:8)
secarasederhanasuatusistem dapatdiartikansebagaisuatukumpulanatau himpunan
dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi,salingtergantung satu sama lain dan terpadu.
elemenatausubsistem yangsalingbekerjasamaatauyangdihubungkandengan
cara-cara tertentu sehinggamembentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsigunamencapaisuatutujuan(Sutanta,2003:4).Suatusistem adalahsuatu
jaringankerjadariprosedur-proseduryang saling berhubungan,berkumpul
bersama-samauntukmelakukansuatukegiatan atauuntukmenyelesaikansuatu sasarantertentu
(Paulus,2005 : 23).
Menurut Jogiyanto (2005 : 2) menyatakan Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan
prosedur itu sendiri menurut Fitzgeraldet.al dalam Jogiyanto (2001:2)
menyatakan bahwa “Prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tepat dari
tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya.”
Pendapat di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu
kumpulan dari sub sistem atau jaringan kerja yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Mulyanto (2009:2) suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components),
batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung
(interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran
atau tertentu.
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan kerjanya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.
3. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama
lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka
akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
5. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem yang
lainnya. Keluaran dari satu sub sistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
Masukan (input), adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
7. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalkan untuk
sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak
berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
8. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
9. Sasaran Sistem (Object)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh
sistem, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem
tidak akan berguna. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.
Menurut Mulyanto (2009:8), sistem dapat diklasifikasikan berbagai sudut
pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a) Sistem abstrak (Abstract system )
Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya
b) Sistem fisik (Physical system)
Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap
mahluk dapat melihatnya.
c) Sistem alamiah (Natural system)
Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam
dalam arti tidak dibuat oleh manusia.
d) Sistem buatan manusia (Human made system)
Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia.
Contoh :
Sistem Informasi - manusia – komputer
Man - machine system / human-machine system interaksi antara manusia
dan mesin.
e) Sistem Deterministik (Deterministic System )
Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut
sistem deterministik. Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi,
sehingga outputnya juga dapat diramalkan.
Contoh : Sistem Komputer
f) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )
Sistem ini adalah sistem di mana kondisi masa depannya tak dapat
diramalkan karena mengandung probabilitas.
Contoh : Sistem Manusia
g) Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak
h) Sistem Terbuka (open system)
Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah
sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab
itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control
system) yang baik agar yg masuk hanya pengaruh – pengaruh yang baik
saja. Contoh : sistem kebudayaan Indonesia
II.1.2. Pengertian Sistem Komputerisasi
Perkataankomputer/computerberasaldariperkataan
asingtoComputeartinyahitung.Dengandemikian,makakomputerdapat
diartikansebagaialat hitungatau
mesinhitung.Akantetapi,apabilaistilahkomputeritudiartikanke
dalamBahasaIndonesiamenjadimesinhitung,makaimajinasikitaakanlain
denganmaknadantujuannya,artinyaseolah-olahkomputeritudisamakandengan
kalkulator.
Menurut Longkutoy(1996:24),komputeradalahalatyang
memegangperananpentingdidalam sistem pengolahandataelektronis,maka
komputer juga disebut alat pengolahdata.
Menurut Blissmer (1985 : 34) komputer adalah suatu alat elektronik
yangmampumelakukan beberapatugassebagai berikut :
a. Menerima input.
b. Memproses input tadi sesuai denganprogramnya.
c. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan.
MenurutSanders (1985 :29)komputeradalah sistem
elektronikuntukmemanipulasidatayangcepatdan tepatsertadirancang
dandiorganisasikan supayasecaraotomatismenerimadanmenyimpandatainput,
memprosesnya,danmenghasilkan outputdibawahpengawasansuatu langkah-
langkah, instruksi-instruksi programyang tersimpan di memori (stored program).
Menurut Fuori (1973:23)komputeradalah
suatupemprosesdata(dataprocessor)yang dapatmelakukan perhitungan yang
besardan cepat, termasuk perhitungan aritmatikayangbesaratauoperasi
logika,tanpacampurtangandari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Menurut Blissmer komputerisasi adalah sebuah sistem alat elektronik
yang dapat melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memprosesnya,
menyimpan perintah dan menyediakan output dalam bentuk informasi.
Menurut
Amsyah(2003:117)komputerisasiadalahalatpengolahdataelektroniktidakbersifat
mekanis(mesin)dandapatmerekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai
yang paling rumitmenjadi informasi.Menurut Sedarmayanti (2001 : 68)
komputerisasi adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapatmelakukan
pekerjaansecarasistematis,berdasarkaninstruksi/program yangdiberikanserta dapat
menyimpan danmenampilkan keteranganbilamana diperlukan.
MenurutSutabri(2003:106)sistemkomputerisasiadalahsistemelektronikuntu
kmemanipulasidata yang cepat dan tepat serta dirancang dan
diorganisasikansecaraotomatis menerima danmenyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di
program).
Penggunaankomputerdapatmeningkatkanefektivitaskerjadalam rangka
menunjangkegiatanorganisasi.Berikutiniakandijelaskanmengenaibagianatau
komponendari sistemkomputerisasimenurut Amsyah(2003: 163)dalam bukunya
SistemInformasi Manajemen, yaitu:
1. Perangkat Keras (Hardware)
PerangkatkerasatauHardwareadalahperalatandalam bentukfisikyang
menjalankansistem komputer.Hardwaredigunakansebagaimediauntuk
menjalankan software dan peralatan iniberfungsiuntuk menjalankan
instruksi-instruksiyangdiberikandanmengeluarkannyadalam bentuk
informasiyangdigunakanolehmanusiauntuk laporan.Perangkatkeras terdiridari:
a. Input device
Merupakan alatyang digunakan untukmemasukkandataatau
isntruksikedalam komputer.Inputdevicesesuaidengannamanya
hanyadigunakanuntukmemasukkandataatau instruksike dalam
CPU(processdevice). Contoh:keyboard,mouse,lightpen,dan joystick.
b. Process device
Merupakan alatyangdigunakanuntukmelaksanakankumpulan
instruksiyangakanditujukanuntukmenghasilkansuatu hasil tertentu yang
dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya
jikaadamasukandariinputdevicebaik berupadataatau instruksi. Alat ini
disebutCPU.
a. Output device
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan padalayar
monitormaupundicetakpadamedialain.Contoh:monitor, printer, danplotte.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunakatauSoftwareadalahrangkaianprosedurdandokumentasi
program yangberfungsiuntukmenyelesaikanberbagaimasalahyang
dikehendaki.Perangkat lunakinidijalankanpadaprocessingdevicejika
mendapatkanresponmasukandari inputdevicedanhasilprosesyang
dilakukanolehperangkatlunakdikeluarkandenganoutputdevice.Contoh: DOS,
Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
1. Database
Datayangberisiprogram dandatayangdibutuhkandenganadanya
mediapenyimpanansecarafisiksepertidisket, harddisk, magnetic
tape,dansebagainya.Datajugameliputipengeluarandancatatan laindi atas
kertas,microfilm dan sebagainya.
2. Prosedur
Merupakan komponenfisik karena prosedur disediakan dalam bentukfisik
sepertibukupanduan dan instruksi.Ada tigajenis prosedur yang dibutuhkan
yaitu:
a. Instruksi untuk pemakai.
b. Instruksi untuk penyiapanmasukan
c. Instruksi pengoperasiankaryawan pusat komputer
3. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan
memasukkan data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat
menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process
device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang
diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media
untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta
arah yang baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani
pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package
program yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang
keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan
lain-lain.
II.1.3. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data yang disebut dengan siklus pengolahan data
(data processing cycle), yaitu input, processing dan output.MenurutArbie (1987
:104-108), langkah-langkah pengoperasian dalampengelolahandata adalahsebagai
berikut;
a) Pengumpulan (Capturing).
Mengumpulkandata denganpenelitian,pemeriksaan,keterangan-keterangan
masihmerupakandata/fakta.Oleh karenadata/fakta itu sifatnyamasih baku
belumlahdisebut informasi.MisalnyaFormulirkepegawaian,atau Formulir
pembuatan kartu keluarga/KTP.
b) Memilih Data (Verifying).
Gunanyauntukmelihat fakta/datayangdikumpulkan itubenar-benarsesuai
dengankebenaran denganperkataanlainapakahdatayang disampaikanitu
hanyadikarang-karang sajaataubenar-benardiambildarilapangan.Operasi
inimenunjukkanpengecekkandanpengesahandatadan untukmenjaminagar
data tersebutdapat diperoleh dengancepat,dicatatcermat.
c) Pengelompokkan Data (Classifying)
Datayangtelahdikumpulkandalam beberapakelompoksesuaidengan
keinginanyangmemerlukandata.Dalam langkahinimenempatkanunsur-
pengelompokkandataberdasarkanjeniskelamin,pengelompokkan data
berdasarkanagama/suku/umur.
d) Penyusunan (Sorting)
Menempatkan unsur–unsur data dalam urutan–urutanatau rangkaian–
rangkaiankhususdisesuaikan dengankebutuhansipemakai.
e) Menyingkat(Sumarizing)
Mengakumulasikandata dalambentukmatematikacarapengumpulannya
dibedakandengancara pertamamenunjukkanspesifikasiperhitungan atau
angka-angka/data dan cara kedua.
f) Mengalkulasikan (Calculating)
Memberi nilai kepada data-data yangdimulai darilangkah 5 tadi.
g) Penyimpanan (Storing)
h) Menempatkandatapadaalat-alatpenyipananapakahberupadaftarkertas,
file,ataumicrofilm yangdapatdisimpandandipeliharasebaikmungkindan
dilihat sertadiambil kembali pada saat diperlukan.
i) Pengembalian Kembali(Retreiving)
Mengambilketerangan kembalidariarsip(Storing)bilainformasitersebut
masihsegar/tidakusang agardapatdipakaisebagaiinformasi.Langkahini
mengandungpencarian sampaidiketemukannyadanmendapatkan tambahan
bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-dataitudisimpan.
j) Memperbanyak (Reproducing)
k) Menciptakankembali,yaitumemperbanyak informasiyangdisimpanitu,
denganmaksuddibagikankepada yangberkepentingan, agartidak hilang
l) Mengkomunikasikan (Communicating)
m) Tujuanakhir daripadapemrosesandataadalahuntukmenyampaikan
informasikepadasipemakaiyangditujudengan datainformasiyang
relevantdan berguna bagi sipemakai.
II.1.4. Tujuan danKeuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistemkomputerisasi menurut
Sedarmayanti(2001 : 69) sebagai berikut :
a) Dapat meningkatkanefektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjangkegiatan organisasi.
b) Menunjangpengelolaaninformasisecaraterpadu.
c) Dapatmenyimpandatadaninformasilebihbaik,aman,rapidandapat
menghematruangan.
SedangkankeuntunganditerapkansistemkomputerisasimenurutAmsyah
(2003 : 130),antaralainadalahsebagai berikut:
a) Efektivitasdanefesiensilebihtinggi.
b) Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebihtertib
c) .Biayalebihrendah.
d) Kesalahan lebihsedikit.
e) Meningkatkan pelayanan pelanggan.
f) Memudahkanperencanaandanpengorganisasiankegiatanoperasional dan
distribusi.
g) Keputusan yang berdasarkan informasi akanlebih mudah dibuat.
II.2. Manajemen Perkantoran
II.2.1. Pengertian Manajemen Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat
dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara
efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas
jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Griffin (2010), manajemen
merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.
Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat
diartikan sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi,
mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan
pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu. Pengertian manajemen perkantoran juga adalah suatu kegiatan
pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus
menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan
tugas organisasi yang bersangkutan.
Dalam Moekijat (2002), manajemen perkantoran adalah penerapan
fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan
pegawai-pegawai merasa puas.
Menurut G.R. Terry dalam Gie (1995), manajemen perkantoran dapat
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu.
Menurut William dan Ernest dalam Gie (2007:3) menyatakan bahwa
ManajemenPerkantoran adalahpengarahanmenyeluruh terhadapaktivitas–
aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan,
kepabrikan,pergudangan, dan penjualan.
Menurut Evans dalam Sukoco (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen
Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan
semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi.
II.2.2. Fungsi Manajemen Perkantoran
a. Fungsi Perencanaan
MenurutSiagian (2007:35),fungsiperencanaan merupakan
langkahkonkretyang pertama - tamadiambildalam
usahapencapaiantujuan,artinyaperencanaan merupakanusahakonkretisasilangkah -
langkahyangharus ditempuhyangdasar - dasarnyatelah diletakkan dalamstrategi
organisasi.
Menurut Quible (2001:9), tujuan fungsi perencanaan adalah :
1. Mengembangkantujuan dansasarandarimasing–masingfungsisertalayanan
kantor,termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.
2. Selalu mengikutiperkembangan terbaru dalam bidang perkantoran
dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk
3. Menganalisiskebutuhangunamendesainsertamengimplementasikansecara
totalfungsidanlayanankantoryangbaru.
4. Memudahkan pengawasan.
Lebih lanjut Quible dalam sukoco (2001) membagi jenis -
jenisperencanaanterbagiatastigabagian,yaitu:
1. Perencanaan JangkaPendekadalah perencanaan yangmeliputijangkawaktu
sampaisatuatauduatahundantidakmembutuhkanperincianyang sangat
mendetail.
2. PerencanaanJangkaMenengahadalahsuaturencanayangbersifatsementara
dan lebihmudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana
jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan
terutama penting bagi manajer menengah dan manajerlini.
3. Perencanaan JangkaPanjangadalahperencanaanyangmemilikisasarandan
tindakan yang disarankan yang meliputijangka waktu lebih lama, paling
sedikit limatahundanmembutuhkanpertimbangansecara lebih
mendetailagarlebih matang.
b. Fungsi Pengorganisasian
Menurut Siagian (2007:60), fungsi pengorganisasian merupakan
keseluruhan proses pengelompokkanorang – orang, alat– alat, tugas – tugas, serta
wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu
organisasiyang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka
pencapaian tujuan yangtelah ditentukan sebelumnya.
MenurutQuibledalamSukoco(2001:9),tujuanfungsipengorganisasianadalah
1. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya.
2. Mendesainmetode dan prosedur kerja yang efisien.
3. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan.
c. Fungsi Pengarahan
Menurut Siagian (2007:95), fungsi pengarahan didefinisikan sebagai
keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota
organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya
tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan ekonomis.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengarahan
adalah:
1. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit
2. Menjamin terpenuhnya pegawai dengan kebijakan dan prosedur
organisasi.
3. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan.
d. Fungsi Pengawasan
Menurut Siagian (2007:125), fungsi pengawasan merupakan proses
pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua
pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengawasan
adalah:
1. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif
2. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja.
3. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas
dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai.
Menurut Terry dalam Gie (1995), adapun yang menjadi tujuan manajemen
perkantoran yaitu :
1. Memberikan keterangan yang lengkap
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan
kepada langganan
5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah
II.2.3. Prinsip dan Asas Manajemen Perkantoran
Prinsip- prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentur.
Menurut Fayol (dalam Siagian, 1992), seorang pencetus teori manajemen yang
berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen tersebut meliputi:
1. Pembagian kerja (division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
(subordination of individual interests to the general interests)
8. Pemusatan (centralization)
9. Hirarki (hierarchy)
10.Tata tertib (order)
11.Keadilan (equity)
12.Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
13.Inisiatif (initiative)
14.Semangat kesatuan (espirits de corps)
Dalam Winardi (1990:214), menyatakan asas – asas manajemen
perkantoran sebagai berikut :
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan
diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping
satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik,
surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.
Kebaikan Asas Sentralisasi, yaitu :
Kegiatankantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang
perkantoran.
Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
Keseragaman dapat dicapai
Latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
Biayapelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
Adanyafleksiblitas dalam organisasi
Dapatmencegah duplikasi fungsi atau arsip
Prosedurpelaksanaan kerja berbelit-belit
Adanyapengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
Dapatmenambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
Lambat dalam pelaksanaan tugas
2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian
pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam
asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja
ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
Keuntungan Asas Desentralisasi, yaitu :
Pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
Pekerjaandilakukan menurut urutan kepentingan
Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
Cepatdalam memproses pekerjaan kantor yang penting
Sedangkan kerugian Asas Desentralisasi.Yaitu :
Pekerjaan akan terlalu bebas
Kurangterdapat harmonis dalam organisasi
Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
Banyakmembutuhkan peralatan dan tenaga kerja
Sulitmengadakan pengawasan pekerjaan kantor
3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan
kantoryang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang
kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.
II.3. Produktifitas Kerja
II.3.1. Pengertian Produktivitas Kerja
MenurutSimanjuntak(1998:26), produktivitas kerja pegawaimengandung
pengertianadanyakemampuanpegawaiuntukdapatmenghasilkanbarangatau
jasayangdilandasisikapmental bahwahariiniharuslebihbaikdarihariini,hari esok
haruslebihbaikdarihariini.Sikap kerjayang demikianiniakantetap melekatdalam
diripegawaiyangmemiliki produktivitaskerjayangtinggi. Penilaian
terhadapproduktivitaskerjapegawaidapatdi ukurmelalui pelaksanaan
kerjayangrelatifbaik,sikapkerja,tingkatkeahlian dan disiplinkerja.Dan untuk
mengukurproduktivitaskerjapegawaiitu sendiri harusmencakup aspek kuantitas
dankualitas pekerjaannya.
Selanjutnya,menurutSiagian
(2002:10),produktivitaskerjadapatdilihatsebagai masalah
keperilakuan,tetapijugadapatmengandungaspek-aspek teknis.Untuk
mengatasihalitulah perlupemahamanyang tepattentangfaktor-faktorpenentu
keberhasilanmeningkatkan produktivitaskerja,sebagian diantaranyaberupaetos
kerjayangharu dipegang teguh olehsemua orangdalamsuatu organis Banyak hasil
penelitian yang memperlihatkan bahwa produktivitas sangatdipengaruhi
olehfaktor:knowledge,skills,abilities,attitudes,danbehaviours
produktivitas meletakkanhal-hal tersebutsebagai asumsi-asumsi dasarnya
(Gomes,1995, p.160,http:/www
MenurutBlecher dalamWibowo(2007:241) produktivitas kerjaadalah
hubunganantara keluaran atauhasilorganisasidenganyang diperlukan.Produktivitas
dapatdikuantifikasidengan membagikeluaran dengan masukan denganmembagi
keluaran denganmasukan.Menaikkan produktivitasdapat
diakukandenganmemperbaikirasio produktivitas,denganmenghasilkanlebih
banyakkeluaranatauoutputyanglebihbaikdengantingkatmasukan sumber daya
tertentu.
Lebih lanjut,Kopelman (dalam
Moeljono2003:56),secaralebihluasmengartikan produktivitassebagai
suatukonsepsi sistem.Produktivitasdalam wujudnya diekspresikansebagai rasio
yang merefleksikan bagaimana sumber daya–sumberdayayangada
dimanfaatkansecara efisien untukmenghasilkan keluaran.
Produktivitaserat terkaitdenganhasil kerjayangdicapai oleh pegawai.Hasil
kerjapegawai tersebutmerupakanproduktivitaskerjasebagai targetyangdidapat
melaluikualitaskerjanyadenganmelaksanakantugasyangsesuai dengan
peraturanyang ditetapkan oleh organisasi.Kemudian (Dharma,1995:476)
mengemukakan beberapafaktoryang dinyatakan sebagaiindikatordari
produktivitas kerjaKualitas Pekerjaanantaralain:
a. Kualitas pekerjaan :Kualitas kerja menyangkut mutu yang
dihasilkan. Seorang pegawaidituntutuntukmemberikan
kualitasyang terbaikdalammelaksanakan tugasnya.Seorangpegawai
melaksanakanmanajemendisuatuorganisasiharusmemiliki
kehidupan kerjayangberkualitas.Kehidupan
kerjayangberkualitasyang dimaksud adalah keadaan
dimanaparapegawaidapatmemenuhikebutuhannya
denganbekerjadidalamorganisasi.
b. Kuantitas Pekerjaan :Perkembangan organisasi
menuntutadanyakuantitaspekerjaan.Kuantitas
pekerjaanmenyangkutpencapaiantarget,hasil kerjayangsesuai
dengan rencanaorganisasi.Rasiokuantitaspegawai
harusseimbangdengan kuantitaspekerjaan sehinggadengan
perimbangan tersebutdapatmenjadi
tenagakerjayangproduktifuntukmeningkatkan produktivitaskerjadi
dalamorganisasitersebut.
c. KetepatanWaktu :Seorangpegawaiharusmemiliki ketepatan
waktudalammengerjakan tugas-tugasnya. Dalam
mengerjakantugas-tugas yang diberikan orang
tepatpadawaktuyangditentukan sertamengutamakanefisiensi.
d. SemangatKerja :Semangatkerjadapatdidefenisikansebagaigambaran
perasaanyang berhubungan dengan jiwa, semangat kelompok,
kegembiraan, dan kegiatan.Semangatkerjasangatpentingbagi
organisasi karenasemangat kerjayangtinggi tentudapatmengurangi
angkaabsensiatautidakbekerja
II.3.2Faktor-FaktorYangMempengaruhiProduktivitasKerja
Produktivitaskaryawanbanyakdipengaruhi olehberbagaifaktor,baikyang
berhubungan dengan
karyawanitusendiri,maupunfactor-faktorlainnya.Sehubungandenganitu,MenurutSedarmayanti
(2001:72-76)dalammanajemen
sumberdayamanusiadanproduktivitasfactor-faktoryangmempengaruhi produktivitas kerjaadalah:
a. Sikapmentalberupa:
I. Motivasikerja :Padaumumnyaorang mempunyai
motivasikerja yang tinggi akan
bekerjalebihrajin,giatsehinggadenganbegitu diaakan
dapat mencapai prestasi
kerjayangtinggisehinggaproduktivitaspun meningkat.
II. Disiplinkerja : Orang yang memiliki disiplin kerja
yang tinggi akan bertanggung jawab terhadap
tugas-tugas yang diberikankepadanya hal iniakan
mendorong gairah kerja, semangat kerja dan akan
terwujudnyatujuan perusahaan/instansi dan
produktivitaspunakan meningkat.
III. Etikakerja :Pada umumnya
orangyangmemilikietikayangbaikakankelihatan
dalampenampilan kerjasehari-hari
berupakerjasama,kehadiran,
kreatifitas. Wujudkerjatersebutsangat mempengaruhi
hasil kerja.
b. Pendidikan :Padaumumnyaorangyangmemilikipendikanyangtinggi
akan mempunyai wawasanyanglebihluasterutama dalam
penghayatan
produktivitas.Pendidikantersebutdapatberupainformalataupunforma
l.
c. Keterampilan :Pada aspek tertentuapabilapegawai semakin
terampilmaka pegawai
lebihmampubekerjasertamenggunakanfasilitas kerjadenganbaik.
Pegawaiakanlebih terampilapabilamempunyaikecakapan dan
pengalamanyangcukup.
d. Manajemen :Pengertianmanajemendisini
dapatberkaitandengansystemyang diterapkan oleh
pimpinanuntukmengelolaataumemimpinserta
mengendalikanbawahannya.Apabilamanajemennya
tepatakanmenimbulkan
semangatkerjadanmempengaruhiproduktivitas kerja.
e. Tingkatpenghasilan
:Apabilatingkatpenghasilanmemadaidapatmenimbulkankosentrasik
erja dankemampuanyangdimilikidapatmeningkatkanproduktivitas
kerja.
f. Lingkungandaniklimkerja :Lingkungan daniklim
bekerjadanmeningkatkanrasatanggungjawabdalammelaksanakantu
gas denganlebihbaikdanmenujukearahpeningkatanproduktivitas
kerja.
g. Teknologi : Apabilateknologi yangdipakai
tepatdanlebihmajutingkatannyamaka akanmemungkinkan:
I. Tepatwaktudalammengerjakanproses produksi/tugas.
II. Jumlah produksibaik berupa barang dan jasa lebih
banyak dan bermutu.
III. Memperkecilterjadinyapemborosanbahansisa.
h. Kesempatanberprestasi :Apabilaadakesempatan
untukberprestasi,makaakanadadorongan
psikologisuntukmeningkatkandedikasi
sertapemanfaatanpotensiyang
dimilikiuntukmeningkatkanproduktivitas kerja.
II.4.Hipotesis
Hipotesismerupakan jawaban sementaradari penelitian yang akan
dilaksanakan,yangsamakebenarannyaperluuntukdiujisertadibuktikanmelalui
penelitian.Dikatakan sementara,karenajawaban yang diberikan baru didasarkan
pada teori yang relevan, belum didasarkan pada fakta-fakta empiris yang
diperoleh melaluipengumpulan data.Dengan katalainhipotesisdapatjuga dikatakan
sebagai jawaban teoritisterhadap rumusan masalah penelitian,belum
Berdasarkan padaperumusanmasalah dan kerangkateoriyang telah
dipaparkandiatas makahipotesis dalampenelitianiniadalah:
Ha :AdapengaruhSistem
KomputerisasiterhadapProduktivitasKerjaPegawaipada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
Ho :TidakadapengaruhantaraSistem
KomputerisasiterhadapProduktivitasKerja PegawaipadaKantorDinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
II.5. Defenisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kea lam empiric. Konsep adalah sarana merujuk
kedua empiris dan bukan merupakan refleksi sempurna ( Mutlak) dunia empiris
bahkan konsep bukanlah dunia empiris itu sendiri (Singarimbun, 1995).
Berdasarkan pengertian tersebut, maka penulis mengemukakan definisi
dari beberapa konsep yang digunakan :
1. Sistem Komputerisasi adalah suatu sistem pengolahdataelektronikyang
gunakan untuk merekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai
yang paling rumitmenjadi suatu informasi yang berguna bagi suatu
organisasi.
2. Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan dalam bidang perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
3. ProduktivitasKerjaadalahhubunganantarakeluaranatauhasilorganisasi
denganyangdiperlukan.Produktivitasdapatdikuantifikasi dengan membagi
keluaran dengan masukan.Menaikkan produktivitasdapat
diakukandenganmemperbaiki rasioproduktivitas,denganmenghasilkan
lebihbanyakkeluaranatauoutputyanglebihbaikdengantingkatmasukan
sumberdayatertentu.
II.6. Defenisi Operasional
MenurutSingarimbun (1995:46)defenisi operasional adalah unsur
penelitianyang memberitahukanbagaimanacaranya mengukursuatuvariabel.
Defenisioperasionalmerupakanuraiandarikonsepyangsudahdirumuskandalam
bentukindikator-indikatoragarlebihmemudahkanoperasional darisuatu
penelitianadalah:
1. Variabel bebas (X)
VariabelBebasadalahvariabelyangakanmempengaruhi variabelterikat.
Variabelbebasdalam penelitianini adalah Sistem
Komputerisasi(X),adapunindikator dalamsitem komputerisasiadalah:
a) Perencanaan.
b) Pengorganisasian.
c) Pengarahan.
d) Pengawasan.
Variabel Terikatadalahvariabel yang dipengaruhi oleh Variabelbebas.
Dalampenelitianinivariabel Terikat(Y)adalahVariabel ProduktivitasKerja,
indikatorProduktivitas Kerjayaitu:
a. Sikapmental
b. Pendidikan : Padaumumnya orang yang memiliki pendidikan yang
tinggi akan mempunyai wawasanyanglebihluasterutamadalam
penghayatan produktivitas.Pendidikan tersebutdapatberupainformal
ataupun formal
c. Keterampilan :pada aspek tertentu apabilapegawai semakin terampil
maka pegawai lebihmampubekerjasertamenggunakanfasilitas
kerjadenganbaik. Pegawai
akanlebihterampilapabilamempunyaikecakapandan
pengalamanyangcukup
d. Manajemen :pengertianmanajemendisini dapatberkaitan
dengansystemyang diterapkan oleh pimpinan untukmengelolah
ataumemimpinserta
mengendalikanbawahannya.Apabilamanajemennya
tepatakanmenimbulkan semangatkerjadanmempengaruhiproduktivitas
kerja.
e. Tingkatpenghasilan :apabilatingkatpenghasilanmemadai
dapatmenimbulkankosentrasi kerjadan kemampuanyang
dimilikidapatmeningkatkan produktivitas kerja.
f. Lingkungandaniklimkerja: lingkungan dan iklim kerja yang baik akan
rasatanggungjawab dalam melaksanakan
tugasdenganlebihbaikdanmenujukearah peningkatan produktivitas
kerja.
g. Teknologi : apabila teknologi yang dipakai tepat dan lebih maju
tingkatannya.
h. Kesempatanberprestasi :apabilaadakesempatan
untukberprestasi,makaakan adadorongan
psikologisuntukmeningkatkan dedikasi sertapemanfaatan potensi
